WEG Verwaltung für Ihre Immobilie

WEG verwalten lassen

Sie suchen eine Hausverwaltung für Ihre Wohneigentümer­gemeinschaft? Dann sind Sie bei uns richtig.
Unsere Keyfacts
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Mitarbeiter:innen
Die Erste hausverwaltung ist Mietglied im Verband der Immobilienverwalter vdiv in NRW

WEG-Leistungen

WEG-Verwaltung

Als Hausverwaltung gehört die Betreuung von Wohn-Eigentümer-Gemeinschaften (kurz auch WEG-Verwaltung) zu unseren Kernkompetenzen. Bei der Betreuung arbeiten wir eng mit den Eigentümern zusammen und führen verschiedenste gewünschte Leistungen für die WEG aus.

Zu unseren häufigsten Leistungen zählen:

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Vorteile bei uns

Wir sind die Erste Wahl,
wenn es um Haus­verwaltung geht
Kostenbewusstsein

Wir maximieren Ihre Rendite:
Probleme lösen wir, bevor sie Ihnen teuer zu stehen kommen. Verträge verhandeln wir zu den beste Konditionen und natürlich kümmern wir uns Jahr für Jahr um einen pünktlichen und vollen Mieteingang.

Rundum-sorglos-Paket

Wir kümmern uns:
Zuverlässig bearbeiten wir all Ihre Anliegen und haken auch mehrmals nach, wenn es sein muss, um Ihnen alle Informationen zu beschaffen, die benötigt werden. So können Sie sicher sein, dass Ihre Anliegen zuverlässig und professionell erledigt werden und Sie wieder beruhigt schlafen können.

Volles 360 Grad Immobilienmanagement - Damit Sie sich entspannt zurücklegen können
Einfach nutzbare Plattform

Wir verschaffen Übersicht:
Jegliche Art der Kommunikation, alle Prozesse und alle Dokumente sind online auf einen Blick schnell verfügbar. So bleiben Sie immer auf dem Laufenden und können unabhängig von anderen Personen stets informiert bleiben.

Regelmäßige Präsenz vor Ort

Wir sind bei Ihnen:
Unsere Verwalter:innen verschaffen sich regelmäßig einen aktuellen und zeitnahen Blick vor Ort und kennen Ihre Immobilie, als wäre es ihre eigene. So wissen wir genau, was gerade ansteht und sind jederzeit zur Stelle, sobald etwas Unvorhergesehenes geschehen sollte.

Referenzen - WEG-Verwaltung

Wir wissen wie es geht
Referenz - WEG-Verwaltung Düsseldorf - Erste Hausverwaltung
Referenz - WEG-Verwaltung Düsseldorf - Erste Hausverwaltung
Referenz - WEG-Verwaltung Düsseldorf - Erste Hausverwaltung
Referenz - WEG-Verwaltung Düsseldorf - Erste Hausverwaltung
Referenz - WEG-Verwaltung Düsseldorf - Erste Hausverwaltung
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Allgemeine WEG-Verwaltung

Grundsätzliche Leistungen um Ihre WEG
Enge Zu­sam­men­ar­beit mit dem
Ver­wal­tungs­bei­rat.
Be­ra­tung und Be­treu­ung der
Ei­gen­tü­mer:innen ums Haus.
Er­stel­lung und Wei­ter­füh­rung ei­ner Be­schluss­samm­lung.
Ver­tre­tung der Ei­gen­tü­mer­ge­mein­schaft in al­len Be­lan­gen der Haus- und Grund­stücks­­ver­wal­tung.
Konzeption und Durchsetzung der Hausordnung gegenüber allen Miteigentümer:innen und Dritten.

Technische WEG-verwaltung

Modernisierung und Instandhaltung
under construction
Ver­an­las­sen not­wen­di­ger In­stand­hal­tun­gen, um Ihr Ob­jekt in ei­nem gu­ten und ge­pfleg­ten Zu­stand zu er­hal­ten.
Aus­schrei­ben und Ver­glei­chen von In­stand­set­zungs­maß­nah­men ggf. un­ter Hin­zu­zie­hen ei­nes tech­ni­schen Fach­manns nach Wunsch.
Ver­ga­be von Mo­der­ni­sie­rungs-, In­stand­hal­tungs- und In­stand­set­zungs­auf­trä­gen an qualifizierte Fachunternehmen.

Wirtschaftliche WEG-Verwaltung

Abrechnungen und Kostenoptimierung
Professionelle Buchführung nach der neuesten Rechtsprechung und den Grundsätzen der Buchführung.
Über­wa­chung von Haus­geld­zah­lun­gen so­wie an­de­rer Ein- und Aus­zah­lun­gen.
Er­stel­lung der jährlichen Haus­geld­ab­rech­nung für alle Parteien der Gemeinschaft.
Er­stel­lung von Ein­zelab­rech­nun­gen für die einzelnen Eigentumswohnungen.
bear_market
Er­stel­lung von umfassenden & realistischen Jah­res­wirt­schafts­plä­nen für das folgende Jahr.
Er­stel­lung von Fi­nan­zie­rungs­kon­zep­ten für Mo­der­ni­sie­rungs- und In­stand­hal­tungs­maß­nah­men.

Kaufmännische WEG-Verwaltung

Kaufmännische Verwaltung
Über­prü­fung al­ler be­ste­hen­den
Ver­si­che­rungs­ver­trä­ge.
online_transactions
Ab­wick­lung von Ver­si­che­rungs­fäl­len im Namen der WEG.
Ab­schluss und Über­prü­fung von War­tungs­ver­trä­gen.
Vor­hal­ten und Durch­set­zung von Ge­währ­leis­tungs­an­sprü­chen.
judge_katerina_limpitsouni
Ge­richt­li­che und au­ßer­ge­richt­­li­che Ver­tre­tung der Ge­mein­schaft.
Vergleich von alternativen Versicherungen & Anbietern.

Regionale Mietverwaltung

Unsere Mietverwaltung in Ihrer Region

WEG-Verwaltung Wuppertal

Lernen Sie mehr über unsere WEG-Verwaltung in Ihrer Region

WEG-Verwaltung Düsseldorf

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WEG-Verwaltung Köln

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Was macht eine Hausverwaltung?

Was gehört eigentlich eine WEG-Verwaltung? Sind WEG-Verwalter:innen nur bessere Hausmeister? In unserem Artikel zum Thema Aufgaben einer Hausverwaltung erfahren Sie mehr.
Blog

Häufige Fragen

Häufig gestellte Fragen

Der Begriff der WEG (Wohneigentümer­gemeinschaft) kommt aus dem deutschen Wohneigentumsrecht. Der Begriff bezeichnet die Gemeinschaft der Eigentümer:innen einer Immobilie. So bilden zum Beispiel alle Wohnungseigentümer eines Mehrfamilienhauses eine WEG.

Bei der WEG-Verwaltung handelt es sich um die Verwaltung sogenannter Wohn-Eigentümer-Gemeinschaften. Der Begriff stammt aus dem deutschen Wohneigentumsrecht. Dabei gehört eine Wohnimmobilie mehreren Eigentümern gemeinschaftlich, oder kurz: Ein Objekt mit mehreren Eigentumswohnungen. Zu den Aufgaben gehören die technische, wirtschaftliche und kaufmännische Betreuung der WEG, sowie die Erstellung und Durchsetzung einer entsprechenden Hausordnung.

Grundlage für die ordnungsgemäße Verwaltung ist das WEG-Gesetz. Die Verwalter:in einer WEG wird durch Mehrheitsbeschluss der Eigentümerversammlung bestellt. Die Bestellung gilt im Anschluss für maximal 5 (im Falle eines Neubaus und bei erster Bestellung für 3) Jahre. Sobald eine Verwalter:in bestellt ist, kümmert sich diese im Anschluss um die korrekte Einbestellung und Durchführung aller weiteren Eigentümerversammlungen.

Nicht immer sind die Tätigkeiten der Wohneigentümerverwaltung für Eigentümer:innen erkennbar. Eine gute Hausverwaltung kümmert sich im Hintergrund um die Betreuung, Instandhaltung und Bewirtschaftung der Liegenschaften.

Dabei sind 3 Stufen der Einsicht in das Tätigkeitsfeld der Verwalter:innen zu unterscheiden:

Die Eigentümer:in:

Die klassische Miteigentümer:in sieht ihre Verwaltung in der Regel nur einmal im Jahr: Bei der Eigentümerversammlung. Im Rahmen dieser werden Beschlüsse über Instandhaltungsmaßnahmen, Sanierungen getroffen und die Wirtschaftspläne für das kommende Jahr verabschiedet.

Bei diesem Termin geht es in der Regel um eins: Um Kosten. Dies ist wohl mit einer der Gründe, warum die Verwalter:innen vielerorts einen eher mittelmäßigen oder gar schlechten Ruf genießen.

Sichtbare Leistungen der Immobilienverwaltung

  1. Wirtschaftsplan, Hausgeldabrechnung
  2. Eigentümerversammlung
  3. Rundschreiben & Aushänge
  4. Vor Ort Termine und Besichtigungen
  5. Individuelle Leistungen wie Beratungen und Informationen
  6. Mitwirkung bei Wohnungsverkäufen

Die Beiträt:innen: Einen etwas tieferen Einblick erhalten hingegen die Beirät:innen der Gemeinschaft. Als Bindeglied zwischen Verwaltung und Eigentümer:innen sind diese enger in die Planung von Instandhaltungs- und Instandsetzungsmaßnahmen involviert. Auch bei der Prüfung der Belege, Ortsterminen und der Vorbereitung von WEG-Versammlungen sind diese enger mit eingebunden als andere Eigentümer:innen.

Daher haben Mitglieder der Beirats meist eine etwas umfangreichere Vorstellung der Aufgaben einer Hausverwaltung.

Leistungen in Zusammenarbeit mit den Beiräten

  1. Veranlassung von Instandhaltungs- und Instandsetzungsmaßnahmen (Preisanfragen, Ausschreibungen, Erstellen von Preisspiegeln, Beratung, Auftragsverarbeitung)
  2. Belegprüfung
  3. Vorbereitung der Eigentümerversammlungen
  4. Ortstermine
  5. Beiratsgespräche
  6. Korrespondenz und Verträge
  7. Maßnahmen zur Einhaltung der Hausordnung
  8. Mahnwesen bei Zahlungsverzug von Hausgeld

Was die WEG-Verwaltung wirklich leistet: Das tatsächliche Aufgabenspektrum der Verwaltung ist noch viel umfangreicher als das, was Beiräte sehen. Es umfasst:

Kaufmännische Leistungen

  1. Verbuchung sämtlicher Geldein-/ausgänge
  2. Monatliche Sollstellung von Hausgeldbeiträgen
  3. Bearbeitung von Lastschriftbuchungen
  4. Überwachung von Zahlungseingängen
  5. Mahnwesen
  6. Ggf. Einleitung von gerichtlichen Mahnverfahren/Klagen
  7. Verwaltung und Disponieren von Geldmittel auf Girokonten, Festgeld & Sparkonten
  8. Rechnungskontrolle
  9. Anweisen und Veranlassen von Zahlungen
  10. Bearbeiten von Gehaltszahlungen einschließlich Lohnbuchhaltung
  11. Erstellen der erforderlichen Meldungen an Finanzamt, Krankenversicherung, Sozialversicherungsträger, Berufsgenossenschaften
  12. Errechnung und Anforderung von beschlossenen Sonderumlagen
  13. Erstellung von Wirtschaftsplänen & Abrechnungen
  14. Veranlassung / Erstellung von Heizkostenabrechnung
  15. Erfassen der Verbraucherwerte (Heizölbestand, Wasser- und Stromverbrauch)
  16. Kennen und Beachten von Lohn-/Einkommenssteuer/Umsatzsteuergesetz, Abgabeverordnung, Grundsteuergesetz (GrStG) etc. sowie der Grundsteuerreform und der WEG-Reform

Technische Leistungen

  1. Vorbereitung und Veranlassen von Handwerkerangeboten, Ausschreibungen, Angebotsspiegeln
  2. Nachhalten von Terminen (Angeboten, Auftragsausführung, Mängelrügen, Gewährleistungsansprüchen)
  3. Einweisung und Einarbeitung der Hausmeister
  4. Beschaffung öffentlich-rechtlicher Genehmigungen
  5. Abschluss von Wartungs- und Versicherungsverträgen, wie Gebäude, Gewässerschutz, Glasbruch, Haftpflichtversicherung, Aufzug-, Heizungs-, Pumpen- und Feuerlöscherwartung
  6. Bearbeitung von Schlüsselbestellungen und Schadensmeldungen bei Versicherungsfällen (z.B. Rohrbruch) einschließlich Veranlassen der Schadensbeseitigung durch Handwerker und Abrechnung mit den Versicherungen
  7. Vergeben/Überwachen von Instandsetzungs- und Instandhaltungsmaßnahmen einschließlich Abrechnung
  8. Beauftragung von Sachverständigen
  9. Kennen und Beachten von z.B. AGB, BGB, WEG, Landesbauordnung, Druckbehälterverordnung, Orts-, Baumsatzung, Heizkostenverordnung, Heizanlagenverordnung, Feuerungsanlagenverordnung einschließlich Durchführungsbestimmungen

Allgemeine Verwaltung

  1. Korrespondenz mit Eigentümer:innen
  2. Verhandlung mit Behörden, Miteigentümer:innen, Hausmeister:innen, Lieferant:innen
  3. Bearbeitung von Beschwerden, Verstößen gegen die Hausordnung
  4. Maßnahmen zur Fristwahrung oder zum Abwenden von Rechtsnachteilen für die Gemeinschaft
  5. Beratung der Eigentümer:innen und Hausmeister:innen
  6. Abschluss von Verträgen
  7. Etc.

Neben der Beaufsichtigung und Nachverfolgung der eingehenden Zahlungen der Eigentümer:innen gehört auch die Prüfung, Bezahlung und richtige Verbuchung von Auszahlungen zu den Aufgaben der Hausverwalter:in. Alle Auszahlungen müssen unveränderlich gespeichert werden und bedürfen einer zugrundeliegenden, detaillierten Rechnung. Zur Gegenüberstellung von Ein- und Auszahlungen ist eine klassische Einnahmen-Überschussrechnung ausreichend.

Im Vorfeld eines jeden Jahres erstellt der Verwaltende einen Wirtschaftsplan, der die zu erwartenden Zahlungen des kommenden Jahres prognostiziert und auch die voraussichtlichen Hausgeldzahlungen bemisst. Dabei errechnet die Verwaltung auf Basis bestehender Verträge und Erfahrungen aus den Vorjahren die benötigten Gelder und legt diese entsprechend der Teilungserklärung und des vereinbarten Umlagespiegels auf die einzelnen Eigentümer:innen um.

Nach Abschluss des Wirtschaftsjahres erfolgt die Endabrechnung analog, hierfür bilden tatsächliche Rechnungen und Auszahlungen die Basis der Kalkulation. Differenzen zwischen Wirtschaftsplan und Abrechnung werden im Rahmen einer entsprechenden Nachzahlung ausgeglichen. Sollte mehr Geld eingezahlt worden sein als im Wirtschaftsplan veranschlagt, kann das Geld entweder der Rücklage zugeführt, oder an die Eigentümer:innen ausgezahlt werden.

 

 

Die Eigentümer:innen einer Immobilie müssen sich um den Erhalt und die Verwaltung der gemeinsamen Immobilie kümmern. Wenn sie nicht selbst die Zeit dafür aufbringen können oder wollen, muss daher eine Verwalter:in bestellt werden.

Der sogenannte Verwalterbeirat agiert als Bindeglied zwischen Hausverwalter:in und der Eigentümerversammlung. Kernaufgabe ist die Überprüfung der Arbeit der Hausverwaltung. So ist es unter anderem eine seiner Verpflichtungen, den Wirtschaftsplan sowie die Abrechnungen des Verwaltenden zu prüfen und seine Einschätzung gegenüber der WEG abzugeben. Die Bestellung eines Beirates ist möglich, aber es gibt dazu keine rechtliche Verpflichtung (§29, Abs. 1 Wohnungseigentumsgesetz).

Auch in einer Wohn-Eigentümer-Gemeinschaft werden Zahlungen durch die Eigentümer:innen fällig. Diese Hausgeld-Zahlungen sind analog zu Mieten ebenfalls monatlich fällig. Aufgabe des Verwaltenden ist hier die Zahlungen der Hausgelder zu überwachen und versäumte Zahlungen der Eigentümer:innen einzutreiben. Dazu erhält die Verwaltung mit Bestellung durch die Eigentümerversammlung das Recht, in deren Namen Mahnungen zu versenden bzw. diese im schlimmsten Fall auch juristisch zu vertreten. Häufig erfolgt die juristische Vertretung in direkter Zusammenarbeit mit einem entsprechenden Anwalt.

Ein Teil des Hausgeldes wird zudem in Form einer Rücklage auf einem gesonderten Konto hinterlegt. Dieses dient vor allem zur Finanzierung von Sanierungsmaßnahmen in der Zukunft.

Der dritte Tätigkeitsbereich der WEG-Verwaltung umfasst die technische Betreuung der Immobilie. Dazu ist es wichtig zu wissen: Eine Hausverwaltung ist nicht unbedingt auch ein Hausmeister-Service. Einige Verwaltungen bieten zwar einen zusätzlichen Hausmeister-Service von sich aus an, aber dabei handelt es sich in der Regel um eine zusätzliche Leistung, die entsprechend abgerechnet wird.

Die eigentliche Aufgabe einer Hauverwaltung besteht hingegen in der Bedarfsermittlung, Beauftragung und Beaufsichtigung von Reparaturmaßnahmen, Instandhaltungen und Sanierungsmaßnahmen. Dazu muss sich die Verwaltung regelmäßig einen Eindruck des aktuellen Zustands der Immobilie verschaffen und hierbei vor allem auch auf versteckte Schäden oder potenzielle zukünftige Probleme achten. Sollte der Verwalter:in ein Problem auffallen oder auch durch die Eigentümer:innen zugetragen werden, ist es die Aufgabe der Verwaltung eine Handwerker:in zu suchen und mit der Behebung des Schadens zu beauftragen. Bei größeren Sanierungsmaßnahmen schreiben die Verwaltungen die Projekte entsprechend aus und ermitteln das Angebot mit dem besten Preis-Leistungsverhältnis. Wichtig ist zu unterscheiden, ob es sich um eine Reparatur, die schnell erfolgen muss, oder um eine Sanierung/Modernisierung/Renovierung handelt, die länger vorbereitet werden muss.

Vorausschauende Verwalter:innen erstellen zudem einen langfristigen Sanierungsplan, in dem Maßnahmen, die in regelmäßigen Abständen erfolgen müssen, aufgeführt sind. Diese Planungen bilden zudem die Basis für die Kalkulation der Rücklagen der WEG.

Derzeit verwalten wir Immobilien in Nordrhein-Westfalen. Sie können aber gerne unseren Newsletter abonnieren – sicherlich sind wir auch schon bald in Ihrer Region aktiv!

Preise für WEG-Verwaltungen können unterschiedlich hoch ausfallen. Laut dem Dachverband Deutscher Immobilienverwalter e.V. variieren die Kosten für die Hausverwaltung erheblich. In den meisten Fällen sind diese auf Grund nicht einheilticher Leistungen nur schwer vergleichbar. Im Allgmeinen erfolgt die Abrechnung pro betreuter Wohneinheit zum Festpreis. Hier gilt, dass besonders bei einer kleinen Anzahl an zu betreuenden Wohnungen der Preis pro Wohnung (Einheit genannt) besonders hoch ist. Je höher die Zahl, desto niedriger ist der Verwaltungspreis pro Einheit.

Um eine Verwaltung für eine WEG zu bestellen, bedarf es der Mehrheit der Stimmen in der Eigentümerversammlung. Eine solche muss jährlich abgehalten werden.

Tipp: Ist eine Verwalter:in bestellt, kümmert sich dieser um die Einbestellung der Versammlung.

Der Zeitraum der Bestellung ist auf 5 Jahre beschränkt, danach bedarf es der erneuten Bestellung. Ein Wechsel der Verwalter:in ist jedoch nicht notwendig. Für neue Gemeinschaften beträgt die Dauer der Erstbestellung nur 3 Jahre!

Von Sondereigentum ist die Rede, wenn es nicht um Eigentum der Gemeinschaft geht. So sind beispielsweise  die einzelnen Wohnungen eines Haus Sondereigentum, während Flure und Treppenhäuser zum Gemeinschaftseigentum gehören. 

Häufig spricht man gerade bdie der Verwaltung von Mietwohnungen innerhalb einer WEG von Sondereigentumsverwaltung, auch wenn sich diese nicht auf Wohnungen beschränken muss. 

Die Aufgaben der Verwaltung unterscheidet sich dabei nur unwesentlich von einer klassischen WEG. Die Mieter von Wohnungen in einer WEG sind jedoch nicht Bestandteil der Eigentümerversammlung und haben kein Stimmrecht.

  • Sondereigentumsverwaltung übernimmt dann Aufgaben wie bei der typischen Mietverwaltung, wie die Kommunikation mit Mieter:innen, Reparaturen in der Wohnung, Neuvermietungen etc.
  • SE-Verwalter kann der gleiche sein wie WEG-Verwalter, muss aber nicht. Die EHV bietet neben der WEG-Verwaltung auch SE-Verwaltung an, übernimmt aber auch SE Mandate in fremdverwalteten WEGs.

Nach der WEG Reform aus 2020 können mittlerweile auch Parkflächen oder Gartenteile Sondereigentum sein. Dazu müssen diese aber in der Teilungserklärung entsprechend ausgewiesen sein.

Im Bereich der technischen WEG-Verwaltung geht es vor allem um die Instandhaltung von Gebäuden und Anlagen, sowie die Modernisierung (hier ist die energetische Modernisierung bzw. Sanierung älterer Gebäude besonders wichtig). Dabei ist es Kernaufgabe der Verwalter:in sich regelmäßig einen Eindruck vom Zustand des Objektes zu verschaffen und eventuelle Probleme frühzeitig zu erkennen und gegebenenfalls zu beheben. Sollte eine Reparatur oder andere Instandhaltungsarbeit anstehen, kümmert sich die Verwalter:in um die Ausschreibung der Maßnahme und engagiert entsprechende Handwerker:innen.

Mängel frühzeitig zu erkennen ist entscheidend, um die Instandhaltungskosten im Nachgang so gering wie möglich zu halten. Unsere Verwalter:innen sind daher regelmäßig persönlich vor Ort und begutachten den aktuellen Zustand des Objektes. Außerdem reagieren wir im Schadensfall schnell und verhindern so, dass beispielsweise aus einem kleinen Leck ein großer Wasserschaden wird.

Der dritte Aufgabenbereich umfasst die kaufmännische WEG-Verwaltung. Neben der Betreuung von Geldern und der Instandhaltung zählt auch die Kostenoptimierung und die Abwicklung von Schadensfällen bei Versicherungen oder vor Gericht zu den Aufgaben der Verwalter:in. Auch die Vertretung der WEG oder der Eigentümer:in gegenüber Mieter:innen/Eigentümer:innen, die mit ihren Zahlungen im Rückstand sind oder ihren Pflichten in der Gemeinschaft nicht nachkommen, kann von der Verwalter:in übernommen werden.

Besonders die ständige Optimierung von Verträgen für Gas, Strom und Wasser kann bares Geld für die Bewohner:innen einsparen. Daher ist uns bei der Ersten Hausverwaltung die ständige Vertragsoptimierung besonders wichtig.

Die wirtschaftliche Hausverwaltung ist besonders für WEGs (Wohn-Eigentümer-Gemeinschaften) wichtig. Hier ist es Aufgabe der Verwalter:in eingehende Rechnungen zu prüfen, zu bezahlen und in der Buchhaltung der WEG zu erfassen. Zudem erstellt die Verwalter:in im Nachgang eines jeden Jahres eine Hausgeldabrechnung mit einer genauen Aufstellung der einzelnen Aufwendungen.

Die Abrechnung umfasst auch die Umlage auf die einzelnen Eigentümer, entsprechend dem Umlageschlüssel. Voraussehend wird zudem ein neuer Wirtschaftsplan für das nächste Jahr erstellt. Dabei werden geplante Sanierungskosten und andere Ausgaben auf Grund von Vorjahren, Erfahrungswerten und bereits eingeholten Angeboten aufgeschlüsselt und die zu erwartenden Kosten für die Eigentümer (Hausgeld) errechnet.

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