Schluss mit schlechter Erreichbarkeit und verspäteten Abrechnungen, die Erste Hausverwaltung, die hält, was sie verspricht. Als zertifizierte WEG-Verwaltung kümmern wir uns um die zuverlässige und proaktive Verwaltung Ihrer Wohnungseigentümergemeinschaft.
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Unser Leistungsversprechen an Sie: Wir liefern Ihnen die WEG-Abrechnung im ersten Halbjahr, sind für Sie als Partner Ihrer Seite erreichbar und kümmern uns um Ihre Immobilie.
Zu unseren Grundleistungen zählen:
Wir sind für unsere Kunden erreichbar:
Egal, ob über unser eigenes Kundenportal mit 24/7 Zugang zu allen wichtigen Verwaltungsunterlagen oder Gemeinschaft oder zu unseren festen Telefonzeiten, unser Team ist für Sie da.
Klare Prozess und gute Software:
Durch unsere eigens entwickelte Softwarelösung für die WEG-Buchhaltung und WEG-Abrechnung schaffen wir es schnell, richtige Abrechnungen zu erstellen und digital zur Verfügung zu stellen.
Schnelle Rückmeldung und Bearbeitung:
Mit unserem eigenen digitalem Vorgangsmanagement und klaren Zuständigkeiten sorgen wir für schnelle Rückmeldungen und transparente Kommunikation.
Mit uns werden Sie zur Expert:in:
Dank unseres Immobilien-Insights Newsletters und den vielen praktischen Ratgebern aus den Bereichen der Immobilienverwaltung und Vermarktung sind auch Sie bestens informiert. Kostenlos, klar und verständlich.
Wir reduzieren Ihre Kosten:
Durch langfristige gesicherte Rahmenlieferverträge für Strom und Gas, Partnerschaften mit Versicherungen und Dienstleister:innen reduzieren wir Ihre Kosten.
Immobilienverwaltung ist Vertrauenssache:
Für uns ist der direkt Kontakt zu Ihnen als unserer Kund:in unverzichtbar, um eine gute Verwaltung zu gewährleisten. Entsprechend setzen wir auf persönliche Ansprechpartner:innen die wir stetig schulen und weiterbilden.
Erhalten Sie – kostenlos & unverbindlich – eine Ihr individuelles Angebot für die Verwaltung Ihrer WEG. Wir beraten Sie zur optimalen Verwaltung Ihrer Gemeinschaften und erarbeiten ein passendes Verwaltungskonzept, abgestimmt auf Ihre Herausforderungen als Gemeinschaft.
Eine Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) ist die Gesamtheit aller Wohnungseigentümer in einem Wohngebäude oder einer Wohnanlage, die auf einer notariell beurkundeten Teilungserklärung und einer Gemeinschaftsordnung basiert. Diese regeln das Zusammenspiel der Eigentümergemeinschaft.
Die Abkürzung „WEG“ steht sowohl für die Wohnungseigentümergemeinschaft als auch für das Wohnungseigentumsgesetz, wodurch Verwechslungen entstehen können.
Eigentümer innerhalb einer WEG haben Rechte und Pflichten, die im Wohnungseigentumsgesetz sowie in der Teilungserklärung und Gemeinschaftsordnung festgelegt sind.
Dazu zählen etwa die Bildung angemessener Instandhaltungsrücklagen und die Verwaltung des Wohneigentums.
Bei der WEG-Verwaltung handelt es sich um die Verwaltung sogenannter Wohn-Eigentümer-Gemeinschaften. Der Begriff stammt aus dem deutschen Wohneigentumsrecht. Dabei gehört eine Wohnimmobilie mehreren Eigentümern gemeinschaftlich, oder kurz: Ein Objekt mit mehreren Eigentumswohnungen. Zu den Aufgaben gehören die technische, wirtschaftliche und kaufmännische Betreuung der WEG, sowie die Erstellung und Durchsetzung einer entsprechenden Hausordnung.
Grundlage für die ordnungsgemäße Verwaltung ist das WEG-Gesetz. Die Verwalter:in einer WEG wird durch Mehrheitsbeschluss der Eigentümerversammlung bestellt. Die Bestellung gilt im Anschluss für maximal 5 (im Falle eines Neubaus und bei erster Bestellung für 3) Jahre. Sobald eine Verwalter:in bestellt ist, kümmert sich diese im Anschluss um die korrekte Einbestellung und Durchführung aller weiteren Eigentümerversammlungen.
Nicht immer sind die Tätigkeiten der Wohneigentümerverwaltung für Eigentümer:innen erkennbar. Eine gute Hausverwaltung kümmert sich im Hintergrund um die Betreuung, Instandhaltung und Bewirtschaftung der Liegenschaften.
Dabei sind 3 Stufen der Einsicht in das Tätigkeitsfeld der Verwalter:innen zu unterscheiden:
Die klassische Miteigentümer:in sieht ihre Verwaltung in der Regel nur einmal im Jahr: Bei der Eigentümerversammlung. Im Rahmen dieser werden Beschlüsse über Instandhaltungsmaßnahmen, Sanierungen getroffen und die Wirtschaftspläne für das kommende Jahr verabschiedet.
Bei diesem Termin geht es in der Regel um eins: Um Kosten. Dies ist wohl mit einer der Gründe, warum die Verwalter:innen vielerorts einen eher mittelmäßigen oder gar schlechten Ruf genießen.
Die Beirät:innen: Einen etwas tieferen Einblick erhalten hingegen die Beirät:innen der Gemeinschaft. Als Bindeglied zwischen Verwaltung und Eigentümer:innen sind diese enger in die Planung von Instandhaltungs- und Instandsetzungsmaßnahmen involviert. Auch bei der Prüfung der Belege, Ortsterminen und der Vorbereitung von WEG-Versammlungen sind diese enger eingebunden als andere Eigentümer:innen.
Daher haben Mitglieder der Beirats meist eine etwas umfangreichere Vorstellung der Aufgaben einer Hausverwaltung.
Was die WEG-Verwaltung wirklich leistet: Das tatsächliche Aufgabenspektrum der Verwaltung ist noch viel umfangreicher als das, was Beiräte sehen. Es umfasst:
Neben der Beaufsichtigung und Nachverfolgung der eingehenden Zahlungen der Eigentümer:innen gehört auch die Prüfung, Bezahlung und richtige Verbuchung von Auszahlungen zu den Aufgaben der Hausverwalter:in. Alle Auszahlungen müssen unveränderlich gespeichert werden und bedürfen einer zugrundeliegenden, detaillierten Rechnung. Zur Gegenüberstellung von Ein- und Auszahlungen ist eine klassische Einnahmen-Überschussrechnung ausreichend.
Im Vorfeld eines jeden Jahres erstellt der Verwaltende einen Wirtschaftsplan, der die zu erwartenden Zahlungen des kommenden Jahres prognostiziert und auch die voraussichtlichen Hausgeldzahlungen bemisst. Dabei errechnet die Verwaltung auf Basis bestehender Verträge und Erfahrungen aus den Vorjahren die benötigten Gelder und legt diese entsprechend der Teilungserklärung und des vereinbarten Umlagespiegels auf die einzelnen Eigentümer:innen um.
Nach Abschluss des Wirtschaftsjahres erfolgt die Endabrechnung analog, hierfür bilden tatsächliche Rechnungen und Auszahlungen die Basis der Kalkulation. Differenzen zwischen Wirtschaftsplan und Abrechnung werden im Rahmen einer entsprechenden Nachzahlung ausgeglichen. Sollte mehr Geld eingezahlt worden sein als im Wirtschaftsplan veranschlagt, kann das Geld entweder der Rücklage zugeführt, oder an die Eigentümer:innen ausgezahlt werden.
Die Eigentümer:innen einer Immobilie müssen sich um den Erhalt und die Verwaltung der gemeinsamen Immobilie kümmern. Wenn sie nicht selbst die Zeit dafür aufbringen können oder wollen, muss daher eine Verwalter:in bestellt werden.
Der sogenannte Verwalterbeirat agiert als Bindeglied zwischen Hausverwalter:in und der Eigentümerversammlung. Kernaufgabe ist die Überprüfung der Arbeit der Hausverwaltung. So ist es unter anderem eine seiner Verpflichtungen, den Wirtschaftsplan sowie die Abrechnungen des Verwaltenden zu prüfen und seine Einschätzung gegenüber der WEG abzugeben. Die Bestellung eines Beirates ist möglich, aber es gibt dazu keine rechtliche Verpflichtung (§29, Abs. 1 Wohnungseigentumsgesetz).
Auch in einer Wohn-Eigentümer-Gemeinschaft werden Zahlungen durch die Eigentümer:innen fällig. Diese Hausgeld-Zahlungen sind analog zu Mieten ebenfalls monatlich fällig. Aufgabe des Verwaltenden ist hier, die Zahlungen der Hausgelder zu überwachen und versäumte Zahlungen der Eigentümer:innen einzutreiben. Dazu erhält die Verwaltung mit Bestellung durch die Eigentümerversammlung das Recht, in deren Namen Mahnungen zu versenden bzw. diese im schlimmsten Fall auch juristisch zu vertreten. Häufig erfolgt die juristische Vertretung in direkter Zusammenarbeit mit einem entsprechenden Anwalt.
Ein Teil des Hausgeldes wird zudem in Form einer Rücklage auf einem gesonderten Konto hinterlegt. Dieses dient vorrangig zur Finanzierung von Sanierungsmaßnahmen in der Zukunft.
Der dritte Tätigkeitsbereich der WEG-Verwaltung umfasst die technische Betreuung der Immobilie. Dazu ist es wichtig zu wissen: Eine Hausverwaltung ist nicht unbedingt auch ein Hausmeister-Service. Einige Verwaltungen bieten zwar einen zusätzlichen Hausmeister-Service von sich aus an, aber dabei handelt es sich in der Regel um eine zusätzliche Leistung, die entsprechend abgerechnet wird.
Die eigentliche Aufgabe einer Hausverwaltung besteht hingegen in der Bedarfsermittlung, Beauftragung und Beaufsichtigung von Reparaturmaßnahmen, Instandhaltungen und Sanierungsmaßnahmen. Dazu muss sich die Verwaltung regelmäßig einen Eindruck des aktuellen Zustands der Immobilie verschaffen und hierbei vor allem auch auf versteckte Schäden oder potenzielle zukünftige Probleme achten. Sollte der Verwalter:in ein Problem auffallen oder auch durch die Eigentümer:innen zugetragen werden, ist es die Aufgabe der Verwaltung eine Handwerker:in zu suchen und mit der Behebung des Schadens zu beauftragen. Bei größeren Sanierungsmaßnahmen schreiben die Verwaltungen die Projekte entsprechend aus und ermitteln das Angebot mit dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis. Wichtig ist zu unterscheiden, ob es sich um eine Reparatur, die schnell erfolgen muss, oder um eine Sanierung/Modernisierung/Renovierung handelt, die länger vorbereitet werden muss.
Vorausschauende Verwalter:innen erstellen zudem einen langfristigen Sanierungsplan, in dem Maßnahmen, die in regelmäßigen Abständen erfolgen müssen, aufgeführt sind. Diese Planungen bilden zudem die Basis für die Kalkulation der Rücklagen der WEG.
Derzeit verwalten wir Immobilien in Nordrhein-Westfalen. Wir planen jedoch unsere Expansion über die Grenzen NRWs hinaus!
Preise für WEG-Verwaltungen können unterschiedlich hoch ausfallen. Laut dem Dachverband Deutscher Immobilienverwalter e.V. variieren die Kosten für die Hausverwaltung erheblich.
Wir haben rund 25.000 Wohnungen in Deutschland verglichen: Das Ergebnis für die WEG-Verwaltung: Für eine Wohnung in einem Mehrfamilienhaus mit über 20 Wohnungen zahlen Eigentümer:innen mindestens 20 bis 30 Euro pro Monat.
Gerade bei kleinen Eigentümergemeinschaften (weniger als 5 Einheiten) zeigt sich jedoch, dass die Preise hier deutlich höher liegen.
Die individuelle Höhe der Verwaltergebühren ist dabei jedoch immer vom Einzelfall und der jeweiligen Immobilie abhängig. Dabei ist vor allem auch der Umfang der Leistungen, die im Rahmen der Grundgebühr abgegolten sind, entscheidend für die Kosten.
Mehr zu den Kosten und dem Aufwand einer WEG-Verwaltung finden Sie im aktuellen Beitrag.
Im Allgemeinen erfolgt die Abrechnung pro betreuter Wohneinheit zum Festpreis. Hier gilt, dass besonders bei einer kleinen Anzahl an zu betreuenden Wohnungen der Preis pro Wohnung (Einheit genannt) besonders hoch ist. Je höher die Zahl, desto niedriger ist der Verwaltungspreis pro Einheit.
Um eine Verwaltung für eine WEG zu bestellen, bedarf es der Mehrheit der Stimmen in der Eigentümerversammlung. Eine solche muss jährlich abgehalten werden.
Tipp: Ist eine Verwalter:in bestellt, kümmert sich dieser um die Einbestellung der Versammlung.
Der Zeitraum der Bestellung ist auf 5 Jahre beschränkt, danach bedarf es der erneuten Bestellung. Ein Wechsel der Verwalter:in ist jedoch nicht notwendig. Für neue Gemeinschaften beträgt die Dauer der Erstbestellung nur 3 Jahre (Erstverwaltung)!
Von Sondereigentum ist die Rede, wenn es nicht um Eigentum der Gemeinschaft geht. So sind beispielsweise die einzelnen Wohnungen eines Haus Sondereigentum, während Flure und Treppenhäuser zum Gemeinschaftseigentum gehören.
Bei der Verwaltung von Mietwohnungen innerhalb einer WEG spricht man von Sondereigentumsverwaltung, auch wenn sich diese nicht auf Wohnungen beschränken muss.
Die Aufgaben der Verwaltung unterscheidet sich dabei nur unwesentlich von einer klassischen WEG. Die Mieter von Wohnungen in einer WEG sind jedoch nicht Bestandteil der Eigentümerversammlung und haben kein Stimmrecht.
Nach der WEG Reform aus 2020 können mittlerweile auch Parkflächen oder Gartenteile Sondereigentum sein. Dazu müssen diese aber in der Teilungserklärung entsprechend ausgewiesen sein.
Besonders entscheidend für den Werterhalt einer Immobilie, aber auch für die generelle Instandhaltung einer Liegenschaft ist der Bereich der technischen WEG-Verwaltung. Als Verwalter:in ist es Pflicht, sich regelmäßig einen Eindruck vom technischen und baulichen Zustand der Liegenschaft zu machen.
Dazu zählt der Eindruck das Gesamtgebäudes, der Bausubstanz, aber auch der Zustand und die Funktionalität aller technischen Anlagen und Einrichtungen in den Gemeinschaftsräumen.
Hinweis: Für den Zustand der einzelnen Wohnungen (Sondereigentum) sind die Eigentümer:innen selbst verantwortlich. Eine WEG-Verwaltung übernimmt nur die Betreuung, Instandhaltung und Bewirtschaftung des Gemeinschaftseigentums. Was zum Gemeinschaftseigentum gehört, lesen Sie in unserem Ratgeber.
Auch bei der (energetischen) Sanierung, Modernisierung oder anderen Bau- und Instandhaltungsmaßnahmen kann die Verwaltung als Vertretung der Gemeinschaft die Maßnahmen begleiten und beaufsichtigen.
Im Vorfeld solcher Maßnahmen ist es an der WEG-Verwalter:in entsprechende Anforderungslisten zu erstellen und passende Angebote einzuholen. Bei größeren Maßnahmen ist die Zustimmung der WEG im Rahmen eines Beschlusses der Eigentümerversammlung einzuholen.
Geht es um kleinere Maßnahmen oder die Abwendungen von größeren Schäden am Eigentum der Gemeinschaft oder Dritter, kann die Verwaltung auch direkt handeln. Wann und im welchem Umfang ist zumeist im Verwaltervertrag geregelt.
Eine Wohneigentumsverwaltung erfüllt primär kaufmännische und administrative Aufgaben. Die meisten der kaufmännischen Leistungen umfassen die Betreuung und Verwaltung des Vermögens einer Gemeinschaft.
Jede Eigentümergemeinschaft besitzt Vermögen, aus welchem die Gemeinschaft die laufenden Kosten für die Betreuung, den Unterhalt und die Instandhaltung des Gemeinschaftseigentums bezahlt.
Dieses wird durch die Verwaltung oder im Falle der Selbstverwaltung durch die Beiräte auf sogenannten Fremdgeldkonten auf Namen der Gemeinschaft geführt. In der Regel teilt sich das Vermögen in ein Rücklagen- und Hausgeldkonto.
Zu den Aufgaben der Verwalter:in gehört es, die ordnungsgemäße Zahlungsüberwachung und Verbuchung der Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen und Hausgeldzahlungen sicherzustellen. Dazu führen die Verwaltungen nach den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung Buchhaltungen für jede Gemeinschaft.
Sollten Miteigentümer:innen mit ihren Hausgeldzahlungen in Verzug geraten, ist es Aufgabe der WEG-Verwalter:innen diese zu mahnen, notfalls auch gerichtlich.
Ebenso ist es Aufgabe der Verwaltung im Falle von Schadensersatzansprüchen oder Versicherungsfällen sich um die Abwicklung der Schäden und dessen Ersatz zu kümmern.
Besonders die ständige Optimierung von Verträgen für Gas, Strom und Wasser kann bares Geld für die Bewohner:innen einsparen. Daher ist uns bei der Ersten Hausverwaltung die ständige Vertragsoptimierung besonders wichtig.
Die wirtschaftliche Hausverwaltung ist besonders für WEGs (Wohn-Eigentümer-Gemeinschaften) wichtig. Hier ist es Aufgabe der Verwalter:in eingehende Rechnungen zu prüfen, zu bezahlen und in der Buchhaltung der WEG zu erfassen. Zudem erstellt die Verwalter:in im Nachgang eines jeden Jahres eine Hausgeldabrechnung mit einer genauen Aufstellung der einzelnen Aufwendungen.
Die Abrechnung umfasst auch die Umlage auf die einzelnen Eigentümer, entsprechend dem Umlageschlüssel. Voraussehend wird zudem ein neuer Wirtschaftsplan für das nächste Jahr erstellt. Dabei werden geplante Sanierungskosten und andere Ausgaben aufgrund von Vorjahren, Erfahrungswerten und bereits eingeholten Angeboten aufgeschlüsselt und die zu erwartenden Kosten für die Eigentümer (Hausgeld) errechnet.
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