Hausverwaltung: Aufgaben, Pflichten & Arten

Inhaltsübersicht

Eine Hausverwaltung ist ein Unternehmen, das sich um die kaufmännische, technische und operative Betreuung von Immobilien kümmert. Doch was sind die Aufgaben einer Hausverwaltung?

Die Immobilienverwaltung kann durch eine einzelne Person (Verwalter:in) oder, wie im Beispiel der Ersten Hausverwaltung, von einem Team von Experten durchgeführt werden. Zu den betreuten Immobilien zählen Wohnhäuser, Wohnanlagen, Eigentumswohnungen sowie Gewerbeobjekte.

  1. Allgemeine Aufgaben der Hausverwaltung:
    • Übernahme der kaufmännischen, technischen und operativen Betreuung von Immobilien.
    • Verwaltung beinhaltet Wohnhäuser, Wohnanlagen, Eigentumswohnungen und Gewerbeobjekte.
    • Zuständigkeiten sind gesetzlich vor allem für Wohneigentümergemeinschaften (WEG) definiert.
  2. Aufgaben im Rahmen der WEG-Verwaltung:
    • Verwaltung des Gemeinschaftseigentums und der Finanzen.
    • Durchführung der ordnungsgemäßen Buchführung und Jahresendabrechnung.
    • Organisation und Durchführung von Eigentümerversammlungen sowie die Überwachung von Wartungs- und Reparaturarbeiten.
  3. Mietverwaltungsaufgaben:
    • Einziehen von Mietzahlungen und Überwachung des Zahlungsverkehrs.
    • Erstellung von Nebenkostenabrechnungen und Wirtschaftsplänen.
    • Koordination von Instandhaltungs- und Reparaturmaßnahmen.
  4. Technische, kaufmännische und wirtschaftliche Verwaltungsaufgaben:
    • Instandhaltung und Modernisierung der Immobilien.
    • Kostenoptimierung und Schadensabwicklung bei Versicherungsfällen.
    • Repräsentation der Eigentümergemeinschaft oder des Eigentümers gegenüber Dritten.
  5. Besonderheiten und Herausforderungen:
    • Die tatsächlichen Leistungen können über den gesetzlich definierten Rahmen hinausgehen und sind oft nicht direkt sichtbar für die Eigentümer.
    • Kosten der Hausverwaltung variieren je nach Immobiliengröße, Zustand und Leistungsumfang.
    • Auswahl der richtigen Hausverwaltung erfordert Berücksichtigung von Erfahrung, Referenzen und angebotenen Dienstleistungen.

Was sind Aufgaben einer Hausverwaltung?

Welche Aufgaben eine Hausverwaltung zu erledigen hat, ist nur für Wohneigentümergemeinschaften gesetzlich geregelt. Nach dem neu geregelten §27 Absatz 1 und 2 des Wohneigentümergesetzes gehören zu den Aufgaben einer WEG-Verwaltung vor allem:

  • die Verwaltung des gemeinschaftlichen Vermögens
  • die ordnungsgemäße Buchführung über sämtliche Geldflüsse
  • die Erstellung einer geordneten Jahresendabrechnung über die Einnahmen und Ausgaben der Eigentümergemeinschaft als Gesamtabrechnung und Einzelabrechnung für jeden Eigentümer
  • die Erstellung eines Jahreswirtschaftsplanes
  • die Vorbereitung, Einberufung und Abhaltung von Eigentümerversammlungen
  • die Überwachung von Versicherungs- und Versorgungsverträgen, Hausmeisterdiensten sowie Handwerkerleistungen
  • die Rechnungskontrolle und Absicherung des Zahlungsverkehrs
  • technische Kontrollen zur Früherkennung notwendiger Reparaturen
  • Auftragsvergabe bei beschlossenen Reparaturmaßnahmen
  • die Einleitung von Sofortmaßnahmen im Havariefall
  • die Sicherstellung der Einhaltung von Wartungsintervallen
  • die Überwachung und Durchsetzung der Hausordnung
  • u. v. m. …
Aufgaben einer Hausverwaltung für Wohn- und Gewerbeimmobilien.

Darüber hinaus, primär bei Mieteigentum, erstellen Verwalter:innen einen eigenen, individuellen Leistungskatalog mit Aufgaben, die sie übernehmen können. Zu den gängigen Aufgaben in der Mietverwaltung gehört zumeist die Verwaltung und das Eintreiben von Mietzahlungen, die laufende Buchhaltung für Wohnungen und gesamte Objekte, das Erstellen von Jahresabrechnungen und Wirtschaftsplänen sowie die Koordination und Bestellung von Handwerkern bei Sanierungen oder anderen Reparaturen.

Die meisten Aufgaben der Mietverwaltung ergeben sich hierbei indirekt aus dem Mietrecht und entsprechender Verordnungen (wie der Heizkostenverordnung).

Die wichtigsten Aufgaben in der Mietverwaltung sind:

  • Vereinnahmen und Verwaltung der Mieten
  • Anmahnen fälliger Mietzahlungen
  • Erstellung der Nebenkostenabrechnungen
  • Bezahlung anfallender Kosten
  • Beauftragung von Versorgungsleistungen
  • Mahnwesen, Betrieb und Kontrolle von Einrichtungen
  • Steuerung von Dienstleistern
  • Durchführung von Instandhaltungsmaßnahmen
  • Organisierung eines Hausmeisterservices
  • Durchführung von Modernisierungen
  • Vertretung des Eigentümers als juristische Person gegenüber Dritten

Die Aufgaben Ihrer Verwalter:in kann dem Verwaltervertrag entnommen werden. In einigen Fällen sind bestimmte Leistungen nicht pauschal in der Verwaltervergütung enthalten, sondern sind zusätzliche Leistungen, die gesondert abgerechnet werden.

Klassische Aufgaben einer Hausverwaltung

Die klassischen Aufgaben einer Hausverwaltung lassen sich in technische, kaufmännische und wirtschaftliche Aufgaben unterteilen.

Im Bereich der technischen Hausverwaltung geht es vor allem um die Instandhaltung von Gebäuden und Anlagen sowie die Modernisierung (hier ist die energetische Modernisierung bzw. Sanierung älterer Gebäude besonders wichtig). Dabei ist es Kernaufgabe der Verwalter:in sich regelmäßig einen Eindruck vom Zustand des Objektes zu verschaffen und eventuelle Probleme frühzeitig zu erkennen und gegebenenfalls zu beheben. Sollte eine Reparatur oder andere Instandhaltungsarbeiten anstehen, kümmert sich die Verwalter:in um die Ausschreibung der Maßnahme und engagiert entsprechende Handwerker.

Mängel frühzeitig zu erkennen ist entscheidend, um die Instandhaltungskosten im Nachgang so gering wie möglich zu halten. Unsere Verwalter:innen sind daher regelmäßig persönlich vor Ort und begutachten den aktuellen Zustand des Objektes. Außerdem reagieren wir im Schadensfall schnell und verhindern so, dass beispielsweise aus einem kleinen Leck ein großer Wasserschaden wird.

Die wirtschaftliche Hausverwaltung ist besonders für WEGs (Wohn-Eigentümer-Gemeinschaften) wichtig. Hier ist es Aufgabe der Verwalter:in eingehende Rechnungen zu prüfen, zu bezahlen und in der Buchhaltung der WEG zu erfassen. Zudem erstellt die Verwalter:in im Nachgang eines jeden Jahres eine Hausgeldabrechnung mit einer genauen Aufstellung der einzelnen Aufwendungen. Die Abrechnung umfasst auch die Umlage auf die einzelnen Eigentümer:innen entsprechend dem Umlageschlüssel. Voraussehend wird zudem ein neuer Wirtschaftsplan für das nächste Jahr erstellt. Dabei werden geplante Sanierungskosten und andere Ausgaben aufgrund von Vorjahren, Erfahrungswerten und bereits eingeholten Angeboten aufgeschlüsselt und die zu erwartenden Kosten für die Eigentümer:innen (Hausgeld) errechnet.

Der dritte Aufgabenbereich umfasst die kaufmännische Verwaltung. Neben der Betreuung von Geldern und der Instandhaltung zählt auch die Kostenoptimierung und die Abwicklung von Schadensfällen bei Versicherungen oder vor Gericht zu den Aufgaben der Verwalter:in. Auch die Vertretung der WEG oder der Eigentümer:in gegenüber Mieter:innen/Eigentümer:innen, die mit ihren Zahlungen im Rückstand sind oder ihren Pflichten in der Gemeinschaft nicht nachkommen, kann von der Verwalter:in übernommen werden.

Besonders die ständige Optimierung von Verträgen für Gas, Strom und Wasser kann bares Geld für die Bewohner sparen. Daher ist uns bei der Ersten Hausverwaltung die ständige Vertragsoptimierung besonders wichtig.

Sichtbare und unsichtbare Leistungen der WEG-Verwaltung

Nicht immer sind die Tätigkeiten der Hausverwaltung für Eigentümer:innen erkennbar. Eine gute Hausverwaltung kümmert sich im Hintergrund um die Betreuung, Instandhaltung und Bewirtschaftung der Liegenschaften.

Dabei sind 3 Stufen der Einsicht in das Tätigkeitsfeld der Verwalter:innen zu unterscheiden:

Die Eigentümer:innen: Die klassische Miteigentümer:in sieht ihre Verwaltung in der Regel nur einmal im Jahr: Bei der Eigentümerversammlung. Im Rahmen dieser werden Beschlüsse über Instandhaltungsmaßnahmen, Sanierungen getroffen und die Wirtschaftspläne für das kommende Jahr verabschiedet.

Bei diesem Termin geht es in der Regel um eins: Um Kosten. Dies ist wohl mit einer der Gründe, warum die Verwalter:innen vielerorts einen eher mittelmäßigen oder gar schlechten Ruf genießen.

Sichtbare Leistungen der Immobilienverwaltung

Aufgaben einer WEG-Verwaltung - Viele Aufgaben der Hausverwaltung sehen Eigentümer:innen nicht - Was macht eigentlich eine Hausverwaltung?

Die Beirät:innen: Einen etwas tieferen Einblick erhalten hingegen die Beirät:innen der Gemeinschaft. Als Bindeglied zwischen Verwaltung und Eigentümer:innen sind diese enger in die Planung von Instandhaltungs- und Instandsetzungsmaßnahmen involviert. Auch bei der Prüfung der Belege, Ortsterminen und der Vorbereitung von WEG-Versammlungen sind diese enger eingebunden als andere Eigentümer:innen.

Daher haben Mitglieder der Beirats meist eine etwas umfangreichere Vorstellung der Aufgaben einer Hausverwaltung.

Leistungen in Zusammenarbeit mit den Beiräten

  • Veranlassung von Instandhaltungs- und Instandsetzungsmaßnahmen (Preisanfragen, Ausschreibungen, Erstellen von Preisspiegeln, Beratung, Auftragsverarbeitung)
  • Belegprüfung
  • Vorbereitung der Eigentümerversammlungen
  • Ortstermine
  • Beiratsgespräche
  • Korrespondenz und Verträge
  • Maßnahmen zur Einhaltung der Hausordnung
  • Mahnwesen bei Zahlungsverzug von Hausgeld

Was die Hausverwaltung wirklich leistet: Das tatsächliche Aufgabenspektrum der Verwaltung ist noch viel umfangreicher als das, was Beiräte sehen. Es umfasst:

Kaufmännische Leistungen

  • Verbuchung sämtlicher Geldein-/ausgänge
  • Monatliche Sollstellung von Hausgeldbeiträgen
  • Bearbeitung von Lastschriftbuchungen
  • Überwachung von Zahlungseingängen
  • Mahnwesen
  • Ggf. Einleitung von gerichtlichen Mahnverfahren/KlagenVerwaltung und Disponieren von Geldmittel auf Girokonten, Festgeld & Sparkonten
  • Rechnungskontrolle
  • Anweisen und Veranlassen von Zahlungen
  • Bearbeiten von Gehaltszahlungen einschließlich Lohnbuchhaltung
  • Erstellen der erforderlichen Meldungen an Finanzamt, Krankenversicherung, Sozialversicherungsträger, BerufsgenossenschaftenErrechnung und Anforderung von beschlossenen SonderumlagenErstellung von Wirtschaftsplänen & Abrechnungen
  • Veranlassung / Erstellung von Heizkostenabrechnung
  • Erfassen der Verbraucherwerte (Heizölbestand, Wasser- und Stromverbrauch)Kennen und Beachten von Lohn-/Einkommenssteuer/Umsatzsteuergesetz, Abgabeverordnung, Grundsteuergesetz (GrStG) etc. sowie der Grundsteuerreform und der WEG-Reform
  • Technische Leistungen
  • Vorbereitung und Veranlassen von Handwerkerangeboten, Ausschreibungen, Angebotsspiegeln
  • Nachhalten von Terminen (Angeboten, Auftragsausführung, Mängelrügen, Gewährleistungsansprüchen)
  • Einweisung und Einarbeitung der Hausmeister
  • Beschaffung öffentlich-rechtlicher Genehmigungen
  • Abschluss von Wartungs- und Versicherungsverträgen, wie Gebäude, Gewässerschutz, Glasbruch, Haftpflichtversicherung, Aufzug-, Heizungs-, Pumpen- und Feuerlöscherwartung
  • Bearbeitung von Schlüsselbestellungen und Schadensmeldungen bei Versicherungsfällen (z.B. Rohrbruch) einschließlich Veranlassen der Schadensbeseitigung durch Handwerker und Abrechnung mit den Versicherungen
  • Vergeben/Überwachen von Instandsetzungs- und Instandhaltungsmaßnahmen einschließlich Abrechnung
  • Beauftragung von Sachverständigen
  • Kennen und Beachten von z.B. AGB, BGB, WEG, Landesbauordnung, Druckbehälterverordnung, Orts-, Baumsatzung, Heizkostenverordnung, Heizanlagenverordnung, Feuerungsanlagenverordnung einschließlich Durchführungsbestimmungen

Allgemeine Verwaltung

  • Korrespondenz mit Eigentümer:innen
  • Verhandlung mit Behörden, Miteigentümer:innen, Hausmeister:innen, Lieferant:innen
  • Bearbeitung von Beschwerden, Verstößen gegen die Hausordnung
  • Maßnahmen zur Fristwahrung oder zum Abwenden von Rechtsnachteilen für die Gemeinschaft
  • Beratung der Eigentümer:innen und Hausmeister:innen
  • Abschluss von Verträgen
  • Etc.

Was kostet eine Hausverwaltung pro Monat?

Die Kosten einer Hausverwaltung beginnen zwischen 30 und 40 Euro pro Monat und Wohnung in größeren Mehrfamilienhäusern. Die Kosten für kleine Gemeinschaften oder gar 2 oder 3 Familienhäuser liegen deutlich höher.

Die tatsächlichen Kosten hängen von verschiedenen Faktoren ab, wie Lage, Alter der Immobilie, Anzahl der Einheiten und Verwaltungsart.

Die Verwaltervergütung kann prozentual am Jahresbruttomietertrag festgemacht werden, was die Planung für Vermieter:innen vereinfacht. Grundsätzlich sind die Kosten je Einheit bei der WEG-Verwaltung bei steigender Anzahl der Einheiten meist günstiger.

Der Zustand und das Alter eines Gebäudes sowie die Lage und Region beeinflussen ebenfalls die Preisgestaltung. Bei zerstrittenen WEGs rechnen Verwalter:innen mit einem höheren Aufwand und entsprechend höheren Kosten.

Mehr zu den Kosten einer Hausverwaltung im Beitrag

Welche Arten der Hausverwaltung gibt es?

Die Art der Verwaltung ist vor allem abhängig von der Art der Immobilien und deren Bewirtschaftung. Bei Wohnimmobilien gibt es die Mietverwaltung, die WEG-Verwaltung sowie die Sondereigentumsverwaltung.

Was bedeutet Mietverwaltung?

Bei der Mietverwaltung wird eine Wohn- oder Gewerbeimmobilie mit einer Einzel-Eigentümer:in durch eine externe Hausverwaltung betreut.

Diese Verwaltung vertritt die Interessen der Eigentümer:in gegenüber den Mieter:innen und Dritten. Dritte können in diesem Fall Handwerker:innen oder auch Energie- & Wasserversorger sein, mit denen die Verwaltung entsprechende Verträge abschließt und deren Erfüllung beaufsichtigt.

In erster Linie fungiert die Verwalter:in als Ansprechpartner:in für die Mieter:innen der Wohnungen und der gesamten Wohnanlagen. Wenn Probleme in den Wohnungen oder in den Außenanlagen des Objektes auftreten, ist es Aufgabe und Pflicht der Verwaltung, sich schnellstmöglich um eine nachhaltige und langfristige Problemlösung zu kümmern.

So plant die Hausverwaltung in Abstimmung mit Eigentümer:innen und gegebenenfalls Mieter:innen anstehende Renovierungen und Sanierungen von Gebäudeteilen. Besonderes Augenmerk liegt hier auf der stetigen energetischen Sanierung, die in den vergangenen Jahren immer geworden sind.

Mietverwaltung für Wohnimmobilien - Erste Hausverwaltung
Mietverwaltung für Vermietete Wohnung in reinen Mietshäusern

Daher ist der erste Schritt nach Auftreten eines Schadensfalls die unmittelbare Kontaktaufnahme mit der zuständigen Verwaltung. Im Idealfall finden in regelmäßigen Abständen Inspektionen vor Ort statt, bei denen der Zustand des Mietshauses sowie der Außenanlagen begutachtet wird.

Eintreiben von Mieten & Mietrückständen

Die Beaufsichtigung der pünktlichen Zahlung des vereinbarten Mietpreises ist die wohl wichtigste wirtschaftliche Aufgabe der Verwaltung. So prüft die Hausverwaltung die Höhe der Zahlungen und kümmert sich um eventuelle Mietrückstände der Mieter:in. Dabei ist die Verwaltung durch die Vermieter:in ermächtigt, in ihrem Namen Mahnverfahren bzw. weitere juristische Schritte einzuleiten. Auch die Vertretung der Eigentümer:in vor Gericht kann durch die Hausverwaltung erfolgen.

Neben der Überwachung der eingehenden Mietzahlungen ist auch die Mietanpassung häufig Aufgabe der Verwalter:in. Dabei haben die Verwaltungen den örtlichen Mietwohnungsmarkt und eventuelle regionale Mietobergrenzen (Mietpreisbremse) ständig im Blick. Die Herausforderung für die Verwalter:in liegt hier vordergründig darin, das wirtschaftliche Optimum für Vermieter:innen (Eigentümer:innen) und Mieter:innen zu finden.

Mietverwaltung als Wohnungsmakler

Im Fall eines Auszugs der Mieter:innen kann die Neuvermietung ebenfalls Aufgabe der Mietverwaltung sein. Der Maklerservice für Mietwohnungen ist nicht generell Teil des Leistungsangebotes einer Verwaltung, jedoch häufig eine mögliche Zusatzleistung. Das Wissen um den Gebäudezustand, die Lage und die Mietergemeinschaft ermöglichen der Verwalter:in ein individuelles Exposé zu erstellen. So kann eine fachkundige Verwalter:in aufgrund der ermittelten Informationen zum Mitbewerber und einer Bonitätsprüfung einschätzen, ob ein Interessent in die Mietergemeinschaft passt und Konfliktpotenzial bereits im Vorfeld umgehen.

WEG-Verwaltung - Wohneigtumsverwaltung - Erste Hausverwaltung
Verwaltung für Gemeinschaften von Eigentumswohnungen

Was ist WEG-Verwaltung?

Bei der WEG-Verwaltung handelt es sich um die Verwaltung sogenannter Wohn-Eigentümer-Gemeinschaft. Der Begriff stammt aus dem deutschen Wohneigentumsrecht. Dabei gehört eine Wohnimmobilie mehreren Eigentümern gemeinschaftlich, oder kurz: Ein Objekt mit mehreren Eigentumswohnungen. Zu den Aufgaben gehören die technische, wirtschaftliche und kaufmännische Betreuung der WEG sowie die Erstellung und Durchsetzung einer entsprechenden Hausordnung.

Grundlage für die ordnungsgemäße Verwaltung ist das WEG-Gesetz. Die Verwalter:in einer WEG wird durch Mehrheitsbeschluss der Eigentümerversammlung bestellt. Die Bestellung gilt im Anschluss für maximal 5 Jahre (im Falle eines Neubaus und bei erster Bestellung für 3 Jahre). Sobald eine Verwalter:in bestellt ist, kümmert sich diese im Anschluss um die korrekte Einbestellung und Durchführung aller weiteren Eigentümerversammlungen.

Abrechnung & Mahnung

Auch in einer Wohnungs-Eigentümer-Gemeinschaft werden Zahlungen durch die Eigentümer:innen fällig. Diese Hausgeld-Zahlungen sind analog zu Mieten ebenfalls monatlich fällig. Aufgabe der Verwaltenden ist hier, die Zahlungen der Hausgelder zu überwachen und versäumte Zahlungen der Eigentümer:innen einzutreiben. Dazu erhält die Verwaltung mit Bestellung durch die Eigentümerversammlung das Recht, in deren Namen Mahnungen zu versenden bzw. diese im schlimmsten Fall auch juristisch zu vertreten. Häufig erfolgt die juristische Vertretung in direkter Zusammenarbeit mit einem entsprechenden Anwalt.

Ein Teil des Hausgeldes wird zudem in Form einer Rücklage auf einem gesonderten Konto hinterlegt (Instandhaltungsrücklage). Dieses dient hauptsächlich zur Finanzierung von Sanierungsmaßnahmen in der Zukunft.

Wirtschaftsplan und Abrechnung

Neben der Beaufsichtigung und Nachverfolgung der eingehenden Zahlungen der Eigentümer:innen gehört auch die Prüfung, Bezahlung und richtige Verbuchung von Auszahlungen zu den Aufgaben der Hausverwalter:in. Alle Auszahlungen müssen unveränderlich gespeichert werden und bedürfen einer zugrundeliegenden, detaillierten Rechnung. Zur Gegenüberstellung von Ein- und Auszahlungen ist eine klassische Einnahmen-Überschussrechnung ausreichend.

Im Vorfeld eines jeden Jahres erstellt die Verwaltende einen Wirtschaftsplan, der die zu erwartenden Zahlungen des kommenden Jahres prognostiziert und auch die voraussichtlichen Hausgeldzahlungen bemisst. Dabei errechnet die Verwaltung auf Basis bestehender Verträge und Erfahrungen aus den Vorjahren die benötigten Gelder und legt diese entsprechend der Teilungserklärung und des vereinbarten Umlagespiegels auf die einzelnen Eigentümer:innen um.

Nach Abschluss des Wirtschaftsjahres erfolgt die Endabrechnung analog, hierfür bilden tatsächliche Rechnungen und Auszahlungen die Basis der Kalkulation. Differenzen zwischen Wirtschaftsplan und Abrechnung werden im Rahmen einer entsprechenden Nachzahlung ausgeglichen. Sollte mehr Geld eingezahlt worden sein als im Wirtschaftsplan veranschlagt, kann das Geld entweder der Rücklage zugeführt oder an die Eigentümer:innen ausgezahlt werden.

Instandhaltung und Sanierung

Der dritte Tätigkeitsbereich der WEG-Verwaltung umfasst die technische Betreuung der Immobilie. Dazu ist es wichtig zu wissen: Eine Hausverwaltung ist nicht unbedingt auch ein Hausmeister-Service. Einige Verwaltungen bieten zwar einen zusätzlichen Hausmeister-Service von sich aus an, aber dabei handelt es sich in der Regel um eine zusätzliche Leistung, die entsprechend abgerechnet wird.

Die eigentliche Aufgabe einer Hausverwaltung besteht hingegen in der Bedarfsermittlung, Beauftragung und Beaufsichtigung von Reparaturmaßnahmen, Instandhaltungen und Sanierungsmaßnahmen. Dazu muss sich die Verwaltung regelmäßig einen Eindruck des aktuellen Zustands der Immobilie verschaffen und hierbei vor allem auch auf versteckte Schäden oder potenzielle zukünftige Probleme achten. Sollte der Verwalter:in ein Problem auffallen oder auch durch die Eigentümer:innen zugetragen werden, ist es die Aufgabe der Verwaltung eine Handwerker:in zu suchen und mit der Behebung des Schadens zu beauftragen.

Bei größeren Sanierungsmaßnahmen schreiben die Verwaltungen die Projekte entsprechend aus und ermitteln das Angebot mit dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis. Wichtig ist zu unterscheiden, ob es sich um eine Reparatur, die schnell erfolgen muss oder um eine Sanierung/Modernisierung/Renovierung handelt, die länger vorbereitet werden muss.

Vorausschauende Verwalter:innen erstellen zudem einen langfristigen Sanierungsplan, in dem Maßnahmen, die in regelmäßigen Abständen erfolgen müssen, aufgeführt sind. Diese Planungen bilden zudem die Basis für die Kalkulation der Rücklagen der WEG.

Eigentümerversammlung

Die Eigentümerversammlung muss einmal im Jahr erfolgen. Teil der Versammlung sind alle Eigentümer:innen der Gemeinschaft. Diese bestellt auch die Verwaltung durch einen entsprechenden Beschluss. Ist eine Verwalter:in bestellt, kümmert sich diese in den folgenden Jahren auch um die fristgerechte Einbestellung der Eigentümerversammlung.

Alle großen Sanierungs-/Modernisierungs-/Renovierungs-Maßnahmen am Gebäude müssen bei der jährlichen Versammlung vorgetragen und durch die Mehrheit der Eigentümer:innen beschlossen werden.

Während der Versammlung ist die WEG-Verwalter:in für das Führen des Protokolls und die Leitung, sowie den richtigen Ablauf zuständig. Bei Abstimmungen hat die Verwaltung allerdings kein Stimmrecht, sondern ist nur für die Erfassung der Beschlüsse und Stimmverhältnisse zuständig. Von der WEG-Versammlung getroffene Beschlüsse müssen im Anschluss durch die Verwaltung durchgesetzt werden.

Was meint Sondereigentumsverwaltung?

Von Sondereigentum ist die Rede, wenn innerhalb einer WEG eine oder mehrere Wohnungen vermietet sind. Diese vermieteten Eigentumswohnungen sind dann Sondereigentum. Die Aufgaben der Verwaltung unterscheidet sich dabei nur unwesentlich von einer klassischen WEG. Die Mieter von Wohnungen in einer WEG sind jedoch nicht Bestandteil der Eigentümerversammlung und haben kein Stimmrecht.

Unterschied zwischen Sondereigentum und Gemeinschaftseigentum

Zusätzlich zu den Zuständigkeiten für Instandhaltung und Abrechnung der WEGs ist vor allem auch die Verwaltung und Pflege des Gemeinschaftseigentums Aufgabe der Verwalter:in. Im Gegensatz zum Sondereigentum, welches nur einzelne Wohneinheiten umfasst, ist das Gemeinschaftseigentum von allen Bewohnern und Eigentümern eines Objektes gemeinsam nutzbar. Hierzu gehören insbesondere das gemeinschaftlich genutzte Treppenhaus, der Gehweg und ein gemeinschaftlich genutzter Garten. Was genau Teil des Gemeinschaftseigentums ist, kann der sogenannten Teilungserklärung entnommen werden. Diese gibt Aufschluss, wem, was zusteht und was gemeinschaftlich genutzt werden kann.

Sondereigentumsverwaltung – Mietwohnungen in Eigentümergemeinschaften

Ist die Hausverwalter:in auch Hausmeister:in?

Anders als häufig vermutet, ist die Hausverwaltung nicht zwangsläufig auch Hausmeister. In einigen Fällen übernehmen die Verwalter:innen diese Aufgabe zusätzlich. Grundsätzlich ist ihre Aufgabe jedoch die Überwachung der Hausmeister und die Beauftragung von Handwerkern.

Sofern eine Verwaltung auch Hausmeisterdienste anbietet, gehören typischerweise Dienstleistungen wie Kleinreparaturen, Gartenarbeiten, Treppenhausreinigung etc. zum Leistungsspektrum. In solchen Fällen können kleinere Reparaturen besonders schnell und unkompliziert abgeschlossen werden. Der Übergang hin zum „Gebäudemanagement“ oder auch „Facility-Management“ ist in solchen Fällen mehr oder weniger fließend, wobei deren Bedeutung der klassischen „Hausverwaltung“ stark ähnelt.

Fazit

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Hausverwaltung eine essenzielle Rolle in der Immobilienwirtschaft spielt, indem sie eine breite Palette an Dienstleistungen für Wohneigentümergemeinschaften, Mietwohnungen und Gewerbeobjekte bietet. Diese umfassen nicht nur die kaufmännische und buchhalterische Verwaltung, sondern auch technische Kontrollen, Instandhaltungsmaßnahmen, die Überwachung von Versicherungs- und Wartungsverträgen sowie die Durchführung von Eigentümerversammlungen.

Darüber hinaus trägt die Hausverwaltung zur Wertsteigerung und zum Werterhalt der Immobilien bei, indem sie für eine professionelle Bewirtschaftung und Betreuung sorgt. Indem sie sich um die vielfältigen und oft komplexen Aufgaben kümmert, entlastet sie Eigentümer:innen und sorgt für ein reibungsloses Zusammenleben und Arbeiten innerhalb der Immobilien.

Durch die Anpassung an gesetzliche Vorgaben und die ständige Optimierung von Verträgen für Gas, Strom und Wasser leistet sie zudem einen Beitrag zur Kosteneffizienz und Nachhaltigkeit. Die Auswahl einer kompetenten und zuverlässigen Hausverwaltung ist daher ein kritischer Faktor für den langfristigen Erfolg und die Zufriedenheit aller Beteiligten im Immobilienmanagement.

FAQ

Hinweis: Unsere Beiträge und Inhalte stellen keine rechtliche Beratung dar und ersetzen keine Rechtsberatung durch entsprechende Fachanwälte. Sollten konkrete rechtliche Probleme bestehen empfehlen wir immer die Beratung durch einen fachkundigen Anwalt.

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Felix Ritschel

Felix Ritschel ist ein erfahrener Experte im Bereich der Immobilienwirtschaft und Growth Manager der Erste Hausverwaltung GmbH. Durch seine Erfahrung in verschiedenen Bereichen der Immobilienbrachen bringt Felix fundiertes Wissen und praktische Erfahrungen ein.

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34 Antworten

  1. Danke für den Artikel über die Hausverwaltung. Ich habe mich nie wirklich mit dem Thema auseinandergesetzt, aber mein Freund hat letztens davon gesprochen. Deswegen ist es echt gut, dass ich diesen Beitrag gefunden habe. Sehr hilfreich!

    1. Vielen Dank für die positive Rückmeldung zu unserem Artikel. Es freut uns zu hören, dass wir Ihnen einen guten Eindruck über die Aufgaben einer Hausverwaltung verschaffen konnten.

  2. Sehr Aufschlussreich Ihre Ausführungen, wo kann ich diese, in Buchform erwerben ?
    Für eine Antwort währe ich Ihnen sehr dankbar!
    Mit freundlichen Gruß
    Wilfried Jakobs

    1. Hallo Herr Jakobs,

      aktuell gibt es unsere Beiträge und Ratgeber nur digital auf unserer Website.

      Dennoch, vielen Dank für Ihr interesse an einer gedruckten Fassung.

  3. Ich habe einen Rechtschreibfehler entdeckt:

    …die Erstellung einer geordneten Jahresenabrechnung… müsste heißen: …die Erstellung einer geordneten Jahresendabrechnung

  4. muß eine Hausverwaltung in einem Wohn-und Geschäftshaus (bin Vermieter) bei Mieterauszug (Ende Januar) eine zeitnahe Nebenkostenabrechnung erstellen?
    Der Mieter verlangt die Abrechnung und die Kaution zurück und möchte die Jahresabrechnung nicht abwarten.

    1. Hallo Herr Motzke,

      grundsätzlich sind Sie als Vermieter nicht verpflichtet die Kaution sofort zurückzuzahlen oder eine gesonderte Abrechnung zu erstellen. Sie können einen Teil der Kaution (welcher die vorraussichtliche Höhe einer eventuellen Nebenkostenabrechnung entspricht) weiterhin einbehalten.

      Mehr Inforationen zur Mietkaution und deren Einbehaltung finden Sie hier: https://erste-hausverwaltung.de/mietkaution/

      Hinweis: Unsere Beiträge und Inhalte stellen keine rechtliche Beratung dar und ersetzen keine Rechtsberatung durch entsprechende Fachanwälte. Sollten konkrete rechtliche Probleme bestehen empfehlen wir immer die Beratung durch einen fachkundigen Anwalt.

  5. Hallo. Ich habe meine Wohnung verkauft und brauchte dafür die Bestätigung von der Hausverwaltung an meinem Notar was auch erfolgte. Die Hausverwaltung hat mir deshalb für die Bemühungen weit über 300,- € in Rechnung gestellt wie ich meine zu Unrecht da es die Pflicht des Hausverwalters ist im Rahmen der allgemeinen Dienstleistung die Bestätigung unentgeltlich zu geben. Hätte gerne eine Antwort darüber bzw. Belehrung.

    1. Hallo Herr Hassa,

      viele Teilungserklärungen, beinhalten eine Verwalterzustimmung zur Veräußerung seines Wohnungseigentums.

      Daher sehen viele notarielle Kaufverträge dann auch diese Zustimmungserfordernis vor, verbunden mit einer Regelung dazu, wer die insoweit mit der Beglaubigung der Verwaltererklärung entstehenden Kosten trägt.

      Die Erteilung einer Verwalterzustimmung ist jedoch keinesfalls um eine normale Tätigkeit im Rahmen der ordnungsgemäßen Verwaltung von Allgemeineigentum, sondern um eine durchaus verantwortungsvolle Aufgabe des Verwalters, wodurch eine Sondervergütung durchaus gerechtfertigt ist.

      Neben der einzuhaltenden Formalie der Verwalterzustimmung, löst der Verkauf somit auch unabhängig von der Sondervergütung für den Verwalter auch Notargebühren für die Beglaubigung von Unterschriften diesbezüglich aus, die dann je nach Kostentragungsregelung (meist vom Verursacher – also vom Verkäufer) übernommen werden müssen.

      Fazit: Bei der Erteilung einer Verwalterzustimmung handelt es sich keinesfalls um eine allgemeine Dienstleistung.

      Hinweis: Unsere Beiträge und Inhalte stellen keine rechtliche Beratung dar und ersetzen keine Rechtsberatung durch entsprechende Fachanwälte. Sollten konkrete rechtliche Probleme bestehen empfehlen wir immer die Beratung durch einen fachkundigen Anwalt.

  6. Der Artikel auf erste-hausverwaltung.de beschäftigt sich ausführlich mit den vielfältigen Aufgaben einer Hausverwaltung. Er betont die Bedeutung einer professionellen Hausverwaltung für die reibungslose Organisation und Verwaltung von Wohnimmobilien. Die Hausverwaltung übernimmt dabei eine zentrale Rolle in der Kommunikation zwischen Eigentümern, Mietern und Dienstleistern. Sie kümmert sich um die Verwaltung der Finanzen, die Durchführung von Reparaturen und Instandhaltungsmaßnahmen, die Organisation von Hausversammlungen und vieles mehr.

    Als ich damals in meiner Eigentumswohnung lebte, konnte ich direkt die Vorteile einer kompetenten Hausverwaltung erleben. Sie war stets erreichbar und hat sich um unsere Anliegen gekümmert, sei es um Probleme mit dem Aufzug oder um die Abrechnung der Nebenkosten. Ihre Fachkenntnisse und Erfahrung waren von unschätzbarem Wert, um ein angenehmes und gut organisiertes Wohnumfeld zu gewährleisten.

    Der Artikel verdeutlicht, dass eine professionelle Hausverwaltung nicht nur den Eigentümern, sondern auch den Mietern viele Vorteile bietet. Sie sorgt für einen reibungslosen Ablauf des Wohnalltags, schafft Transparenz in finanziellen Angelegenheiten und trägt zur Werterhaltung der Immobilie bei. Ich kann aus eigener Erfahrung bestätigen, dass eine qualifizierte Hausverwaltung einen großen Beitrag zu einem harmonischen und gut funktionierenden Wohnkomplex leistet.

  7. Als Immobilienbesitzer finde ich diesen Artikel sehr aufschlussreich. Die Rolle einer Hausverwaltung, insbesondere die Vielzahl von Aufgaben, die sie übernimmt, wie Mieterbetreuung, Instandhaltung und Pflege des Objekts, Durchführung von notwendigen Reparaturen, Abrechnung der Nebenkosten und Erstellung von Jahresabrechnungen, ist gut dargestellt. Dieser Artikel bestätigt meine Entscheidung, eine Hausverwaltung zu beauftragen, um sicherzustellen, dass meine Immobilien effektiv verwaltet werden.

    1. Hallo Herr Finsterbusch,
      vielen Dank für das positive Feedback zu unserem Artikel. Freut uns sehr, Ihre Entscheidung für eine professionelle Verwaltung positiv beeinflusst zu haben.

  8. Ich besitze mehrere Immobilien und suchte Informationen zur Hausverwaltung. Dieser Artikel bot einen klaren Einblick in ihre Aufgaben. Die ordnungsgemäße Buchführung ist für mich besonders relevant. Eine professionelle Hausverwaltung kann mir viel Arbeit ersparen. Danke für die wertvollen Informationen! Werde darüber nachdenken, eine zu beauftragen.

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