Jede Eigentümer:in einer Eigentumswohnung hat sie zu leisten: Die Instandhaltungsrücklage. Aus dieser werden alle großen (zumeist einmaligen) Sanierungs-, Modernisierungs- und Instandhaltungsmaßnahmen der Wohneigentümergemeinschaft (kurz WEG) bezahlt.
Wie hoch sollte die Instandhaltungsrücklage eigentlich sein, wie wird diese bezahlt und wofür das Geld darf das Geld überhaupt verwendet werden? Im folgenden Beitrag haben wir alles zur WEG-Rücklage zusammengetragen.
- Instandhaltungsrücklagen sollen einmalig anfallenden Kosten decken, die zur Erhaltung des Gemeinschaftsguts einer Wohneigentümergemeinschaft (kurz: WEG) anfallen. Die Bildung entsprechender Rücklagen ist gesetzlich verpflichtend (21 WEG).
- Die Instandhaltungsrücklage muss von jeder Eigentümer:in anteilig bezahlt werden.
- Instandhaltungsrücklage-Beiträge sind neben Betriebs- und Verwaltungskosten Bestandteil des Hausgelds, das Eigentümer:innen monatlich bezahlen.
- Die genaueste Variante zur Berechnung von der benötigen Instandhaltungsrücklage einer Immobilie ist, diese vom Jahreswirtschaftsplan abzuleiten. Sollte es sich auf einen Neubau handeln, kann die Rücklage prozentual oder mit der Petersschen Formel ermittelt werden.
- Letztendlich entscheiden alle Eigentümer:innen per Beschluss in einer Eigentümerversammlung über die Höhe der Instandhaltungsbeiträge.
Instandhaltungsrücklage bei Wohneigentümergemeinschaften
Die Instandhaltungsrücklage (auch Erhaltungsrücklage genannt) muss von jeder Eigentümer:in anteilig bezahlt werden. Die Höhe der aktuellen Instandhaltungsrücklage wird von der Verwaltung einer Wohneigentümergemeinschaft (WEG) im jährlichen Wirtschaftsplan festgehalten. Die Verteilung ergibt sich aus dem in der Teilungserklärung festgesetzten Umlageschüssel und richtet sich zumeist nach den jeweiligen Miteigentumsanteilen (MEA).
Instandhaltungsrücklagen sind neben Betriebs- und Verwaltungskosten Bestandteil des Hausgelds, das Eigentümer:innen monatlich bezahlen.
Die Höhe der Beiträge wird durch Beschluss der Eigentümerversammlung festgelegt und kann entsprechend im Nachgang per Beschluss angepasst oder geändert werden.
Änderungen der Beitragshöhe werden meist vorgenommen, wenn entweder bereits ausreichende Mittel angespart oder die Rücklagen zwischenzeitlich für eine Sanierung aufgebraucht wurden. Dabei ist der letztere Fall der häufigere.
Sollten bei unzureichenden Rücklagen unvorhergesehene Belastungen auf die WEG zukommen (Gebäudeschäden etc.), drohen indes Sonderumlagen.
Pflicht zur Erstellung Rücklagen
Eine Rücklage zu bilden ist nicht nur wichtig, sondern auch verpflichtend (§ 21 WEG). Denn nur mithilfe einer ordnungsgemäßen und ausreichenden Rücklage kann das Gemeinschaftseigentum einer WEG instand gehalten werden.
Die Rücklage der WEG, kann bei unerwarteten Instandhaltungen oder großen Sanierungen, ein finanzielles Fangnetz für die Gemeinschaft und deren Miteigentümer:innen darstellen.
Es ist die Aufgabe der Verwaltung (WEG § 19 Abs. 2 Nr. 6) sicherzugehen, dass eine solche Rücklage gebildet und die Rücklagen durch die Eigentümer:innen eingezahlt werden.
Verwendung von Rücklagen
Wofür werden Instandhaltungsrücklagen nun konkret benutzt? Generell lässt sich sagen, dass auf Instandhaltungsrücklagen für einmalig anfallende Kosten zurückgegriffen wird, die dem Erhalt des Gemeinschaftseigentums dienen.
Beispiele solcher Kostenpunkte können in der Praxis folgende sein:
- Fassadendämmung: Eine neue Fassadendämmung fällt unter energetische Modernisierungen. Durch eine qualitativ hochwertige Dämmung kann der Wärmeverlust einer Immobilie stark gesenkt werden. Eine gute Dämmung ist daher umweltschonend, senkt Heizkosten und hält im Sommer Hitze aus der Immobilie.
- Dachsanierung: Eine Dachsanierung wird bei akut auftretenden Schäden durch Unwetter o.ä. vorgenommen, oder weil ein veraltetes Dach saniert werden muss.
- Reparatur oder Austausch der Heizungsanlage: Vor allem mit dem neuen Heizungsgesetz (Gebäudeenergiegesetz GEG), welches 2024 in Kraft trat, müssen einige Immobilien ihre Heizungsanlage zwingend austauschen. Das Gesetz gibt unter anderem vor, wann welche Immobilien ihre Heizkessel austauschen müssen.
- Fassade streichen: Wenn die Fassade einer Immobilie einen neuen Anstrich braucht, wird hier ebenfalls die Instandhaltungsrücklage genutzt.
In welchen Fällen darf zum Beispiel nicht auf die Instandhaltungsrücklage zurückgegriffen werden?
- Für Betriebs- oder Verwaltungskosten,
- Versicherungskosten oder auch
- Reparaturkosten am Sondereigentum.
Da diese Posten nicht zum Erhalt des Gemeinschaftseigentums zählen, darf hier auch nicht auf die Rücklagen zurückgegriffen werden. In einer Eigentümerversammlung kann jedoch über die Zweckentfremdung von Instandhaltungsrücklagen diskutiert werden.
Wenn einer zeitweisen Zweckentfremdung zugestimmt wird, wird zusätzlich entschieden und dokumentiert, wie hoch die überbleibende Mindestrücklage sein muss und wann der geliehene Betrag zurückgezahlt werden muss.
Ausweis in der Jahresabrechnung
Die Darstellung der Instandhaltungsrücklagen in der Jahresabrechnung wurde im BGH-Urteil (44/09) wie folgt festgelegt:
- Die Instandhaltungsrücklagen werden in Form eines Vermögensberichts am Ende eines Kalenderjahres aufgezeigt,
- die Verwaltung muss die Instandhaltungsrücklagen getrennt von Einnahmen und Ausgaben aufführen,
- die Instandhaltungsrücklage darf nicht anhand der Soll-Beträge ausgewiesen werden und
- die Instandhaltungsrücklage wird als Erhaltungsrücklage aufgeführt, damit deutlich wird, dass die Summe für die Rücklage verfügbar ist – fehlende Rücklagen werden als „offene Forderungen“ ausgewiesen.
Höhe der Instandhaltungsrücklage
Die Höhe der Zahlungen, die Eigentümer:innen für die Instandhaltungsrücklage tätigen müssen, wird in der Eigentümerversammlung festgesetzt. Das Gesetz empfiehlt eine angemessene Höhe der Instandhaltungsrücklagenzahlungen festzulegen (§ 21 Abs. 5 Nr. 4 WEG), gibt aber keine genauen Werte vor.
Es ergibt sich also die Frage: Wie hoch soll die Instandhaltungsrücklage sein?
Hierbei spielen folgende Faktoren eine wichtige Rolle:
- Bauweise
- Ausstattung (z.B. Aufzüge, Tiefgarage)
- Momentane Zustand (sanierungsbedürftig oder z.B. frischer Neubau)
Es gibt verschiedene Vorgehensweisen und Berechnungen, die Höhe der Instandhaltungsbeiträge festzulegen. Generell können Eigentümer:innen die gesetzlichen Vorgaben für Sozialbauten als Richtlinie nehmen:
| Alter der Immobilie | Maximale Höhe (ohne Aufzug) | Maximale Höhe (mit Aufzug) |
|---|---|---|
| < 21 Jahre | 7,10 €/m² | 8,10 €/m² |
| 22 – 31 Jahre | 9,00 €/m² | 10,00 €/m² |
| > 32 Jahre | 11,50 €/m² | 12,50 €/m² |
Berechnung der Instandhaltungsrücklage
Da die Vorgaben für Sozialbauten lediglich ein grober Richtwert sind, werden die Beiträge in der Regel auf andere Weise berechnet. Für die Berechnung der Instandhaltungsrücklagenzahlungen gibt es drei gängige Vorgehensweisen:
| Berechnungsart | Vorteile & Anwendung |
|---|---|
| Prozentuale Berechnung | Einfache Berechnung, die sich bei Neubauten anbietet |
| Peterssche Formel | Eignet sich für Immobilien bei denen die Herstellungskosten bekannt sind |
| Ableitung vom Jahreswirtschaftsplan | Die umfangreichste, aber auch detaillierteste Berechnung, die sich nur eignet, wenn Jahreswirtschaftspläne bereits vorliegen |
Die prozentuale Berechnung
Für Neubauten wird oft mit einem Richtwert von 0,8 bis 1,0 Prozent des Kaufpreises ab Baufertigstellung gerechnet.
Die Peterssche Formel
Außerdem kann auch die sogenannte Peterssche Formel benutzt werden. Die Peterssche Formel basiert auf der Berechnung der Beiträge anhand der Herstellungskosten pro m² der Immobilie. Daher eignet sich diese Art der Berechnung vor allem für Neubauten bzw. Immobilien, bei denen die Herstellungskosten leicht zu ermitteln sind.
Bei einem Herstellungspreis von 2.600€/m² würde die Peterssche Formel wie folgt benutzt werden:
(2.600€/m² x 1,5) / 80 Jahre = 48,75 €/m² jährlich
Im nächsten Schritt wird berechnet wie viel prozentual gesehen Gemeinschaftseigentum ist. Wird von 60% Gemeinschaftseigentum ausgegangen:
48,75€/m² x 0,6 = 29,25 €/m²
Wenn die Gesamtfläche der Immobilie sich auf 800m² beläuft, würde sich im letzten Rechenschritt die Höhe der jährlichen Instandhaltungsrücklage ergeben:
29,25 €/m² x 800 m² = 23.400 €
Jährlich müsste also eine Rücklage von 23.400€ gebildet werden.
Nicht unschwer zu erkennen ist, dass der Wert dieser Instandhaltungsrücklage relativ hoch ist. In den meisten Fällen wird dieser Wert nur als Richtwert genommen und Eigentümer:innen einigen sich in der Versammlung auf niedrigere Beiträge.
Die Ableitung vom Jahreswirtschaftsplan
Die wohl genaueste Variante, die Höhe der Instandhaltungsrücklage zu berechnen, ist die benötigte Rücklage vom Jahreswirtschaftsplan abzuleiten. Bei der Ableitung vom Jahreswirtschaftsplan stellt sich die WEG-Verwaltung Fragen wie:
- Was wurde bereits angespart?
- Was können die Eigentümer:innen bezahlen?
- Welche Sanierungen o.ä. stehen aus bzw. müssen bald gemacht werden?
Anhand der Antworten auf die obigen Fragen kann die Verwaltung daraufhin die Beitragshöhe ermitteln und in der Eigentümerversammlung vorstellen.
Sanierungsintervalle
Wenn die Höhe der Instandhaltungsrücklagen basierend auf dem Jahreswirtschaftsplan abgeleitet werden soll, ist es wichtig zu wissen, wann mit Sanierungsmaßnahmen gerechnet werden muss.
Doch woher weiß die Verwaltung, wann, was saniert werden muss?
Auch hier kann sie sich an folgenden Richtwerten orientieren:
| Maßnahme | Haltbarkeit | Kosten |
|---|---|---|
| Dachdämmung | 30 Jahre | ca. 15.000 Euro |
| Dacheindeckung | 50 Jahre | ca. 20.000 Euro |
| Neuer Außenputz | 15 Jahre | ca. 15.000 Euro |
| Außenwanddämmung | 15 Jahre | ca. 25.000 Euro |
| Fenstertausch | 15 Jahre | ca. 500 Euro/Fenster |
| Holzfenster streichen | 7 Jahre | ca. 1.000 Euro |
| Elektroinstallationen | 18 Jahre | ca. 20.000 Euro |
| Holzteile und Holzfassade pflegen | 7 Jahre | ca. 2.000 Euro |
| Neues Bad | 15 Jahre | ca. 14.000 Euro |
| Neue Einbauküche | 15 Jahre | ca. 12.000 Euro |
| Austausch Heizungsanlage | 20 Jahre | ca. 15.000 Euro |
| Solarenergie | 20 – 40 Jahre | ca. 10.000 – 30.000 Euro |
| Türentausch | 20 – 40 Jahre | je Innentür ca. 200 Euro |
| je Außentür ca. 1.500 Euro | ||
| Wintergarten | 25 – 30 Jahre | ca. 1.500 – 2.500 Euro je m² |
| Bodenbelag | 10 – 40 Jahre | ca. 20 Euro pro m² |
Verwaltung der Rücklagen
Die Instandhaltungsrücklage wird von der WEG-Verwaltung verwaltet. Die Verwaltung einer WEG kümmert sich in der Regel auch darum, einen Vorschlag über die Höhe der Rücklage zu machen. Der Vorschlag der Instandhaltungsbeiträge wir bei einer Eigentümerversammlung vorgestellt und alle Eigentümer:innen stimmen dann entsprechend ab.
Zudem ist es auch Aufgabe der Verwalter:in zu prüfen, dass alle Eigentümer:innen ihre Beiträge fristgerecht leisten. Die Einzahlungen werden auf einem separaten Konto angelegt (WEG-Rücklagenkonto), das ebenfalls von der Verwaltung gehandhabt wird.
Sollten Eigentümer:innen ihre Beiträge nicht leisten, ist die Verwalter:in verpflichtet, die betroffenen Parteien abzumahnen und in Extremfällen rechtliche Schritte einzuleiten (analog zum Vorgehen bei Hausgeldrückständen).
Umlage der Rücklagen auf Mietwohnungen
Rechtlich gesehen ist die Eigentümer:in für die Kosten der Erhaltung und Verwaltung der Immobilie verantwortlich. Das bedeutet, dass sämtliche Kosten, die dafür anfallen, nicht auf Mieter:innen umgelegt werden dürfen.
Da die Instandhaltungsrücklagen für den Erhalt einer Immobilie genutzt werden, sind diese nicht auf die Mieter:in umlegbar.
Das bedeutet außerdem, dass bei der jährlichen Betriebskostenabrechnung, die von der Vermieter:in an ihre Mieter:in weitergeleitet wird, vorher die Rücklagenposten herausgenommen werden müssen.
Instandhaltungsrücklagen beim Immobilienverkauf
Viele Eigentümer:innen fragen sich bei dem Verkauf ihrer Immobilie, was mit den bereits gezahlten Leistungen der Instandhaltungsrücklage passiert. Werden diese an die Verkäufer:in beim Kauf ausgezahlt?
Nein.
Die Rücklagen einer Immobilie gehören zur Immobilie. Das bedeutet jedoch auch, dass Verkäufer:innen den Kaufpreis durchaus auch an die vorhandene Rücklage anpassen kann. Hier lässt sich nämlich argumentieren, dass der Wert der Rücklage mitverkauft wird.
Im Zuge dessen sollten Käufer:innen jedoch ebenfalls immer genaustens prüfen, welche Rücklagen einer Immobilie bereits angespart wurden. Sieht die verfügbare Rücklage eher mau aus, steigt das Risiko höhere Erhaltungskosten in der Zukunft zu haben.
Kreditfinanzierung von Rücklagen
Wenn die angesparten Rücklagen für eine dringende Sanierung oder Reparatur nicht ausreichen, wird innerhalb einer Eigentümerversammlung weitere Zahlungen vereinbart. Durch die hohen Summen, die bei umständlicheren Sanierungen aufkommen können, kann es durchaus passieren, dass Eigentümer:innen schlicht das Geld dafür nicht haben.
Aber: Selbst wenn Eigentümer:innen das Geld nicht haben, heißt das nicht, dass sie von der Zahlungspflicht befreit werden.
Eigentümer:innen können in solchen Fällen einen Kredit aufnehmen, um die Summe zahlen zu können.
Steuerliche Besonderheiten
Zwar lassen sich die Instandhaltungszahlungen nicht auf Mieter:innen umlegen, jedoch können Eigentümer:innen die Kosten in ihrer Steuererklärung geltend machen**. Die Zahlungen können als Werbungskosten abgesetzt werden.**
Wichtig: Sie können erst als solche abgesetzt werden, wenn sie für eine Reparatur oder Sanierung auch eingesetzt wurden, vorher nicht.
Sollte es Zinsauszahlungen vom Konto, auf dem die Rücklage angelegt ist, geben, müssen diese Auszahlungen als Einnahmen in der Steuererklärung ausgewiesen werden.
Fazit
Die Instandhaltungsrücklage bzw. Erhaltungsrücklage ist im ersten Schritt ein nerviger weiterer Kostenpunkt für Eigentümer:innen, doch ist die Funktion der Rücklage essenziell. Reparaturkosten oder Sanierungsmaßnahmen bei Immobilien können schnell wertvoll werden. Mit entsprechenden Rücklagen sichern sich Eigentümer:innen ab. Nicht nur im Ernstfall, wenn es zu unvorhersehbaren Schäden kommen sollte, sondern auch, damit die Immobilie ordentlich instand gehalten wird. So können Reparaturkosten vorgebeugt werden. Und beim Verkauf einer Immobilie, können sich Verkäufer:innen bei einer ordentlichen Rücklage darüber freuen, diese entsprechend an den Kaufpreis anzurechnen.
