Umlaufbeschluss: WEG-Beschlüsse ohne Versammlung

Inhaltsübersicht

Der Umlaufbeschluss ermöglicht einer Wohneigentümergesellschaft Entscheidungen zu treffen, ohne auf die nächste Eigentümerversammlung warten zu müssen. Das ist insofern relevant, als ordentliche Eigentümerversammlungen nur einmal im Jahr stattfinden. Es kann aber zu Situationen kommen, in denen Entscheidungen sehr viel früher oder im Nachgang getroffen werden müssen. Für solche Fälle werden Umlaufverfahren in die Wege geleitet.

  • Umlaufbeschlüsse erfolgen, um schnellstmöglich Entscheidungen außerhalb der Eigentümerversammlungen treffen zu können.
  • Damit Umlaufbeschlüsse wirksam sind, müssen Umlaufverfahren in der Gemeinschaftsordnung erlaubt sein.
  • Ein Beschlussantrag kann durch Verwalter:in, Vorsitzende des Verwaltungsbeirats oder dessen Vertreter:in oder Wohnungseigentümer:innen gestellt werden, sofern eine Beschlusskompetenz vorliegt.
  • Der Beschlussantrag muss in Textform mit allen wichtigen Informationen und Kostenpunkten erfolgen und an sämtliche Wohnungseigentümer:innen verschickt werden.
  • Die Abstimmungsfrist muss mindestens drei Wochen betragen
  • Stimmenthaltungen gelten als eine Stimme gegen den Beschluss. Eine Stimmabgabe kann nicht widerrufen werden.
  • Es kann mit einer einfachen Mehrheit getroffen werden, wenn dies im Rahmen einer Eigentümerversammlung im Voraus beschlossen wurde, sprich die Zustimmungsschwelle „abgesenkt“ wurde.
  • Damit das Ergebnis des Beschlusses rechtswirksam ist, muss es an alle Eigentümer:innen in Textform verkündet werden.
  • Der Beschluss kann von jeder Eigentümer:in vier Wochen nach Verkündung angefochten werden.

Definition Umlaufbeschluss

Laut §23 Abs. 3 WEG können mithilfe eines Umlaufbeschlusses für bestimmte einmalig anfallende Maßnahmen und Regelungen Entscheidungen außerhalb einer Versammlung getroffen werden.

Ein Beschluss betrifft meist Entscheidungen bzgl. der Verwaltung oder der Bewirtschaftung und Instandhaltung/Modernisierung des Gemeinschaftseigentums. Veränderungen am Sondereigentum der einzelnen Eigentümer:in bedürfen in der Regel keiner Zustimmung, solange andere Eigentümer:innen nicht beeinträchtigt werden und keine Veränderungen am Gemeinschaftseigentum notwendig sind.

Der Umlaufbeschluss dient vor allem dazu, Entscheidungen schnell treffen zu können. Deswegen wurden folgende Änderungen in der WEG-Reform 2020 entschieden:

Der Beschluss muss nur noch in Textform erfolgen. Der Umlaufbeschluss muss nicht mehr zwingend in Schriftform vorliegen, sondern ist auch rechtskräftig in reiner Textform. Damit sind alle elektronischen Kommunikationswege (z.B. E-Mail, Whatsapp, Telegram) möglich, um eine Entscheidung treffen zu können.

Zur Entscheidung des Umlaufbeschlusses reicht die einfache Mehrheit, sofern im Vorfeld im Rahmen der Eigentümerversammlung eine Absenkung der Zustimmungsschwelle beschlossen wurde. Ansonsten ist auch hier weiterhin die Allstimmigkeit, sprich die Zustimmung aller Eigentümer:innen, gefordert.

Das bedeutet, dass nicht mehr unbedingt alle Eigentümer:innen dem Beschluss zustimmen müssen, damit dieser durchgesetzt werden kann. Der Beschluss ist rechtskräftig, wenn mehr als die Hälfte der Eigentümer:innen dem Beschluss zugestimmt haben.

Bis vor der Reform galt hier allein der Grundsatz der Allstimmigkeit, sprich, dass alle Eigentümer:innen einem Umlaufbeschluss zustimmen mussten, damit dieser als angenommen gewertet wurde.

Grundlagen des Umlaufbeschlusses

Ein Umlaufverfahren wird zum Beispiel dann in die Wege geleitet, wenn Renovierungsarbeiten gemacht werden sollen bzw. müssen. Aber auch, wenn im Rahmen einer Eigentümerversammlung keine Entscheidung gefällt werden kann bzw. noch weitere Angebote zu Maßnahmen eingeholt werden sollen, kann es nützlich sein, im Nachgang die Entscheidung per Umlaufbeschluss fällen zu lassen. Ansonsten muss eine außerordentliche Eigentümerversammlung einberufen werden bzw. bis zur nächsten ordentlichen Versammlung gewartet werden. Um ein solches Verfahren rechtswirksam einleiten zu können, müssen einige Faktoren beachtet und bestimmte Schritte befolgt werden.

Rechtliche Grundlagen prüfen

Zunächst muss überprüft werden, ob ein Umlaufverfahren überhaupt eingeleitet werden darf. Allen voran muss in der Gemeinschaftsordnung festgelegt worden sein, dass Umlaufbeschlüsse erfolgen dürfen.

Einen Umlaufverfahren einleiten dürfen Verwalter:in, Vorsitzende des Verwaltungsbeirats oder dessen Vertreter:in oder Wohnungseigentümer:innen.

Zudem muss für die jeweilige Situation eine Beschlusskompetenz vorliegen.

Beschlusskompetenz prüfen

Ein Umlaufbeschluss darf nur dann erfolgen, wenn eine Beschlusskompetenz vorliegt. Das bedeutet, dass eine Eigentümergesellschaft das Recht haben muss, einen Beschluss über etwas zu treffen.

Um herauszufinden, ob eine Beschlusskompetenz vorliegt, können sich Verwalter:in, Vorsitzende des Verwaltungsbeirats, dessen Vertreter:in oder Wohnungseigentümer:innen zunächst an der Gemeinschaftsordnung / Teilungserklärung orientieren.

Zudem gilt generell, dass die Versammlung der Eigentümer:innen eine Beschlusskompetenz über das Gemeinschaftseigentum besitzt.

Die Beschlusskompetenz beschreibt, ob die WEG-Verwaltung in vorliegenden Fällen überhaupt das Recht besitzt, ein Beschlussverfahren einzuleiten.

Ausgeschlossen von der Beschlusskompetenz ist das Eigentum der einzelnen Inhaber:innen, auch Sondereigentum genannt. Sollte das Sondereigentum der Inhaber:innen jedoch Auswirkungen auf das Gemeinschaftseigentum haben, hat die Versammlung hier wiederum durchaus Beschlusskompetenz.

Ein Beispiel zeigt das Urteil v. 08.07.2022, Az. V ZR 207/21: Die Wasserrohre von vier Hochhäusern sollten erneuert werden. Dies betraf auch das Sondereigentum der Eigentümer:innen. Um die Rohre zu erneuern, mussten teils in Bad und Küche die Wände der Wohnung aufgerissen werden. Gerichtlich wurde dies als rechtens entschieden, da die Wasserrohre als Gemeinschaftseigentum gelten.

Beschlussantrag entwerfen

Für einen Umlaufbeschluss muss zunächst ein Beschlussantrag gestellt werden. Ein solcher Entwurf muss deutlich machen, worum es bei dem Umlaufbeschluss geht, was das Ziel ist. Die Antragsteller:in sollte vorhandene Angebote von Handwerksfirmen o.ä. hinzufügen und sämtliche relevanten Informationen für die Eigentümer:innen. Hier sollte immer bedacht werden, dass Eigentümer:innen bei Umlaufbeschlüssen nicht ganz so leicht Rückfragen stellen können, daher sollten die Informationen besonders sorgfältig bereitgestellt werden.

Fristen für Umlaufbeschlüsse

Ein Beschlussantrag muss stets eine Frist beinhalten, bis wann Eigentümer:innen abstimmen dürfen. Diese Fristen sollten den Eigentümer:innen genügend Zeit geben, sich mit der Thematik auseinanderzusetzen und eine entsprechende Entscheidung treffen zu können. Gemäß § 24 Abs. 4 S. 2 WEG muss eine solche Frist mindestens drei Wochen betragen. Dies gibt auch Miteigentümer:innen, welche bei Zugang des Umlaufbeschlusses im Urlaub sind, die Möglichkeit nach ihrer Rückkehr an der Abstimmung teilzunehmen.

Stimmabgabe und -zählung

Wenn Eigentümer:innen auf den Antrag reagieren, stimmen sie dem Anliegen entweder zu oder stimmen dagegen. Die Stimmabgabe kann über verschiedene Formen erfolgen, muss jedoch wie auch der Antrag in Textform erfolgen. Nach Ablauf der Frist zählt die Antragssteller:in alle eingegangenen Stimmen.

Durch den Wegfall der Schriftform und die reduzierte Anforderung auf die reine Textform sind inzwischen auch Online-Abstimmungen möglich. Viele Verwaltungen bieten diese inzwischen über ihr jeweiliges Online-Portal / App an. Neben dem Online-Portal / App sind auch Abstimmungen möglich via:

  • E-Mail
  • Post
  • Whatsapp
  • Sonstige Messenger, wie Telegram oder Facebook Messenger

Sollte sich eine Wohnungseigentümer:in enthalten wollen, kann sie dies tun. Eine Enthaltung wird jedoch sofort als Stimme gegen den Beschluss gezählt.

Umlaufbeschluss mit einfacher Mehrheit

Dank der WEG-Reform kann ein Umlaufbeschluss nun auch mit einfacher Mehrheit gefasst werden. Das bedeutet, dass ein Beschluss bereits dann erfolgreich ist, wenn mehr als die Hälfte der Eigentümer:innen ihm zustimmen.

Hierzu ist es im Vorfeld jedoch erforderlich, dass die Eigentümer:innen im Rahmen einer Versammlung die Herabsetzung der Zustimmung entsprechend beschließen (§23 Abs. 3 WEG)

Vor der WEG-Reform führten somit Enthaltungen dazu, dass es zu keiner einheitlichen Zustimmung des Beschlusses kommen konnte und dieser damit gescheitert war.

In einzelnen Fällen kann bei einem Umlaufbeschluss auch eine qualifizierte (2/3 oder auch 3/4-Mehrheit) erforderlich sein. Welche Stimmverhältnisse für eine Annahme erforderlich sind, lässt sich über die Teilungserklärung der Gemeinschaft festschreiben bzw. nachlesen.

Arten des Umlaufbeschlusses

Bei einem Umlaufbeschluss gibt es zwei verschiedene Arten bei dem Antrag vorzugehen:

Im ersten Fall verschickt die Antragsteller:in ein Schreiben, das von Miteigentümer:in zu Miteigentümer:in weitergereicht wird. Diese Art des Umlaufbeschlussverfahrens kann dabei helfen, dass Eigentümer:innen sich verpflichteter fühlen abzustimmen, da sie das Schreiben aktiv von jemandem bekommen und auch weitergeben müssen. Zudem sind alle Stimmen für die Eigentümer:innen sichtbar.

Eine weitere Vorgehensweise ist, dass die Antragssteller:in an jede Miteigentümer:in einzeln ein Schreiben in Textform verschickt. Diese Vorgehensweise kann sehr viel effizienter sein, da Eigentümer:innen nicht erst auf den Antrag warten müssen, sondern sofort abstimmen können.

Beispiel eines Umlaufbeschlusses

Es gibt viele verschiedene Fälle, in denen ein Umlaufbeschluss Sinn macht. Umlaufbeschlüsse sind vor allem dann sinnvoll, wenn Entscheidungen zeitnah getroffen werden müssen. Das können Renovierungsmaßnahmen sein, damit Schäden behoben werden, die ansonsten noch größere Reparaturkosten verursachen könnten.

Ein Beispiel hierfür wäre eine Dachundichtigkeit. Bei einer Dachundichtigkeit bedarf es einer schnellen Entscheidung, die nicht bis zur nächsten Versammlung warten kann. Hier würde dann in der Regel die Hausverwalter:in tätig werden, einen Antrag entwerfen, an alle Eigentümer:innen schicken, die Stimmen zählen und das Ergebnis kommunizieren.

Hinweis: In besonders schwerwiegenden Fällen, kann die Verwaltung auch ohne Beschluss aktiv werden, um das Leben der Bewohner:innen und Dritten oder auch den Gebäudewert zu schützen. Sollte daher ein großer Dachschaden durch ein Unwetter etc. auftreten, der ein sofortiges Handeln erfordert, um das Gebäude vor den Witterungseinflüssen zu schützen, wird die Verwaltung hier nach bestem Wissen und Gewissen eine kurzfristige (temporäre) Reparatur beauftragen.

Vor- & Nachteile von Umlaufbeschlüssen

Umlaufbeschlüsse haben Vor- und Nachteile, die je nach Situation abgewogen werden.

Die Vorteile liegen ganz klar in der schnellen und effizienten Entscheidungsfindung und der einfachen und direkten Vorgehensweise:

  • Geringer organisatorischer Aufwand: Anders als bei Eigentümerversammlungen, kann das Verfahren in Textform eingeleitet werden und Eigentümer:innen von überall ihre Stimme abgeben. Terminfindung, Anreise und alle sonstigen logistischen Herausforderungen einer Eigentümerversammlung kann man mit einem Umlaufbeschluss vermeiden.
  • Keine zusätzlichen Kosten: Da das Verfahren, Stimmabgabe und Verkündung alles online bzw. schriftlich stattfinden kann, entfallen sämtliche Veranstaltungskosten (wie z.B. Mietkosten, eventuelle Dienstleistungen).
  • Flexibles und zeiteffizientes Abstimmen: Dadurch, dass Eigentümer:innen flexibel von überall und wann sie wollen abstimmen können, können sehr viel schneller Entscheidungen getroffen werden. Das ist für alle Beteiligten von Vorteil.

Ein Nachteil des Umlaufbeschlusses ist es jedoch, dass bei komplexeren Entscheidungen der persönliche Austausch und die damit verbundene Diskussionsmöglichkeit fehlt.

Wirksamkeit & Gültigkeit von Umlaufbeschlüssen

Damit ein Umlaufbeschluss rechtskräftig ist, müssen folgende Kriterien erfüllt sein:

  • In der Gemeinschaftsverordnung muss entschieden worden sein, dass Umlaufverfahren eingeleitet werden dürfen.
  • Antragssteller:in muss Verwalter:in, Vorsitzende des Verwaltungsbeirats, dessen Vertreter:in oder Wohnungseigentümer:in sein.
  • Der Beschlussantrag muss in Textform vorliegen
  • Im Antrag muss die Situation und das Ziel des Umlaufbeschlusses verständlich dargelegt werden.
  • Die Stimmabgabe muss ebenfalls in Textform erfolgen
  • Eine Zählung der Stimmen und die damit verbundene Verkündung darf erst nach Ablauf der Frist erfolgen, die mindestens drei Wochen betragen muss.
  • Das Ergebnis des Umlaufverfahrens muss in Textform an alle Eigentümer:innen verkündet werden. Dazu darf der Verwalter den postalischen Weg oder auch den digitalen (via App, Portal oder Messenger) wählen. Auch ein Aushang der Abstimmungsergebnisse an einem Schwarzen Brett im Hausflur ist denkbar.

Abgegebene Stimme widerrufen

Sollte eine Eigentümer:in ihre Stimme bereits in Textform abgegeben haben, kann sie diese nicht widerrufen. In so einem Fall bleibt der Eigentümer:in nur noch der Weg der Anfechtung des Beschlusses, sobald das Ergebnis verkündet wurde.

Umlaufbeschluss anfechten

Wenn eine Eigentümer:in den Umlaufbeschluss anfechten will, muss sie dies innerhalb von vier Wochen nach Verkündung tun (siehe §46 WEG).

Für eine Anfechtung muss eine Anfechtungsklage erhoben werden. In der Regel empfiehlt es sich für Eigentümer:innen sich juristische Unterstützung zu holen und gemeinsam mit ihrer Anwält:in eine Klageschrift bei dem zuständigen Amtsgericht (laut §43 Abs. 1 WEG) einzureichen.

Formulierung von Umlaufbeschlüssen – Umlaufbeschlussmuster

Betreff: Umlaufbeschluss zur Abberufung der WEG-Verwalter:in

Sehr geehrte Miteigentümer:innen, aufgrund der Inaktivität der amtierenden Verwalter:in fand nun seit mehr als einem Jahr keine Eigentümerversammlung mehr statt und wichtige WEG-Beschlüsse wurden bisher nicht umgesetzt. Leider kam es zu keiner Reaktion von der amtierenden Verwalter:in, trotz mehrmaliger Nachfragen per Brief, E-Mail oder Telefon. Aus den genannten Gründen soll im Umlaufverfahren nach § 23 Abs. 3 WEG Folgendes beschlossen werden.

BESCHLUSS

Um die ordnungsgemäße Verwaltung unseres Objekts wiederherzustellen, wird die Verwalter:in mit sofortiger Wirkung und wichtigem Grund aus seinem Amt abberufen. Die Geschäfte werden für die Eigentümergemeinschaft kommissarisch vom Verwaltungsbeirat und dessen Vorsitzend:in weitergeführt. Diese verpflichtet sich:

  1. Angebote von Hausverwaltungen zeitnah einzuholen und allen Miteigentümer:innen zu übersenden
  2. alle Eigentümer:innen im Anschluss zu einer außerordentlichen Eigentümerversammlung einzuladen, auf der dann die neue Verwalter:in gewählt werden kann.

● Hinweis: Ein Umlaufbeschluss erfordert lediglich eine einfache Mehrheit aller Wohnungseigentümer:innen. Stimmenthaltungen werden automatisch als Stimme dagegen gezählt.

● VARIANTE A Bitte leiten Sie den Beschlussantrag nach Ihrer Unterzeichnung an den nächsten Wohnungseigentümer in der beigefügten Adressliste weiter. Wenn alle Unterschriften vorliegen, ist der letzte Wohnungseigentümer aufgefordert, das Dokument an den Verwaltungsbeirat / Verwalter zurücksenden.

● VARIANTE B Bitte senden Sie den Beschlussantrag nach Ihrer Unterzeichnung an den Verwaltungsbeirat zurück.*

Da ein WEG-Verwalter:in für die ordnungsgemäße Verwaltung des Gemeinschaftseigentums zwingend erforderlich ist, bitte ich Sie, diesen Umlaufbeschluss schnellstmöglich zu unterzeichnen.

Wir möchten das Umlaufverfahren gerne bis zum __ (Datum) abschließen.

Mit freundlichen Grüßen

(Ort, Datum, Unterschrift)

Mehr Informationen zum Verwalterwechsel und der Abberufung der Verwalter:in findet sich in unseren weiteren Ratgebern.

Fazit

Ein Umlaufbeschluss ist eine praktische und effiziente Vorgehensweise für Mitglieder einer Wohnungseigentumsgesellschaft Entscheidungen außerhalb von Eigentümerversammlungen treffen zu können. Vor allem bei kleineren Entscheidungen oder Vorhaben, die schnellstmöglich entschieden und gemacht werden müssen, bietet sich ein Umlaufbeschluss an.

In 2020 wurden in der WEG-Reform zwei entscheidende Änderungen bzgl. Umlaufbeschlüssen gemacht: Zum einen bedarf ein Beschlussantrag nur noch in Textform (sprich: Alle elektronische Kommunikationskanäle sind rechtswirksam) und es muss lediglich eine einfache Mehrheit gefunden werden.

FAQ

Wann werden Umlaufbeschlüsse eingeleitet?

Umlaufbeschlüsse dienen der schnellen Entscheidungsfindung. Sie sind dafür da, um für bestimmte einmalig anfallende Maßnahmen und Regelungen Entscheidungen außerhalb einer Versammlung treffen zu können. Das sind meist Reparaturen, Annahmen von Angeboten im Nachgang o.ä.

Was passiert, wenn ein Eigentümer den Umlaufbeschluss ignoriert?

Wenn ein Umlaufbeschluss rechtswirksam ist, dann sind Eigentümer:innen verpflichtet, sich der getroffenen Entscheidung zu beugen. Die einzige Möglichkeit, die Eigentümer:innen haben, sollten sie dem Ergebnis nicht zustimmen, ist dieses anzufechten. Sollten Eigentümer:innen bereits der Stimmabgabe ignorieren, wird die Enthaltung automatisch als Stimme dagegen gezählt.

Wie lange kann ein Umlaufbeschluss angefochten werden?

Wenn eine Eigentümer:in den Umlaufbeschluss anfechten will, muss sie dies innerhalb von vier Wochen nach Verkündung tun (siehe §46 WEG).

Ein Beschlussverfahren wurde per E-Mail versandt. Ist das rechtlich erlaubt und wirksam?

Ja, seit der WEG Reform 2020 muss der Beschluss nur noch in Textform erfolgen. Das bedeutet, dass der Umlaufbeschluss nicht mehr zwingend in Schriftform vorliegen muss, sondern auch rechtskräftig in reiner Textform ist. Damit sind alle elektronischen Kommunikationswege (z.B. E-Mail, Whatsapp, Telegram) möglich, um eine Entscheidung treffen zu können.

Hinweis: Unsere Beiträge und Inhalte stellen keine rechtliche Beratung dar und ersetzen keine Rechtsberatung durch entsprechende Fachanwälte. Sollten konkrete rechtliche Probleme bestehen empfehlen wir immer die Beratung durch einen fachkundigen Anwalt.

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Felix Ritschel

Felix Ritschel ist ein erfahrener Experte im Bereich der Immobilienwirtschaft und Growth Manager der Erste Hausverwaltung GmbH. Durch seine Erfahrung in verschiedenen Bereichen der Immobilienbrachen bringt Felix fundiertes Wissen und praktische Erfahrungen ein.

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