Sonderleistungen Hausverwaltung: Was rechnen Verwalter:innen extra ab?

Inhaltsübersicht

Sonderleistungen sind allen Eigentümer:innen von Wohn- oder Gewerbeimmobilien ein Begriff. Denn nicht alle Dienstleistungen einer professionellen Hausverwaltung werden über das monatliche Verwaltungshonorar abgedeckt. Einige Leistungen, welche nicht dem gewöhnlichen Verwaltungsalltag entsprechen oder über die klassischen Aufgaben einer Immobilienverwaltung hinausgehen, müssen Eigentümer:innen und WEGs zusätzlich begleichen.

Diese sogenannten Sonderleistungen verursachen aufseiten der Verwaltung zusätzlichen Aufwand / Kosten und dieser wird entsprechend an die Gemeinschaft oder einzelne Eigentümer:innen weitergegeben. Doch, was genau fällt unter Sonderleistungen, und wie werden diese abgerechnet? Was darf abgerechnet werden und was ist mit dem Grundhonorar abgedeckt?

  • Sonderleistungen sind zusätzliche Dienstleistungen oder Extras, die über die grundlegenden Leistungen hinausgehen, wie die Koordination von Renovierungen, individuelle Leistungen, wie Verwalterzustimmungen oder umfangreiche Gerichtsprozesse.
  • Sonderleistungen erfüllen den Zweck, den individuellen Bedürfnissen und Anforderungen der Liegenschaft gerecht zu werden, den Wert oder die Attraktivität einer Immobilie zu steigern und die zusätzlichen Kosten aufseiten der Verwaltung zu ersetzen.
  • Beispiele für Sonderleistungen sind die Planung, Ausschreibung, Betreuung und Abnahme von Renovierungsarbeiten, die Abwicklung von Versicherungsfällen, außerordentliche Eigentümerversammlungen und viele mehr.
  • Sonderleistungen in einer Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) umfassen Aufwendungen für einmalige, seltene oder besonders umfangreiche Tätigkeiten am Gemeinschaftseigentum oder für einzelne Eigentümer:innen, die nicht Bestandteil der regulären Verwaltung sind.

Definition von Sonderleistungen

Sonderleistungen in der WEG-Verwaltung umfassen Tätigkeiten, die über die regulären Verwaltungsaufgaben hinausgehen und daher zusätzlichen Aufwand bedeuten. Diese Leistungen sind nicht im monatlichen Verwalterhonorar enthalten und werden separat abgerechnet. Der Grund für diese Sondervergütung liegt in der Natur der Aufgaben: Sie erfordern häufig spezielle Kenntnisse, zusätzliche Arbeitszeit oder besondere organisatorische Maßnahmen, die nicht durch die Grundvergütung abgedeckt sind.

Die Sonderleistungen werden entweder pauschal, nach Stundenaufwand oder prozentual abgerechnet, je nach Art und Umfang der Tätigkeit. Die genauen Bedingungen und Abrechnungsmodalitäten sind im Verwaltervertrag festgelegt. So wird sichergestellt, dass die Verwaltung für ihre zusätzlichen Leistungen fair entlohnt wird und die Eigentümer:innen genau wissen, welche Kosten auf sie zukommt.

Außerordentliche Eigentümerversammlungen sind ein klassisches Beispiel für Sonderleistungen. Diese zusätzlichen Versammlungen müssen oft kurzfristig organisiert werden, was eine umfassende Vorbereitung von Tagesordnungspunkten, die Formulierung von Beschlüssen, Einladung der Eigentümer:innen, Protokollierung und Nachbereitung erfordert. Auch hier entsteht ein erheblicher zusätzlicher Aufwand, der nicht im regulären Verwaltungsvertrag abgedeckt ist.

Durch die klare Trennung zwischen regulären Verwaltungsaufgaben und Sonderleistungen wird Transparenz geschaffen, und Missverständnisse oder unerwartete Kosten können vermieden werden.

Monatliche Kosten einer Verwaltung – Verwalterhonorar

Die tatsächlichen Kosten für die Verwaltung einer Immobilie sind für viele Eigentümer:innen oft nicht vollständig nachvollziehbar.

  • Im Durchschnitt kostet die einfache Verwaltung einer Wohnung in größeren Mehrfamilienhäusern mit 20 oder mehr Wohnungen zwischen 20 und 40 Euro pro Monat.
  • Die Verwaltung einer Eigentumswohnung (Sondereigentumsverwaltung, kurz SEV) in einer Liegenschaft mit mehr als 20 Wohnungen kostet im Schnitt mindestens 20 bis 30 Euro pro Monat.
  • Für eine Mietwohnung zahlen Eigentümer:innen zwischen 30 und 40 Euro pro Monat in größeren Mietshäusern.
WohnungstypMonatliche Verwaltungskosten (EUR)
Eigentumswohnung (Mehrfamilienhäuser)20 – 40
Eigentumswohnung (Liegenschaft)20 – 30
Mietwohnung (größere Mietshäuser)30 – 40
Verwalterhonorare nach Verwaltungsart für größere Liegenschaften mit mehr als 20 Einheiten

Die Höhe der Verwalterhonorare hängt von verschiedenen Faktoren ab, darunter die Lage und das Alter der Immobilie, die Anzahl der Einheiten sowie die Verwaltungsart. Im Schnitt wird ein durchschnittlicher Zeitaufwand von etwa 328 Stunden pro Jahr für die Betreuung eines Objektes angenommen. Dieser Aufwand kann je nach Größe und Komplexität der Liegenschaft, insbesondere in Bezug auf technische Einrichtungen wie Solar- oder Photovoltaikanlagen, variieren.

Es gibt einen direkten Zusammenhang zwischen den Verwaltergebühren und der Anzahl der Sonderleistungen, die zusätzlich abgerechnet werden. Grundsätzlich gilt: Je höher die Verwaltergebühren, desto weniger Sonderleistungen werden tendenziell separat in Rechnung gestellt.

Bei besonders preisgünstigen Anbieter:innen hingegen kann mit weniger Leistungsumfang und höheren Folgekosten für die Bearbeitung einzelner Vorgänge gerechnet werden. Diese Anbieter:innen setzen oft auf ein knapp kalkuliertes Grundhonorar, das bei etwa 15 bis 20 Euro pro Wohnung liegt. Eigentümer:innen und Gemeinschaften sollten daher davon ausgehen, dass wirklich nur die minimal notwendigen Leistungen nach WEG-Gesetz erbracht und alle darüber hinausgehenden Tätigkeiten nach Stundensätzen abgerechnet werden.

Besonders bei günstigen Anbieter:innen leidet entweder die Qualität der Arbeit, wie durch fehlerhafte Jahresabrechnungen und unrealistische Wirtschaftspläne, oder es werden alle weiteren Leistungen zu überhöhten Preisen abgerechnet. Eine etwas höhere Grundgebühr kann daher zu einem entsprechend höheren Leistungsniveau führen.

Diese Preisspannen dienen nur als Orientierung, da die tatsächlichen Kosten von Fall zu Fall unterschiedlich sind. Besonders kleine Liegenschaften sind häufig deutlich teurer, und zusätzliche Faktoren wie Sanierungs- und Instandhaltungsstau sowie Zusatzleistungen, die nicht Bestandteil der normalen Verwalterleistungen sind, können die Kosten weiter beeinflussen.

Selbstverwaltung

In Wohnungseigentümergemeinschaften ist die günstigste Verwaltungsform die sogenannte WEG-Selbstverwaltung. Dabei wird der Beirat als Verwalter:in bestellt und eine externe Dienstleister:in übernimmt in der Regel hier lediglich Buchhaltung, Hausgeld- und Nebenkostenabrechnung / WEG-Jahresabrechnung. Alle anderen Aufgaben der WEG-Verwaltung müssen indes durch die „interne Verwalter:in“ erbracht werden.

Auch hier gibt es jedoch entsprechende Sonderleistungen. Beispielsweise stellt das Dienstleistungsunternehmen, welches die Abrechnungen erstellt, der Gemeinschaft auch juristische, technische oder kaufmännische Expert:innen zur Verfügung, welche bei speziellen Fragestellungen unterstützen können. Diese werden hierbei jedoch zumeist in enger Taktung zusätzlich abgerechnet.

Warum gibt es Sonderleistungen?

Sonderleistungen entstehen in der WEG-Verwaltung, weil bestimmte Aufgaben und Tätigkeiten zusätzlichen Aufwand erfordern, der über die regulären Verwaltungsaufgaben hinausgeht.

Die reguläre Verwaltung umfasst grundlegende Aufgaben wie Buchhaltung, WEG-Abrechnung, Erstellung von Wirtschaftsplänen, Einzug und Kontrolle der Hausgelder, Zahlung von Rechnungen, Verwaltung von Verträgen mit Versicherungen und Versorgern, Abhalten der jährlichen Eigentümerversammlung, Kontrolle des technischen Zustandes und einiges mehr. Diese Tätigkeiten sind im monatlichen Verwalterhonorar enthalten. Jedoch gibt es viele spezielle Aufgaben, die über den „normalen“ Umfangs oder einmalig / unregelmäßig aufkommen und daher als Sonderleistungen betrachtet und separat abgerechnet werden.

In der Mietverwaltung ist der Umfang dieser Grundleistungen weniger klar definiert. Hier können Eigentümer:innen und Hausverwaltung den Umfang der Leistungen frei festlegen. In der Regel übernimmt hier die Verwaltung jedoch Buchführung, Kommunikation mit Mietenden, Mietanpassungen (besonders bei Staffel- & Indexmieten) und ggf. die Neuvermietung der Wohnungen.

Sonderleistungen werden notwendig, wenn spezielle oder unregelmäßige Aufgaben anfallen, die nicht in den regulären Verwalterleistungen eingeschlossen sind.

Ein typisches Beispiel für Sonderleistungen ist die Abwicklung von Versicherungsschäden. Hier muss die Verwaltung nicht nur den Schaden melden, sondern auch die Kommunikation mit der Versicherungsgesellschaft führen, Schadensgutachten einholen und die Reparaturarbeiten anweisen, überwachen und abnehmen. Diese Aufgaben erfordern erhebliche zusätzliche Arbeitsstunden und bautechnische Fachkenntnisse, die über die normale Verwaltungstätigkeit hinausgehen.

Ein weiteres Beispiel ist die Planung und Durchführung von Baumaßnahmen in Liegenschaften. Wenn an einer Immobilie umfangreiche Bauarbeiten anstehen, ist es Aufgabe der Hausverwaltung, die zu begleiten. Dies beginnt jedoch schon weit vor dem eigentlichen Beginn der Arbeiten. Die Verwalter:innen sind bereits Monate vor Beginn der Maßnahme mit der Planung des Umfangs, der baurechtlichen Anforderungen, der Angebotseinholung, Bewertung, Kalkulation der Wirtschaftlichkeit, Prüfung der Dienstleister:innen und Einholung von Genehmigungen beschäftigt. Während der Maßnahme ist es an den Verwalter:innen den Fortschritt der Arbeiten regelmäßig oft vor Ort zu prüfen, aufgetretene Schwierigkeiten zu lösen, das Zusammenspiel der Gewerke zu koordinieren, Mängel zu dokumentieren / beheben zu lassen und die finale Abnahme durchzuführen. Dabei ist es an den technischen Objektverwalter:innen zu prüfen, ob Arbeiten korrekt durchgeführt und technische / rechtliche Standards eingehalten wurden. Auch diese Aufgaben sind zeitintensiv und erfordern spezifisches Know-how.

Insgesamt sind Sonderleistungen unvermeidbar, um sicherzustellen, dass alle besonderen und zusätzlichen Aufgaben, die über die reguläre Verwaltung hinausgehen, professionell und effizient abgewickelt werden können. Sie ermöglichen es der Verwaltung, flexibler auf unvorhergesehene Ereignisse und spezifische Anforderungen der Eigentümer:innen zu reagieren und eine umfassende Betreuung sicherzustellen.

Beispiele für Sonderleistungen

Sonderleistungen sind vielfältig und oft sehr spezifisch. Sie erfordern zusätzliche Ressourcen und Fachkenntnisse seitens der Verwaltung und werden daher gesondert in Rechnung gestellt. Die genauen Bedingungen und Abrechnungsmodalitäten sind im Verwaltervertrag festgelegt.

  1. Abwicklung von Versicherungsschäden
    • Meldung des Schadens
    • Kommunikation mit der Versicherungsgesellschaft
    • Einholen von Schadensgutachten
    • Überwachung der Reparaturarbeiten
  2. Abnahme von Baumaßnahmen vor Ort
    • Überwachung des Baufortschritts
    • Dokumentation von Mängeln
    • Koordination der Bauabnahme
  3. Außerordentliche Eigentümerversammlung
    • Organisation und Durchführung zusätzlicher Versammlungen
    • Dokumentation und Protokollierung der Beschlüsse
  4. Bescheinigung für haushaltsnahe Dienstleistungen nach § 35a EStG
    • Erstellung der erforderlichen Bescheinigungen für Steuerzwecke
  5. Gerichts- und Mahnverfahren
  6. Kopien und Portokosten
    • Anfertigung und Versand von Dokumenten und Unterlagen
  7. Lastschriftverweigerungen
    • Bearbeitung von zurückgewiesenen Lastschriften
  8. Lohnabrechnung für Mitarbeiter:innen der Eigentümergemeinschaft
    • Erstellung der Gehaltsabrechnungen und Erfüllung der gesetzlichen Meldepflichten
  9. Mahnungen
    • Erstellung und Versand von Zahlungserinnerungen und Mahnungen
  10. Sanierungsmaßnahmen
    • Planung, Überwachung und Koordination von Sanierungsprojekten
  11. Veräußerungszustimmung (Verwalterzustimmung)
    • Prüfung und Genehmigung von Verkaufs- oder Vermietungsprozessen
  12. Neuvermietung
    • Organisation und Durchführung von Besichtigungsterminen
    • Abschluss von Mietverträgen

Amtsübernahme / Beginn der Verwaltungstätigkeit

Bei der Amtsübernahme oder dem Beginn der Verwaltungstätigkeit kann es vorkommen, dass die neue Verwaltung zunächst „aufräumen“ muss, wenn die Vorverwalter:in bestimmte Aufgaben nicht erledigt hat.

Dieser zusätzliche Aufwand wird in der Regel als Sonderleistung abgerechnet. Die neue Verwaltung muss möglicherweise unvollständige oder fehlende Unterlagen zusammentragen, bestehende Verträge überprüfen und eventuell notwendige Korrekturen vornehmen. Dieser Prozess erfordert einen erheblichen Zeit- und Arbeitsaufwand, der separat in Rechnung gestellt wird.

Sollten diese Aufgaben durch die Vorverwaltung nachweislich nicht richtig oder vorsätzlich nicht erledigt worden sein, kann die Gemeinschaft im Nachgang versuchen, sich die Kosten vom Vorverwalter zurückzuholen.

Außerordentliche Eigentümerversammlung

Eine außerordentliche Eigentümerversammlung wird dann notwendig, wenn dringende Entscheidungen getroffen werden müssen, die nicht bis zur nächsten regulären Versammlung warten können.

Die Planung, Vorbereitung, Organisation, Durchführung und Protokollierung dieser zusätzlichen Versammlung stellt eine Sonderleistung dar und wird meistens pauschal mit bis zu 2.000 EUR abgerechnet, abhängig von der Länge und dem Aufwand der Versammlung. Diese Versammlungen erfordern eine umfassende Vorbereitung, die Einladung der Eigentümer:innen, Protokollführung und Nachbereitung.

Bescheinigung für haushaltsnahe Dienstleistungen nach § 35a EStG

Für steuerliche Zwecke benötigen Eigentümer:innen oft eine Bescheinigung für haushaltsnahe Dienstleistungen nach § 35a EStG. Diese Bescheinigung wird von der Verwaltung erstellt und dokumentiert die Kosten, die steuerlich absetzbar sind. Das Ausstellen dieser Bescheinigung erfordert zusätzlichen administrativen Aufwand und wird daher als Sonderleistung abgerechnet.

Gerichts- und Mahnverfahren

Bei Gerichts- und Mahnverfahren übernimmt die Verwaltung die rechtliche Vertretung der Eigentümergemeinschaft. Gerichtsverfahren werden in der Regel nach Stunden abgerechnet, da sie oft sehr zeitaufwendig und komplex sind.

Mahnverfahren hingegen werden meist pauschal abgerechnet. Diese Verfahren erfordern eine genaue Vorbereitung der notwendigen Unterlagen, die Kommunikation mit Rechtsanwält:innen und das Nachverfolgen der rechtlichen Schritte.

Kopien und Portokosten

Die Anfertigung von Kopien und der Versand von Dokumenten und Unterlagen gehören ebenfalls zu den Sonderleistungen. Diese Kosten entstehen zum Beispiel bei der Verteilung von Protokollen, Abrechnungen oder wichtigen Mitteilungen an die Eigentümer:innen. Die Verwaltung berechnet diese Leistungen gesondert, um die entstehenden Material- und Versandkosten zu decken.

Hier haben digitale Immobilienverwaltung einen deutlichen Vorteil. Durch die digitale Ablage der Belege in Zusammenspiel mit einem professionellen Kundenportal können Unterlagen direkt in Echtzeit bereitgestellt und eingesehen werden. Kosten für Kopien und Porto können so gesenkt und die Menge an gedruckten Seiten Papier deutlich reduziert werden.

Lastschriftverweigerungen

Wenn Lastschriften von Eigentümer:innen verweigert werden, entsteht zusätzlicher administrativer Aufwand für die Verwaltung. Diese muss die Zahlungseingänge überwachen, die betroffenen Eigentümer:innen kontaktieren und alternative Zahlungsmethoden organisieren. Diese zusätzlichen Aufgaben werden als Sonderleistungen abgerechnet.

Lohnabrechnung für Mitarbeiter der Eigentümergemeinschaft

Wenn die Eigentümergemeinschaft eigenes Personal beschäftigt, wie z.B. Hausmeister:innen oder Reinigungskräfte, übernimmt die Verwaltung oft die Lohnabrechnung. Diese Tätigkeit umfasst die Berechnung der Gehälter, die Erstellung der Lohnabrechnungen und die Erfüllung der gesetzlichen Meldepflichten. Der Aufwand für diese zusätzlichen Verwaltungsaufgaben wird gesondert abgerechnet.

Mahnungen

Die Verwaltung erstellt und versendet Mahnungen an säumige Zahler:innen, um offene Forderungen der Eigentümergemeinschaft einzutreiben. Dieser Prozess erfordert zusätzlichen administrativen Aufwand, einschließlich der Überwachung der Zahlungseingänge und der Kommunikation mit den betroffenen Eigentümer:innen. Mahnungen werden daher als Sonderleistungen abgerechnet.

Sanierungsmaßnahmen

Sanierungsmaßnahmen an der Immobilie erfordern Planung, Überwachung und Koordination. Die Verwaltung muss die Sanierungsarbeiten organisieren, Angebote einholen, Verträge abschließen und die Ausführung der Arbeiten kontrollieren. Diese Aufgaben sind zeitaufwendig und erfordern spezifisches Fachwissen, weshalb sie als Sonderleistungen abgerechnet werden.

Veräußerungszustimmung (Verwalterzustimmung)

Bei der Veräußerung einer Immobilie innerhalb der Eigentümergemeinschaft ist in vielen Fällen die Zustimmung der Verwaltung erforderlich (Verwalterzustimmung). Die Verwaltung prüft vor dem eigentlichen Verkauf, ob die veräußernde Eigentümer:innen offene Hausgeldzahlungen hat bzw. die Kaufende solvent ist und das Hausgeld auch zukünftig an die Gemeinschaft zahlen kann. Sind diese Anforderungen erfüllt, gibt die WEG-Verwalter:in ihre Zustimmung zur Veräußerung. Dieser Prozess erfordert zusätzlichen administrativen Aufwand und wird daher als Sonderleistung abgerechnet.

Neuvermietung

Die Verwaltung übernimmt ggf. die Organisation und Durchführung der Neuvermietung von Wohnungen. Dies umfasst die Anzeigenschaltung, Durchführung von Besichtigungsterminen, Auswahl geeigneter Mieter:innen und den Abschluss der Mietverträge. Diese Aufgaben sind zeitaufwendig und werden daher als Sonderleistungen abgerechnet.

Sonderumlage

Bei einer Sonderumlage werden zusätzliche Beiträge von den Eigentümer:innen erhoben, um unerwartete oder außergewöhnliche Kosten zu decken. Die Verwaltung organisiert die Erhebung und Verwaltung dieser Sonderumlage, was zusätzlichen administrativen Aufwand bedeutet. Diese Tätigkeit wird daher als Sonderleistung abgerechnet.

Sonderleistungen vs. reguläre Verwaltungsleistungen in einer WEG

KriterienRegelmäßige VerwaltungsleistungenSonderleistungen
Beispiele für TätigkeitenBuchhaltung, allgemeiner Zahlungsverkehr, Jahresabrechnung, Organisation der jährlichen EigentümerversammlungAbwicklung von Versicherungsschäden, Überwachung und Abnahme von Baumaßnahmen, außerordentliche Eigentümerversammlungen
AbrechnungsmodusIm monatlichen Verwalterhonorar enthaltenSeparat abgerechnet, meist nach Stundensätzen oder pauschalen Gebühren
Notwendigkeit von zusätzlichem FachwissenGering bis mittel, abhängig von grundlegenden VerwaltungsaufgabenHoch, erfordert spezifisches Wissen und oft Koordination mit externen Dienstleister:innen
ZeitaufwandRegelmäßig und planbarVariabel und oft kurzfristig anfallend, hoher Zeitaufwand
Zusätzliche KostenKeine, im Grundhonorar enthaltenAbhängig von der Aufgabe, z.B. Schadensregulierung, Bauüberwachung, zusätzliche Versammlungen
HäufigkeitRegelmäßig, jährlich wiederkehrendSporadisch, je nach Bedarf und besonderen Anforderungen
Erforderliche KoordinationIntern, innerhalb der VerwaltungOft extern, z.B. mit Versicherungsgesellschaften, Bauunternehmen
Dokumentation und KommunikationStandardisierte Dokumentation und KommunikationErfordert detaillierte Dokumentation und häufige Kommunikation mit verschiedenen Parteien
Abgrenzung von den regulären Aufgaben einer Verwaltung und Sonderleistungen der Hausverwaltung

Tätigkeiten ohne Sonderhonorar

Im Rahmen des normalen Verwalterhonorars sind reguläre Tätigkeiten bereits abgedeckt und können daher nicht als Sonderleistungen berechnet werden. Diese Aufgaben umfassen grundlegende Verwaltungsaufgaben, die zur regulären Verwaltung einer Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) gehören. Im Folgenden werden die Aufgaben aufgelistet, die durch das reguläre Honorar gedeckt sind:

  1. Aufstellung des Wirtschaftsplans: Die Erstellung eines detaillierten Plans für die finanziellen Bedürfnisse und Ausgaben der Gemeinschaft.
  2. Erstellung der Jahresabrechnung einschließlich der Einzelabrechnungen: Jährliche Abrechnung aller Einnahmen und Ausgaben, aufgeschlüsselt nach Einheiten.
  3. Erledigung der anfallenden Buchführung: Regelmäßige Buchhaltung, Kontrolle der Eingangsrechnungen, Durchführung von Zahlungsläufen und Finanzverwaltung.
  4. Einberufung und Durchführung der jährlichen Eigentümerversammlung: Planung, Vorbereitung, Einladung und Durchführung der jährlichen Versammlung der Eigentümer:innen, sowie die anschließende Protokollierung der Versammlung.
  5. Führung der Beschluss-Sammlung: Dokumentation und Archivierung der in der Versammlung getroffenen Beschlüsse in einer geeigneten Beschlusssammlung.
  6. Einholung von Angeboten: Anfragen und Vergleiche von Angeboten für Dienstleistungen und Reparaturen.
  7. Durchführung der Beschlüsse der Wohnungseigentümer: Umsetzung von kleineren Entscheidungen, insbesondere in Bezug auf Instandhaltungs- und Instandsetzungsmaßnahmen.
  8. Durchsetzung der Hausordnung: Sicherstellung, dass die Regeln und Bestimmungen der Hausordnung eingehalten werden.
  9. Vergabe von Aufträgen: Verwaltung und Beauftragung von Dienstleistern und Handwerkern für notwendige Arbeiten.

Diese Tätigkeiten sind integraler Bestandteil der grundsätzlichen Hausverwaltung und sollten keine zusätzlichen Kosten für die Eigentümer:innen verursachen.

Im Rahmen eines Verwaltervertrags wird zwischen grundlegenden Verwaltungsaufgaben und Sonderleistungen unterschieden. Die oben genannten Tätigkeiten fallen unter die reguläre Verwaltung und sind durch das normale Verwalterhonorar abgedeckt. Es handelt sich hierbei um wesentliche Aufgaben, die zur ordnungsgemäßen Verwaltung einer Wohnungseigentümergemeinschaft gehören und daher nicht als Sonderleistungen abgerechnet werden können. Diese klaren Abgrenzungen im Verwaltervertrag sind wichtig, um Transparenz und Fairness gegenüber den Eigentümer:innen zu gewährleisten. Nur Tätigkeiten, die über diese Basisaufgaben hinausgehen, können als Sonderleistungen betrachtet und entsprechend gesondert vergütet werden.

Gestiegene Anforderungen an Verwalter:innen

Die Anforderungen an Immobilienverwalter:innen sind in den vergangenen Jahren erheblich gestiegen. Verwalter:innen müssen heute nicht nur über umfassende Kenntnisse im Bereich der Immobilienwirtschaft verfügen, sondern auch rechtliche, technische und kaufmännische Fähigkeiten mitbringen. Diese zunehmende Komplexität der Aufgaben spiegelt sich in den gestiegenen Erwartungen der Eigentümer:innen und der gesetzlichen Vorgaben wider.

Ein wesentlicher Faktor für die gestiegenen Anforderungen ist die zunehmende Regulierung des Immobilienmarktes. Neue Gesetze und Verordnungen, wie das Wohnungseigentumsgesetz (WEG) und das Gebäudeenergiegesetz (GEG), erfordern von Verwalter:innen ein tiefgehendes Verständnis der rechtlichen Rahmenbedingungen und deren Anwendung in der Praxis. Sie müssen sicherstellen, dass alle gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden, um rechtliche Konsequenzen für die Eigentümergemeinschaft zu vermeiden.

Weiterhin sind technische Kenntnisse unverzichtbar geworden. Moderne Gebäude sind oft mit komplexen technischen Anlagen ausgestattet, wie Solar- und Photovoltaikanlagen, modernen Heizsystemen und digitalen Steuerungseinheiten. Verwalter:innen müssen in der Lage sein, diese Anlagen zu verstehen, deren Wartung und Instandhaltung zu organisieren und im Falle von Störungen schnell und kompetent zu reagieren. Dies erfordert nicht nur technisches Wissen, sondern auch die Fähigkeit, mit Fachfirmen und Dienstleister:innen effektiv zu kommunizieren und zu koordinieren.

Auch im kaufmännischen Bereich haben die Anforderungen zugenommen. Verwalter:innen sind verantwortlich für die Erstellung detaillierter Wirtschafts- und Finanzpläne, die Überwachung der Einnahmen und Ausgaben der Eigentümergemeinschaft und die Erstellung von Jahresabrechnungen. Dabei müssen sie nicht nur genau und transparent arbeiten, sondern auch in der Lage sein, komplexe finanzielle Zusammenhänge verständlich zu erklären und den Eigentümer:innen beratend zur Seite zu stehen.

Die gestiegenen Anforderungen resultieren auch aus den höheren Erwartungen der Eigentümer:innen. Diese erwarten von ihren Verwalter:innen eine hohe Servicequalität, schnelle Reaktionszeiten und eine proaktive Kommunikation. Verwalter:innen müssen deshalb nicht nur fachlich kompetent sein, sondern auch über ausgeprägte soziale und kommunikative Fähigkeiten verfügen. Sie müssen Konflikte moderieren, unterschiedliche Interessen ausgleichen und stets im Sinne der Gemeinschaft handeln.

Schließlich tragen auch digitale Entwicklungen zu den gestiegenen Anforderungen bei. Die Digitalisierung bietet viele Chancen, stellt aber auch neue Herausforderungen an Verwalter:innen. Sie müssen sich in digitalen Verwaltungstools und -plattformen auskennen, die Datenverwaltung sicher und effizient organisieren und dabei den Datenschutz gewährleisten.

Abrechnung von Sonderleistungen

Grundsätzlich gibt es drei Modelle zur Abrechnung von Sonderleistungen in der Immobilienverwaltung: Pauschalen, Stundensätze und prozentuale Vergütungen. Jede dieser Methoden hat spezifische Anwendungsbereiche und wird je nach Art der erbrachten Leistung eingesetzt.

Pauschalen werden häufig für klar definierte, wiederkehrende Aufgaben verwendet, wie die Organisation einer außerordentlichen Eigentümerversammlung oder die Erstellung von Bescheinigungen für haushaltsnahe Dienstleistungen nach § 35a EStG. Diese Leistungen sind in ihrem Umfang und Zeitaufwand relativ einschätzbar, weshalb eine pauschale Vergütung praktikabel ist.

Stundensätze hingegen kommen oft bei individuelleren und variableren Aufgaben zum Einsatz, etwa bei Gerichtsverfahren oder der Abwicklung von Versicherungsschäden. Hier variiert der Aufwand erheblich, je nach Komplexität des Falls und der erforderlichen Tätigkeiten. Die Verwaltung berechnet dann den tatsächlich angefallenen Zeitaufwand, wodurch eine gerechtere Kostenverteilung gewährleistet wird.

Prozentuale Vergütungen werden vor allem bei umfangreichen Projekten wie Baumaßnahmen oder Sanierungsmaßnahmen verwendet. In diesen Fällen kann die Verwaltung einen Prozentsatz der Gesamtkosten der Maßnahme als Vergütung in Rechnung stellen. Dies spiegelt den zusätzlichen administrativen Aufwand wider, den die Verwaltung zur Überwachung und Koordination solcher Projekte hat.

Die Kosten für diese Sonderleistungen werden grundsätzlich an die Eigentümergemeinschaft weitergegeben, es sei denn, es handelt sich um spezifische Leistungen für einzelne Eigentümer:innen. Beispielsweise kann die Zustimmung zur Veräußerung einer Immobilie nur die verkaufende Eigentümer:in betreffen und daher nur von diesem getragen werden.

Was die Verwaltung abrechnen darf und zu welchem Satz, wird individuell im Verwaltervertrag geregelt. Dieser Vertrag legt fest, welche Leistungen als Sonderleistungen gelten und wie diese vergütet werden. Es ist daher entscheidend, dass Eigentümergemeinschaften den Verwaltervertrag genau prüfen und verhandeln, um Klarheit und Transparenz über die möglichen Kosten zu gewährleisten.

Sonderleistungen im Verwaltervertrag

Im Verwaltervertrag müssen die Abgrenzungen zwischen den Grund- und Sondervergütungen klar und transparent dargestellt werden, um den Anforderungen des AGB-rechtlichen Gebots der Transparenz zu entsprechen. Dies ist besonders wichtig, um den Eigentümer:innen deutlich zu machen, welche Leistungen durch die Grundvergütung abgedeckt sind und welche als Sonderleistungen gesondert berechnet werden. Eine solche Transparenz ist auch aus rechtlicher Sicht notwendig, wie das Urteil des Bundesgerichtshofs (BGH) vom 5. Juli 2019 (Az. V ZR 278/17) bestätigt.

Bei der Gestaltung des Verwaltervertrags müssen die gesetzlich geschuldeten oder im Einzelfall vereinbarten Aufgaben eindeutig definiert sein. Diese klaren Definitionen stellen sicher, dass die Eigentümer:innen genau wissen, welche Leistungen sie im Rahmen der pauschalen (Grund-) Vergütung erhalten und welche zusätzlichen Aufgaben als Sonderleistungen in Rechnung gestellt werden.

Gesetzlich geschuldete Leistungen umfassen die Basisverwaltung nach dem Wohnungseigentumsgesetz (WEG). Dazu gehören Aufgaben wie die Buchhaltung, Zahlungsverkehr, Erstellung der Jahresabrechnung und die Durchführung & Protokollierung der jährlichen Eigentümerversammlung, sowie die Pflege einer Beschlusssammlung. Diese Tätigkeiten sind in der Grundvergütung enthalten und müssen nicht zusätzlich bezahlt werden.

Sonderleistungen sind hingegen Tätigkeiten, die über die reguläre Verwaltung hinausgehen und zusätzlichen Aufwand erfordern. Dazu zählen beispielsweise die Abwicklung von Versicherungsschäden, die Überwachung von Baumaßnahmen oder die Organisation außerordentlicher Eigentümerversammlungen. Diese Leistungen müssen klar im Verwaltervertrag aufgeführt und als gesondert zu vergütend definiert sein.

Eigentümer:innen sollten darauf achten, dass der Vertrag konkrete Aufschlüsselung enthält und gegebenenfalls Anpassungen oder Klarstellungen verlangen, um sicherzustellen, dass sie über alle Kosten und Leistungen vollständig informiert sind.

Fazit – Sonderleistungen Hausverwaltung

Sonderleistungen gehen über die regulären Verwaltungsaufgaben hinaus und erfordern oft zusätzlichen Zeit- und Arbeitsaufwand sowie spezielles Fachwissen. Sie ermöglichen es der Verwaltung, flexibel auf besondere Bedürfnisse und Situationen zu reagieren, die nicht im normalen Verwalterhonorar enthalten sind.

Durch die klare Abgrenzung der Sonderleistungen im Verwaltervertrag wird sichergestellt, dass Eigentümer:innen genau wissen, welche Leistungen sie erhalten und welche Kosten auf sie zukommen können. Diese Transparenz hilft, Missverständnisse und Konflikte zu vermeiden und schafft eine faire Grundlage für die Zusammenarbeit zwischen der Verwaltung und der Eigentümergemeinschaft.

Insgesamt tragen Sonderleistungen zur Sicherstellung einer hohen Qualität und Effizienz der Immobilienverwaltung bei. Sie ermöglichen es, unvorhergesehene Herausforderungen zu meistern und die Interessen der Eigentümer:innen bestmöglich zu vertreten. Daher sind sie ein wichtiger Bestandteil einer professionellen und umfassenden WEG-Verwaltung.

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Felix Ritschel ist ein erfahrener Experte im Bereich der Immobilienwirtschaft und Growth Manager der Erste Hausverwaltung GmbH. Durch seine Erfahrung in verschiedenen Bereichen der Immobilienbrachen bringt Felix fundiertes Wissen und praktische Erfahrungen ein.

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