WEG-Verwaltung: Aufgaben und Kosten

Was bedeutet eigentlich WEG-Verwaltung (Wohneigentumsgemeinschaftsverwaltung)? Welche Aufgaben übernimmt die Verwaltung und was kostet das?

Die WEG-Verwaltung gehört zu den Kernaufgaben aller sachkundigen Immobilienverwalter:innen dabei geht es um die ordentliche Verwaltung des Gemeinschaftseigentums einer WEG nach den Bestimmungen des Wohneigentumsgesetzes.

Was das bedeutet und welche Leistungen dahinterstehen, erklären wir im Folgenden:

1. Die WEG-Verwaltung umfasst die technische, wirtschaftliche und kaufmännische Betreuung von Wohnimmobilien, die mehreren Eigentümern gemeinschaftlich gehören. Die Verwaltung basiert auf dem WEG-Gesetz und wird durch Mehrheitsbeschluss der Eigentümerversammlung bestellt.
2. Das Aufgabengebiet der WEG-Verwaltung erstreckt sich von der Betreuung, Instandhaltung und Bewirtschaftung der Liegenschaften bis hin zur Organisation von Eigentümerversammlungen und der Zusammenarbeit mit den Beiräten der Gemeinschaft.
3. Kaufmännische Aufgaben einer WEG-Verwaltung umfassen die Betreuung und Verwaltung des Vermögens einer Gemeinschaft, die Zahlungsüberwachung und Verbuchung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen sowie die Bearbeitung von Schadensersatzansprüchen und Versicherungsfällen.
4. Technische Aufgaben der WEG-Verwaltung beinhalten die Beurteilung des technischen und baulichen Zustands der Liegenschaft, die Begleitung und Beaufsichtigung von Sanierungs- und Instandhaltungsmaßnahmen sowie die Veranlassung von Instandhaltungs- und Instandsetzungsmaßnahmen.
5. Sondereigentumsverwaltung betrifft die Verwaltung von Mietwohnungen innerhalb einer WEG, wobei die Aufgaben weitgehend denen der klassischen WEG-Verwaltung entsprechen.
6. Die Kosten für die einfache WEG-Verwaltung variieren je nach Größe der Gemeinschaft und betragen in der Regel mindestens 20 und 30 Euro pro Monat für Wohnungen in Mehrfamilienhäusern mit über 20 Wohnungen.

Was ist eine WEG?

Eine Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) ist die Gesamtheit aller Wohnungseigentümer in einem Wohngebäude oder einer Wohnanlage, die auf einer notariell beurkundeten Teilungserklärung und einer Gemeinschaftsordnung basiert. Diese regeln das Zusammenspiel der Eigentümergemeinschaft.

Die Abkürzung „WEG“ steht sowohl für die Wohnungseigentümergemeinschaft als auch für das Wohnungseigentumsgesetz, wodurch Verwechslungen entstehen können.

Eigentümer:innen innerhalb einer WEG haben Rechte und Pflichten, die im Wohnungseigentumsgesetz sowie in der Teilungserklärung und Gemeinschaftsordnung festgelegt sind. Dazu zählen etwa die Bildung angemessener Instandhaltungsrücklagen und die Verwaltung des Wohneigentums.

Definition: WEG-Verwaltung?

Bei der WEG-Verwaltung handelt es sich um die Verwaltung sogenannter Wohn-Eigentümer-Gemeinschaften. Der Begriff stammt aus dem deutschen Wohneigentumsrecht. Dabei gehört eine Wohnimmobilie mehreren Eigentümern gemeinschaftlich, oder kurz: Ein Objekt mit mehreren Eigentumswohnungen.

Zu den Aufgaben gehören die technische, wirtschaftliche und kaufmännische Betreuung der WEG, sowie die Erstellung und Durchsetzung einer entsprechenden Hausordnung.

Grundlage für die ordnungsgemäße Verwaltung ist das WEG-Gesetz. Die Verwalter:in einer WEG wird durch Mehrheitsbeschluss der Eigentümerversammlung bestellt. Die Bestellung gilt im Anschluss für maximal 5 (im Falle eines Neubaus und bei erster Bestellung für 3) Jahre.

Sobald eine Verwalter:in bestellt ist, kümmert sich diese im Anschluss um die korrekte Einbestellung und Durchführung aller weiteren Eigentümerversammlungen.

Aufgabengebiet der WEG-Verwaltung

Nicht immer sind die Tätigkeiten der Wohneigentümerverwaltung für Eigentümer:innen erkennbar. Eine gute Hausverwaltung kümmert sich im Hintergrund um die Betreuung, Instandhaltung und Bewirtschaftung der Liegenschaften.

Dabei sind 3 Stufen der Einsicht in das Tätigkeitsfeld der Verwalter:innen zu unterscheiden:

Die Eigentümer:in:

Die klassische Miteigentümer:in sieht ihre Verwaltung in der Regel nur einmal im Jahr: Bei der Eigentümerversammlung. Im Rahmen dieser werden Beschlüsse über Instandhaltungsmaßnahmen, Sanierungen getroffen und die Wirtschaftspläne für das kommende Jahr verabschiedet.

Bei diesem Termin geht es in der Regel um eins: Um Kosten. Dies ist wohl mit einer der Gründe, warum die Verwalter:innen vielerorts einen eher mittelmäßigen oder gar schlechten Ruf genießen.

Sichtbare Leistungen der Immobilienverwaltung

• Wirtschaftsplan, Hausgeldabrechnung
• Eigentümerversammlung
• Rundschreiben & Aushänge
• Vor Ort Termine und Besichtigungen
• Individuelle Leistungen wie Beratungen und Informationen
• Mitwirkung bei Wohnungsverkäufen

Die Beiträt:innen: Einen etwas tieferen Einblick erhalten hingegen die Beirät:innen der Gemeinschaft. Als Bindeglied zwischen Verwaltung und Eigentümer:innen sind diese enger in die Planung von Instandhaltungs- und Instandsetzungsmaßnahmen involviert. Auch bei der Prüfung der Belege, Ortsterminen und der Vorbereitung von WEG-Versammlungen sind diese enger eingebunden als andere Eigentümer:innen.

Daher haben Mitglieder der Beirats meist eine etwas umfangreichere Vorstellung der Aufgaben einer Hausverwaltung.

Leistungen in Zusammenarbeit mit den Beiräten

• Veranlassung von Instandhaltungs- und Instandsetzungsmaßnahmen (Preisanfragen, Ausschreibungen, Erstellen von Preisspiegeln, Beratung, Auftragsverarbeitung)
• Belegprüfung
• Vorbereitung der Eigentümerversammlungen
• Ortstermine
• Beiratsgespräche
• Korrespondenz und Verträge
• Maßnahmen zur Einhaltung der Hausordnung
• Mahnwesen bei Zahlungsverzug von Hausgeld

Was die WEG-Verwaltung wirklich leistet: Das tatsächliche Aufgabenspektrum der Verwaltung ist noch viel umfangreicher als das, was Beiräte sehen. Es umfasst:

Kaufmännische Aufgaben

Eine Wohneigentumsverwaltung erfüllt vordergründig kaufmännische und administrative Aufgaben. Die meisten der kaufmännischen Leistungen umfassen die Betreuung und Verwaltung des Vermögens einer Gemeinschaft.

Jede Eigentümergemeinschaft besitzt Vermögen, aus welchem die Gemeinschaft die laufenden Kosten für die Betreuung, den Unterhalt und die Instandhaltung des Gemeinschaftseigentums bezahlt.

Dieses wird durch die Verwaltung oder im Falle der Selbstverwaltung durch die Beiräte auf sogenannten Fremdgeldkonten auf Namen der Gemeinschaft geführt. In der Regel teilt sich das Vermögen in ein Rücklagen- und Hausgeldkonto.

Zu den Aufgaben der Verwalter:in gehört es, die ordnungsgemäße Zahlungsüberwachung und Verbuchung der Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen und Hausgeldzahlungen sicherzustellen. Dazu führen die Verwaltungen nach den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung Buchhaltungen für jede Gemeinschaft.

Sollten Miteigentümer:innen mit ihren Hausgeldzahlungen in Verzug geraten, ist es Aufgabe der WEG-Verwalter:innen diese zu mahnen, notfalls auch gerichtlich.

Ebenso ist es Aufgabe der Verwaltung im Falle von Schadensersatzansprüchen oder Versicherungsfällen sich um die Abwicklung der Schäden und dessen Ersatz zu kümmern.

Besonders die ständige Optimierung von Verträgen für Gas, Strom und Wasser kann bares Geld für die Bewohner:innen einsparen. Daher ist uns bei der Ersten Hausverwaltung die ständige Vertragsoptimierung besonders wichtig.

Zu den kaufmännischen Leistungen der WEG-Verwaltung gehören:

• Verbuchung sämtlicher Geldein-/ausgänge
• Monatliche Sollstellung von Hausgeldbeiträgen
• Bearbeitung von Lastschriftbuchungen
• Überwachung von Zahlungseingängen
• Mahnwesen
• Ggf. Einleitung von gerichtlichen Mahnverfahren/Klagen
• Verwaltung und Disponieren von Geldmittel auf Girokonten, Festgeld & Sparkonten
• Rechnungskontrolle
• Anweisen und Veranlassen von Zahlungen
• Bearbeiten von Gehaltszahlungen einschließlich Lohnbuchhaltung
• Erstellen der erforderlichen Meldungen an Finanzamt, Krankenversicherung, Sozialversicherungsträger, Berufsgenossenschaften
• Errechnung und Anforderung von beschlossenen Sonderumlagen
• Erstellung von Wirtschaftsplänen & Abrechnungen
• Veranlassung / Erstellung von Heizkostenabrechnung
• Erfassen der Verbraucherwerte (Heizölbestand, Wasser- und Stromverbrauch)
• Kennen und Beachten von Lohn-/Einkommenssteuer/Umsatzsteuergesetz, Abgabeverordnung, Grundsteuergesetz (GrStG) etc. sowie der Grundsteuerreform und der WEG-Reform   

Technische Aufgaben

Besonders entscheidend für den Werterhalt einer Immobilie, aber auch für die generelle Instandhaltung einer Liegenschaft ist der Bereich der technischen WEG-Verwaltung. Als Verwalter:in ist es Pflicht, sich regelmäßig einen Eindruck vom technischen und baulichen Zustand der Liegenschaft zu machen.

Dazu zählt der Eindruck das Gesamtgebäudes, der Bausubstanz, aber auch der Zustand und die Funktionalität aller technischen Anlagen und Einrichtungen in den Gemeinschaftsräumen.

Hinweis: Für den Zustand der einzelnen Wohnungen (Sondereigentum) sind die Eigentümer:innen selbst verantwortlich. Eine WEG-Verwaltung übernimmt nur die Betreuung, Instandhaltung und Bewirtschaftung des Gemeinschaftseigentums. Was zum Gemeinschaftseigentum gehört, lesen Sie in unserem Ratgeber.

Auch bei der (energetischen) Sanierung, Modernisierung oder anderen Bau- und Instandhaltungsmaßnahmen kann die Verwaltung als Vertretung der Gemeinschaft die Maßnahmen begleiten und beaufsichtigen.

Im Vorfeld solcher Maßnahmen ist es an der WEG-Verwalter:in entsprechende Anforderungslisten zu erstellen und passende Angebote einzuholen. Bei größeren Maßnahmen ist die Zustimmung der WEG im Rahmen eines Beschlusses der Eigentümerversammlung einzuholen.

Geht es um kleinere Maßnahmen oder die Abwendungen von größeren Schäden am Eigentum der Gemeinschaft oder Dritter, kann die Verwaltung auch direkt handeln. Wann und im welchem Umfang ist zumeist im Verwaltervertrag geregelt.

Zu den technischen Leistungen der WEG-Verwaltung gehören zudem:

• Vorbereitung und Veranlassen von Handwerkerangeboten, Ausschreibungen, Angebotsspiegeln
• Nachhalten von Terminen (Angeboten, Auftragsausführung, Mängelrügen, Gewährleistungsansprüchen)
• Einweisung und Einarbeitung der Hausmeister
• Beschaffung öffentlich-rechtlicher Genehmigungen
• Abschluss von Wartungs- und Versicherungsverträgen, wie Gebäude, Gewässerschutz, Glasbruch, Haftpflichtversicherung, Aufzug-, Heizungs-, Pumpen- und Feuerlöscherwartung
• Bearbeitung von Schlüsselbestellungen und Schadensmeldungen bei Versicherungsfällen (z.B. Rohrbruch) einschließlich Veranlassen der Schadensbeseitigung durch Handwerker und Abrechnung mit den Versicherungen
• Vergeben/Überwachen von Instandsetzungs- und Instandhaltungsmaßnahmen einschließlich Abrechnung
• Beauftragung von Sachverständigen
• Kennen und Beachten von z.B. AGB, BGB, WEG, Landesbauordnung, Druckbehälterverordnung, Orts-, Baumsatzung, Heizkostenverordnung, Heizanlagenverordnung, Feuerungsanlagenverordnung einschließlich Durchführungsbestimmungen

Allgemeine Aufgaben

• Korrespondenz mit Eigentümer:innen
• Verhandlung mit Behörden, Miteigentümer:innen, Hausmeister:innen, Lieferant:innen
• Bearbeitung von Beschwerden, Verstößen gegen die Hausordnung
• Maßnahmen zur Fristwahrung oder zum Abwenden von Rechtsnachteilen für die Gemeinschaft
• Beratung der Eigentümer:innen und Hausmeister:innen
• Abschluss von Verträgen
• Etc.

Was ist Sondereigentumsverwaltung?

Von Sondereigentum ist die Rede, wenn es nicht um Eigentum der Gemeinschaft geht. So sind etwa die einzelnen Wohnungen eines Haus Sondereigentum, während Flure und Treppenhäuser zum Gemeinschaftseigentum gehören. 

Sondereigentumsverwaltung meint die Verwaltung von Mietwohnungen innerhalb einer WEG, auch wenn sich diese nicht auf Wohnungen beschränken muss. 

Die Aufgaben der Verwaltung unterscheidet sich dabei nur unwesentlich von einer klassischen WEG. Die Mieter von Wohnungen in einer WEG sind jedoch nicht Bestandteil der Eigentümerversammlung und haben kein Stimmrecht.

Sondereigentumsverwaltung übernimmt dann Aufgaben wie bei der typischen Mietverwaltung, wie die Kommunikation mit Mieter:innen, Reparaturen in der Wohnung, Neuvermietungen etc.

SE-Verwalter kann der gleiche sein wie WEG-Verwalter, muss aber nicht. Die EHV bietet neben der WEG-Verwaltung auch SE-Verwaltung an, übernimmt aber auch SE Mandate in fremd verwalteten WEGs.

Nach der WEG Reform aus 2020 können mittlerweile auch Parkflächen oder Gartenteile Sondereigentum sein. Dazu müssen diese aber in der Teilungserklärung entsprechend ausgewiesen sein.

Was kostet WEG-Verwaltung pro Monat?

Preise für WEG-Verwaltungen können unterschiedlich hoch ausfallen. Laut dem Dachverband Deutscher Immobilienverwalter e.V. variieren die Kosten für die Hausverwaltung erheblich.

Wir haben rund 25.000 Wohnungen in Deutschland verglichen: Das Ergebnis, für die WEG-Verwaltung einer Wohnung in einem Mehrfamilienhaus mit über 20 Wohnungen zahlen Eigentümer:innen mindestens 20 bis 30 Euro pro Monat.

Gerade bei kleinen Eigentümergemeinschaften (weniger als 5 Einheiten) zeigt sich jedoch, dass die Preise hier deutlich höher liegen.

Die individuelle Höhe der Verwaltergebühren ist dabei jedoch immer vom Einzelfall und der jeweiligen Immobilie abhängig. Besonders der Umfang der abgedeckten Leistungen und ab wann „Sonderleistungen“ abgerechnet werden, unterscheidet sich hier deutlich.

Mehr zu den Kosten und dem Aufwand einer WEG-Verwaltung finden Sie im aktuellen Beitrag.

Im Allgemeinen erfolgt die Abrechnung pro betreuter Wohneinheit zum Festpreis. Hier gilt, dass besonders bei einer kleinen Anzahl an zu betreuenden Wohnungen der Preis pro Wohnung (Einheit genannt) besonders hoch ist. Je höher die Zahl, desto niedriger ist der Verwaltungspreis pro Einheit.

Mehr zu den Verwalterhonoraren für Eigentümergemeinschaften

Wie bestelle ich einen Verwalter?

Um eine Verwaltung für eine WEG zu bestellen, bedarf es der Mehrheit der Stimmen in der Eigentümerversammlung. Eine solche muss jährlich abgehalten werden.

Tipp: Ist eine Verwalter:in bestellt, kümmert sich dieser um die Einbestellung der Versammlung.

Der Zeitraum der Bestellung ist auf 5 Jahre beschränkt, danach bedarf es der erneuten Bestellung. Ein Wechsel der Verwalter:in ist jedoch nicht notwendig. Für neue Gemeinschaften beträgt die Dauer der Erstbestellung nur 3 Jahre (Erstverwaltung)!          

Fazit

Die WEG-Verwaltung (Wohnungseigentümergemeinschaftsverwaltung) ist ein zentraler Bestandteil der Immobilienverwaltung, der sich auf das Gemeinschaftseigentum mehrerer Wohnungseigentümer konzentriert. Dabei werden kaufmännische, technische und wirtschaftliche Aufgaben wahrgenommen, um sicherzustellen, dass alle Liegenschaften ordnungsgemäß betreut, gewartet und verwaltet werden. Ebenso organisiert die WEG-Verwaltung Eigentümerversammlungen und arbeitet mit den Beiräten der Gemeinschaft zusammen.

Zu den kaufmännischen Aufgaben gehören unter anderem die Verwaltung des Vermögens der Gemeinschaft, die Überwachung der Zahlungen und die Bearbeitung von Schadensersatzansprüchen und Versicherungsfällen. Die technischen Aufgaben betreffen hauptsächlich die Beurteilung des technischen und baulichen Zustands der Immobilie, die Durchführung von Sanierungs- und Instandhaltungsmaßnahmen sowie die Instandhaltung der Gebäude.

Die WEG-Verwaltung basiert auf dem WEG-Gesetz und wird durch einen Mehrheitsbeschluss der Eigentümerversammlung bestimmt. Die Kosten für die WEG-Verwaltung variieren je nach Größe der Gemeinschaft, betragen aber in der Regel mindestens 20 bis 30 Euro pro Monat für Wohnungen in Mehrfamilienhäusern mit über 20 Wohnungen.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die WEG-Verwaltung eine wesentliche Rolle bei der Verwaltung von gemeinsamem Wohneigentum spielt und eine Vielzahl wichtiger Aufgaben übernimmt, um den ordnungsgemäßen Betrieb und die Instandhaltung von Wohnimmobilien zu gewährleisten.

FAQ

Was genau ist eine WEG-Verwaltung?

Antwort: Eine WEG-Verwaltung ist wie der Dirigent eines Orchesters für Wohnungseigentümergemeinschaften (WEG) in Deutschland. Sie sorgt dafür, dass alle Einheiten und Gemeinschaftsbereiche gut verwaltet und instand gehalten werden. Ihre Aufgaben sind vielfältig und reichen von der Finanzverwaltung über die Organisation von Eigentümerversammlungen bis hin zur Überwachung von Instandhaltungs- und Instandsetzungsarbeiten. Stellen Sie sich das Ganze wie ein gut geöltes Uhrwerk vor – wenn alle Teile synchron arbeiten, läuft alles reibungslos.

Warum ist eine WEG-Verwaltung notwendig?

Eine WEG-Verwaltung ist das Rückgrat einer Wohnungseigentumsgemeinschaft. Warum? Nun, sie sorgt dafür, dass die rechtlichen Verpflichtungen eingehalten werden und die Gemeinschaft ordnungsgemäß funktioniert. Ähnlich wie ein Kapitän, der sein Schiff auf Kurs hält, navigiert die WEG-Verwaltung durch eine Vielzahl von Aufgaben und sorgt so für die Werterhaltung und mögliche Wertsteigerung der Immobilie.

Wie wähle ich die richtige WEG-Verwaltung aus?

Die Auswahl der richtigen WEG-Verwaltung ist ähnlich wie bei einem maßgeschneiderten Anzug – sie sollte perfekt zu Ihnen und Ihrer Gemeinschaft passen. Sie sollten auf Faktoren wie Erfahrung und Kompetenz, Transparenz und Kommunikation sowie Kosten achten. Es ist wichtig, dass die WEG-Verwaltung in der Lage ist, effektiv mit den Eigentümern zu kommunizieren und auf deren Bedürfnisse einzugehen.

Was sind die Vorteile der Digitalisierung in der WEG-Verwaltung?

Die Digitalisierung in der WEG-Verwaltung ist wie der Wechsel von einer Landkarte zu einem GPS – sie macht alles einfacher und effizienter. Durch den Einsatz digitaler Tools kann die Verwaltung Transparenz schaffen, die Kommunikation mit den Eigentümern verbessern und den administrativen Aufwand reduzieren. Es ist, als ob man von einem alten, klapprigen Fahrrad auf ein hochmodernes E-Bike umsteigt – es macht den Weg deutlich einfacher und angenehmer.

Wie spielt Nachhaltigkeit eine Rolle in der WEG-Verwaltung?

Nachhaltigkeit in der WEG-Verwaltung ist so wichtig wie der Kompass für einen Wanderer. Es hilft, den Weg für eine umweltfreundlichere und langfristig kosteneffiziente Verwaltung zu weisen. Verwaltungen, die nachhaltige Praktiken fördern, wie Energieeffizienz und Mülltrennung, tragen nicht nur zum Umweltschutz bei, sondern können auch die Zufriedenheit der Bewohner und letztlich den Wert der Immobilie steigern. Es ist, als ob man in einen Apfelbaum investiert – es benötigt Zeit und Pflege, aber am Ende erhält man süße Früchte.