Wenn eine neue Hausverwaltung bestellt werden soll, so ist einem gewissen Ablauf zu folgen. Dieser unterscheidet sich bei Eigentumsgemeinschaften (WEGs) und Vermieter:innen.
Während bei Vermieter:innen nur die Unterschrift unter dem Mietverwaltungsvertrag notwendig ist, so benötigen Eigentümer:innen einen gemeinschaftlichen Beschluss der Eigentümerversammlung für die Bestellung einer Hausverwaltung.
Bestellung WEG-Verwaltung
Im Idealfall haben Eigentümer:in oder die Gemeinschaft der Eigentümer:innen bereits im Vorfeld nach Alternativen gesucht und Angebote eingeholt.
Bei Wohneigentümergemeinschaften (WEGs) ist die Bestellung auf Grund der vielen Beteiligten etwas komplizierter.
Damit nicht eine Eigentümer:in eine einzelne, befreundete oder verbundene Hausverwaltung aufstellt, nur um sich im Anschluss selbst daran zu bereichern, werden zunächst mehrere Verwaltungen (zumeist durch den Beirat) kontaktiert und entsprechende Angebote eingeholt.
Im Anschluss werden die 3 vielversprechendsten Anbieter zu einer Eigentümerversammlung eingeladen. Nach einem BGH-Urteil vom 1. April 2011 (Az.: V ZR 96/10) sind grundsätzlich mehrere Angebote zwecks Vergleiches einzuholen, wenn es um die Wahl einer neuen Verwaltung geht.
Teil der Tagesordnung für diese Versammlung müssen die Punkte:
- „Vorstellungen der Bewerber um den Auftrag zur Verwaltung der WEG“
- „Beschluss über die Wahl einer neuen Verwaltung“
- „Beschluss über die Bestellung eines neuen Verwalters“
sein.
Die Aufnahme dieser Tagesordnungspunkte in die TOP-Liste muss spätestens 3 Wochen vor Versammlung bei der aktuellen Hausverwaltung (die Eigentümerversammlung leitet) eingehen.
Nur in besonders dringlichen Fällen kann die Einladungsfrist und auch die Frist für die Aufnahme zur Tagesordnung verkürzt werden (§24 Abs. 4 WEG).
Damit alle Eigentümer die Möglichkeit haben, sich ein Bild der zur Wahl stehenden neuen Hausverwaltungen zu verschaffen, müssen zusammen mit der Einladung zur Eigentümerversammlung auch die Eckdaten der jeweiligen Verträge übermittelt werden.
Zudem erhalten die Verwalter:innen die Möglichkeit, ihre Unternehmen/sich selbst direkt vor den Eigentümern vorzustellen und zu bewerben.
Im Rahmen dieser Vorstellung sollten Eigentümer:innen die Gelegenheit wahrnehmen und Fragen zu Inklusivleistungen, Zusatzleistungen und Kosten stellen. Ist die Verwalter:in hier transparent und versucht sich nicht hinter Andeutungen und Ausflüchten zu verstecken, ist dies ein erstes Indiz, dass dies auch die alltägliche Arbeit und den Umgang mit den Eigentümer:innen widerspiegelt.
Im Anschluss finden die Abstimmungen über die Bestellungen der Verwaltungen statt. Ist eine Mehrheit für eine der Verwaltungen gefunden, wird der entsprechende Verwaltervertrag mit der neuen Hausverwaltung geschlossen.
Bestellung Mietverwaltung
Die Eigentümer:in eines Mehrfamilienhauses, die „nur“ einen Mietverwalter sucht, hat bei der Bestellung einer neuen Verwaltung freie Wahl und kann direkt einen Vertrag mit der zu ihren Vorstellungen passenden Verwalter:in schließen. Hierbei sollte neben den Leistungen und Kosten auch auf die persönliche Sympathie in der Zusammenarbeit geachtet werden.
Schriftlicher Verwaltervertrag
In jedem Fall sollte auf die Schließung eines schriftlichen Verwaltervertrages bestanden werden, wenn eine Hausverwaltung bestellt wird. Dieser schafft den Eigentümer:innen einer WEG, aber auch der Eigentümer:in einer Mietimmobilie Gewissheit über die Kosten und den vereinbarten Leistungsumfang.
Für die WEG unterschreibt in der Regel der Beirat, bestehende aus dem Vorsitzenden und zwei weiteren Beiratsmitglieder:innen. Sollte kein Beirat existieren, muss im Vorfeld min. eine der Eigentümer:innen der WEG per Beschluss ermächtigt werden, im Namen der WEG diesen Vertrag zu unterschreiben. Auch dieser Beschluss kann nicht ohne die vorherige Aufnahme in die Tagesordnung gefasst werden. Dies sollte daher bereits im Vorfeld der Eigentümerversammlung bedacht werden.
Bei der Bestellung einer Mietverwaltung durch nur einen Eigentümer ist eine solche Ermächtigung nicht notwendig.
Ein guter Verwalter drängt dabei jedoch nicht einfach schnell auf eine Unterschrift, sondern nimmt sich die Zeit, entsprechende Details zu klären. Zu beachten gilt auch die Laufzeit der Bestellung der neuen Verwaltung. Verträge, die direkt auf fünf Jahre festgelegt werden oder die schon erkennbar jährlich teurer werden, sollten kritisch hinterfragt werden.
