Der Verwaltervertrag wird zwischen der WEG-, Miet- oder Sondereigentumsverwaltung und der Eigentümer:in bzw. Wohneigentümergemeinschaft geschlossen. Er regelt die Verwaltung des Gemeinschaftseigentums bzw. der Mietwohnungen (Mietverwaltung). Das Verwalten des Gemeinschaftseigentums oder jeglicher Mietangelegenheiten einer Immobilie sind mit viel Arbeit & Fachwissen verbunden und kann bei schlechter Führung schnell viel Geld kosten.
Daher beauftragt die WEG oder auch die Vermieter:in in der Regel eine qualifizierte / zertifizierte Verwalter:in, um sich um das Gemeinschaftseigentum oder die Wohnungen zu kümmern. Wenn sich die WEG für eine Verwalter:in entschieden hat und diese die Verwaltung übernehmen möchte, kommt es im nächsten Schritt zum Aufsetzen und Unterzeichnen des Verwaltervertrags. In einem solchen Vertrag werden die Aufgaben und Pflichten der Verwaltung, sowie die Vergütung geregelt.
Im folgenden Beitrag werden alle relevanten Details eines Verwaltervertrags beleuchtet, ob und wenn ja, welche rechtlichen Vorgaben es gibt und was generell bei Verwalterverträgen beachtet werden sollte.
- Im Verwaltervertrag wird festgelegt welche Aufgaben, die Verwalter:in erfüllen muss, die Laufzeit und auch die Vergütung für die Verwaltung.
- In der WEG-Reform (26 Abs. 2 WEG) wurde festgehalten, dass eine Erstverwaltung für Neubauten nur für drei Jahre bestellt werden darf. Nachfolgende Verwalter:innen dürfen auch Verträge für eine Laufdauer von fünf Jahren angeboten bekommen.
- Die Kosten einer Verwaltung sind sehr unterschiedlich, da diese stark von der Größe und Komplexität der jeweiligen Immobilie abhängen.
Definition und Nutzen des Verwaltervertrags
Der Verwaltervertrag für Immobilien, regelt die Rechte und Pflichten der Verwaltung bei der Betreuung von Wohnungseigentümergemeinschaften, Mietwohnungen oder Mietshäusern. Dabei umfasst der Vertrag primär die Aufgaben der Verwaltung, die Kosten der Verwaltung, mögliche zusätzlich abzurechnende Sonderleistungen und die Vertragslaufzeit.
Abhängig von der Verwaltungsart unterscheidet sich der „Basis-Leistungsumfang“ gemäß der gesetzlichen Pflichten und individuellen Vereinbarungen.
Ein Verwaltervertrag fällt unter die Kategorie eines sogenannten Geschäftsbesorgungsvertrags (§§ 675 ff. BGB). Sollte die Verwaltung unentgeltlich erfolgen, entsteht kein Vertragsverhältnis zwischen den Parteien.
Sobald eine Vergütung erfolgt, kommt ein Vertrag zustande. Zwar ist es gesetzlich nicht notwendig einen Vertrag schriftlich aufzusetzen, ist jedoch dringlichst empfehlenswert für WEG und Verwaltung, um sich rechtlich abzusichern.
Im Verwaltervertrag wird festgelegt, welche Aufgaben, die Verwalter:in erfüllen muss**, die Laufzeit** und auch die Höhe der Vergütung der Verwaltung.
Inhalte im Verwaltervertrag
Eine WEG sollte beim Unterschreiben eines Verwaltervertrags darauf achten, dass folgende wesentliche Aspekte beinhaltet sind:
- Laufzeit des Vertrags und Kündigungsfristen und -bedingungen
- Haftungsbestimmungen
- Sämtliche zu leistenden Aufgaben der Immobilienverwaltung
- Rechte und Vollmachten
- Informationen zur Verwalter:in und WEG
- Informationen zum Grundstück
- Dokumentation der Unterlagen, die die Verwalter:in von der WEG erhält
- Vergütung (und Regelungen zu Sondervergütung)
Wenn die obigen Punkte alle im Verwaltervertrag festgehalten wurden, besteht ein gutes Verständnis zwischen beiden Parteien über die Rahmenbedingungen der Zusammenarbeit.
Laufzeit des Verwaltervertrags
Die Laufzeit eines Verwaltervertrags variiert. In der Regel wird eine Verwaltung für drei oder fünf Jahre bestellt.
In der WEG-Reform (§ 26 Abs. 2 WEG) wurde festgehalten, dass eine Erstverwaltung nur für drei Jahre bestellt werden darf. Nachfolgende Verwalter:innen dürfen auch Verträge für eine Laufdauer von bis zu fünf Jahren angeboten bekommen.
Das begründet sich unter anderem darin, dass nachfolgende Verwalter:innen oftmals eingestellt werden, weil die WEG mit der vorigen Verwaltung unzufrieden war. Das erste Tätigkeitsjahr müssen neue Verwalter:innen in der Regel dafür benutzen, um hinter ihrer Vorgänger:in „aufzuräumen“. Daher lohnt es sich oftmals bei der Einstellung von Verwaltungen, die eine vorige ablöst, einen Vertrag mit einer Laufdauer von fünf Jahren abzuschließen.
Verwaltervergütung
Mit welchen Kosten kann eine WEG bei dem Bestellen einer Verwaltung rechnen? Die Kosten einer Verwaltung sind sehr unterschiedlich, da diese stark von der Größe und Komplexität der jeweiligen Immobilie abhängen. Generell lässt sich aber sagen, dass bei einer Standard-Immobilienverwaltung die Verwaltung einer Wohnungseinheit monatlich zwischen 20 und 40 Euro kostet.
Die Kosten einer Hausverwaltung können natürlich auch nach oben oder unten abweichen. Folgende Faktoren spielen hier eine Rolle:
- Verwaltungsart,
- Anzahl der Einheiten im Objekt,
- Alter des Gebäudes,
- Lage der Liegenschaft,
- Ausstattung,
- technische Einrichtungen,
- Zustand der Liegenschaft (eventueller Sanierungsstau)
Ein Haus, mit einem Gemeinschaftspool oder auch Fahrstühlen, benötigt mehr Aufwand für die Verwaltung, als eine Immobilie, die zum Beispiel nur einen kleinen Vorgarten hat.
Aufgaben der Verwaltung
Die Aufgaben einer Hausverwaltung einer WEG werden ebenfalls in dem Verwaltervertrag festgehalten. Hier gibt es auch ein paar gesetzliche Vorgaben (§27 Absatz 1 und 2 des Wohneigentümergesetzes). Folgende Aufgaben gehören aus rechtlicher Sicht zu den Aufgaben einer Verwaltung:
- die Verwaltung des gemeinschaftlichen Vermögens
- die ordnungsgemäße Buchführung über sämtliche Geldflüsse
- die Erstellung einer geordneten Jahresendabrechnung über die Einnahmen und Ausgaben der Eigentümergemeinschaft als Gesamtabrechnung und Einzelabrechnung für jeden Eigentümer
- die Erstellung eines Jahreswirtschaftsplanes
- die Vorbereitung, Einberufung und Abhaltung von Eigentümerversammlungen
- die Überwachung von Versicherungs- und Versorgungsverträgen, Hausmeisterdiensten sowie Handwerkerleistungen
- die Rechnungskontrolle und Absicherung des Zahlungsverkehrs
- technische Kontrollen zur Früherkennung notwendiger Reparaturen
- Auftragsvergabe bei beschlossenen Reparaturmaßnahmen
- die Einleitung von Sofortmaßnahmen im Havariefall
- die Sicherstellung der Einhaltung von Wartungsintervallen
- die Überwachung und Durchsetzung der Hausordnung
- u. v. m. …
Alle weiteren Dienstleistungen, wie die Betreuung von Baumaßnahmen, Beweissicherungsverfahren bei Nachbesserungen aus abgeschlossenen Bauleistungen, zusätzliche Abrechnungen etc. werden in diesen Fällen nach einem entsprechenden Stundensatz abgerechnet, der im Vertrag auch festgehalten werden sollte.
Eigentümerversammlung
Eines der Hauptaufgaben der WEG-Verwaltung ist das Organisieren der Eigentümerversammlung (ETV). Bei der Eigentümerversammlung gibt es einige rechtlichen Rahmenbedingungen, die befolgt werden müssen (§ 24 WEG). Generell müssen Verwalter:innen folgende Aufgaben bei der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung erfüllen:
| Vorbereitung | Durchführung | Nachbereitung |
|---|---|---|
| Hausgeldabrechnung des vergangenen Jahres und Erstellung des Wirtschaftsplans für das Folgejahr | Prüfung der Anwesenden und ob diese teilnahmeberechtigt sind | Protokoll fertigstellen und zur Verfügung stellen |
| Tagesordnung aufsetzen | Leitung der Versammlung | Beschlüsse in die Beschluss-Sammlung eintragen |
| Begehung der Immobilie, evtl. Erstellung eines Bestandsprotokolls | Abstimmungen durchführen und Ergebnisse bekannt geben | |
| Organisation des Versammlungsortes | Protokoll führen | |
| Einladungen der ETV an alle Eigentümer:innen schicken | ||
| Ablauf der Versammlung vorbereiten |
Wirtschaftspläne
In dem Wirtschaftsplan einer WEG werden die Einnahmen und Ausgaben der WEG für das nächste Geschäftsjahr geplant. Dieser Wirtschaftsplan muss von der Hausverwaltung bzw. der internen Verwalter:in erstellt werden.
Von einer internen Verwalter:in wird gesprochen, wenn eine der Beirät:innen die Verwaltung übernimmt bzw. die Gemeinschaft verwalterlos ist (Selbstverwaltung)
Eine professionelle Hausverwaltung hat den Überblick über die laufenden Kosten und Instandhaltungsmaßnahmen, die für das kommende Geschäftsjahr voraussichtlich anfallen werden. Sie kann auf Vergangenheitswerte und Informationen aus den Abrechnungen der Vorjahre zurückgreifen, um die Ausgaben für das kommende Jahr realistisch einzuschätzen. Zudem hat sie Kontakte zu Dienstleister:innen und Lieferanten, von denen sie Angebote und Kostenschätzungen einholen kann.
Basierend auf der Jahresabrechnung mit den tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben, kann der Wirtschaftsplan erstellt werden. In § 28 Absatz 1-2 wird gesetzlich festgehalten, was die Verwaltung in einen Wirtschaftsplan inkludieren muss. Das sind:
- die Vorschüsse zur Kostentragung und die vorgesehenen Rücklagen
- voraussichtlichen Einnahmen und Ausgaben
Der Wirtschaftsplan wird, bevor er den Eigentümer:innen bei der Eigentümerversammlung vorgestellt wird, zunächst vom Beirat geprüft. Diese versehen den Plan mit einer Stellungnahme und danach können entsprechende Beschlüsse auf der ETV getroffen werden.
WEG-Konto
Die Verwalter:in kriegt in der Regel eine Verfügungsberechtigung über Gemeinschaftsgelder. Das bedeutet, dass sie Zugriff auf das WEG-Bankkonto erhält. Dieses Konto gehört der WEG und beinhaltet das Gemeinschaftsvermögen der Eigentümer:innen.
Die Verwaltung sollte nie Eigentümer:in des Kontos sein. Das ist im Sinne der WEG, da das Konto beispielsweise im Falle einer Insolvenz der Verwaltung geschützt wäre. Da die Verwalter:in also nicht Eigentümer:in ist, handelt es sich hier um ein offenes Fremdgeldkonto und keinem Treuhandkonto.
Die Verwalter:in kümmert sich in der Regel auch um die Eröffnung des Kontos. Dabei werden meist zwei eröffnet:
- Das Rücklagenkonto
- Normales Girokonto
Das Konto für die Instandhaltungsrücklagen (Rücklagenkonto) wird separat vom normalen Girokonto geführt, da das Geld hier ausschließlich für außergewöhnliche Ausgaben benutzt wird.
Schriftlicher Verwaltervertrag
Aus rein rechtlicher Sicht muss nicht zwingend ein schriftlicher Vertrag zur Bestellung einer Verwaltung aufgesetzt werden. Dennoch sollte hierauf nie verzichtet werden. Der Vertrag legt alle Rahmenbedingungen des Dienstleistungsverhältnisses fest und sichert WEG und Verwaltung rechtlich ab.
Musterverträge des VDIV
Auf der Webseite des Verbands der Immobilienverwalter Deutschland e. V. (VDIV) findet sich eine Übersicht von Musterverträgen für eine Verwaltung. Bei diesen sind auch die Gesetzänderung 2022 berücksichtigt, die unter anderem besagen, dass Verwalter:innen nicht mehr nur aus wichtigen Gründen gekündigt werden dürfen, sondern auch ordentliche Kündigungen mit einer Frist von sechs Monaten gültig sind.
Wenn eine WEG mit einer Verwaltung zusammenarbeiten möchte, schickt die Verwaltung ihnen einen Vertrag. Mithilfe der Musterverträge vom VDIV können Eigentümer:innen die Verträge abgleichen und ggf. anpassen. Verträge, vor allem Verwalterverträge, sind durch die Definition der Aufgabenbereiche individuell und müssen zu den Bedürfnissen der WEG passen.
WEG-Reform: Auswirkungen auf die WEG-Verwaltung
2020 trat die Wohnungseigentumsgesetz-Reform in Kraft. Einige entscheidende Änderungen betrafen die Verwaltung. Mit der Reform erhielt diese mehr Rechte.
Folgendes hat sich also seit der WEG-Reform für die Verwaltung konkret geändert:
- Die WEG wird von ihrer Verwaltung grundsätzlich uneingeschränkt gerichtlich und außergerichtlich vertreten. Ausnahme: Für die Vertretung beim Grundstückskauf oder Aufnahme eines Kredits muss die WEG vorher einen entsprechenden Beschluss erfasst haben.
- Die Verwaltung kann und muss nach 27 Abs. 1 Nr. 1 WEG alle Entscheidungen treffen, die von untergeordneter Bedeutung sind und nicht zu erheblichen Verpflichtungen führen. Diese Regelung besteht vor allem dafür, dass eine Verwaltung aktiv werden kann, Fristen eingehalten werden müssen oder andere Entscheidungen getroffen werden müssen, um (wirtschaftliche) Nachteile für die WEG zu meiden. Dieses Recht kann die WEG aber in einem Verwaltervertrag entsprechend einschränken.
- Falls es zu einem Streitfall vor Gericht kommt, weil die WEG gegen die Verwaltung klagt, können die Prozesskosten nicht mehr der Verwaltung auferlegt werden. Das bedeutet nicht, dass die WEG ungeschützt ist: Hier können dann die materiell-rechtlichen Schadensersatzansprüche geltend gemacht werden.
Bestellung der Verwaltung
Bevor ein Verwaltervertrag überhaupt aufgesetzt werden kann, muss eine WEG die Verwaltung bestellen. Dabei folgt eine WEG folgenden Ablauf:
- Angebote einholen & vergleichen
- Eigentümerversammlung einberufen
- Vorstellung der potenziellen Verwalter:innen & anschließende Abstimmung
- Vertragsunterzeichnung
Abschluss des Verwaltervertrags
Der Verwaltervertrag ist zwar von hoher Relevanz, doch kommt der Vertrag letztendlich durch den Mehrheitsbeschluss der WEG und dem darauffolgenden Tätigwerden der Verwaltung zustande. Dennoch muss der Vertrag unterzeichnet werden, um alle rechtlichen Rahmenbedingungen festzuhalten**. Unterzeichnet wird der Verwaltervertrag von der Verwaltung und der Vorsitzenden des Verwaltungsbeirats oder einer Eigentümer:in, die von der WEG dazu berechtigt wurde**.
Unterschiede zur Mietverwaltung
Neben der WEG-Verwaltung gibt es auch noch die Mietverwaltung. Von einer Mietverwaltung wird gesprochen, wenn eine Verwalter:in von einer einzelnen Eigentümer:in engagiert wird, um sich um ihre Mietobjekte zu kümmern.
Bei einer Mietverwaltung erstellen Verwalter:innen oftmals einen eigenen, individuellen Leistungskatalog mit Aufgaben, die sie übernehmen können. Zu den gängigen Aufgaben in der Mietverwaltung gehören:
- die Verwaltung und das Eintreiben von Mietzahlungen,
- die laufende Buchhaltung für Wohnungen und gesamte Objekte,
- das Erstellen von Jahresabrechnungen und Wirtschaftsplänen und
- die Koordination und Bestellung von Handwerkern bei Sanierungen oder anderen Reparaturen.
Im Vergleich zu einer WEG-Verwaltung ist die Mietverwaltung sehr viel weniger umfangreich. Da hier aber zusätzlich sämtliche Kommunikation mit der Mieter:in anfällt, nicht weniger zeitaufwendig.
Fazit Verwaltervertrag
Nicht nur reine Formsache, sondern auch rechtlicher Schutz: Der Verwaltervertrag sollte gewissenhaft aufgesetzt werden. Es ist wichtig, den Aufgabenbereich und auch eventuelle Sondervergütung der Verwaltung im Vorhinein zu klären, um spätere Auseinandersetzungen zu vermeiden. Alle Aufgabenbereiche sollten von der WEG klar definiert werden. Mithilfe der Musterverträge des VDIVs können WEGs Verträge, die sie von Verwaltungen erhalten, abgleichen. WEG und Verwaltung können mit einem ordentlichen Verwaltervertrag von Beginn an klare Strukturen setzen, damit einer reibungslosen Zusammenarbeit nichts im Wege steht.
