Was kostet eine Hausverwaltung?

Inhaltsübersicht

Die Kosten einer Hausverwaltung sind für die meisten Eigentümer:innen nur wenig nachvollziehbar. Im Schnitt kostet die einfache Verwaltung einer Wohnung zwischen 20 und 40 Euro pro Monat in größeren Mehrfamilienhäusern mit 20 oder mehr Wohnungen.

Doch: Wie kalkulierten Immobilienverwaltungen eigentlich ihre Preise für die Hausverwaltung? Wovon der Preis pro Wohnung abhängt und wie Hausverwaltungen ihren Aufwand abschätzen, haben wir im Folgenden zusammengetragen.

  • Die Verwaltung einer Eigentumswohnung in einer Liegenschaft (einem Haus) mit mehr als 20 Wohnungen kostet im Schnitt mindestens 20 bis 30 Euro pro Monat. Für eine Mietwohnung zahlen Eigentümer:innen zwischen 30 und 40 Euro pro Monat in größeren Mietshäusern.
  • Gerade bei günstigen Anbieter:innen ist mit weniger Leistungsumfang bzw. höheren Folgekosten für die Bearbeitung von einzelnen Vorgängen zu rechnen.
  • Die Kosten für die Verwaltung sind von verschieden Faktoren abhängig, darunter Lage, Alter der Immobilie, Anzahl der Einheiten, die Verwaltungsart etc..
  • Im Schnitt rechnen wir mit einem durchschnittlichen Zeitaufwand von ca. 328 Stunden für die Betreuung eines Objektes pro Jahr (der Stundenaufwand kann je nach Größe und Komplexität einer Liegenschaft in Bezug auf technische Einrichtungen – Solar / Photovoltaik, Luftwärmepumpen etc., abweichen).

Was kostet eine Hausverwaltung im Schnitt?

Die Kosten einer Immobilienverwaltung liegen im Schnitt zwischen 20 und 40 Euro pro Einheit und Monat für Wohnungen in Häusern mit mehr als 20 Wohnungen, wenn es sich um die einfache Standardverwaltung handelt.

Dabei ist die tatsächliche Höhe von verschieden Faktoren abhängig und kann nicht allgemein angegeben werden.

Besonders der Umfang der Leistungen außerhalb von WEG-Recht, Teilungserklärung und Beschlüssen (im Falle einer WEG) oder Mietrecht, und entsprechender Verordnungen (im Falle der Mietverwaltung) bestimmen hierbei über den Preis.

Standardverwaltung bedeutet dabei, dass die Verwaltung nur die Mindestaufgaben (Buchhaltung, Zahlungsverkehr, Abrechnung und – bei der WEG-Verwaltung – die einmal jährliche Eigentümerversammlung) übernimmt. Alle weiteren Dienstleistungen, wie die Betreuung von Baumaßnahmen, Beweissicherungsverfahren bei Nachbesserungen aus abgeschlossenen Bauleistungen, zusätzliche Abrechnungen etc. werden in diesen Fällen nach einem entsprechenden Stundensatz abgerechnet.

Um diesen Durchschnitt zu berechnen, haben wir in den vergangenen Monaten die Preise für die Verwaltung von über 35.000 Wohneinheiten in Deutschland verglichen. Dabei haben wir folgenden Zusammenhang von Anzahl von Einheiten pro Objekt und Verwalterhonorar pro Einheit gefunden:

Auswertung einer Analyse von 35.000 Wohnungen in Deutschland zu den Kosten einer Hausverwaltung pro Monat nach Größenklasse des Hauses
Kosten der WEG-Verwaltung pro Einheit und Monat basierend auf einer Auswertung von 35.000 Wohnungen

Demnach kostet die einfache Verwaltung einer Eigentumswohnung im Schnitt zwischen 22,21 und 26,11 Euro inklusive Mehrwertsteuer. Die einfache Verwaltung einer Mietwohnung schlägt demnach mit mindestens 30 bis 40 Euro zu Buche.

Besonders bei preisgünstigen Anbietern leidet entweder die Qualität der Arbeiten (Stichwort: Falsche Jahresabrechnungen & unrealistische Wirtschaftspläne) oder es werden alle weiteren Leistungen zu überzogene Preisen abgerechnet. Bei einer etwas höheren Grundgebühr können Eigentümer:innen daher auch ein entsprechend höheres Leistungsniveau erwarten.

Beide Preisspannen sind dabei jedoch lediglich als Rahmengrößen zu sehen. Die wirklichen Kosten sind von Fall zu Fall unterschiedlich. Vor allem kleine Liegenschaften (Häuser) sind häufig deutlich teurer.

Im Einzelfall kommen Faktoren, wie Sanierungs- & Instandhaltungsstaus, sowie Zusatzleistungen, die nicht Bestandteil der normalen Verwalterleistungen sind, hinzu.

Unter den „normalen“ oder auch „klassischen“ WEG-Verwalterleistungen verstehen sich alle Leistungen, die durch WEG-Recht, Teilungserklärung oder auf Basis der Beschlüsse der Gemeinschaft vorgegeben sind.

In der Regel wird die Höhe des Verwalterhonorars für Mietwohnungen an der Jahresbruttokaltmiete festgemacht. Hierbei vereinbaren Verwalter:in und Eigentümer:in einen Prozentsatz des jährlichen Mietertrages als Verwaltervergütung.

Wovon hängen die Kosten einer Hausverwaltung ab?

Die Kosten einer Hausverwaltung sind von einer Vielzahl von Faktoren abhängig, dazu zählen:

  • Verwaltungsart,
  • Anzahl der Einheiten im Objekt,
  • Alter des Gebäudes,
  • Lage der Liegenschaft,
  • Ausstattung,
  • technische Einrichtungen,
  • Zustand der Liegenschaft (eventueller Sanierungsstau).

Vorteile der prozentualen Vergütung

Gerade die prozentuale Verwaltervergütung bei Mietverwaltungen ist, sowohl für die Vermietende als auch für die Hausverwaltung, eine spannende Gestaltungsmöglichkeit für die Verwaltervergütung.

Anders als bei einer Pauschale oder auch einer Berechnung pro Einheit orientiert sich die Verwaltergebühr hier direkt am Jahresbruttomietertrag (Kaltmiete + Nebenkostenvorauszahlung). Zwischen der Verwaltung und der Vermieter:in wird hierbei ein entsprechender Prozentsatz festgehalten. Dieser bestimmt die Höhe der Kosten der Verwaltung.

Der Vorteil einer solchen Berechnung: Die Mietverwaltung ist bestrebt, für eine durchgängige Vermietung der Wohnung zu sorgen und versucht immer, das Maximum an Mieterträgen zu erzielen.

Natürlich ist es Aufgabe jeder guten Hausverwaltung im Sinne der Eigentümer:in eine bestmögliche Bewirtschaftung der Wohnungen zu erreichen, ein wirtschaftlicher Anreiz kann jedoch die Motivation einer Verwaltung jedoch erhöhen.

Zudem sind die Kosten für die Vermieter:in deutlich einfacher zu berechnen. Gerade für professionelle Immobilieninvestor:innen spielt Planbarkeit eine besonders große Rolle.

Durch das Festlegen eines prozentualen Honorars lässt sich hier die Planung vereinfachen.

Verwaltungsart

Das grundlegende Kriterium ist hierbei die Verwaltungsart. Dabei werden WEG-Verwaltung, Mietverwaltung und Sondereigentumsverwaltung unterschieden.

Die Aufgaben der WEG-Verwaltung zur Betreuung einer Liegenschaft ergeben sich aus dem Wohnungseigentumsgesetz, den Regelungen der Teilungserklärung, den Beschlüssen der Eigentümergemeinschaft und den Vereinbarungen aus dem Verwaltervertrag. Neben den buchhalterischen Aufgaben wird auch von den Kunden / Miteigentümern eine technische, wirtschaftliche und administrative Leistung erwartet.

Bei der Mietverwaltung sind die Leistungen durch das Mietrecht, die Betriebskostenverordnung und den im Verwaltervertrag getroffenen Vereinbarungen geregelt.

In den meisten Fällen umfasst die Mietverwaltung neben der Mietbuchhaltung auch die Mieterkommunikation, die Erstellung der Neben- / Betriebskostenabrechnungen, die Neuvermietung mit Erstellung der Mietverträge und die damit einhergehende Erstellung von Wohnungsabnahmeprotokollen und Wohnungsübergabeprotokolle und die Planung mit Koordination von Erhaltungsmaßnahmen.

Auch die Erstellung von mindestens jährlichen einer Einnahmen- / Überschussrechnungen für den Eigentümer zur Verwendung in seiner Einkommensteuererklärung, ist überwiegend Bestandteil der Mietverwaltung.

Mehr zu den Leistungen und Aufgaben einer Immobilienverwaltung lesen Sie in unserem Artikel: Was macht eine Hausverwaltung?

Je nach getroffener Vereinbarung mit dem Eigentümer einer Liegenschaft, kann daher die Gebühren für eine Mietverwaltung in der Regel höher ausfallen als in der WEG-Verwaltung.

Bei der Sondereigentumsverwaltung handelt es sich um die Verwaltung von einzelnen Wohnungen innerhalb einer Wohneigentümergemeinschaft.

Die Kosten der Sondereigentumsverwaltung richten sich ebenfalls wieder nach dem Umstand der im Verwaltervertrag vereinbarten / getroffenen Regelungen. Diesen werden natürlich, wie bei der Mietverwaltung, von den Regelungen des Mietrechts und der Betriebskostenverordnung bestimmt.

Die Aufgaben des Verwalters sind dabei nahezu ähnlich denen der Mietverwaltung, nur eben auf eine einzelne Wohneinheit hin bezogen.

Hier sind die Kosten zuerst einmal davon abhängig, ob die angefragte Verwaltung bereits die WEG-Verwaltung für diese Liegenschaft durchführt oder nicht. Soll eine Drittverwaltung die Sondereigentumsverwaltung übernehmen, werden deutlich höhere Preise veranschlagt, als wenn die bestellte Verwaltung diese zusätzlich übernehmen soll.

Anzahl der Einheiten

Auch die Anzahl der Wohnungen in einer Liegenschaft (einem Haus) hat mehr oder minder einen direkten Einfluss auf die Kosten der Verwaltung.

Allgemein kann festgehalten werden, dass die Kosten je Einheit bei der WEG-Verwaltung mit steigender Anzahl der Einheiten meist günstiger werden.

Die Einzelpreise bei einer Liegenschaft in der WEG-Verwaltung mit z. B. 300 Wohneinheiten ist deutlich günstiger als eine WEG-Verwaltung mit z. B. 5 Wohneinheiten. Dies liegt daran, dass der Grundaufwand der zu verrichtenden Arbeiten, wie z. B. die Buchhaltung mit Mahnwesen und eventueller Rechtsverfolgung, die Abrechnungserstellung, Beiratssitzungen und die Durchführung der Eigentümerversammlung gleichbleibend sind.

Aus diesem Grund müssen die Kosten je Einheit bei kleineren Liegenschaften deutlich höher sein, damit die Grundkosten für das benötigte Personal und sonstige anteiligen Kosten für Büro-, Kfz-, Hard- und Softwarekosten etc., gedeckt sind.

Alter des Gebäudes und der Gebäudezustand

Auch der Zustand und das Alter eines Gebäudes haben direkten Einfluss auf den Preis der Betreuung.

Wenn ein Objekt bereits in die Jahre gekommen ist, steigt die Wahrscheinlichkeit für Schäden und der damit einhergehenden Verwaltungsaufwand für die Durchführung, Betreuung, Organisation, Logistik und Planung von Erhaltungsmaßnahmen (teilweise unter Hinzuziehung von notwendigen Fachplanern).

Um dies zu kompensieren, werden hier von vornherein etwas höhere Verwalterhonorare aufgerufen, um die Kosten für den Mehraufwand an Personal, Kfz- und allgemeine sonstige Kosten gedeckt zu bekommen.

Gleiches gilt, wenn es offensichtliche Renovierungs- oder Sanierungsstaus gibt.

An dieser Stelle möchten wir erwähnen, dass eine Verwaltungsgesellschaft, wie jede andere Unternehmung, ein kaufmännisch geführtes Unternehmen ist, welches umsatzorientiert ist und Gewinne erwirtschaften möchte und nicht nur sprichwörtlich Geld tauschen.

Dies sollte sicherlich auch jeder Eigentümer- / Miteigentümer:in klar und bewusst sein. Denn die Unternehmer:in einer Verwaltung möchte auch ein Einkommen für sein unternehmerisches Risiko und der von ihm zu tragenden Sozialverantwortung, erhalten.

Lage und Region

Letztlich spielt auch die Lage eines Objektes eine entscheidende Rolle für die Preisgestaltung. So wird etwa eine Verwaltung für ein Objekt in Düsseldorf zumeist teurer sein als in Wuppertal.

Grundsätzlich ist die Verwaltung von Objekten in Innenstädten immer etwas teurer als auf dem Land oder in Randregionen.

Streitigkeiten in der WEG

Speziell im Fall der WEG-Verwaltung kann auch die Harmonie innerhalb der Gemeinschaft eine Rolle spielen.

Ist im Vorfeld bekannt, dass eine WEG stark zerstritten ist, rechnen Verwalter:innen grundsätzlich mit einem höheren Aufwand bei der Beschlussfassung, der Abrechnung und der generellen Ausführung ihrer Aufgaben.

Grundlage sind dabei immer die Erfahrungswerte der zertifizierten Verwalter:in.

Was sind Verwaltergebühren?

Verwaltergebühren ist im Allgemeinen das Honorar / Entgelt, welches eine Verwaltung monatlich für seine Dienstleistung erhält. Dies ist in etwa mit dem monatlichen Entgelt eines angestellten Mitarbeiters zu verstehen, der für seien vertraglich vereinbarte Arbeit ein Honorar / Arbeitslohn erhält.

Wie werden Kosten durch WEG-Verwaltungen kalkuliert?

In diesem Fall können wir nur für uns als Erste Hausverwaltung sprechen.

Aus der Erfahrung schätzen wir aber folgende Zeitaufwände für die Betreuung eines Objektes (nachstehende Angaben beruhen auf Erfahrungswerte durchschnittlicher Liegenschaften – je nach Liegenschaft kann der Stundenaufwand nach oben oder unten abweichen):

Zeitaufwand fürStunden pro Jahr
Buchhaltung      36 Stunden
Rechnungserfassung78 Stunden
Messdatenerfassung6 bis 8 Stunden
Abrechnungserstellung15 Stunden
  
Wirtschaftliche Betreuung~ 136 Stunden
  
Vorbereitung Eigentümerversammlung6 bis 9 Stunden
Durchführung der Versammlung (2 Mitarbeiter:innen inkl. Anfahrt)6 bis 10 Stunden
Nachbereitung Eigentümerversammlung6 bis 9 Stunden
  
Eigentümerversammlung~ 23 Stunden
 
regelmäßige kaufmännische / technische Objektbetreuung~ 169 Stunden
 
Aufwand pro Jahr~ 328 Stunden
Zeitaufwand einer Hausverwaltung bei der Bewirtschaftung einer Liegenschaft (eines Hauses) im Mittel anhand von Erfahrungswerten

Für die laufenden Buchhaltung setzen wir pro Monat einen Zeitaufwand von 2,5 bis 3,5 Stunden an (somit ca. 36 Stunden p.A.) Den wöchentlichen Zahlungsverkehr sehen wir bei einem Aufwand (Erfassung / Zahlung / Ablage) von 1 bis 2 Stunden pro Woche (somit ca. 78 Stunden p.A.).

Die Messdatenerfassung, Aufgabe der Heizkosten beim Abrechner und die Einpflege in die Abrechnung kalkulieren wir mit 6 bis 8 Stunden, für die Erstellung der Gesamt- / Einzelabrechnungen benötigt unsere Fachkraft ca. 1 ½ bis 2 Arbeitstage (also ca. 15 Stunden). Somit ist bei einem Objekt nur für die vorgenannte Dienstleistung mit einem Arbeitsaufwand von ca. 136 Arbeitsstunden im Jahr Minimum zu kalkulieren.

Hinzukommen noch Zeiten für die jährliche Eigentümerversammlung.

Die Vorbereitung einer regelmäßigen Versammlung für ein Objekt nach entsprechender durchschnittlicher Größe und Qualität nimmt ca. 6 bis 9 Stunden in Anspruch. Die Durchführung der Versammlung setzen wir mit ca. 6 bis 10 Stunden (zwei Mitarbeiter inkl. An- und Abfahrt sowie Vorbereitung vor Ort) an.

Die Nachbereitung (Protokollerstellung und die Umsetzung „kleinerer“ Beschlüsse oder auf der Versammlung abgestimmter Arbeiten) wird erfahrungsgemäß 6 bis 9 Stunden in Anspruch nehmen. Der Gesamtaufwand für die Eigentümerversammlung liegt damit bei ca. 23 Stunden p.a.

Die regelmäßige kaufmännische / technische Objektbetreuung liegt erfahrungsgemäß bei einem Aufwand von wöchentlich ca. 2 ½ bis 4 Stunden, im gewichteten Mittel ergeben dies durchschnittlich ca. 169 Stunden p.a.

Der Grundaufwand für eine Immobilie, die eine ordnungsgemäße Verwaltung benötigt, liegt in Summe somit bei ca. 328 Arbeitsstunden im Jahr für den/die Objekt- / Sachbearbeiter.

Billiganbieter für Immobilienverwaltung

Eine gute Hausverwaltung ist ihren Preis wert, auch wenn er etwas höher angesetzt ist.

Ein geringer Preis kann dazu führen, dass Reparaturen und Instandhaltungen (allgemein als Erhaltungsmaßnahmen benannt) vernachlässigt werden und es zu einem Sanierungsstau kommen kann.

Im Netz finden sich immer wieder Angebote zu 20 Euro pro Wohnung und Monat. Diese „Billigangebote“ haben einen klaren Nachteil: Die Verwalter:innen leisten hier meist nur das absolute Minimum. Leistungen, die über das Mindestmaß hinaus gehen müssen, häufig teuer bezahlt werden.

Sprechen Anbieter von sogenannten Buchhaltungspakten oder von Selbstverwaltung und bieten diese für weniger als 20 Euro im Monat an, können sich Eigentümer:innen sicher sein, man bekommt auch nur genau das: Einen Buchhaltungsservice für die Miet- oder WEG-Buchhaltung.

Alle anderen Leistungen, wie die Durchführung der Eigentümerversammlung, Beauftragung und Koordination, Abwicklung von Versicherungsschäden, Mahnwesen gegen Mieter:innen oder Miteigentümer:innen und das technische / juristische / kaufmännische Fachwissen muss durch die Gemeinschaft, die Beirät:in oder die Vermieter:in selbst geleistet werden.

Eine gute WEG-Verwaltung arbeitet mit qualifizierten und erfahrenen Mitarbeiter:innen, die über die notwendige Aus- und Weiterbildungen verfügen.

Welchen Aufwand haben Hausverwaltungen?

Der Aufwand für die Verwaltung einer Immobilie ist primär von dem Umfang der Aufgaben der Verwalter:in abhängig.

Während große Wohnanlagen durch ihre Vielzahl an technischen Anlagen (Zentralheizungen, Klimaanlagen, Fahrstühlen etc.) tendenziell mehr zusätzlichen Verwaltungsaufwand bedeuten, sind es bei kleinen Objekten vornehmlich die „Standardaufgaben“.

Auch das Alter und der Zustand eines Gebäudes spielen eine Rolle bei der Bemessung des Aufwandes. Sind viele Instandhaltungsmaßnahmen oder zusätzliche Modernisierungen in den nächsten Monaten oder Jahren ersichtlich, so steigt der Aufwand in der Betreuung dieser.

Für alle Tätigkeiten muss eine Hausverwaltung qualifiziertes Personal bereitstellen.

Nach der WEG-Reform haben Eigentümer:innen einer WEG ein Recht auf eine zertifizierte Verwalter:in. Das bedeutet, dass sich Verwalter:innen stetig weiterbilden müssen, um diese Qualifikation zu erlagen und zu erhalten.

Zusätzlich wird von den Verwalter:innen verlangt, sowohl im WEG- als auch im Mietrecht einen juristengleichen Expertenstatus vorzuweisen.

Neben den sogenannten Objektbetreuer:innen, welche sich um die kaufmännische, technische und allgemeine/juristische Betreuung einer Liegenschaft / eines Hauses kümmern, sind zusätzlich im Hintergrund die Buchhalter:innen tätig.

Diese Buchhalter:innen stellen die pünktliche Zahlung von Rechnungen, deren korrekte Verbuchung und inhaltlich richtige Abrechnungen sicher.

Im Rahmen der Mietverwaltung kümmern sie sich zudem um Mahnwesen und die Kontrolle der Mietzahlungen.

Neben den Personalkosten wird auch das Thema der richtigen IT-Ausstattungen und Softwarelösungen für die Kommunikation mit den Eigentümer:innen, aber auch für die Buchhaltung und Schadensabwicklung immer wichtiger. Auch diese verursacht Kosten.

Ebenso Tools für eine digitale (hybride) Eigentümerversammlung. Software, die den Ansprüchen einer ordentlichen Eigentümerversammlung genügen, haben ihren Preis. Daher erheben Verwaltungen hierfür zum Teil ein Aufschlag auf die Verwalterhonorare oder rechnen dies als Sonderleistung ab.

Wer trägt die Kosten für die Hausverwaltung?

In einer Eigentümergemeinschaft werden die Kosten der Verwaltung des Gemeinschaftseigentums entsprechend auf die einzelnen Einheiten verteilt (die Kostenverteilung ergibt sich meist aus der Teilungserklärung einer Liegenschaft oder einer späteren Beschlussfassung durch die Gemeinschaft).

Bei der Mietverwaltung zahlt diese Kosten die Vermieter:in. Kosten für die Verwaltung von Mietwohnungen gehören indes zu den nicht umlegbaren Kosten und dürfen daher nicht im Rahmen der Nebenkostenabrechnung auf die Mieter:innen umgelegt werden. Gleiches gilt auch für die Kosten der Sondereigentumsverwaltung (einzige Ausnahme dabei bildet Gewerbeimmobilien, dort kann abweichend etwas anderes vereinbart werden.

Allerdings lassen sich die Kosten der Verwaltung im Rahmen der Einkommenssteuererklärung als Werbekosten steuerlich geltend machen.

Welche Aufgaben übernimmt die Verwaltung

Die Aufgaben und Befugnisse einer WEG-Verwaltung ergeben sich aus dem Wohneigentumsgesetz, der Teilungserklärung einer Liegenschaft und den gefassten Beschlüssen der jeweiligen Gemeinschaft. Sie umfassen vorwiegend die kaufmännische, technische und wirtschaftliche Betreuung einer Wohneigentümergemeinschaft (WEG).

Darunter fallen neben der Buchhaltung auch beschlossene Erhaltungsmaßnahmen oder sogenannte bauliche Veränderungen und damit einhergehend die Koordination, Beauftragung und Kontrolle von Handwerker:innen, Sachverständigen und anderen Dienstleister:innen, der Abschluss von Verträgen mit Versicherungen, Versorgern und Co. die Erstellung von Wirtschaftsplänen und Abrechnungen, das Erfassen von Messdaten etc..

FAQ: Kosten Immobilienverwaltung

Hinweis: Unsere Beiträge und Inhalte stellen keine rechtliche Beratung dar und ersetzen keine Rechtsberatung durch entsprechende Fachanwälte. Sollten konkrete rechtliche Probleme bestehen empfehlen wir immer die Beratung durch einen fachkundigen Anwalt.

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Felix Ritschel

Felix Ritschel ist ein erfahrener Experte im Bereich der Immobilienwirtschaft und Growth Manager der Erste Hausverwaltung GmbH. Durch seine Erfahrung in verschiedenen Bereichen der Immobilienbrachen bringt Felix fundiertes Wissen und praktische Erfahrungen ein.

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Felix Ritschel ist ein erfahrener Experte im Bereich der Immobilienwirtschaft und Growth Manager der Erste Hausverwaltung GmbH. Durch seine Erfahrung in verschiedenen Bereichen der Immobilienbranche bringt Felix fundiertes Wissen und praktische Erfahrungen ein.

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2 Antworten

  1. Danke für den Beitrag. Gut zu wissen, dass die Lage des Objektes bei den Kosten der Hausverwaltung eine Rolle spielt. Ich überlege mir eine Objektbetreuung für meine Firma zu organisieren.

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