Was macht eine Hausverwaltung?

Bei einer Hausverwaltung handelt es sich um ein Unternehmen, das sich um die kaufmännische, technische und operative Betreuung von Immobilien kümmert. Doch was sind die Aufgaben einer Hausverwaltung?

Die Immobilienverwaltung kann durch eine einzelne Person (Verwalter:in) oder wie im Beispiel der Ersten Hausverwaltung, von einem Team von Experten durchgeführt werden. Zu den betreuten Immobilien zählen Wohnhäuser, Wohnanlagen, Eigentumswohnungen sowie Gewerbeobjekte.

Was sind Aufgaben einer Hausverwaltung?

Welche Aufgaben eine Hausverwaltung zu erledigen hat, ist nur für Wohneigentümergemeinschaften gesetzlich geregelt. Nach dem neugeregelten §27 Absatz 1 und 2 des Wohneigentümergesetzes gehören zu den Aufgaben einer WEG-Verwaltung vor allem:

  • die Verwaltung des gemeinschaftlichen Vermögens
  • die ordnungsgemäße Buchführung über sämtliche Geldflüsse
  • die Erstellung einer geordneten Jahresenabrechnung über die Einnahmen und Ausgaben der Eigentümergemeinschaft als Gesamtabrechnung und Einzelabrechnung für jeden Eigentümer
  • die Erstellung eines Jahreswirtschaftsplanes
  • die Vorbereitung, Einberufung und Abhaltung von Eigentümerversammlungen
  • die Überwachung von Versicherungs- und Versorgungsverträgen, Hausmeisterdiensten sowie Handwerkerleistungen
  • die Rechnungskontrolle und Absicherung des Zahlungsverkehrs
  • technische Kontrollen zur Früherkennung notwendiger Reparaturen
  • Auftragsvergabe bei beschlossenen Reparaturmaßnahmen
  • die Einleitung von Sofortmaßnahmen im Havariefall
  • die Sicherstellung der Einhaltung von Wartungsintervallen
  • die Überwachung und Durchsetzung der Hausordnung
  • u. v. m. …
Aufgaben einer Hausverwaltung für Wohn- und Gewerbeimmobilien.

Darüber hinaus, vor allem bei Mieteigentum, erstellen Verwalter:innen einen eigenen, individuellen Leistungskatalog mit Aufgaben, die sie übernehmen können. Zu den gängigen Aufgaben in der Mietverwaltung gehört zumeist die Verwaltung und das Eintreiben von Mietzahlungen, die laufende Buchhaltung für Wohnungen und gesamte Objekte, das Erstellen von Jahresabrechnungen und Wirtschaftsplänen sowie die Koordination und Bestellung von Handwerkern bei Sanierungen oder anderen Reparaturen.

Die wichtigsten Aufgaben in der Mietverwaltung sind:

  • Vereinnahmen und Verwaltung der Mieten
  • Anmahnen fälliger Mietzahlungen
  • Erstellung der Nebenkostenabrechnungen
  • Bezahlung anfallender Kosten
  • Beauftragung von Versorgungsleistungen
  • Mahnwesen, Betrieb und Kontrolle von Einrichtungen
  • Steuerung von Dienstleistern
  • Durchführung von Instandhaltungsmaßnahmen
  • Organisierung eines Hausmeisterservices
  • Durchführung von Modernisierungen
  • Vertretung des Eigentümers als juristische Person gegenüber Dritten

Die Aufgaben Ihrer Verwalter:in kann dem Verwaltervertrag entnommen werden. In einigen Fällen sind bestimmte Leistungen nicht pauschal in der Verwaltervergütung enthalten, sondern sind zusätzliche Leistungen, die gesondert abgerechnet werden.

Klassische Aufgaben einer Hausverwaltung

Die klassischen Aufgaben einer Hausverwaltung lassen sich in technische, kaufmännische und wirtschaftliche Aufgaben unterteilen.

Im Bereich der technischen Hausverwaltung geht es vor allem um die Instandhaltung von Gebäuden und Anlagen, sowie die Modernisierung (hier ist die energetische Modernisierung bzw. Sanierung älterer Gebäude besonders wichtig). Dabei ist es Kernaufgabe der Verwalter:in sich regelmäßig einen Eindruck vom Zustand des Objektes zu verschaffen und eventuelle Probleme frühzeitig zu erkennen und gegebenenfalls zu beheben. Sollte eine Reparatur oder andere Instandhaltungsarbeiten anstehen, kümmert sich die Verwalter:in um die Ausschreibung der Maßnahme und engagiert entsprechende Handwerker.

Mängel frühzeitig zu erkennen ist entscheidend, um die Instandhaltungskosten im Nachgang so gering wie möglich zu halten. Unsere Verwalter:innen sind daher regelmäßig persönlich vor Ort und begutachten den aktuellen Zustand des Objektes. Außerdem reagieren wir im Schadensfall schnell und verhindern so, dass beispielsweise aus einem kleinen Leck ein großer Wasserschaden wird.

Die wirtschaftliche Hausverwaltung ist besonders für WEGs (Wohn-Eigentümer-Gemeinschaften) wichtig. Hier ist es Aufgabe der Verwalter:in eingehende Rechnungen zu prüfen, zu bezahlen und in der Buchhaltung der WEG zu erfassen. Zudem erstellt die Verwalter:in im Nachgang eines jeden Jahres eine Hausgeldabrechnung mit einer genauen Aufstellung der einzelnen Aufwendungen. Die Abrechnung umfasst auch die Umlage auf die einzelnen Eigentümer entsprechend dem Umlageschlüssel. Voraussehend wird zudem ein neuer Wirtschaftsplan für das nächste Jahr erstellt. Dabei werden geplante Sanierungskosten und andere Ausgaben auf Grund von Vorjahren, Erfahrungswerten und bereits eingeholten Angeboten aufgeschlüsselt und die zu erwartenden Kosten für die Eigentümer (Hausgeld) errechnet.

Der dritte Aufgabenbereich umfasst die kaufmännische Verwaltung. Neben der Betreuung von Geldern und der Instandhaltung zählt auch die Kostenoptimierung und die Abwicklung von Schadensfällen bei Versicherungen oder vor Gericht zu den Aufgaben der Verwalter:in. Auch die Vertretung der WEG oder der Eigentümer:in gegenüber Mieter:innen/Eigentümer:innen, die mit ihren Zahlungen im Rückstand sind oder ihren Pflichten in der Gemeinschaft nicht nachkommen, kann von der Verwalter:in übernommen werden.

Besonders die ständige Optimierung von Verträgen für Gas, Strom und Wasser kann bares Geld für die Bewohner sparen. Daher ist uns bei der Ersten Hausverwaltung die ständige Vertragsoptimierung besonders wichtig.

Welche Arten der Hausverwaltung gibt es?

Die Art der Verwaltung ist vor allem abhängig von der Art der Immobilien und deren Bewirtschaftung. Bei Wohnimmobilien gibt es die Mietverwaltung, die WEG-Verwaltung, sowie die Sondereigentumsverwaltung.

Was bedeutet Mietverwaltung?

Bei der Mietverwaltung wird eine Wohn- oder Gewerbeimmobilie  mit einer Einzel-Eigentümer:in durch eine externe Hausverwaltung betreut. Diese Verwaltung vertritt die Interessen der Eigentümer:in gegenüber den Mieter:innen und Dritten. Dritte können in diesem Fall Handwerker:innen oder auch Energie- & Wasserversorger sein, mit denen die Verwaltung entsprechende Verträge abschließt und deren Erfüllung beaufsichtigt.

In erster Linie fungiert die Verwalter:in als Ansprechpartner:in für die Mieter der Wohnungen und der gesamten Wohnanlagen. Wenn Probleme in den Wohnungen oder in den Außenanlagen des Objektes auftreten, ist es Aufgabe und Pflicht der Verwaltung, sich schnellstmöglich um eine nachhaltige und langfristige Problemlösung zu kümmern. So plant die Hausverwaltung in Abstimmung mit Eigentümern und gegebenenfalls Mietern anstehende Renovierungen und Sanierungen von Gebäudeteilen. Besonderes Augenmerk liegt hier auf der stetigen energetischen Sanierung, die in den letzten Jahren immer geworden sind.

Mietverwaltung für Wohnimmobilien - Erste Hausverwaltung
Mietverwaltung für Vermietete Wohnung in reinen Mietshäusern

Daher ist der erste Schritt nach Auftreten eines Schadensfalls die unmittelbare Kontaktaufnahme mit der zuständigen Verwaltung. Im Idealfall finden in regelmäßigen Abständen Inspektionen vor Ort statt, bei denen der Zustand des Mietshauses sowie der Außenanlagen begutachtet wird.

Eintreiben von Mieten & Mietrückständen

Die Beaufsichtigung der pünktlichen Zahlung des vereinbarten Mietpreises ist die wohl wichtigste wirtschaftliche Aufgabe der Verwaltung. So prüft die Hausverwaltung die Höhe der Zahlungen und kümmert sich um eventuelle Mietrückstände der Mieter:in. Dabei ist die Verwaltung durch die Vermieter:in ermächtigt, in ihrem Namen Mahnverfahren bzw. weitere juristische Schritte einzuleiten. Auch die Vertretung der Eigentümer:in vor Gericht kann durch die Hausverwaltung erfolgen.

Neben der Überwachung der eingehenden Mietzahlungen ist auch die Mietanpassung häufig Aufgabe der Verwalter:in. Dabei haben die Verwaltungen den örtlichen Mietwohnungsmarkt und eventuelle regionale Mietobergrenzen (Mietpreisbremse) ständig im Blick. Die Herausforderung für die Verwalter:in liegt hier vor allem darin, das wirtschaftliche Optimum für Vermieter (Eigentümer) und Mieter zu finden.

Mietverwaltung als Wohnungsmakler

Im Fall eines Auszugs der Mieter:innen kann die Neuvermietung ebenfalls Aufgabe der Mietverwaltung sein. Der Maklerservice für Mietwohnungen ist nicht generell Teil des Leistungsangebotes einer Verwaltung, jedoch häufig eine mögliche Zusatzleistung. Das Wissen um den Gebäudezustand, die Lage und die Mietergemeinschaft ermöglichen der Verwalter:in ein individuelles Exposé zu erstellen. So kann eine fachkundige Verwalter:in auf Grund der ermittelten Informationen zum Mietbewerber und einer Bonitätsprüfung einschätzen, ob ein Interessent in die Mietergemeinschaft passt und Konfliktpotential bereits im Vorfeld umgehen.

WEG-Verwaltung - Wohneigtumsverwaltung - Erste Hausverwaltung
Verwaltung für Gemeinschaften von Eigentumswohnungen

Was ist WEG-Verwaltung?

Bei der WEG-Verwaltung handelt es sich um die Verwaltung sogenannter Wohn-Eigentümer-Gemeinschaften. Der Begriff stammt aus dem deutschen Wohneigentumsrecht. Dabei gehört eine Wohnimmobilie mehreren Eigentümern gemeinschaftlich, oder kurz: Ein Objekt mit mehreren Eigentumswohnungen. Zu den Aufgaben gehören die technische, wirtschaftliche und kaufmännische Betreuung der WEG sowie die Erstellung und Durchsetzung einer entsprechenden Hausordnung.

Grundlage für die ordnungsgemäße Verwaltung ist das WEG-Gesetz. Die Verwalter:in einer WEG wird durch Mehrheitsbeschluss der Eigentümerversammlung bestellt. Die Bestellung gilt im Anschluss für maximal 5 (im Falle eines Neubaus und bei erster Bestellung für 3 Jahre). Sobald eine Verwalter:in bestellt ist, kümmert sich diese im Anschluss um die korrekte Einbestellung und Durchführung aller weiteren Eigentümerversammlungen.

Abrechnung & Mahnung

Auch in einer Wohn-Eigentümer-Gemeinschaft werden Zahlungen durch die Eigentümer:innen fällig. Diese Hausgeld-Zahlungen sind analog zu Mieten ebenfalls monatlich fällig. Aufgabe des Verwaltenden ist hier, die Zahlungen der Hausgelder zu überwachen und versäumte Zahlungen der Eigentümer:innen einzutreiben. Dazu erhält die Verwaltung mit Bestellung durch die Eigentümerversammlung das Recht, in deren Namen Mahnungen zu versenden bzw. diese im schlimmsten Fall auch juristisch zu vertreten. Häufig erfolgt die juristische Vertretung in direkter Zusammenarbeit mit einem entsprechenden Anwalt.

Ein Teil des Hausgeldes wird zudem in Form einer Rücklage auf einem gesonderten Konto hinterlegt. Dieses dient vor allem zur Finanzierung von Sanierungsmaßnahmen in der Zukunft.

Wirtschaftsplan und Abrechnung

Neben der Beaufsichtigung und Nachverfolgung der eingehenden Zahlungen der Eigentümer:innen gehört auch die Prüfung, Bezahlung und richtige Verbuchung von Auszahlungen zu den Aufgaben der Hausverwalter:in. Alle Auszahlungen müssen unveränderlich gespeichert werden und bedürfen einer zugrundeliegenden, detaillierten Rechnung. Zur Gegenüberstellung von Ein- und Auszahlungen ist eine klassische Einnahmen-Überschussrechnung ausreichend.

Im Vorfeld eines jeden Jahres erstellt der Verwaltende einen Wirtschaftsplan, der die zu erwartenden Zahlungen des kommenden Jahres prognostiziert und auch die voraussichtlichen Hausgeldzahlungen bemisst. Dabei errechnet die Verwaltung auf Basis bestehender Verträge und Erfahrungen aus den Vorjahren die benötigten Gelder und legt diese entsprechend der Teilungserklärung und des vereinbarten Umlagespiegels auf die einzelnen Eigentümer:innen um.

Nach Abschluss des Wirtschaftsjahres erfolgt die Endabrechnung analog, hierfür bilden tatsächliche Rechnungen und Auszahlungen die Basis der Kalkulation. Differenzen zwischen Wirtschaftsplan und Abrechnung werden im Rahmen einer entsprechenden Nachzahlung ausgeglichen. Sollte mehr Geld eingezahlt worden sein als im Wirtschaftsplan veranschlagt, kann das Geld entweder der Rücklage zugeführt oder an die Eigentümer:innen ausgezahlt werden.

Instandhaltung und Sanierung

Der dritte Tätigkeitsbereich der WEG-Verwaltung umfasst die technische Betreuung der Immobilie. Dazu ist es wichtig zu wissen: Eine Hausverwaltung ist nicht unbedingt auch ein Hausmeister-Service. Einige Verwaltungen bieten zwar einen zusätzlichen Hausmeister-Service von sich aus an, aber dabei handelt es sich in der Regel um eine zusätzliche Leistung, die entsprechend abgerechnet wird.

Die eigentliche Aufgabe einer Hauverwaltung besteht hingegen in der Bedarfsermittlung, Beauftragung und Beaufsichtigung von Reparaturmaßnahmen, Instandhaltungen und Sanierungsmaßnahmen. Dazu muss sich die Verwaltung regelmäßig einen Eindruck des aktuellen Zustands der Immobilie verschaffen und hierbei vor allem auch auf versteckte Schäden oder potenzielle zukünftige Probleme achten. Sollte der Verwalter:in ein Problem auffallen oder auch durch die Eigentümer:innen zugetragen werden, ist es die Aufgabe der Verwaltung eine Handwerker:in zu suchen und mit der Behebung des Schadens zu beauftragen. Bei größeren Sanierungsmaßnahmen schreiben die Verwaltungen die Projekte entsprechend aus und ermitteln das Angebot mit dem besten Preis-Leistungsverhältnis. Wichtig ist zu unterscheiden, ob es sich um eine Reparatur, die schnell erfolgen muss oder um eine Sanierung/Modernisierung/Renovierung handelt, die länger vorbereitet werden muß.

Vorausschauende Verwalter:innen erstellen zudem einen langfristigen Sanierungsplan, in dem Maßnahmen, die in regelmäßigen Abständen erfolgen müssen, aufgeführt sind. Diese Planungen bilden zudem die Basis für die Kalkulation der Rücklagen der WEG.

Eigentümerversammlung

Die Eigentümerversammlung muss einmal im Jahr erfolgen. Teil der Versammlung sind alle Eigentümer:innen der Gemeinschaft. Diese bestellt auch die Verwaltung durch einen entsprechenden Beschluss. Ist eine Verwalter:in bestellt, kümmert sich diese in den folgenden Jahren auch um die fristgerechte Einbestellung der Eigentümerversammlung.

Alle großen Sanierungs-/Modernisierungs-/Renovierungs-Maßnahmen am Gebäude müssen bei der jährlichen Versammlung vorgetragen und durch die Mehrheit der Eigentümer:innen beschlossen werden.

Während der Versammlung ist die WEG-Verwalter:in für das Führen des Protokolls und die Leitung, sowie den richtigen Ablauf zuständig. Bei Abstimmungen hat die Verwaltung allerdings kein Stimmrecht, sondern ist nur für die Erfassung der Beschlüsse und Stimmverhältnisse zuständig. Von der WEG-Versammlung getroffene Beschlüsse müssen im Anschluss durch die Verwaltung durchgesetzt werden.

Was meint Sondereigentumsverwaltung?

Von Sondereigentum ist die Rede, wenn innerhalb einer WEG eine oder mehrere Wohnungen vermietet sind. Diese vermieteten Eigentumswohnungen sind dann Sondereigentum. Die Aufgaben der Verwaltung unterscheidet sich dabei nur unwesentlich von einer klassischen WEG. Die Mieter von Wohnungen in einer WEG sind jedoch nicht Bestandteil der Eigentümerversammlung und haben kein Stimmrecht.

Unterschied zwischen Sondereigentum und Gemeinschaftseigentum

Zusätzlich zu den Zuständigkeiten für Instandhaltung und Abrechnung der WEGs ist vor allem auch die Verwaltung und Pflege des Gemeinschaftseigentums Aufgabe der Verwalter:in. Im Gegensatz zum Sondereigentum, welches nur einzelne Wohneinheiten umfasst, ist das Gemeinschaftseigentum von allen Bewohnern und Eigentümern eines Objektes gemeinsam nutzbar. Hierzu gehören insbesondere das gemeinschaftlich genutzte Treppenhaus, der Gehweg und ein gemeinschaftlich genutzter Garten. Was genau Teil des Gemeinschaftseigentums ist, kann der sogenannten Teilungserklärung entnommen werden. Diese gibt Aufschluss, wem was zusteht und was gemeinschaftlich genutzt werden kann.

Sondereigentumsverwaltung – Mietwohnungen in Eigentümergemeinschaften

Ist die Hausverwalter:in auch Hausmeister:in?

Anders als häufig vermutet, ist die Hausverwaltung nicht zwangsläufig auch Hausmeister. In einigen Fällen übernehmen die Verwalter:innen diese Aufgabe zusätzlich. Grundsätzlich ist ihre Aufgabe jedoch die Überwachung der Hausmeister und die Beauftragung von Handwerkern.

Sofern eine Verwaltung auch Hausmeisterdienste anbietet, gehören typischerweise Dienstleistungen wie zum Beispiel Kleinreparaturen, Gartenarbeiten, Treppenhausreinigung etc. zum Leistungsspektrum. In solchen Fällen können kleinere Reparaturen besonders schnell und unkompliziert abgeschlossen werden. Der Übergang hin zum „Gebäudemanagement“ oder auch „Facilitymanagement“ ist in solchen Fällen mehr oder weniger fließend, wobei deren Bedeutung der klassischen „Hausverwaltung“ stark ähnelt.

Hinweis: Unsere Beiträge und Inhalte stellen keine rechtliche Beratung dar und ersetzen keine Rechtsberatung durch entsprechende Fachanwälte. Sollten konkrete rechtliche Probleme bestehen empfehlen wir immer die Beratung durch einen fachkundigen Anwalt.

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8 Antworten

  1. Danke für den Artikel über die Hausverwaltung. Ich habe mich nie wirklich mit dem Thema auseinandergesetzt, aber mein Freund hat letztens davon gesprochen. Deswegen ist es echt gut, dass ich diesen Beitrag gefunden habe. Sehr hilfreich!

    1. Vielen Dank für die positive Rückmeldung zu unserem Artikel. Es freut uns zu hören, dass wir Ihnen einen guten Eindruck über die Aufgaben einer Hausverwaltung verschaffen konnten.

  2. Sehr Aufschlussreich Ihre Ausführungen, wo kann ich diese, in Buchform erwerben ?
    Für eine Antwort währe ich Ihnen sehr dankbar!
    Mit freundlichen Gruß
    Wilfried Jakobs

    1. Hallo Herr Jakobs,

      aktuell gibt es unsere Beiträge und Ratgeber nur digital auf unserer Website.

      Dennoch, vielen Dank für Ihr interesse an einer gedruckten Fassung.

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