Mietverwaltung: Vor- & Nachteile

Die Mietverwaltung spielt eine entscheidende Rolle im Immobilienbereich. Sie kümmert sich um die Verwaltung von Mieteinnahmen, die Kommunikation mit Mietern und die Instandhaltung von Immobilien.

In diesem Artikel erfahren Sie alles Wissenswerte über die Mietverwaltung, ihre Vor- und Nachteile und wie Sie den richtigen Mietverwalter für Ihre Immobilie finden.

• Mietverwaltung betreut Wohn- oder Gewerbeimmobilien und vertritt die Interessen der Eigentümer:innen gegenüber Mieter:innen und Dritten.
• Hauptaufgaben umfassen Mietersuche, Mietvertragsabschluss, Mietinkasso, Kommunikation mit Mietern, Instandhaltung, Nebenkostenabrechnung und Kündigungsmanagement.
• Die Mietverwaltung bietet Zeitersparnis, Rechtssicherheit, Expertise und Professionalisierung für Immobilienbesitzer:innen.
• Nachteile der Mietverwaltung können Kosten und ein gewisser Kontrollverlust für die Eigentümer:innen sein.

Was ist Mietverwaltung?

Bei der Mietverwaltung wird eine Wohn- oder Gewerbeimmobilie mit einer Einzel-Eigentümer:in durch eine externe Hausverwaltung betreut. Diese Verwaltung vertritt die Interessen der Eigentümer:in gegenüber den Mieter:innen und Dritten. Dritte können in diesem Fall Handwerker:innen oder auch Energie- & Wasserversorger sein, mit denen die Verwaltung entsprechende Verträge abschließt und deren Erfüllung beaufsichtigt.

In erster Linie fungiert die Verwalter:in als Ansprechpartner:in für die Mieter:innen der Wohnungen und der gesamten Wohnanlagen. Wenn Probleme in den Wohnungen oder in den Außenanlagen des Objektes auftreten, ist es Aufgabe und Pflicht der Verwaltung sich schnellstmöglich um eine nachhaltige und langfristige Problemlösung zu kümmern. So plant die Hausverwaltung in Abstimmung mit Eigentümer:innen und gegebenenfalls Mieter:innen anstehende Renovierungen, Modernisierungen und Sanierungen von Gebäudeteilen. Besonderes Augenmerk liegt hier auf der stetigen energetischen Sanierung, die in den vergangenen Jahren immer wichtiger wird.

Daher ist der erste Schritt nach Auftreten eines Schadensfalls die unmittelbare Kontaktaufnahme mit der zuständigen Verwaltung. Im Idealfall finden in regelmäßigen Abständen Inspektionen vor Ort statt, bei denen der Zustand des Mietshauses, sowie der Außenanlagen begutachtet wird.

Welche Aufgaben übernimmt die Mietverwaltung?

Der Aufgabenumfang der Mietverwaltung ist nicht grundlegend gesetzlich geregelt, viel mehr treffen Eigentümer:innen und Verwalter:innen individuelle vertragliche Absprachen über den Umfang der Betreuung. Eine Vielzahl der erbrachten Leistungen ergeben sich allerdings direkt aus den Pflichten der Eigentümer:innen im Rahmen des Mietrechts, welche bei der Mietverwaltung auf die Verwaltung übertragen werden.

Die Hauptaufgaben einer Mietverwaltung umfassen:

1. Mietersuche und -auswahl
2. Mietvertragsabschluss
3. Mietinkasso
4. Mietanpassung
5. Kommunikation mit Mieter:innen
6. Instandhaltung und Instandsetzung der Immobilie
7. Abrechnung von Nebenkosten
8. Kündigungsmanagement

Es lassen sich jedoch 3 Aufgabenbereiche voneinander abgrenzen, die jeweils „häufige Leistungen“ beinhalten. Häufig meint in diesem Fall, dass diese Leistungen von einer Vielzahl von Hausverwaltungen „standardmäßig“ ausgeführt werden.

Kaufmännische/Wirtschaftliche Betreuung

Zu den grundlegenden Aufgaben der Mietverwaltung gehört die sogenannte kaufmännische/administrative Arbeit. Dabei geht es unter anderem um die Abwicklungen von Zahlungen und deren buchhalterische Erfassung.

Diese Erfassung ist vordergründig für die jährliche Betriebsabrechnung wichtig, die auf Basis der Umlage und den gesetzlichen Vorgaben erstellt wird.

In Fällen, in denen die prognostizierten Kosten, auf Basis der Vorjahre, von den tatsächlich gebuchten Kosten abweicht.

Kommen Mieter:innen ihren Miet- und Nebenkostenzahlungen nicht nach, ist es ebenfalls Aufgabe der Verwalter:in diese Zahlungen einzutreiben. Notfalls mithilfe eines entsprechenden Mahnverfahrens oder sogar durch anwaltlichen Druck.

Auch die Mietanpassung, sprich die Mieterhöhung, erfolgt durch die Hausverwaltung, bzw. wird durch diese ausgeführt.

Neben diesen Grundleistungen, die jede Verwalter:in von sich aus anbieten sollte, gibt es noch eine Reihe weiterer Leistungen, die in vielen Fällen zum Leistungsstandard gehören:

• Begleichung von Eingangsrechnungen von Stadt, Dienstleistern, Versorgern und Versicherungen
• Verwaltung, sowie Ein- und Auszahlungen von Kautionszahlungen bei Mieterwechseln
• Erstellungen bzw. Bereitstellung von Mietverträgen, meist in Kooperation mit einem entsprechenden Anwalt
• Erstellung von Zwischenabrechnungen hauptsächlich bei Mieterwechseln
• Abnahme und Übergabe von Mietwohnungen nach Ende bzw. vor Beginn des Mietverhältnisses
• Prüfung bestehender Versicherungsverträge in Hinblick auf die Deckungssumme (Die Deckungssumme einer Versicherungspolice gibt an, bis zu welcher Summe Schäden gedeckt sind.)
• Abwicklung von Modernisierungs-, Sanierungs-, Wartungs- und Reparaturarbeiten nach Vorstellung von Angeboten für die Eigentümer:innen
• Erstellung der jährlichen Betriebs-/Nebenkostenabrechnungen
• Durchsetzung von Staffelmieten und Indexmieten, sowie anderen zulässigen Mieterhöhungen
• Kommunikation mit Mietenden (inkl. der Annahme von Kündigungen und Aufnahme von Mängeln)

In den meisten modernen Verwaltungsunternehmen wird eine zentrale App für die schnelle Abwicklung von Reparaturen und der Beseitigung von Schäden genutzt, um eine schnelle und einfache Kommunikation zwischen Mieter:innen und der Hausverwaltung zu gewährleisten.

Neben diesen Leistungen bieten viele Verwalter:innen auch weitere administrative Service-Leistungen an. Dazu können zählen:

• Beauftragung weiterer externer Dienstleister, wie Hausmeister, Gärtner, des Winterdienstes oder spezialisierter Handwerker.
• Bonitätsprüfung von Bewerber:innen vor der Unterzeichnung des Mietvertrages
• Erstellung von monatlichen, quartärlichen oder auch jährlichen Reportings

Technische Betreuung durch die Mietverwaltung

Im Rahmen der technischen Betreuung geht es vor allem um die Instandhaltung und Wartung von Gebäude und den dazugehörigen Anlagen, wie Gärten, Gehwegen und Spielplätzen.

Auch wenn die Mietverwaltung an sich explizit kein Hausmeisterservice ist, gehört die Abwicklung von Wartungsarbeiten zu ihrem Aufgabengebiet. In vielen Fällen nimmt eine reine Mietverwaltung Schäden hierbei „nur“ auf und beauftragt externe Handwerker:innen mit der Beseitigung.

Gerade in größeren Wohnanlagen wird daher häufig eine zusätzliche Hausmeister:in angestellt, welche sich um die Abwicklung von einfachen Reparaturen kümmert.

Der Rahmen in dem kleinere Reparaturen vergeben werden dürfen, werden hierbei individuell durch Eigentümer:in und Verwalter:in abgesteckt. Für klassische „Hausmeister“ gilt hierbei: Es dürfen nur Tätigkeiten durchgeführt werden, die nicht zwangsläufig durch eine Meister:in oder Gesell:in mit 5 (oder mehr) Jahren Berufserfahrung durchgeführt werden müssen, dies sind sogenannte „zulassungsfreie Handwerke“.

Um Schadensfälle frühzeitig zu erkennen und eine Verschlechterung bzw. einen weiteren Gebäudeschaden zu vermeiden, ist es an der Mietverwalter:in sich in regelmäßigen Abständen über den baulichen Zustand des Mietshauses zu informieren. Dies geschieht im Rahmen einer Ortsbegehung, in bekannten Problemfällen zum Teil auch zusammen mit einer Sachverständigen.

Im Schadensfall ist es zudem an der Verwalter:in diesen bei der zuständigen Versicherung zu melden und sich um die Rückerlangung von geleisteten Zahlungen zu kümmern.

Betreuung von Sanierungen und Instandhaltungsmaßnahmen

Neben der Abwicklung von Sofortmaßnahmen gehört auch die Planung, Beauftragung und Überwachung von Modernisierungen, Sanierungen und umfangreichen Instandhaltungsmaßnahmen zum technischen Aufgabenbereich.

Hierbei ist die Verwalter:in weniger frei bei der Beauftragung von Handwerkern. Ihre Aufgabe hierbei ist es in erster Linie bei der Umsetzung zu beraten und Angebote verschiedener Anbieter einzuholen. Die finale Entscheidung über den Umfang, den durchführenden Handwerker und den Zeitplan fällt immer die Eigentümer:in.

Sobald eine Maßnahme durch die Eigentümer beschlossen wurde, ist es an der Mietverwaltung, die Umsetzung und Ausführung der verschiedenen Gewerke zu überwachen.

Weitere technische Aufgaben

Neben Reparaturen und Instandhaltungen kann es auch Aufgabe der technischen Mietverwaltung sein, einen Winterdienst oder auch Gärtner einzustellen.

Das Beauftragen von regelmäßig Pflichtwartungen und Kontrollen, wie die Prüfung der Kamine und Heizungsanlage erfolgt ebenfalls durch die Verwalter:in.

Kosten der Mietverwaltung

Der Umfang und die damit verbunden Kosten für die technische Mietverwaltung richten sich nach der Größe der Wohnanlage, sowie dem Alter und Sanierungsstau. Im Schnitt liegen diese mindestens zwischen 30 und 40 Euro für größere Mietanlagen und Umfang der gewünschten Leistungen.

Generell gilt: Je kleiner die Mietanlage, desto teurer deren Verwaltung. Bei einzelnen Häusern oder Zweifamilienhäusern weichen die Kosten mitunter erheblich nach oben ab.

Wie bei vielen Dienstleistungen zählt in der Mietverwaltung: Man bekommt, wofür man zahlt. Wenn Sie daher auf Billiganbieter setzen, werden Sie auch billige Leistung bekommen.

In vielen Fällen sind es aber vor allem die an sich „kleinen“ Schäden, wie tropfende Wasserhähne oder nicht funktionierende Lampen, die viel Arbeitszeit verschlingen.

Für die Berechnung des Mietverwaltungs-Preises gibt es zwei Möglichkeiten:

1. Der Preis wird über eine Wohnungspauschale abgerechnet
2. Die Kosten errechnen sich anteilig an der Wohnungsmiete

Im ersten Fall können die Pauschalen mitunter stark variieren. So gibt es „Billiganbieter“, die mit Preise von 14€ oder weniger in den Markt drängen. Jedoch bieten diese meist nur die reine Buchhaltung und den Mieteinzug im Namen der Vermieter:in an. Eine technische Verwaltung findet hier praktisch nie statt. Generell sollten Eigentümer:innen bei Preisen unter 30€ pro Einheit und Monat stutzig werden und sich genauer mit den Einzelleistungen befassen. Dennoch sind gerade bei großen Wohnanlagen, die gemeinsam verwaltet werden sollen, Rabatte möglich.

Im zweiten Fall ist das Verwalterhonorar an die Miethöhe gekoppelt (meistens an die Kaltmiete).

Mehr zu den Kosten einer Mietverwaltung erfahren Sie in unserem Beitrag.

Vorteile einer Mietverwaltung

Die Mietverwaltung entlastet Immobilienbesitzer:innen hauptsächlich in Bezug auf das direkte Mietermanagement, die Annahme und Verwaltung von Dokumenten und in der Nacherfassung von Mietrückständen. Dies bringt den Eigentümern vor allem: Zeitersparnis, Rechtssicherheit, Expertise und Professionalisierung.

Zeitersparnis

Eine der größten Vorteile der Mietverwaltung ist die Zeitersparnis für Vermieter. Die Verwaltung von Immobilien kann zeitaufwendig sein, besonders wenn Anleger mehrere Objekte besitzen. Die Beauftragung einer Mietverwaltung entlastet Vermieter:innen und ermöglicht, sich auf andere wichtige Aufgaben zu konzentrieren.

Professionelle Verwaltung & Expertise

Die Mietverwaltung verfügt über Expertise und Erfahrung im Umgang mit verschiedenen Aspekten der Immobilienverwaltung. Sie sorgt dafür, dass Immobilien professionell verwaltet werden und der Werterhalt durch regelmäßige Instandhaltungen in Abstimmungen mit den Eigentümer:innen gesichert wird.

Dies kann dazu beitragen, den Wert der Immobilie nicht zu erhalten oder sogar zu steigern.

Um diesen Werterhalt sicherzustellen, bilden sich professionelle technische Objektbetreuer:innen stets weiter, um den technischen Zustand einschätzen zu können und die idealen Modernisierungs- und Sanierungsmaßnahmen empfehlen zu können.

Rechtssicherheit

Eine gute Mietverwaltung ist stets über die aktuelle Rechtslage informiert und kann bei rechtlichen Fragen und Problemen unterstützen. Auch wenn die Immobilienverwaltung von sich aus keine Rechtsberatung darstellt, kennen sich die sachkundigen Verwalter:innen bestens in bau- oder mietrechtlichen Sachverhalten aus.  

Dadurch können Vermieter:in sicher sein, dass ihre Immobilien rechtssicher verwaltet und mögliche rechtliche Probleme vermieden werden.

Nachteile der Mietverwaltung

Die Mietverwaltung hat nicht nur Vorteile, sondern in manchen Fällen auch „Nachteile“ für die Immobilieneigentümer:innen

Kosten

Eine professionelle Mietverwaltung gibt es nicht zum Nulltarif. Immobilienbesitzer:innen müssen bei der Beauftragung einer zuverlässigen Verwaltung mit durchschnittlich mindestens 30 bis 40 pro Monat pro Wohnung rechnen.

Diese sind jedoch immer im Verhältnis zu sehen, was die Eigentümer:innen selbst an Zeit und Geld in die eigene Verwaltung investieren müsste.

Mehr zu den Verwaltergebühren für Mietwohnungen

Kontrollverlust

Mit dem Beauftragen einer MV-Verwaltung geben Eigentümer:innen ein gewisses Maß an direkter Kontrolle und Nähe zu den Mieter:innen ab.

Dies kann für manche Vermieter:innen unangenehm sein, insbesondere wenn sie gerne alle Aspekte der Verwaltung selbst in der Hand haben möchten.

Fazit

Mietverwaltung ist eine Dienstleistung, bei der externe Hausverwaltungen die Interessen von Immobilieneigentümer:innen gegenüber Mieter:innen und Dritten vertreten. Die Verwaltung übernimmt eine Vielzahl von Aufgaben, wie Mietersuche, Mietvertragsabschluss, Mietinkasso, Instandhaltung und Instandsetzung der Immobilie, Nebenkostenabrechnung und Kündigungsmanagement.

Die Vorteile einer Mietverwaltung liegen in der Zeitersparnis, Professionalisierung, Expertise und Rechtssicherheit für die Eigentümer:innen.

Allerdings sind auch Kosten und ein gewisser Kontrollverlust zu berücksichtigen.

Die Preise für eine Mietverwaltung variieren und hängen von der Größe und dem Zustand der Immobilie ab, wobei die durchschnittlichen Kosten zwischen 25 und 40 Euro pro Monat und Wohnung liegen.

Letztlich stellt eine Mietverwaltung eine sinnvolle Option für Immobilieneigentümer:innen dar, die ihre Objekte professionell und effizient verwalten lassen möchten. Dabei ist es wichtig, eine zuverlässige Verwaltung zu wählen, die den individuellen Bedürfnissen und Anforderungen gerecht wird.

FAQs

Was ist der Unterschied zwischen Mietverwaltung und WEG-Verwaltung?

Die Mietverwaltung bezieht sich auf die Verwaltung von Mieteinnahmen und -ausgaben sowie die Instandhaltung von vermieteten Immobilien, während die WEG-Verwaltung (Wohnungseigentumsverwaltung) sich auf die Verwaltung von gemeinschaftlichen Eigentumsbereichen innerhalb einer Wohnungseigentümergemeinschaft konzentriert.

Kann ich als Vermieter die Mietverwaltung selbst durchführen?

Ja, Sie können als Vermieter die Mietverwaltung selbst durchführen, wenn Sie über ausreichend Zeit und Kenntnisse verfügen. In vielen Fällen kann es jedoch sinnvoll sein, die Mietverwaltung an einen professionellen Dienstleister auszulagern.