Zu den grundlegenden Aufgaben der Mietverwaltung gehört die sogenannte kaufmännische/administrative Arbeit. Dabei geht es unter anderem um die Abwicklungen von Zahlungen und deren buchhalterische Erfassung.
Diese Erfassung ist vordergründig für die jährliche Betriebsabrechnung wichtig, die auf Basis der Umlage und den gesetzlichen Vorgaben erstellt wird.
In Fällen, in denen die prognostizierten Kosten – auf Basis der Vorjahre – von den tatsächlich gebuchten Kosten abweicht.
Kommen Mieter:innen ihren Miet- und Nebenkostenzahlungen nicht nach, ist es ebenfalls Aufgabe der Verwalter:in diese Zahlungen einzutreiben. Notfalls mithilfe eines entsprechenden Mahnverfahrens oder sogar durch anwaltlichen Druck.
Auch die Mietanpassung, also die Mieterhöhung, erfolgt durch die Hausverwaltung, bzw. wird durch diese ausgeführt.
Neben diesen Grundleistungen, die jede Verwalter:in von sich aus anbieten sollte, gibt es noch eine Reihe weiterer Leistungen, die in vielen Fällen zum Leistungsstandard gehören:
- Begleichung von Eingangsrechnungen von Stadt, Dienstleistern und Versicherungen
- Verwaltung, sowie Ein- und Auszahlungen von Kautionszahlungen bei Mieterwechseln
- Erstellungen bzw. Bereitstellung von Mietverträgen, meist in Kooperation mit einem entsprechenden Anwalt
- Erstellung von Zwischenabrechnungen primär bei Mieterwechseln
- Abnahme und Übergabe von Mietwohnungen nach Ende bzw. vor Beginn des Mietverhältnisses
- Prüfung bestehender Versicherungsverträge in Hinblick auf die Deckungssumme
Die Deckungssumme einer Versicherungspolice gibt an, bis zu welcher Summe Schäden gedeckt sind.
- Abwicklung von Modernisierungs-, Sanierungs-, Wartungs- und Reparaturarbeiten nach Vorstellung von Angeboten für die Eigentümer:innen
Speziell für die schnelle Abwicklung von Reparaturen und der Beseitigung von Schäden wird eine zentrale App genutzt, um eine schnelle und einfache Kommunikation zwischen Mieter:innen und der Hausverwaltung zu gewährleisten.
Neben diesen Leistungen bieten viele Verwalter:innen auch weitere administrative Service-Leistungen an. Dazu können zählen:
- Beauftragung weiterer externer Dienstleister, wie Hausmeister:in, Gärtner:in, des Winterdienstes oder spezialisierter Handwerker:innen.
- Bonitätsprüfung von Bewerber:innen vor der Unterzeichnung des Mietvertrages