Nebenkosten­abrechnung: Inhalte & Muster

Eine Nebenkostenabrechnung ist eine Aufstellung der Kosten, die im Zusammenhang mit der Nutzung einer Immobilie anfallen und nicht direkt in der Kaltmiete enthalten sind. Dazu gehören beispielsweise Kosten für Heizung (Heizkostenabrechnung), Strom, Wasser, Müllentsorgung und Hausmeisterservice.

Die Jahresendabrechnung gibt Aufschluss über die Höhe der geleisteten Vorauszahlungen, den tatsächlich angefallen Kosten und der Nachzahlung oder Erstattung an die Mietenden.

Das Äquivalent der Nebenkosten für eine Eigentümergemeinschaft ist das Hausgeld.

Die Abrechnung der Nebenkosten erfolgt immer nach Ende der Abrechnungsperiode. Diese beträgt in der Regel ein Jahr, wobei die Höhe der Kosten vom tatsächlichen Verbrauch und den Gemeinschaftskosten abhängig ist. Die Abrechnung erfolgt entweder durch die Vermieter:in oder durch eine Hausverwaltung, die von den Eigentümer:innen beauftragt wurde.

Es ist wichtig, dass Mieter:innen die Nebenkostenabrechnung sorgfältig prüfen und gegebenenfalls Einwände erheben, wenn sie der Meinung sind, dass etwas nicht korrekt abgerechnet wurde. Mieter:innen haben das Recht Einsicht in die Belege und Unterlagen zu verlangen, die für die Abrechnung herangezogen wurden.

Wie sieht eine Nebenkostenabrechnung aus?

Eine Nebenkostenabrechnung besteht in der Regel aus zwei Teilen: Dem Nachzahlungs- oder Erstattungsbetrag für die Mieter:innen und einer Aufstellung der einzelnen Kostenpositionen.

Der Nachzahlungs- oder Erstattungsbetrag gibt an, ob die Mieter:in mehr oder weniger bezahlt hat, als tatsächlich an Kosten angefallen sind. Wenn zu wenig bezahlt wurde, muss der fehlenden Betrag nachgezahlt werden, andernfalls bekommen die Mietenden eine Erstattung.

Die Aufstellung der einzelnen Kostenpositionen zeigt, wie sich die Gesamtkosten zusammensetzen. Hier werden die tatsächlichen Kosten für jede einzelne Position aufgelistet, beispielsweise die Kosten für Heizung, Strom, Wasser und Müllentsorgung.

Was muss in einer Abrechnung stehen?

Es gibt einige Pflichtangaben, die in jeder Nebenkostenabrechnung aufgenommen werden müssen. Dazu gehören:

• Abrechnungszeitraum
• Geleistete Vorauszahlungen
• Gesamtkosten
• Rückzahlungen & Nachzahlungen
• Einzelne Kostenpunkte
• Umlageschlüssel

Abrechnungszeitraum

Der Abrechnungszeitraum beträgt 12 Monate, muss aber nicht zwangsläufig mit dem Kalenderjahr übereinstimmen. In den meisten Fällen stimmen diese aber überein.

Wenn Mieter:innen innerhalb des Abrechnungsjahres einziehen, läuft die erste Abrechnungsperiode nur bis zum Ende des regulären Abrechnungszeitraumes. Es handelt sich dabei um ein sogenanntes Rumpfjahr.

Vorauszahlungen

Die geleisteten Vorauszahlungen müssen von der Vermieter:in oder abrechnenden Hausverwaltung entsprechend ausgewiesen werden.

Werden die Vorauszahlungen in der Abrechnung nicht ausgewiesen, ist die Nebenkostenabrechnung formell nicht unwirksam (LG Kassel, 16.02.2022, Az. 1 T 427/21), sie kann allerdings inhaltlich falsch sein.

Rückzahlung oder Nachzahlung

Aus der Differenz zwischen den geleisteten Vorauszahlungen und den tatsächlichen Kosten ergibt sich die Höhe von Nach- oder Rückzahlungen an oder von den Mieter:innen.

Umlageschlüssel

Für die Umlage der Kosten gibt es drei große Umlageschlüssel: Verbrauch, Anzahl der Bewohner:innen, Wohneinheiten oder Wohnfläche.

Wie umgelegt wird ist im Mietvertrag festgelegt. Von der Regelung des Mietvertrages darf nicht abgewichen werden.

Sollte im Rahmen dessen nichts festgeschrieben worden sein, können die Nebenkosten (abgesehen von den Heizkosten) auf die Wohnfläche umgelegt werden. Nur bei den Heizkosten muss entsprechend des Verbrauches abgerechnet werden.

Nebenkostenpauschale

Vermieter:innen können sich von der Erstellung der Nebenkostenabrechnung befreien (§ 556 Abs. 2 S. 1 BGB), dafür rechnen sie die sogenannte Nebenkostenpauschale bei den Mieter:innen ab. Dahinter verbringt sich ein fester Betrag, den die Vermietenden von den Mietenden abverlangen. Die Pauschalen sind jedoch fest im Wohnungsmietvertrag zu vereinbaren.

Dabei entfallen neben der Pflicht zur Erstellung einer Abrechnung auch die Ansprüche auf Nachzahlungen durch Mieter:innen oder Rückzahlungen durch die Vermietenden.

Bis wann muss die Abrechnung vorliegen?

Die Abrechnung über die Nebenkosten muss spätestens 12 Monate nach Ende der Abrechnungsperiode vorliegen. Diese entspricht in den meisten Fällen dem Kalenderjahr und endet somit am 31. Dezember des Folgejahres.

Somit muss die Abrechnung für das laufende Jahr erst am Ende des folgenden Jahres vorliegen.

Vermieter:innen sind zudem nicht zur Teilabrechnung verpflichtet. Auch wenn Mieter:innen während des Abrechnungszeitraumes ausziehen, erhalten sie ihre Abrechnung zum Teil erst gegen Ende der folgenden Periode.

Verpasst der Vermietende oder deren Hausverwaltung den 12 Monatsrahmen, sind Mieter:innen nicht mehr verpflichtet, die Nebenkosten zu zahlen. Die Ansprüche der Vermieter:in entfallen dann. Rückzahlungsansprüche bleiben indes bestehen.

Wie werden Nebenkosten verteilt?

Die Nebenkosten werden über sogenannte Nebenkosten-Verteilschlüssel auf die einzelnen Wohnungen und Mieter:innen verteilt. Welcher Umlageschlüssel genutzt wird, ist im Mietvertrag zu regeln. Die Vermieter:innen können aus folgenden Verteilungen wählen:

• Wohnfläche (z. B. für Wasser/Abwasser)
• Verbrauch (z. B. für Warmwasser/Heizung)
• Wohneinheit (z. B. für Kabelanschluss, Grundsteuer)
• Personenzahl (z. B. für Abfallgebühren)

Leerstehende Wohnungen

Stehen Wohnungen in einer Wohnanlage leer, müssen die entstehenden Kosten auf die anderen Mieter:innen und Wohnungen aufgeteilt werden.

Dabei dürfen die Verteilschlüssel nicht geändert werden.

Betriebskosten der leerstehenden Wohnung, oder von durch die Vermieter:in selbst bewohnte Wohnungen, sind indes durch die Vermietenden zu bezahlen.

Wie hoch dürfen Nachzahlungen sein?

Es gibt kein generelles Limit für die Höhe der Nebenkosten. Es gilt jedoch das Prinzip der Wirtschaftlichkeit. Als Faustregel lässt sich jedoch schätzen: Die Nebenkosten pro Monat betragen zwischen 2 und 3 Euro pro Quadratmeter.

Alles, was deutlich höher liegt, sollte genauer geprüft werden. Jedoch gilt auch hier, dass ältere Wohnanlagen tendenziell höhere Nebenkosten aufweisen als Neubauten. Zudem spielen zusätzliche Ausstattungen der Wohnanlage eine Rolle.

Grundsatz der Wirtschaftlichkeit

Zum Schutz der Mieter:innen wurde der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit fest im BGB verankert (§ 556 Abs. 3 BGB). Dieser gilt auch bei den Nebenkosten. Der Grundsatz soll verhindern, dass überhöhte Kosten, wie zu hoch angesetzte Kosten für Eigenleistungen der Vermieter:in oder nicht verhältnismäßige Löhne für Reinigungskräfte, einfach auf die Mieter:innen abgewälzt werden.

Vermietende sollen dazu angehalten werden, preisgünstige Anbieter zu suchen.

Ein Beispiel für die Verhältnismäßigkeit sind die Räum- oder Streukosten für Gehwege und Straßen. Sollte dies bisher durch die Bewohner:innen selbst bewerkstelligt worden sein, darf der Vermietende nicht ohne weiteres einen Dienstleister damit beauftragen und die Kosten umlegen.

Heizkosten

Diese umfassen die Kosten für die Erzeugung und Verteilung von Wärme, zum Beispiel durch Öl, Gas, Strom oder Holz. Zusätzlich zu den reinen Heizkosten wird hier seit 2021 eine CO2-Abgabe für Öl- und Gas-Heizungen fällig. Diese kann ab 2023 nur noch zum Teil umgelegt werden. Hier gilt: Je mehr CO2 ein Heizungssystem ausstößt, desto größer ist der Anteil, der durch die Vermieter:in zu tragen ist.

Mehr zum Thema Heizkostenumlage finden Sie in unserem Beitrag zum Thema Heizkostenabrechnung.

Stromkosten

Diese beinhalten die Kosten für den Stromverbrauch, der zum Beispiel für Beleuchtung, Elektrogeräte und Warmwasser benötigt wird.

Wasser- und Abwasserkosten

Diese umfassen die Kosten für den Verbrauch von Trinkwasser und die Entsorgung von Abwasser. Sie dürfen zusammen veranlagt werden (§ 2 Nr. 2 & Nr. 3 BetrKV). Zusätzlich können auch Kosten für „Niederschlagswasser“ und „Oberflächenentwässerung“ auf die Mietenden umgelegt werden. Diese Kosten beziehen sich auf die Abführung von Regenwasser in die städtische Kanalisation. Zudem können die Kosten für die verpflichtende Legionellen-Prüfung für Mehrfamilienhäuser auf die Mieter:innen umgelegt werden.

Müllentsorgungskosten & Straßenreinigung

Diese beinhalten die Kosten für die Entsorgung von Müll und Abfall, zum Beispiel für die Abholung von Mülltonnen oder Müllsäcken. Die Anschaffungskosten für Müllbehältnisse sind nicht umlagefähig. Dagegen können die Kosten für Straßenreinigung und Räum-/Streukosten ebenfalls umgelegt werden.

Aufzugswartung

Auch die Aufzugswartung ist auf die Mieter:innen umlegbar. Dies ist unabhängig davon, in welcher Etage diese wohnt (BGH, 20.09.2006, Az. VIII ZR 103/06).

Hausmeisterservicekosten

Diese beinhalten Kosten für die Pflege von Gemeinschaftseinrichtungen wie Treppenhaus, Garten oder Spielplatz. Darunter fallen die Gehälter und Sozialabgaben für eine Hausmeister:in, jedoch nicht die Kosten für Reparaturen. Wo hier eine Abgrenzung zu ziehen ist, ist häufig Einzelfallentscheidung.

Sollten Hausmeisterkosten nicht ausreichend aufgeschlüsselt sein, dürfen Mieter:innen pauschal 20 Prozent abziehen (AG Leonberg, 22.04.2016, Az. 4 C 446/14). Reinigt die Hausmeister:in zusätzlich das Gemeinschaftseigentum oder kümmert sich um die Gartenpflege, so können diese Kosten nicht doppelt abgerechnet werden.

Laufende Reinigungskosten

Die Kosten für Putzmittel und Löhne/Gehälter für Reinigungskräfte können auf die Mietenden umgelegt werden. Dies gilt jedoch nicht für Reinigungskosten, die im Zusammenhang mit einer Baustelle oder vorbeugenden Reinigungen von Wasserleitungen angefallen sind.

Kosten für die regelmäßige Reinigung von Dachrinnen können indes umgelegt werden, nicht jedoch Kosten für die Beseitigung einer Verstopfung der Abflüsse der Rinnen.

Versicherungskosten

Diese umfassen die Kosten für Versicherungen, die für die Immobilie abgeschlossen wurden, zum Beispiel für Hausrat-, Haftpflicht- oder Gebäudeversicherung.

Grundsteuer

Diese gehört zu den laufenden Kosten einer Immobilie. Die Vermietende darf die entstandenen Kosten auf die Mietenden umlegen (§ 2 Nr. 1 BetrKV). Ist das Haus vollständig vermietet, darf die Grundsteuer vollständig auf die Mieter:innen verteilt werden. Sollte die Vermieter:in selbst im Haus leben, trägt diese entsprechend einen Anteil.

Kabelanschluss

Ist im Mietvertrag der Abschluss eines Kabelvertrages durch die Vermietende festgelegt, können die Kosten entsprechend (noch) auch auf die Mietenden im Rahmen der Nebenkostenabrechnung umgelegt werden (BGH, 18.11.2021, Az. I ZR 106/20).

Nach neuem Telekommunikationsgesetzt ist das eigentlich seit 1. Dezember 2021 nicht mehr möglich. Die Mieter:innen haben im Rahmen des neuen Telekommunikationsgesetzes das Recht erhalten, ihren Kabelanbieter selbst zu wählen. In Kraft tritt das Gesetzt jedoch erst ab 30. Juni 2024. Bis dahin gilt eine Übergangsfrist.

Dabei ist unerheblich, ob dieser genutzt wird und ob er auch funktioniert. Selbst bei einem Defekt müssen die Kosten gezahlt werden. Ein solcher Defekt ist jedoch Grund genug, die Miete zu mindern.

Rauchmelder

Die Kosten für Wartungen von Rauchmelden sind umlagefähig, wenn dies im Mietvertrag verankert ist. Sollte dies nicht im Vertrag geregt sein, muss die Umlage der Nebenkosten den Mietenden schriftlich erklärt werden (LG München I, 15.04.2021, Az. 423 C 8482/16). Kosten für Anschaffung oder Miete der Rauchmeldeanlage sind indes nicht umlagefähig.

Eigenleistungen der Vermietenden

Auch Leistungen wie Gartenarbeit oder Reinigungsdienste, die durch die Vermieter:in erbracht wurden, können auf die Mieter:innen im Rahmen der Nebenkosten verteilt werden. Dabei darf aber auch nur das abgerechnet werden, was für die Leistungserbringung durch eine Dritte in Rechnung gestellt werden würde. Die angesetzten Kosten müssen Vermieter:innen klar erkennbar ausweisen.

Es ist wichtig zu beachten, dass nicht alle Kosten in jeder Nebenkostenabrechnung enthalten sein müssen. Die genauen Kostenpositionen hängen vom individuellen Mietvertrag und den vereinbarten Leistungen ab.

Welche Kosten dürfen Vermieter:innen nicht als Nebenkosten umlegen

Hauseigentümer:innen dürfen nur bestimmte Kosten auf ihre Mieter:innen umlegen, die im Mietvertrag vereinbart wurden. Es gibt jedoch auch Kosten, die Vermieter:innen nicht auf ihre Bewohner:innen umlegen dürfen, auch wenn sie im Mietvertrag vereinbart wurden. Dazu gehören beispielsweise:

1. Modernisierung & Modernisierungskosten: Vermieter dürfen nicht einfach alle Kosten für Modernisierungen, Renovierungen oder Instandhaltungsarbeiten auf die Mieter umlegen. Es gibt bestimmte Vorschriften, die festlegen, welche Kosten der Vermieter und welche der Mieter tragen muss.
2. Steuern: Vermieter:innen dürfen keine Steuern auf die Mieter:innen umlegen, da diese von ihnen selbst zu zahlen sind. Dazu gehören beispielsweise die Grundsteuer und die Gewerbesteuer.
3. Kaution: Die Kaution, die Mieter bei Vertragsabschluss hinterlegen müssen, dient als Sicherheit für den Vermieter und darf nicht als zusätzliche Mietzahlung verwendet werden.
4. Schönheitsreparaturen: Vermieter dürfen keine Kosten für Schönheitsreparaturen, wie beispielsweise das Streichen von Wänden oder den Austausch von Teppichböden, auf die Mieter umlegen. Diese Kosten sind in der Regel vom Vermieter zu tragen.
5. Verwaltungskosten: Kosten der Hausverwaltung oder Pauschalen für die Verwaltung dürfen nicht als Nebenkosten an die Mieter:innen weitergegeben werden.
6. Bankgebühren
7. „Sonstige Kosten“: Alle Kosten müssen näher erläutert werden und für die Mieter:innen nachvollziehbar sein, eine Nebenkostenabrechnung mit dem Posten „sonstige Kosten“ ohne weitere Erläuterung erfüllt diese Anforderung nicht. Mietende können diesen Teil der Nebenkosten einbehalten und von der Vermietenden eine Begründung der Kosten fordern.

Es ist wichtig, dass Mieter:innen sich im Vorfeld über die genauen Kosten informieren, die im Mietvertrag vereinbart sind, damit sie wissen, was von ihnen zu erwarten ist. Mietende haben das Recht, Einsicht in die Belege und Unterlagen zu verlangen, die für die Kostenabrechnung herangezogen wurden.

Es gilt allgemein: Einmalige Kosten für Reparaturen und Instandhaltungen sind keine Nebenkosten!

Fehler in der Abrechnung

Nicht immer sind Nebenkostenabrechnungen 100% richtig. Schnell schleichen sich auch bei professionellen Hausverwaltungen oder Vermieter:innen kleine Fehler ein. Zu den häufigsten Fehlern gehören:

• Die Nebenkosten-Frist wird nicht eingehalten
• Falscher Ersteller & Empfänger
• Der Verteilerschlüssel fehlt, wurde falsch angewandt oder berechnet
• Nicht umlegbare Nebenkosten wurden umgelegt
• Die Auflistung der einzelnen Kostenpositionen fehlt oder wurde falsch berechnet
• Die Auflistung der Gesamtkosten fehlt oder wurde falsch berechnet
• Falscher Abrechnungszeitraum
• Abweichungen vom Mietvertrag