Nebenkosten­­abrechnung: Inhalte & Muster

Inhaltsübersicht

Die Nebenkostenabrechnung – ein Thema, das in vielen Mietverhältnissen Fragen aufwirft. Doch was genau sind Nebenkosten? Wie funktioniert die Abrechnung dieser Kosten? Welche Ausgaben lassen sich auf die Mieter:innen umlegen, und welche nicht? Ob, um als interessierte Mieter:in die eigenen Nebenkosten zu verstehen oder Vermieter:in eine korrekte Abrechnung sicherzustellen – dieser Artikel wirft einen genauen Blick auf die Nebenkostenabrechnung und erläutert die unterschiedlichen Aspekte, die bei der Abrechnung zu berücksichtigen sind.

  • Die Nebenkostenabrechnung ermöglicht die faire Verteilung der Betriebskosten und anderer immobilienspezifischer Ausgaben zwischen Mieter:innen und Vermieter:innen. Sie ist gesetzlich vorgeschrieben, muss transparent sein und zeigt, wie Kosten auf Mieter:innen umgelegt werden.
  • Beispiele für Nebenkosten sind Heizkosten, Wasserversorgung und Abwasserentsorgung, Müllabfuhr und -entsorgung, Straßenreinigung und Winterdienst, allgemeine Hausreinigung, Gartenpflege und Aufzugskosten. Die genaue Zusammenstellung variiert je nach Vermieter:in und Mietobjekt.
  • Es wird zwischen umlagefähigen und nicht umlagefähigen Nebenkosten unterschieden, wobei zu den umlagefähigen Kosten typischerweise Heiz- und Wasserkosten gehören, während nicht umlagefähige Kosten unter anderem Reparaturen und Instandhaltungskosten sind.
  • Es wird ebenfalls zwischen kalten und warmen Nebenkosten unterschieden. Beispiele für kalte Nebenkosten sind Wasserversorgung und Müllentsorgung, während Heizkosten zu den warmen Nebenkosten gehören.
  • Die Unterscheidung zwischen „Nebenkosten“ und „Betriebskosten“ liegt darin, dass Betriebskosten laufende Kosten sind, die regelmäßig und kontinuierlich anfallen, wie Verwaltungsgebühren und Versicherungskosten, während Nebenkosten sämtliche Ausgaben, einschließlich einmaliger Kosten wie Renovierungsarbeiten, die mit der Nutzung einer Immobilie verbunden sind, umfassen. Betriebskosten sind immer auch Nebenkosten, aber nicht alle Nebenkosten sind Betriebskosten.
  • Umlageschlüssel sind Methoden zur gerechten Verteilung der Nebenkosten in Mehrfamilienhäusern oder Wohnanlagen, wobei sie die Aufteilung basierend auf Kriterien wie Wohnfläche, Personenzahl, Verbrauch oder Mietfläche bestimmen.
  • Der Nebenkostenspiegel ist eine durchschnittliche Aufstellung der Nebenkosten, die Mieter:innen in Deutschland für Wohnungen vergleichbarer Größe und Lage zahlen.
Infografik - Nebenkosten und Nebenkostenabrechnung - Umlagefähige und nicht umlagefähige Kosten auf einen Blick
Infografik – Nebenkosten und Nebenkostenabrechnung – Umlagefähige und nicht umlagefähige Kosten auf einen Blick

Die Bedeutung der Nebenkostenabrechnung

Die Nebenkostenabrechnung dient dazu, die Kosten für Betriebskosten und andere mit der Immobilie verbundene Ausgaben fair zwischen Mieter:innen und Vermieter:innen zu verteilen. Diese detaillierte Abrechnung gibt transparent Aufschluss über die verschiedenen Kostenpunkte und wie sie auf die Mieter:innen verteilt werden. Gemäß gesetzlicher Vorgaben ist die jährliche Nebenkostenabrechnung für Vermieter:innen verpflichtend. Sie muss transparent und leicht verständlich gestaltet sein.

Die Abrechnung zeigt übersichtlich, wie und welche Kosten an die Mieter:innen weitergegeben werden. Für diese Kosten leisten Mieter:innen monatliche Nebenkostenvorauszahlungen, decken diese am Ende nicht alle Kosten, erhalten diese mit der Nebenkostenabrechnung eine Nachforderung Mieter:innen haben das Recht, die Abrechnung zu überprüfen und ggf. Einspruch zu erheben, sollten sie Fehler oder Unstimmigkeiten feststellen. Die Nebenkostenabrechnung bildet die finanzielle Grundlage für die Nebenkostenvorauszahlungen und mögliche Nachzahlungen, was sie für beide Parteien, Mieter:innen und Vermieter:innen, von großer Bedeutung macht.

Nebenkosten: Was beinhalten diese?

Nebenkosten sind die Ausgaben, die Vermieter:innen zum Unterhalt des Mietshauses haben und auf Mieter:innen umlegen dürfen. Typische Nebenkostenpositionen sind:

  1. Heizkosten: Diese beinhalten Aufwendungen für die Bereitstellung von Wärme, einschließlich Heizung und Warmwasser.
  2. Wasserversorgung und Abwasserentsorgung: Kosten für die Wasserversorgung sowie Entsorgung des Abwassers der Mieter:innen.
  3. Müllabfuhr und -entsorgung: Hierunter fallen die Kosten für die Müllentsorgung und die Reinigung der Gemeinschaftsflächen.
  4. Straßenreinigung und Winterdienst: Dies sind Ausgaben, die für die Sauberkeit der Straßen und Wege rund um die Immobilie anfallen.
  5. Allgemeine Hausreinigung: Die Reinigung und Pflege der Gemeinschaftsflächen im Haus gehört ebenfalls zu den Nebenkosten.
  6. Gartenpflege: Wenn es einen gemeinschaftlichen Garten gibt, werden auch die Kosten für dessen Pflege auf die Mieter:innen umgelegt.
  7. Aufzug: Wenn ein Aufzug vorhanden ist, werden auch die Nebenkosten dafür in die Abrechnung einbezogen.

Es müssen nicht alle genannten Kosten in jeder Nebenkostenabrechnung auftauchen. Die genaue Zusammensetzung der Nebenkosten kann je Vermieter:in und je nach Ausstattung des Mietobjektes unterschiedlich sein.

Die genaue Aufstellung der Nebenkosten und die Art ihrer Umlage auf die Mieter:innen werden im Mietvertrag festgelegt. Es ist wichtig, dass Mieter:innen die im Mietvertrag aufgeführten Nebenkostenpositionen genau kennen und verstehen, um nachvollziehen zu können, wofür sie zahlen.

Höhe der Nebenkosten

Die Höhe der Nebenkosten variiert nach Standort, Größe der Mietfläche und Art des Gebäudes. Nach einer Studie des Institutes für deutsche Wirtschaft betragen die durchschnittlichen Nebenkosten pro Quadratmeter 2023 rund 3,46 EUR, damit liegen diese rund 0.70 EUR über dem Niveau des Vorjahres. In einigen Extremfällen, wie bei besonders energieineffizienten Gebäuden, können die Nebenkosten aufgrund der hohen Heizkosten jedoch auch auf über 6,00 EUR pro Quadratmeter ansteigen

Beispiel-Nebenkosten für eine 80 qm Wohnung:

KostenpositionJährliche Kosten (in Euro)
Heizkosten1.200
Wasserversorgung400
Abwasserentsorgung300
Müllabfuhr150
Gebäudereinigung120
Grundsteuer400
Versicherungen200
Gesamt2.770
Beispielrechnung zur Zusammensetzung der Nebenkosten für eine Wohnung

Das Beispiel zeigt die jährlichen Nebenkosten für eine 80 Quadratmeter große Wohnung. Die Heizkosten betragen 1.200 Euro pro Jahr und hängen von dem individuellen Heizverhalten und dem Heizsystem ab. Die Wasserversorgung kostet etwa 400 Euro im Jahr, während die Abwasserentsorgung jährlich 300 Euro ausmacht. Die Müllabfuhr beläuft sich auf 150 Euro pro Jahr, und die Gebäudereinigung kostet etwa 120 Euro im Jahr.

Die Grundsteuer wird auf Grundlage der Lage und Größe der Immobilie berechnet und beträgt hier 400 Euro jährlich. Die Versicherungskosten für Gebäude- und Haftpflichtversicherungen belaufen sich auf etwa 200 Euro pro Jahr.

Die Gesamtsumme dieser Beispiel-Nebenkosten beträgt 2.770 Euro pro Jahr. Dies würde bedeuten, dass die monatlichen Nebenkostenvorauszahlungen etwa 230,83 Euro betragen könnten, um diese jährlichen Kosten abzudecken.

Umlagefähige Nebenkosten

Umlagefähige Nebenkosten sind Ausgaben im Zusammenhang mit dem Betrieb und der Instandhaltung eines Mietobjektes, die den Mieter:innen in Rechnung gestellt werden können. Diese Kosten müssen im Mietvertrag klar definiert sein und dürfen nicht gegen geltendes Mietrecht verstoßen. Typischerweise gehören dazu:

  • Heiz- und Wasserkosten: Die Kosten für die Bereitstellung von Heizung und warmem Wasser können den Mieter:innen in Rechnung gestellt werden. Die Verteilung dieser Kosten erfolgt oft mithilfe von Heizkostenverteilern oder Warmwasserzählern.
  • Kosten für die Gebäudereinigung: Aufwendungen für die Reinigung und Pflege von gemeinschaftlichen Bereichen wie Treppenhäusern oder Fluren können als umlagefähige Nebenkosten betrachtet werden.
  • Grundsteuer: Die Grundsteuer, die von den Gemeinden erhoben wird, kann auf die Mieter:innen umgelegt werden.
  • Müllentsorgung: Kosten für die Müllabfuhr und -entsorgung sind umlagefähig, sofern sie nicht bereits in den Grundmieten enthalten sind.
  • Gartenpflege: Aufwendungen für die Pflege von Gärten und Außenanlagen können als umlagefähige Nebenkosten gelten.
  • Fahrstuhlkosten: Wenn das Mietobjekt über einen Aufzug verfügt, können die Kosten für Wartung und Betrieb umgelegt werden.
  • Hausmeisterdienste: Kosten für Hausmeisterleistungen, wie Reparaturen oder Winterdienst, sind umlagefähig.

Nicht umlagefähige Nebenkosten

Neben den umlagefähigen Nebenkosten gibt es auch Kosten, die nicht auf die Mieter:innen umgelegt werden können. Diese nicht umlagefähigen Nebenkosten tragen die Vermieter:innen / Eigentümer:innen. Hier sind einige Beispiele für nicht umlagefähige Nebenkosten:

  • Kosten für die Verwaltung und Vermietung: Aufwendungen für die Verwaltung des Mietobjektes, wie die Erstellung von Mietverträgen, die Mietersuche oder die Buchführung, sind nicht umlagefähig.
  • Instandhaltungsrücklage: Vermieter:innen sind für die Bildung einer Instandhaltungsrücklage verantwortlich, um zukünftige Reparaturen und Renovierungen zu finanzieren. Diese Kosten können nicht auf die Mieter:innen umgelegt werden.
  • Schönheitsreparaturen: Die Verantwortung für Kosten im Zusammenhang mit Schönheitsreparaturen, wie dem Streichen von Wänden, liegt bei den Vermieter:innen. Diese Ausgaben sind nicht umlagefähig.
  • Anschaffung von Möbeln oder Einrichtungsgegenständen: Die Anschaffung von Möbeln und Einrichtungsgegenständen für die Wohnung ist keine umlagefähige Kostenposition.
  • Zinsen auf Darlehen: Die Zinsen auf Darlehen zur Finanzierung des Mietobjektes sind Aufwendungen, die von den Vermieter:innen getragen werden müssen und nicht auf die Mieter:innen umgelegt werden dürfen.
  • Reparaturen aufgrund von Mieterschäden: Kosten für Reparaturen aufgrund von Schäden, die durch unsachgemäße Nutzung seitens der Mieter:innen verursacht wurden, zählen in der Regel nicht zu den umlagefähigen Nebenkosten.

Auch die Regelungen zu nicht umlagefähigen Nebenkosten sollten im Mietvertrag festgelegt sein.

Kalte Nebenkosten

Kalte Nebenkosten setzen sich aus unterschiedlichen Aufwendungen zusammen, die im Kontext des Betriebes und der Verwaltung einer Immobilie entstehen. Typische Bestandteile der kalten Nebenkosten sind:

  • Wasser- und Abwasserkosten: Diese beinhalten die Ausgaben für die Wasserversorgung und die Entsorgung von Abwasser. Die Verteilung der Kosten erfolgt oft anhand der Verbrauchsmengen, die durch Wasserzähler erfasst werden.
  • Kosten für die Müllentsorgung: Die Gebühren für die Müllabfuhr und -entsorgung sind ebenfalls Teil der kalten Nebenkosten. Je nach Gemeinde und System können die Kosten unterschiedlich ausfallen.
  • Straßenreinigung und Winterdienst: Die Reinigung von Straßen und Gehwegen vor dem Mietobjekt sowie der Winterdienst sind kalte Nebenkosten, die von den Mieter:innen getragen werden.
  • Gebäudereinigung: Die Reinigung und Pflege von Gemeinschaftsflächen, wie Treppenhäusern und Fluren, sind Teil der kalten Nebenkosten.
  • Gartenpflege: Wenn das Mietobjekt über einen Garten oder Außenanlagen verfügt, können die Kosten für deren Pflege und Instandhaltung zu den kalten Nebenkosten gehören.
  • Beleuchtung: Die Stromkosten für die Beleuchtung von Gemeinschaftsbereichen, wie Fluren oder Treppenhäusern, zählen ebenfalls zu den kalten Nebenkosten.

Die kalten Nebenkosten werden in der Regel als eine monatliche Pauschale oder Vorauszahlung zusammen mit der Kaltmiete an die Vermieter:in gezahlt. Nach dem Ende des Abrechnungszeitraums (einem Jahr), erstellt die Eigentümer:in oder die beauftragte Hausverwaltung die Nebenkostenabrechnung. Hierzu werden die realen Kosten, basierend auf den eingegangenen Rechnungen und der Buchhaltung, ermittelt und mit den bereits geleisteten Vorauszahlungen gegengerechnet. Fallen die tatsächlichen Kosten höher aus als die geleisteten Vorauszahlungen, kommt es zu Nebenkostennachzahlungen.

Warme Nebenkosten

Warme Nebenkosten sind ein weiterer Bestandteil der Nebenkostenabrechnung. Im Gegensatz zu den kalten Nebenkosten, die sich auf Betriebskosten beziehen, beinhalten warme Nebenkosten die Heiz- und Energiekosten für die beheizbaren Räume eines Mietobjekts. Dies sind die wichtigsten Punkte zur Erklärung der warmen Nebenkosten:

  1. Heizkosten: Die Kosten für die Beheizung der Wohnung oder des Hauses sind ein zentraler Bestandteil der warmen Nebenkosten. Dies umfasst den Verbrauch von Heizöl, Erdgas, Fernwärme oder andere Heizquellen.
  2. Warmwasserkosten: Die Kosten für die Bereitstellung von warmem Wasser, sei es für die Heizung oder die Warmwasserversorgung, werden in den warmen Nebenkosten berücksichtigt.
  3. Kosten für die Wartung und Instandhaltung der Heizungsanlage: Die Ausgaben für die Wartung und Instandhaltung der Heizungsanlage, die erforderlich sind, um einen effizienten Betrieb zu gewährleisten.
  4. Mess- und Erfassungskosten: Die Kosten für die Installation, Ablesung und Wartung von Heizkostenverteilern oder Zählern zur Erfassung des Energieverbrauchs werden in den warmen Nebenkosten berücksichtigt.
  5. Abrechnung der Heizkosten: Die Aufteilung der Heizkosten auf die individuellen Mieter:innen erfolgt normalerweise auf Grundlage des individuellen Verbrauchs. Dies kann mithilfe von Heizkostenverteilern oder individuellen Zählern erfolgen.

Mieter:innen zahlen die warmen Nebenkosten als monatliche Vorauszahlungen zusammen mit der Kaltmiete. Die tatsächlichen Kosten werden am Ende des Abrechnungszeitraums ermittelt und mit den geleisteten Vorauszahlungen verglichen. Nachzahlungen oder Rückzahlungen erfolgen entsprechend.

Die Abrechnung der warmen Nebenkosten erfordert in der Regel eine Heizkostenabrechnung, in der die Verbrauchsdaten und die individuellen Kosten für jede Mieteinheit aufgeschlüsselt sind. Auch hier haben Mieter:innen das Recht, die Abrechnung zu prüfen und bei Unstimmigkeiten Einspruch einzulegen.

Die klare Trennung zwischen kalten und warmen Nebenkosten ist wichtig, da dies die Berechnung und Aufteilung der Kosten transparent und fair gestaltet und gleichzeitig die Rechte und Pflichten von Mieter:innen und Vermieter:innen klar definiert.

Auflistung im Mietvertrag

Die Auflistung der Nebenkosten im Mietvertrag sollte klar und deutlich sein, um sicherzustellen, dass Mieter:innen von Anfang an darüber informiert sind, welche Kosten auf sie zukommen. Eine präzise Aufstellung im Mietvertrag kann dazu beitragen, mögliche Missverständnisse und Streitigkeiten zwischen Mieter:innen und Vermieter:innen zu vermeiden.

Im deutschen Mietrecht gibt es gesetzliche Vorschriften, die regeln, wie die Auflistung der Nebenkosten im Mietvertrag erfolgen sollte. Diese gesetzlichen Richtlinien sind in § 2 der Betriebskostenverordnung (BetrKV) festgelegt. In diesem Zusammenhang sind Vermieter:innen verpflichtet, die im Mietvertrag aufgeführten umlagefähigen Betriebskosten klar zu benennen und zu erläutern.

Hinweis: § 2 der BetrKV

Der § 2 der Betriebskostenverordnung (BetrKV) ist ein wichtiger rechtlicher Bezugspunkt, wenn es darum geht, die Nebenkosten im Mietvertrag festzulegen. Diese Verordnung legt fest, welche Kosten im Mietvertrag stehen dürfen und wie diese Kosten auf die Mieter:in aufgeteilt werden können.

Die Betriebskostenverordnung erklärt, dass umlagefähige Nebenkosten die Kosten sind, die der Vermieter:in entstehen, weil diese ein Grundstück besitzt oder weil das Gebäude, die Nebengebäude, Anlagen, Einrichtungen und das Grundstück ordnungsgemäß genutzt werden (siehe oben – Wasser, Energie, Reinigung, Müllentsorgung und die Pflege von Aufzügen).

Die Verordnung hält ebenso fest, dass die Kosten auf verschiedene Arten auf die Mieter:in verteilt werden können. Das kann nach Wohnfläche, Anzahl der Personen oder Verbrauchseinheiten geschehen. Es ist wichtig, dass im Mietvertrag eindeutig festgelegt wird, wie genau die Kosten aufgeteilt werden, damit es keine Missverständnisse gibt. Auch müssen Vermieter:innen im Mietvertrag genau angeben müssen, welche Kosten auf die Mieter:in übertragen und wie diese Kosten aufgeteilt werden. Das soll sicherstellen, dass alle verstehen, welche finanziellen Verpflichtungen sie haben.

Auflistung der Nebenkosten im Mietvertrag

Die Auflistung der Nebenkosten im Mietvertrag sollte folgende Elemente enthalten:

  1. Konkrete Kostenarten: Jede einzelne Kostenart sollte namentlich aufgeführt werden, sodass Mieter:innen wissen, wofür sie zahlen. Dies können etwa Kosten für die Wasserversorgung, die Müllentsorgung, die Gebäudereinigung oder die Heizung sein.
  2. Berechnungsgrundlage: Es sollte klar angegeben sein, wie die Kosten berechnet werden. Dies kann entweder durch einen festen Betrag, einen prozentualen Anteil an den Gesamtkosten oder nach Verbrauch geschehen.
  3. Zeitraum der Abrechnung: Der Zeitraum, für den die Nebenkosten abgerechnet werden, sollte im Mietvertrag festgelegt sein. Üblich sind Abrechnungszeiträume von einem Jahr.
  4. Verteilungsschlüssel: Werden die Kosten auf die Mieter:innen umgelegt, sollte der Verteilungsschlüssel im Mietvertrag angegeben werden. Dies kann nach Wohnfläche, Personenzahl oder anderen Kriterien erfolgen.
  5. Fälligkeitsdatum: Es sollte klar sein, bis wann die Nebenkosten vom Mieter gezahlt werden müssen.
  6. Höchstgrenzen: In einigen Fällen gibt es gesetzliche Höchstgrenzen für bestimmte Nebenkostenarten. Diese sollten im Mietvertrag beachtet werden.
  7. Hinweis auf die Betriebskostenverordnung: Im Mietvertrag sollte auf die Betriebskostenverordnung (BetrKV) verwiesen werden, die die genauen gesetzlichen Regelungen zur Nebenkostenabrechnung enthält.

Die Einhaltung dieser Vorgaben im Mietvertrag ist wichtig, um die Rechte und Pflichten von Mieter:innen und Vermieter:innen klar zu definieren und eine reibungslose Nebenkostenabrechnung sicherzustellen. Falls im Mietvertrag unzulässige Klauseln zu den Nebenkosten enthalten sind, sind diese unter Umständen nichtig, und Mieter:innen müssen sie nicht bezahlen.

Nebenkosten pro Quadratmeter berechnen

Die Berechnung der Nebenkosten pro Quadratmeter ist eine gängige Methode, um die Nebenkosten fair auf die Mieter:innen zu verteilen. Hierbei werden die Gesamtkosten für umlagefähige Nebenkostenarten durch die Gesamtwohnfläche des Gebäudes geteilt. Das Ergebnis ist der Nebenkostenbetrag, der auf jeden Quadratmeter Wohnfläche entfällt.

Um die Nebenkosten pro Quadratmeter zu ermitteln, wird folgende Formel verwendet:

Nebenkosten pro Quadratmeter = Gesamtkosten für umlagefähige Nebenkostenarten / Gesamtwohnfläche des Gebäudes

Hierbei bedeuten die einzelnen Bestandteile:

Nebenkosten pro Quadratmeter: Dies ist der Betrag, den Mieter:innen pro Quadratmeter ihrer Wohnfläche für die umlagefähigen Nebenkosten zahlen müssen.

Gesamtkosten für umlagefähige Nebenkosten: Hierbei handelt es sich um die kumulierte Summe aller Aufwendungen, die in die Nebenkostenabrechnung einfließen und von den Mieter:innen gemeinschaftlich beglichen werden müssen. Dies schließt unter anderem Ausgaben für Heizung, Wasserversorgung, Müllabfuhr, Hausmeisterdienste und Ähnliches mit ein.

Gesamtwohnfläche des Gebäudes: Dies ist die Summe der Wohnflächen aller Einheiten (Wohnungen oder Wohneinheiten) in einem Gebäude. Sie wird üblicherweise in Quadratmetern ausgedrückt.

Beispiel:

Angenommen, in einem Mehrfamilienhaus mit insgesamt 10 Mietwohnungen betragen die Gesamtkosten für umlagefähige Nebenkosten im Jahr 20.000 Euro. Die Gesamtwohnfläche des Gebäudes beträgt 800 Quadratmeter.

Die Berechnung der Nebenkosten pro Quadratmeter erfolgt wie folgt:

Nebenkosten pro Quadratmeter = 20.000 Euro / 800 Quadratmeter = 25 Euro / qm

In diesem Beispiel beträgt der Betrag, den Mieter:innen pro Quadratmeter ihrer Wohnfläche für die umlagefähigen Nebenkosten zahlen müssen, 25 Euro pro Quadratmeter. Wenn eine Wohnung eine Wohnfläche von beispielsweise 70 Quadratmetern hat, würde diese Wohnung 70 * 25 Euro = 1.750 Euro pro Jahr für die umlagefähigen Nebenkosten zahlen.

Nebenkosten vs. Betriebskosten

Es gilt die Begriffe „Nebenkosten“ und „Betriebskosten“ zu unterscheiden:

Betriebskosten: Hierbei handelt es sich um laufende Kosten, die regelmäßig und kontinuierlich anfallen. Verwaltungsgebühren fallen etwa, Versicherungskosten und die Instandhaltungskosten für den Aufzug unter die Betriebskosten.

Nebenkosten: Im Gegensatz dazu umfassen Nebenkosten alle Ausgaben, einschließlich einmaliger Kosten, die mit der Nutzung einer Immobilie verbunden sind. Dazu gehören etwa Renovierungsarbeiten wie das Streichen des Treppenhauses oder die Reparatur des Dachs.

Es lässt sich vereinfacht sagen, dass Betriebskosten immer auch Nebenkosten sind, aber nicht alle Nebenkosten Betriebskosten sind.

Die Unterscheidung zwischen Neben- und Betriebskosten ist für Mieter:innen von großer Bedeutung, da Vermieter:innen Sie nur an den Betriebskosten beteiligen dürfen. Wenn Sie in Ihrer Betriebskostenabrechnung (die oft fälschlicherweise als Nebenkostenabrechnung bezeichnet wird) mit einmaligen Kosten wie beispielsweise Renovierungsarbeiten für den Eingangsbereich konfrontiert werden, haben Mieter:innen das Recht, Widerspruch einzulegen. Solche einmaligen Kosten können nicht auf Mieter:innen umgelegt werden.

Aufbau der Nebenkostenabrechnung

Die Nebenkostenabrechnung ist typischerweise folgendermaßen aufgebaut:

  • Angaben zum Abrechnungszeitraum: Die Abrechnung beginnt in der Regel mit den Angaben zum Abrechnungszeitraum. Dieser Zeitraum sollte sich über ein Jahr erstrecken und ist im Mietvertrag festgelegt.
  • Einnahmen der Vermieter:in: Hier werden die Einnahmen der Vermieter:in aus den Nebenkosten aufgeführt. Dazu gehören die Mietvorauszahlungen der Mieter:in sowie eventuelle Guthaben aus vorherigen Abrechnungszeiträumen.
  • Gesamtkosten: Dieser Abschnitt zeigt die gesamten angefallenen Nebenkosten für das abgerechnete Jahr. Hierbei handelt es sich um die Summe aller Kostenpositionen, die in den Nebenkosten enthalten sind.
  • Kostenverteilung: In diesem Teil der Abrechnung wird erläutert, wie die Kosten auf die einzelnen Mieter:innen aufgeteilt werden. Dies erfolgt in der Regel nach dem Anteil der Wohnfläche oder der Anzahl der Personen in der Wohnung.
  • Zwischensummen: Hier werden die Kosten für jede einzelne Nebenkostenposition aufgeführt. Dies ermöglicht den Mieter:innen, nachzuvollziehen, wie die Gesamtkosten zustande kommen.
  • Mieteranteile: In diesem Abschnitt werden die Anteile der Mieter:innen an den Gesamtkosten berechnet und aufgeführt. Dabei wird in der Regel der vereinbarte Verteilerschlüssel angewendet.
  • Abrechnung der Vorauszahlungen: Hier wird dargestellt, ob die Mieter:innen im Abrechnungszeitraum zu viel oder zu wenig an Nebenkosten gezahlt haben. Wenn sie zu viel gezahlt haben, erhalten sie eine Gutschrift, wenn sie zu wenig gezahlt haben, müssen sie die Differenz nachzahlen.
  • Zahlungsaufforderung oder Erstattung: Am Ende der Abrechnung wird den Mieter:innen mitgeteilt, ob sie eine Nachzahlung leisten müssen oder eine Erstattung erhalten. Hierbei ist wichtig, dass die Vermieter:in klare Zahlungsfristen angibt.
  • Hinweise und Erläuterungen: Die Abrechnung enthält oft auch Hinweise und Erläuterungen, beispielsweise zu möglichen Einsprüchen seitens der Mieter:innen.

Die Nebenkostenabrechnung sollte transparent und nachvollziehbar sein. Mieter:innen haben das Recht, die Abrechnung zu prüfen und eventuelle Einwände zu erheben, wenn sie Fehler oder Unstimmigkeiten feststellen. Eine korrekte und verständliche Abrechnung ist daher im Interesse beider Parteien und dient der Fairness im Mietverhältnis.

Umlageschlüssel von Nebenkosten

Umlageschlüssel sind Methoden, die verwendet werden, um die Kosten für Nebenkosten in Mehrfamilienhäusern oder Wohnanlagen gerecht auf die Mieter:innen zu verteilen. Diese Schlüssel legen fest, nach welchem Kriterium die Kosten auf die einzelnen Parteien aufgeteilt werden. Hier sind einige gängige Umlageschlüssel:

Wohnfläche: Bei diesem Schlüssel wird die Gesamtkostenmenge nach der Größe der Wohnfläche auf die Mieter:innen aufgeteilt. Mieter:innen mit größerem Wohnraum zahlen mehr.

Personenzahl: Hier erfolgt die Aufteilung der Kosten basierend auf der Anzahl der im Haushalt lebenden Personen. Dies kann eine faire Methode sein, wenn die Wohnungen unterschiedliche Größen haben.

Verbrauch: Diese Methode wird oft für Verbrauchskosten wie Wasser und Heizung angewendet. Die Kosten werden nach dem individuellen Verbrauch aufgeteilt, was bedeutet, dass Mieter:innen mit höherem Verbrauch mehr zahlen.

Mietfläche: Dieser Schlüssel basiert auf der gesamten Mietfläche des Gebäudes und wird in seltenen Fällen verwendet.

Verhältnis: In einigen Fällen wird das Verhältnis der Wohnfläche einer einzelnen Wohnung zur Gesamtwohnfläche des Gebäudes verwendet.

Die Wahl des Umlageschlüssels hängt von verschiedenen Faktoren ab, darunter lokale Vorschriften, die Art der Nebenkosten und die im Mietvertrag festgelegten Vereinbarungen zwischen Mieter:innen und Vermieter:innen. Mieter:innen sollten ihren Mietvertrag sorgfältig prüfen, um zu verstehen, welcher Umlageschlüssel für ihre Nebenkosten gilt.

Nebenkostenspiegel

Der Nebenkostenspiegel ist ebenfalls ein nützliches Instrument, das Mieter:innen und Vermieter:innen dabei hilft, die Höhe der Nebenkosten in einer Mietwohnung zu überprüfen und zu vergleichen. Er bietet eine Orientierung darüber, welche Nebenkosten in einer bestimmten Region oder Stadt durchschnittlich anfallen.

Im Detail funktioniert der Nebenkostenspiegel folgendermaßen:

  1. Datenerhebung: Für die Erstellung des Nebenkostenspiegels sammeln lokale Mietervereine oder andere Organisationen Daten von Mieter:innen in der Region. Diese Daten beinhalten Informationen über die Höhe der Nebenkosten, die in verschiedenen Mietwohnungen gezahlt werden.
  2. Durchschnittsberechnung: Anhand der gesammelten Daten wird ein Durchschnittswert für die Nebenkosten in der Region berechnet. Dabei werden die Kosten für verschiedene Nebenkostenarten, wie Heizung, Wasser, Müllabfuhr und andere, berücksichtigt.
  3. Veröffentlichung: Der Nebenkostenspiegel wird in der Regel einmal jährlich von den Mietervereinen oder anderen relevanten Organisationen veröffentlicht. Er kann online oder in gedruckter Form verfügbar sein.

Der Nebenkostenspiegel ist ein hilfreiches Werkzeug für Mieter:innen, um herauszufinden, ob ihre Nebenkosten im Durchschnitt liegen oder ob sie überhöht sind. Vermieter:innen können ihn nutzen, um sicherzustellen, dass ihre Nebenkostenabrechnungen gerecht und wettbewerbsfähig sind.

Fehler in der Nebenkostenabrechnung

Fehler bei der Nebenkostenabrechnung sollten vermieden werden, da sie aufseiten der Vermieter:innen und Mieter:innen problematisch sein können. Hier sind einige häufige Fehler und deren Auswirkungen:

Für Vermieter:innen:

  1. Unvollständige oder ungenaue Abrechnung: Vermieter:innen können rechtliche Schwierigkeiten bekommen, wenn sie unvollständige oder ungenaue Nebenkostenabrechnungen erstellen, da Mieter:innen das Recht auf eine ausführliche und verständliche Abrechnung haben.
  2. Verspätete Abrechnung: Es besteht eine gesetzliche Verpflichtung für Vermieter:innen, die Nebenkostenabrechnung bis spätestens zum Ende des zwölften Monats nach Ablauf des Abrechnungszeitraums vorzulegen. Verzögerungen könnten dazu führen, dass Vermieter:innen Nachforderungen nicht mehr geltend machen können.
  3. Fehler bei der Wahl des Umlageschlüssels: Die korrekte Anwendung des passenden Umlageschlüssels ist von entscheidender Bedeutung. Wenn Vermieter:innen einen unzutreffenden Schlüssel verwenden, könnte dies zu ungerechten Verteilungen der Nebenkosten führen.
  4. Unberechtigtes Umlegen von Kosten auf Mieter:innen: Vermieter:innen dürfen lediglich die im Mietvertrag festgelegten und gesetzlich erlaubten Kosten auf die Mieter:innen übertragen. Das Einbeziehen nicht zulässiger Kosten kann zu Konflikten führen.

Für Mieter:innen:

  1. Nicht überprüfen: Ein häufiger Fehler von Mieter:innen ist es, die erhaltenen Nebenkostenabrechnungen nicht sorgfältig zu überprüfen. Dies kann dazu führen, dass überhöhte Kosten akzeptiert werden.
  2. Fehlerhafte Einwendungen: Wenn Mieter:innen Einwendungen gegen die Nebenkostenabrechnung vorbringen, sollten diese gut begründet und nachvollziehbar sein. Unbegründete Einwendungen können zu Konflikten mit Vermieter:innen führen.
  3. Zahlungsverzug: Wenn Mieter:innen die Nachzahlung aus der Nebenkostenabrechnung nicht rechtzeitig begleichen, können Verzugszinsen und Mahnkosten anfallen.
  4. Nicht informieren: Mieter:innen sollten Vermieter:innen über Veränderungen in ihrem Haushalt, wie zum Beispiel den Einzug neuer Personen, informieren. Dies kann Auswirkungen auf die Nebenkosten haben.

Die Fristen zur Nebenkostenabrechnung

Die gesetzlichen Bestimmungen zu den Fristen für Nebenkostenabrechnungen sind sowohl für Mieter:innen als auch für Vermieter:innen relevant. Im Folgenden werden die wesentlichen Fristen und Regelungen erläutert:

  1. Zeitpunkt der Nebenkostenabrechnung: Vermieter:innen sind gesetzlich dazu verpflichtet, die Nebenkostenabrechnung spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des jeweiligen Abrechnungszeitraums an die Mieter:innen auszustellen. Das bedeutet, dass die Abrechnung, beispielsweise für den Zeitraum von Januar bis Dezember, spätestens bis zum 31. Dezember des darauffolgenden Jahres bei den Mieter:innen vorliegen sollte.
  2. Vereinbarung im Mietvertrag: Es ist möglich, im Mietvertrag abweichende Fristen zu vereinbaren, sofern diese nicht unangemessen kurz sind. Allerdings darf die Vereinbarung nicht zu Lasten der Mieter:innen gehen.
  3. Rechte der Mieter:innen bei verspäteter Abrechnung: Legt die Vermieter:in die Abrechnung nicht rechtzeitig vor, können Mieter:innen von ihrem Recht Gebrauch machen, Vorauszahlungen zurückzuhalten, bis die Abrechnung erfolgt. Dies dient dem Schutz der Mieter:innen vor unnötigen finanziellen Belastungen.
  4. Ausnahmen und Besonderheiten: In bestimmten Fällen können Ausnahmen gelten, wie beispielsweise bei gewerblichen Mietverhältnissen oder wenn der Mietvertrag dies vorsieht. Es ist ratsam, sich im Zweifelsfall rechtzeitig rechtlichen Rat einzuholen.

Einspruchsfristen gegen die Nebenkostenabrechnung

Haben Mieter:innen Bedenken bezüglich der Richtigkeit der erhaltenen Nebenkostenabrechnung, ist es wichtig, die einschlägigen Fristen zu beachten. Folgende geltenden Einspruchsfristen betreffend die Nebenkostenabrechnung sind dann relevant:

  1. Frist für den Widerspruch: Der Widerspruch durch Mieter:innen gegen die Nebenkostenabrechnung muss innerhalb von 12 Monaten nach Erhalt der Abrechnung eingereicht werden. Es ist entscheidend, dass der Widerspruch innerhalb dieser Frist erfolgt, da sonst der Widerspruch nicht mehr berücksichtigt wird.
  2. Begründung des Widerspruchs: Der Widerspruch sollte gut begründet sein. Mieter:innen sollten genau angeben, welche Punkte in der Abrechnung sie anzweifeln und warum. Es ist hilfreich, Belege und Dokumentationen beizufügen, um die Argumentation zu stützen.
  3. Schlichtungsstelle einschalten: Wenn Mieter:innen und Vermieter:innen sich nicht einigen können, kann eine Schlichtungsstelle eingeschaltet werden. Hierbei gelten möglicherweise eigene Fristen, die von Bundesland zu Bundesland variieren können. Diese Fristen sollten ebenfalls beachtet werden.
  4. Rechtsanwalt hinzuziehen: In komplexen Fällen oder wenn der Streit nicht anders beigelegt werden kann, kann es ratsam sein, einen Rechtsanwalt für Mietrecht einzuschalten. Die Fristen für die Beauftragung eines Anwalts können je nach Fall unterschiedlich sein, sollten aber frühzeitig geprüft werden.
  5. Zahlungen nicht aussetzen: Auch wenn Mieter:innen Widerspruch gegen die Nebenkostenabrechnung einlegen, sollten sie die umstrittenen Beträge nicht einfach aussetzen. Die Zahlungen sollten weiterhin fristgerecht erfolgen, um Verzugszinsen und Mahnkosten zu vermeiden.

Weitere Zahlungsfristen für Nebenkosten

Die Einhaltung der festgelegten Zahlungsfristen ist von großer Bedeutung für Mietverhältnisse im Zusammenhang mit Nebenkosten. Nachfolgend sind die geltenden Zahlungsfristen für Nebenkosten aufgeführt:

  1. Monatliche Vorauszahlungen: Mieter:innen leisten in der Regel monatliche Nebenkostenvorauszahlungen zusammen mit ihrer monatlichen Miete. Diese Vorauszahlungen sind jeweils zu Beginn des entsprechenden Monats fällig. Zum Beispiel sind die Nebenkostenvorauszahlungen für den Monat Januar bis spätestens am 1. Januar zu entrichten.
  2. Zahlung von Nachzahlungen: Sollten sich aus der Jahresabrechnung Nachzahlungen für Mieter:innen ergeben, so sollten diese Beträge in der Regel innerhalb von 30 Tagen nach Erhalt der Abrechnung beglichen werden. Es ist zu beachten, dass die exakten Zahlungsfristen im Mietvertrag festgehalten sein können. Es empfiehlt sich daher, die vertraglichen Vereinbarungen in Bezug auf die Zahlungsfristen zu überprüfen.
  3. Ratenzahlung: In bestimmten Situationen kann es möglich sein, mit der Vermieter:in Ratenzahlungen für Nachzahlungen zu vereinbaren. Hierbei ist es von entscheidender Bedeutung, solche individuellen Vereinbarungen schriftlich festzuhalten, um mögliche Missverständnisse zu vermeiden.

Nebenkostennachzahlungen

Die Nebenkostenabrechnung kann für Mieter:innen sowohl positive als auch negative Überraschungen bringen. Wenn sich aus der Abrechnung ergibt, dass die bis dahin getätigten Vorauszahlungen die tatsächlichen Nebenkosten überschreiten, haben Mieter:innen Anspruch auf eine Rückzahlung / Nebenkostenerstattungen, während bei einer Unterdeckung Nebenkostennachzahlungen fällig werden. Hier sind die wesentlichen Punkte zu Nebenkostennachzahlungen:

  1. Nachzahlungen: Es müssen Differenzen durch die Mieter:innen nachgezahlt werden, wenn die tatsächlichen Nebenkosten höher sind, als die bereits geleisteten Vorauszahlungen. Dieser Betrag kann sich aus der jährlichen Nebenkostenabrechnung ergeben.
  2. Fristen für Nachzahlungen: Mieter:innen sollten die Fristen für Nachzahlungen genau beachten. In der Regel haben sie nach Erhalt der Nebenkostenabrechnung etwa 30 Tage Zeit, um die Nachzahlungen zu leisten. Die genauen Fristen können jedoch im Mietvertrag geregelt sein.
  3. Rückzahlungen: Wenn die bereits geleisteten Vorauszahlungen die tatsächlichen Nebenkosten übersteigen, haben Mieter:innen Anspruch auf eine Rückzahlung. Diese Rückzahlung sollte folgend innerhalb von 30 Tagen nach Erstellung der Nebenkostenabrechnung erfolgen.
  4. Prüfung der Abrechnung: Die Nebenkostenabrechnung sollte durch Mieter:innen sorgfältig geprüft werden, um sicherzustellen, dass die Berechnungen korrekt sind. Bei Zweifeln oder Unstimmigkeiten ist es ratsam, den Vermieter oder die Vermieterin zu kontaktieren und gegebenenfalls Widerspruch einzulegen.
  5. Ratenzahlung: In einigen Fällen kann es möglich sein, mit der Vermieter:in Ratenzahlungen für Nachzahlungen zu vereinbaren. Dies kann helfen, finanzielle Belastungen zu verteilen.

Nebenkostennachzahlungen sind ein wichtiger Teil des Mietverhältnisses, und Mieter:innen sollten ihre finanziellen Verpflichtungen in diesem Zusammenhang sorgfältig beachten, um finanzielle Engpässe zu vermeiden.

Nebenkostenvorauszahlung

Die Nebenkostenvorauszahlung ist ein wesentlicher Bestandteil vieler Mietverträge. Hierbei zahlen Mieter:innen monatliche Beträge an ihre Vermieter:in, um die voraussichtlichen Nebenkosten abzudecken. Dieser Abschnitt erläutert die Nebenkostenvorauszahlung im Detail:

  1. Monatliche Vorauszahlungen: Mieter:innen leisten monatliche Vorauszahlungen für Nebenkosten, die im Mietvertrag festgelegt sind. Diese Vorauszahlungen basieren auf Schätzungen der erwarteten Nebenkosten, die Vermieter:innen aufgrund vergangener Abrechnungszeiträume oder regionaler Durchschnittswerte erstellen.
  2. Bestandteile der Nebenkostenvorauszahlung: Die Nebenkostenvorauszahlung umfasst eine breite Palette von Ausgaben, die unter anderem Heizung, Wasser, Abwasser, Müllentsorgung, Hausreinigung, Versicherungen und mehr abdecken. Die konkreten Positionen sollten im Mietvertrag ausführlich aufgeführt sein.
  3. Höhe der monatlichen Vorauszahlungen: Die Festlegung der monatlichen Vorauszahlungshöhe erfolgt gemäß den Angaben im Mietvertrag. Die Berechnung basiert auf Schätzungen der anfallenden Kosten und kann je nach Region und Art der Immobilie variieren. Vermieter:innen haben die Verpflichtung, die Vorauszahlungsbeträge angemessen zu bemessen.
  4. Abrechnungszeitraum: Die Abrechnung der Nebenkosten erfolgt in einem jährlichen Intervall. Über den gesamten Zeitraum werden die tatsächlichen Kosten ermittelt und mit den geleisteten Vorauszahlungen verglichen.
  5. Nachzahlungen und Rückzahlungen: Nach der jährlichen Abrechnung können sich Nebenkostennachzahlungen oder Rückzahlungen ergeben. Falls die geleisteten Vorauszahlungen die tatsächlichen Nebenkosten überschritten haben, erfolgt eine Rückerstattung an die Mieter:innen. Im Falle einer Unterdeckung sind Mieter:innen verpflichtet, die Differenz nachzuzahlen.
  6. Prüfung der Abrechnung: Mieter:innen sollten die jährliche Nebenkostenabrechnung sorgfältig prüfen, um sicherzustellen, dass die Berechnungen korrekt sind. Bei Unstimmigkeiten ist es ratsam, den Vermieter oder die Vermieterin zu kontaktieren und gegebenenfalls Widerspruch einzulegen.
  7. Anpassung der Vorauszahlungen: Wenn sich die Nebenkosten erheblich ändern, kann es notwendig sein, die monatlichen Vorauszahlungen anzupassen. Dies sollte in Absprache mit dem Vermieter oder der Vermieterin erfolgen.

Die Nebenkostenvorauszahlung ermöglicht eine gleichmäßige Verteilung der Nebenkosten über das Jahr hinweg. Mieter:innen sollten jedoch darauf achten, dass die Vorauszahlungen angemessen sind und sich bei Bedarf anpassen lassen, um finanzielle Überraschungen bei der jährlichen Abrechnung zu vermeiden.

Fazit

Die Nebenkostenabrechnung ist ohne Zweifel ein relevanter Bestandteil des Mietverhältnisses, der Mieter:innen und Vermieter:innen gleichermaßen betrifft. In diesem Beitrag haben wir die verschiedenen Aspekte der Nebenkostenabrechnung beleuchtet und wichtige Informationen bereitgestellt.

Wir haben die Definition der Nebenkosten erläutert und detailliert auf umlagefähige und nicht umlagefähige Nebenkosten eingegangen. Dabei wurde deutlich, dass die Nebenkosten vielfältig sind und eine genaue Prüfung der Abrechnung notwendig ist.

Die Struktur der Nebenkostenabrechnung wurde ausführlich erklärt, angefangen bei den monatlichen Vorauszahlungen bis zur jährlichen Abrechnung. Besonderes Augenmerk wurde auf die Fristen für den Widerspruch zur Abrechnung gelegt, um Mieter:innen und Vermieter:innen ein Verständnis für ihre Rechte und Pflichten zu vermitteln.

Die Nebenkostenvorauszahlung, die einen reibungslosen Ablauf der Nebenkostenabrechnung gewährleistet, wurde ebenfalls detailliert behandelt. Hierbei wurde betont, wie wichtig es ist, die monatlichen Vorauszahlungen angemessen zu bemessen und gegebenenfalls anzupassen.

Abschließend sei gesagt, dass die Nebenkostenabrechnung eine komplexe Angelegenheit sein kann, die jedoch mit dem richtigen Wissen und der nötigen Sorgfalt erfolgreich bewältigt werden kann.

FAQ: Häufig gestellte Fragen zur Nebenkostenabrechnung

Hinweis: Unsere Beiträge und Inhalte stellen keine rechtliche Beratung dar und ersetzen keine Rechtsberatung durch entsprechende Fachanwälte. Sollten konkrete rechtliche Probleme bestehen empfehlen wir immer die Beratung durch einen fachkundigen Anwalt.

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Felix Ritschel

Felix Ritschel ist ein erfahrener Experte im Bereich der Immobilienwirtschaft und Growth Manager der Erste Hausverwaltung GmbH. Durch seine Erfahrung in verschiedenen Bereichen der Immobilienbrachen bringt Felix fundiertes Wissen und praktische Erfahrungen ein.

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8 Antworten

  1. Auch von mir, vielen Dank für den Artikel. Kenne jemanden der den Artikel gut gebrauchen kann, aufgrund seiner fehlerhaften und rechtlich nicht haltbaren Abrechnung.

    Ich würde es allerdings begrüßen, wenn Sie allgemein in ihren Artikeln einen „Ausdrucken“ -Button einbauen würden.

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