WEG-Verwaltungsbeirat: Was macht der Beirat?

Inhaltsübersicht

Der WEG-Verwaltungsbeirat bildet das Bindeglied zwischen Miteigentümer:innen und Verwaltung. Dabei sind die Aufgaben nicht einheitlich geregelt.

In der Regel sind die Beirät:innen die Kontrollinstanzen und das Bindeglied zwischen Hausverwaltung und Gemeinschaft. Zudem kann der Beirat eine Eigentümerversammlung einberufen, wenn die Verwaltung sich weigert oder keine bestellt ist. Für die Einberufung muss jedoch ein zwingender Grund vorliegen oder es handelt sich um eine ordentliche Versammlung.

  1. Der WEG-Verwaltungsbeirat fungiert als Bindeglied zwischen Miteigentümer:innen und Verwaltung und unterstützt die Hausverwaltung bei der ordnungsgemäßen Durchführung ihrer Aufgaben. Er hat keine Entscheidungsbefugnisse, kann aber Empfehlungen aussprechen.
  2. Zu den Kernaufgaben des Verwaltungsbeirats gehört die Rechnungsprüfung der Jahresabrechnung und die Überprüfung der Verteilungsschlüssel. Der Beirat kann auch bei der Einberufung von Eigentümerversammlungen tätig werden, wenn dies notwendig ist.
  3. Die Mitglieder des Verwaltungsbeirats sind nicht für die ordnungsgemäße Verwaltung verantwortlich und haben keine Sonderrechte gegenüber anderen Miteigentümer:innen. Sie dürfen beispielsweise keine Verwalter:innen eigenmächtig bestellen oder abbestellen.
  4. Die Zusammensetzung des Verwaltungsbeirats besteht normalerweise aus drei Miteigentümer:innen, kann aber durch die Teilungserklärung angepasst werden. Die Amtszeit der Beirät:innen ist nicht vorgeschrieben, kann aber durch die Gemeinschaftsordnung geregelt werden.
  5. Die Tätigkeit im Verwaltungsbeirat ist in der Regel ein Ehrenamt ohne Vergütung. Allerdings können Beirät:innen einen Ersatz für entstandene Kosten erhalten und in größeren Eigentümergemeinschaften auch eine Vergütung.

Aufgaben und Pflichten des Verwaltungsbeirats

Im Wohneigentumsgesetz sind die Pflichten des Beirates definiert als Unterstützung für die Hausverwaltung bei der ordnungsgemäßen Durchführung ihrer Aufgaben. Sowie die Kontrolle:

  • des Wirtschaftsplanes
  • der Abrechnungen
  • der Rechnungslegungen
  • der Kostenansetzungen

Zudem muss die Vorsitzende des Gremiums hinterher eine Stellungnahme dazu schreiben und diese auf der Eigentümerversammlung vorstellen. Dafür ist es unerlässlich, dass Beirät:in und WEG-Verwaltung eng zusammenarbeiten und gut miteinander auskommen.

Ein gutes Verhältnis zwischen Verwaltung und Verwalterbeirat ist daher unverzichtbar für jede WEG.

Die Aufgaben können durch die Eigentümerversammlung ausgedehnt oder beschränkt werden.

Rechnungsprüfung

Die Rechnungsprüfung der Jahresabrechnung gehört zu den Kernaufgabengebieten des Verwaltungsbeirats. Dabei ist die Prüfung sowohl rechnerischer Natur als auch sachlicher. Das bedeutet, es wird nicht nur geprüft, ob die Berechnungen stimmen, sondern auch, ob die Rechnungen inhaltlich korrekt sind.

Weiterhin spielt auch das Thema Verteilungsschlüssel eine Rolle. Dieser gibt an, wie die Kosten auf die Eigentümer:innen verteilt werden. Es ist seitens der Beirät:in zu prüfen, ob die Schlüssel stimmen und korrekt angewendet werden.

Protokolle der Eigentümerversammlung

Auch bei der Unterzeichnung des Protokolls einer Eigentümerversammlung ist die Beiratsvorsitzende oder deren Vertretung gefragt. Nach § 24 Abs. 6 WEG hat diese die Pflicht, das Protokoll zusammen mit einer Miteigentümer:in und dem Verwalter zu unterschreiben.

Einberufung der Eigentümerversammlung

Sollte keine WEG-Verwaltung bestellt sein, so kann die Vorsitzende oder eine vertretende Beirät:in ebenfalls zur Eigentümerversammlung laden. Gleiches gilt auch, sollte sich die Verwaltung weigern (obwohl eine Notwendigkeit dazu bestehen würde) eine Versammlung abzuhalten (§ 24 Abs. 3 WEG).

Allerdings kann die Beirät:in nicht einfach eine ETV einberufen. Sollte diese dennoch ungerechtfertigterweise einladen, kann die Hausverwaltung die Einberufung verhindern.

Weiter Aufgaben

Häufig erhalten die Beirät:innen weitere Rechte & Pflichten durch die Teilungserklärung oder per Gemeinschaftsbeschluss. Dazu zählen:

  • Unterschrift des Verwaltervertrags (bei der Bestellung einer Verwaltung)
  • Bestätigung von Aufträgen gemeinsam / in Abstimmung mit der Verwaltung
  • Unterstützung bei einzelnen Verwaltungsaufgaben

In jedem Fall muss der Beirat die ihm übertragenen Aufgaben akzeptieren. Er ist nicht gezwungen, die durch die Beschlüsse übertragenen Aufgaben anzunehmen.

Auskunftspflicht der Beirät:in

Zu den Pflichten gehört zusätzlich die „Auskunftspflicht“ gegenüber den Miteigentümer:innen. Als Bindeglied zwischen Verwaltung und Eigentümer:innen ist es Grundaufgabe des Verwaltungsbeirats, Informationen schnell weiterzugeben.

Endet die Tätigkeit als Beiratsmitglied, sind alle Dokumente an die Gemeinschaft zurückzugeben.

Beirät:innen sind nicht für die Verwaltung verantwortlich

Auch wenn WEG-Beiträt:innen die Hausverwaltung bei ihrer Pflichterfüllung unterstützen sollen, sind diese nicht für die ordnungsgemäße Verwaltung und deren Arbeit verantwortlich.

Auch wenn eine Beirät:in durch Miteigentümer:innen beauftragt wurde, ein Thema auf die Tagesordnung der nächsten Eigentümerversammlung zu setzen, ist diese nicht verantwortlich, wenn dies nicht geschieht.

Das darf der Beirat nicht

Auch wenn der Beirat einige Sonderstellungen innerhalb der Gemeinschaft genießt, haben deren Mitglieder nicht mehr Einfluss als andere Miteigentümer:innen. Daher haben die Mitglieder nicht das Recht:

  • Verwalter:innen eigenmächtig zu bestellen oder abzubestellen
  • Prüfung der Abrechnung des Bauträgers 
  • Durchsetzung von Schadensersatzansprüchen der Gemeinschaft  
  • (Eigenmächtige) Vertretung der WEG gegenüber Dritten
  • Eigenmächtige Bestimmung über Ausgaben
  • Erteilung von Weisungen gegenüber der Verwalter:in und Miteigentümer:innen
  • Änderung von Beschlüssen der Eigentümerversammlung
  • Wortentziehungen auf der ETV gegenüber anderen Miteigentümer:innen

Zusammensetzung des Eigentumsbeirates

Normalerweise besteht der Beirat aus 3 Personen, allesamt Miteigentümer:innen der Gemeinschaft. Die Anzahl kann jedoch durch die Teilungserklärung auch herab- bzw. heraufgesetzt werden.

Ist eine Anzahl festgesetzt, muss diese auch zwingend eingehalten werden. Sollte nichts festgelegt sein, können beliebig viele Beiräte installiert werden. Hier empfiehlt es sich dennoch, die Anzahl gering zu halten, um im Nachgang Terminabstimmungen innerhalb des Beirates zu vereinfachen.

Idealerweise haben alle Mitglieder des Beirates unterschiedliche berufliche Hintergründe (kaufmännisch, handwerkertechnisch, juristisch).

Nicht Miteigentümer:innen als Beiräte

Ist in der Teilungserklärung nichts Abweichendes geregelt, müssen die Mitglieder der Beirates aus der Wohneigentumsgemeinschaft kommen.

Wird in der Teilungserklärung etwas anderes geregelt, können auch Dritte, die nicht zur Gemeinschaft gehören, zum Beirat berufen werden.

Werden Nicht-Miteigentümer:innen bestellt, ohne dass dies per Teilungserklärung erlaubt ist, so ist die Bestellung des Beirates ein „Zitterbeschluss“, wenn keine Miteigentümer:in Einspruch erhebt, wird nach Ablauf der Einspruchsfrist der Beschluss dennoch wirksam.

Vorsitzende des Verwaltungsbeirats

Sollte in der Teilungserklärung nichts Gegenteiliges festgeschrieben sein, bestimmen die Beiräte unter sich, wer den Vorsitz übernimmt. Ist festgeschrieben, dass die Vorsitzende gesondert gewählt werden muss, ist dies maßgeblich.

Länge der Amtszeit

Wie lange eine Beirät:in bestellt ist, ist nicht vorgeschrieben. So kann die Bestellung auch auf unbestimmte Zeit erfolgen. Auch hier kann die Gemeinschaftsordnung / Teilungserklärung entsprechend abweichende Vorgaben festschreiben.

Feste Amtszeiten haben den Vorteil, dass „Abwahlen“ einzelner Verwaltungsbeirät:innen entfallen. Sollten diese notwendig werden, sorgt das immer für Unruhe in der Gemeinschaft.

Wahl des Verwaltungsbeirats

Die Beiträte werden im Rahmen eines Beschlusses der Eigentümerversammlung ETV gewählt. Dabei muss über jede Kandidat:in einzeln abgestimmt werden.

Blockwahlen, also über ganze Beiratsteams abzustimmen, sind nicht möglich.

Gute und schlechte Verwaltungsbeiräte

Nicht jedes Mitglied des Beirates erfüllt seine Aufgaben zwangsläufig zum Wohle der Gemeinschaft. Es gibt gute und schlechte Beispiele.

Gute Mitglieder:innen

Die besten Mitglieder des Verwaltungsbeirats sehen sich als Teil der Wohneigentumsgemeinschaft (WEG) und versuchen ihr Ehrenamt zum Besten aller Miteigentümer:innen auszuüben.

Dazu zählen die besonders gewissenhafte Erfüllung ihrer Aufgaben und eine enge und offene Zusammenarbeit zwischen WEG-Verwaltung und Beiräten.

Gerade wenn das Verhältnis zwischen Hausverwaltung und Vertretung der Eigentümer:innen nachhaltig geschädigt ist, ist es für die Gemeinschaft schwierig Sanierungs-, Instandhaltungs- oder Modernisierungs-Projekte erfolgreich umzusetzen.

Schlechte Vertreter:innen

Das Gegenstück des bemühten und zum Wohl der Gemeinschaft arbeitenden Beirats-Mitgliedes ist die „schlechte Beirät:in“. Dabei sind häufig nicht nur die Qualität ihrer Arbeit, sondern auch die dahinterstehenden Motive das Problem.

So sind Mitglieder, die ihre ehrenamtliche Position für eigene Zwecke missbrauchen und als Machtposition ansehen, keine guten Beirät:innen. Hier passiert es nicht selten, dass solche Personen Gefahr laufen, andere zu schikanieren oder zu unterdrücken.

Auch eine zu lasche Interessenvertretung der Gemeinschaft wird schnell zum Problem für die Gemeinschaft. Auch wenn seriöse Verwaltungen dies nicht tun werde, gibt es einige schwarze Schafe, die Beirät:innen bewusst beeinflussen. Sind diese dafür empfänglich, kann es passieren, dass sie ihre Kontrollfunktion nicht mehr ordnungsgemäß ausüben, zum Nachteil der Gemeinschaft.

Auch eine „keine Lust“- oder „keine Ahnung“-Mentalität der Beirät:innen ist wenig wünschenswert. Das Ehrenamt des Beirates ist immer auch mit Arbeit, Informationsgewinnung und Einsatz verbunden. Scheuen die Vertretenden diesen Einsatz, sollten sie nicht für den Posten der Beirät:in kandidieren.

Was bekommt der Beirat für seine Tätigkeit?

Im Allgemeinen ist die Position des Beirates ein Ehrenamt, sprich wird nicht vergütet. Dafür können Vorsitzende und Mitglieder des Beirates jedoch einen Ersatz der Kosten erhalten.

Zumeist wird hierfür eine Kostenpauschale durch die Gemeinschaft festgesetzt, ansonsten müssen Kosten einzeln abgerechnet und nachgewiesen werden.

In größeren Eigentümergemeinschaften sind auch Vergütungen für die Beirät:innen möglich. Diese kann in der Höhe durch die Eigentümerversammlung beschlossen werden. Sie sollte sich aber an dem tatsächlichen Aufwand für diese Tätigkeit orientieren.

Gesetzliche Grundlagen

Die rechtliche Grundlage des Beirates findet sich im Wohneigentumsgesetz (WEG). § 29 WEG sagt:

„1) Die Wohnungseigentümer können durch Stimmenmehrheit die Bestellung eines Verwaltungsbeirats beschließen. Der Verwaltungsbeirat besteht aus einem Wohnungseigentümer als Vorsitzenden und zwei weiteren Wohnungseigentümern als Beisitzern.
(2) Der Verwaltungsbeirat unterstützt den Verwalter bei der Durchführung seiner Aufgaben.
(3) Der Wirtschaftsplan, die Abrechnung über den Wirtschaftsplan, Rechnungslegungen und Kostenanschläge sollen, bevor über sie die Wohnungseigentümerversammlung beschließt, vom Verwaltungsbeirat geprüft und mit dessen Stellungnahme versehen werden.
(4) Der Verwaltungsbeirat wird von dem Vorsitzenden nach Bedarf einberufen.“

§ 29 WEG

Die Gemeinschaft hat die Möglichkeit, die Tätigkeiten und Verpflichtungen des Verwaltungsbeirats per Beschluss zu beschränken oder erweitern.

Haftung des Beirates

Die (ehrenamtliche) Position einer WEG-Beirät:in kommt mit einer Haftung daher. Sollten die Beirät:innen ihren Pflichten nicht nachkommen und dadurch schuldhaft oder grob fahrlässig die Gemeinschaft finanziell schädigen, sind diese schadensersatzpflichtig.

Verschulden richtet sich generell nach § 276 Abs. 1 BGB und bedingt Fahrlässigkeit oder Vorsatz. Für Beirät:innen wurde mit § 29 Abs. WEG die Haftung auf grobe Fahrlässigkeit und Vorsatz beschränkt, solange die Tätigkeit ehrenamtlich ausgeführt wird.

Hauptamtliche Verwaltungsbeirät:innen haften indes auch bei „einfacher“ Fahrlässigkeit. Die Haftung des Verwaltungsbeirates kann mithilfe einer entsprechenden Vermögensschadenhaftpflichtversicherung durch die Gemeinschaft abgesichert werden.

Fazit

Der WEG-Verwaltungsbeirat ist ein wichtiges Bindeglied zwischen Miteigentümer:innen und Verwaltung und unterstützt die Hausverwaltung bei der ordnungsgemäßen Durchführung ihrer Aufgaben.

Die Hauptaufgaben des Beirates sind die Kontrolle des Wirtschaftsplans, der Abrechnungen, der Rechnungslegungen und der Kostenansetzungen. Die Beirät:innen haben keine Entscheidungsbefugnisse, können aber Empfehlungen aussprechen.

Die Bildung eines Verwaltungsbeirates ist freiwillig, kann aber in der Teilungserklärung festgesetzt werden. Die Aufgaben können durch die Eigentümerversammlung ausgedehnt oder beschränkt werden. Wichtig ist ein gutes Verhältnis zwischen Verwaltung und Verwalterbeirat.

Die Beirät:innen haften bei grober Fahrlässigkeit und Vorsatz, sofern ihre Tätigkeit ehrenamtlich ausgeführt wird. Hauptamtliche Beirät:innen haften auch bei einfacher Fahrlässigkeit. Eine Vermögensschadenhaftpflichtversicherung kann die Haftung des Verwaltungsbeirates absichern.

Insgesamt ist der WEG-Verwaltungsbeirat ein unverzichtbarer Bestandteil einer funktionierenden Wohneigentümergemeinschaft und trägt maßgeblich zum Gelingen von Sanierungs-, Instandhaltungs- oder Modernisierungsprojekten bei.

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Felix Ritschel ist ein erfahrener Experte im Bereich der Immobilienwirtschaft und Growth Manager der Erste Hausverwaltung GmbH. Durch seine Erfahrung in verschiedenen Bereichen der Immobilienbrachen bringt Felix fundiertes Wissen und praktische Erfahrungen ein.

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