Hausverwaltung wechseln einfach erklärt – Schritt für Schritt

Um die bestehende Hausverwaltung durch eine neue zu ersetzen, also die Hausverwaltung zu wechseln, sind folgende Schritte notwendig:

Einleitung

Die Aufgaben einer Hausverwaltung unterscheiden sich nach der Art der zu verwaltenden Einheiten (Mietwohnung oder Eigentumswohnung) und häufig auch der individuellen Leistungen der jeweiligen Hausverwalter:in. Eines sollten die Leistungen jedoch gemein haben: Die Bedürfnisse der Bewohner:innen und Eigentümer:innen an erste Stelle setzen und die übernommenen Aufgaben nach bestem Wissen und Gewissen erfüllen. Eine besonders gute Verwaltung zeichnet sich durch transparentes, schnelles und proaktives Handeln aus, sodass Sanierungsstaus gar nicht erst entstehen und gefasste Beschlüsse schnell und zum Besten der Bewohner und Eigentümer umgesetzt werden.

Leider gibt es auch unter den Hausverwaltungen viele „schwarze Schafe“ unter denen der Ruf der Branche sehr gelitten hat und immer noch leidet.

So leidet nicht nur die Zufriedenheit der Bewohner:innen des Objektes, sondern mitunter auch der Zustand des Gebäudes und die Gebäudesubstanz unter nachlässigen und unzuverlässigen Verwaltungen.

Die Lösung ist in vielen Fällen der Wechsel zu einer anderen (besseren) Verwaltung.

Wie wechselt man seine Hausverwaltung?

Bei dem Vorgehen muss unterschieden werden, ob es sich um den Wechsel einer bestellten Mietverwaltung oder WEG-Verwaltung handelt. In beiden Fällen bedarf es zunächst der Kündigung des bestehenden Vertrages und der Suche nach einer neuen Verwaltung.

WEG-Verwalterwechsel: Schritt für Schritt erklärt

Der Verwalterwechsel für eine WEG folgt einem klaren Schema. Die folgende Schritt-für-Schritt Anleitung hilft durch die Abbestellung und Neubestellung der Verwaltung:

1. Suche nach einer neuen Verwaltung: Bei der Bestellung einer neuen WEG-Verwaltung sollten im Vorfeld bereits Angebote anderer Verwaltungen eingeholt und diese verglichen werden. (Ratgeber: Wie finde ich eine gute Verwaltung?)
2. Aufnahme in die Tagesordnung: Die Punkte zu Abbestellung der Verwaltung, Wahl einer neuen und Abschluss eines Verwaltervertrags müssen bereits vor Einladung zur ordentlichen oder auch außerordentlichen Eigentümerversammlung in deren Tagesordnung aufgenommen werden. Hierbei sind die entsprechenden Fristen unbedingt einzuhalten.
3. Einladung zur Versammlung: Sowohl die potenziellen neuen Verwaltungen als auch alle Eigentümer:innen müssen im Anschluss durch die alte Verwaltung oder den Beirat zur Eigentümerversammlung (ETV) eingeladen werden.
4. Vorstellung der Verwaltungen: Auf der Eigentümerversammlung haben die neuen Verwalter:innen die Gelegenheit, sich und ihre Verwaltungen den Eigentümer:innen vorzustellen.
5. Beschlüsse fassen: Auf der Versammlung müssen im Anschluss Beschlüsse über Abbestellung der aktuellen Verwaltung, Wahl einer neuen, sowie deren Bestellung gefasst werden.
6. Unterzeichnung des Verwaltervertrages: Abschließend unterschreiben die Beiräte stellvertretend sowie weitere Miteigentümer:innen den neuen Verwaltervertrag.

Mietverwaltungswechsel: In nur drei Schritten

Der Wechsel einer Mietverwaltung ist noch deutlich einfacher als bei einer WEG. Da es hier keine Gemeinschaft der Eigentümer:innen gibt, sondern in der Regel nur eine Partei, kann diese den Verwalter einfach kündigen und wechseln:

1. Suche nach einer neuen Verwaltung: Bei der Bestellung einer neuen Mietverwaltung sollten im Vorfeld bereits Angebote anderer Verwaltungen eingeholt und diese verglichen werden.
2. Kündigung der bestehenden Verwaltung: Der aktuelle Verwaltervertrag kann zumeist mit einer Frist von 6 Monaten durch die Eigentümer:in gekündigt werden.
3. Abschluss eines neuen Verwaltervertrages: Im Anschluss wird mit der neuen Wunschverwaltung ein neuer Verwaltervertrag geschlossen, der die Konditionen und Leistungen der Verwaltung regelt.

Ordentliche Kündigung des Verwaltervertrages

Die ordentliche Kündigung des Hausverwaltervertrages ist immer dann anzuwenden, wenn kein grobes Fehlverhalten bzw. keine gravierenden Vertragsverletzung durch den Verwaltenden vorliegt. Ein solches würde einen „wichtigen Grund“ darstellen und kann die außerordentlichen (fristlosen) Kündigung nach sich ziehen.

Ordentliche Kündigung des Mietverwaltungsvertrages

Lesen Sie daher Ihren bestehenden Vertrag aufmerksam durch und achten Sie auf die vereinbarten Kündigungsfristen Ihrer Hausverwaltung. Die Kündigung eines solchen Verwaltervertrages bedarf grundsätzlich der Schriftform. Um sicherzugehen, dass die Kündigung bei der Verwalter:in eingeht, sollten Sie diese per Mail und zusätzlich per Einschreiben versenden. Dadurch haben Sie die Sicherheit, dass Ihre Kündigung wirklich zugestellt wurde.

Ordentliche Kündigung des WEG-Verwaltungsvertrages

Wichtig in beiden Fällen ist jedoch: Beachten Sie die Fristen für die Aufnahme der entsprechenden Tagesordnungspunkte. Nur wenn die entsprechenden Punkte:

• „Beschluss über Abbestellung der aktuellen Hausverwaltung XYZ“
• „Beschluss über die Kündigung des Verwaltervertrages mit XYZ“
• „Vorstellungen der Bewerber um den Auftrag zur Verwaltung der WEG“
• „Beschluss über die Wahl einer neuen Verwaltung“
• „Beschluss über die Bestellung eines neuen Verwalters“

Teil der Tagesordnung sind, können darüber Beschlüsse gefasst werden. Die Aufnahme dieser Tagesordnungspunkte in die TOP-Liste muss spätestens 3 Wochen vor der Versammlung bei der aktuellen Hausverwaltung (die Eigentümerversammlung leitet) eingehen.

Senden Sie die Punkte im Idealfall per E-Mail und Einschreiben an die Hausverwaltung. So sind Sie auf der sicheren Seite, auch wenn die Verwaltung die Aufnahme der Punkte verweigern sollte.

Grundsätzlich gilt auch hier: Sollte keine besonderen Kündigungsbedingungen mit der Verwaltung vereinbart sein, greift das gesetzliche Kündigungsrecht nach §621 (4) BGB. Somit beträgt die grundsätzliche ordentliche Kündigungsfrist 6 Monate nach Beschluss der Kündigung durch die Eigentümerversammlung.

Sofortige ordentlich Kündigung des WEG-Verwalters (WEG-Novelle)

Nach der neuesten WEG-Reform aus dem Jahr 2020 (gültig seit dem 01.12.2020) ist für die sofortige Abbestellung der Verwaltung nicht länger ein wichtiger Grund notwendig. Durch Mehrheitsbeschluss der (außerordentlichen) Eigentümerversammlung kann eine WEG-Verwalter:in jederzeit mit einer Frist von maximal 6 Monaten abberufen werden.

Auch in diesem Fall ist zu beachten, dass für die gültige Abbestellung ein Beschluss der Eigentümerversammlung notwendig ist. Dies bedeutet, in Vorbereitung des WEG-Verwalterwechsels sind folgende Schritte essenziell:

1. Suche nach einer WEG-Verwaltung, die die Arbeit übernimmt
2. Einberufung einer (außerplanmäßigen) Eigentümerversammlung
3. Aufnahme der Beschlusspunkte in die Tagesordnung
4. Abhalten der Versammlung
5. Beschluss über die Abbestellung und Neubestellung

Zu den notwendigen Tagesordnungspunkten gehören:

• „Beschluss über Abbestellung der aktuellen Hausverwaltung XYZ“
• „Beschluss über die Kündigung des Verwaltervertrages mit XYZ“
• „Vorstellungen der Bewerber um den Auftrag zur Verwaltung der WEG“
• „Beschluss über die Wahl einer neuen Verwaltung“
• „Beschluss über die Bestellung eines neuen Verwalters“

Durch die Neuregelung im Zuge der Reform endet die Bestellung der alten Verwalter:in, mit dem Datum des Beschlusses (der Versammlung). Die neu bestellte Verwaltung übernimmt sofort die Arbeit und kümmert sich auch um den Übergang. Bis zum Ende der Kündigungsfrist müssen jedoch anschließende beide Verwaltungen bezahlt werden.

Außerordentliche (fristlose) Kündigung der Hausverwaltung

Die Einberufung/Anmeldung einer Eigentümerversammlung bedarf einer sachlichen Begründung in Textform und Befürwortung durch mehr als ein Viertel der Eigentümer, damit diese nicht durch die Verwalter:in abgelehnt werden können (Landesgerichts München I, S 5166/11 vom 16. Mai 2011; §24 Abs. 2 WEG).

Wichtige Gründe, die die außerordentliche (fristlose) Kündigung rechtfertigen

Zu den „wichtigen Gründen“, die eine außerordentliche (fristlose) Kündigung und damit den Wechsel der Hausverwaltung rechtfertigen, gehören unter anderem:

• Die Auftragsvergabe für nicht dringend notwendige Arbeiten ohne vorherigen Beschluss der Eigentümerversammlung oder Anweisung durch die Eigentümer:in (BayObLG, Beschluss vom 29.01.2004, Az: 2Z BR 181/03 [für WEGs]). Hierzu zählen unter anderem rein optische Verschönerungsmaßnahmen der Außenanlagen oder Fassaden, sowie nicht aufgrund eines Beschlusses erfolgende Renovierungen oder Sanierungen. Im Rahmen der WEG Novelle sind jedoch die Befugnisse der Verwalter:in erweitert worden. So können kleinere Reparaturen, der Abschluss von Versorgungs- und Dienstleistungsverträgen und auch gerichtliche Durchsetzungen von Hausgeldforderungen ohne Zustimmung der Eigentümer umgesetzt werden. Allgemein gilt hier: Je umfangreicher die Wohnanlage und je größer die Gemeinschaft, desto mehr Freiraum erhält die Verwaltung bei der eigenständigen Umsetzung und Beauftragung von Maßnahmen.
• Die gerichtliche Durchsetzung von Ansprüchen gegen eine oder mehrere Eigentümer:innen, die der Verwalter durch eine Abtretung von einem Dritten erlangt hat (BayObLG, Beschluss vom 22.07.1993, Az.: 2Z BR 54/93 [für WEG]). Insbesondere handelt es sich dabei um Klagen durch die Verwaltende gegen einzelne Mitglieder der Gemeinschaft aufgrund von offenen Rechnungen (Forderungen), die nicht seine eigenen sind. Dies schließt jedoch offene Hausgeldforderungen aus. Diese auch durch gerichtliche Maßnahmen durchzusetzen und einzutreiben ist der Verwaltung seit der WEG Reform aus 2020 auch ohne Beschluss oder Eigentümer gestattet.
• Die Insolvenz und Zahlungsunfähigkeit der Verwaltung. In diesem Fall kann der Eigentümer oder die Gemeinschaft nicht mehr auf die Erfüllung der auf die Verwaltung übertragenen Aufgaben vertrauen, bzw. es fehlt an Vertrauen zur weiteren Verwaltung von Geldern.
• Die Nichtausführung oder verspätete Ausführung von Beschlüssen der Wohnungseigentümer:innen bei der WEG-Verwaltung sowie von Weisungen bei der Miet- und Sondereigentumsverwaltung durch die Eigentümer:in, in beiden Fällen nach erfolgloser Fristsetzung und nach vorheriger Abmahnung im Wiederholungsfall. Bei erstmaligem Fehlverhalten ist lediglich die Abmahnung der Verwaltung und die Forderung entsprechender Nachbesserungen möglich.
• Die Nichterstellung oder wiederholt verspätet erstellte Jahresabrechnung. Auch in diesem Fall sollte (bei erstmaligem Fehlverhalten) die Verwaltung zunächst abgemahnt werden und entsprechender Nachbesserungen gefordert werden.
• Straftaten gegen die Eigentümer:innen oder deren Vermögen (Beispielsweise: massive Bedrohung einer Eigentümer:in, Veruntreuung von Eigentümervermögen)
• Die verweigerte Einsicht in die Unterlagen des Verwalters betreffender der WEG bzw. im Falle eines vertraglich festgelegten Einsichtsrechts bei der Miet- und Sondereigentumsverwaltung zu den betreuten Wohnungen
• Die Vorteilsannahme für die Vergabe von Aufträgen an bestimmte Firmen und Handwerker (sollte nicht im Rahmen der Verwalterbestellung, die Bestellungen verbundener Unternehmungen explizit gewährt worden sein)

Wichtige Gründe, die die außerordentliche (fristlose) Kündigung rechtfertigen [ausschließlich WEG]

Zusätzlich zu den allgemeinen wichtigen Gründen, die die außerordentliche (fristlose) Kündigung rechtfertigen, gibt es speziell bei Wohn-Eigentümer-Gemeinschaften weitere Gründe, die eine solche Kündigung rechtfertigen würden.

• Beschluss-Sammlung wird nicht ordnungsgemäß geführt, § 26 Abs. 1 Satz 4 WEG. Die Verwaltung ist nach dem Wohneigentumsgesetz dazu verpflichtet, gefasste Beschlüsse der WEG ordnungsgemäß zu archivieren und aufzubewahren.
• Eigentümerversammlung wird vorsätzlich verhindert, um eine Abberufung zu vermeiden. Die Hausverwaltung ist jederzeit verpflichtet, auch außerordentliche Eigentümerversammlungen abzuhalten, wenn aufgrund der Erläuterung der Eigentümer:innen oder einer Eigentümer:in dazu Notwendigkeit besteht. Sollte sich die Verwaltung wiederholt weigern, eine Eigentümerversammlung abzuhalten, kann anstelle der Verwaltung durch den Vorsitzenden des Verwaltungsbeirats, dessen Vertreter oder einen durch Beschluss ermächtigten Wohnungseigentümer einberufen werden (§24 Abs. 3 WEG).
• Konten der Eigentümergemeinschaft werden nicht in Form offener Fremdgeldkonten geführt. In diesem Fall sollte (bei erstmaligem Fehlverhalten) die Verwaltung zunächst abgemahnt werden und entsprechende Nachbesserungen gefordert werden.
• Neutralitätspflicht (Pflicht zur Neutralität als Verwalter:in) wird nicht eingehalten. Grundsätzlich ist die Verwaltung zur Neutralität bei der Vergabe von Sanierungs-, Modernisierungs- und sonstigen Baumaßnahmen, wie auch jedem anderen Beschluss oder WEG-Versammlung verpflichtet. Dies bedeutet, dass der Verwaltende zum einen nicht aus Eigeninteresse die Meinungsbildung der Versammlung beeinflussen und zum anderen keine einzelne Partei der WEG bevorzugen, bzw. ignorieren darf.
• Nichterstellung oder wiederholt verspätet erstellter Wirtschaftsplan. Auch in diesem Fall sollte (bei erstmaligem Fehlverhalten) die Verwaltung zunächst abgemahnt werden und entsprechende Nachbesserungen gefordert werden.
• Vertrauensvolle Zusammenarbeit zwischen Verwaltungsbeirat und Verwalter:in ist nicht mehr möglich, sofern der Beirat nicht für das zugrunde liegende Zerwürfnis verantwortlich ist. Besonders die gute und vertrauensvolle Zusammenarbeit zwischen Beirat und der Verwaltung ist essenziell für die Zufriedenheit der ganzen Gemeinschaft. Daher ist fehlendes Vertrauen oder das gegenseitige Behindern bei der Umsetzung von Beschlüssen im besonderen Maße negativ. Sollten die Behinderungen in der Zusammenarbeit oder die Vertrauensbrüche allein durch die Verwaltung ausgelöst werden, stellen diese einen wichtigen Grund dar und geben Gelegenheit zur außerordentlichen Kündigung.

Sollte ein wichtiger Grund Anlass zu einer außerordentlichen (fristlosen) Kündigung geben, sollte die WEG auf einer außerordentlichen Eigentümerversammlung den Beschluss dazu fassen.

Die Einberufung/Anmeldung einer Eigentümerversammlung bedarf einer sachlichen Begründung in Textform und Befürwortung durch mehr als ein Viertel der Eigentümer, damit diese nicht durch die Verwalter:in abgelehnt werden können (Landesgerichts München I, S 5166/11 vom 16. Mai 2011; §24 Abs. 2 WEG).

Auf Grund der WEG-Novelle aus 2020 sind solche wichtigen Gründe jedoch keine zwingende Voraussetzung mehr, eine(r) Verwalter:in sofort zu kündigen. Durch Mehrheitsbeschluss kann mit einer Frist von maximal 6 Monaten jederzeit gekündigt werden. Liegt jedoch einer der genannten wichtigen Gründe vor, kann weiterhin auch fristlos gekündigt werden.

Angebote einholen und Referenzen prüfen

Bevor Sie Ihre Hausverwaltung wechseln, sollten Sie bereits nach Alternativen suchen. Fragen Sie andere Eigentümer, wie zufrieden diese mit deren Hausverwaltung sind oder suchen Sie im Internet nach regionalen Alternativen. Achten Sie hierbei besonders auf die Bewertungen auf unterschiedlichen Portalen.

Mehr zur Suche nach einer Hausverwaltung hier: Wie finde ich eine gute Hausverwaltung?

Besonders bei der Wahl der neuen Hausverwalter:in sollte, nicht nur der Preis das hauptsächliche Auswahlkriterium sein. Viel entscheidender ist das Verhältnis von Preis-Leistung-Zuverlässigkeit und die persönliche Sympathie gegenüber der Hausverwalter:in. Daher reicht es nicht, eine einzelne Verwalter:in zu betrachten. Es müssen mehrere Angebote eingeholt und verglichen werden. Das kann mühselig sein, besonders wenn es in einer WEG keinen Beirat gibt und sich die Eigentümer nicht einig sind.

Daher sollte für die Wahl einer geeigneten Verwalter:in möglichst viel Zeit eingeplant und die Entscheidung nicht im Schnellverfahren oder unter Druck gefällt werden. In WEGs ist die endgültige Entscheidung in jedem Fall durch die Eigentümerversammlung zu fällen. Hier treffen Beirat oder Eigentümer:innen nur eine generelle Vorauswahl von drei Verwaltungen. Nach einem BGH-Urteil vom 1. April 2011 (Az.: V ZR 96/10) sind grundsätzlich mehrere Angebote zwecks Vergleiches einzuholen, wenn es um die Wahl einer neuen Verwaltung geht.

Empfehlungen für die Verwaltersuche

Im Idealfall sollte noch vor Bekanntgabe der Kündigungsabsicht des aktuellen Verwaltungsvertrages mit der Suche nach einer neuen Verwaltung begonnen werden. So kann Abbestellung und Neubestellung direkt in einer Versammlung erfolgen und die Tätigkeiten der beiden Dienstleister gehen fließend ineinander über.

Zu Beginn der Suche muss der Verwaltungsbeirat bei der Angebotseinholung möglichst viele verschiedene Verwaltungen kontaktieren und Informationen einholen, zu denen auch immer Musterverträge gehören sollten. Oft weicht im Verwaltungskontext das gesprochene Wort stark von den Vertragsmustern ab: In einigen Vertragsmustern tauchen unter anderem Formulierungen und Vorgehensweisen auf, die so nicht mit den zuvor mündlich zugesagten Lösungen übereinstimmen oder wichtige Leistungen auslassen.

Es empfiehlt sich hier bereits während des ersten Verwaltergespräches eigene Notizen anzufertigen und diese im Nachgang sorgfältig mit dem vorliegenden Vertrag abzugleichen. Nutzen Sie hier im Idealfall das 4- oder auch 6-Augenprinzip und lassen alle Verträge durch alle Mitglieder des Beitrags (WEG) oder Mitarbeiter/Freunde/Anwälte sorgfältig lesen und vergleichen dann die einzelnen Angebote.

Bestellung des neuen Verwalters

Nach der Kündigung und der Abbestellung der aktuellen Verwaltung folgt im nächsten Schritt die Neubestellung. Im Idealfall haben Eigentümer:in oder die Gemeinschaft der Eigentümer:innen bereits im Vorfeld nach Alternativen gesucht und Angebote eingeholt.

Die Eigentümer:in eines Mehrfamilienhauses, die „nur“ einen Mietverwalter sucht, hat bei der Bestellung einer neuen Verwaltung freie Wahl und kann direkt einen Vertrag mit der zu ihren Vorstellungen passenden Verwalter:in schließen. Hierbei sollte neben den Leistungen und Kosten auch auf die persönliche Sympathie in der Zusammenarbeit geachtet werden.

Bei Wohneigentümergemeinschaften (WEGs) ist die Bestellung aufgrund der vielen Beteiligten etwas komplizierter.

Damit nicht eine Eigentümer:in eine einzelne, befreundete oder verbundene Hausverwaltung aufstellt, nur um sich im Anschluss selbst daran zu bereichern, werden zunächst mehrere Verwaltungen (zumeist durch den Beirat) kontaktiert und entsprechende Angebote eingeholt.

Im Anschluss werden die 3 vielversprechendsten Anbieter zu einer Eigentümerversammlung eingeladen. Nach einem BGH-Urteil vom 1. April 2011 (Az.: V ZR 96/10) sind grundsätzlich mehrere Angebote zwecks Vergleiches einzuholen, wenn es um die Wahl einer neuen Verwaltung geht.

Tagesordnung für die Verwalterbestellung

Teil der Tagesordnung für diese Versammlung müssen die Punkte:

• „Vorstellungen der Bewerber um den Auftrag zur Verwaltung der WEG“
• „Beschluss über die Wahl einer neuen Verwaltung“
• „Beschluss über die Bestellung eines neuen Verwalters“

sein.

Die Aufnahme dieser Tagesordnungspunkte in die TOP-Liste muss spätestens 3 Wochen vor Versammlung bei der aktuellen Hausverwaltung (die Eigentümerversammlung leitet) eingehen.

Nur in besonders dringlichen Fällen kann die Einladungsfrist und auch die Frist für die Aufnahme zur Tagesordnung verkürzt werden (§24 Abs. 4 WEG).

Damit alle Eigentümer die Möglichkeit haben, sich ein Bild der zur Wahl stehenden neuen Hausverwaltungen zu verschaffen, müssen zusammen mit der Einladung zur Eigentümerversammlung auch die Eckdaten der jeweiligen Verträge übermittelt werden. Zudem erhalten die Verwalter:innen die Möglichkeit, ihre Unternehmen/sich selbst direkt vor den Eigentümern vorzustellen und zu bewerben.

Im Rahmen dieser Vorstellung sollten Eigentümer:innen die Gelegenheit wahrnehmen und Fragen zu Inklusivleistungen, Zusatzleistungen und Kosten stellen. Ist die Verwalter:in hier transparent und versucht sich nicht hinter Andeutungen und Ausflüchten zu verstecken, ist dies ein erstes Indiz, dass dies auch die alltägliche Arbeit und den Umgang mit den Eigentümer:innen widerspiegelt.

Im Anschluss finden die Abstimmungen über die Bestellungen der Verwaltungen statt. Ist eine Mehrheit für eine der Verwaltungen gefunden, wird der entsprechende Verwaltervertrag mit der neuen Hausverwaltung geschlossen.

Schriftlicher Verwaltervertrag

In jedem Fall sollte auf die Schließung eines schriftlichen Verwaltervertrages bestanden werden. Dieser schafft den Eigentümer:innen einer WEG (aber auch der Eigentümer:in einer Mietimmobilie) Gewissheit über die Kosten und den vereinbarten Leistungsumfang.

Was passiert nach dem Verwalterwechsel?

Nachdem der bestehende Verwaltervertrag gekündigt wurde und ein neuer Verwalter bestellt ist, stellt sich die Frage, wie die Übergabe beim Hausverwalter-Wechsel geregelt ist. Welche Aufgaben kommen dabei auf Eigentümer zu und was gilt zu beachten?

Hier können sich die Eigentümer beruhigt zurücklehnen. Die bestehende Verwaltung ist noch bis Ende des Vertrages (Kündigungsdatum) dazu verpflichtet, seine Tätigkeit weiter gewissenhaft auszuführen.

Zudem besteht für diese die Verpflichtung, zum Ende des Kündigungszeitraums, die sogenannte „Nachwirkung und Abwicklung“ einzuleiten. Diese regelt den Übergang zur neuen Verwaltung. Als Eigentümer:in haben Sie mit der Abwicklung des Hausverwalterwechsels nichts zu tun.

Dabei hat die bestehende Verwaltung 3 große Verpflichtungen:

1. Herausgabepflicht der Unterlagen und des Vermögens
2. Erstellung offener Jahresabrechnungen
3. Informationspflichten gegenüber der neuen Verwalter:in

Herausgabe aller Unterlagen und des Vermögens nach dem Hausverwalter-Wechsel

Der gekündigte Verwalter hat mit Ende seiner Bestellung alle Unterlagen, wie Beschlusssammlungen, Teilungserklärungen (nur WEG) etc. im Original und unverzüglich an die neue Verwaltung zu übergeben. Dabei darf die Übergabe nicht zusätzlich verzögert werden (juristisch: muss ohne schuldhaftes Zögern geschehen, §§ 675, 667, 260 BGB).

Die neue Verwalter:in hat die zu übergebenden Unterlagen im Büro der Vorgänger:in abzuholen, kann aber erwarten, dass diese geordnet, vollständig und abholbereit sind. Die Eigentümer:innen müssen diese nicht selbst von einer Verwaltung zur anderen überführen!

Auch wenn noch immer Forderungen durch die vorherige Verwaltung gegen die Eigentümer:in oder Gemeinschaft bestehen, darf die Übergabe der Unterlagen oder einzelner Teile nicht versagt oder verzögert werden (Oberlandesgericht (OLG) Hamm, Beschluss vom 22.07.2007, Az.: 15 W 181/06). Besonders für Mietwohnungen oder Sondereigentumsverwaltungen ist dies jedoch nicht klar geregelt und sollte im Zweifel bereits im Verwaltervertrag fixiert werden.

Unvollständige Unterlagen beim Verwalterwechsel

Sollte durch eine der Eigentümer:innen oder die neue Verwaltung Zweifel an der Vollständigkeit der bereitgestellten Dokumente bestehen, haben die Eigentümer:innen das Recht bei Gericht einen Antrag auf „eidesstattliche Versicherung der Vollständigkeit und Richtigkeit“ zu stellen.

Damit muss die scheidende Verwalter:in an Eidesstatt versichern, dass die bereitgestellten Dokumente richtig und vollständig sind. Sollte sich im Nachgang feststellen, dass dies nicht der Wahrheit entspricht, können die Eigentümer:innen gerichtlich Schadensersatzansprüche geltend machen.

Eine solche „eidesstattliche Versicherung der Vollständigkeit und Richtigkeit“ empfiehlt sich primär dann, wenn sich in der Vergangenheit gezeigt hat, dass die Verwalter:in unzuverlässig war oder schlampig gearbeitet hat.

Neben der Übergabe der Unterlagen muss beim Wechsel der WEG-Hausverwaltung auch das Vermögen der Gemeinschaft, sprich alle Konten übergeben werden. Werden die Konten durch die Vorgänger:in nicht unmittelbar freigegeben, kann die neue Hausverwalter:in Kontenzugänge auch direkt bei den entsprechenden Banken und Kreditinstituten anfragen. Diese übergeben nach Vorlage der neuen Verwalterbestellung die entsprechenden Konten und damit das Vermögen der Gemeinschaft.

Ausstehende Jahresabrechnungen – Wer erstellt Sie?

Bei einem Verwalterwechsel innerhalb eines Wirtschaftsjahres (meistens gleich dem Kalenderjahr) stellt sich die Frage, wer die ausstehenden Jahresabrechnungen (Betriebskosten-, Nebenkosten-, Hausgeldabrechnungen) erstellen muss. Dies ist zum einen abhängig von der Art der verwalteten Objekte und zum anderen vom Zeitpunkt innerhalb des Jahres.

Im Falle der Miet- oder auch Sondereigentumsverwaltung und der Beendigung der Tätigkeit als Verwalter:in zum Ende des Wirtschaftsjahres, so ist es nicht mehr die Aufgabe der scheidenden Verwaltung entsprechende Abrechnungen zu erstellen (Landgericht (LG) Bonn, Urteil vom 23.03.2010, Az.: 8 S 286/09).

Bei der Vertragsbeendigung innerhalb des Jahres ist dies nicht so leicht zu klären. In vielen Fällen gibt hier der bestehende (auslaufende) Verwaltervertrag Aufschluss.

Sollte ein WEG-Verwalter ab Beginn der zweiten Jahreshälfte (ab 01.06.xx) oder zum Ende des Wirtschaftsjahres seine Tätigkeit beenden, so ist er nicht mehr verpflichtet, die Hausgeldabrechnung für das ablaufende Jahr zu erstellen. Endet die Tätigkeit innerhalb der ersten 6 Monate (bis 30.05.xx), ist er hingegen verpflichtet, die Hausgeldabrechnung für das Vorjahr zu erstellen (OLG Zweibrücken, Beschluss vom 11.05.2007, Az.: 3 W 153/06).

In jedem Fall ist die gekündigte Verwalter:in dazu verpflichtet, mit Beendigung ihrer Tätigkeit für die Eigentümer:in/-nen einer finale Abrechnung über seine Kosten zu erstellen.

Informationspflicht

Sollte die scheidende Verwaltung essenzielle Informationen über den Zustand der Immobilie, des Vermögens der Gemeinschaft oder weiterer Dinge haben, die nicht klar aus den Unterlagen hervorgehen, sind diese der neuen Verwalter:in bei Übergabe der Unterlagen mitzuteilen.

Pflichten der neuen Hausverwaltung nach dem Verwalterwechsel

Nach Übernahme der Verwaltertätigkeit und Abholung der Unterlagen vom Vorgänger ist es zu Beginn der Verwaltertätigkeit die Pflicht der neuen Verwalter:in gewissenhaft die erhalten Unterlagen zu prüfen. Dazu zählen insbesondere:

• Überprüfung der erhaltenen Verwaltungsunterlagen auf Vollständigkeit und Inhalt; Nicht nur prüft die neue Verwaltung, ob alle wichtigen Unterlagen vorhanden sind, sondern verschafft sich auch ein erstes Bild der Gemeinschaft und des Objektes
• Überprüfung des Vermögens der Eigentümer:in bzw. der Gemeinschaft (WEG)
• Plausibilitätscheck von Jahresabrechnung bzw. Rechnungslegung; hier achten gute Verwalter vordergründig auf Kontinuität von Büchern und die Stimmigkeit von Rechnungen und Büchern. Erfahrenen Verwalter:innen fallen Unstimmigkeiten meist unmittelbar ins Auge.
• Übersicht über Versicherungspolicen und des aktuell bestehenden Versicherungsschutzes
• Übersicht über bestehende Verträge und der delegierten (übertragenen) Verkehrssicherungspflichten (etwa Winterdienst); erfahrene Verwaltungen sehen häufig bereits bei der ersten in Augenscheinnahme der bestehenden Verträge, ob der Vorgänger zum Besten der Gemeinschaft, des Eigentümers Verträge verglichen hat, oder ob es hier noch Bedarf zur weiteren Optimierung gibt.
• Übersicht über bestehenden Gewährleistungs- und Schadensersatzansprüche einschließlich der Ergreifung etwa erforderlicher verjährungshemmender Maßnahmen
• Übersicht und aktueller Stand laufenden Gerichtsverfahren

Neben der Prüfung der Dokumente gehört es auch zur Pflicht, unmittelbar nach Aufnahme der Tätigkeit als Verwalter:in (im Idealfall zusammen mit dem Beirat) eine erste Begehung des Objektes durchzuführen. Der Beirat kann hier auf eventuelle Altschäden oder besonders gehäuft auftretende Schäden hinweisen. So kann die neue Verwaltung diese direkt aufnehmen und im Nachgang genauer im Blick behalten.

FAQ

Warum sollte ich meine Hausverwaltung wechseln?

Einer der häufigsten Gründe für den Wechsel einer Hausverwaltung ist schlechter Service. Wenn die derzeitige Hausverwaltung nicht in angemessener Zeit auf Anfragen reagiert oder sich nicht um Beschlüsse kümmert, ist es Zeit, eine neue Hausverwaltung zu suchen.

Ein anderer Grund könnte sein, dass die Hausverwaltung nicht transparent genug ist und keine klaren Informationen über die Immobilie zur Verfügung stellt.

Wie finde ich eine neue Hausverwaltung?

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, eine neue Hausverwaltung zu finden. Eine Möglichkeit ist, Empfehlungen von anderen Immobilienbesitzern einzuholen. Eine andere Möglichkeit ist, im Internet nach Hausverwaltungen zu suchen und deren Bewertungen und Erfahrungen von Kunden zu lesen. Es ist wichtig, eine Hausverwaltung zu finden, die auf Ihre Bedürfnisse und Anforderungen eingeht. (Ratgeber: Wie finde ich eine gute Verwaltung?)

Wie wähle ich die beste Hausverwaltung aus?

Zunächst sollten die Anforderungen an die neue Verwaltung geklärt werden. Anschließend wird eine Liste potenzieller Verwaltungen zusammengestellt und entsprechende Angebote eingeholt und Bewertungen verglichen.

Immer wichtiger wird die digitale Kompetenz einer Verwaltung. Dazu zählen das Angebot eines Online-Kundenportales, schnelle Bearbeitungen und softwaregestützte Prozesse.

Letztlich sollten die notwendigen Versicherungen des Verwaltungsunternehmens und deren Genehmigungen geprüft werden.

Einen Leitfaden für die Suche nach einer guten Hausverwaltung haben wir hier zusammengestellt.

Wie lange dauert es, eine Hausverwaltung zu wechseln?

Der Wechsel der Hausverwaltung kann je nach Größe Ihrer Immobilie und dem Umfang der Dienstleistungen, die die neue Hausverwaltung anbietet, unterschiedlich lange dauern. Es kann zwischen ein paar Wochen und ein paar Monaten dauern, um den Wechsel abzuschließen.

Beim Wechsel der WEG-Verwaltung spielt vorrangig die Zeit bis zum Beschluss der ETV (Eigentümerversammlung) eine zentrale Rolle.

Wie funktioniert der Wechsel der Hausverwaltung?

Der Wechsel der Hausverwaltung umfasst normalerweise die Kündigung des Vertrags mit der aktuellen Hausverwaltung und die Unterzeichnung eines neuen Vertrags mit der neuen Hausverwaltung. Es ist wichtig, die Kündigungsfristen und -bedingungen des aktuellen Vertrags zu beachten.

Bei Wohneigentümergemeinschaften ist hierzu in jedem Fall ein Beschluss erforderlich.