Eigentümer­versammlung – Ablauf, Einladung & Protokoll

Wie werden wichtige Entscheidungen in einer Wohneigentümergemeinschaft (WEG) getroffen? Die Eigentümerversammlung bildet das zentrale Organ, um Angelegenheiten rund um das Gemeinschaftseigentum zu klären. Ob Instandhaltungsmaßnahmen, Modernisierung, Wirtschaftsplan oder die Wahl der Verwaltung – in dieser Versammlung legen Eigentümer:innen gemeinsam die Richtung fest. Dieser Ratgeber erklärt, wie eine Eigentümerversammlung abläuft, welche Rechte und Pflichten damit verbunden sind und worauf unbedingt zu achten ist.

  • Zentrales Organ der WEG: Die Eigentümerversammlung ist das wichtigste Gremium zur Entscheidung über gemeinschaftliche Belange des Wohnungseigentums.
  • Rechtsverbindliche Beschlüsse: In der Versammlung gefasste Beschlüsse sind für alle Miteigentümer:innen verbindlich (sofern sie rechtlich korrekt sind).
  • Teilnahme: Eigentümer:innen sollten an der Versammlung teilnehmen oder sich ordnungsgemäß vertreten lassen, um ihre Interessen zu wahren. Eine Teilnahmepflicht besteht nicht.
  • Abstimmungen nach Miteigentumsanteilen: Entscheidungen werden meist nach dem Kopfprinzip oder entsprechend der Miteigentumsanteile getroffen. Das Kopfprinzip ist ein Abstimmungsverfahren in der WEG, bei dem jede Eigentümer:in unabhängig von der Größe ihres Miteigentumsanteils eine Stimme hat. Es sorgt für Gleichberechtigung, kann aber als unfair gelten, wenn große Eigentumsanteile genauso gewertet werden wie kleine.
  • Verwaltung organisiert die Versammlung: In der Regel lädt die Hausverwaltung ein, setzt die Tagesordnung fest und sorgt für die Protokollierung. Alternativ kann auch der Vorsitzende des Beirates zur Versammlung laden und diese Leiten. Beschlussanträge können im Vorfeld von allen Miteigentümer:innen eingebracht werden.

Grundlagen und Hintergrund der Eigentümerversammlung

Die Eigentümerversammlung ist das zentrale Organ einer WEG und dient kurz gesagt dazu, gemeinsam wichtige Entscheidungen zu treffen. Sie bildet die Grundlage für die Verwaltung und Organisation des gemeinschaftlichen Eigentums und wird von der WEG-Verwaltung organisiert. Neben der Beschlussfassung über wesentliche Angelegenheiten ermöglicht sie den Eigentümer:innen, sich aktiv einzubringen und die Verwaltung zu kontrollieren.

Beschlüsse im Rahmen der Wohnungseigentümerversammlung

In der Eigentümerversammlung werden wesentliche Entscheidungen über das gemeinschaftliche Eigentum getroffen. Diese Beschlüsse regeln nicht nur die Verwaltung der Immobilie, sondern auch Investitionen, Instandhaltungen und den Umgang mit Konflikten innerhalb der Gemeinschaft.

Was wird in der Eigentümerversammlung beschlossen?

  • Instandhaltungs- und Modernisierungsmaßnahmen: Zum Beispiel die Sanierung des Dachs, Erneuerung von Heizungsanlagen oder die Installation von E-Ladestationen. Diese energetischen Maßnahmen werden in der Regel in der ETV erstmals diskutiert, im Anschluss werden Angebote eingeholt und in der nächsten ETV diskutiert oder im Rahmen des Umlaufbeschluss-Verfahrens direkt zur Abstimmung gebracht.
  • Haushaltspläne und Rücklagen: Die Eigentümer:innen beschließen den Wirtschaftsplan und legen fest, wie viel Geld in die Erhaltungs-/Instandhaltungsrücklage fließt.
  • Hausordnung: Änderungen oder Ergänzungen, die das Zusammenleben regeln, werden beschlossen.
  • Verwaltungsmaßnahmen: Dazu zählen Entscheidungen zur Beauftragung oder Abberufung der Verwaltung sowie die Anpassung von Verwaltungsverträgen.

Beschlussfähigkeit der Eigentümerversammlung

Seit der WEG-Reform von 2020 ist die Eigentümerversammlung unabhängig von der Anzahl der anwesenden Mitglieder immer beschlussfähig. Doch was bedeutet „immer beschlussfähig“?

Die Formulierung „immer beschlussfähig“ bedeutet, dass eine Eigentümerversammlung unabhängig von der Anzahl der anwesenden oder vertretenen Eigentümer:innen Beschlüsse fassen kann. Vor 2020 konnte es passieren, dass eine Versammlung nicht beschlussfähig war, wenn nicht ausreichend Eigentümer:innen anwesend waren, was oft zu Verzögerungen führte. Mit der Reform wurde dieses Problem gelöst: Jetzt kann jede ordnungsgemäß einberufene Versammlung Entscheidungen treffen – selbst wenn nur eine geringe Anzahl an Eigentümer:innen anwesend ist. Wichtig bleibt jedoch, dass die Beschlüsse formal korrekt gefasst werden und den gesetzlichen sowie gemeinschaftsrechtlichen Vorgaben entsprechen.

So schafft die Beschlussfähigkeit Planungssicherheit und verhindert, dass Versammlungen wegen geringer Beteiligung ergebnislos bleiben.

Ort der WEG-Versammlung

Die Wahl des Ortes für die Eigentümerversammlung muss zugänglich und praktikabel für alle Eigentümer:innen sein. Traditionell finden Versammlungen in neutralen Räumlichkeiten wie Gemeindehallen, Restaurants oder Büros der WEG-Verwaltung statt.

Die digitale Eigentümerversammlung ist eine moderne Alternative zur klassischen Präsenzveranstaltung. Sie ermöglicht es den Eigentümer:innen, online teilzunehmen, was besonders für Personen mit eingeschränkter Mobilität oder in großen WEGs von Vorteil ist. Voraussetzung ist, dass die Gemeinschaft in der Gemeinschaftsordnung oder per Beschluss die Möglichkeit einer digitalen Versammlung festlegt.

Häufigkeit der Wohnungseigentümerversammlung

Die Eigentümerversammlung findet mindestens einmal im Jahr statt, um die wichtigsten Themen zu besprechen und die Gemeinschaftsbelange zu regeln. Je nach Bedarf oder besonderen Umständen können jedoch auch zusätzliche Versammlungen einberufen werden.

Ordentliche vs. außerordentliche ETV

  • Ordentliche Eigentümerversammlung: Diese jährlich stattfindende Versammlung dient der Besprechung und Beschlussfassung über reguläre Themen wie den Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung oder Instandhaltungen.
  • Außerordentliche Eigentümerversammlung: Sie wird einberufen, wenn dringende Themen wie akute Schäden, rechtliche Streitigkeiten oder wichtige finanzielle Entscheidungen nicht bis zur ordentlichen Versammlung warten können. Die Einberufung erfolgt in der Regel durch die Verwaltung oder auf Antrag einer qualifizierten Anzahl von Eigentümer:innen.

Die regelmäßige Durchführung und klare Regelungen zur Einberufung einer ETV gewährleisten, dass die Gemeinschaftsinteressen konsequent und transparent verfolgt werden.

Hinweis: Bei der außerordentlichen ETV handelt es sich in der Regel um eine Sonderleistung der Verwaltung, die diese auch gesondert abrechen wird.

Einladung zur Eigentümerversammlung

Eine gelungene Einladung zur Eigentümerversammlung ist der erste Schritt, um die Versammlung rechtssicher durchzuführen, zu können. Sie informiert die Miteigentümer:innen über den Termin, die Tagesordnung und relevante Details. Dabei gibt es klare rechtliche Vorgaben und Best Practices, die beachtet werden müssen.

Inhalt der Einladung der Wohnungseigentümerversammlung

Eine korrekte Einladung zur Eigentümerversammlung muss spezifische Inhalte und Formalitäten berücksichtigen. Folgende Punkte sind dabei besonders wichtig:

  1. Einladung durch die Verwaltung: Die Einladung erfolgt durch die WEG-Verwaltung. Fehlt diese oder verweigert sie die Einladung, können die Eigentümer:innen selbst tätig werden, wenn eine ausreichende Mehrheit dafür stimmt.
  2. Fristen für die Einladung: Laut § 24 Abs. 4 WEG muss die Einladung mindestens drei Wochen vor dem Versammlungstermin schriftlich oder in Textform erfolgen. So wird gewährleistet, dass alle Eigentümer:innen genügend Zeit haben, sich vorzubereiten.
  3. Pflichtangaben in der Einladung: Eine rechtssichere Einladung enthält mindestens folgende Punkte:
    • Datum, Uhrzeit und Ort der Versammlung: Diese Angaben müssen klar und präzise sein, um Missverständnisse zu vermeiden.
    • Tagesordnung: Die Einladung muss alle Punkte enthalten, die besprochen und beschlossen werden sollen. Dies ist zwingend, da nur über aufgeführte Themen abgestimmt werden darf.
    • Unterlagen zur Vorbereitung: Relevante Dokumente wie Jahresabrechnungen, Wirtschaftspläne oder Angebote für geplante Maßnahmen sollten der Einladung beigelegt oder vorab zugänglich gemacht werden.
  4. Digitale Einladung und Versammlung: Seit der WEG-Reform 2020 ist es möglich, digitale Eigentümerversammlungen abzuhalten. In diesem Fall sollte die Einladung zusätzlich Informationen zur technischen Durchführung enthalten, wie z. B. den Zugang zu einer Plattform und technische Anforderungen.
  5. Wer darf zur Versammlung einladen?: Grundsätzlich liegt das Einladungsrecht bei der Verwaltung. Unter bestimmten Umständen können jedoch auch Miteigentümer:innen oder eine bestellte Vorsitzende des Verwaltungsbeirats die Einladung aussprechen.
  6. Tagesordnung korrekt formulieren: Die Formulierung der Tagesordnungspunkte sollte konkret und verständlich sein. Schwammige Begriffe wie „Sonstiges“ oder „Allgemeine Diskussion“ vermeiden, da solche Punkte rechtlich angreifbar sein können. Grundsätzlich sind alle Themen, zu denen Beschlüsse gefasst werden sollen, als einzelne Punkte unter Hinzunahme der Beschlussanträge aufzunehmen. Konkrete Themen sind etwa:
    • Beschluss über die Sanierung des Treppenhauses
    • Diskussion über zukünftige Rücklagenbildung
  7. Optional: Anregungen und Wünsche einholen: Die Verwaltung kann den Eigentümer:innen ermöglichen, im Vorfeld der Versammlung zusätzliche Themenvorschläge einzureichen. Diese können dann geprüft und ggf. in die Tagesordnung aufgenommen werden. Diese können jedoch ausschließlich vor Einladung eingebracht werden. Wenn diese nach Einladung zugehen, kann darüber unter „Verschiedenes“ gesprochen werden, ein Beschluss ist dann jedoch nicht möglich.
  8. Besonderheiten bei außerordentlichen Eigentümerversammlungen: Bei einer außerordentlichen ETV gelten dieselben Anforderungen an die Einladung. Allerdings sollte der Dringlichkeitsgrund explizit in der Einladung erwähnt werden, z. B. bei akuten Schäden oder Rechtsstreitigkeiten. Aufgrund der Dringlichkeit ergibt sich auch eine kürzere Einladungsfrist für außerordentliche Eigentümerversammlungen.
  9. Rückfragen und Kontaktmöglichkeit: Es ist hilfreich, eine Ansprechperson für Rückfragen zur Verfügung zu stellen, um Missverständnisse oder Unklarheiten vorab zu klären.
  10. Belegversand bei digitaler Einladung: Bei digitaler Zustellung muss sichergestellt sein, dass die Einladung nachweisbar zugestellt wurde, z. B. per E-Mail mit Lesebestätigung oder per Online-Portal mit Protokollierung.

Muster: Einladung zur Eigentümerversammlung

Wohnungseigentümergemeinschaft [Name der WEG]
[Adresse der Immobilie]
Datum: [Datum der Einladung]

An die Wohnungseigentümer:innen der WEG [Name der WEG]

Sehr geehrte Damen und Herren,
hiermit laden wir Sie gemäß § 24 WEG form- und fristgerecht zur [ordentlichen/außerordentlichen] Eigentümerversammlung ein.

Termin und Ort der Versammlung

  • Datum: [Datum der Versammlung]
  • Uhrzeit: [Uhrzeit, z. B. 18:00 Uhr]
  • Ort: [Adresse des Versammlungsortes, z. B. Konferenzraum XY, Hotel ABC, oder digitale Plattform mit Zugangsdaten]
Mustereinladung zur Eigentümerversammlung ETV - Einladung Eigentümerversammlung
Mustereinladung zur Eigentümerversammlung

Falls Sie an der Versammlung nicht persönlich teilnehmen können, möchten wir Sie darauf hinweisen, dass Sie eine Vertretung mit schriftlicher Vollmacht entsenden dürfen.


Tagesordnung

  1. Begrüßung und Eröffnung durch die WEG-Verwaltung
  2. Feststellung der Beschlussfähigkeit
  3. Genehmigung des Protokolls der letzten Eigentümerversammlung
  4. Vorstellung und Beschluss über die Jahresabrechnung 20XX
  5. Beschluss über den neuen Wirtschaftsplan 20XX/20XX
  6. Diskussion und Beschluss über die Instandsetzung der [z. B. Heizungsanlage, Treppenhaus, Außenfassade]
  7. Vorschläge zur Rücklagenbildung und Beschlussfassung
  8. Verschiedenes

Die Tagesordnungspunkte werden in der angegebenen Reihenfolge behandelt.


Beigefügte Unterlagen

  • Jahresabrechnung 20XX
  • Wirtschaftsplan 20XX/20XX
  • Angebote für geplante Instandsetzungen (falls zutreffend)
  • Ggf. Weitere relevante Unterlagen, z. B. Protokoll der letzten Sitzung

Hinweise zur Teilnahme an einer digitalen Eigentümerversammlung (falls zutreffend)

Für die Teilnahme an der hybriden Versammlung, finden Sie nachfolgend die Zugangsdaten:

  • Plattform: [Name der Plattform, z. B. Zoom, MS Teams]
  • Zugangsdaten: [Link oder Meeting-ID + Passwort]
  • Technische Voraussetzungen: [Internetverbindung, Mikrofon, Kamera]

Sollten Sie technische Unterstützung benötigen, können Sie sich bis [Datum] bei [Kontaktperson] unter [Telefonnummer/E-Mail-Adresse] melden.


Kontakt für Rückfragen

Für Rückfragen oder weitere Informationen steht Ihnen die WEG-Verwaltung gerne zur Verfügung:

  • [Name der Verwaltung]
  • [Ansprechpartner:in]
  • Telefon: [Telefonnummer]
  • E-Mail: [E-Mail-Adresse]

Wir freuen uns auf Ihr zahlreiches Erscheinen und eine produktive Versammlung.
Mit freundlichen Grüßen,
[Name der Verwaltung/Vorsitzende:r der Eigentümerversammlung]
[Unterschrift]


! Hinweis: Bitte beachten Sie, dass nur ordnungsgemäß angekündigte Tagesordnungspunkte zur Abstimmung gebracht werden können.

Ablauf einer Wohnungseigentümerversammlung

SchrittBeschreibungDetails
Einladung verschickenDie Verwaltung oder ein berechtigtes Mitglied der WEG verschickt die Einladung schriftlich.Einladung mindestens 3 Wochen vorher (§ 24 Abs. 4 WEG); Inhalte: Ort, Zeit, Tagesordnung
Tagesordnung vorbereitenAlle relevanten Punkte werden vorab von der Verwaltung oder den Eigentümer:innen gesammelt und in der Einladung vermerkt.Muss vollständig sein, um spontane Ergänzungen zu vermeiden; Klare Formulierungen
Begrüßung & Versammlung eröffnenDie Vorsitzende begrüßt die Anwesenden und stellt die Beschlussfähigkeit fest.Unabhängig von der Anwesenheit nach WEG-Reform (§ 25 Abs. 3 WEG)
Prüfung von Vollmachten und Genehmigung von GästenDie Verwaltung oder die Versammlungsleitung überprüft vor Beginn der Eigentümerversammlung, ob vorgelegte Vollmachten formell korrekt und rechtsgültig sind. Gäste, wie z. B. Berater:innen oder Dienstleister:innen, dürfen nur nach Zustimmung der anwesenden Eigentümer:innen oder durch vorherige Einladung durch die Verwaltung teilnehmen.
Protokollführung festlegenEine Person wird für die Protokollführung bestimmt. Dies kann die Verwaltung sein oder ein Mitglied der Gemeinschaft.Protokoll ist Pflicht (§ 24 Abs. 6 WEG)
Abstimmung über VersammlungsleitungFalls die Verwaltung nicht leitet, wählen die Anwesenden eine Vorsitzende, die die Moderation übernimmt.Meist die WEG-Verwaltung, bei Selbstverwaltung oft eine Eigentümer:in
Bericht und RückblickDie Verwaltung oder der Vorsitz berichtet über das vergangene Jahr, Fortschritte bei Projekten, finanzielle Entwicklungen und weitere relevante Punkte.WEG-Abrechnung präsentieren; Entwicklung der Rücklagen
Diskussion der TagesordnungJeder Punkt wird vorgestellt, diskutiert und bei Bedarf zur Abstimmung gestellt.Diskussionen moderieren; Raum für Rückfragen bieten
Abstimmung von BeschlüssenAlle anstehenden Entscheidungen werden gemäß den vorgegebenen Abstimmungsmodalitäten beschlossen. Über jeden Tagesordnungspunkt (sofern notwendig und Punkt nicht vertragt) wird abgestimmt.Nach einfachem Mehrheitsprinzip (§ 25 WEG) oder qualifiziert, je nach Thema; die Abstimmungen werden protokolliert
Dokumentation der BeschlüsseDie getroffenen Beschlüsse werden im Protokoll genau festgehalten, inklusive der Abstimmungsergebnisse und Namen der Abstimmenden.Protokoll muss spätestens 2 Wochen nach der Versammlung den Eigentümer:innen zugestellt werden. Zudem werden alle Beschlüsse in der Beschlusssammlung der Gemeinschaft festgehalten.
Verschiedenes besprechenAm Ende der Tagesordnung gibt es Raum für spontane oder nicht beschlussfähige Themen, die nicht im Vorfeld auf die Agenda gesetzt wurden.Beispiel: Ideen für die Gemeinschaft; Diskussion über zukünftige Investitionen
Abschluss und VerabschiedungDie Versammlung wird offiziell beendet. Der Vorsitzende bedankt sich bei den Teilnehmenden.Klärung offener Fragen; Hinweis auf nächste Versammlung
Nachbereitung durch die VerwaltungDie Verwaltung setzt die Beschlüsse um, veranlasst Maßnahmen, wie z. B. Reparaturen, informiert über weitere Schritte und archiviert das Protokoll.Dokumentation der Beschlüsse; Kommunikation mit Eigentümer:innen und Dienstleister:innen
Muster-Ablauf einer Wohnungseigentümerversammlung.

Wie zuvor erwähnt, folgt die WEG-Versammlung einem klar definierten Ablauf, der die Grundlage für strukturierte Diskussionen und rechtsverbindliche Beschlüsse bildet. Dabei gelten gesetzliche Vorgaben nach dem Wohnungseigentumsgesetz sowie die spezifischen Regelungen der jeweiligen Gemeinschaftsordnung.

Nicht-Öffentliche Versammlung

Eine Eigentümerversammlung ist grundsätzlich nicht öffentlich, was bedeutet, dass ausschließlich Personen teilnehmen dürfen, die ein berechtigtes Interesse vorweisen können. Dazu gehören:

  • Eigentümer:innen der jeweiligen Wohnanlage.
  • Bevollmächtigte Vertreter:innen, die durch eine schriftliche Vollmacht zur Teilnahme befugt sind.
  • WEG-Verwaltung, die die Versammlung organisiert und moderiert.
  • Gäste nur bei Zustimmung: Externe Sachverständige oder Dienstleistende können eingeladen werden, wenn die Mehrheit der Anwesenden dies genehmigt.

Das Prinzip der Nicht-Öffentlichkeit schützt die Privatsphäre der Eigentümer:innen und sorgt dafür, dass sensible Informationen nur innerhalb der berechtigten Gemeinschaft diskutiert werden.

Vorsitzende der Versammlung und deren Aufgaben

Die Leitung der Eigentümerversammlung obliegt der WEG-Verwaltung oder einer von den Eigentümer:innen gewählten Person. Die Vorsitzende übernimmt die Rolle für den reibungslosen Ablauf und die rechtskonforme Durchführung der Versammlung.

Aufgaben der Vorsitzenden:

  1. Eröffnung der Versammlung: Begrüßung der Teilnehmenden, Bekanntgabe der Tagesordnung und Feststellung der Beschlussfähigkeit. Dies erfolgt durch die Überprüfung der Anwesenheitsliste und die Feststellung, der anwesenden bzw. durch Vollmacht vertretenden Miteigentumsanteilen (MEA).
  2. Leitung der Diskussionen: Während der Besprechung der Tagesordnungspunkte moderiert die Vorsitzende die Diskussionen. Sie achtet darauf, dass alle Eigentümer:innen die Möglichkeit haben, ihre Meinungen und Anliegen vorzutragen, und dass die Diskussionen sachlich und konstruktiv bleiben. Bei Bedarf kann die Vorsitzende das Wort erteilen oder entziehen, um einen geordneten Ablauf sicherzustellen.
  3. Moderation von Abstimmungen: Die Vorsitzende leitet die Abstimmungen über die einzelnen Tagesordnungspunkte. Sie sorgt dafür, dass die Abstimmungen korrekt durchgeführt und die Ergebnisse ordnungsgemäß protokolliert werden. Die Vorsitzende gibt die Ergebnisse der Abstimmungen bekannt und stellt sicher, dass die gefassten Beschlüsse klar und eindeutig formuliert sind.
  4. Einhaltung der Zeitpläne: Vermeidung von Verzögerungen und Sicherstellung, dass alle Tagesordnungspunkte behandelt werden.
  5. Protokollführung beaufsichtigen: Überwachung, dass ein rechtskonformes Protokoll erstellt wird, das alle Beschlüsse und wesentlichen Diskussionen dokumentiert.

Die Vorsitzenden müssen stets neutral agieren und darauf achten, dass alle Entscheidungen den gesetzlichen und gemeinschaftlichen Vorgaben entsprechen.

Versammlung ohne WEG-Verwaltung

In Ausnahmefällen kann eine Eigentümerversammlung auch ohne die Anwesenheit der WEG-Verwaltung stattfinden. Dies kann notwendig werden, wenn:

  1. Abberufung oder Rücktritt des oder der Verwalter:in: Wenn die Verwalter:in abberufen wurde oder ihr Amt niedergelegt hat und noch keine neue Verwalter:in bestellt wurde (Verwalterlosigkeit / Selbstverwaltung), müssen die Eigentümer:innen in der Lage sein, wichtige Entscheidungen zu treffen.
  2. Dringende Notwendigkeit: Es kann Situationen geben, in denen dringende Entscheidungen getroffen werden müssen, bevor eine neue Verwalter:in bestellt werden kann.
  3. Verhinderung oder Nichterscheinen: Wenn die Verwalter:in aus gesundheitlichen oder anderen Gründen nicht zur Versammlung erscheinen kann. Bei größeren Immobilienverwaltungsunternehmen übernimmt in solchen Fällen jedoch immer eine andere Verwalter:in aus dem Unternehmen die Durchführung der Versammlung.

Ablauf einer Versammlung ohne Verwaltung:

  1. Einberufung durch Eigentümer:innen: Die Einladung zur Versammlung erfolgt durch eine Person oder eine Gruppe von Eigentümer:innen, die hierzu berechtigt sind. Laut WEG ist eine Einberufung auch möglich, wenn mindestens 25 % der Eigentumsanteile dies verlangen (§ 24 Abs. 3 WEG). Die Einladung zur Versammlung muss in Textform erfolgen und die Tagesordnung enthalten, sofern nichts Abweichendes in der Teilungserklärung vereinbart wurde. Es gelten die gleichen Fristen wie bei einer regulären Einladung durch den oder die Verwalter:in (mindestens zwei Wochen vor der außerordentlichen Versammlung, mindestens drei Wochen vor der ordentlichen ETV).
  2. Wahl eines Vorsitzes: In der Versammlung muss eine Versammlungsleiter:in gewählt werden, die Aufgaben des oder der Verwalter:in während der Versammlung übernimmt. Dies kann ein Mitglied der Eigentümergemeinschaft oder eine externe Person sein. Besonders in zerstrittenen Gemeinschaften ergibt es Sinn einen neutralen / externen Vorsitzenden zu benennen, der als nicht betroffener meist besser vermitteln kann.
  3. Organisation der Protokollführung: Eine Miteigentümer:in wird beauftragt, ein Protokoll zu erstellen, das alle Beschlüsse und Diskussionen schriftlich festhält.
  4. Durchführung der Tagesordnung: Die Versammlung folgt wie gewohnt der Tagesordnung. Es müssen jedoch alle Beschlüsse besonders sorgfältig dokumentiert werden, da die Abwesenheit einer professionellen Verwaltung rechtliche Anfechtungen wahrscheinlicher macht.

Besonderheiten und Herausforderungen:

  • Rechtsunsicherheiten: Ohne Verwaltung besteht ein erhöhtes Risiko für formelle Fehler, die Beschlüsse unwirksam machen können.
  • Zeitlicher Mehraufwand: Eigentümer:innen müssen Aufgaben übernehmen, die normalerweise durch die Verwaltung erledigt werden, z. B. Protokollierung und Durchführung der Abstimmungen.
  • Externe Unterstützung: Bei komplexen Themen kann es sinnvoll sein, Fachleute (z. B. Anwält:innen oder Immobilienexpert:innen) zur Beratung hinzuzuziehen.

Abstimmung auf der WEG-Versammlung

Die Abstimmung auf der Wohnungseigentümerversammlung bildet die Grundlage für Beschlüsse, die das Zusammenleben und die Verwaltung des Gemeinschaftseigentums regeln. Die folgenden Unterpunkte erläutern die verschiedenen Aspekte der Abstimmungen im Detail.

Abstimmungsprinzipe im Vergleich

In einer Wohnungseigentümerversammlung gibt es mehrere Prinzipien, nach denen abgestimmt werden kann. Jedes Prinzip hat spezifische Auswirkungen auf die Verteilung der Stimmen und die Entscheidungsfindung:

AbstimmungsprinzipBeschreibungBeispiel
KopfprinzipJede Eigentümer:in hat unabhängig von der Anzahl ihrer Einheiten eine Stimme.Eigentümer:in A und Eigentümer:in B haben je eine Stimme, obwohl A zwei Wohnungen besitzt.
WertprinzipDie Stimmenverteilung richtet sich nach den Miteigentumsanteilen (MEA).Eigentümer:in A mit 60 % der Anteile hat mehr Stimmgewicht als B mit 40 %.
ObjektprinzipJede Wohnung (oder Einheit) erhält eine Stimme, unabhängig davon, wie viele Eigentümer:innen diese besitzen.Eine Person mit zwei Wohnungen hat zwei Stimmen, eine andere Person mit einer Wohnung hat nur eine.
Abstimmungsprinzipien in der Wohnungseigentümerversammlung im direkten Vergleich und mit Beispielen

Die Teilungserklärung oder Gemeinschaftsordnung legt fest, welches Prinzip in der jeweiligen WEG gilt.

Mehrheitsverhältnisse in der ETV

Die Mehrheitsverhältnisse bestimmen, wie Beschlüsse gefasst werden können. Je nach Art des Beschlusses gelten unterschiedliche Anforderungen:

  • Einfache Mehrheit: Die Mehrheit der anwesenden Stimmen reicht aus. Beispiel: Beschlüsse über die Instandsetzung des Gemeinschaftseigentums.
  • Qualifizierte Mehrheit: Es ist eine Zweidrittelmehrheit der anwesenden Stimmen oder der gesamten Miteigentumsanteile erforderlich. Beispiel: Änderungen der Gemeinschaftsordnung.
  • Doppelte qualifizierte Mehrheit: Bei der Abstimmung mit doppelt qualifizierter Mehrheit ¾ aller stimmberechtigten Wohnungseigentümer zustimmen (Kopfprinzip). Jeder Miteigentümer:in hat nur eine Stimme, egal, wie viele Wohnungen er besitzt. Ferner müssen die zustimmenden Eigentümer:innen zusammen über mehr als die Hälfte (mehr als 50 %) aller anwesenden und vertretenden Miteigentumsanteile verfügen. Eine solche Mehrheit ist erforderlich, wenn bauliche Veränderungen am Sondereigentum beschlossen werden sollen. Wenn diese das Erscheinungsbild des Gebäudes beeinflussen, sind alle Eigentümer:innen betroffen.
  • Einstimmigkeit: Alle Eigentümer:innen müssen zustimmen. Beispiel: Beschluss über den Verkauf von Gemeinschaftseigentum.

Die jeweiligen Mehrheiten sind im Wohnungseigentumsgesetz (§ 25 WEG) und in der Gemeinschaftsordnung festgelegt.

Hinweis: Mit der WEG-Reform am 1. Dezember 2020 besteht unter bestimmten Voraussetzungen auch die Möglichkeit, einen Umlaufbeschluss mit einfacher Mehrheit fassen zu können. Voraussetzung ist, dass die WEG einzelne Angelegenheit / Maßnahme zuvor bereits beschlossen hatte.

Beispiel: Die WEG möchte eine Sanierung des Daches vornehmen. Auf der letzten Eigentümerversammlung lagen jedoch von gewünschten 3 Angeboten nur 2 vor. Um keine außerordentliche Eigentümerversammlung einberufen zu müssen oder ein Jahr bis zur nächsten Versammlung zu warten, können die Eigentümer:innen in der Eigentümerversammlung beschließen, dass sie über die Maßnahme einen Umlaufbeschluss fassen, sobald die erforderlichen Informationen – in diesem Fall das 3 Angebot – für die Entscheidung vorliegen.

Vertretungsvollmacht für die Eigentümerversammlung

Nicht alle Eigentümer:innen können oder möchten persönlich an der Versammlung teilnehmen. In solchen Fällen ist die Vertretung durch eine Vollmacht möglich:

  • Inhalt der Vollmacht: Die Vollmacht sollte schriftlich vorliegen und den Umfang der Vertretungsbefugnis klar regeln (z. B. Teilnahme, Abstimmung über spezifische Punkte).
  • Voraussetzungen: Die Vollmacht muss vor Beginn der Versammlung dem Versammlungsleiter vorgelegt werden. Manche WEGs begrenzen die Anzahl der Vollmachten, die eine Person übernehmen darf.
  • Mögliche Vertreter:innen: Vertretungen können durch andere Eigentümer:innen, Familienmitglieder oder Anwälte erfolgen.

Mustervollmacht für die Teilnahme an einer Wohnungseigentümerversammlung

Vollmachtgeber:in: Name: _______________________________
Anschrift: ____________________________
Eigentumseinheit (Wohnung/Objekt): _________________

Bevollmächtigte:

Name: _______________________________
Anschrift: ____________________________

Vollmacht zur Vertretung in der Wohnungseigentümerversammlung

Hiermit bevollmächtige ich, [Name der Vollmachtgeber:in], die oben genannte Person, [Name der Bevollmächtigten], mich in der Wohnungseigentümerversammlung der WEG [Name der WEG, falls bekannt, oder Adresse der Immobilie] zu vertreten. Diese Vollmacht umfasst die folgenden Rechte:

  1. Teilnahme an der Wohnungseigentümerversammlung Die Bevollmächtigte ist berechtigt, an der Versammlung am [Datum der Versammlung] um [Uhrzeit] am Ort [Ort der Versammlung] teilzunehmen.
  2. Stimmrecht ausübenDie Bevollmächtigte ist befugt, in meinem Namen abzustimmen. Dies gilt für alle Tagesordnungspunkte, einschließlich:
    • Zustimmung zu Beschlüssen
    • Ablehnung von Beschlüssen
    • Enthaltungen
    [Optional, falls gewünscht]: Einschränkung der Stimmrechte
    • Zustimmung nur zu folgenden Punkten: _______________________________
    • Ablehnung bei: _________________________________________________
    • Keine Abstimmung bei: ___________________________________________
  3. Einsichtnahme in Unterlagen Die Bevollmächtigte darf alle relevanten Dokumente und Berichte einsehen, die im Rahmen der Versammlung bereitgestellt werden.
  4. Erklärungen abgeben und entgegennehmen Die Bevollmächtigte ist berechtigt, Erklärungen im Rahmen der Tagesordnung abzugeben und entgegenzunehmen.
Gültigkeit der Vollmacht

Diese Vollmacht gilt ausschließlich für die Wohnungseigentümerversammlung am [Datum]. Sie verliert ihre Gültigkeit nach Beendigung der Versammlung.

Unterschrift der Vollmachtgebenden

Ort, Datum: __________________________

Unterschrift: _____________________________


! Hinweis: Diese Mustervollmacht ist ein allgemeines Beispiel. Prüfen Sie, ob Ihre WEG-Satzung besondere Anforderungen an Vollmachten stellt, und passen Sie die Vollmacht gegebenenfalls entsprechend an.

Anwesenheitspflicht in der Eigentümerversammlung?

Es besteht keine rechtliche Anwesenheitspflicht für Miteigentümer:innen in der WEG-Versammlung. Dennoch ist die Teilnahme sinnvoll, da Entscheidungen die Rechte und Pflichten der Eigentümer:innen direkt betreffen. Wer nicht teilnimmt, hat nur eingeschränkte Möglichkeiten, gegen Beschlüsse vorzugehen, wenn diese rechtmäßig zustande kommen.

Die Vertretung durch eine Vollmacht stellt eine geeignete Alternative dar, wenn die persönliche Teilnahme nicht möglich ist.

Pflege und Inhalt der Beschlusssammlung

Die Beschlusssammlung dient als verbindliches Register aller Beschlüsse, die in einer Eigentümerversammlung gefasst wurden. Nach § 24 Abs. 7 WEG sind Wohnungseigentümergemeinschaften (WEGs) verpflichtet, eine solche Sammlung zu führen. Die WEG-Verwaltung übernimmt die Verantwortung für die Pflege und Aktualisierung.

Pflege der Beschlusssammlung

  • Lückenlose Dokumentation: Alle gefassten Beschlüsse müssen zeitnah und vollständig eingetragen werden.
  • Strukturierte Gliederung: Einträge sollten nach Datum und Tagesordnungspunkt gegliedert sein, um Transparenz zu gewährleisten.
  • Aufbewahrungspflicht: Die Beschlusssammlung muss sicher und dauerhaft aufbewahrt werden, damit sie jederzeit einsehbar bleibt. Dies kann entweder in Papier bei der Verwaltung oder auch im Objekt selbst oder auch digital geschehen.
  • Zugang: Die Beschlusssammlung sollte allen Eigentümer:innen zugänglich gemacht werden, z.B. durch Bereitstellung in einem geschützten Online-Portal oder durch Einsichtnahme im Verwalterbüro. Eine regelmäßige Information der Eigentümer:innen über die wichtigsten Beschlüsse und deren Umsetzung stärkt die Transparenz und das Vertrauen innerhalb der Gemeinschaft.

Inhalte der Beschlusssammlung

  • Datum der Versammlung
  • Tagesordnungspunkt
  • Wortlaut des Beschlusses
  • Abstimmungsergebnis (Mehrheit, Gegenstimmen, Enthaltungen)
  • Hinweise zu Anfechtungen oder laufenden Verfahren

Anfechtung von Beschlüssen

Die Anfechtung von Beschlüssen gibt Eigentümer:innen die Möglichkeit, unrechtmäßige oder fehlerhafte Beschlüsse gerichtlich überprüfen zu lassen. Nach § 23 Abs. 4 WEG können Beschlüsse innerhalb eines Monats nach der Versammlung angefochten werden.

Gründe für eine Anfechtung

  • Formfehler: Unzureichende Einladung oder Beschluss ohne Tagesordnungspunkt.
  • Inhaltliche Fehler: Entscheidungen, die gegen geltendes Recht oder die Teilungserklärung verstoßen.
  • Fehlerhafte Beschlussfassung: Beschluss wurde ohne ordnungsgemäße Mehrheit gefasst.

Ablauf der Anfechtung

  1. Fristwahrung: Die Klage muss innerhalb von einem Monat nach Beschlussfassung eingereicht werden.
  2. Rechtsanwalt: Ein Anwalt mit Schwerpunkt WEG-Recht ist für die Anfechtung meist notwendig oder zumindest empfehlenswert.
  3. Kosten und Risiken: Kläger:innen tragen zunächst die Verfahrenskosten, die bei Erfolg jedoch der WEG auferlegt werden können.

Wirkung der Anfechtung

Ein angefochtener Beschluss bleibt zunächst wirksam, bis ein Gericht ihn für ungültig erklärt.

Protokoll der Eigentümerversammlung

Das Protokoll ist das schriftliche Dokument, das die Abläufe und Beschlüsse einer Eigentümerversammlung zusammenfasst. Es dient als offizieller Nachweis und hat eine rechtliche Bedeutung für die Wohnungseigentümergemeinschaft.

Inhalte des Protokolls

  • Formalia: Datum, Uhrzeit, Ort der Versammlung.
  • Teilnehmende: Liste der anwesenden Eigentümer:innen oder deren Vertreter:innen.
  • Beschlüsse: Mindestens Wortlaut aller gefassten Beschlüsse und Abstimmungsergebnisse. Es ist auch Möglich ein Gesamtprotokoll des gesamten Sprachverkehres zu schreiben. Dies ist jedoch auf Grund des Aufwands sehr unüblich.
  • Diskussionen: Zusammenfassung wesentlicher Debatten, falls relevant.

Pflege und Bereitstellung

  • Verantwortung: Die WEG-Verwaltung oder die Vorsitzende / Protokollführerin der Versammlung erstellt das Protokoll.
  • Versand: Eigentümer:innen sollten das Protokoll innerhalb von zwei Wochen erhalten.
  • Archivierung: Das Protokoll muss dauerhaft aufbewahrt und bei Bedarf einsehbar sein.

Fazit – Eigentümerversammlung

Die Eigentümerversammlung ist das Herzstück jeder Wohnungseigentümergemeinschaft. Sie ermöglicht es den Eigentümer:innen, wichtige Entscheidungen zu treffen und die Zukunft der Immobilie aktiv mitzugestalten. Eine klare Struktur, rechtlich einwandfreie Abläufe und die transparente Dokumentation von Beschlüssen tragen wesentlich zur effizienten Verwaltung bei. Die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und eine professionelle Protokollführung fördern das Vertrauen unter den Beteiligten und minimieren Konflikte. Gut informierte Eigentümer:innen können so ihre Rechte wahrnehmen und ihre Pflichten erfüllen, was letztlich der gesamten Gemeinschaft zugutekommt.

Die Eigentümer­versammlung im Detail – Q&A

Hinweis: Unsere Beiträge und Inhalte stellen keine rechtliche Beratung dar und ersetzen keine Rechtsberatung durch entsprechende Fachanwälte. Sollten konkrete rechtliche Probleme bestehen empfehlen wir immer die Beratung durch einen fachkundigen Anwalt.

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Felix Ritschel ist ein erfahrener Experte im Bereich der Immobilienwirtschaft und Growth Manager der Erste Hausverwaltung GmbH. Durch seine Erfahrung in verschiedenen Bereichen der Immobilienbrachen bringt Felix fundiertes Wissen und praktische Erfahrungen ein.

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