Eigentümer­versammlung – Ablauf, Einladung & Protokoll

Die jährliche Eigentümerversammlung (ETV) ist ein zentrales Ereignis im Kalender jeder Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG). Hier werden wesentliche Entscheidungen getroffen, die den Erhalt, die Modernisierung und die finanzielle Planung des Gemeinschaftseigentums betreffen. Dieser Beitrag beleuchtet die Bedeutung der Eigentümerversammlung und erklärt, wie sie abläuft, welche Themen besprochen werden und welche Rolle die WEG-Verwaltung dabei spielt.

• Die jährliche Eigentümerversammlung (ETV) ist eine gesetzlich vorgeschriebene Veranstaltung, bei der alle Wohnungseigentümer:innen (WEG) zusammenkommen, um über die Verwaltung des Gemeinschaftseigentums zu beraten und Entscheidungen zu treffen.
• In der Eigentümerversammlung diskutieren und beschließen die Eigentümer:innen über wichtige Themen wie Erhaltungsmaßnahmen, Modernisierungen und die finanzielle Planung für das kommende Jahr.
• Die Eigentümerversammlung kann in Präsenz, hybrid oder (seit 2024) auch voll-digital abgehalten werden. Bis 2028 müssen für die voll-digitale Versammlung alle Eigentümer:innen dieser allstimmig zustimmen.
• Während der Versammlung erhalten die Eigentümer umfassende Informationen über das vergangene Wirtschaftsjahr, sowohl aus finanzieller Sicht als auch hinsichtlich der gebäudetechnischen Entwicklungen.
• Die Organisation und Durchführung der Eigentümerversammlung obliegt der WEG-Verwaltung, die auch für die Umsetzung der gefassten Beschlüsse verantwortlich ist.
• Eigentümer:innen haben die Möglichkeit, Beschlussanträge im Vorfeld der Versammlung bei der Verwaltung einzureichen, um sicherzustellen, dass diese Themen rechtzeitig auf die Tagesordnung gesetzt und ordnungsgemäß behandelt werden.

Grundlagen Eigentümerversammlung (ETV)

Jede Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) hat einmal im Jahr eine sogenannte Eigentümerversammlung (kurz ETV) abzuhalten (§ 24 Abs. 1 WEG). Diese kann seit der WEG 2020 hybrid und nach einer Gesetzesänderung ab 2028 voll digital abgehalten werden. Bis dahin ist ab Ende zulässig, die rein digitale Eigentümerversammlung durch allstimmen (Einstimmigkeit aller Miteigentüer:innen) Beschluss festzuschreiben.

Im Rahmen dieser beraten, diskutieren und beschließen die Eigentümer:innen per Abstimmung und Beschluss. Auf dieser Basis wird das Gemeinschaftseigentum betreut, Erhaltungsmaßnahmen festgelegt, modernisiert und bewirtschaftet. Zudem wird die Gemeinschaft über das vergangene Wirtschaftsjahr aus finanzieller und gebäudetechnischer Sicht informiert.

Das Wohnungseigentumsgesetz schreibt die Bestellung einer Verwalter:in für die WEG vor. Es schreibt dabei nicht vor, wer diese Aufgaben übernimmt. So kann eine Gemeinschaft auch in Selbstverwaltung geführt werden. Die Miteigentümer:innen können jedoch auf die Bestellung einer zertifizierten Verwalter:in bestehen. Meistens wird jedoch eine professionelle WEG-Verwaltung bestellt. Aufgabe der Verwaltung, zur Versammlung einzuladen und diese zu leiten.

Im Folgenden werden die Einzelheiten, der Inhalt und Ablauf der Versammlung näher erläutert.

Inhalte einer WEG-Eigentümerversammlung

Auf der ETV diskutieren und entscheiden die stimmberechtigten Eigentümer:innen über alle Vorgänge, die das Gemeinschaftseigentum betreffen.

Geregelt werden unter anderem die Vergabe von Erhaltungs-, Modernisierungsmaßnahmen, aber auch die Finanzierungen dieser Maßnahmen durch die Gemeinschaft und z. B. Änderungen der Hausordnung.

Besprochen werden können aber auch z. B. Veränderungen einzelner Wohnungen, die eine Auswirkung auf die Gemeinschaft / Liegenschaft haben und möglicherweise eine Veränderung des äußeren Erscheinungsbildes oder des Charakters des Hauses mit sich bringen.

Letztlich wird im Rahmen der ETV durch die Verwalter:in der Vorschlag für den neuen Wirtschaftsplan vorgestellt. Dieser basiert auf einer Schätzung der Kosten für die Bewirtschaftung des Gebäudes und besonders des Gemeinschaftseigentums. Daraus ergibt sich entsprechend das monatliche Hausgeld, dass alle Eigentümer:innen auf ein vom Verwalter für die Eigentümergemeinschaft geführten Fremdgeldkonto zu entrichten haben. Über den Entwurf der Verwaltung muss im Rahmen der Eigentümerversammlung abgestimmt werden.

Zu den wichtigsten Tagesordnungspunkten (TOP) einer ETV gehören:

• Bestellung der WEG-Verwaltung
• Abberufung & Kündigung des bestehenden Verwaltervertrages
• Jahresabrechnungen (Hausgeldabrechnungen)
• Sonderumlagen
• Beschluss über den Wirtschaftsplan für das Folgejahr
• Entlastung der Verwaltung
• Erst-/Neu-/ Wiederwahl des Beirates
• Beschlüsse über Erhaltungsmaßnahmen, Modernisierungen und weitere bauliche Maßnahmen

Auch Sonderzahlungen, genannt Sonderumlagen, für nicht vorhersehbare Kosten und Ausgaben müssen durch die Gemeinschaft / den Verband genehmigt werden.

Wie kommen eigene Themen auf die Tagesordnung?

Alle stimmberechtigten Eigentümer:innen dürfen ihre Beschlussanträge im Vorfeld einer Versammlung bei der Verwaltung einreichen, damit diese in die Tagesordnung aufgenommen werden können. Dabei ist vom Antragsteller darauf zu achten, dass die eingereichten Beschlussanträge zeitgerecht, also deutlich vor der gesetzlichen Einladungsfrist (derzeit 3 Wochen) der Verwaltung zugehen.

Es empfiehlt sich, Vorhaben bereits unterjährig nach Bekanntsein einen Beschlussantrag bei der Verwaltung einzureichen. Somit ist sichergestellt, dass dieser in der Agenda zur Eigentümerversammlung enthalten ist.

Die Beschlussanträge einer Miteigentümer:in sind so zu formulieren bzw. hinreichend zu bestimmen, dass allen Eigentümer:innen sofort ersichtlich ist, worüber abgestimmt werden soll.

Bei etwaigen Bauvorhaben empfiehlt sich, dass bereits Planunterlagen eines Fachplaners (z. B. Architekt / Dipl.-Ingenieur) vorliegen und an die Miteigentümer:innen im Rahmen der Zusendung der Einladung mit Tagesordnung mitversendet werden.

Als Teil der Einladung ist zudem auch immer die Tagesordnung an die Eigentümer:innen zu übersenden. Diese ist für die Durchführung der Versammlung maßgeblich. Besonders ist darauf zu achten, dass nur beschlossen werden kann, was auf der Tagesordnung ausgewiesen ist. Anderenfalls sind die Beschlüsse mit der Anfechtungsklage angreifbar.

Beschlüsse unter einem Tagesordnungspunkt „Verschiedenes / Sonstige“ sind eigentlich somit nicht möglich. Solcher Tagesordnungspunkte sind nicht hinreichend bestimmt. Ein solcher TOP kann allenfalls Angelegenheiten von untergeordneter Bedeutung decken, mit deren Erörterung jedermann rechnen muss.

Aufgepasst! Beschlüsse, die unter einem TOP „Verschiedenes / Sonstiges“ gefasst werden, sind nicht nichtig. Es handelt sich dann um einen sogenannten Zitterbeschluss. Wenn dieser nicht zeitgerecht angefochten wird, geht dieser in Bestandskraft über.

Aber auch bei einer sogenannten Allstimmigkeit (alle Miteigentumsanteile sind tatsächlich oder durch Vertretung anwesend) kann die Tagesordnung beliebig ergänzt und verbindliche Beschlüsse gefasst unter Verschiedenes / Sonstiges gefasst werden.

Wie erfolgt die Einladung?

Die Einladung zur Eigentümerversammlung muss in Textform erfolgen, sofern nichts anderes in der Teilungserklärung / Gemeinschaftsordnung gefordert ist. Dies kann auf verschiedene Weisen geschehen, die den Zugang der Information sicherstellen:

1. Post: Der klassische Weg ist der postalische Versand per Brief. Hierbei wird oft das Einwurfeinschreiben genutzt, um den Zugang der Einladung nachweisen zu können.
2. E-Mail: In modernen Verwaltungspraxen ist auch der Versand per E-Mail gängig, sofern alle Eigentümer:innen dieser Form der Kommunikation zugestimmt haben. Es ist wichtig, dass die E-Mail-Adressen korrekt sind und der Zugang der E-Mail bestätigt wird, beispielsweise durch eine Lesebestätigung.
3. Kundenportal: Nutz die WEG-Verwaltung ein modernes und digitales Kundenportal, so können Einladungen zu den Versammlungen auch über dieses versendet werden. Wichtig dabei: Die Verwaltung muss für Eigentümer:innen ohne Zugang eine andere Form der Einladung bereitstellen. Wird eine Miteigentümer:in nicht fristgerecht eingeladen, sind damit alle gefassten Beschlüsse anfechtbar.
4. Persönliche Übergabe: Eine weitere Methode ist die persönliche Übergabe der Einladung mit Empfangsbestätigung. Dies kann sinnvoll sein, um sicherzustellen, dass die Einladung direkt und nachweislich zugestellt wird.
5. Aushang im Hausflur: In einigen Fällen wird ergänzend ein Aushang im Hausflur gemacht, um sicherzustellen, dass wirklich alle Eigentümer:innen informiert sind. Dies ersetzt jedoch nicht die schriftliche Einladung.

Durch wen erfolgt die Einladung?

Die formale Einladung zur außerordentlichen Eigentümerversammlung erfolgt durch die Verwalter:in der Immobilie. Gemäß dem Wohnungseigentumsgesetz (WEG) ist die Verwalter:in dafür verantwortlich, die Einladung auszusprechen und sicherzustellen, dass alle gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden.

1. Verwalter:in: Die Verwalter:in übernimmt die Vorbereitung, Organisation, Durchführung und Nachbereitung der Versammlung und ist somit auch für die Einladung zuständig. Der Verwaltervertrag und die Vereinbarungen innerhalb der Gemeinschaft bestimmen, welche Rechte und Pflichten die Verwalter:in hierbei hat.
2. Eigentümer:innen: In besonderen Fällen können auch die Eigentümer:innen selbst die Einladung zur außerordentlichen Versammlung veranlassen. Dies ist dann der Fall, wenn mindestens 25% der Miteigentumsanteile dies schriftlich verlangen. Der Antrag muss gut begründet sein und die Dringlichkeit der Versammlung klar darlegen.

Darf eine Eigentümer­versammlung digital durchgeführt werden?

Seit der WEG-Reform 2020 dürfen Eigentümerversammlungen online durchgeführt werden. Vollständig auf eine physische Versammlung verzichten werden kann jedoch noch nicht, daher sind zunächst nur hybride Versammlungen möglich. Die hybride Durchführung der Eigentümerversammlung wurde im Sommer 2024 um die Möglichkeit der rein digitalen Versammlung erweitert.

Ab 2028 können Wohnungseigentümergemeinschaften beschließen, die Versammlungen rein digital abzuhalten. Bis dahin gilt eine Übergangsfrist, in der die Gemeinschaften verpflichtet sind, zumindest eine hybride Versammlung pro Jahr abzuhalten. Durch einen allstimmig gefassten Beschluss, kann jedoch auch schon jetzt eine rein digitale Versammlung abgehalten werden.

Damit eine Versammlung zukünftig digital stattfinden kann, muss dies im Vorfeld auf einer physischen ETV beschlossen werden. Hierfür reicht eine einfache Mehrheit.

Wann finden WEG-Versammlungen gewöhnlich statt?

Der Termin einer Versammlung sollte durch die einladende Verwaltung so gewählt werden, dass der Zeitpunkt „verkehrsüblich und zumutbar“ ist.

Der Versammlungsbeginn ist unter anderem vom Umfang der Tagesordnung abhängig. Ist bei einem Beginn der Versammlung von z. B. 17:00 Uhr davon auszugehen, dass die Versammlung aufgrund ihrer Komplexität und Umfang der Themen mit mehr als 5 Stunden gerechnet werden muss, ist die Versammlung entsprechend früher anzusetzen.

Denn der Gesetzgeber geht davon aus, dass bei Versammlungen, die bis spät in die Nacht gehen, eine Unzumutbarkeit darstellt und deshalb etwaige Beschlüsse, die zu einer „Unzeit“ gefasst werden, angefochten werden können.

Ablauf der Eigentümerversammlung (ETV)

Die Eigentümerversammlung folgt in der Regel einem festen Ablauf-Schema. Die Versammlung wird im Normalfall durch die WEG-Verwaltung geleitet. Sollte keine Verwalter:in bestellt sein, oder wird die WEG in Selbstverwaltung geführt, hat der Beirat den Vorsitz über die Versammlung:

Schritt	Beschreibung
Einladung	Schriftliche Einladung durch die Verwalter:in oder durch mindestens 25% der Eigentümer:innen vertreten durch die Beiträtin. Einladungsfrist beachten (mindestens zwei Wochen).
Vorbereitung der Tagesordnung	Detaillierte Auflistung aller zu besprechenden Punkte, die in der Einladung enthalten sein muss.
Begrüßung und Feststellung der Beschlussfähigkeit	Begrüßung der Teilnehmer:innen und Prüfung, ob die Versammlung beschlussfähig ist (meistens durch Anwesenheitsliste).
Genehmigung der Tagesordnung	Bestätigung der Tagesordnung durch die anwesenden Eigentümer:innen.
Diskussion der Tagesordnungspunkte	Nacheinander werden die einzelnen Punkte der Tagesordnung besprochen. Jede Eigentümer:in hat das Recht, sich zu den Punkten zu äußern.
Abstimmung	Über jeden Tagesordnungspunkt (sofern notwendig und Punkt nicht vertragt) wird abgestimmt. Die Abstimmungen werden protokolliert.
Verschiedenes und Anträge	Weitere Themen, die nicht auf der Tagesordnung stehen, können unter „Verschiedenes“ besprochen werden, sofern die Eigentümer:innen zustimmen. Eine weitere Beschlussfassung ist hier jedoch nur eingeschränkt möglich. Eigentümer:innen, welche sich lediglich durch eine Vollmacht vertreten lassen, hätten hier keine Möglichkeit von ihrem Stimmrecht Gebrauch zu machen. Bei gefassten Beschlüssen unter dem Punkt „Verschiedenes“ handelt es sich daher um sogenannte „Zitterbeschlüsse“.
Abschluss der Versammlung	Zusammenfassung der gefassten Beschlüsse und Abschluss der Versammlung durch den oder die Versammlungsleiter:in.
Protokollierung	Anfertigung des Versammlungsprotokolls, das alle gefassten Beschlüsse und wesentlichen Diskussionspunkte enthält. Das Protokoll muss den Eigentümer:innen zugestellt und vom Beitrat und einer weiteren Eigentümer:in unterschrieben werden. Die gefassten Beschlüsse werden im Nachgang in der Beschlusssammlung festgehalten.

Die Versammlung beginnt mit der Feststellung, ob alle Anwesenden an der Versammlung teilnehmen dürfen. Es handelt sich hierbei um eine geschlossene Veranstaltung. Daher dürfen nur Eigentümer:innen, deren Vertreter:innen oder geladene Dritte an der Veranstaltung teilnehmen. Es ist Aufgabe der Vorsitzenden, dies zu prüfen.

Vertreter:innen sind nur mit gültiger Vollmacht zugelassen. Einzelheiten, wer sich durch wen vertreten lassen darf, ist, der jeweiligen Teilungserklärung zu entnehmen. Dies kann unter anderem dahin gehend eingeschränkt sein, dass z. B. nur direkte Familienmitglieder und / oder Miteigentümer:innen und / oder juristische Personen bevollmächtigt werden können.

Im Anschluss beginnt die eigentliche ETV mit der Begrüßung und der anschließenden Abhandlung gemäß Tagesordnung. Im Rahmen von zu fassenden Beschlüssen ist es Aufgabe der Vorsitzenden und deren Beisitzer:in / Protokollführer:in die Stimmen auszuzählen. Das Ergebnis der Auszählung der Abstimmung wird im Anschluss an den Beschlussantrag unmittelbar verkündet und im Protokoll / der Niederschrift festgehalten. In den meisten Fällen werden Verwalter:innen hierfür zusätzlich einen Protokollführer:in und / oder Beisitzer:in, mit zur ETV bringen.

Im Nachgang ist die Verwaltung für die Eintragung der gefassten Beschlüsse in der Beschlusssammlung und die Umsetzung der gefassten Beschlüsse zuständig.

Wie werden Beschlüsse für eine WEG gefasst?

Um einen Beschluss fassen zu können, ist eine Abstimmung auf einer Wohneigentümerversammlung verpflichtend. Dabei gilt das Mehrheitsprinzip.

In der Regel wird eine gute WEG-Verwaltung die Beschlüsse bereits im Vorfeld der Versammlung entsprechend vorbereitet haben, die Tagesordnungspunkte nebst etwaiger Anlagen sind ohnehin längst mit der Einladung an die Eigentümer:innen zu übersenden.

Ist ein Beschluss auf der WEG-Versammlung direkt wirksam?

Die auf der Eigentümerversammlung gefassten Beschlüsse sind grundsätzlich wirksam ab dem Zeitpunkt der Verkündung, wenn die Versammlung formal richtig abgehalten wurde.

Beschlüsse sind „schwebend“, wenn eine der Miteigentümer:innen von ihrem Recht Gebrauch gemacht hat, innerhalb eines Monats ab Beschlussfassung Widerspruch beim zuständigen Amtsgericht einzulegen. Gründe für eine erfolgreiche Anfechtung könnten z. B. sein:

• Der Beschluss war nicht im Rahmen der Tagesordnung gelistet
• Die Einladung erfolgte nicht fristgerecht mit mindestens 3 Wochen Vorlauf

Wurde ein im Rahmen der Eigentümerversammlung ein Beschluss gefasst, wird dieser unmittelbar nach Abschluss der Versammlung in der Beschlusssammlung erfasst.

Wie eine Mehrheit definiert ist, legt die Teilungserklärung und das Wohnungseigentumsgesetz fest. Möglich ist entweder das Kopfprinzip, bei dem jedem Eigentümer eine Stimme zuteilwird, oder das Wertprinzip. Dieses teilt eine Gemeinschaft z. B. in Miteigentumsanteile ein. Das Besondere: Die Gewichtung der Stimmen ist hier unterschiedlich.

Unterschieden wird zwischen: Einfache Mehrheit, qualifizierte Mehrheit, doppelte qualifizierte Mehrheit und Einstimmigkeit.

Einfache Mehrheit

Eine einfache Mehrheit liegt vor, wenn mehr als die Hälfte (mehr als 50 %) der anwesenden und durch Vollmacht vertretenen Miteigentümer:innen, oder mehr als die Hälfte der Miteigentumsanteile der anwesenden und durch Vollmacht vertretenen Miteigentümer:innen zustimmen. Entscheidend ist, was in der Teilungserklärung bzw. im Wohnungseigentumsgesetz festgeschrieben ist.

Mit einer einfachen Mehrheit kann die Eigentümerversammlung Beschlüsse über die Entlastung des Verwalters, die Jahresabrechnung, den Wirtschaftsplan, über Erhaltungsmaßnahmen des Gemeinschaftseigentums, die Sonderumlagen, die Rücklage, Rechtsfragen und Maßnahmen zum Werterhalt und der Verwaltung des Gemeinschaftseigentums fassen. Seit der Reform des Wohneigentumsgesetzes 2020 können auch bauliche Veränderungen, die dem Werterhalt, der Kosteneinsparung, oder der Herstellung eines zeitgemäßen Zustandes dienen, mithilfe einer einfachen Mehrheit beschlossen werden.

Nachträgliche Änderungen der Teilungserklärung sind nur mit Zustimmung aller Wohnungs- und Teileigentümer:innen zulässig. Grundsätzlich kann eine Teilungserklärung jedoch durch Mehrheitsbeschluss abgeändert werden. Voraussetzung hierfür ist aber, dass in der Teilungserklärung eine Bestimmung enthalten ist, die dies ausdrücklich ermöglicht.

Eine Änderung der Teilungserklärung aufgrund entsprechenden Mehrheitsbeschlusses ist aber auch nur dann möglich, wenn ein sachlicher Grund hierfür vorliegt und einzelne Wohnungseigentümer gegenüber dem früheren Rechtszustand nicht unbillig benachteiligt werden.

Qualifizierte Mehrheit

Stimmen mehr als 50 Prozent aller Stimmen der Eigentümer:innen im gesamten Objekt für einen Beschluss, handelt es sich um eine qualifizierte Mehrheit.

Beispiel: Die Liegenschaft umfasst insgesamt 19 Eigentümer. 10 Eigentümer stimmen für den Beschluss.

Mit Hilfe einer solchen Mehrheit lässt sich z. B. unter anderem Eigentümer:innen die Wohnung entziehen, sollten diese nach mehrfacher Mahnung ihr Hausgeld wiederholt nicht gezahlt haben.

Doppelt qualifizierte Mehrheit

Bei der Abstimmung mit doppelt qualifizierter Mehrheit ¾ aller stimmberechtigten Wohnungseigentümer zustimmen (Kopfprinzip). Jeder Miteigentümer:in hat nur eine Stimme, egal, wie viele Wohnungen er besitzt.

Ferner müssen die zustimmenden Eigentümer:innen zusammen über mehr als die Hälfte (mehr als 50 %) aller anwesenden und vertretenden Miteigentumsanteile verfügen.

Eine solche Mehrheit ist erforderlich, wenn bauliche Veränderungen am Sondereigentum beschlossen werden sollen. Wenn diese das Erscheinungsbild des Gebäudes beeinflussen, sind alle Eigentümer:innen betroffen.

BEISPIEL: Seit 1. Dezember 2020 ist die doppelte qualifizierte Mehrheit von Relevanz, wenn es um die Frage der Verteilung von Kosten geht im Rahmen von umzusetzenden Maßnahmen. Wurde ein Beschluss mit doppelter qualifizierter Mehrheit gefällt, so müssen alle Eigentümer:innen anteilig für die Kosten aufkommen.

Wohingegen wurde die Zustimmung mit einfacher oder qualifizierter Mehrheit getroffen, so müssen nur die Miteigentümer:innen die Kosten tragen, die für eine Maßnahme gestimmt haben.

Zur besseren Veranschaulichung der Kostentragung: Es soll ein Vordach am Haus angebracht werden. Kostenpunkt der Maßnahme gemäß vorliegender Angebote € 9.500,00. Mehr als 50 & der anwesenden und vertretenen Miteigentümer:innen stimmen für die Umsetzung der Maßnahme. Bei der Frage der Kostentragung erfolgt aber nur eine Abstimmung von 45 %. Somit müssen auch nur die 45 % die Kosten der Maßnahme tragen. Die übrigen Miteigentümer tragen keine Kosten.

Achtung: Hier besteht die Gefahr der sogenannten Trittbrettfahrer:innen.

Allstimmigkeit

Allstimmigkeit war bislang erforderlich, wenn z. B. ein schriftlicher Beschluss im Umlaufverfahren gefasst werden soll. Dies ist grundsätzlich auch immer noch so!

Mit der WEG-Reform am 1. Dezember 2020 besteht unter bestimmten Voraussetzungen auch die Möglichkeit, einen Umlaufbeschluss mit einfacher Mehrheit fassen zu können. Voraussetzung ist, dass die WEG einzelne Angelegenheit / Maßnahme zuvor bereits beschlossen hatte.

Als Beispiel: Die WEG möchte eine Sanierung des Daches vornehmen. Auf der letzten Eigentümerversammlung lagen jedoch von gewünschten 3 Angeboten nur 2 vor. Um keine außerordentliche Eigentümerversammlung einberufen zu müssen oder ein Jahr bis zur nächsten Versammlung zu warten, können die Eigentümer:innen in der Eigentümerversammlung beschließen, dass sie über die Maßnahme einen Umlaufbeschluss fassen, sobald die erforderlichen Informationen – in diesem Fall das 3 Angebot – für die Entscheidung vorliegen.

Widerspruch zu Beschlüssen durch Eigentümer:innen

Grundsätzlich haben alle Eigentümer:innen das Recht, bis maximal einen Monat nach Beschlussverkündung Einspruch gegen diesen zu erheben.

Beschlüsse können nur dann für unwirksam erklärt werden, wenn im Rahmen der Widerspruchsfrist Einspruch beim zuständigen Amtsgericht erhoben wurde. Ansonsten sind auch formal fehlerhafte Beschlüsse nach Ablauf der Widerspruchsfrist rechtswirksam. Nur wenn diese gegen gesetzliche Vorschriften verstoßen (nichtige Beschlüsse) sind diese auch im Nachgang für nichtig erklärbar.

Ein häufiges Beispiel ist die Beschränkung der Aufgaben und Befugnisse der WEG-Verwalter:in, wenn dies gegen das Wohneigentumsgesetz verstößt.

Nach Abschluss der Versammlung ist das Protokoll mit Namen und Datum durch Verwalter:in und Beirät:innen zu unterzeichnen. Die im Protokoll der Eigentümerversammlung / der Niederschrift aufgeführten Beschlüsse werden im Anschluss der Beschlusssammlung der WEG hinzugefügt. Diese Sammlung enthält alle für die WEG gefassten Beschlüsse der Vergangenheit und muss von der Verwaltung kontinuierlich geführt werden. Die Eigentümer:innen können jederzeit Zugang zu dieser Sammlung anfragen und die Verwalter:in muss die Einsichtnahme gewähren.

Eine gute WEG-Verwaltung hat die Tagesordnung bereits im Vorfeld der Versammlung mit dem Verwaltungsbeirat abgestimmt und spricht in der Versammlung eine entsprechende Empfehlung für eine Beschlussfassung aus.

Vorsitz der Eigentümerversammlung

Der Vorsitz einer Eigentümerversammlung (WEG-Versammlung) ist eine Rolle, die für die ordnungsgemäße Durchführung und Leitung der Versammlung verantwortlich ist. Die Vorsitzende sorgt für einen strukturierten und fairen Ablauf, stellt sicher, dass alle Eigentümer:innen die Möglichkeit haben, ihre Meinung zu äußern, und dass Beschlüsse korrekt gefasst werden.

Aufgaben und Verantwortlichkeiten des Vorsitzenden

1. Eröffnung und Begrüßung: Die Vorsitzende eröffnet die Versammlung, begrüßt die anwesenden Eigentümer:innen. Dies erfolgt durch die Überprüfung der Anwesenheitsliste und die Feststellung, der anwesenden bzw. durch Vollmacht vertretenden Miteigentumsanteilen (MEA).
2. Vorstellung der Tagesordnung: Die Vorsitzende stellt die Tagesordnung vor und lässt diese durch die anwesenden Miteigentümer:innen genehmigen. Sie sorgt dafür, dass alle Tagesordnungspunkte nacheinander behandelt werden und dass die Diskussionen geordnet und zielgerichtet verlaufen.
3. Moderation der Diskussionen: Während der Besprechung der Tagesordnungspunkte moderiert die Vorsitzende die Diskussionen. Sie achtet darauf, dass alle Eigentümer:innen die Möglichkeit haben, ihre Meinungen und Anliegen vorzutragen, und dass die Diskussionen sachlich und konstruktiv bleiben. Bei Bedarf kann die Vorsitzende das Wort erteilen oder entziehen, um einen geordneten Ablauf sicherzustellen.
4. Leitung der Abstimmungen: Die Vorsitzende leitet die Abstimmungen über die einzelnen Tagesordnungspunkte. Sie sorgt dafür, dass die Abstimmungen korrekt durchgeführt und die Ergebnisse ordnungsgemäß protokolliert werden. Die Vorsitzende gibt die Ergebnisse der Abstimmungen bekannt und stellt sicher, dass die gefassten Beschlüsse klar und eindeutig formuliert sind.
5. Dokumentation und Protokollierung: Die Vorsitzende trägt die Verantwortung dafür, dass ein Protokoll der Versammlung erstellt wird, das alle wichtigen Diskussionen und Beschlüsse enthält. Sie arbeitet eng mit der Protokollführer:in zusammen, um sicherzustellen, dass das Protokoll vollständig und korrekt ist. Nach der Versammlung wird das Protokoll allen Eigentümer:innen zur Verfügung gestellt.
6. Abschluss der Versammlung: Am Ende der Tagesordnung fasst die Vorsitzende die gefassten Beschlüsse zusammen und schließt die Versammlung offiziell. Sie bedankt sich bei den anwesenden Eigentümer:innen für ihre Teilnahme und ihr Engagement.

Wer führt den Vorsitz der Eigentümerversammlung?

In der Regel führt die Verwalter:in den Vorsitz der Eigentümerversammlung. Dies ist im Wohnungseigentumsgesetz (WEG) so vorgesehen und wird oft auch im Verwaltervertrag festgelegt. Wenn die Verwalter:in jedoch nicht zur Verfügung steht oder es anderweitig beschlossen wird, kann die Eigentümergemeinschaft einen anderen Vorsitzenden wählen. Dies kann ein Mitglied der Eigentümergemeinschaft, des WEG-Beirates oder eine externe Person sein, die von den Eigentümer:innen als geeignet angesehen wird, die Versammlung zu leiten.

Versammlung ohne Verwalter:in

Eine Eigentümerversammlung ohne die Verwalter:in stellt eine besondere Herausforderung dar, ist aber durchaus möglich und rechtlich zulässig. Diese Situation kann aus verschiedenen Gründen auftreten, wie z.B. der Abberufung der Verwalter:in, einem unbesetzten Verwalterposten oder einer dringenden Notwendigkeit, die Versammlung ohne die Anwesenheit der Verwalter:in abzuhalten. Hier sind die wesentlichen Aspekte und rechtlichen Grundlagen für die Durchführung einer solchen Versammlung:

Gründe für eine Versammlung ohne Verwalter

1. Abberufung oder Rücktritt des oder der Verwalter:in: Wenn die Verwalter:in abberufen wurde oder ihr Amt niedergelegt hat und noch keine neue Verwalter:in bestellt wurde (Verwalterlosigkeit / Selbstverwaltung), müssen die Eigentümer:innen in der Lage sein, wichtige Entscheidungen zu treffen.
2. Dringende Notwendigkeit: Es kann Situationen geben, in denen dringende Entscheidungen getroffen werden müssen, bevor eine neue Verwalter:in bestellt werden kann.
3. Verhinderung oder Nichterscheinen: Wenn die Verwalter:in aus gesundheitlichen oder anderen Gründen nicht zur Versammlung erscheinen kann. Bei größeren Immobilienverwaltungsunternehmen übernimmt in solchen Fällen jedoch immer eine andere Verwalter:in aus dem Unternehmen die Durchführung der Versammlung.

Ablauf der Versammlung ohne Verwalter:in

Auch ohne zertifizierte WEG-Verwalter:in muss die Eigentümerversammlung entsprechend der formalen Anforderungen des Wohnungseigentümergesetzes abgehalten werden. Ansonsten sind sämtliche, im Rahmen dieser ETVs, gefassten Beschlüsse anfechtbar.

Einberufung durch die Eigentümer:innen:

• Die Eigentümer:innen, die die Versammlung einberufen möchten, müssen die erforderlichen Miteigentumsanteile (mindestens 25%) nachweisen und einen formellen Antrag stellen.
• Die Einladung zur Versammlung muss in Textform erfolgen und die Tagesordnung enthalten, sofern nichts Abweichendes in der Teilungserklärung vereinbart wurde. Es gelten die gleichen Fristen wie bei einer regulären Einladung durch den oder die Verwalter:in (mindestens zwei Wochen vor der außerordentlichen Versammlung, mindestens drei Wochen vor der ordentlichen ETV).

Bestellung eines Versammlungsleiters oder einer Versammlungsleiterin:

• In der Versammlung muss eine Versammlungsleiter:in gewählt werden, die Aufgaben des oder der Verwalter:in während der Versammlung übernimmt. Dies kann ein Mitglied der Eigentümergemeinschaft oder eine externe Person sein. Besonders in zerstrittenen Gemeinschaften ergibt es Sinn einen neutralen / externen Vorsitzenden zu benennen, der als nicht betroffener meist besser vermitteln kann.
• Die Versammlungsleiter:in eröffnet die Versammlung, prüft die vorgelegten Vollmachten, moderiert die Diskussionen und leitet die Abstimmungen.

Durchführung der Versammlung:

• Die Versammlung verläuft nach den gleichen Regeln wie eine Versammlung Verwalter:in. Alle Tagesordnungspunkte werden besprochen, und es wird über die erforderlichen Beschlüsse abgestimmt.
• Die Versammlungsleiter:in sorgt dafür, dass alle Diskussionen sachlich und geordnet verlaufen und dass alle Eigentümer:innen die Möglichkeit haben, ihre Meinungen zu äußern.

Protokollierung und Nachbereitung:

• Eine Protokollführer:in wird bestimmt, um alle wichtigen Diskussionen und Beschlüsse zu dokumentieren.
• Das Protokoll wird nach der Versammlung allen Eigentümer:innen zugestellt, um Transparenz zu gewährleisten und die gefassten Beschlüsse nachweisbar zu machen.
• Auch ohne bestellte oder anwesende WEG-Verwaltung müssen die gefassten Beschlüsse im Nachgang in der Beschlusssammlung notiert werden.

Herausforderungen und Vorteile

Herausforderungen	Vorteile
Die Organisation und Durchführung einer Versammlung ohne Verwalter:in erfordert mehr Eigeninitiative und Verantwortung seitens der Eigentümer:innen.	Die Eigentümer:innen können flexibel und schnell auf dringende Angelegenheiten reagieren.
Es besteht ein höheres Risiko von Verfahrensfehlern, die zu Anfechtungen der Beschlüsse führen können.	Es wird die aktive Teilnahme und das Engagement der Eigentümergemeinschaft gefördert.

Führung der Beschlusssammlung im Nachgang

Die Führung der Beschlusssammlung nach einer ordentlichen Eigentümerversammlung ist eine zentrale Aufgabe, um die gefassten Beschlüsse systematisch zu dokumentieren und für die Zukunft zugänglich zu machen. Diese Sammlung dient als offizielles Archiv der Entscheidungen der Eigentümergemeinschaft und ist ein wichtiges Werkzeug zur Verwaltung und Nachverfolgung der umgesetzten Maßnahmen.

Die Beschlusssammlung ist mehr als nur eine Aufzeichnung; sie ist ein rechtlich bindendes Dokument, das die Entscheidungen der Eigentümergemeinschaft festhält. Sie dient mehreren Zwecken:

1. Rechtssicherheit: Die Beschlusssammlung stellt sicher, dass alle gefassten Beschlüsse rechtlich bindend und nachvollziehbar sind.
2. Nachverfolgbarkeit: Sie ermöglicht es, die Umsetzung der Beschlüsse zu überwachen und sicherzustellen, dass die beschlossenen Maßnahmen durchgeführt werden.
3. Transparenz: Die Beschlusssammlung trägt zur Transparenz innerhalb der Eigentümergemeinschaft bei, indem sie allen Mitgliedern Zugang zu den gefassten Beschlüssen bietet.
4. Dokumentation: Sie dient als offizielles Archiv, das bei zukünftigen Versammlungen oder rechtlichen Auseinandersetzungen als Referenz genutzt werden kann.

Erstellung der Beschlusssammlung:

• Nach der Versammlung werden die gefassten Beschlüsse aus dem Protokoll in die Beschlusssammlung übertragen.
• Jeder Beschluss wird mit einem eindeutigen Kennzeichen (z.B. Datum und Beschlussnummer) versehen, um die Nachverfolgbarkeit zu gewährleisten.

Inhalt der Beschlusssammlung:

• Datum und Ort der Versammlung: Jeder Eintrag beginnt mit dem Datum und dem Ort der Versammlung, bei der der Beschluss gefasst wurde.
• Tagesordnungspunkt und Beschlussinhalt: Der genaue Inhalt des Beschlusses, einschließlich der Abstimmungsergebnisse (Ja-Stimmen, Nein-Stimmen, Enthaltungen).
• Durchführung und Verantwortlichkeit: Angaben zur Durchführung des Beschlusses und zur Verantwortlichkeit für die Umsetzung.

Aktualisierung und Pflege:

• Die Beschlusssammlung muss regelmäßig aktualisiert werden, um sicherzustellen, dass alle neuen Beschlüsse zeitnah erfasst werden.
• Änderungen oder Ergänzungen von Beschlüssen sollten ebenfalls dokumentiert und gekennzeichnet werden.

Zugänglichkeit:

• Die Beschlusssammlung sollte allen Eigentümer:innen zugänglich gemacht werden, z.B. durch Bereitstellung in einem geschützten Online-Portal oder durch Einsichtnahme im Verwalterbüro.
• Eine regelmäßige Information der Eigentümer:innen über die wichtigsten Beschlüsse und deren Umsetzung stärkt die Transparenz und das Vertrauen innerhalb der Gemeinschaft.

Fazit

Die jährliche Eigentümerversammlung spielt eine zentrale Rolle in der Verwaltung und im Betrieb einer Wohneigentümergemeinschaft (WEG). Sie dient nicht nur als Plattform zur Information und Abstimmung über wesentliche Belange des Gemeinschaftseigentums, sondern auch als wesentliches Instrument zur Förderung der Transparenz und der demokratischen Teilhabe aller Eigentümer:innen. Die Entscheidungen, die in diesen Versammlungen getroffen werden, beeinflussen maßgeblich die Instandhaltung, die Wertsteigerung und die Lebensqualität innerhalb der Eigentümergemeinschaft.

Durch die Einbindung professioneller Verwalter:innen oder die Option der Selbstverwaltung kann jede WEG ihre Verwaltung individuell gestalten und dabei auf die spezifischen Bedürfnisse und Präferenzen ihrer Mitglieder eingehen. Die Möglichkeiten, die durch die WEG-Reform 2020 eingeführt wurden, insbesondere die Durchführung hybrider Versammlungen, bieten weitere Flexibilität und sind ein Beleg für die Anpassung an moderne Kommunikationstechnologien und veränderte Lebensgewohnheiten.

Es ist jedoch essentiell, dass alle Eigentümer:innen sich aktiv an der Gestaltung ihrer Gemeinschaft beteiligen. Das Einbringen von Anträgen und das Ausüben des Stimmrechts sind nicht nur Rechte, sondern auch Pflichten jedes Einzelnen, um die Gemeinschaft zu stärken und Konflikte effektiv zu managen. In diesem Kontext ist das Verständnis der rechtlichen Rahmenbedingungen, insbesondere die Kenntnis der Mehrheitsverhältnisse und Abstimmungsregeln, unabdingbar.

Die jährliche Eigentümerversammlung ist somit weit mehr als ein formaler Akt; sie ist ein lebenswichtiger Mechanismus zur Sicherstellung der nachhaltigen Entwicklung und des harmonischen Zusammenlebens innerhalb der WEG. Als solche sollte sie mit der gebührenden Sorgfalt und unter Beachtung aller rechtlichen Anforderungen durchgeführt werden, um die Rechtmäßigkeit der Beschlüsse und die Zufriedenheit der Eigentümer:innen zu gewährleisten. Letztlich liegt der Erfolg einer Wohneigentümergemeinschaft in der Hand jedes einzelnen Mitglieds, das durch sein Engagement und seine Verantwortung zum Gedeihen der Gemeinschaft beiträgt.

Die Eigentümer­versammlung im Detail – Q&A