Protokoll der Eigentümerversammlung: Das steht drin

Das Protokoll der Eigentümerversammlung: Ein gesetzliches Muss für jede Wohnungseigentümerversammlung. Denn laut § 24, Abs. 6 Satz 1 WEG muss bei jeder (ordentlich und außerordentlich) Wohnungseigentümerversammlung ein Protokoll geschrieben werden.

In diesem Protokoll werden sämtliche Entscheidungen festgehalten, die während der Versammlung getroffen werden. Daher wird dieses auch oft Ergebnisprotokoll genannt.

Doch was genau sind die Anforderung eines professionellen Protokolls und wer schreibt es? Antworten auf diese Fragen gibt es in diesem Beitrag.

• Laut 24 Abs. 1 WEG muss bei jeder ETV ein Protokoll erstellt werden. In einem Protokoll müssen Name der WEG, Datum, Uhrzeit und Ort der ETV, Name des Versammlungsleiters und Protokollführers, Feststellung der ordnungsgemäßen Einberufung und Beschlussfähigkeit, die Tagesordnung, Dokumentation und alle relevanten Anhänge enthalten sein.
• Es gibt zwei verschiedene Arten des Protokolls: Ein Ablauf- und Beschlussprotokoll. Das Ablaufprotokoll ist sehr umständlich und zeitaufwendig. Daher empfiehlt es sich in der Regel ein Beschlussprotokoll zu erstellen.
• Die Erstellung des Protokolls erfolgt in der Regel durch die Verwalter:in, dem Verwaltungsbeirat oder einer Eigentümer:in. Das Protokoll muss innerhalb von maximal zwei Tagen geschrieben werden. Das Protokoll sollte Eigentümer:innen jedoch mindestens eine Woche vor Ablauf der Anfechtungsfrist vorliegen.
• Eigentümer:innen laut 24 Abs. 6 Satz 3 WEG jederzeit das Recht, das Protokoll einzusehen.
• Damit das Protokoll einer Wohnungseigentümerversammlung rechtswirksam ist, muss die Niederschrift von mindestens zwei Personen unterschrieben werden. Unterschriften sind zwingend erforderlich von: Verwalter:in bzw. die Versammlungsleiter:in, einer beliebigen Eigentümer:in und dem Verwaltungsbeirat (sofern vorhanden). Die Unterschriften eines Protokolls dienen der Beweiskraft der festgehaltenen Beschlüsse.
• Eigentümerversammlungsprotokolle müssen zeitlich unbegrenzt und im Original aufbewahrt werden. Bei der digitalen Aufbewahrung muss auf eine revisionssichere Dokumentation gemäß GoBD geachtet werden.
• Damit eine Korrektur eines Protokolls erfolgreich durchgeführt werden kann, müssen alle Unterschreibenden die Berichtigung unterzeichnen – ansonsten ist die Korrektur nicht rechtswirksam.

Eigentümerversammlung

Einmal im Jahr muss innerhalb einer Wohneigentümergemeinschaft (WEG) eine Eigentümerversammlung (kurz ETV) stattfinden. Rechtlich ist das sogar gefordert, laut § 24 Abs. 1 WEG. Die Eigentümerversammlung dient als zentrales Beschlussorgan einer Eigentümergemeinschaft, innerhalb dieser werden Beschlüsse gefasst, die das Gemeinschaftseigentum betreffen.

Außerdem werden Eigentümer:innen im Rahmen der einer Versammlung über das vergangene Wirtschaftsjahr aus finanzieller und gebäudetechnischer Sicht informiert (Jahresabrechnung). Zudem legt die professionelle Verwaltung einen fundierten und realistischen Wirtschaftsplan für das kommende Jahr vor. Dieser muss durch die Miteigentümer:innen genehmigt werden.

Das Wohnungseigentumsgesetz schreibt die Bestellung einer Verwalter:in für die WEG vor. Es schreibt dabei nicht vor, wer diese Aufgaben übernimmt. So kann eine Gemeinschaft auch in Selbstverwaltung geführt werden. Die Miteigentümer:innen können jedoch auf die Bestellung einer zertifizierten Verwalter:in bestehen. Meistens wird daher eine professionelle WEG-Verwaltung bestellt. Aufgabe der Verwaltung, zur Versammlung einzuladen und diese zu leiten.

Inhalte des Eigentümerversammlungs Protokolls

Was muss aus rechtlicher Sicht in einem Protokoll enthalten sein?

Formale Angaben:

• Datum, Zeit und Ort: Das Protokoll sollte mit den genauen Angaben zu Datum, Uhrzeit und Ort der Versammlung beginnen.
• Anwesenheitsliste: Eine Liste aller anwesenden Eigentümer:innen sowie der vertretenen Miteigentumsanteile ist unerlässlich. Diese Information hilft, die Beschlussfähigkeit der Versammlung nachzuweisen.

Genehmigung der Tagesordnung:

• Erwähnung, dass die Tagesordnung genehmigt und gegebenenfalls Änderungen besprochen und beschlossen wurden.

Diskussionen und Beschlüsse:

• Tagesordnungspunkte: Jeder Tagesordnungspunkt sollte detailliert aufgeführt werden. Dies umfasst eine kurze Zusammenfassung der Diskussionen sowie die endgültigen Beschlüsse. Zusätzlich werden auch relevante Anhänge, wie zur Abstimmung stehende Angebote an das Protokoll angehängt.
• Abstimmungsergebnisse: Die Ergebnisse der Abstimmungen, einschließlich der Anzahl der Ja-Stimmen, Nein-Stimmen und Enthaltungen, sollten klar dokumentiert werden.

Verschiedenes:

• Dokumentation von Themen, die unter „Verschiedenes“ besprochen wurden, einschließlich eventueller spontaner Beschlüsse.

Abschluss der Versammlung:

• Eine kurze Notiz über den offiziellen Abschluss der Versammlung durch die Vorsitzende und die Unterschrift der Protokollführer:in sowie der Vorsitzenden des Beirates und min. einer weiteren Miteigentümer:in.

Tagesordnungspunkt des ETV-Protokolls

Vor der Eigentümerversammlung werden alle Eigentümer:innen von der Verwalter:in bzw. der Versammlungsleiter:in über die Tagesordnung des Treffens informiert. Das dient dazu, dass sich Eigentümer:innen vor der Versammlung auf die betroffenen Themen vorbereiten können.

Die gängigsten Punkte einer Tagesordnung einer Eigentümerversammlung sind:

• Bestellung der WEG-Verwaltung
• Abberufung & Kündigung des bestehenden Verwaltervertrages
• Jahresabrechnungen (Hausgeldabrechnungen)
• Sonderumlagen
• Beschluss über den Wirtschaftsplan für das Folgejahr
• Entlastung der Verwaltung
• Erst-/Neu-/ Wiederwahl des Beirates
• Beschlüsse über Erhaltungsmaßnahmen, Modernisierungen und weitere bauliche Maßnahmen

Eigentümer:innen können zudem auch ihre eigenen Punkte auf die Tagesordnung setzen lassen. Dafür stellen sie bei der Verwalter:in vorher einen schriftlichen Antrag. Der Antrag muss mindestens zwei Wochen vor der Versammlung eingehen, das Anliegen muss das Gemeinschaftseigentum betreffen (§ 21 Abs. 4 WEG) und wird nur berücksichtigt, wenn das zu Besprochene nicht zu umfangreich ist.

Wenn Eigentümer:innen ein bestimmtes Vorhaben durchsetzen möchten, ist es empfehlenswert, wenn sie sich vorher bereits mit Miteigentümer:innen in Verbindung setzen. So können diese vor der Versammlung im besten Fall schon Stimmen für ihr Anliegen gewinnen, um so eine Durchsetzung wahrscheinlicher machen.

Ablauf- vs. Beschlussprotokoll

Bei Versammlungsprotokollen gibt es zum einen Ablauf- und Beschlussprotokolle. Die wichtigsten Unterschiede beider Protokolle sind:

Ablaufprotokoll	Beschlussprotokoll
Festhaltung des gesamten Verlaufs der Versammlung	Festhaltung der Beschlüsse:
Zeitliche Abfolge	Beschlussfassung
Inhalte der Gespräche	Beschlussentscheidungen
Sensible Inhalte (wie z.B. Beleidigungen) dürfen nicht aufgenommen werden
Beschlussfassung
Beschlussentscheidungen
Eventuelle relevante Ergänzungen der Versammlung, wie zum Beispiel Einwände von Verwalter:in oder Eigentümer:innen bzgl. eines Beschlusses	Eventuelle relevante Ergänzungen der Versammlung, wie zum Beispiel Einwände von Verwalter:in oder Eigentümer:innen bzgl. eines Beschlusses

Beim Ablaufprotokoll wird der gesamte Verlauf der Versammlung festgehalten. Das bedeutet, dass auch sämtliche Diskussionen aufgenommen werden, hier jedoch darauf geachtet werden muss, dass Beleidigungen o.ä. ausgelassen werden. Auch die zeitliche Abfolge der Versammlung muss bei einem Ablaufprotokoll genaustens festgelegt werden.

Das Beschlussprotokoll hingegen hält die Beschlussfassungen, die Entscheidungen und eventuelle relevante Ergänzungen der Versammlung fest. Solche relevanten Ergänzungen können unter anderem Bedenken von Eigentümer:innen oder Verwalter:in hinsichtlich eines bestimmten Beschlusses sein.

Ein Ablaufprotokoll ist sehr umständlich und zeitaufwendig. Daher empfiehlt es sich in der Regel ein Beschlussprotokoll zu erstellen. Bei einem Beschlussprotokoll kann es zudem zu weniger Missverständnissen kommen, da hier nur reine Fakten festgehalten werden und keine Wort-für-Wort-Diskussionen.

Das digitale Protokoll der Eigentümerversammlung

Eine weitere große Veränderung, die die WEG-Reform 2020 mit sich brachte, war die Ermöglichung von hybriden Eigentümerversammlungen (§ 23 Abs. 1 WEG). Das bedeutet, dass ETVs zwar als Präsenzveranstaltung stattfinden müssen, Eigentümer:innen aber die Möglichkeit haben digital teilzunehmen.

Mit der Digitalisierung der ETVs wurde auch die Niederschrift des Protokolls in digitaler Form möglich. Zwar muss es ein physisches Original geben, doch kann das Protokoll digital erstellt und so auch direkt an alle Eigentümer:innen nach der Versammlung verschickt werden.

Erstellung und Fristen für das Versammlungsprotokoll

Die Erstellung des Protokolls erfolgt in der Regel durch die Verwalter:in, da diese die Versammlung auch einberuft. Das Protokoll kann aber auch vom Verwaltungsbeirat oder einer Eigentümer:in geschrieben werden. Wenn eine Eigentümer:in die Versammlung protokolliert, wird sie davor von der WEG zur Schriftführer:in ernannt.

Seit der WEG Reform in 2020 muss die Niederschrift einer Versammlung „unverzüglich“ erfolgen (§ 24 Abs. 6 WEG). Das bedeutet konkret, dass das Protokoll innerhalb von maximal zwei Tagen aufgesetzt sein muss.

Wann und an wen das Protokoll geschickt werden muss, ist gesetzlich nicht festgelegt. Regelungen hierfür werden meist innerhalb der WEG getroffen. Das Protokoll sollte Eigentümer:innen jedoch mindestens eine Woche vor Ablauf der Anfechtungsfrist vorliegen.

Sollten keine Regelungen innerhalb der WEG getroffen worden sein zum Versand der Niederschrift, haben Eigentümer:innen laut § 24 Abs. 6 Satz 3 WEG jederzeit das Recht, das Protokoll einzusehen.

Protokoll der Eigentümerversammlung unterschreiben

Damit das Protokoll einer Wohnungseigentümerversammlung rechtswirksam ist, muss die Niederschrift von mindestens zwei Personen unterschrieben werden. Das bestimmt § 24 Abs. 6 S.2 WEG. Unterschriften sind zwingend erforderlich von:

• Verwalter:in bzw. die Versammlungsleiter:in,
• einer beliebigen Eigentümer:in und
• dem Verwaltungsbeirat (sofern vorhanden)

Sollte eine WEG sich selbst verwalten, muss die interne Verwalter:in ebenfalls unterschreiben.

Beweiskraft des Versammlungsprotokolls

Die Unterschriften eines Protokolls dienen der Beweiskraft der festgehaltenen Beschlüsse. Wenn Beschlüsse angefochten werden, können fehlende Unterschriften zur Minderung dieser Beweiskraft führen. In einem solchen Fall kann die Annahme gestellt werden, dass die fehlende Unterschrift bedeutet, dass ein Beschluss von der besagten Partei nicht zugestimmt wurde.

Aufbewahrungsfristen für Eigentümerversammlungsprotokolle

Eigentümerversammlungsprotokolle müssen zeitlich unbegrenzt aufbewahrt werden. Aufgrund der Unterschriftenpflicht müssen sie zudem auch im Original aufbewahrt werden. Heutzutage ist es aber zusätzlich ratsam, die Niederschrift digital aufzubewahren, falls die originale aus außerordentlichen Umständen zu Schäden kommen. Zudem spart die digitale Niederschrift Papier, Platz und administrativen Aufwand.

Bei der digitalen Aufbewahrung muss auf eine revisionssichere Dokumentation gemäß GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) geachtet werden. Hierzu arbeiten Hausverwaltungen mit professionellen Archiv-Lösungen, wie dem cloudbasierten und zertifiziertem Datenarchiv von d.velop.

Das bedeutet, dass die rechtlichen Anforderungen bzgl. Sicherheit, Unveränderbarkeit, Ordnungsmäßigkeit und Zugriffsschutz erfüllt sind.

Mehr Informationen zum GoBD gibt es direkt auf der Webseite des Bundesfinanzministeriums. (https://www.bfdi.bund.de/DE/Buerger/Inhalte/Finanzen-Steuern/ABC_GoBD.html)

Was passiert, wenn Eigentümer:innen das Eigentümerversammlungsprotokoll erstellen?

Sollte die Verwalter:in die Versammlung nicht protokollieren wollen oder können (wie zum Beispiel bei einer außerordentlichen Versammlung, bei der die Verwalter:in womöglich nicht anwesend ist), muss das Protokoll von einer Eigentümer:in erstellt werden.

Es ist wichtig, dass bei dem Erstellen einer Niederschrift von einer Eigentümer:in, sich diese vorher über das Erstellen eines Versammlungsprotokolls informiert. So kann sichergestellt werden, dass alle (rechtlich) relevanten Punkte berücksichtigt werden.

Musterprotokoll einer Eigentümerversammlung

Niederschrift über die außerordentliche Wohnungseigentümerversammlung der Wohnungseigentümergemeinschaft Musterstraße 1 in 12345 Musterdorf – vom 01. Februar 2024

• Ort der Versammlung: Gemeinschaftsraum der Wohnungseigentümergemeinschaft in der Musterstraße 1
• Beginn der Versammlung: 17:00 Uhr
• Ende der Versammlung: 18:30 Uhr
• Leiter der Versammlung: Max Muster als Verwalter
• Protokollführer: Erika Mustermann als Eigentümerin
• Anwesenheit: 8 von 10 Wohnungseigentümern

Eine Anwesenheitsliste liegt dem Protokoll als Anhang bei.

Der Versammlungsleiter eröffnet die Versammlung mit Hinweis auf die Einladung vom 15. Dezember 2023 unter Eintritt der mitgeteilten Tagesordnung:

TOP 1: Ordnungsgemäße Einberufung wird festgestellt

Die Eigentümerversammlung wurde ordnungsgemäß mit Einladungsschreiben vom 15. Dezember 2023 einberufen.

Geschäftsordnungsbeschluss zur Protokollunterzeichnung

Da neben dem Versammlungsleiter ebenfalls mindestens eine Wohnungseigentümer:in die Niederschrift unterzeichnen muss, fassen die Eigentümer:innen folgenden Beschluss: Die Niederschrift über die Versammlung vom 01. Februar 2024 ist vom Wohnungseigentümerin Gabriele Müller zu unterzeichnen.

Abstimmungsergebnis

• Ja-Stimmen: 8
• Nein-Stimmen: 0
• Enthaltungen: 0

Es wird folgendes Beschlussergebnis verkündet: Der Beschluss wurde angenommen. Frau Müller erklärt ihr Einverständnis damit.

TOP 2: Beschlussfassung über die Modernisierung der Heizungsanlage

…

Die Eigentümerversammlung wurde um 18:30 Uhr offiziell beendet. Zugleich wurde seitens des Versammlungsleiters das Ende verkündet. Für die Korrektheit des Protokolls im Original zeichnen:

Versammlungsleiter

Miteigentümerin

Folgen von Fehlern in Protokollen von Wohneigentümerversamlungen

Wenn ein Protokoll fehlerhaft niedergeschrieben wurde, kann dies die Wirksamkeit der Beschlüsse gefährden. Fehlerhafte Protokolle führen dazu, dass die Beschlüsse mit einer sehr viel höheren Wahrscheinlichkeit erfolgreich angefochten werden können.

Daher rät sich eine ordentliche Niederschrift, die alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt.

Korrekturen im Versammlungsprotokoll

Um ein Protokoll korrigieren zu dürfen, muss ein Anspruch dafür bestehen. Dieser ist gegeben, wenn Inhalte des Protokolls

• zu einer rechtswidrigen Beeinträchtigung führen oder
• eine rechtserhebliche Erklärung falsch niedergeschrieben wurde.

Damit eine Korrektur eines Protokolls erfolgreich durchgeführt werden kann, müssen alle Unterschreibenden die Berichtigung unterzeichnen – ansonsten ist die Korrektur nicht rechtswirksam.

Fazit

Die Wichtigkeit eines ordentlich geführten Protokolls einer Eigentümerversammlung darf nicht unterschätzt werden. Das Protokoll ist nicht nur rechtlich erforderlich, sondern dient Eigentümer:innen eine Übersicht über Beschlussentscheidungen zu behalten. Zudem bieten die Protokolle den Eigentümer:innen die Möglichkeit, sich über in der Vergangenheit liegenden Entscheidungen zu informieren. Ein Protokoll sollte gewissenhaft erstellt werden, da die Niederschrift der Beschlüsse im Rahmen der Anfechtung eines solchen eine große Rolle spielen kann. Wenn sich die Schriftführer:innen jedoch an die rechtlichen Vorgaben zu Inhalte, Fristen und Aufbewahrung halten, steht einem erfolgreichen Protokoll nichts mehr im Weg.

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