WEG-Selbstverwaltung: Gemeinschaft ohne Verwaltung? Geht das?

Die WEG Selbstverwaltung kann doch nicht so schwer sein, oder doch? Wie funktioniert das überhaupt? Und lohnt sich das?

Das Wichtigste zur Selbstverwaltung einer WEG in Kürze:

• Eine WEG besteht aus mehreren Personen, die verschiedene Wohnungen oder Einheiten in einem Gebäude besitzen.
• In einer WEG haben Eigentümer:innen gemeinschaftliche Aufgaben wie Versammlungen einberufen, Wirtschaftspläne erstellen, Reparaturen von gemeinschaftlichen Teilen koordinieren.
• Die WEG-Verwaltung umfasst administrative, rechtliche und technische Aufgaben, oft von externen Verwaltungen durchgeführt.
• Selbstverwaltung bedeutet eigenständige Organisation und Durchführung dieser Aufgaben.
• Die WEG-Verwaltung ist gesetzlich vorgeschrieben (§ 18 + 19 WEG), kann von einer zertifizierten Verwaltung abweichen, erfordert aber Einstimmigkeit.
• Echte Selbstverwaltung: Verwaltung ohne externe oder interne Verwalter:in; Gemeinschaften bis zu 8 Einheiten können verwalterlos sein.
• Unechte Selbstverwaltung: Eine Eigentümer:in als Verwalter mit Vergütung, wird von der Gemeinschaft abberufen.
• Selbstverwaltung hat Vorteile (Kostenersparnis, Gemeinschaftsgefühl), aber auch Herausforderungen (Zeitaufwand, Fachwissen, Konflikte, Rechtsrisiken).
• Selbstverwaltung kann sinnvoll sein, erfordert aber gründliche Überlegung, Planung und Ressourcen.

Was ist eine WEG Selbstverwaltung?

Eine Wohnungseigentümer:innen-Gemeinschaft (WEG) existiert, wenn mehrere Personen in einem Gebäude verschiedene Wohnungen (auch als Einheiten bezeichnet) besitzen. Diese Gemeinschaft muss nicht erst ins Leben gerufen werden, und kann auch nicht einfach aufgelöst werden (vgl. § 11 WEG), sie entsteht unmittelbar mit der Erstellung einer Teilungserklärung und der Aufteilung im Grundbuch.

In einer WEG haben die Eigentümer:innen gemeinschaftliche Aufgaben und Pflichten, die im WEG-Gesetz festgelegt sind. Dazu gehören beispielsweise die Einberufung der WEG-Versammlung, das Erstellen eines Wirtschaftsplans oder die Instandhaltung und Reparatur von gemeinschaftlichen Gebäudeteilen wie dem Dach, Treppenhaus, Aufzug, Heizungsanlage usw.

Insgesamt gehören sowohl administrative, juristische als auch technische Tätigkeiten zu den Aufgaben der WEG-Verwaltung. In der Regel werden diese von einer externen Hausverwaltung durchgeführt, welche von der Gemeinschaft bestellt wird. Sollte die Arbeit der Verwaltung ungenügend sein, oder es streit zwischen Miteigentümer:innen und der Verwaltung geben, können die Eigentümer:innen per Beschluss die Verwaltung abberufen bzw. wechseln.

Die Selbstverwaltung einer WEG bezieht sich somit auf die eigenverantwortliche Organisation und Verwaltung dieser gemeinschaftlichen Aufgaben und Pflichten.

Die gesetzliche Grundlage der WEG-Verwaltung

Eine WEG-Verwaltung ist nicht nur äußerst sinnvoll, um ein reibungsloses Tagesgeschäft sowie den Zustand und Wert einer Immobilie zu erhalten, sie ist auch per Gesetz  vorgeschrieben (§ 18 + 19 WEG).

Nach § 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG ist eine WEG verpflichtet zur “Bestellung eines zertifizierten Verwalters nach § 26a, es sei denn, es bestehen weniger als neun Sondereigentumsrechte, ein Wohnungseigentümer wurde zum Verwalter bestellt und weniger als ein Drittel der Wohnungseigentümer (§ 25 Absatz 2) verlangt die Bestellung eines zertifizierten Verwalters.”

Seit der WEG Reform von 2020 ist die Bestellung einer Verwalter:in aus den Reihen der Miteigentümer:innen einer WEG daher zulässig, wenn alle Mitglieder der WEG dem zustimmen.

Dieser Übergang muss jedoch ebenfalls durch einen gemeinschaftlichen Beschluss nach § 26 WEG, der die Bestellung und Abberufung der Verwalter:in regelt, offiziell gemacht werden. Bei der ersten Bestellung einer Verwalter:in kann diese bis zu drei Jahre beauftragt werden, anschließend kann diese Zeitspanne auch auf fünf Jahre verlängert werden.

Sollte eine WEG unvorhergesehen ohne Verwaltung da stehen, wird ein zuständiges Gericht eine Zwangsverwalter:in bestellen. Dieser Prozess ist jedoch äußerst aufwändig und geht weit über die Kosten für eine reguläre Hausverwaltung hinaus. Die Zwangsverwaltung einer WEG sollte daher verhindert werden.

Die echte und unechte Selbstverwaltung

„Echte Selbstverwaltung“ und „Unechte Selbstverwaltung“ sind Begriffe, die im Zusammenhang mit der Selbstverwaltung von WEGs verwendet werden. Sie beschreiben unterschiedliche Grade der Eigenverantwortung und Beteiligung der Eigentümer:innen an der Verwaltung.

• Echte Selbstverwaltung: Eine WEG mit echter Selbstverwaltung gilt auch als “verwalterlos”. Somit ist weder eine externe noch interne Verwalter:in bestellt und die WEG ist gemeinschaftlich für die administrativen, juristischen und technischen Aufgaben der WEG Verwaltung zuständig. Nach Gesetz können nur WEGs mit bis zu 8 Einheiten verwalterlos sein.
• Unechte Selbstverwaltung: Bei der unechten Selbstverwaltung wird eine Eigentümer:in aus der WEG als Verwalter:in berufen. Diese Person trägt die Verantwortung zur Durchführung aller Aufgaben einer WEG-Verwaltung und wird für diese von der WEG entsprechend kompensiert. Für Ihre Einsetzung ist ein entsprechender Beschluss der Gemeinschaft notwendig. Die zu wählende Miteigentümer:in hat indes kein Stimmrecht.
• Die Mischform: Als Mischform von echter und unechter Selbstverwaltung versteht sich das Zusammenspiel einer aktiven WEG-Gemeinschaft sowie eines WEG-Mitglieds, welches den Großteil der Verwaltungstätigkeiten übernimmt und delegiert.

Die Reform des Wohnungseigentumsgesetzes hat jedoch auch zu erheblichen Einschränkungen in Bezug auf die Selbstverwaltung geführt. Im Zuge dieser Reform wurde nämlich der frühere § 21 Abs. 1 WEG, der die gemeinschaftliche Verwaltung des Gemeinschaftseigentums durch die Wohnungseigentümer:innen vorsah, praktisch aufgehoben.

Stattdessen sieht der neue § 9b Abs. 1 WEG vor, dass die Eigentümer:innen-Gemeinschaft grundsätzlich durch die Verwalter:in sowohl gerichtlich als auch außergerichtlich vertreten wird. Diese Bestimmung legt ebenfalls fest, dass eine Gemeinschaft ohne Verwalter:in durch die Wohnungseigentümer:innen gemeinschaftlich vertreten wird.

Dies hat zur Folge, dass schnelle Absprachen und kurze Entscheidungswege in Bezug auf die WEG-Verwaltung gesetzlich nicht vorgesehen sind. Eine Miteigentümer:in, welche sich verschiedener Verwaltungstätigkeiten annimmt, muss demnach von allen WEG-Mitgliedern einstimmig damit beauftragt werden. Ebenso müssen die einzelnen Verwaltungstätigkeiten gesondert beschlossen werden.

Im Gegensatz zur zertifizierten externen WEG-Verwaltung bedarf eine echte Selbstverwaltung also ein Haufen offizieller Beschlüsse und vor allen Dingen Allstimmigkeit. Ist ein WEG-Mitglied nicht in der Lage oder bereit, ihre Stimme zu geben, ist die echte Selbstverwaltung handlungsunfähig.

Vor- und Nachteile der Selbstverwaltung

Die Idee der Selbstverwaltung einer WEG kann auf den ersten Blick verlockend wirken, besonders in kleinen Gemeinschaften mit weniger als fünf Eigentümer:innen. Hier ist die Aussicht auf Kostenersparnis und Unabhängigkeit von externen Verwaltungsunternehmen attraktiv. Dennoch sollte eine gründliche Abwägung der möglichen Vor- und Nachteile erfolgen, bevor man diesen Weg einschlägt.

Nachteile der Selbstverwaltung:

• Zeitintensiv: Der Glaube, dass Selbstverwaltung wenig Zeit in Anspruch nimmt, ist ein Trugschluss. Die Verwaltung einer Gemeinschaft erfordert nicht nur anfänglich beträchtlichen Zeitaufwand, sondern auch kontinuierliche Aufmerksamkeit und Engagement. Angefangen von der Organisation und Leitung von Versammlungen bis hin zur Überwachung von Reparaturen und Zahlungsverkehr – all dies beansprucht wertvolle Zeit der Eigentümer:innen.
• Breites Wissensspektrum erforderlich: Die Selbstverwaltung einer WEG verlangt ein breites Spektrum an Fachkenntnissen, von technischem Verständnis über bauliche Angelegenheiten bis hin zu rechtlichem Know-how. Diese Vielzahl an Anforderungen kann für Laien überwältigend sein.
• Haftung und rechtliche Risiken: Eigentümer:innen, die sich für Selbstverwaltung entscheiden, übernehmen die volle Verantwortung für ihre Entscheidungen. Unwissenheit oder fehlerhafte Entscheidungen können finanzielle und rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.
• Recht auf zertifizierte Verwaltung: Die WEG-Reform von 2020 unterstreicht das Recht der Eigentümer:innen auf eine zertifizierte Verwaltung. Wenn auch nur eine der Eigentümer:innen auf eine zertifizierte Verwalter:in besteht, ist die Option der Selbstverwaltung vom Tisch.
• Interne Konflikte: In Situationen, in denen Meinungsverschiedenheiten oder Auseinandersetzungen zwischen Eigentümer:innen bestehen, kann das Fehlen professioneller Distanz die Lösungsfindung erschweren. Auch kann die Rolle der Verwalter:in in solchen Situationen persönliche Konflikte hervorrufen.

Vorteile der Selbstverwaltung in kleinen Gemeinschaften:

• Kostenersparnis: Insbesondere in kleinen WEGs kann Selbstverwaltung Einsparungen bringen, da Ausgaben für externe Verwaltungsunternehmen wegfallen. Aufwandsentschädigungen für interne Verwalter:innen sind oft moderat im Vergleich zu den Gebühren professioneller Dienstleister:innen.
• Unabhängigkeit und Kontrolle: Selbstverwaltung verleiht Eigentümer:innen volle Kontrolle über Entscheidungsprozesse und Verwaltungsabläufe. Die Gemeinschaft kann eigenständig Prioritäten setzen und Maßnahmen umsetzen.
• Gemeinschaftliches Engagement: Die Teilnahme an der Selbstverwaltung kann das Gemeinschaftsgefühl und die Zusammenarbeit unter den Eigentümer:innen stärken. Geteilte Verantwortung fördert die Identifikation mit der Immobilie und die aktive Mitgestaltung.

Während die Selbstverwaltung in kleineren Gemeinschaften mit finanziellen Vorteilen verlocken mag, sollte beachtet werden, dass diese Entscheidung eine sorgfältige Planung, umfangreiche Fachkenntnisse und erhebliche zeitliche Investition erfordert. Es kann ratsam sein, externe Expertise hinzuzuziehen, um die optimale Verwaltungsstrategie entsprechend den individuellen Bedürfnissen der Gemeinschaft zu gestalten.

Herausforderungen der Selbstverwaltung

Die Selbstverwaltung einer Wohnungseigentümergemeinschaft kann einige Vorteile bieten, besonders für kleine WEGs (unter fünf Einheiten), die regelmäßig von externen Hausverwaltungen abgelehnt werden. Im Allgemeinen birgt die Selbstverwaltung einer WEG jedoch Herausforderungen, die im Vorfeld abgeklärt werden sollten. Im Folgenden wird von der Verwalter:in als interne Verwalter:in im Sinne einer “unechten” Selbstverwaltung gesprochen. In jedem Fall lassen sich die Herausforderungen auch auf die Gemeinschaft im Sinne einer “echten” Selbstverwaltung übertragen.

Zeitaufwand

Ganz oben auf der Liste der herausfordernden Aspekte steht der immens hohe Zeitaufwand, der mit der Verwaltung einer WEG einhergeht. Dieser Zeitbedarf erweist sich als besonders anspruchsvoll, insbesondere wenn man gleichzeitig beruflichen Verpflichtungen nachgeht. Die interne Verwalter:in steht vor der Aufgabe, eine beträchtliche Anzahl an Stunden für verschiedene Aufgaben zu reservieren. Dies schließt die Organisation und Durchführung von Eigentümer:innen-Versammlungen ein, die oft langwierige Entscheidungsfindung, das Koordinieren von notwendigen Reparaturen sowie die Aufrechterhaltung einer akkuraten Buchhaltung. Hinzu kommt die Anforderung, zahlreiche weitere Aufgaben zu bewältigen, die von der Überwachung von Instandhaltungsarbeiten bis zur Kommunikation mit Dienstleistern reichen. All dies verlangt ein beträchtliches Maß an Hingabe und Einsatz, insbesondere in Anbetracht der begrenzten verfügbaren Zeitressourcen neben den beruflichen Verpflichtungen.

Komplexität der Aufgaben

Dazu kommt die Komplexität der Aufgaben, die mit der Verwaltung einer Immobilie einhergehen. Die Aufgabenpalette ist äußerst vielfältig und reicht von finanziellen Angelegenheiten bis zur detaillierten Organisation von Reparaturen und Modernisierungen. Dabei ist ein erhebliches Maß an Fachwissen und umfassenden Kenntnissen gefordert, um die Bandbreite der Anforderungen erfolgreich zu bewältigen. Die Verwaltungskraft muss über ein breites Spektrum an Fähigkeiten verfügen, um adäquat mit Themen wie Finanzmanagement, rechtlichen Angelegenheiten, baulichen Aspekten und Budgetierung umgehen zu können. Diese komplexe Aufgabenstellung erfordert nicht nur theoretisches Wissen, sondern auch die Fähigkeit, dieses Wissen in der Praxis effektiv anzuwenden.

Vielfalt der Interessen und Meinungen

Eine weitere bedeutende Hürde, die nicht außer Acht gelassen werden darf, ist die Vielfalt der Interessen und Meinungen unter den Eigentümer:innen. Die Unterschiede in den Ansichten können oft zu einer Herausforderung werden, wenn es darum geht, Einigkeit in Entscheidungen zu erzielen, die die gesamte Gemeinschaft betreffen. Die Verwaltung einer Immobilie erfordert nicht nur die Bewältigung praktischer Aufgaben, sondern auch das Schaffen eines harmonischen Umfelds, in dem diverse Standpunkte respektiert und berücksichtigt werden.

Die Verwalter:in muss in der Lage sein, Konflikte zu erkennen, zu moderieren und effektive Lösungen zu finden, die die Interessen der Gemeinschaft widerspiegeln. Dies erfordert eine ausgeprägte zwischenmenschliche Sensibilität und Kommunikationsfähigkeit, um die Herausforderung der unterschiedlichen Interessen erfolgreich zu bewältigen. Die Kunst liegt darin, einen Konsens zu finden, der die Diversität der Meinungen respektiert und gleichzeitig die notwendigen Entscheidungen für das Wohl der Gemeinschaft ermöglicht. Selbstnutzer:innen und Kapitalanleger:innen haben zumeist gegensätzliche Interessen und machen eine Einigung in Belangen aller Art oft unmöglich.

Rechtliche Anforderungen

Ein weiterer zentraler Aspekt sind die rechtlichen Anforderungen, die mit der Verwaltung einer Immobilie einhergehen. Die Wahrung der gesetzlichen Bestimmungen und Vorschriften, die das Eigentumsrecht, steuerliche Angelegenheiten, Verträge und zahlreiche weitere Aspekte betreffen, gestaltet sich oft als komplexes Unterfangen. Die Verwaltung einer Immobilie verlangt nicht nur ein Grundverständnis der rechtlichen Rahmenbedingungen, sondern auch die Fähigkeit, diese Kenntnisse auf praktische Situationen anzuwenden. Die Vielschichtigkeit der rechtlichen Anforderungen kann dazu führen, dass die rechtliche Beratung von Expert:innen in diesem Bereich unabdingbar wird. Fehler bei der Einhaltung der rechtlichen Vorgaben können im schlimmsten Fall finanzielle Auswirkungen haben. Die Herausforderung besteht darin, stets über aktuelle Rechtsentwicklungen informiert zu bleiben und die nötige rechtliche Expertise sicherzustellen, um den Anforderungen gerecht zu werden.

Organisation der Verwaltungsaufgaben

Auch die Organisation der Verwaltungsaufgaben kann eine maßgebliche Herausforderung sein, die nicht unterschätzt werden sollte. Dieses Vorhaben erweist sich als essentiell, da es die Grundlage für einen reibungslosen Verwaltungsablauf legt. Die Verwalter:in muss in der Lage sein, eine Vielzahl von Aufgaben zu strukturieren, zu priorisieren und zeitgerecht zu erledigen. Die Schwierigkeit der Organisation nimmt oft mit der Größe der Gemeinschaft zu. In größeren Gemeinschaften kann die Anzahl der Beteiligten und die Diversität der Aufgaben zu einer komplexen Verwaltungsstruktur führen.

Kommunikation

Ebenso herausfordernd ist die Notwendigkeit einer transparenten und klaren Kommunikation. Die Verwalter:in muss sicherstellen, dass Informationen effektiv an die Eigentümer:innen weitergegeben werden, sei es über bevorstehende Versammlungen, anstehende Reparaturen oder finanzielle Belange. Dies ist besonders in größeren Gemeinschaften schwierig, da eine hohe Anzahl an Stakeholdern involviert ist. Die Kunst liegt darin, eine Kommunikationsstrategie zu entwickeln, die alle Beteiligten einbezieht und gleichzeitig Transparenz und Verständlichkeit sicherstellt. Dies erfordert nicht nur organisatorisches Geschick, sondern auch ausgezeichnete zwischenmenschliche Fähigkeiten, um eine effektive Verbindung herzustellen und die Herausforderung der Organisation und Kommunikation erfolgreich zu meistern.

Mangelndes Fachwissen

Ein weiterer bedeutsamer Engpass ist das mangelnde Fachwissen in einigen Bereichen der Immobilienverwaltung. Als Verwalter:in ist es unumgänglich, spezielles Wissen für Aspekte wie Rechtsfragen, technische Angelegenheiten oder finanzielle Belange zu besitzen. Insbesondere wenn es um solche Angelegenheiten geht, kann das Fehlen von angemessenem Fachwissen zu Fehlentscheidungen führen. Zum Beispiel können rechtliche Regelungen nicht korrekt interpretiert werden, was zu rechtlichen Problemen oder finanziellen Verlusten führen kann. In ähnlicher Weise könnten technische Details übersehen werden, die sich auf die Struktur oder den Wert der Immobilie auswirken. Die Herausforderung besteht darin, sicherzustellen, dass ausreichendes Fachwissen vorhanden ist, um fundierte Entscheidungen zu treffen. Das Erfordernis, auf verschiedene Fachgebiete zuzugreifen, macht deutlich, dass eine umfassende und vielseitige Expertise vonnöten ist. In der Immobilienverwaltung ist es von Vorteil, auf Expert:innen zurückgreifen zu können oder sich selbst kontinuierlich fortzubilden, um das notwendige Wissen zu erlangen und die potenziellen Fallstricke des mangelnden Fachwissens zu vermeiden.

Hohe Fluktuation

Ein großes Problem, das besondere Beachtung verdient, ist die mangelnde Kontinuität in Wohnungseigentümergemeinschaften mit regelmäßigem Eigentümerwechsel oder hoher Fluktuation. Die Aufrechterhaltung einer stabilen und durchgängigen Verwaltung gestaltet sich in solchen Fällen oft als anspruchsvoll. Die ständigen Wechsel von Eigentümer:innen können dazu führen, dass nicht nur die Gemeinschaftsdynamik beeinflusst wird, sondern auch die Kontinuität in der Verwaltung gefährdet ist. Neue Eigentümer:innen bringen unterschiedliche Ansichten, Bedürfnisse und Erwartungen mit, was zu Veränderungen in der Priorisierung von Aufgaben und Entscheidungsfindungsprozessen führen kann. Die Herausforderung besteht darin, eine stabile Verwaltung trotz dieser Unbeständigkeit aufrechtzuerhalten. Die Kontinuität ist wichtig, um sicherzustellen, dass laufende Aufgaben wie Buchhaltung, Instandhaltung und Kommunikation kontinuierlich durchgeführt werden. Die Fluktuation erfordert eine Anpassungsfähigkeit seitens der Verwalter:in, um eine reibungslose Übergabe von Informationen und Verantwortlichkeiten zu gewährleisten.

Um dieser Herausforderung zu begegnen, kann es hilfreich sein, klare Dokumentationen, Prozesse und Kommunikationsstrukturen zu etablieren. Auf diese Weise kann sichergestellt werden, dass auch bei Eigentümer:innenwechsel oder Fluktuationen in der Gemeinschaft eine gewisse Stabilität in der Verwaltung aufrechterhalten wird.

Risiken und Haftung

Die Haftung und die damit einhergehenden Risiken für Eigentümer:innen, die sich in der Selbstverwaltung engagieren, ist ein enorm wichtiger Punkt. Die Verantwortung für getroffene Entscheidungen liegt auf ihren Schultern, und diese Verantwortung beinhaltet auch das potenzielle Haftungsrisiko. Somit können Fehler oder unvorhergesehene Probleme zu rechtlichen Konsequenzen führen. Die Verwalter:in in der Selbstverwaltung trägt somit nicht nur die organisatorische Last der Aufgaben, sondern auch die rechtliche Verantwortung für die Entscheidungen, die sie im Namen der Gemeinschaft trifft. Diese Verantwortung erstreckt sich über verschiedene Bereiche, wie finanzielle Entscheidungen, Verträge mit Dienstleistern oder die Einhaltung von rechtlichen Bestimmungen.

Die Herausforderung besteht darin, sich dieser Haftung und den damit verbundenen Risiken bewusst zu sein und angemessene Vorkehrungen, wie das Abschließen einer Vermögensschadenhaftpflichtversicherung, zu treffen, um diese Risiken zu minimieren. Des Weiteren können Vorkehrungen einen Zugang zu rechtlicher Beratung, sorgfältige Dokumentation der Entscheidungsprozesse und eine klare Kommunikation mit den Eigentümer:innen einschließen. Diese Präventionsmaßnahmen sind entscheidend, um rechtliche Komplikationen zu vermeiden und sicherzustellen, dass die Selbstverwaltung erfolgreich und ohne unerwünschte Konsequenzen abläuft.

Beschränkte Ressourcen

Ein weiteres Thema, das mehr Beachtung verdient, betrifft die beschränkten Ressourcen, mit denen kleinere WEGs oder solche mit begrenzten finanziellen Mitteln konfrontiert sein könnten. Die Verfügbarkeit ausreichender Ressourcen für eine effektive Selbstverwaltung kann in solchen Fällen zu einer Herausforderung werden. Kleinere WEGs oder Gemeinschaften mit begrenztem Budget könnten Schwierigkeiten haben, die erforderlichen finanziellen Mittel für die Bewältigung der Verwaltungsaufgaben aufzubringen. Diese Ressourcen werden benötigt, um Fachwissen, rechtliche Beratung, Kommunikationsmittel und möglicherweise auch externe Dienstleistungen zu finanzieren, die für eine erfolgreiche Selbstverwaltung notwendig sind.

Die Herausforderung besteht darin, kreative Wege zu finden, um die begrenzten Ressourcen effizient zu nutzen und dennoch eine angemessene Selbstverwaltung sicherzustellen. Dies könnte die Nutzung von Freiwilligenarbeit, die Zusammenarbeit mit Expert:innen auf ehrenamtlicher Basis oder die Priorisierung von Aufgaben, die am dringendsten benötigt werden, umfassen. Die Gemeinschaft muss möglicherweise auch in Betracht ziehen, ihre finanziellen Mittel zu erhöhen, um eine nachhaltige und effektive Selbstverwaltung zu gewährleisten. Die Auseinandersetzung mit beschränkten Ressourcen erfordert kreatives Denken und die Fähigkeit, Ressourcen optimal zu nutzen, um die Verwaltung der Gemeinschaft zu gewährleisten. Es ist wichtig, realistische Erwartungen zu setzen und pragmatische Lösungen zu finden, um sicherzustellen, dass die Selbstverwaltung trotz begrenzter Ressourcen erfolgreich umgesetzt werden kann.

Aufgaben der WEG-Verwaltung

Die Wohnungseigentümergemeinschaft steht vor der Herausforderung, eine breite Palette von Aufgaben im Zusammenhang mit dem gemeinschaftlichen Eigentum zu bewältigen. Hierbei spielt die WEG-Verwaltung eine entscheidende Rolle, indem sie in vielfacher Hinsicht unterstützend agiert. Neben der Übernahme organisatorischer Aufgaben wie der Einberufung von Versammlungen und der Bereitstellung von Beschlussvorlagen ist die WEG-Verwaltung auch für die Betreuung der gemeinschaftlich genutzten Bereiche der Immobilie verantwortlich.

Die Verwaltung übernimmt nicht nur administrative Tätigkeiten, sondern agiert auch als rechtlicher Ansprechpartner für die Gemeinschaft. Sie ist mit den rechtlichen Rahmenbedingungen vertraut, die das Wohneigentumsgesetz und andere relevante Gesetze vorgeben. Zudem gehört es zu ihren Aufgaben, sicherzustellen, dass die Gemeinschaft alle rechtlichen Anforderungen erfüllt und keine potenziellen rechtlichen Risiken eingeht.

Neben diesen administrativen und juristischen Aufgaben überwacht die WEG-Verwaltung auch technische Aspekte der Immobilie. Dies beinhaltet die regelmäßige Inspektion des Gemeinschaftseigentums, um den baulichen und technischen Zustand zu bewerten. Die Verwaltung schlägt gegebenenfalls notwendige Reparaturen oder Modernisierungen vor und überwacht die Umsetzung dieser Maßnahmen.

Insgesamt agiert die WEG-Verwaltung als eine wichtige Stütze für die Wohnungseigentümergemeinschaft und bewältigt eine Vielzahl von Aufgaben, die von administrativen und juristischen Aspekten bis hin zu technischen Belangen reichen. Die enge Zusammenarbeit mit Fachleuten und Expert:innen in verschiedenen Bereichen ermöglicht es der Verwaltung, den vielschichtigen Anforderungen gerecht zu werden und eine effektive Verwaltung der Gemeinschaft sicherzustellen.

Die wichtigsten Aufgaben der WEG Verwaltung auf einen Blick:

Juristische Aufgaben:

• Einberufung, Leitung und Protokollierung der Wohnungseigentümerversammlung
• Erstellung der erforderlichen Beschlussvorlagen
• Pflege der Beschlusssammlung
• Erstellung und Bereitstellung des Vermögensberichts
• Rechtsbeistand und Beratung zu WEG-Gesetz
• Vertretung als Ansprechpartner für Dritte

Administrative Aufgaben:

• Überwachung von Finanzen und Zahlungen
• Kontoführung und Buchhaltung
• Erstellung von Jahresabrechnung und Vermögensbericht
• Erarbeitung der Instandhaltungsrücklage und des Wirtschaftsplan für das kommende Jahr
• Überwachung und Vergleich bestehender Dienstleistungsverträge
• Vertragsauflösung und -abschluss nach Abstimmung
• Vertretung in Mahnverfahren
• Vorschläge zu Kosteneinsparungen, Instandhaltungsmaßnahmen oder auch Modernisierungsarbeiten

Technische Aufgaben:

• Zustandsüberwachung der Immobilie
• Inspektion von Gemeinschaftseigentum
• Vorschläge für Reparaturen und Modernisierungen
• Vorschläge zum Vorgehen bei Instandhaltung und -setzung
• Beauftragung der Dienstleistungen an Dritte und Überwachung der erforderlichen Arbeiten
• Beratung zur Werterhaltung und Wertentwicklung
• Einhaltung von Verkehrssicherungspflichten wie Winterdienst

Eine ausführliche Darstellung aller Aufgaben finden Sie in unserem Ratgeber Unterschiede: WEG-Verwaltung und Mietverwaltung.

Dann macht eine Selbstverwaltung Sinn

In bestimmten Situationen kann eine Selbstverwaltung trotz allen Herausforderungen auch Vorteile haben. Besonders in kleineren Gemeinschaften (bis zu 5 Einheiten) gestaltet sich die Organisation und Abstimmung oft unkomplizierter. Weniger Stimmen und Meinungen müssen berücksichtigt werden, was kürzere Entscheidungswege und eine effizientere Umsetzung von Beschlüssen ermöglicht.

Eine positive Atmosphäre und kooperative Interaktionen unter den Eigentümer:innen bilden ideale Voraussetzungen für die Selbstverwaltung. Ein solches Umfeld fördert die gemeinsame Entscheidungsfindung und das Engagement der Eigentümer:innen. Eine offene und transparente Kommunikation zwischen den Eigentümer:innen ist von großer Bedeutung. Klare Informationswege und offener Austausch minimieren Konflikte und stärken das Vertrauen.

Eine WEG besteht ausschließlich aus Selbstnutzer:innen oder ausschließlich aus Kapitalanleger:innen. Die Interessen beider Gruppen sind zu verschieden, um sie erfolgreich in der Selbstverwaltung unter einen Hut zu bringen. Aufwand und Engagement bei Selbstnutzer:innen sind deutlich höher, die Kostenersparnisse bei einer WEG aus Kapitalanleger:innen fallen niedriger aus.

Selbstverwaltung kann zu Kosteneinsparungen führen, da keine Gebühren für eine externe Verwaltung anfallen. Dieser Faktor kann insbesondere in kleinen WEGs positive finanzielle Auswirkungen haben. Auch bei neuen Gebäuden sind weniger Reparaturen und Wartungsarbeiten erforderlich. Dies minimiert die Verwaltungsaufgaben und erlaubt den Eigentümer:innen, ihre Aufmerksamkeit auf andere Aspekte der Verwaltung zu lenken.

Eine Selbstverwaltung funktioniert gut, wenn die Eigentümer:innen über das erforderliche Fachwissen in Bezug auf Immobilienverwaltung und rechtliche Aspekte verfügen. Zudem ist die Bereitschaft zur aktiven Mitarbeit und das Aufbringen von Zeit für Verwaltungsaufgaben entscheidend. Wenn keine komplizierten Angelegenheiten wie interne Verrechnungen, rechtliche Streitigkeiten oder unklare Aufgabenverteilungen auftreten, gestaltet sich die Selbstverwaltung weniger anspruchsvoll.

Es ist jedoch zu beachten, dass trotz dieser Vorteile die Selbstverwaltung auch Herausforderungen mit sich bringen kann, insbesondere wenn es an Fachwissen, Zeit oder Kooperationsbereitschaft der Eigentümer:innen mangelt. Eine sorgfältige Abwägung der Vor- und Nachteile ist daher vor einer Entscheidung unerlässlich.

Fazit

Die Selbstverwaltung einer WEG ist die eigenverantwortliche Organisation und Verwaltung der gemeinschaftlichen Aufgaben und Pflichten, die im WEG-Gesetz festgelegt sind. Dabei können unterschiedliche Grade der Eigenverantwortung und Beteiligung der Eigentümer:innen an der Verwaltung auftreten.

Eine „echte Selbstverwaltung“ bedeutet, dass die WEG „verwalterlos“ ist, und die Eigentümer:innen selbst die administrativen, juristischen und technischen Aufgaben der WEG-Verwaltung übernehmen. Bei der „unechten Selbstverwaltung“ wird eine Eigentümer:in aus der WEG als Verwalter:in abberufen und für die Verwaltungsaufgaben kompensiert. Eine Mischform beinhaltet die Zusammenarbeit zwischen einer aktiven WEG-Gemeinschaft und einem WEG-Mitglied, das den Großteil der Verwaltungsaufgaben übernimmt und delegiert.

Die Herausforderungen der Selbstverwaltung sind vielfältig. Dazu gehören der hohe Zeitaufwand, die Komplexität der Aufgaben, die Vielfalt der Interessen der Eigentümer:innen, rechtliche Anforderungen, die Organisation von Verwaltungsaufgaben, mangelndes Fachwissen in einigen Bereichen, mangelnde Kontinuität bei wechselnden Eigentümer:innen und Haftung sowie rechtliche Risiken. Trotz dieser Herausforderungen kann die Selbstverwaltung in kleinen Gemeinschaften sinnvoll sein, wenn ausreichend Fachwissen vorhanden ist, die Kommunikation offen und transparent ist, eine positive Atmosphäre herrscht und die Eigentümer:innen bereit sind, Zeit und Engagement einzubringen.

Die Aufgaben der WEG-Verwaltung umfassen die Einberufung und Leitung von Versammlungen, Erstellung von Beschlussvorlagen, Finanzverwaltung, juristische Beratung, technische Überwachung der Immobilie und vieles mehr. Die Entscheidung für oder gegen die Selbstverwaltung sollte sorgfältig abgewogen werden, da sie Vor- und Nachteile mit sich bringt. Eine gründliche Planung und gegebenenfalls die Hinzuziehung von Expert:innen können dazu beitragen, eine erfolgreiche Selbstverwaltung zu gewährleisten.

FAQ

Kann eine WEG sich selbst verwalten?

Ja, grundsätzlich kann sich eine WEG selbst verwalten. Dies bedeutet, dass die Eigentümer:innen der einzelnen Wohnungen oder Einheiten die Verantwortung für die Verwaltung ihrer gemeinsamen Immobilie übernehmen. Dieser Ansatz wird als Selbstverwaltung bezeichnet. Die Mitglieder organisieren und führen gemeinschaftliche Aufgaben und Pflichten gemäß dem Wohnungseigentumsgesetz (WEG) eigenständig durch. Dies kann in kleineren Gemeinschaften mit klaren Kommunikationswegen, gutem Gemeinschaftsgeist und ausreichendem Fachwissen der Eigentümer:innen effektiv sein. Die Selbstverwaltung ermöglicht es den Eigentümer:innen, direkt an Entscheidungen und Verwaltungsprozessen teilzunehmen, hat jedoch auch Herausforderungen hinsichtlich Zeitaufwand, Fachkenntnissen und Verantwortung. Größere oder ressourcenbeschränkte Gemeinschaften könnten weiterhin von professioneller externer Verwaltung profitieren. Die Entscheidung für Selbstverwaltung erfordert eine sorgfältige Abwägung der Vor- und Nachteile im Kontext der jeweiligen Eigentümergemeinschaft.

Wie funktioniert eine WEG ohne Verwalter:in?

Eine WEG kann ohne eine externen Verwalter:in funktionieren, indem die Eigentümer:innen die Verwaltungsaufgaben selbst übernehmen. Hier sind die Schritte und Prozesse, die in einer WEG ohne Verwalter üblicherweise stattfinden:

• Organisation und Kommunikation: Die Eigentümer:innen müssen sich untereinander organisieren und klare Kommunikationswege etablieren. Regelmäßige Treffen und Austausch sind wichtig, um Entscheidungen zu treffen und Aufgaben zu koordinieren.
• Aufgabenverteilung: Die Eigentümer:innen müssen Aufgaben und Verantwortlichkeiten festlegen. Dies kann bedeuten, dass verschiedene Eigentümer:innen sich um bestimmte Aspekte kümmern, z. B. Buchhaltung, Instandhaltung, Rechtsangelegenheiten usw.
• Entscheidungsfindung: Gemeinschaftliche Entscheidungen werden in Versammlungen getroffen. Die Eigentümer:innen müssen sich auf demokratische Weise auf Beschlüsse einigen, z. B. Instandhaltungsprojekte, Budgetierung, Regeländerungen usw.
• Verwaltungsaufgaben: Die Eigentümer:innen sind selbst für die Verwaltungsaufgaben verantwortlich, wie z. B. Erstellung von Jahresabrechnungen, Durchführung von Reparaturen, Pflege der Gemeinschaftseinrichtungen usw.
• Dokumentation: Alle relevanten Dokumente, Vereinbarungen und Protokolle müssen sorgfältig verwaltet und aufbewahrt werden. Dies kann von einem oder mehreren Eigentümer:innen übernommen werden.
• Rechtliche Aspekte: Die Eigentümer:innen müssen sich mit den rechtlichen Bestimmungen des Wohnungseigentumsgesetzes (WEG) vertraut machen, um sicherzustellen, dass alle Aktivitäten in Übereinstimmung mit dem Gesetz erfolgen.
• Finanzmanagement: Die Eigentümer:innen müssen ein Budget erstellen und sicherstellen, dass alle finanziellen Verpflichtungen der Gemeinschaft erfüllt werden. Dies umfasst die Erhebung von monatlichen Beiträgen und die Verwaltung der Gemeinschaftskasse.
• Kommunikation nach außen: Die Eigentümer:innen müssen die Kommunikation mit Behörden, Dienstleistern und anderen relevanten Parteien übernehmen.

Es ist wichtig zu beachten, dass die Selbstverwaltung einer WEG ohne Verwalter:in Zeit, Engagement und Fachkenntnisse von den Eigentümer:innen erfordert. In kleineren Gemeinschaften mit engagierten Eigentümer:innen und ausreichend Ressourcen kann diese Form der Verwaltung gut funktionieren. In größeren Gemeinschaften oder solchen mit begrenzten Ressourcen könnte jedoch eine externe professionelle Verwaltung eine bessere Option sein.

Ist ein WEG-Verwalter:in Pflicht?

Nein, in Deutschland ist ein Verwalter:in für eine Wohnungseigentümergemeinschaft nicht immer zwingend erforderlich, aber es gibt einige Ausnahmen. Wenn die Eigentümer:innen in einer Versammlung mit einfacher Mehrheit beschließen, eine Verwalter:in zu bestellen, dann ist dies bindend. Die Entscheidung kann nicht von Einzelnen verhindert werden. Auch bei WEGs mit mehr als neun Einheiten ist eine externe oder interne Verwalter:in verpflichtend.

Kann ein Eigentümer:in die Verwalter:in sein?

Ja, ein Eigentümer:in einer Wohnung in einer WEG kann auch gleichzeitig als Verwalter:in der Gemeinschaft fungieren. Dies wird als unechte Selbstverwaltung bezeichnet. Die Bestellung einer Eigentümer:in als Verwalter:in muss von der Gemeinschaft beschlossen werden.

Dies erfordert in der Regel einen entsprechenden Beschluss in einer Eigentümerversammlung mit der erforderlichen Mehrheit. Wenn ein Eigentümer:in als Verwalter:in fungieren soll, kann es ratsam sein, einen Verwaltungsvertrag abzuschließen, der die Aufgaben, Pflichten, Vergütung (sofern zutreffend) und andere relevante Details regelt. Die Verwalter:in sollte über die notwendige Fachkenntnis verfügen, um die Verwaltungsaufgaben ordnungsgemäß zu erledigen. Auch sollte eine interne Verwalter:in sicherstellen, dass sie bei ihrer Tätigkeit keine Interessenkonflikte hat und in ihrer Verwaltungstätigkeit im besten Interesse der gesamten Gemeinschaft handelt.

Die Verwaltung einer WEG kann zeitaufwendig sein, insbesondere in größeren Gemeinschaften. Eine interne Verwalter:in sollte sicherstellen, dass sie genügend Zeit für die Aufgaben aufbringen kann. Es ist wichtig zu beachten, dass die Eigenverwaltung nicht für jeden Eigentümer geeignet ist, da sie gewisse Verantwortlichkeiten und Herausforderungen mit sich bringt. In einigen Fällen kann es sinnvoller sein, einen professionellen Verwalter zu engagieren, um eine effiziente und unabhängige Verwaltung sicherzustellen.

Was sind Kosten für Selbstverwaltung?

Die Kosten für die Selbstverwaltung einer WEG können je nach Größe der Gemeinschaft, Art der Immobilie und den individuellen Bedürfnissen variieren. Hier sind einige potenzielle Kostenpunkte, die bei der Selbstverwaltung berücksichtigt werden sollten:

• Software und Tools: Die Gemeinschaft könnte Kosten für die Anschaffung von Software oder Tools tragen, die bei der Verwaltung helfen, z. B. Buchhaltungssoftware, Kommunikationsplattformen oder spezialisierte WEG-Verwaltungssoftware.
• Büroausstattung: Falls ein Büro benötigt wird, um administrative Aufgaben zu erledigen, können Kosten für Büromaterial, Computer, Drucker usw. anfallen.
• Kommunikation: Kosten könnten für die Organisation von Eigentümerversammlungen, die Kommunikation per Post oder E-Mail sowie für die Erstellung und Verteilung von Dokumenten anfallen.
• Rechts- und Steuerberatung: Bei rechtlichen oder steuerlichen Fragen könnte es notwendig sein, Fachberatung von Anwält:innen oder Steuerberater:innen in Anspruch zu nehmen, was mit Kosten verbunden sein kann.
• Versicherungen: Die Gemeinschaft sollte in Erwägung ziehen, ob bestimmte Versicherungen erforderlich sind, z. B. eine Haus- und Grundbesitzerhaftpflichtversicherung oder eine Verwalterhaftpflichtversicherung.
• Wartung und Reparaturen: Kosten für die Instandhaltung, Reparaturen und Renovierungen der gemeinschaftlichen Bereiche müssen berücksichtigt werden.
• Verwaltungshonorar: Wenn bestimmte Aufgaben von externen Dienstleistern übernommen werden, könnten Kosten für Dienstleistungen wie Buchführung, Reinigung oder technische Wartung anfallen.
• Schulungen: Falls die interne Verwalter:in nicht über ausreichende Fachkenntnisse in der Verwaltung verfügt, könnten Schulungen oder Weiterbildungen in Erwägung gezogen werden, um die Fähigkeiten zu verbessern.
• Sonstige Ausgaben: Es können auch unvorhergesehene Ausgaben auftreten, z. B. für rechtliche Auseinandersetzungen oder außerplanmäßige Reparaturen.

Es ist wichtig, alle diese Kosten sorgfältig zu analysieren und in das Budget der WEG einzuplanen, um sicherzustellen, dass die Selbstverwaltung nachhaltig und effektiv durchgeführt werden kann. In manchen Fällen können die Gesamtkosten der Selbstverwaltung trotz der Einsparungen im Vergleich zur externen Verwaltung immer noch erheblich sein. Daher ist eine gründliche Kosten-Nutzen-Analyse ratsam, bevor die Entscheidung zur Selbstverwaltung getroffen wird.