Sondereigentums­verwaltung: Was ist das?

Sondereigentumsverwaltung bezeichnet die Betreuung von Mietwohnungen innerhalb einer Eigentümergemeinschaft durch eine Hausverwaltung.

Was deren Aufgaben sind und was Sondereigentumsverwaltung kostet, erfahren Sie in diesem Artikel.

Was ist Sondereigentum?

Sobald eine Immobilie in mehrere Eigentumswohnungen aufgeteilt wird und diese von mehreren Miteigentümer:innen besessen werden, bilden die Eigentümer:innen eine Wohneigentümergemeinschaft (kurz: WEG).

Wird im Anschluss eine Hausverwaltung (konkret: Eine WEG-Verwaltung) bestellt, ist es deren Aufgabe, sich um die Betreuung des Gemeinschaftseigentums zu kümmern. Für die Wohnungen, das sogenannte Sondereigentum, sind indes die Eigentümer:innen selbst verantwortlich.

Sondereigentum kann dabei eine einzelne Wohnung, deren Inhalte (Böden & nicht tragende Wände) und, seit der WEG-Reform 2020, auch Stellplätze sein.

Was bedeutet Sondereigentums­verwaltung?

Bei der Sondereigentums­verwaltung (kurz: SEV oder SV) handelt es sich um die Betreuung von vermieteten Eigentumswohnungen innerhalb einer Wohneigentümergemeinschaft.

Sprich: Wird eine Eigentumswohnung durch die Eigentümer:in vermietet, kümmert sich die Sondereigentums­verwaltung um die Betreuung der Mieter:innen und der Wohnung.

Ist die WEG-Verwaltung auch SEV-Verwaltung?

Nicht zwingend müssen die Verwaltung der Gemeinschaft und die Verwaltung des Sondereigentums übereinstimmen. Es spricht prinzipiell nichts dagegen, eine andere Verwaltung für deren Betreuung einzusetzen.

In der Praxis hat die Zusammenarbeit mit einer Verwaltung jedoch Vorteile. So spart dies hauptsächlich Kommunikationszeiten. Sollte durch ein Problem am Gemeinschaftseigentum ein Mangel in dem Sondereigentum der Miteigentümer:in entstehen, kann die Hausverwaltung direkt reagieren und ist nicht erst auf die Reaktion einer zweiten Verwaltung angewiesen.

Zudem kann es vorkommen, dass Verwalter:innen die reine SEV für eine Wohnung in einer WEG, welche von Dritten betreut wird, gar nicht erst antritt. Zumeist, da sich die reine Verwaltung einer einzelnen Wohnung selten lohnt oder die Kosten für die Eigentümer:innen zu hoch wären.

Anders als bei der WEG-Verwaltung sind die Aufgabenbereiche hier nicht klar gesetzlich geregelt.

Kaufmännische Aufgaben

Das umfassendste Gebiet der Verwaltung von Sondereigentum stellt die kaufmännische Verwaltung dar. Hierbei liegt der Fokus vordergründig auf der Nachverfolgung von Mietzahlung, Bezahlung von Rechnungen und Buchhaltung.

Grundsätzlich ist für das Sondereigentum ein vom WEG-Vermögen getrenntes Konto zu führen. Die Aufgabe der Hausverwaltung besteht hierbei in der Überwachung und Buchhaltung der Ein- und Auszahlungen.

Zugleich ist die Verwaltung auch für die Nachverfolgung und das Eintreiben von offenen Mietzahlungen durch die Mieter:innen verantwortlich. Hierzu wird die SEV durch die Eigentümer:in ermächtigt, in deren Namen Mahnverfahren gehen die Mietenden zu führen.

Für die Mieter:innen ist zudem auf jährlicher Basis eine entsprechende Nebenkostenabrechnung zu erstellen.

Gleichzeitig ist aber auch die Begleichung von eingehenden Rechnungen, die für das Sondereigentum anfallen und sonst durch die Eigentümer:in beglichen werden müssten, Teil der kaufmännischen SEV.

Letztlich gehört auch die Koordination von Dienstleistern, die Beauftragung von Handwerker:innen und die Kontrolle derer Arbeiten zu den Aufgaben einer ordentlichen Verwaltung.

Vermietung und Mietanpassungen

Da es sich bei dem Sondereigentum um vermietete Wohnungen handelt und diese auch vermietet bleiben sollen, gehört zumeist auch die Neuvermietung zu den Aufgaben der SE-Verwaltung.

Nicht jede Hausverwaltung bietet diesen Vermietungsservice mit an. Oft ist dieser jedoch eine Zusatzleistung, die Eigentümer:innen zusätzlich bekommen können. Im Rahmen dieser kümmert sich der Makler-Service um:

• Angebot der Wohnung auf Immobilienplattformen und der eigenen Website
• Erstellung und Anpassung eines Mietvertrages
• Kautionsabwicklung & -verwaltung
• Mietanpassungen gemäß Mietspiegel und Mietpreisbremse
• Entgegennahme und Bestätigung der Kündigung durch Mietende
• Wohnungsabnahme und -übergabe samt Protokoll

Technische Aufgaben

Neben der initialen Begehung der Wohnung nach Übernahme des Verwaltungsmandates gehört auch die regelmäßige Begutachtung (in Absprache mit den Mieter:innen) zu den technischen Aufgaben der Verwalter:in.

Dies gilt besonders, wenn durch die Mietenden Mängel gemeldet werden und sich die Verwalter:in einen Eindruck des Instandhaltungsumfangs verschaffen muss.

Sind Instandhaltungsmaßnahmen, Sanierung oder auch Modernisierungen an und in den Wohnungen erforderlich, ist es im Aufgabenbereich der SEV Angebote einzuholen, diese zu vergleichen und Aufträge (in Absprache mit den Eigentümer:innen) zu vergeben. Nach deren Fertigstellung ist es an der Verwaltung, die Ausführung zu kontrollieren.

Besonders bei Notfällen wie Rohrbrüchen oder Unwetterschäden wird die Sondereigentumsverwaltung zur Krisenmanagerin. Um weiteren Folgeschäden vorzubeugen, ist es an der Verwaltung, schnell eine Lösung zu finden und sofort „Erste Hilfe“ zu organisieren.

Dabei sei angemerkt: Die SEV ist nicht immer auch die Handwerker:in, grundsätzlich hat die Hausverwaltung nur eine „verwaltende“ Stellung.

„Rechtliche“ Aufgaben

Im weiteren Sinne übernimmt die SEV auch rechtliche Aufgabenfelder. So vertritt sie insbesondere die Interessen der Eigentümer:in gegenüber der Mieter:innen und Dritten beim Abschluss von Versorgerverträgen oder der Beauftragung von Handwerker:innen.

Kosten der Sondereigentums­verwaltung

Die Kosten der Sondereigentumsverwaltung sind von mehreren Faktoren abhängig. Angefangen mit der Frage, ob die Verwaltung nur eine Wohnung betreut oder das gesamte Gebäude im Rahmen der Wohneigentumsverwaltung für die WEG.

Auch regional unterscheiden sich die Preise und hängen zumeist mit den ortsüblichen Vergleichsmieten zusammen.

Sind Kosten der Sondereigentums­verwaltung auf die Mieter:innen umlegbar?

Kosten für die Verwaltung von Wohnungen oder Gebäuden sind grundsätzlich nicht auf die Mietenden umlegbar. Das BGH urteilte:

„Eine in einem formularmäßigen Wohnraummietvertrag gesondert ausgewiesene
Verwaltungskostenpauschale stellt eine zum Nachteil des Mieters […] unwirksame Vereinbarung dar, sofern aus dem Mietvertrag nicht eindeutig hervorgeht, dass es sich bei
dieser Pauschale um einen Teil der Grundmiete (Nettomiete) handelt.“  (Bundesgerichtshof, Urteil v. 19.12.2018, VIII ZR 254/17).

Damit gehören diese Kosten zu den nicht umlegbaren Nebenkosten.

Eine Ausnahme bildet hier, wenn die Übernahme der anteiligen Verwaltungskosten bereits im Mietvertrag verankert wurde.

Sind SE-Verwaltungskosten steuerlich absetzbar?

Ja, Kosten für die Verwaltung von Sondereigentum lassen sich steuerlich absetzen. Sie können im Rahmen der Steuererklärung als Werbungskosten von den Mieteinnahmen abgezogen werden und senken so die Steuerlast.