Wirtschaftsplan: Der WEG-Finanzplan einfach erklärt

Der Wirtschaftsplan einer WEG ist von großer Bedeutung für die finanzielle Stabilität und den Werterhalt des gemeinschaftlichen Eigentums. Wer sich über die anfallenden Kosten als Miteigentümer:in wundert, sollte folgenden Beitrag aufmerksam lesen.

Das Wichtigste zum Wirtschaftsplan in Kürze:

• Der Wirtschaftsplan einer WEG ist ein Finanzplan über eine festgesetzte Wirtschaftsperiode.
• Er legt die voraussichtlichen Einnahmen und Ausgaben der Gemeinschaft für das kommende Wirtschaftsjahr fest.
• Das Ziel des Wirtschaftsplans ist der Werterhalt und die Wertentwicklung der Immobilie durch notwendige Investitionen.
• Der Plan basiert auf gesetzlichen Grundlagen, wird von der Hausverwaltung erstellt und von der Eigentümerversammlung genehmigt.
• Er ermöglicht eine transparente finanzielle Planungsbasis, fördert Vertrauen und dient als Grundlage für wichtige Beschlüsse.
• Die Umsetzung des Wirtschaftsplans erfordert eine sorgfältige Überwachung, um Probleme wie mangelhafte Zahlungsmoral oder Kostenüberschreitungen zu minimieren.

Definition Wirtschaftsplan

Der Wirtschaftsplan einer Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) ist ein über eine festgesetzte Wirtschaftsperiode aufgestellter Finanzplan, der die voraussichtlichen Einnahmen und Ausgaben der Gemeinschaft für das kommende Geschäftsjahr festlegt.

Denn eine Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) besitzt gemeinsames Vermögen, sowohl in Form der Immobilie als auch in Form von Geld auf einem Gemeinschaftskonto (Hausgeld & Instandhaltungsrücklagen), das von der WEG Verwaltung verwaltet wird.

Hausgelder und Rücklagen werden nicht grundlos eingezogen, sondern dienen der Realisierung von Instandhaltungen, Instandsetzungen, der Verwaltung und dem Betrieb des gemeinschaftlichen Eigentums. Konkret dient es dem Werterhalt und der Wertentwicklung der Immobilie durch notwendige und geplante Investitionen.

Dieses WEG Vermögen wird aus den monatlichen Zahlungen aller Miteigentümer:innen gebildet, dem sogenannten Hausgeld oder Wohngeld. Im Wirtschaftsplan der WEG ist das konkrete Vermögen der WEG aufgestellt und auf die anfallenden Kostenpositionen aufgeteilt.

Die Höhe der einzelnen Hausgeldzahlung pro Miteigentümer:in ergibt sich aus Kostenprognosen basierend auf vergangenen Wirtschaftsplänen und Jahresabrechnungen. Diese zu erwartenden gemeinschaftlichen Kosten werden nach einem festgelegten Verteilungsschlüssel auf die einzelnen Eigentümer:innen umgelegt.

Das Ziel eines Wirtschaftsplanes ist sicherzustellen, dass die WEG über die finanziellen Mittel verfügt, um den Werterhalt des gemeinschaftlichen Eigentums zu realisieren.

Mehr noch gibt der Wirtschaftsplan Aufschluss über die Zahlungsfähigkeit der WEG, was sowohl für die Miteigentümer:innen als auch für potenzielle Wohnungskäufer:innen essenziell ist. Denn bei deutlichen Rückständen und Zahlungsunfähigkeit der WEG ist der Wertverlust der Immobilie unabwendbar.

Grundlage des Wirtschaftsplans

Die gesetzlichen Grundlagen für den Wirtschaftsplan einer Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) finden sich im Wohnungseigentumsgesetz (WEG). Die relevanten Paragraphen im Wohnungseigentumsgesetz, die den Wirtschaftsplan betreffen, sind insbesondere:

WEG § 28 Absatz 1 – 2: Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung, Vermögensbericht

• In Absatz 1 ist gesetzlich geregelt, dass die WEG-Verwaltung für jeweils ein Kalenderjahr einen Wirtschaftsplan aufzustellen hat, welcher die Vorschüsse zur Kostentragung und zu den vorgesehenen Rücklagen (§ 19 Abs. 2 Nr. 4), sowie die voraussichtlichen Einnahmen und Ausgaben enthält.
• Absatz 2 legt fest, dass die Wohnungseigentümergemeinschaft nach Ablauf eines jeden Kalenderjahres die tatsächlichen Kosten mit dem Wirtschaftsplan abgleichen muss. Dafür ist die WEG Verwaltung verpflichtet, eine Jahresabrechnung mit den tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben aufzustellen und vorzuweisen. Auf Grundlage dieser Jahresabrechnung beschließt die WEG über Nachzahlungen sowie Anpassungen der Kostenprognose für das kommende Jahr.

WEG § 29 Absatz 2: Verwaltungsbeirat

• Absatz 2 gibt vor, dass die WEG den Wirtschaftsplan beschließen muss. Ein Beirat muss demnach die von der Verwaltung erstellten Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung prüfen und mit einer Stellungnahme versehen. Erst im Anschluss können diese auf der WEG-Versammlung beschlossen werden.

Somit ist deutlich, dass der Wirtschaftsplan einer WEG für das kommende Kalenderjahr immer mit klarem Bezug auf die Jahresabrechnung des Vorjahres erstellt werden muss. Deutlich erhöhte oder reduzierte Kostenvoranschläge zum Vorjahr sollten von den Miteigentümer:innen immer kritisch hinterfragt werden.

Der Einzelwirtschaftsplan

Neben dem Gesamtwirtschaftsplan erstellt die Hausverwaltung auch einen Einzelwirtschaftsplan. Dieser gibt Auskunft über die genaue Höhe des monatlich fälligen Hausgelds pro Miteigentümer:in.

Wichtig: Der Einzelwirtschaftsplan enthält ausschließlich Angaben zu Zahlungen bezüglich des Gemeinschaftseigentums. Etwaige Nebenkosten für die Wohneinheit oder auch die SEV-Verwaltung ist nicht Teil des Einzelwirtschaftsplans.

Im Einzelwirtschaftsplan ist zudem der Verteilungsschlüssel erkennbar, der die Kosten für das gemeinschaftliche Eigentum anteilig auf die Eigentümer:innen verteilt. Der Verteilungsschlüssel basiert normalerweise auf dem Miteigentumsanteil (MEA), der durch eine Gemeinschaftsordnung oder Teilungserklärung bestimmt wird.

Als Miteigentümer:in in einer WEG kann man sich grob daran orientieren, dass das Hausgeld im Durchschnitt um 20 bis 30 Prozent höher ist als die monatlichen Nebenkosten der Mietwohnung. Das liegt in erster Linie an den nicht umlagefähige Kosten für die Hausverwaltung und Instandhaltung.

Zusätzlich zur Hausgeldzahlung müssen Eigentümer:innen die Grundsteuer bezahlen, welche nicht im Hausgeld oder Wirtschaftsplan inbegriffen ist.

Durch diese Kombination von Gesamt- und Einzelwirtschaftsplänen wird eine transparente und gerechte finanzielle Grundlage für die Verwaltung und das Zusammenleben in der WEG geschaffen. Es ermöglicht den Eigentümer:innen, ihre finanziellen Verpflichtungen zu verstehen und die finanzielle Stabilität der Gemeinschaft zu gewährleisten.

Nutzen eines Wirtschaftsplan

Der Wirtschaftsplan bietet zahlreiche konkrete Nutzen und Vorteile für die Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG). Er ermöglicht eine klare finanzielle Planungsbasis und fördert Transparenz und Vertrauen in die Verwaltung der WEG.

Zudem dient er als Grundlage für wichtige Beschlüsse, ermöglicht Kostenkontrolle, langfristige Instandhaltungsstrategien und eine gerechte Kostenverteilung, was finanzielle Engpässe reduziert und langfristige Stabilität und Sicherheit gewährleistet.

Der Nutzen eines Wirtschaftsplans im Detail:

• Finanzielle Planung: Der Wirtschaftsplan legt die zu erwartenden Einnahmen und Ausgaben der Gemeinschaft für das kommende Geschäftsjahr fest. Dadurch erhalten die Eigentümer:innen eine klare finanzielle Planungsbasis, die es ermöglicht, die finanziellen Mittel effizient einzusetzen und finanzielle Engpässe zu vermeiden.
• Transparenz: Der Wirtschaftsplan bietet den Eigentümer:innen eine transparente Übersicht über die geplanten Kosten und die Verwendung der Hausgeldzahlungen. Dies fördert das Vertrauen und die Zufriedenheit der Eigentümer:innen in die Verwaltung der WEG.
• Basis für Beschlüsse: Der Wirtschaftsplan dient als Grundlage für wichtige Beschlüsse in der Eigentümerversammlung. Beispielsweise können anhand des Wirtschaftsplans Entscheidungen über die Höhe der monatlichen Hausgeldzahlungen oder über die Bildung von Rücklagen getroffen werden.
• Kostenkontrolle: Der Wirtschaftsplan ermöglicht es, die tatsächlichen Ausgaben mit den prognostizierten Kosten zu vergleichen. Dadurch können Abweichungen frühzeitig erkannt und kontrolliert werden, um gegebenenfalls rechtzeitig Gegenmaßnahmen zu ergreifen.
• Instandhaltungsplanung: Durch die Berücksichtigung von Rücklagen im Wirtschaftsplan wird eine langfristige Instandhaltungsstrategie ermöglicht. Die WEG kann gezielt für zukünftige größere Reparaturen oder Sanierungen vorsorgen und diese besser planen.
• Gerechte Kostenverteilung: Der Wirtschaftsplan legt fest, wie die Kosten auf die einzelnen Eigentümer:innen verteilt werden. Dies geschieht in der Regel nach einem Verteilungsschlüssel, der dem Einzelwirtschaftsplan zu entnehmen ist.
• Vermeidung von finanziellen Engpässen: Durch die realistische Planung der Ausgaben und die Bildung von Rücklagen wird vermieden, dass es zu unvorhergesehenen finanziellen Engpässen kommt, die zu Sonderumlagen oder anderen finanziellen Belastungen für die Eigentümer:innen führen können.
• Stabilität und Sicherheit: Ein gut durchdachter Wirtschaftsplan sorgt für finanzielle Stabilität und Sicherheit in der WEG. Die Eigentümer:innen haben Gewissheit über die finanzielle Lage der Gemeinschaft und können ihre langfristigen finanziellen Verpflichtungen besser einschätzen.

Insgesamt trägt der Wirtschaftsplan dazu bei, eine solide finanzielle Grundlage für die WEG zu schaffen, die Verwaltung wirtschaftlich zu gestalten und eine langfristige und nachhaltige Instandhaltungsstrategie zu ermöglichen. Er schafft Transparenz und Vertrauen und bildet die Basis für eine verantwortungsbewusste und effiziente Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums.

Erstellung eines Wirtschaftsplans

Wer erstellt den Wirtschaftsplan?

Der Wirtschaftsplan einer Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) wird in der Regel von der Hausverwaltung erstellt. Die Hausverwaltung hat die Aufgabe, die Verwaltung und Bewirtschaftung des gemeinschaftlichen Eigentums im Namen der Eigentümergemeinschaft zu übernehmen und ist dabei auch gesetzlich verpflichtet, den Wirtschaftsplan aufzustellen.

Eine professionelle Hausverwaltung hat den Überblick über die laufenden Kosten und Instandhaltungsmaßnahmen, die für das kommende Geschäftsjahr voraussichtlich anfallen werden. Sie kann auf Vergangenheitswerte und Informationen aus den Abrechnungen der Vorjahre zurückgreifen, um die Ausgaben für das kommende Jahr realistisch einzuschätzen. Zudem hat sie Kontakte zu Dienstleister:innen und Lieferanten, von denen sie Angebote und Kostenschätzungen einholen kann.

Die Erstellung des Wirtschaftsplans erfolgt zudem in enger Zusammenarbeit mit dem Verwaltungsbeirat, sofern es einen gibt. Der Verwaltungsbeirat ist ein Gremium, das aus Eigentümer:innen der WEG besteht und die Hausverwaltung bei der Wahrnehmung ihrer Aufgaben unterstützt und kontrolliert.

Es ist wichtig, dass die Hausverwaltung den Wirtschaftsplan sorgfältig und transparent erstellt, damit die Eigentümer:innen eine klare Übersicht über die finanzielle Situation der WEG erhalten. Der Wirtschaftsplan wird den Eigentümer:innen zur Genehmigung vorgelegt und muss von der Mehrheit auf der Eigentümerversammlung angenommen werden, damit er verbindlich wird.

Eine professionelle Verwaltung muss in der Lage sein, Entwicklungen wie Inflation und mehrjährige Investitionen einzuplanen und zugleich einen nachvollziehbaren und annehmbaren Wirtschaftsplan zu erstellen.

Ein niedrig angesetztes Hausgeld mag für den Moment gut erscheinen, kann jedoch zu ernsthaften Finanzierungsproblemen bei Notfällen führen. Ein zu hoch angesetztes Hausgeld sorgt jedoch für Frustration und Misstrauen gegenüber der Hausverwaltung.

Wie wird ein Wirtschaftsplan erstellt?

1. Instandhaltungsrücklagen: Die Höhe der Rücklagenbildung wird in der Regel auf Basis eines Beschlusses der Eigentümerversammlung festgelegt. Es wird ein Betrag pro Einheit festgelegt (z.B. 0,50 EUR), welcher auf die Fläche in m² und auf 12 Monate pro Jahr hochgerechnet wird.
2. Ausgaben: Auf der Ausgabenseite werden alle Kostenpositionen aufgelistet, die im kommenden Jahr voraussichtlich anfallen, wie z. B. Verwaltungskosten, Instandhaltung und Betriebskosten. Dazu können zählen:
   • Kosten für die Verwaltung
   • Kabelanschluss
   • Gebäudeversicherung
   • Grundbesitzerhaftpflichtversicherung
   • Kosten Eigentümerversammlung
   • Sonderkosten Verwaltung
   • Strom Gemeinschaftsbereich
   • Heizkosten Gemeinschaftsbereich
   • Gutachter:in
   • Bankgebühren
   • Müll und Straßenreinigung
   • Niederschlagswasser
   • Wartung Pumpen / Hebeanlagen/ Enthärt.Anl.
   • Wartung und Instandhaltung Feuerlöscher, Feuerwehrfunk, Brandmeldeanlagen, Rauch- und Wärmeabzugsanlagen, Feuerschutztüren
   • Lüftungstechnik Brandschutzklappen
   • Wartung Dach, Eingangsanlagen, Fenster, Lüftung
   • Hausreinigung
   • Winterdienst
   • Hausmeister:in
   • Reparaturen
   • Gartenpflege
   • Wartung, Reparatur und TÜV Aufzug
   • Kosten Tiefgarage (Instandhaltung, Verwaltung, Strom, Wartung, Reinigung etc.)
3. Verteilungsschlüssel: Die Kosten im Wirtschaftsplan werden nach einem festgelegten Verteilungsschlüssel auf die einzelnen Miteigentümer:innen umgelegt. Üblicherweise erfolgt die Verteilung nach Miteigentumsanteilen, die im Grundbuch eingetragen sind. Es können aber auch andere Verteilungsschlüssel beschlossen werden, die in der Teilungserklärung festgehalten sind.
4. Einnahmen: Die Einnahmen der WEG setzen sich in der Regel aus den monatlichen Hausgeldzahlungen der Eigentümer:innen zusammen. Bei einer Vermietung von Gemeinschaftseigentum (z. B. Stellplätze, Waschküche) werden auch diese Mieteinnahmen berücksichtigt. Auch Zinserträge von Konten der WEG fließen als Einnahmen in den Wirtschaftsplan.
5. Zusammenfassung und Differenz: Die Zusammenfassung zeigt die Differenz zwischen den Gesamteinnahmen und den Gesamtausgaben. Eine positive Differenz bedeutet, dass mehr Einnahmen als Ausgaben geplant sind, während eine negative Differenz zeigt, dass mehr Ausgaben geplant sind als Einnahmen. Bei einer positiven Differenz können die erwirtschafteten Überschüsse entweder das Hausgeld senken oder die Instandhaltungsrücklagen stärken. Wie sie verwendet werden, beschließt die Eigentümerversammlung.

Eine professionelle Hausverwaltung muss ausreichend Zeit investieren, um den Zustand der Immobilie zu überprüfen und notwendige Reparaturen zu vermerken, sowie einen Überblick über alle Verträge der WEG haben.

Nur mit den fundierten Kalkulationen für Reparaturen sowie Preiserhöhungen oder möglichen Einsparungen bei den laufenden Verträgen kann die Hausverwaltung einen optimalen Wirtschaftsplan erstellen.

Hier ist es wichtig zu verstehen, dass Abweichungen von den im Wirtschaftsplan aufgestellten Kosten die Regel sind und nicht die Ausnahme. Ein optimaler Wirtschaftsplan kommt daher den realen Einnahmen und Ausgaben so nah wie möglich.

Wie wird ein Wirtschaftsplan beschlossen?

Der Wirtschaftsplan einer Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) wird auf der jährlichen Eigentümerversammlung beschlossen und gilt in der Regel für ein Kalenderjahr. Somit muss dieser jedes Jahr neu beschlossen und genehmigt werden. Dabei müssen bestimmte Vorgaben und gesetzliche Regelungen beachtet werden.

Ein typischer Ablauf eines Wirtschaftsplans-Beschlusses beginnt mit der Erstellung des Wirtschaftsplans und der Vorbereitung der Eigentümerversammlung durch die Hausverwaltung. Der Wirtschaftsplan wird dann an alle Eigentümer:innen zusammen mit der Einladung zur Eigentümerversammlung gesendet.

Wichtig ist, dass der Beschluss über den Wirtschaftsplan bereits in der Einladung als Tagesordnungspunkt festgesetzt ist. Ohne rechtzeitige Ankündigung kann kein Beschluss gefasst und der Wirtschaftsplan darf nicht umgesetzt werden.

Auf der Eigentümerversammlung wird der Wirtschaftsplan von der Hausverwaltung oder einer Bevollmächtigten präsentiert und erläutert. Nach der Präsentation und Erklärung des Wirtschaftsplans können die Eigentümer:innen ihre Fragen, Meinungen und Bedenken äußern. Eventuell können Änderungsanträge eingebracht werden, falls es Unstimmigkeiten oder Verbesserungsvorschläge gibt.

Nach Abschluss der Diskussion wird über den Wirtschaftsplan abgestimmt. Die Eigentümer:innen haben in der Regel die Möglichkeit, schriftlich, mündlich oder auch digital abzustimmen. Die Abstimmung erfolgt durch eine einfache Mehrheit der Eigentümer:innen bzw. Miteigentumsanteile, sofern in der Teilungserklärung nichts anderes geregelt ist.

Wird der Wirtschaftsplan von der Mehrheit der Eigentümer:innen angenommen, gilt er als genehmigt und ist damit verbindlich für das kommende Geschäftsjahr. Im Anschluss unterzeichnet der Verwaltungsbeirat oder die WEG den Wirtschaftsplan als Bestätigung der Annahme.

Wichtig: Unterschreibt nur die Hausverwaltung den Wirtschaftsplan, kann dies einen negativen Effekt auf das Vertrauensverhältnis zwischen WEG und Hausverwaltung haben. Es wird dringend empfohlen, dass eine Partei, welche nicht an der Ausarbeitung und Vorlage des Wirtschaftsplans beteiligt war, ebenfalls unterschreibt.

Umsetzung des Plans im folgenden Jahr

Nach Genehmigung wird der Wirtschaftsplan umgesetzt. Die Hausverwaltung sorgt dafür, dass die geplanten Ausgaben entsprechend den Vorgaben erfolgen und Miteigentümer:innen ihren Hausgeldzahlungen nachkommen. Während des Jahres erfolgt eine kontinuierliche Überwachung, um Abweichungen zu erkennen und gegebenenfalls rechtzeitig zu korrigieren.

Am Ende des Geschäftsjahres muss die Hausverwaltung eine Jahresabrechnung erstellen, in der die tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben mit den im Wirtschaftsplan gesetzten Positionen verglichen werden. Eventuelle Differenzen werden in der Jahresabrechnung auf die Eigentümer:innen umgelegt.

Bei einem Überschuss werden Rückzahlungen an die Miteigentümer:innen veranlasst oder diese der Instandhaltungsrücklage zugeführt, bei offenen Kosten müssen Nachzahlungen in Form einer Sonderumlage geleistet werden. Die Hausverwaltung empfiehlt stets, die Überschüsse in die Instandhaltungsrücklage fließen zu lassen. So wird die Kapitalkraft der WEG gestärkt und es entsteht ein größerer Schutz vor ungeplanten Kosten.

Welche Fristen gilt es zu beachten?

Der Zeitpunkt, zu dem der Wirtschaftsplan einer Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) vorgestellt werden muss, ist gesetzlich nicht genau festgelegt. Nach dem Beschluss gilt der Wirtschaftsplan für ein Wirtschaftsjahr, welches zumeist dem Kalenderjahr entspricht, sprich vom 1. Januar bis zum 31. Dezember. Somit muss dieser jedes Jahr neu beschlossen und genehmigt werden.

Die Einladung zur Eigentümerversammlung, auf der der Wirtschaftsplan vorgestellt und beschlossen werden soll, enthält in der Regel auch den Wirtschaftsplan als Anlage oder Beilage. Nach WEG § 24 Abs. 4  muss die Einberufung der Versammlung (Einladung) schriftlich und mindestens drei Wochen vor dem Versammlungstermin erfolgen.

Da der Wirtschaftsplan für das kommende Wirtschaftsjahr gilt, sollte er vor Beginn dessen vorgelegt, diskutiert und genehmigt worden sein. Nur so kann die Verwaltung rechtzeitig mit der Umsetzung beginnen. Da die Verwaltung sich jedoch bei der Erstellung des Wirtschaftsplans auf die Jahresabrechnung stützt, muss diese zunächst erstellt sein und vorliegen. Realistisch ist demnach die Vorlage des Wirtschaftsplans in der zweiten Jahreshälfte des Vorjahres.

Beispiel zum zeitlichen Ablauf: Wir befinden uns im Jahr 2023. Die WEG-Verwaltung hat zu Beginn des Jahres pflichtbewusst und nach Erhalt aller Abrechnungen von Versorgern die Jahresendabrechnung für das zurückliegende Jahr 2022 gefertigt. Gegen Juni beginnt die Verwaltung mit der Erstellung des Wirtschaftsplans für das Jahr 2024. Dieser soll auf der Versammlung im Oktober beschlossen werden. Nach Genehmigung (Beschluss) durch die Gemeinschaft, gilt der Plan ab 01.01.2024.

Die Umsetzung des Wirtschaftsplans erfolgt dann durch die Hausverwaltung. Dabei werden die Hausgeldzahlungen der Eigentümer:innen überprüft und entsprechend dem Verteilungsschlüssel des Wirtschaftsplans eingezogen. Im Anschluss können die geplanten Ausgaben für Instandhaltung, Betriebskosten und Verwaltungskosten entsprechend den festgelegten Positionen ausgeführt.

Am Ende des Geschäftsjahres ist die Hausverwaltung verpflichtet, eine Jahresabrechnung zu erstellen, in der die tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben mit den im Wirtschaftsplan geplanten Werten verglichen werden. Eventuelle Differenzen werden in der Jahresabrechnung auf die Eigentümer:innen umgelegt. Dies geschieht über die sogenannte Sonderumlage.

Probleme mit dem Wirtschaftsplan

Welche Probleme können beim Erstellen des Wirtschaftsplans entstehen?

Beim Erstellen des Wirtschaftsplans können verschiedene Probleme auftreten, die eine sorgfältige und verantwortungsvolle Planung erschweren.

• Verspätete Vorlage: Obwohl das WEG-Gesetz keine genaue Frist bestimmt, können die Eigentümer:innen eine Regelung treffen, die eine Erstellung in den ersten drei bis vier Monaten des Jahres vorsieht. Kommt die Hausverwaltung dieser Forderung nicht nach, können die Eigentümer:innen diese ohne Mahnung in Verzug setzen.
• Unzureichende Datenbasis: Wenn die Hausverwaltung oder der Verwaltungsbeirat keine ausreichenden Daten über vergangene Ausgaben und Einnahmen hat, kann es schwierig sein, den Wirtschaftsplan realistisch und genau zu erstellen. Eine professionelle Hausverwaltung kann dabei auf Erfahrungswerte zurückgreifen.
• Schwankende Kosten: Kosten für Instandhaltung, Reparaturen und Betriebskosten können schwanken und schwer vorhersehbar sein. Das macht die genaue Planung der Ausgaben herausfordernd.
• Mangelnde Transparenz: Wenn die Eigentümergemeinschaft keine ausreichende Transparenz über die Finanzen und die Verwendung der Gelder hat, kann es zu Misstrauen und Unzufriedenheit bei den Eigentümer:innen kommen. Eine detaillierte Auflistung der Kostenposition im Wirtschaftsplan ist daher notwendig.
• Uneinigkeit über Kostenpositionen: Es kann vorkommen, dass die Eigentümer:innen sich über die Notwendigkeit der Kosten uneinig sind, was zu Diskussionen und Verzögerungen bei der Erstellung und Genehmigung des Wirtschaftsplans führen kann.
• Komplexität bei größeren WEGs: In größeren WEGs mit vielen Eigentümer:innen und vielfältigen Gemeinschaftseigentumsanteilen kann die Erstellung eines Wirtschaftsplans aufgrund der Komplexität der Finanz- und Kostenstruktur herausfordernder sein. Moderne Softwarelösungen schaffen hier jedoch Abhilfe. Je digitaler eine Verwaltung aufgestellt ist, desto schneller können auch solch komplexe Abrechnungen umgesetzt werden.
• Schwierigkeiten bei der Rücklagenbildung: Die Bildung angemessener Rücklagen für zukünftige Instandhaltungsmaßnahmen kann schwierig sein, insbesondere wenn die Eigentümer:innen keine Einigung über die erforderliche Höhe erzielen können.
• Unrealistische Erwartungen: Wenn der Wirtschaftsplan unrealistische Erwartungen bezüglich der Einnahmen oder Ausgaben setzt, kann dies zu einer finanziellen Schieflage führen.

Um diese Probleme zu minimieren, ist es wichtig, dass die Hausverwaltung oder der Verwaltungsbeirat sorgfältig und transparent arbeiten und eine gründliche Analyse der Finanzen und der Kostenstruktur der WEG durchführen.

Zudem ist eine offene Kommunikation mit den Eigentümer:innen entscheidend, um eine Einigung bei Meinungsverschiedenheiten zu erzielen und Vertrauen zu schaffen. Bei größeren WEGs oder bei komplexen Finanzstrukturen kann es auch ratsam sein, die Unterstützung eines erfahrenen Fachanwalts oder einer WEG-Beratung in Anspruch zu nehmen.

Welche Probleme können bei der Umsetzung des Wirtschaftsplans entstehen?

Auch bei der Umsetzung des Wirtschaftsplans können verschiedene Probleme auftreten, die einer reibungslosen Umsetzung im Weg stehen.

Zu den häufigsten Problemen bei der Umsetzung zählt unter anderem eine mangelhafte Zahlungsmoral. Wenn einige Eigentümer:innen ihre Hausgeldzahlungen nicht fristgerecht leisten oder im Verzug sind, kann dies zu finanziellen Engpässen führen und die Umsetzung des Wirtschaftsplans grundlegend beeinträchtigen.

Ebenso sind Kostenüberschreitungen ein äußerst unangenehmes Problem, wenn es um die Umsetzung des Wirtschaftsplans geht. Wenn es vorkommt, dass die tatsächlichen Kosten gravierend höher ausfallen als im Wirtschaftsplan geplant, reichen die zur Verfügung stehenden finanziellen Mittel einfach nicht aus. Daraufhin müssen zum einen zusätzliche Maßnahmen ergriffen werden (Sonderumlage), zum anderen muss die Situation vor der WEG transparent gerechtfertigt werden.

Kleinere Abweichungen vom Wirtschaftsplan sind durch die kaufmännische Vorsicht der Hausverwaltung bereits kalkuliert und führen zumeist nicht zu Nachzahlungsaufforderungen oder Verhandlungsbedarf.

Manchmal können Verzögerungen bei geplanten Instandhaltungs- oder Reparaturmaßnahmen auftreten, beispielsweise aufgrund von unvorhergesehenen Ereignissen oder Schwierigkeiten bei der Auftragsvergabe. Diese haben nicht unweigerlich Nachzahlungen zur Folge, jedoch mit hoher Wahrscheinlichkeit Anpassungen des Wirtschaftsplan.

In einigen Fällen kann es schwierig sein, ausreichende Mittel aus den Rücklagen für größere Instandhaltungsmaßnahmen zu entnehmen, wenn diese notwendig sind. Da es sich in solchen Situationen oft um Notfälle handelt, sind mangelnde Rücklagen besonders ärgerlich. Denn sie rufen unerwartet dringende (und oft sehr hohe) Nachzahlungen der WEG-Mitglieder auf den Plan.

Aus diesen außerplanmäßigen Ausgaben oder auch Sonderumlagen ergeben sich nicht selten Unsicherheiten oder Uneinigkeiten darüber, wie bestimmte Kostenpositionen auf die einzelnen Eigentümer:innen umgelegt werden sollen. In größeren WEGs mit vielen Eigentümer:innen und verschiedenen Gemeinschaftseigentumsanteilen kann die Umsetzung des Wirtschaftsplans aufgrund der Vielfalt der Interessen und Bedürfnisse daher zu Herausforderungen führen.

Um diese Probleme zu minimieren, ist es wichtig, dass die Hausverwaltung oder der Verwaltungsbeirat die Umsetzung des Wirtschaftsplans sorgfältig überwacht und bei auftretenden Problemen schnell und angemessen reagiert. Offene Kommunikation mit den Eigentümer:innen und transparente Berichterstattung über die finanzielle Situation der WEG sind ebenfalls entscheidend, um das Vertrauen der Eigentümer:innen zu erhalten und Probleme frühzeitig zu erkennen und zu lösen. Zudem sollte die Hausverwaltung oder der Verwaltungsbeirat flexibel sein und gegebenenfalls Anpassungen am Wirtschaftsplan vornehmen, wenn sich die Umstände ändern oder unvorhergesehene Ereignisse eintreten.

Fazit

Der Wirtschaftsplan einer Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) ist ein Finanzplan für das kommende Wirtschaftsjahr, der die voraussichtlichen Einnahmen und Ausgaben festlegt. Er basiert auf den monatlichen Hausgeldzahlungen der Eigentümer:innen und dient der Realisierung von Instandhaltung, Verwaltung und Betrieb des gemeinschaftlichen Eigentums.

Die Erstellung des Wirtschaftsplans erfolgt durch die Hausverwaltung in Zusammenarbeit mit dem Verwaltungsbeirat. Der Plan muss auf der jährlichen Eigentümerversammlung von den Eigentümer:innen genehmigt werden und gilt für ein Kalenderjahr.

Der Wirtschaftsplan bietet zahlreiche Vorteile, darunter eine klare finanzielle Planungsbasis, Transparenz über die Finanzen der WEG, eine Basis für wichtige Beschlüsse, Kostenkontrolle, langfristige Instandhaltungsplanung und eine gerechte Kostenverteilung. Er trägt zur finanziellen Stabilität und Sicherheit der WEG bei.

Probleme bei der Erstellung des Wirtschaftsplans können durch verspätete Vorlage, unzureichende Datenbasis, schwankende Kosten und mangelnde Transparenz entstehen.

Probleme bei der Umsetzung können durch mangelnde Zahlungsmoral, Kostenüberschreitungen, Verzögerungen bei geplanten Maßnahmen und Schwierigkeiten bei der Entnahme von Rücklagen auftreten.

Um diese Probleme zu minimieren, ist eine sorgfältige und transparente Planung und Umsetzung des Wirtschaftsplans durch die Hausverwaltung entscheidend. Offene Kommunikation mit den Eigentümer:innen und gegebenenfalls Anpassungen am Wirtschaftsplan bei veränderten Umständen sind ebenfalls wichtig, um das Vertrauen der Eigentümer:innen zu erhalten und finanzielle Engpässe zu vermeiden.

FAQ

Welche Rolle spielt der Wirtschaftsplan einer Eigentumswohnung für Kauf und Verkauf?

Der Wirtschaftsplan spielt eine wichtige Rolle sowohl für den Kauf als auch den Verkauf einer Eigentumswohnung, da er finanzielle Transparenz und Sicherheit für potenzielle Käufer:innen sowie für die aktuellen Eigentümer:innen bietet.

Rolle des Wirtschaftsplans beim Kauf einer Eigentumswohnung:

• Finanzielle Transparenz: Der Wirtschaftsplan gibt einen klaren Überblick über die zu erwartenden Einnahmen und Ausgaben der Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG). Potenzielle Käufer:innen erhalten somit eine transparente Darstellung der monatlichen Hausgeldzahlungen und der finanziellen Lage der WEG. Dadurch können sie besser einschätzen, ob die Wohnung für sie finanziell tragbar ist.
• Zahlungsfähigkeit der WEG: Der Wirtschaftsplan gibt Aufschluss über die finanzielle Stabilität und Zahlungsfähigkeit der WEG. Wenn der Wirtschaftsplan eine solide finanzielle Grundlage aufzeigt, ist dies ein positiver Aspekt für potenzielle Käufer:innen, da es das Risiko von Sonderumlagen oder finanziellen Engpässen verringert.
• Rücklagenbildung: Der Wirtschaftsplan zeigt auch, ob und in welcher Höhe Rücklagen für zukünftige Instandhaltungsmaßnahmen gebildet werden. Vorhandene Rücklagen sind ein Indikator für eine verantwortungsbewusste Verwaltung und bieten zusätzliche Sicherheit für potenzielle Käufer:innen.

Rolle des Wirtschaftsplans beim Verkauf einer Eigentumswohnung:

• Transparenz für Käufer:innen: Ähnlich wie beim Kauf bietet der Wirtschaftsplan auch für Käufer:innen, die an der Wohnung interessiert sind, Transparenz und Klarheit über die finanzielle Situation der WEG. Ein guter und solider Wirtschaftsplan kann das Interesse potenzieller Käufer:innen erhöhen.
• Verhandlungsbasis: Ein positiver Wirtschaftsplan kann ein Verkaufsargument sein und die Verhandlungsposition der Verkäufer:in stärken. Käufer:innen fühlen sich in der Regel wohler, eine Wohnung zu kaufen, wenn sie wissen, dass die WEG über eine solide finanzielle Grundlage verfügt und keine unkalkulierbaren finanziellen Risiken bestehen.
• Kaufanreiz: Ein guter Wirtschaftsplan kann eine Eigentumswohnung attraktiver machen, da er potenziellen Käufer:innen zeigt, dass die Wohnung in einer finanziell stabilen Gemeinschaft liegt und langfristig werterhaltende Maßnahmen geplant sind.
• Vertrauen schaffen: Ein solider Wirtschaftsplan kann das Vertrauen der potenziellen Käufer:innen in die Verwaltung und die Gemeinschaft stärken. Vertrauen ist ein wichtiger Faktor, der den Verkaufsprozess erleichtern und beschleunigen kann.

Insgesamt ist der Wirtschaftsplan ein entscheidendes Instrument für den Kauf und Verkauf einer Eigentumswohnung, da er finanzielle Sicherheit und Transparenz schafft. Sowohl Käufer:innen als auch Verkäufer:innen profitieren von einem gut durchdachten und realistischen Wirtschaftsplan, der eine solide finanzielle Grundlage für die WEG bildet.

Was passiert, wenn der Wirtschaftsplan fehlerhaft ist?

Der fehlerhafte Wirtschaftsplan kann zu unterschiedlichen Konsequenzen führen, abhängig von der Art und Schwere der Fehler.

Eine Fehlkalkulation der Hausgeldzahlungen kann zum Beispiel zu falschen oder unzureichenden Zahlungen führen und finanzielle Engpässe für die Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) verursachen. Wenn die geplanten Rücklagen nicht ausreichen, können Sonderumlagen und Nachzahlungen für unvorhergesehene Ausgaben erforderlich sein, die einige Miteigentümer:innen unter Umständen nicht tragen können.

Auch können fehlerhafte Wirtschaftspläne rechtliche Auseinandersetzungen auslösen, wenn dadurch für die Eigentümer:innen Schaden entstanden ist. In jedem Fall kann von einem Vertrauensverlust in die Verwaltung und die Gemeinschaft ausgegangen werden, wenn der Wirtschaftsplan nicht transparent und verlässlich ist. Deshalb ist das rechtzeitige Erkennen von Fehlern der beste Schritt. Daraufhin kann die WEG beschließen, den Wirtschaftsplan anzupassen.

Um solche Probleme zu vermeiden, ist eine sorgfältige und genaue Erstellung des Wirtschaftsplans essenziell. Die Überprüfung durch die Verwaltung oder einen Wirtschaftsprüfer, sowie Transparenz und offene Kommunikation innerhalb der WEG sind wichtige Maßnahmen zur frühzeitigen Erkennung und Behebung von Fehlern oder Problemen.

Wann muss der Wirtschaftsplan vorliegen?

Die Vorlage des Wirtschaftsplans durch die Hausverwaltung ist nicht unmittelbar vor Beginn der Wirtschaftsperiode erforderlich. Eine gut organisierte und professionell arbeitende Hausverwaltung kann einen Wirtschaftsplan bereits 3-4 Monate vor Beginn des entsprechenden Wirtschaftsjahres vorlegen.

Da jedoch die Ergebnisse der Jahresabrechnung, die aktuelle wirtschaftliche Entwicklung und der aktuelle Wirtschaftsplan der Vorperiode als Grundlage für die Kostenschätzung dienen, ermöglicht primär die umfangreiche Erfahrung und Expertise einer professionellen Hausverwaltung diese lange Vorlaufzeit.

Bei WEGs, welche die Hausverwaltung selbst stellen, ist eine Vorlage des Wirtschaftsplans in den ersten 3 Monaten der betreffenden Wirtschaftsperiode deutlich realistischer. Bis zu 6 Monate im laufenden Wirtschaftsjahr akzeptiert der Gesetzgeber als zulässig. Ein späterer Zeitpunkt ist deutlich verspätet. Der Beschluss über die Festsetzung der Vorschüsse auf Grundlage des Wirtschaftsplans bleibt dennoch gültig.

Was ist der Unterschied zwischen einem Wirtschaftsplan und der Jahresabrechnung?

Der Wirtschaftsplan und die Jahresabrechnung sind zwei verschiedene finanzielle Dokumente im Zusammenhang mit der Verwaltung einer Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG).

• Wirtschaftsplan:
  • Der Wirtschaftsplan ist eine zukunftsorientierte Schätzung der erwarteten Einnahmen und Ausgaben der WEG für eine bestimmte Wirtschaftsperiode (meistens ein Jahr).
  • Er wird vor Beginn der Wirtschaftsperiode von der Verwaltung erstellt und den Eigentümern zur Abstimmung und Genehmigung vorgelegt.
  • Der Wirtschaftsplan dient als finanzieller Fahrplan und Grundlage für die Festlegung der Hausgeldzahlungen durch die Wohnungseigentümer:innen.
• Jahresabrechnung:
  • Die Jahresabrechnung ist eine rückblickende Aufstellung der tatsächlich angefallenen Einnahmen und Ausgaben der WEG während einer abgelaufenen Wirtschaftsperiode.
  • Sie wird in der Regel am Ende der Wirtschaftsperiode erstellt und den Wohnungseigentümer:innen präsentiert.
  • Die Jahresabrechnung zeigt die tatsächlichen Kosten und Einnahmen im Vergleich zum Wirtschaftsplan und ermöglicht den Eigentümer:innen, Fehlkalkulationen, Planungsschwierigkeiten und Abweichungen zu erkennen.

Insgesamt kann man sagen, dass der Wirtschaftsplan eine Vorausschau ist, die die erwartete finanzielle Situation der WEG für die kommende Periode darstellt, während die Jahresabrechnung ein Rückblick ist, der die tatsächlichen finanziellen Ergebnisse der abgelaufenen Periode zeigt. In der Regel basiert der Wirtschaftsplan auf der Jahresabrechnung.