Heizkosten­abrechnung – Richtige Abrechnung von Heizungskosten

Wer heizt wie viel – und wer zahlt wie viel? Genau diese Frage klärt die Heizkostenabrechnung. Sie sorgt dafür, dass die Kosten für Heizung und Warmwasser gerecht verteilt werden. Doch hinter der Abrechnung steckt mehr als nur Zahlen: Wie werden die Kosten berechnet? Welche Faktoren spielen eine Rolle? Und was passiert, wenn die Abrechnung nicht nachvollziehbar ist? Eine transparente Heizkostenabrechnung bringt nicht nur Klarheit, sondern schafft auch Vertrauen – und das wird gerade bei steigenden Energiepreisen immer wichtiger.

• Mindestens 50 % der Heizkosten müssen laut Heizkostenverordnung nach dem tatsächlichen Verbrauch der Mieter:innen abgerechnet werden, um eine gerechte Kostenverteilung zu gewährleisten.
• Zu den umlagefähigen Heizkosten gehören Brennstoffkosten, Wartung der Heizungsanlage und Verbrauchserfassung, während Reparatur- und Modernisierungskosten nicht umgelegt werden dürfen.
• Die Heizkostenabrechnung muss spätestens 12 Monate nach Ende der Abrechnungsperiode erstellt werden. Nach dieser Frist können Nachforderungen von Mieter:innen zurückgewiesen werden.
• Mieter:innen haben das Recht, Einsicht in die Abrechnungsunterlagen zu nehmen und fehlerhafte Abrechnungen anzufechten. Bei Verstößen gegen die Heizkostenverordnung können sie die Kosten um 15 % mindern.
• Häufige Fehler wie falsche Verbrauchserfassung, unklare Verteilungsschlüssel oder unvollständige Unterlagen lassen sich durch Sorgfalt und Einhaltung gesetzlicher Vorgaben vermeiden.

Grundlagen Heizkostenabrechnung

Die Heizkostenabrechnung regelt die faire Verteilung der Kosten für Heizung und Warmwasser zwischen Mieter:innen oder Bewohner:innen eines Gebäudes. Sie basiert auf gesetzlich vorgegebenen Berechnungsgrundlagen und schafft Transparenz über den individuellen Energieverbrauch.

Für Vermieter:innen und Eigentümer:innen ist eine korrekte Abrechnung rechtlich verpflichtend, während sie für Mieter:innen oft die Grundlage für Einsparpotenziale oder Reklamationen bildet.

Unterschied: Heiz-, Betriebs- und Nebenkosten

Die Heizkostenabrechnung ist ein Bestandteil der Nebenkostenabrechnung. Um die Begriffe besser einzuordnen, zeigt die folgende Tabelle die Unterschiede zwischen Heiz-, Betriebs- und Nebenkosten:

Kostenart	Inhalt	Beispiele
Heizkosten	Kosten für die Beheizung von Räumen und Warmwasseraufbereitung.	Brennstoffkosten (Gas, Öl, Fernwärme), Wartung der Heizungsanlage, Abgasmessung.
Betriebskosten	Laufende Kosten für den Betrieb eines Gebäudes, die auf die Mieter:innen umgelegt werden können.	Müllabfuhr, Straßenreinigung, Gebäudeversicherung, Hausmeisterdienste.
Nebenkosten	Sammelbegriff für alle umlegbaren Betriebskosten, inklusive Heiz- und Warmwasserkosten.	Gesamtheit aus Heizkosten und Betriebskosten.

Die Heizkosten sind also ein Teil der Nebenkosten und werden in der Heizkostenverordnung (HeizkostenV) gesondert geregelt.

Frist Heizkostenabrechnung

Vermieter:innen sind verpflichtet, die Heizkostenabrechnung innerhalb eines bestimmten Zeitraums zu erstellen. Die gesetzliche Frist beträgt 12 Monate nach Ende der Abrechnungsperiode. Die Abrechnungsperiode umfasst in der Regel ein Kalenderjahr, kann aber auch individuell vereinbart werden.

Beispiel: Endet die Abrechnungsperiode am 31. Dezember 2024, muss die Heizkostenabrechnung spätestens bis zum 31. Dezember 2025 vorgelegt werden.

Wichtig: Wird die Frist nicht eingehalten, haben Mieter:innen das Recht, Nachforderungen der Vermieter:innen zurückzuweisen. Eine Ausnahme besteht jedoch, wenn der Vermieter:in die „Verspätung nicht zu verantworten hat“, beispielsweise durch externe Verzögerungen bei Messdienstleistern.

Ausnahmen von der Abrechnungspflicht

Die Heizkostenverordnung sieht bestimmte Ausnahmen von der Abrechnungspflicht vor. In folgenden Fällen muss keine Heizkostenabrechnung erstellt werden:

• Eigennutzung durch die Eigentümer:innen: Wenn das gesamte Gebäude ausschließlich von den Eigentümer:innen selbst genutzt wird, entfällt die Abrechnungspflicht.
• Unwirtschaftlichkeit von Messgeräten: Ist die Ausstattung des Gebäudes mit Verbrauchserfassungsgeräten technisch oder wirtschaftlich nicht zumutbar, kann eine pauschale Umlage der Heizkosten erfolgen.
• Geringfügige Nutzung: Bei Gebäuden, die nur minimal beheizt werden, wie Ferienhäuser, entfällt ebenfalls die Pflicht zur Abrechnung.

Trotz der Ausnahmen ist in den meisten Mietverhältnissen eine detaillierte Abrechnung gesetzlich vorgeschrieben.

Berechnung und Messung der Heizkosten

Die Heizkosten werden in zwei Komponenten aufgeteilt: verbrauchsabhängige Kosten und verbrauchsunabhängige Kosten.

Verbrauchsabhängige Kosten:

• Betragen mindestens 50 % und höchstens 70 % der gesamten Heizkosten.
• Sie basieren auf dem individuellen Verbrauch der Mieter:innen, der über Messgeräte wie Wärmemengenzähler oder Heizkostenverteiler erfasst wird.

Verbrauchsunabhängige Kosten:

• Betragen 30 % bis 50 % der Heizkosten.
• Sie umfassen fixe Kosten wie Grundgebühren für die Heizungsanlage, Wartungskosten und Energieverluste.

Die genaue Verteilung wird im Mietvertrag geregelt oder orientiert sich an der Heizkostenverordnung.

Messung:

• Heizkostenverteiler messen den Verbrauch direkt an Heizkörpern.
• Wärmemengenzähler erfassen die verbrauchte Energiemenge in einer Zentralheizung.
• Warmwasserzähler messen den individuellen Warmwasserverbrauch.

Heizkostenspiegel

Der Heizspiegel für Deutschland wird jährlich von der gemeinnützigen Beratungsgesellschaft co2online in Zusammenarbeit mit dem Deutschen Mieterbund e.V. herausgegeben. Die aktuelle Ausgabe, der Heizspiegel 2024, basiert auf der Auswertung von über 140.000 Gebäudedaten zentral beheizter Wohngebäude aus ganz Deutschland. Die Daten stammen zu etwa 65 Prozent von Ein- und Zweifamilienhäusern und bieten somit eine breite Grundlage für die Vergleichswerte. Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass die im Heizspiegel angegebenen Werte Durchschnittswerte darstellen. Individuelle Faktoren wie der energetische Zustand des Gebäudes, das Heizverhalten der Bewohner:innen und regionale Unterschiede können zu Abweichungen führen.

Daher bietet der Heizkostenspiegel Mieter:innen und Vermieter:innen eine Orientierungshilfe, um die eigenen Heizkosten einzuordnen.

Beispielwerte aus dem aktuellen Heizkostenspiegel (pro Quadratmeter Wohnfläche):

• Gasheizung: 1,00 € – 1,50 €
• Ölheizung: 1,20 € – 1,80 €
• Fernwärme: 1,50 € – 2,00 €

Die Werte variieren je nach Region, Gebäudezustand und Energieeffizienz. Ein Vergleich mit dem Heizkostenspiegel hilft dabei, Auffälligkeiten in der eigenen Abrechnung zu erkennen und potenzielle Einsparungen zu identifizieren.

Beispiel: Heizkostenberechnung

Mieter:innen können schon im Vorfeld der Heizkostenabrechnungen überschlagen, wie viel sie nachzahlen oder zurückbekommen werden. Basis dafür ist der Energiebedarf des Gebäudes laut Energieausweis. Der Energiebedarf ist abhängig vom Alter und der Isolierung des jeweiligen Gebäudes und liegt zwischen 0 und 250 kWh / m² pro Jahr.

Zur Erläuterung der Heizkostenberechnung gehen wir im Folgenden von einer Wohnung mit 65 m² aus. Die Wohnung wird mit Erdgas beheizt und hat einen Verbrauch von ca. 75 kWh / m² pro Jahr. Im 1. Halbjahr 2022 lagen die Kosten für Erdgas bei 8,04 Cent je Kilowattstunde, so das Statistische Bundesamt. Neukund:innen zahlen im Dezember 2022 bereits 20 Cent pro KWh so der NDR. Für die Beispielwohnung bedeutet dies:

75 kWh / m² a x 65 m² x 0,08 = 390 € pro Jahr (Für Bestandkund:innen)

75 kWh / m² a x 65 m² x 0,20 = 975 € pro Jahr (Für Neukund:innen)

Angenommen, es würden EUR 30 pro Monat vorausgezahlt, so entspricht dies EUR 360 pro Jahr. Im Fall der Bestandskund:in müssten lediglich EUR 30 nachgezahlt werden, während die Neukund:in EUR 615 nachzahlen müsste.

Dies sind jedoch nur Beispiele und der Energieausweis bietet auch lediglich eine Näherung und keine Sicherheit. Allerdings lässt sich – gerade bei den aktuell stark ansteigenden Energiepreisen – so schon im Vorfeld kalkulieren, welche Belastungen auf Mieter:innen zukommen können.

Inhalte der Heizkostenabrechnung

Die Heizkostenabrechnung muss transparent, korrekt und gesetzeskonform erstellt werden, um rechtliche Streitigkeiten zu vermeiden.

Erstellung der Heizkostenabrechnung

Die Erstellung der Heizkostenabrechnung basiert auf den Vorgaben der Heizkostenverordnung (HeizkostenV) und umfasst mehrere Schritte:

1. Erfassung der Heizkosten: Sämtliche anfallenden Heizkosten wie Brennstoffkosten, Wartung der Heizungsanlage, Abgasmessungen sowie Betriebskosten für Heizgeräte werden dokumentiert. Dabei werden nur umlagefähige Kosten berücksichtigt, während nicht umlagefähige Kosten (z. B. Reparaturen) ausgeschlossen sind.
2. Abrechnungsperiode festlegen: Die Abrechnung erfolgt für einen klar definierten Zeitraum, meist ein Kalenderjahr. Die Abrechnungsperiode muss für alle Nutzer:innen eines Gebäudes identisch sein, um eine faire Verteilung der Kosten zu gewährleisten.
3. Ermittlung des Verbrauchs: Der individuelle Heizenergieverbrauch wird durch Messgeräte wie Wärmemengenzähler, Heizkostenverteiler oder Warmwasserzähler erfasst. Diese Werte bilden die Grundlage für die Berechnung der verbrauchsabhängigen Heizkosten.
4. Berechnung der Gesamtkosten: Nach Erfassung der Verbrauchsdaten werden die Gesamtkosten des Gebäudes berechnet und anschließend nach einem festgelegten Schlüssel (z. B. 70 % Verbrauchskosten, 30 % Grundkosten) aufgeteilt.
5. Erstellung der Abrechnung für jede Wohneinheit: Jede Wohneinheit erhält eine detaillierte Abrechnung, die die Gesamtkosten, den individuellen Verbrauch, den Verteilschlüssel und die berechneten Heizkosten enthält. Zusätzlich müssen Guthaben oder Nachzahlungen klar aufgeführt sein.

Wer erstellt die Heizkostenabrechnung?

Die Heizkostenabrechnung wird zumeist durch externe Messdienstleister, die betreuende Hausverwaltung oder (gerade bei kleineren Mehrfamilienhäusern) durch die Vermieter:in direkt erstellt.

Die größten Messdienstleister in Deutschland sind:

• KALO
• Techem
• Ista
• Brunata
• Minol

Gerade bei Messdienstleistern gibt es große Unterschiede in den Kosten für die Erstellung der Abrechnungen.

Heizkostenverteilung

Die Verteilung der Heizkosten erfolgt nach einem festgelegten Schlüssel, der die Kosten gerecht zwischen allen Nutzer:innen eines Gebäudes aufteilt. Dabei werden die Kosten in Grundkosten und Verbrauchskosten unterteilt.

Grundkosten

Die Grundkosten umfassen feste Ausgaben, die unabhängig vom individuellen Verbrauch entstehen. Dazu zählen beispielsweise:

• Wartung und Betriebsbereitstellung der Heizungsanlage
• Kosten für den Betrieb von Heizungsanlagen (z. B. Pumpenstrom)
• Energieverluste der Heizungsanlage

Diese Kosten werden nach einem festgelegten Maßstab (Verteilerschlüssel – z. B. Wohnfläche oder beheizte Quadratmeter) auf alle Mieter:innen oder Nutzer:innen umgelegt.

Verbrauchskosten

Die Verbrauchskosten basieren auf dem tatsächlichen Energieverbrauch der einzelnen Wohneinheiten. Dieser wird mithilfe von Messgeräten ermittelt und macht in der Regel mindestens 50 % der Heizkosten aus. So wird ein direktes Kostenbewusstsein geschaffen und energiesparendes Verhalten gefördert.

Umlagefähige Heizkosten

Nicht alle Heizkosten dürfen auf die Mieter:innen umgelegt werden. Umlagefähig sind nur solche Kosten, die direkt mit dem Betrieb der Heizungsanlage oder der Wärmeerzeugung zusammenhängen. Dazu zählen:

• Brennstoffkosten: Kosten für Öl, Gas, Fernwärme oder andere Energieträger.
• Wartungskosten: Regelmäßige Inspektionen und kleinere Wartungsarbeiten an der Heizungsanlage.
• Abgasmessungen: Gesetzlich vorgeschriebene Prüfungen der Abgase von Heizkesseln.
• Betriebskosten der Heizungsanlage: Stromkosten für Heizungspumpen oder Steuerungseinrichtungen.
• Kosten für Verbrauchserfassung: Miete oder Wartung der Zähler und Heizkostenverteiler.

Nicht umlagefähig:

• Reparaturkosten
• Modernisierungsmaßnahmen
• oder die Anschaffung neuer Heizgeräte

sind keine umlagefähigen Kosten und dürfen nicht in der Heizkostenabrechnung abgerechnet werden.

Heizkostenumlage auf Mieter:innen

Wie werden die Heizkosten berechnet, verteilt und abgerechnet? Und welche Rechte haben die Mietenden dabei?

Heizkosten für Mietwohnung berechnen

Die Berechnung der Heizkosten für eine Mietwohnung erfolgt im Rahmen von zwei Schritten: der Verbrauchserfassung und der Kostenverteilung.

1. Verbrauchserfassung: Mithilfe von Heizkostenverteilern, Wärmemengenzählern oder Warmwasserzählern wird der individuelle Verbrauch der Mietwohnung erfasst. Dies geschieht für jeden Heizkörper oder die gesamte Wohnung, je nach Ausstattung.
2. Kostenverteilung: Die Gesamtkosten des Gebäudes werden gemäß der Heizkostenverordnung (HeizkostenV) aufgeteilt. Dabei erfolgt die Verteilung meist zu 70 % nach Verbrauch und 30 % als Grundkosten, die auf die Wohnfläche oder den Anteil an der beheizten Fläche umgelegt werden. Diese Aufteilung schafft einen Anreiz, den Energieverbrauch zu senken.

Beispiel: Wenn die Heizkosten eines Gebäudes 10.000 € betragen und eine Mietwohnung 10 % des Gesamtverbrauchs hat, beträgt der Anteil an den Verbrauchskosten 700 €. Die Grundkosten werden anteilig auf die Wohnfläche berechnet.

Höhe der Heizkostenabrechnung

Die Höhe der Heizkosten hängt von diesen Faktoren ab:

• Art der Heizung: Heizkosten variieren stark, je nach Energieträger. Gasheizungen sind oft günstiger als Ölheizungen oder Fernwärme.
• Energiepreise: Steigende Preise für Brennstoffe oder Fernwärme können die Heizkosten deutlich erhöhen.
• Energieeffizienz des Gebäudes: Gut isolierte Gebäude verursachen geringere Heizkosten.
• Individuelles Heizverhalten: Bewusstes Heiz- und Lüftungsverhalten wirkt sich positiv auf die Höhe der Abrechnung aus.

Tipp: Ein Vergleich mit dem aktuellen Heizkostenspiegel gibt Orientierung, ob die eigene Abrechnung im normalen Bereich liegt.

Rechte der Mietenden

Mieter:innen haben Rechte, um sicherzustellen, dass die Heizkostenabrechnung korrekt und nachvollziehbar ist. Sie sind befugt, die Originalbelege der Heizkostenabrechnung einzusehen. Dies umfasst Rechnungen für Brennstoffe, Wartung oder Abgasmessungen. Die Abrechnung muss im Folgenden klar und verständlich sein. Unklare Posten oder fehlende Angaben können angefochten werden.

Mieter:innen müssen die Heizkostenabrechnung spätestens 12 Monate nach Ende der Abrechnungsperiode erhalten. Verspätete Abrechnungen können zurückgewiesen werden, sofern die Verzögerung nicht durch außergewöhnliche Umstände begründet ist. Überzahlungen müssen innerhalb von 30 Tagen nach Zugang der Abrechnung erstattet werden.

Widerspruch gegen Heizkostenabrechnung

Bei Unstimmigkeiten in der Heizkostenabrechnung können Mieter:innen Widerspruch einlegen. Dabei gelten folgende Schritte:

Frist beachten:

Der Widerspruch sollte innerhalb von 12 Monaten nach Zugang der Abrechnung erfolgen. Nach Ablauf dieser Frist sind Einwendungen ausgeschlossen.

Begründung:

Der Widerspruch muss schriftlich und begründet erfolgen. Häufige Gründe sind:

• Fehlerhafte Verteilung der Kosten.
• Unstimmigkeiten bei Verbrauchs- oder Flächenangaben.
• Falsche oder unvollständige Rechnungen.

Unterstützung suchen:

Mieter:innen können sich beim Mieterbund oder einer Verbraucherzentrale beraten lassen. In strittigen Fällen ist eine rechtliche Prüfung sinnvoll.

Abrechnung bei Mieterwechseln

Bei einem Mieterwechsel während der Abrechnungsperiode gelten besondere Regelungen:

• Aufteilung der Kosten: Die Heizkosten werden zwischen den ausziehenden und einziehenden Mieter:innen zeitanteilig aufgeteilt. Grundlage hierfür ist die Dauer der jeweiligen Mietverhältnisse in der Abrechnungsperiode.
• Erfassung des Verbrauchs: Zum Zeitpunkt des Mieterwechsels sollten Zählerstände (Heizung und Warmwasser) abgelesen werden, um den Verbrauch genau zuzuordnen. Fehlt diese Ablesung, wird der Verbrauch anhand des Zeitanteils geschätzt.
• Kaution und Nachzahlungen: Ausziehende Mieter:innen haften für Nachzahlungen bis zum Zeitpunkt des Mieterwechsels. Guthaben oder Rückerstattungen müssen ebenfalls zeitanteilig berechnet und ausgezahlt werden.
• Verantwortung des Vermieters: Vermieter:innen sind verpflichtet, die Abrechnung so zu gestalten, dass sie beide Mietparteien fair und korrekt berücksichtigt. Fehler oder Versäumnisse können rechtlich angefochten werden.

Heizkostenabrechnung in Zweifamilienhäusern

Die Heizkostenabrechnung in Zweifamilienhäusern unterliegt besonderen Regelungen, die sich von größeren Mehrfamilienhäusern unterscheiden. Diese Abweichungen ergeben sich aus der spezifischen Struktur und Nutzung solcher Gebäude, insbesondere wenn eine der Wohnungen von den Eigentümer:innen selbst bewohnt wird.

Sonderregelungen bei Eigennutzung

Wenn die Eigentümer:innen eine der beiden Wohnungen selbst nutzen, sind sie nicht verpflichtet, eine formale Heizkostenabrechnung nach der Heizkostenverordnung zu erstellen. Stattdessen können die Heizkosten pauschal oder nach einer individuellen Vereinbarung mit den Mieter:innen abgerechnet werden. Dabei gilt:

• Eine pauschale Abrechnung muss im Mietvertrag klar geregelt sein.
• Alternativ kann eine prozentuale Verteilung der Gesamtkosten erfolgen, beispielsweise nach Wohnfläche oder Heizkörperanzahl.

Abrechnung bei rein vermieteten Zweifamilienhäusern

Wenn beide Wohnungen in einem Zweifamilienhaus vermietet sind, gelten die üblichen Vorgaben der Heizkostenverordnung (HeizkostenV). Die Heizkosten müssen in diesem Fall nach Verbrauch abgerechnet werden, sofern das Gebäude mit geeigneten Messgeräten ausgestattet ist. Die Abrechnung umfasst:

• Verbrauchsabhängige Kosten: Diese werden durch Zähler erfasst und individuell den Mietparteien zugeordnet.
• Verbrauchsunabhängige Kosten: Fixkosten wie Wartung und Betrieb der Heizungsanlage werden anteilig verteilt.

Technische und wirtschaftliche Aspekte

In Zweifamilienhäusern wird häufig eine gemeinsame Heizungsanlage genutzt. In solchen Fällen sollte darauf geachtet werden, dass:

• Messgeräte für jede Wohnung vorhanden sind, um eine verbrauchsgenaue Abrechnung zu ermöglichen.
• Der Betrieb der Heizungsanlage effizient gestaltet wird, da unnötige Energieverluste bei kleineren Anlagen erheblich ins Gewicht fallen.

Falls keine Messgeräte installiert sind, kann die Heizkostenverteilung alternativ nach der Wohnfläche erfolgen. Dies ist jedoch nur zulässig, wenn keine technische Möglichkeit zur Verbrauchserfassung besteht.

Rechte und Pflichten der Mieter:innen

Auch in Zweifamilienhäusern haben Mieter:innen das Recht, die Abrechnung zu überprüfen. Sie können auch hier:

• Einblick in Belege und Rechnungen verlangen, die den Heizkosten zugrunde liegen.
• Nachvollziehbarkeit und Transparenz bei der Verteilung der Kosten fordern.
• Unstimmigkeiten durch Widerspruch geltend machen, sofern die Abrechnung fehlerhaft erscheint.

Besonderheiten bei einem Mieterwechsel

Da in Zweifamilienhäusern häufig keine separate Abrechnung für jeden Wohnbereich erfolgt, ist die Verteilung der Heizkosten bei einem Mieterwechsel besonders sensibel. Eine Ablesung der Zählerstände zum Zeitpunkt des Auszugs ist essenziell, um die Kosten korrekt aufzuteilen und Streitigkeiten zu vermeiden.

Häufige Fehler in der Heizkostenabrechnung

Fehler bei der Erstellung der Heizkostenabrechnung sind keine Seltenheit. Sie können zu rechtlichen Streitigkeiten, Zahlungsverweigerungen oder finanziellen Verlusten führen und das Vertrauen zwischen Vermieter:innen und Mieter:innen belasten.

Häufigste Fehler:

• Falsche Erfassung der Wohnfläche: Fehlerhafte Angaben zu Quadratmetern oder falsche Berücksichtigung von Nebenflächen wie Balkonen.
• Fehlende Verbrauchserfassung: Keine Messgeräte installiert oder defekte Zähler führen zu fehlerhaften Verbrauchsdaten.
• Umlage nicht zulässiger Kosten: Einbeziehung von Reparatur- oder Verwaltungskosten, die laut Gesetz nicht umlagefähig sind.
• Fehler bei der Warmwasserabrechnung: Keine getrennte Ausweisung der Warmwasserkosten oder fehlerhafte Verbrauchserfassung.
• Fristversäumnis: Abrechnung nicht innerhalb der vorgeschriebenen 12 Monate nach Ende der Abrechnungsperiode erstellt.
• Unklare oder unvollständige Abrechnung: Fehlende Aufschlüsselung der Kosten, ungenaue Angaben zu Umlageschlüsseln oder fehlende Transparenz.
• Schätzungen ohne rechtliche Grundlage: Verbrauchswerte werden geschätzt, obwohl dies nicht zulässig oder korrekt dokumentiert ist.
• Fehlerhafte Verbrauchsverteilung: Ungenaue oder falsche Verteilung der Kosten aufgrund fehlerhafter Zählerstände oder uneinheitlicher Abrechnungszeiträume.
• Abrechnungsfehler bei Mieterwechseln: Nicht dokumentierte Zählerstände oder fehlerhafte Aufteilung der Kosten zwischen alten und neuen Mieter:innen.
• Nichtbeachtung aktueller gesetzlicher Vorgaben: Anwendung veralteter Regelungen oder Ignorieren neuer Vorgaben, z. B. die Aufteilung in 50 % Verbrauchs- und 50 % Grundkosten.

Ermittlung der Heiznebenkosten nicht möglich

In einigen Fällen können die Heiznebenkosten nicht oder nur unzureichend ermittelt werden. Dies tritt häufig auf, wenn:

• Keine Messgeräte installiert sind: Ohne Verbrauchszähler kann keine verbrauchsgenaue Abrechnung erfolgen. In solchen Fällen dürfen die Heizkosten nur pauschal nach Wohnfläche oder Heizkörperanzahl verteilt werden. Dies entspricht jedoch nicht den Vorgaben der Heizkostenverordnung und sollte vermieden werden.
• Technische Defekte: Defekte Zähler oder fehlerhafte Ablesungen führen dazu, dass der Verbrauch nicht korrekt erfasst werden kann. Hier ist eine Reparatur oder der Austausch der Geräte erforderlich.
• Unvollständige Abrechnungsunterlagen: Fehlen Rechnungen für Brennstoffe oder Wartung, ist eine vollständige Abrechnung nicht möglich. Vermieter:innen sind verpflichtet, alle relevanten Belege aufzubewahren und den Mieter:innen zugänglich zu machen.
• Fehlerhafte Verbrauchsverteilung: Eine unsachgemäße Aufteilung der Kosten, beispielsweise durch falsche Angaben zur Wohnfläche, führt zu ungenauen Abrechnungen. Dies kann rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.

Verbrauchsschätzung

Sollten die Messgeräte zur Erfassung von Heiz- & Warmwasserverbrauch ausfallen, so muss der Verbrauch geschätzt werden. Auch wenn die Messungen nicht ordnungsgemäß erfolgt ist, sieht § 9a Abs. 1 der Heizkostenverordnung eine Schätzung des Verbrauches vor.

Grundsätzlich lassen sich dabei drei Schätzverfahren anwenden:

• Vergleich mit historischen Daten des entsprechenden Zeitraumes
• Vergleich mit ähnlichen Räumlichkeiten im gleichen Zeitraum
• Schätzung des durchschnittlichen Verbrauches

Welches Verfahren anzusetzen ist, ist nicht festgeschrieben und kann je nach Situation angepasst werden.

Rechtliche Grundlagen der Heizkostenverordnung

Die Heizkostenverordnung bildet die rechtliche Grundlage für die Abrechnung von Heiz- und Warmwasserkosten in Deutschland. Sie legt fest, dass diese Kosten gerecht und verbrauchsabhängig auf die Bewohner:innen eines Gebäudes verteilt werden müssen. Ziel ist es, durch Transparenz und Verbrauchserfassung ein kostenbewusstes Heizverhalten zu fördern. Mindestens 50 % der Heizkosten müssen nach dem individuellen Verbrauch abgerechnet werden, wobei der verbrauchsabhängige Anteil auf 70 % erhöht werden kann, sofern dies im Mietvertrag geregelt ist.

Vermieter:innen sind verpflichtet, Messgeräte wie Heizkostenverteiler oder Wärmemengenzähler zu installieren, um den individuellen Verbrauch zu erfassen. Zusätzlich dürfen nur bestimmte umlagefähige Kosten wie Brennstoffkosten, Wartung der Heizungsanlage oder Abgasmessungen in die Abrechnung aufgenommen werden. Reparatur- oder Modernisierungskosten sind hingegen nicht umlagefähig.

Die Heizkostenabrechnung muss spätestens 12 Monate nach Ende der Abrechnungsperiode erstellt werden. Wird diese Frist nicht eingehalten, können Mieter:innen Nachforderungen ablehnen, es sei denn, die Verzögerung liegt außerhalb der Kontrolle der Vermieter:innen. Mieter:innen haben zudem das Recht, die Belege der Abrechnung einzusehen, Unstimmigkeiten zu klären und gegebenenfalls Widerspruch einzulegen. Bei Verstößen gegen die Heizkostenverordnung dürfen Mieter:innen ihre Zahlungen um 15 % der Heizkosten mindern.

Fazit

Die Heizkostenabrechnung ist im Rahmen der Nebenkostenabrechnung Bestandteil des Mietverhältnisses und dient dazu, Heiz- und Warmwasserkosten gerecht auf die Bewohner:innen eines Gebäudes zu verteilen. Sie basiert auf klaren gesetzlichen Vorgaben der Heizkostenverordnung und schafft durch eine verbrauchsabhängige Abrechnung Transparenz und Kostenbewusstsein.

Fehler in der Abrechnung können jedoch schnell zu Konflikten führen, weshalb Sorgfalt und Genauigkeit bei der Erstellung unerlässlich sind. Für Mieter:innen ist es wichtig, ihre Rechte zu kennen, beispielsweise bei der Einsicht in Belege oder beim Einlegen eines Widerspruchs. Mit einer gut durchdachten und fehlerfreien Heizkostenabrechnung profitieren alle Beteiligten – Vermieter:innen durch Rechtssicherheit und Mieter:innen durch Nachvollziehbarkeit und Fairness.

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