Facility Management: Brauche ich das?

Inhaltsübersicht

Facility Management ist eine breitgefächerte Disziplin, die sich auf die technische Bewirtschaftung von Gebäuden, Anlagen, Grundstücken und Räumlichkeiten konzentriert. Damit sind z.B. Dienstleistungen sowie Instrumente gemeint, die u.a. für die Sicherheit, Funktionalität und Nachhaltigkeit der jeweiligen Immobilien oder Grundstücke sorgen.

Eine Vielzahl von Aufgaben, wie die Instandhaltung, das Energiecontrolling und das Inventarmanagement, sind Teil des Facility Managements. Das Ziel ist es, umfassenden Schäden und Mängel am Gebäude im Voraus zu verhindern und so die Kosten für Sanierungen und Instandhaltungen kleinzuhalten, gleichzeitig aber den Gebäudewert zu erhalten oder langfristig steigern zu können.

In diesem Beitrag befassen wir uns eingehend mit dem Thema Facility Management, einschließlich seiner Aufgaben, Nutzen, Vorteile und Nachteile. Wir werden auch die vier Hauptbereiche des Facility Managements – Infrastrukturmanagement, Haustechnikmanagement, kaufmännisches Management und Reinigungsmanagement – genauer betrachten und erklären, wie sie ineinander greifen.

3-Kernlearnings des Facility Managements

  • Die Facility Manager:innen können sicherstellen, dass Gebäude und Anlagen sicher und umweltverträglich sind, was das Ansehen und die Sicherheit des Unternehmens verbessert und gleichzeitig hohen Sanierungskosten vorbeugt.
  • Facility Management kann die Kunden:innen- oder Partner:innenbindung erhöhen, indem auch die Kund:innen und Partner:innen des Unternehmens mit der Umgebung zufrieden sind und sich wohlfühlen – und so auch bei dem Unternehmen bleiben.
  • Sie erhalten Hilfe in folgenden Bereichen:
    • Betrieb von Gebäuden und Anlagen
    • Instandhaltung
    • Verbesserung der physischen Arbeitsumgebung
    • Senkung der Bewirtschaftungs- und Betriebskosten
    • Werterhaltung der Gebäude und Anlagen

Was ist Facility Management?

Mit dem Begriff Facility Management wird die technische Betreuung, Reinigung und Kleinstreparatur von Gebäuden, Anlagen und Räumlichkeiten bezeichnet. Es umfasst eine breite Palette von Aufgaben und Dienstleistungen, die darauf abzielen, die Immobilie oder den Gewerbepark (der Auftraggeber:in) zu optimieren und gleichzeitig die Kosten zu minimieren.

Die Komplexität und Herausforderungen im Facility Management erfordern eine ganzheitliche und strategische Herangehensweise. Die Betreuung der Anlagen und Gebäude ist dabei professionell und ressourcenorientiert.

Ziel des Facility Managements ist es, sicherzustellen, dass Gebäude und Anlagen effektiv und effizient betrieben werden, um eine optimale Arbeits- und Lebensumgebung für die Nutzer:innen zu schaffen. Es geht dabei nicht nur darum, Gebäude und Anlagen zu warten und instand zu halten, sondern auch, die Leistung zu verbessern und die Nutzung von Ressourcen zu optimieren nachhaltige Immobilienbewirtschaftung.

Dies soll dazu führen, dass die Auftraggeber:innen des Facility Managements ihre Immobilie bestmöglich nutzen können und der Wert der Immobilie erhalten oder gar gesteigert wird.

Facility Management ist somit auch ein wichtiger Faktor für die Wettbewerbsfähigkeit und den langfristigen Erfolg eines Unternehmens. Hierbei profitieren auch die Eigentümergemeinschaften, da besonders die großen Eigentümergemeinschaften wartungsintensiv sind. Ein professionelles Facility Management entlastet diese immens und der Werterhalt ist garantiert.

Was gehört zu den Aufgaben des Facility Managements?

Die Aufgaben des Facility Managements sind vielfältig und umfassen alle Aspekte des Gebäudemanagements. Dazu gehören unter anderem:

  • Durchführung und Überwachung von kleineren Instandhaltungsarbeiten: Das Facility Management stellt sicher, dass Gebäude und Anlagen in gutem Zustand gehalten werden. Dazu gehören die Durchführung von Instandhaltungsarbeiten, wie kleinen Reparaturen und Wartungsarbeiten. Aber auch die Unterstützung bei umfassenden Maßnahmen in enger Abstimmung mit der Hausverwaltung.
  • Überwachung der Energie- und Wasserverbrauchskosten: Facility Management-Expert:innen überwachen den Energie- und Wasserverbrauch, um sicherzustellen, dass Gebäude und Anlagen effizient betrieben werden. Hierbei sollte besonders Wert auf das digitale Erfassen der Verbrauchswerte gelegt werden. Diese Daten helfen der Hausverwaltung vor allem bei der Vertragsoptimierung bzw. kaufmännischen Hausverwaltungs-Aufgaben
  • Sicherheits- und Umweltmanagement: Ein wesentlicher Bestandteil des Facility Managements besteht darin, die Sicherheit von Gebäuden und Anlagen zu gewährleisten und gleichzeitig umweltschädliche Auswirkungen zu minimieren. Dies beinhaltet verschiedene Aufgaben wie die regelmäßige Überwachung der Sicherheitssysteme sowie die Implementierung effektiver Umweltschutzmaßnahmen.
  • Reinigung und Wartung der Räumlichkeiten: Das Facility Management stellt sicher, dass die Räumlichkeiten sauber und gepflegt sind. Dazu gehören Aufgaben wie die Reinigung von Büros, Treppenhäuser, Wohnungen und Sanitäranlagen. Die Reinigungsleistungen eines umfassenden Facility Management-Unternehmens enden jedoch nicht an der Haus-/Wohnungstür, sondern erstrecken sich auch auf die Außenanlagen.
  • Optimierung von Arbeitsabläufen und Raumausnutzung: Das Facility Management stellt sicher, dass die Arbeitsabläufe und die Raumausnutzung optimiert sind. Dazu gehören Aufgaben wie die Umgestaltung von Räumlichkeiten oder die Anpassung von Arbeitsabläufen.
  • Verwaltung von Bau- und Renovierungsprojekten: Das Facility Management überwacht und begleitet Bau- und Renovierungsprojekte. Dazu gehören Aufgaben wie die Planung von Bauprojekten und die Überwachung von Baufirmen. Hierbei ist eine enge Beziehung zwischen Hausverwaltung und Facility Management nötig. So sollte beispielsweise bei der Planung von Modernisierungsmaßnahmen der Baudienstleister:innen in enger Zusammenarbeit mit der Facility Manager:in beim Planen, Begleiten und Abnehmen der Maßnahmen dabei sein.
  • Pflege und Reinigung der Grünflächen bzw. Gartenarbeit: Da es sich beim Facility Management nicht nur in die Gebäude an sich, sondern auch die Anlagen außen herum handelt, sind Facility Manager:innen genau so hierfür zuständig. Das Aussehen und der Eindruck eines Gebäudes werden von seiner Umgebung unterstrichen. Daher ist es wichtig, dass die Grünflächen gepflegt sind, die Parkplätze geräumt und die Wege sauber sind – denn das trägt zu einem positiven Gesamtbild bei. Die nachhaltige Pflege und Reinigung von Außenanlagen ist dabei ein wichtiger Punkt.

Ist ein Facility Manager auch gleichzeitig Hausmeister?

Die Aufgaben einer Facility Manager:in überschneiden sich zwar zum Teil mit denen einer Hausmeister:in, erfordern jedoch mehr Können und umfassen einen deutlich höheren Umfang bzw. Aufgabenbereich. Facility Manager:in ist ein eigener Berufszweig mit genormter Berufsbezeichnung.

Eine Hausmeister:in ist für kleinere Aufgaben vor Ort zuständig, wie beispielsweise kleinere Reparaturen, Wartung, Kontrolle oder Gehwegreinigung. Im Grunde sorgt dieser also für Sauberkeit und Ordnung. Arbeitende in diesem Beruf besitzen in der Regel eine handwerkliche Ausbildung und sollten als versierte Handwerker:innen schnell und gekonnt Probleme lösen können. Zudem sollten sie ein Gefühl für Kommunikation mitbringen, falls es zu Kontakt mit den Hausbewohner:innen kommt.

Die Facility Manager:in hingegen kümmert sich um alles drumherum, sodass die Aufgaben der Hausmeister:in als Ergänzung funktionieren. Die Effizienz und Modernisierung der Gebäude oder Grundstücke in wirtschaftlicher, kaufmännischer, ökologischer und energetischer Hinsicht stehen hierbei im Fokus. Sie ist somit für die optimierte Bewirtschaftung und Verwaltung der Anlagen zuständig.

Dennoch kann es je nach Größe oder Anzahl der zu betreuenden Objekte vorkommen, dass Facility Manager:innen auch hausmeisterliche Aufgaben übernehmen. Meist haben diese keine spezielle handwerkliche Ausbildung, sind jedoch durch besuchte Kurse fähig, kleinere Wartungs- und Reparaturaufgaben zu übernehmen.

Facility Management vs. Property Management

Unter Property Management ist die Verwaltung bzw. das Management von Immobilien zu verstehen. Der Begriff kann mit Hausverwaltung oder Objektmanagement gleichgestellt werden.

Im Gegensatz zum Facility Management gehören direkte Verwaltungsaufgaben zum Bereich des Property Managements, wie beispielsweise das Aufsetzen und Abschließen von Mietverträgen, die Betreuung und Auswahl der Mieter:innen, Überprüfung von Maßnahmen zur Instandhaltung des Objekts, das Erstellen von Nebenkostenabrechnungen oder die Sicherstellung der Einhaltung von Wartungsintervallen und die ordnungsgemäße Buchführung über sämtliche Geldflüsse, wie beispielsweise bei der WEG-Verwaltung. Zudem ist es für den Kontakt mit Mietern oder Behörden zuständig.

Mehr zu den Aufgaben der Immobilienverwaltung finden Sie in unserem Ratgeber: Was macht eine Hausverwaltung?

Der Fokus des Facility Managements liegt auf der Funktion des Gebäudes, wobei es vor allem um die Erhaltung und Herstellung der Funktionen und die einwandfreie Nutzung geht.

Vor- und Nachteile des Facility Managements

Vorteile:

Ein Vorteil des Facility Managements ist die Optimierung der Arbeits- und Wohnumgebung. Je nachdem, was der Zweck des jeweiligen Gebäudes ist, sollen sich Nutzer:innen, Anwohner:innen oder auch Besitzer:innen wohlfühlen und Besucher:innen einen positiven Eindruck behalten.

Durch regelmäßiges Facility Management können die Betriebskosten gesenkt werden. Das liegt u.a. daran, dass die regelmäßige Durchführung von Instandhaltungsarbeiten langfristigen Schäden und Probleme vorbeugt, sodass hohe Reparaturkosten vermieden werden können.

Die regelmäßige Instandhaltung, Aufwertung und Pflege eines Gebäudes, kann durch dies dadurch entstehende angenehme Atmosphäre die Arbeitsproduktivität und Mitarbeiter:innenbindung erhöhen. Dies gilt auch für Bewohner:innen und Mieter:innen. Eine zufriedenstellend Umgebung sorgt für weniger Beschwerden.

Dies gilt auch für das allgemeine Ansehen des Unternehmens, das dadurch verbessert werden kann. Durch sicher und umweltverträglich Gebäude und Anlagen, kann sich das Unternehmen einen guten Namen verschaffen und als Vorbild agieren

Nachteile:

Neben einigen Vorteilen bringt das Facility Management auch ein paar weitere Aspekte mit sich. So fallen zusätzliche Kosten für das Facility Management-Team oder die Beauftragung einer Dienstleister:in an, wenn gewissen Arbeiten nötig sind.

Beim Durchführung der Arbeit kann es zudem zu Konflikten mit anderen Abteilungen oder andere Wohnungseigentümer:innen kommen, die ihre Zuständigkeitsbereiche überschneiden. Dies lässt sich jedoch in der Regel schnell klären.

Ein weiterer Konfliktpunkt sind die möglichen Einschränkungen bei der Gestaltung und Nutzung der Räumlichkeiten durch das Facility Management. Hier können Unternehmen oder Hauseigentümer:innen bzw. Hausverwaltung ggf. nicht allzu viel selbst bestimmen und müssen die Entscheidung dem Management überlassen.

Was kann Facility Management für Sie tun?

Das Facility Management ist ein umfassender Ansatz zur Bewirtschaftung von Gebäuden, Anlagen und Räumlichkeiten. Es umfasst eine Vielzahl von Aufgaben, die sich auf den Betrieb, die Instandhaltung und die Verbesserung der Arbeitsumgebung beziehen.

Für Unternehmen kann Facility Management eine große Rolle bei der Optimierung von der Reduzierung von Instandhaltungskosten für Betriebsgebäuden und Ausfallzeiten aufgrund von Wartungsmängeln spielen. Eine professioneller Dienstleister, wie Vistava, kann Unternehmen dabei unterstützen, eine optimale Arbeitsumgebung zu schaffen und die physische Infrastruktur effizienter zu gestalten.

Doch Facility Management bringt nicht nur Vorteile für Unternehmen mit sich. Auch Wohnungseigentümergemeinschaften (WEGs) und Vermieter:innen profitieren davon. Durch die regelmäßige Wartung und Instandhaltung der Gebäude besteht Garantie auf Sauberkeit und Ordnung und die Wirkung der Immobilien nach außen verbessert sich. Eine gepflegte Immobilie sorgt für mehr Komfort, Sorgenfreiheit, Routine, Prestige und steigert so auch die Lebensqualität und Zuverlässigkeit.

Ein weiterer wichtiger Faktor ist die Unterstützung des Lebenszyklus eines Gebäudes durch Facility Management.

Dieser Zyklus setzt sich in der Regel aus sechs Phasen zusammen und fängt mit der Projektidee an. Die nächsten Schritte beschreiben den Bau, den darauffolgenden Bezug, die Sanierung oder den Abriss der Immobilie. Der Zyklus kann daraufhin mit einem neuen Projekt wieder von vorne anfangen.

Durch Facility Management können einzelne Schritte verbessert werden, sodass sich die Lebensdauer der Immobilie verlängert und das Objekt länger genutzt werden kann.

Wie kann ein gutes Facility Management bei der nachhaltigen Immobilienbewirtschaftung helfen?

Die Instandhaltung von Gebäuden und Anlagen sollte nicht nur effektiv und professionell sein – sie sollte auch einen nachhaltigen Effekt haben und vorausschauend sein. Um dies zu erzielen, sollte der Ansatz des Facility Managements auf Vorhersagen möglicher Probleme und Analyse von Daten basieren. So kann zielgerichtet gearbeitet werden und Probleme bereits vor ihrer Entstehung verhindert werden.

Hierbei können z.B. Sensoren, moderne Technologien oder Sensoren genutzt werden, um so Daten zu erfassen, kontinuierlich zu analysieren und so Störungen vorhergesagt und verhindert werden.

Ein solch “vorausschauendes” Managements bringt einige Vorteile mit sich:

  • Optimierte Wartungsprozesse: Ressourcen können besser eingesetzt und Prozesse ökonomischer gestaltet werden.
  • Eine längere Lebensdauer: die Anlage kann zielgerichteter und rechtzeitig gewartet werden und die Leistungsfähigkeit wird erhalten.
  • Reduzierung der Kosten: Wartungsarbeiten werden nur dann vorgenommen, wenn sie wirklich nötig sind.
  • Weniger Ausfallzeiten: Probleme können frühzeitig erkannt und behoben werden, wodurch unnötige Ausfallzeiten vermieden werden können.

Vistava Immobilien Service – Unser Partner für Facility Management

Als Hausverwaltung arbeiten wir eng mit dem Facility Management Unternehmen Vistava Immobilien Service GmbH aus Köln zusammen.

Zu den Leistungen von Vistava gehören unter anderem die Überwachung und Durchführung von kleinen Instandhaltungsarbeiten, die Optimierung der Raumausnutzung, die Überwachung des Energie- und Wasserverbrauchs sowie das Vertragsmanagement mit Lieferant:innen und Dienstleister:innen.

Zudem ist die Vistava als Reinigungsunternehmen für Privatwohnungen und Gewerbeobjekte mit seinem Team auch für die umfassende Reinigung von Innenräumen und Außenanlagen bestens aufgestellt.

Mit Vistava als Partner können Unternehmen sicher sein, dass ihre physische Infrastruktur in guten Händen ist und sie sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren können.

Von ihrem Sitz in Köln betreut der Facility Management-Dienstleister Liegenschaften in Köln, Düsseldorf und Wuppertal, sowie in dessen direkten Umkreisen.

Kontaktieren Sie Vistava noch heute, um herauszufinden, wie sie Ihnen bei der Optimierung Ihrer Arbeitsumgebung helfen können!

Auf zu einer besseren Arbeitsumgebung: https://vistava.de/

FAQ – Facility Management – Fragen und Antworten

Was sind die Aufgaben einer Facility Manager:in?

Facility Manager:innen sind für die Gebäudebewirtschaftung und das Gebäudemanagement zuständig. Sie kümmern sich um die Sicherheit, die Funktionen und die Infrastruktur einer Anlage oder eines Gebäudes und gewährleisten, dass Gebäude und Anlagen sicher und umweltverträglich sind, was das Ansehen und die Sicherheit des Unternehmens verbessert.

Ist eine Facility Manager:in eine Hausmeister:in?

Die Aufgaben der Facility Manager:in können sich teilweise mit denen einer Hausmeister:in überschneiden, es handelt sich jedoch um verschiedene Tätigkeiten. Das Aufgabenspektrum der Facility Manager:in erfordert deutlich mehr Können und umfasst einen höheren Umfang an Tätigkeiten und Aufgaben. Facility Manager:in ist ein eigener Berufszweig mit genormter Berufsbezeichnung.

Warum ist Facility Management wichtig?

Das Facility Management umfasst eine Vielzahl von Aufgaben, die sich auf den Betrieb, die Instandhaltung und die Verbesserung der physischen Arbeitsumgebung beziehen. Dies spielt für Unternehmen eine große Rolle bei der Optimierung von Arbeitsabläufen und der Reduzierung von Betriebskosten. Dadurch kann eine optimale Arbeitsumgebung geschaffen und die physische Infrastruktur effizienter gestaltet werden.

Was gehört alles zum Facility Management?

Zum Facility Management gehören die Überwachung der Energie- und Wasserverbrauchskosten, das Sicherheit- und Umweltmanagement, die Planung und Überwachung von Instandhaltungsarbeiten, die Reinigung und Wartung der Räumlichkeiten, die Optimierung von Arbeitsabläufen und der Raumnutzung, die Verwaltung von Bau- und Renovierungsprojekten sowie das Vertragsmanagement mit Lieferant:innen und Dienstleister:innen.

Der Weg zum Facility Manager

Aufgrund der Komplexität der Aufgaben wird Facility Management mittlerweile als eigenständiger Studiengang an Hochschulen angeboten. Dieser kann sowohl im Bachelor als auch im Master studiert werden, z.B. in Anschluss an ein vorheriges Studium. Das Studium kann von bereits Berufstätigen oder auch berufsbegleitend absolviert werden, falls diese bereits im technischen Betrieb arbeiten oder mit dem Management von Gebäuden beschäftigt sind.

Für den Erhalt des Bachelorabschlusses, müssen in der Regel sechs Semester studiert werden, für den Masterabschluss vier Semester. Die Module sind vielfältig und setzten sich neben Lehrveranstaltungen rund um das Facility Management, wie z.B. Einführung in das Facility Management, aus unterschiedlichen Richtungen zusammen. Hierzu gehören u.a. auch eine Einführung in die Informatik, technische Gebäudeausrüstung, grafische Datenverarbeitung, Energieeffizienz von Gebäuden oder Immobilienwirtschaft und Immobilienrecht.

Hinweis: Unsere Beiträge und Inhalte stellen keine rechtliche Beratung dar und ersetzen keine Rechtsberatung durch entsprechende Fachanwälte. Sollten konkrete rechtliche Probleme bestehen empfehlen wir immer die Beratung durch einen fachkundigen Anwalt.

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Felix Ritschel
Felix Ritschel

Felix Ritschel ist ein erfahrener Experte im Bereich der Immobilienwirtschaft und Growth Manager der Erste Hausverwaltung GmbH. Durch seine Erfahrung in verschiedenen Bereichen der Immobilienbrachen bringt Felix fundiertes Wissen und praktische Erfahrungen ein.

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Felix Ritschel ist ein erfahrener Experte im Bereich der Immobilienwirtschaft und Growth Manager der Erste Hausverwaltung GmbH. Durch seine Erfahrung in verschiedenen Bereichen der Immobilienbranche bringt Felix fundiertes Wissen und praktische Erfahrungen ein.

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