Auch aus der Immobilienwirtschaft ist das Thema Digitalisierung nicht mehr wegzudenken. Gefördert durch die Corona-Pandemie und das damit verbundene Social-Distancing, sind auch „Digitale Eigentümerversammlungen“ längst Alltag geworden. Wie diese ablaufen und was bei der Durchführung zu beachten ist, erfahren Sie im folgenden Beitrag.
- Die Digitalisierung in der Immobilienwirtschaft hat zu einem Anstieg von „Digitalen Eigentümerversammlungen“ geführt, insbesondere durch die Corona-Pandemie. Diese Versammlungen ermöglichen es Miteigentümern, sowohl physisch als auch digital teilzunehmen, wobei die hybride Form durch die WEG-Reform 2020 unterstützt wird.
- Die Durchführung solcher Versammlungen erfordert eine sorgfältige Vorbereitung, einschließlich der Auswahl geeigneter Videokonferenztools, der Sicherstellung des Datenschutzes und der Berücksichtigung rechtlicher Anforderungen. Trotz technischer Herausforderungen bieten sie viele Vorteile, darunter Flexibilität, Kosteneffizienz und verbesserte Kommunikation.
- Hybride Eigentümerversammlungen kombinieren physische und digitale Teilnahme, wobei sowohl technische als auch rechtliche Aspekte berücksichtigt werden müssen, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.
- Rein digitale Versammlungen sind nach aktuellen Recht nicht möglich. Die Bundesregierung arbeitet hier gerade an einer entsprechenden Gesetzesänderung.
Die Eigentümerversammlung als Entscheidungsgremium
In jeder WEG stellt die ETV (kurz für Eigentümerversammlungen) das zentrale Beschlussorgan der Gemeinschaft dar. Dazu finden sich alle Miteigentümer:innen mindestens einmal pro Jahr zusammen, um Wirtschaftspläne, Modernisierungen, Baumaßnahmen oder Änderungen der Hausordnung zu beschließen.
In der Regel lädt die WEG-Verwaltung zu diesen Versammlungen ein und führt durch die Versammlung. Nur, wenn keine Verwaltung bestellt ist oder sich diese weigert, eine reguläre oder auch außerordentliche Versammlung abzuhalten, übernimmt die Vorsitzende des Beirates die Leitung.
Aller Einzelheiten zur Einladung, dem Ablauf und der Protokollierung, lesen Sie in unserem umfassenden Ratgeber Eigentümerversammlung.
Früher analog, heute hybrid
Was vor ein paar Jahren noch undenkbar war, ist heute weitverbreitet: Die digitale Eigentümerversammlung. Nicht mehr zwangsläufig müssen die Eigentümer:innen sich physisch zusammenfinden, um eine Eigentümerversammlung abzuhalten.
Durch die WEG-Reform aus 2020 sind inzwischen auch hybride Eigentümerversammlungen möglich (§ 23 Abs. 1 WEG). Rein digitale Versammlungen sind jedoch weiter nicht möglich. Im WEG heißt es:
“[…] Die Wohnungseigentümer können beschließen, dass Wohnungseigentümer an der Versammlung auch ohne Anwesenheit an deren Ort teilnehmen und sämtliche oder einzelne ihrer Rechte ganz oder teilweise im Wege elektronischer Kommunikation ausüben können.”
Auch wenn alle Eigentümer:innen nur noch digital an den Versammlungen teilnehmen wollen, muss die Versammlungsleitung trotzdem einen Raum bereitstellen, falls sich einzelne Gemeinschaftsmitglieder doch vor Ort informieren lassen wollen.
Hybride Eigentümerversammlungen
Von einer hybriden Versammlung ist die Rede, wenn neben dem physischen Versammlungsort und der Teilnahme in Präsenz, auch die digitale Teilnahme via Videokonferenz ermöglicht wird.
Ob eine hybride Eigentümerversammlung von der WEG-Verwaltung angeboten wird, hängt von deren Innovationspotenzial und deren Stand der Digitalisierung ab.
Voraussetzung für die hybride Eigentümerversammlung
Voraussetzung, dass Miteigentümer:innen digital an einer Versammlung teilnehmen können, ist, dass im Vorfeld diese Option durch einfachen Mehrheitsbeschluss der Eigentümer:innen ermöglicht wird.
Im Rahmen dieses Beschlusses muss sich ebenfalls auf ein gemeinsames Videokonferenztool geeinigt werden. Neben der Nutzung von Tools wie MS-Teams oder Zoom, gibt es auch spezielle „digitale Eigentümerversammlung-Tools“, wie das Tool „Vulcavo“.
Bei allen Tools ist durch die Verwaltung sicherzustellen, dass nur berechtigte Miteigentümer:innen an der Versammlung teilnehmen können.
Einige größere Hausverwaltungen, wie die Erste Hausverwaltung, haben zudem eigene Tools im Einsatz, mit denen die Abstimmungen direkt über Handy oder Laptop erfolgen können. Hierdurch wird das Zählen der Stimmen, besonders bei Abstimmungen nach Miteigentumsanteilen, erleichtert und die Effizienz der Versammlungen optimiert.
Bei einer virtuellen Teilnahme ist auch zu klären, welche Rechte die virtuell Teilnehmenden im Rahmen von Diskussionen, Abstimmungen und Äußerungen haben. In der Regel sollte hier keine Unterscheidung zwischen physisch anwesenden und virtuellen Teilnehmer:innen gemacht werden, sofern dies technisch möglich ist. Hier sind im Rahmen der Beschlussfassung die möglichen Kanäle der Teilnahme zu benennen.
Ebenfalls der Abstimmung bedarf die Frage, ob der Verlauf der ETV unterbrochen werden soll, wenn bei einer der Miteigentümer:innen die Internetverbindung oder der Laptop / das Handy ausfällt. Einigt sich die Gemeinschaft darauf, dass in einem solchen Fall die Versammlung fortgesetzt wird, sollte dies unbedingt in den Beschluss aufgenommen werden. Hierdurch entspricht eine hybride Versammlung auch dann den Grundsätzen einer ordnungsmäßigen Verwaltung, wenn eine Miteigentümer:in aufgrund technischer Fehler nicht weiter teilnehmen kann.
Dies bestätigt auch das Amtsgericht München und führt weiter aus, dass die Verwaltung auch die Wahl des Videokonferenztools für die Versammlung eigenständig durchführen kann (Az.: 1292 C 19128/21 WEG).
Auch bei einer digitalen Versammlung bedarf es einer schriftlichen Einladung zu der Versammlung. Dies bedeutet jedoch keineswegs, dass die Einleitung in Papierform zugestellt werden muss. Auch die Einladung per Mail, Kurznachricht (SMS oder WhatsApp) oder über das Kundenportal der Verwaltung ist prinzipiell ausreichend. Wichtig ist, dass die Einladung mindestens drei Wochen vor dem Termin der Versammlung im Zugriffsbereich (Mail-Postfach, Kundenportal oder auf dem Handy der Miteigentümer:in) zugeht.
Teil der Einladung sollte hier auch immer die Nennung des Videokommunikationstools (ggf. inkl. Anleitung zur Installation und dem Beitritt zur Versammlung) sein.
Weitere rechtliche Anforderungen
Neben den grundsätzlichen Voraussetzungen für die Durchführung von hybriden Gemeinschaftsversammlungen gibt es auch weitere juristische Voraussetzungen. Dazu hören:
- Kein Online-Zwang: Miteigentümer:innen müssen frei entscheiden können, ob sie online teilnehmen wollen oder doch vor Ort sein zu wollen. Daher muss es immer die Option einer physischen Teilnahme geben.
- Eigentümer:innen müssen ihr Stimmrecht persönlich ausüben oder per Vollmacht an andere Mitglieder der Gemeinschaft oder die Verwaltung übertragen.
Online-Abstimmung
Der Kern einer jeden Versammlung ist das Fassen von Beschlüssen über Wirtschaftspläne, Modernisierungen oder andere Baumaßnahmen. Hier muss die Verwaltung gewährleisten, dass geheime oder auch offene Abstimmungen möglich sind und die Übertragung der Informationen gesichert und bei Bedarf anonym stattfinden kann.
Hierbei steht primär das Thema Datenschutz im Mittelpunkt. Informationen über Eigentümer:innen und deren Abstimmungsverhalten stellen sensibles und schützenswertes Wissen da, so muss dieses vor dem Zugriff von Dritten geschützt werden.
Hier helfen professionelle Abstimmungstools bei größerer Verwaltungen weiter.
Ablauf einer hybriden Versammlung
Grundsätzlich gibt es keinen signifikanten Unterschied im Ablauf von hybriden oder Präsenzversammlungen. Lediglich die Sicherstellung der Zugangsbeschränkung unterscheidet sich hier.
Die Versammlung einer WEG ist keine öffentliche Veranstaltung, hier werden interne Themen der Gemeinschaft besprochen, sodass der Zutritt und Zugang für Dritte verhindert werden muss. Damit nur „berechtigte“ Personen (Vertreter:innen mit entsprechender Vollmacht) und Miteigentümer:innen teilnehmen, hat die Vorsitzende die Teilnehmer:innen entsprechend zu überprüfen und ggf. erst nach Prüfung eintreten lassen.
Zur Klarheit für alle anderen Miteigentümer:innen sollten die Teilnehmenden unter ihren echten Klarnamen an der Videokonferenz teilnehmen.
Herausforderungen einer hybriden Versammlung
Vorweg: Nicht immer laufen Versammlungen so ab, wie sich die Verwaltung oder die Gemeinschaftsmitglieder sich das wünschen würden. Zusätzliche Technik, die Internetverbindungen von Miteigentümer:innen und Verwaltung, Software-Produkte dritter Anbieter:innen und Fehler in der Benutzung sorgen häufig für Herausforderungen.
Mangelnde Vorbereitung
Auch Verwaltungen können Mist bauen! – Nicht jede Verwaltung ist bei dem Thema Digitalisierung gleich gut aufgestellt. Einige Verwaltungen tun sich schwer mit der Weiterentwicklung und technischen Neuerungen. Gerade in eher konservativen Betrieben wird das Thema häufig links liegen gelassen und die Verwaltungen sind entsprechend schlecht vorbereitet oder die Mitarbeiter:innen wenig bis gar nicht geschult.
Besonders innovative Hausverwaltungen sind hier im Vorteil. Hier ist das Thema Digitalisierung Teil der Unternehmens-DNA. So haben diese Verwaltungsbetriebe zumeist auch ein Konzept für digitale Versammlungen und entsprechende Schulungen für ihre Mitarbeiter:innen erstellt und führen diese regelmäßig durch.
Nutzerprobleme
Nicht immer ist die Technik selbst schuld, in vielen Fällen sind Bedienfehler der Software durch die Nutzer:innen Grund für Probleme. Diese können nicht nur Seiten der Verwalter:innen, sondern auch auf der Eigentümer-Seite auftreten.
Besonders hier ist eine gute Vorbereitung wichtig. Dazu zählt, sich bereits am Vortag mit dem Videokonferenztool zu beschäftigen und eine stabile Internetleitung vorzuhalten. Hier empfiehlt sich immer die Nutzung einer LAN-Verbindung, dass WLAN-Verbindungen zum Teil instabil werden können.
Grundlegend für die Problemlosigkeit bei Videokonferenzen ist, wie digital affine die Miteigentümer:innen sind. Besteht eine Gemeinschaft großteils aus jungen Eigentümer:innen der Generation (Digital-Natives) oder mit vielen Parteien, die beruflich mit IT zu tun haben, wird die Versammlung wahrscheinlich deutlich problemloser ablaufen. Zumindest im Vergleich mit Gemeinschaften mit primäre, älteren oder wenig PC affinen Miteigentümer:innen.
Regeln während der Versammlung
Auch das Verhalten der Eigentümer:innen während der Versammlung ist entscheidend für den reibungslosen Ablauf. Im Vorfeld sollten die Versammlungsleitungen auf grundsätzliche Verhaltensweisen während des Events verweisen. Hierzu gehören in der Regel:
- Stummschalten, während man nicht redet: Ob Geräusche aus dem Hintergrund, Rückkoppelungen oder Ähnliches, solange nicht selbst gesprochen wird, ist es wichtig sein eigenes Mikro stumm zuschalten.
- Zwischenfragen: Eine Versammlung dient immer der gegenseitigen Aussprache. Daher sind Zwischenfragen zumeist erwünscht. Zwischenfragen sind dabei jedoch nicht zu verwechseln mit Zwischenrufen. Die allermeisten Videokonferenztools bieten eine Funktion, um sich zu melden oder eine Frage zu stellen. Im Anschluss kann die Versammlungsleitung das Wort an die jeweiligen Miteigentümer:innen geben. Hierzu ist es jedoch alternativlos, die virtuellen Teilnehmer:innen im Auge zu behalten. Alternativ können Fragen während eines Vortrages über den Chat gestellt werden und dann im Anschluss gesammelt beantwortet werden.
Vorteile einer Digitale Eigentümerversammlung
Besonders für Eigentümer:innen, die aus beruflichen, gesundheitlichen und logistischen Gründen (wie bei einer langen Anreise) normalerweise nicht an einer Gemeinschaftsversammlung teilnehmen können, ist die digitale Version eine gute Alternative.
Lange Anreiseprozesse, gesundheitliche Risiken oder Ansteckungsrisiken im Rahmen einer Pandemie lassen sich so vermeiden. Besonders die gesparten Reisen, von Eigentümer:innen, die ihre Wohnung nicht selbst nutzen, leisten zudem einen Beitrag für den Klimaschutz und schonen zudem den Geldbeutel der Miteigentümer:in.
Zudem lassen sich durch das digitale Zusammensitzen Informationen direkt digital vorstellen, teilen und Belege im Zweifel auch einfach vorgezeigt werden. So trägt dieses Format auch zur einfacheren Kommunikation zwischen Verwaltung und Gemeinschaft bei, wenn es richtig genutzt wird.
Des Weiteren ist aufseiten des Gesetzgebers gewünscht, durch die Online-Teilnahme auch die Teilnehmerquote bei den Versammlungen zu stärken. Durch die Reform des WEG-Rechts ist eine Versammlung immer beschlussfähig. Das bedeutet, auch wenn nicht alle Miteigentümer:innen teilnehmen können, können wichtige Beschlüsse für alle Gemeinschaftsmitglieder getroffen werden. Dies führt im Zweifel jedoch zu Spannungen in der Gemeinschaft, wenn andere, die nicht teilnehmen konnten, mit der Entscheidung nicht einverstanden sind.
Kosten einer digitalen Eigentümerversammlung
Auch eine hybride oder digitale Versammlung verursacht Kosten. Wie zuvor aufgezeigt, muss auch bei der hybriden Durchführung ein entsprechender Konferenz- bzw. Veranstaltungsraum bereitgestellt oder angemietet werden.
Zudem muss eine entsprechende – die gesetzlichen Anforderungen und insbesondere die DSGVO einhaltenden Software – angeschafft oder gebucht werden. Auch diese kostet Geld, entweder im Abonnement oder in der Programmierung. Gleiches gilt auch, für die benötigte Hardware, die sowohl für die anwesenden Eigentümer:innen als auch die digital teilnehmenden Miteigentümer:innen, ein perfektes Bild und verständlichen Ton bereitstellen sollte, vorgehalten oder angeschafft werden muss.
Natürlich dürfen und sollten diese Kosten für Erstanschaffungen nicht direkt durch die Verwaltung auf die Gemeinschaft umgelegt werden. Jedoch können Kosten für direkt zurechenbare Lizenzen oder die Raummiete für den Versammlungsraum und eventuell zusätzlich gemietetes Equipment für besonders große Veranstaltungen durchaus auf die Gemeinschaft übertragen werden.
Analog zur physischen Versammlung erfordert für die Vorbereitung, die Einladung, Durchführung und Protokollierung der Versammlung in erster Linie Zeit. Für eine Versammlung ist neben der zuständigen Objektverwalter:in auch die betreuende Buchhaltung und (besonders bei großen Gemeinschaften) eine zusätzliche Sachbearbeiter:in im Einsatz.
Je nach Umfang der Versammlung, Anzahl der Tagesordnungspunkte und Gesprächsbedarf der Eigentümer:innen kann sich eine Versammlung über mehrere Stunden hinziehen.
Zukünftig voll-digital?
Noch können Versammlungen nur hybrid durchgeführt werden. Dies soll sich jedoch zukünftig ändern. Die Bundesregierung hat im September 2023 einen Gesetzentwurf vorgelegt, der die reine Online-Versammlung ermöglichen soll.
So soll der § 23 Abs. 1 Satz 2 WEG erweitert werden und Verwaltungen bzw. Gemeinschaften das Wahlrecht zwischen Präsenzveranstaltungen, hybriden oder rein virtuellen Veranstaltungen gegeben werden.
Dazu sollen die sogenannten „Beschlusskompetenzen“, sprich die Themen, die Gemeinschaften wie Beschluss einleiten und umsetzen können, erweitert werden. Für einen Zeitraum von maximal 3 Jahren sollen Gemeinschaften beschließen können, dass sie entweder Präsenz, hybride oder digitale Versammlungen abhalten wollen. Diese müssen mit einer Präsenz-Veranstaltung vergleichbar sein.
Fazit
Die Digitalisierung hat die Immobilienwirtschaft maßgeblich beeinflusst, insbesondere im Kontext von Eigentümerversammlungen. Getrieben durch die Corona-Pandemie und die damit einhergehenden sozialen Distanzierungsmaßnahmen sind digitale und hybride Eigentümerversammlungen zur Norm geworden. Diese Versammlungen bieten sowohl physische als auch digitale Teilnahmemöglichkeiten, wobei die hybride Form durch die WEG-Reform 2020 unterstützt wird.
Die Vorteile solcher Versammlungen sind vielfältig: Sie bieten Flexibilität, Kosteneffizienz und verbesserte Kommunikation. Dennoch erfordern sie eine sorgfältige Vorbereitung, insbesondere in Bezug auf die Auswahl geeigneter Videokonferenztools, den Datenschutz und rechtliche Anforderungen. Es ist auch wichtig zu beachten, dass reine digitale Versammlungen derzeit rechtlich nicht zulässig sind, obwohl die Bundesregierung an einer Gesetzesänderung arbeitet.
Die Eigentümerversammlung ist das zentrale Beschlussorgan jeder WEG, in dem wichtige Entscheidungen wie Wirtschaftspläne, Modernisierungen und Änderungen der Hausordnung getroffen werden. Die Digitalisierung hat den Ablauf dieser Versammlungen verändert, wobei hybride Modelle, die physische und digitale Teilnahme kombinieren, immer beliebter werden.
Trotz der vielen Vorteile gibt es auch Herausforderungen, insbesondere in Bezug auf technische Probleme, mangelnde Vorbereitung und Nutzerfehler. Eine gute Vorbereitung, Schulung und klare Kommunikation sind daher entscheidend für den Erfolg digitaler Versammlungen.
Abschließend lässt sich sagen, dass digitale Eigentümerversammlungen eine innovative und effiziente Lösung für die moderne Immobilienwirtschaft darstellen. Sie bieten sowohl für Verwaltungen als auch für Miteigentümer erhebliche Vorteile, erfordern jedoch auch eine sorgfältige Planung und Umsetzung.
FAQ digitale Eigentümerversammlung
Was sind digitale Eigentümerversammlungen?
Digitale Eigentümerversammlungen sind ein modernes Format, das es Miteigentümern ermöglicht, sowohl physisch als auch digital an Versammlungen teilzunehmen. Dieses Konzept wurde durch die Corona-Pandemie und die damit verbundenen Social-Distancing-Maßnahmen verstärkt und durch die WEG-Reform 2020 unterstützt.
Wie werden digitale Eigentümerversammlungen durchgeführt?
Die Durchführung solcher Versammlungen erfordert eine sorgfältige Vorbereitung, einschließlich der Auswahl geeigneter Videokonferenztools, der Sicherstellung des Datenschutzes und der Berücksichtigung rechtlicher Anforderungen. Es ist wichtig, dass nur berechtigte Miteigentümer an der Versammlung teilnehmen können.
Was sind hybride Eigentümerversammlungen?
Hybride Eigentümerversammlungen kombinieren physische und digitale Teilnahme. Dies bedeutet, dass einige Miteigentümer physisch anwesend sind, während andere über Videokonferenztools teilnehmen. Die WEG-Reform 2020 hat solche Versammlungen ermöglicht.
Sind rein digitale Versammlungen erlaubt?
Nein, rein digitale Versammlungen sind nach aktuellem Recht nicht möglich. Es muss immer die Option einer physischen Teilnahme geben. Die Bundesregierung arbeitet jedoch an einer entsprechenden Gesetzesänderung.
