Die Vollmacht für die Eigentümerversammlung ist etwas, das in der Regel jede Eigentümer:in irgendwann einmal erteilt bzw. in Erwägung zieht eine zu erteilen. Aber wofür sind Vollmachten konkret da?
Die Teilnahme an einer Eigentümerversammlung ist aus rechtlicher Sicht zwar nicht Pflicht, aber empfehlenswert, da hier wichtige Entscheidungen getroffen werden. Wenn nun eine Eigentümer:in, zum Beispiel aufgrund von Krankheit, an einer Versammlung nicht teilnehmen kann, möchte sie natürlich dennoch ihre Interessen dort vertreten haben. In einem solchen Fall kann sie eine Vollmacht an eine Vertretung erteilen. Diese bevollmächtigte Person kann anschließend an der Versammlung teilnehmen und für die Eigentümer:in, sofern nicht anders festgelegt, auch abstimmen.
Bei der Vollmacht gibt es jedoch einige Punkte, die beachtet werden müssen, damit diese auch gültig ist. Welche das sind und was sonst rund um das Thema Vollmacht bei einer Eigentümerversammlung relevant ist, erfahren Sie im Folgenden.
- Eine Vollmacht erlaubt es einer Person, stellvertretend für eine andere zu handeln. Bei einer Eigentümerversammlung können Eigentümer:innen eine Vollmacht an eine von ihr ausgewählten Person erteilen.
- Sollte es gemäß der Gemeinschaftsordnung keine Einschränkungen geben, wer bevollmächtigt werden darf, können Eigentümer:innen frei über ihre Vertretung entscheiden. Ratsam ist es jedoch, sich von jemandem vertreten zu lassen, mit dem ein Vertrauensverhältnis besteht.
- Um sich rechtlich abzusichern und damit die Vollmacht gültig ist, müssen Eigentümer:innen ein Vollmachtdokument aufsetzen. In einem solchen Dokument sind die Namen der Eigentümer:in und der Bevollmächtigten, Name der Wohneigentümergesellschaft und der Adresse, die Vollmachtdauer und ggf. Weisungen zur Stimmabgabe enthalten sein.
Definition und Zweck der Vollmacht für Eigentümerversammlungen
Eine Vollmacht erlaubt es einer Person stellvertretend für eine andere zu handeln. Bei einer Eigentümerversammlung kann eine Eigentümer:in eine Vollmacht an eine von ihr ausgewählten Person ausstellen. Bei der Erteilung der Vollmacht sollte der Umfang dieser festgelegt werden. Das bedeutet: Darf die Vertretung für die Eigentümer:in abstimmen und wenn ja, wie soll sie bei welchen Punkten abstimmen.
Mit dieser Vollmacht kann die Bevollmächtigte dann im Namen der Eigentümer:in an der Versammlung teilnehmen und dort ggf. bei Entscheidungen mit abstimmen. Die Vollmacht dient dazu, dass Eigentümer:innen auch bei gezwungener Abwesenheit ihre Stimme geltend machen können.
Was sind Eigentümerversammlungen?
Jede Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) hat einmal im Jahr eine sogenannte Eigentümerversammlung (ETV) abzuhalten (§ 24 Abs. 1 WEG). Im Rahmen dieser beraten, diskutieren und beschließen die Eigentümer:innen per Abstimmung und Beschluss. Auf dieser Basis wird das Gemeinschaftseigentum betreut, Erhaltungsmaßnahmen festgelegt, modernisiert und bewirtschaftet.
Zu den wichtigsten Tagesordnungspunkten (TOP) einer ETV gehören:
- Bestellung der WEG-Verwaltung
- Abberufung & Kündigung des bestehenden Verwaltervertrages
- Diskussion und Beschluss von technischen oder kaufmännischen Verwaltungsmaßnahmen, wie Sanierungen, Instandhaltungen, Vertragswechseln oder Baumaßnahmen
- Beschluss über Jahresabrechnungen (Hausgeldabrechnungen)
- Beschluss von Sonderumlagen für Instandhaltungs- oder Sanierungsmaßnahmen
- Beschluss über den Wirtschaftsplan für das Folgejahr
- Entlastung der Verwaltung
- Erst-/Neu-/ Wiederwahl des Beirates
Auf der ETV diskutieren und entscheiden die stimmberechtigten Eigentümer:innen über alle Vorgänge, die das Gemeinschaftseigentum betreffen.
Geregelt werden unter anderem die Vergabe von Erhaltungs-, Modernisierungsmaßnahmen, aber auch die Finanzierungen dieser Maßnahmen durch die Gemeinschaft und z. B. Änderungen der Hausordnung.
Für Eigentümer:innen ist es daher durchaus wichtig, bei Versammlungen anwesend zu sein. Falls es doch zu dem Fall kommt, dass Eigentümer:innen gezwungenermaßen abwesend sind, kann eine Vollmacht aushelfen.
Die Vollmacht
Bevor eine Vollmacht erteilt wird, stellen sich Eigentümer:innen oft viele Fragen:
Was muss bei einer Vollmacht für eine Eigentümerversammlung beachtet werden? Kann eine beliebige Person als Bevollmächtigte ausgewählt werden? Wie muss eine Vollmacht erteilt werden?
Sämtliche Fragen werden unten stehend beantwortet.
Inhalt der Vollmacht für die ETV
Der Inhalt einer Vollmachturkunde hängt unter anderem davon ab, wie die Eigentümer:in den Vertretungsumfang definieren möchte. Vor einer Eigentümerversammlung erhalten alle Eigentümer:innen von der Verwaltung die Tagesordnungspunkte der Versammlung. Die Eigentümer:in kann sich also vorher überlegen, welche Interessen sie in welchen Punkten wie vertreten haben möchte.
Bevor die Eigentümer:in die Vollmacht formuliert, sollte sie sich daher mit der Tagesordnung auseinandersetzen, entscheiden, wie sie in bestimmten Fällen abstimmen will. Basierend darauf, kann die Eigentümer:in als Nächstes eine Vollmacht aufsetzen und die Stimmabgaben in der Urkunde festhalten.
In einer Vollmacht sollte stets
- Name der Eigentümer:in und der Bevollmächtigten,
- Name der Wohneigentümergesellschaft und der Adresse und
- Dauer der Vollmacht bzw. Ort, Datum und Uhrzeit für die Eigentümerversammlung, für die die Vollmacht gilt
enthalten sein.
Sollte die Eigentümer:in festlegen wollen, wie die Bevollmächtigte abzustimmen hat, muss dies in der Vollmacht ausdrücklich mit aufgenommen werden. Die Eigentümer:in kann jedoch auch entscheiden, dass die Bevollmächtigten selbst über die Abstimmung entscheiden kann.
Voraussetzung ist immer, dass die bevollmächtigte Person im Interesse der Eigentümer:in handelt.
Wenn die Eigentümer:in mit der Stimmabgabe ihrer Bevollmächtigte nicht einverstanden ist, bleibt die Stimmabgabe trotzdem gültig. Die Eigentümer:in müsste für eine Anfechtung beweisen können, dass gegen ihr bestes Interesse gehandelt wurde. In einem solchen Fall haftet dann ggf. die bevollmächtigte Person gegenüber der Eigentümer:in.
Deswegen empfiehlt es sich als Eigentümer:in das Außenverhältnis zu beschränken. Das bedeutet, dass schriftlich festgelegt wird, was die Vertretung machen darf bzw. nicht machen darf. Das beinhaltet:
- Stimmrechtsvollmacht
- Angaben zur Stimmabgabe bzgl. Tagesordnungspunkten
- Berechtigung Anträge zu stellen und/oder Widerspruch einzulegen
Form der Vollmacht
Bei der Form einer Vollmacht gibt es einige rechtliche Vorschriften, die für ihre Gültigkeit beachtet werden müssen. § 25 Abs. 3 WEG gibt vor, dass eine Stimmrechtsvollmacht mindestens in Textform (z.B. eine E-Mail ohne Unterschrift) gegeben werden muss.
Die Textform wird benötigt, um die Vertretungsvollmacht für die Eigentümerversammlung der Verwalter:in vorlegen zu können und so alle Fragen bzgl. des Umfangs der Vertretung zu klären.
Wenn sich eine Eigentümer:in absichern möchte, bietet sich jedoch die Schriftform (Dokument mit persönlicher Unterschrift und Namensangaben) an.
Wem kann eine Vollmacht erteilt werden?
Eigentümerversammlungen genießen den Grundsatz der Nicht-Öffentlichkeit. Das bedeutet, dass Versammlungen nicht öffentlich zugänglich sind. Meist sind in der Gemeinschaftsordnung daher Einschränkungen festgelegt, wer Eigentümer:innen vertreten darf. Oftmals sind für eine Vertretung folgende Personen berechtigt:
- Miteigentümer:innen
- Verwalter:in
- Personen aus dem Verwaltungsbeirats
- Ehepartner:innen
- Verwandte gerader Linie
Sollte es keine Einschränkungen geben, können Eigentümer:innen frei entscheiden, wen sie bevollmächtigen möchten. Ratsam ist es jedoch, sich von jemandem vertreten zu lassen, mit der ein Vertrauensverhältnis besteht, da es in den Versammlungen um wichtige und teils auch monetär bedeutsame Entscheidungen geht.
Unterschied zur Verwaltervollmacht
Oft haben Eigentümer:innen schon einmal den Begriff „Verwaltervollmacht“ gehört. Die Verwaltervollmacht ist differenziert zu der Vollmacht für Eigentümerversammlungen zu sehen. Denn die Verwaltervollmacht ist eine Vollmacht, die von der WEG gegenüber ihrer Hausverwaltung ausgesprochen wird. Bei dieser Vollmacht wird es der Verwalter:in ermöglicht, Handlungen im Namen der WEG vorzunehmen. Darunter fallen Dinge, wie die Beauftragung von Handwerkern.
Mustervorlage einer Vollmacht für eine Eigentümerversammlung
Name und Adresse der WEG:
Vollmacht zur Eigentümerversammlung am:
Sehr geehrte Damen & Herren,
ich bevollmächtige:
Auf der Eigentümerversammlung am xx.xx.xxxx meine Interessen zu vertreten, insbesondere das Stimmrecht auszuüben.
Folgende Weisungen sind hierbei zu beachten:
Zu TOP …
Ort, Datum Unterschrift
Die Untervollmacht
Bei der Untervollmacht kann die bevollmächtigte Person eine weitere Vollmacht an eine dritte Person erteilen. Das hört sich zunächst umständlich an, aber ein Grund für eine solche Untervollmacht kann vorliegen, wenn die bevollmächtigte Person kurzfristig erkrankt. Sie kann in einem solchen Fall einer dritten Person eine Vollmacht übertragen, damit diese an der Eigentümerversammlung teilnehmen kann.
Jegliche Regelungen darüber, wem eine Vollmacht erteilt werden darf, greift bei einer Untervollmacht genauso wie bei der normalen Vollmacht.
Sprich, die eventuellen Einschränkungen der Gemeinschaftsordnung gelten auch hier. Wenn in der Original-Vollmacht eine Untervollmacht jedoch untersagt wird, ist die Erteilung einer solchen in jedem Fall nichtig.
Wann können Vollmachten abgelehnt werden?
Vor dem Beginn einer Versammlung muss die bevollmächtigte Person bzw. die Eigentümer:in, die Verwalter:in bzw. die Versammlungsleiter:in über die Vollmacht informieren und entsprechende Dokumente vorlegen. Die Verwalter:in bzw. Versammlungsleiter:in ist verpflichtet, die Vollmacht zu überprüfen und entsprechend zu dokumentieren. Sollte es sich um eine Dauervollmacht handeln, muss diese so auch kommuniziert bzw. schriftlich festgehalten werden, damit sie von der Verwalter:in aufgenommen werden kann.
Sollte die Vollmachterteilung nicht nachgewiesen werden können oder die Person laut Gemeinschaftsordnung nicht berechtigt sein, bevollmächtigt zu werden, muss die Verwalter:in die Teilnahme der “bevollmächtigten” Person verweigern.
Virtuelle Teilnahme an der ETV
Seit der WEG Reform 2020 können Eigentümer:innen nun auch virtuell an Eigentümerversammlungen teilnehmen. Das ist insofern interessant, als Eigentümer:innen somit auch teilnehmen können, wenn sie nicht vor Ort sind. Damit entfällt hier die Notwendigkeit der Ausstellung einer Vollmacht für die Eigentümerversammlung.
Bei der Ermöglichung einer virtuellen Teilnahme handelt sich dann um sogenannte hybride Eigentümerversammlungen (§ 23 Abs. 1 WEG). Rein digitale Versammlungen sind jedoch weiter nicht möglich. Im WEG heißt es:
“[…] Die Wohnungseigentümer können beschließen, dass Wohnungseigentümer an der Versammlung auch ohne Anwesenheit an deren Ort teilnehmen und sämtliche oder einzelne ihrer Rechte ganz oder teilweise im Wege elektronischer Kommunikation ausüben können.”
Auch wenn alle Eigentümer:innen nur noch digital an den Versammlungen teilnehmen wollen, muss die Versammlungsleitung trotzdem einen Raum bereitstellen, falls sich einzelne Gemeinschaftsmitglieder doch vor Ort informieren lassen wollen.
Ebenfalls muss vor Abhalten einer digitalen Eigentümerversammlung die Möglichkeit der hybriden / digitalen Teilnahme im Rahmen eines Beschlusses mit in die Gemeinschaftsordnung aufgenommen werden.
Fazit: Vollmacht für die Eigentümerversammlung
Bei der Erteilung einer Vollmacht, gibt es wichtige Punkte, die Eigentümer:innen unbedingt beachten sollten. Zunächst ist es generell immer ratsam, eine Vollmacht in Schriftform zu erteilen. Im Dokument sollte festgelegt werden, welche Weisungsbefugnisse die Vertretung hat und vor allem auch, wie lange die Vollmacht gilt. Damit sichert sich die Eigentümer:in rechtlich ab.
Außerdem ist zu beachten, welche Einschränkungen für eine Vollmacht in der Gemeinschaftsordnung der WEG bestimmt wurden: In der Regel muss die bevollmächtigte Person entweder die Verwalter:in, eine Miteigentümer:in, aus dem Verwaltungsbeirat, Ehepartner:in oder Verwandte aus gerader Linie sein.
