Die Abberufung der Hausverwaltung ist ein wichtiger Bestandteil beim Wechsel der Hausverwaltung für Wohnungseigentümergemeinschaften (WEGs). Mit einer Abberufung wird die WEG-Verwalter:in durch einen Beschluss der Eigentümergemeinschaft von ihren Aufgaben entbunden. Die Abberufung ist ein separater Vorgang zur Kündigung der Hausverwaltung.
Was genau der Unterschied zwischen Abberufung und Kündigung einer Hausverwaltung ist, wie bei einer Abberufung vorgegangen und worauf geachtet werden muss, wird in diesem Ratgeber erläutert.
- Die Abberufung einer Verwalter:in wird per Beschluss innerhalb einer (außerordentlichen) Eigentümerversammlung oder per Umlaufbeschluss entschieden.
- Seit dem Inkrafttreten des Wohnungseigentumsmodernisierungsgesetzes können Eigentümer:innen ohne Angabe von Gründen eine WEG-Verwaltung abberufen (§ 26 Abs. 3 Satz 1 WEG). Der Verwaltervertrag läuft dann jedoch noch bis zu 6 Monate weiter.
- Vor der Abberufung einer Verwaltung sollten sich Eigentümer:innen im Idealfall bereits für eine neue Hausverwaltung oder zur WEG-Selbstverwaltung entschieden haben.
Grundlagen der Abberufung einer Hausverwaltung
Die Abberufung einer Verwalter:in muss in einer Eigentümerversammlung per Mehrheitsbeschluss beschlossen werden. Alternativ kann der Beschluss auch im Umlaufverfahren (Umlaufbeschluss) gefasst werden. Dabei müssen jedoch alle Eigentümer:innen zustimmen. Einen Grund für die Abberufung braucht es seit Inkrafttreten des Wohnungseigentumsmodernisierungsgesetzes nicht mehr (§ 26 Abs. 3 Satz 1 WEG).
Die Abberufung einer Hausverwaltung ist zu unterscheiden von der Kündigung einer Hausverwaltung. Nach einer Abberufung endet der Verwaltervertrag automatisch nach spätestens sechs Monaten, auch wenn keine Kündigung ausgesprochen wurde. Sollte eine Kündigung laut des Verwaltervertrages aber auch früher möglich sein, kann das Vertragsverhältnis mit einer separaten Kündigung bereits vorher beendet werden.
Die Abberufung einer Verwalter:in bedeutet, dass die Verwaltung ihre Aufgaben nicht mehr nachkommen darf/muss. Es ist also wichtig, dass die Eigentümer:innen im gleichen Zuge eine neue Verwaltung bestellen oder sich selbst verwalten (WEG-Selbstverwaltung). Handelt die Verwaltung nach deren Abberufung dennoch eigenständig, tut sie dies ohne Vollmacht und rechtliche Grundlage.
Formalitäten von Kündigung und Abberufung
Bei der Abberufung einer Hausverwaltung müssen bestimmte Schritte befolgt werden. Entweder erfolgt der Beschluss zur Abberufung während einer Eigentümerversammlung oder mit einem Umlaufbeschluss. Dabei gibt es einige grundsätzliche Unterschiede:
- Eine Abberufung per ETV benötigt einen Mehrheitsbeschluss.
- Eine Abberufung per Umlaufbeschluss müssen alle Eigentümer:innen dem Antrag zustimmen.
Einen Grund für die Abberufung einer Verwalter:in braucht es seit der WEG-Reform nicht mehr. Wenn eine WEG also unzufrieden mit ihrer Verwaltung ist, können Eigentümer:innen die Verwalter:in ohne Grund abberufen, müssen die Verwaltung dann jedoch noch bis zu 6 Monate weiter bezahlen.
Der Beschluss zur Abberufung muss stets verkündet und der Verwaltung schriftlich mitgeteilt werden. Eine schriftliche Mitteilung ist auch allein deswegen wichtig, damit im Falle einer gerichtlichen Auseinandersetzung ein Nachweis vorgelegt werden kann.
Abberufung der WEG-Verwaltung
Wenn eine WEG-Verwaltung abberufen wurde, dann endet das Vertragsverhältnis automatisch sechs Monate nach der Abberufung, sofern keine andere Kündigung vorliegt. Mit Verkündung des Abberufungsbeschlusses verliert die Verwaltung sofort jegliche Verwaltungsbefugnisse.
Durch die Abberufung endet aber nicht die vertragliche Beziehung zwischen WEG und Hausverwaltung. Das bedeutet, dass die Hausverwaltung nach wie vor ihr Honorar erhält. Gemäß § 615 Satz 2 BGB gilt jedoch, dass auf das Honorar ersparte Aufwendungen und anderweitiger Verdienst angerechnet werden.
Wenn der Verwaltervertrag befristet ist und damit nicht ordentlich gekündigt werden kann, dann steht der Verwaltung ein gekürztes Verwalterhonorar zu (§ 615 Satz 2 BGB).
Abberufung einer Mietverwaltung
Die Mietverwaltung unterscheidet sich in einigen Aspekten von einer WEG-Verwaltung. Bei der Mietverwaltung werden die Verpflichtungen und Aufgaben der Vermietung von Wohnungen sowie die Mieterkommunikation, Abrechnung u. v. m. an eine Hausverwaltung übergeben.
Mietverwaltungen unterliegen somit nicht dem Wohnungseigentumsgesetz (WEG), daher findet sich ihre Rechtsgrundlage lediglich in dem Verwaltervertrag. Eine Mietverwaltung kann demnach nur ordentlich fristgemäß oder außerordentlich fristlos gekündigt werden. Eine Abberufung einer Mietverwaltung ist nicht notwendig.
Kündigung des Verwaltervertrages
Wenn Eigentümer:innen ihrer Verwalter:in kündigen wollen, müssen sie das Vertragsverhältnis gemäß dem abgeschlossenen Verwaltervertrag kündigen. Das bedeutet, dass die Fristen, wie sie im Verwaltervertrag stehen, eingehalten werden müssen.
Eine häufige Regelung ist zum Beispiel auch, dass die Kündigung des Verwaltervertrages schriftlich erfolgen muss.
Im Normalfall beträgt die Kündigungsfrist von Verwalterverträgen 6 Monate. Ausnahmefall ist hierbei, wenn der WEG-Verwaltervertrag im Rahmen der Wiederwahl der Verwaltung nicht verlängert wird. Sollte die Wiederwahl ausbleiben, endet der Vertrag automatisch zum Ende des Bestellungszeitraums.
Gründe für eine Abberufung: Ordentliche vs. außerordentliche Kündigung
Wie kommt es dazu, dass eine WEG die Hausverwaltung abberufen möchte? Es gibt einige Gründe, die dazu führen können, dass Eigentümer:innen mit einer Verwalter:in nicht mehr zusammenarbeiten möchten. Vor der WEG-Reform 2020 brauchte es zur Abberufung immer einen triftigen Grund.
Das ist heute nicht mehr der Fall und Eigentümer:innen können eine Verwaltung abberufen, wenn sie schlicht unzufrieden mit der Arbeit der Verwalter:in sind. In solchen Fällen wird die Hausverwaltung abberufen und fristgerecht gekündigt.
Sollten schwerwiegende Gründe vorliegen, dann ist auch eine fristlose außerordentliche Kündigung möglich (§ 626 BGB).
Mögliche Gründe einer fristlosen Kündigung:
- Die Verwaltung kommt ihrer Pflichten nicht mehr nach: Ausbleiben der Planung und Durchführung einer ETV, WEG-Unterlagen werden wiederholt nachlässig oder gar nicht geführt, Beschlüsse werden nicht umgesetzt.
- Illegales Verhalten der Verwaltung: WEG-Gelder werden veruntreut, Verwalter:in begeht Straftaten gegenüber Wohungseigentümer:innen, Vorteilsnahme beim Engagieren von Dienstleistungen für die WEG.
- Finanzielle Schwierigkeiten der Hausverwaltung: Die Hausverwaltung geht insolvent.
Ordentliche vs. außerordentliche ETV
Sofern Eigentümer:innen nicht mehr zufrieden mit der Arbeit ihrer Verwaltung sind, können sie die Verwalter:in innerhalb einer ordentlichen Eigentümerversammlung abberufen. Diese muss einmal im Jahr abgehalten werden und dient als zentrales Entscheidungsorgan der Gemeinschaft (§ 24 Abs. 1 WEG).
Sollten Eigentümer:innen beschließen, die Hausverwaltung außerordentlich zu kündigen, ist das Vertrauensverhältnis meist stark geschädigt. Hier ist es im Interesse der Eigentümerschaft, dass die Verwalter:in schnellstmöglich von ihren Verwaltungsbefugnissen enthoben wird. In solchen Fällen wird zumeist eine außerordentliche ETV angesetzt, da nicht bis zur nächsten ordentlichen Eigentümerversammlung gewartet werden kann.
Eine außerordentliche Eigentümerversammlung kann kurzfristig einberufen werden, wenn es Entscheidungen gibt, die dringend getroffen werden müssen. Eine außerordentliche ETV kann durch einen schriftlichen Antrag von mindestens 25% der Miteigentumsanteile einberufen werden. Falls die Verwalter:in sich weigert, zur außerordentlichen ETV einzuladen, kann der Beirat zur Versammlung laden und die ETV ohne die Verwaltung abhalten. Die Einladung zur außerordentlichen ETV muss schriftlich erfolgen und mindestens zwei Wochen vor dem geplanten Termin zugestellt werden.
Achtung: Mindestens drei Wochen vor der notwendigen außerordentlichen Eigentümerversammlung muss der Beschlussantrag / Tagesordnungspunkt zur Abberufung schriftlich und begründet vorgelegt werden, ansonsten werden diese nicht auf die Tagesordnung gesetzt. Führt der Beirat die Versammlung ohne Verwaltung durch (und die bestehende Verwaltung ist nur als “Gast” geladen), ist der Tagesordnungspunkt vom Vorsitzen des Beirats entgegenzunehmen.
Anspruch einzelner Miteigentümer:innen auf Abberufung
Wenn die Mehrheit gegen die Abberufung einer Verwaltung stimmt, können einzelne Eigentümer:innen dennoch versuchen, eine Abberufung gerichtlich durchzusetzen. Das geht aber nur dann, wenn die Zusammenarbeit mit der Verwaltung aus objektiver Sicht nicht vertretbar ist (BGH, Urt. v. 25.02.2022, Az. V ZR 65/21). Dafür muss ein gerichtliches Verfahren eingeleitet werden in Form der Erhebung einer Beschlussersetzungsklage (§ 44 Abs. 1 Satz 2 WEG).
Schritt-für-Schritt: WEG-Verwaltung abberufen und kündigen
Wenn eine Verwaltung abberufen und gekündigt werden soll, müssen folgende Schritte beachtet werden:
- Schritt: Einberufung einer (außerplanmäßigen) ETV oder eines Umlaufverfahrens: Wenn Eigentümer:innen ihre Verwaltung abberufen wollen, wird in den meisten Fällen dafür eine außerordentliche Eigentümerversammlung einberufen. Eigentümer:innen können sich neben der ETV aber auch für einen Umlaufbeschluss entscheiden. Hiermit können Beschlüsse auch ohne Eigentümerversammlung getroffen werden. Ein Beschlussantrag muss durch zumindest eine Wohnungseigentümer:innen erfolgen.
- Schritt: Aufnahme der Beschlusspunkte in die Tagesordnung: Für die Abberufung einer Verwaltung ist es notwendig, dass der Tagesordnungspunkt „Beschluss über Abberufung der Verwaltung“ spätestens drei Wochen vor der Eigentümerversammlung schriftlich und begründet der aktuellen Verwaltung oder dem einladenden Beirat vorgelegt werden. Ansonsten werden diese nicht auf die Tagesordnung gesetzt und somit nicht berücksichtigt. Es darf im Rahmen der ETV grundsätzlich nicht über Themen beschlossen werden, die nicht auf der Tagesordnung stehen.
- Schritt: Mehrheitsbeschluss in der ETV oder einheitlicher Beschluss im Umlaufverfahren zur Abberufung und Kündigung: Um die Verwaltung abzuberufen, muss bei der ETV ein Mehrheitsbeschluss vorliegen. Für einen Umlaufbeschluss müssen alle Eigentümer:innen der Abberufung zustimmen.
- Schritt: Schriftliche Verkündung der Kündigung und Abberufung an die Hausverwaltung: Die Kündigung und Abberufung der Verwaltung muss verkündet und sollte der Hausverwaltung unbedingt schriftlich vorgelegt werden, um sich rechtlich abzusichern. Das bedeutet: Der Beschluss wird protokolliert, in die Beschlusssammlung der Gemeinschaft aufgenommen und die Verwalter:in wird formal über die Abberufung informiert.
Wie funktioniert ein Hausverwalterwechsel?
Nachdem der bestehende Verwaltervertrag gekündigt wurde, muss eine neue Verwalter:in bestellt werden. Meist findet die Abberufung gleichzeitig mit der Bestellung einer neuen Verwaltung statt, kann aber auch je nach Situation auch in unterschiedlichen Eigentümerversammlungen stattfinden. Für die Umsatz des Wechsels zwischen den Verwaltungen müssen die Eigentümer:innen nichts tun, denn die alte Verwaltung hat gegenüber den Eigentümer:innen und der neuen Verwaltung folgende Pflichten:
- Herausgabepflicht der Unterlagen und des Vermögens
- Erstellung offener Jahresabrechnungen
- Informationspflichten gegenüber der neuen Verwalter:in
Fazit – Abberufung WEG-Verwaltung
Die Abberufung einer Hausverwaltung ist immer notwendig, ob die Verwaltung ordentlich (gemäß den Kündigungsbedingungen) oder außerordentlich gewechselt werden soll. Die Abberufung bedeutet, dass die Verwalter:in ihre Aufgaben nicht mehr wahrnehmen darf. In der Regel wird eine Hausverwaltung abberufen, wenn sie ihren Pflichten nicht ordnungsgemäß nachkommt oder das Vertrauen der Eigentümer:innen verloren hat. Wichtig ist, dass Eigentümer:innen vor der Abberufung bereits eine neue Hausverwaltung gefunden oder sich aktiv zur WEG-Selbstverwaltung entschieden haben.
