Außerordentliche Eigentümerversammlung: Wann ist diese erforderlich?

Warum ist eine außerordentliche Eigentümerversammlung notwendig? Miteigentümer:innen einer Immobilie kennen das regelmäßige Treffen der Wohnungseigentümergemeinschaft (kurz WEG) zur Verwaltung und Besprechung gemeinsamer Angelegenheiten: die ordentliche Eigentümerversammlung. Doch manchmal erfordern dringende Themen oder unerwartete Ereignisse eine schnelle Reaktion und das Einberufen einer außerordentlichen Eigentümerversammlung. Aber was genau ist das, und wann wird sie notwendig?

• Eine außerordentliche Eigentümerversammlung kann einberufen werden, wenn dringende Entscheidungen anstehen, die nicht bis zur nächsten regulären Versammlung warten können.
• Die Einberufung einer außerordentlichen Eigentümerversammlung erfolgt in der Regel durch die Verwaltung, kann jedoch auch von Eigentümer:innen verlangt werden, wenn eine ausreichende Anzahl dies unterstützt.
• Gründe für eine außerordentliche Eigentümerversammlung umfassen dringende Themen wie die Abberufung der Verwaltung oder die Beschlussfassung über notwendige Instandhaltungs- & Sanierungsmaßnahmen.
• Für die Einberufung und Durchführung einer außerordentlichen Eigentümerversammlung gelten die gleichen formellen Anforderungen wie für eine ordentliche Versammlung, einschließlich der Fristen und der schriftlichen Einladung.
• Die Beschlüsse, die in einer außerordentlichen Eigentümerversammlung gefasst werden, sind ebenso verbindlich wie jene aus einer regulären Versammlung und müssen protokolliert und in der Beschlusssammlung dokumentiert werden.

Grundlagen der außerordentlichen Eigentümerversammlung

Eine außerordentliche Eigentümerversammlung (außerordentliche ETV) ist eine besondere Form der Versammlung der Eigentümer:innen einer WEG, die außerhalb des regulären Turnus abgehalten wird. Während die ordentliche Eigentümerversammlung in der Regel einmal jährlich stattfindet und geplante, routinemäßige Angelegenheiten behandelt, wird die außerordentliche Eigentümerversammlung einberufen, wenn dringende, unvorhergesehene oder besonders wichtige Entscheidungen getroffen werden müssen, die nicht bis zur nächsten regulären Versammlung warten können.

Gründe und Anlässe für die ETV

Die außerordentliche ETV ist nicht planmäßig, sondern wird situativ einberufen, um auf spezifische Herausforderungen und Notwendigkeiten der Eigentümergemeinschaft zu reagieren. Hier sind die wichtigsten Gründe, die eine außerordentliche Eigentümerversammlung erforderlich machen können:

• Akute Schäden oder Gefahren: Wenn plötzlich erhebliche Schäden am Gebäude auftreten, wie ein Wasserrohrbruch, ein Brand oder Sturmschäden, müssen sofort Maßnahmen beschlossen werden. Diese Dringlichkeit erfordert eine schnelle Entscheidungsfindung, die nicht bis zur nächsten ordentlichen Versammlung warten kann. Solche Schäden können die Sicherheit und den Werterhalt der Immobilie gefährden, weshalb umgehende Reparaturen und eventuell finanzielle Beschlüsse notwendig sind.
• Dringende finanzielle Entscheidungen: Unerwartete finanzielle Belastungen, wie die Notwendigkeit großer Reparaturen oder die Anschaffung neuer gemeinschaftlicher Einrichtungen, können eine außerordentliche ETV erfordern. Wenn etwa das Dach oder die Heizungsanlage dringend umfassend instand gesetzt oder gar erneuert werden muss, die vorhandene Erhaltungsrücklage nicht ausreicht und dafür zusätzliche Mittel benötigt werden, ist eine schnelle Abstimmung unter den Eigentümer:innen notwendig, um die Finanzierung sicherzustellen. Dazu werden (besonders bei umfassenderen Maßnahmen) zumeist auch sogenannte Sonderumlagen beschlossen, welche von den Miteigentümer:innen entsprechend der Miteigentumsanteile getragen werden müssen.
• Änderungen in der Verwaltung: Situative Veränderungen in der Verwaltung, wie der außerordentliche Wechsel der WEG-Verwaltung oder die Notwendigkeit einer neuen Hausverwaltung, erfordern mitunter eine außerordentliche Versammlung. Solche Änderungen haben direkte Auswirkungen auf die Verwaltung der Immobilie und müssen zeitnah geregelt werden, um den reibungslosen Betrieb sicherzustellen und rechtliche Probleme zu vermeiden.
• Rechtliche oder organisatorische Anpassungen: Gesetzesänderungen oder Anpassungen der Gemeinschaftsordnung können ebenfalls Grund für eine außerordentliche ETV sein. Beispielsweise können neue gesetzliche Bestimmungen zum Brandschutz oder zur Barrierefreiheit eine sofortige Umsetzung erforderlich machen, die durch die Eigentümer:innen beschlossen werden muss.
• Konflikte und Streitigkeiten: Bei schwerwiegenden Konflikten innerhalb der Eigentümergemeinschaft oder mit externen Parteien, wie Nachbar:innen oder Dienstleister:innen, kann eine außerordentliche ETV einberufen werden, um eine einvernehmliche Lösung zu finden. Solche Versammlungen dienen dazu, Unstimmigkeiten schnell zu klären und den Hausfrieden zu wahren. In der Regel sollte jedoch immer versucht werden, die Konflikte bilateral, sprich ohne die gesamte Gemeinschaft, zu klären. Bei externen Parteien vertritt die WEG-Verwaltung die Miteigentümer:innen, bei internen Konflikten kann diese auch als Vermittler:in fungieren.
• Unerwartete Ereignisse und Notfälle: Naturkatastrophen, Einbrüche oder andere unvorhersehbare Ereignisse, die sofortige Aufmerksamkeit und Maßnahmen erfordern, können ebenfalls den Bedarf an einer außerordentlichen ETV auslösen. In solchen Fällen ist es wichtig, dass die Eigentümergemeinschaft schnell und koordiniert handelt, um die notwendigen Schritte zu unternehmen.

Die Flexibilität und Reaktionsfähigkeit, die eine außerordentliche Eigentümerversammlung bietet, sind entscheidend für die effektive Verwaltung und den Erhalt der Immobilie. Sie ermöglicht es den Eigentümer:innen, zeitnah auf dringende Herausforderungen zu reagieren und notwendige Beschlüsse zu fassen, um die Sicherheit, den Wert und die Lebensqualität innerhalb der Gemeinschaft zu gewährleisten.

Sonderfall: Abberufung der Verwaltung

Die Abberufung bezieht sich allgemein auf die vorzeitige Beendigung der Tätigkeit einer Person aus einer bestimmten Position oder einem Amt durch eine formale Entscheidung der zuständigen Gremien oder Personen. Im Kontext der Immobilienverwaltung bedeutet die Abberufung, dass die WEG-Verwalter:in der Eigentümergemeinschaft durch einen Beschluss der Eigentümer:innen von ihren Aufgaben entbunden wird.

Eine Abberufung der Verwaltung ist immer dann notwendig, wenn die Verwaltung ordentlich oder auch außerordentlich gewechselt werden soll. Jedoch kann auch die WEG-Verwaltung selbst eine außerordentliche ETV einberufen, um ihre Amtsniederlegung zu erklären. Diese Amtsniederlegung der WEG-Verwaltung erfolgt immer dann, wenn die Verwalter:in aus persönlichen, fachlichen oder anderen Gründen das Verwaltungsmandat nicht länger (selbst nicht bis zum Ende des regulären Verwaltungszeitraums) fortsetzen kann oder will. Häufig erfolgt die Niederlegung als letztes Mittel, wenn das Vertrauensverhältnis aufseiten der Verwaltung zu stark beschädigt oder die Gemeinschaft so zerstritten ist, dass die Verwaltung ihre Arbeit nicht fortsetzen kann.

Gründe für die Abberufung

• Grobe Pflichtverletzung: Wenn die Verwalter:in seine oder ihre Pflichten erheblich vernachlässigt, wie z.B. die unsachgemäße Verwaltung von Gemeinschaftsgeldern oder die Vernachlässigung von Instandhaltungsarbeiten.
• Unfähigkeit zur ordnungsgemäßen Geschäftsführung: Wenn die Verwalter:in nicht in der Lage ist, die Verwaltung der Immobilie effektiv zu führen, z.B. durch mangelnde Kommunikation oder organisatorische Fähigkeiten.
• Verlust des Vertrauens der Eigentümergemeinschaft: Dies kann aus unterschiedlichen Gründen geschehen, wie z.B. Interessenkonflikten oder mangelnder Transparenz in der Verwaltung.

Prozess der Abberufung

1. Antragstellung: Ein Antrag auf Abberufung kann von jeder Eigentümer:in gestellt werden. Zusätzlich muss immer auch ein Antrag auf Beendigung des laufenden Verwaltervertrages gefasst werden, ansonsten kann hier nicht innerhalb der Frist gekündigt werden. Gleiches gilt auch für die Bestellung einer neuen externen WEG-Verwaltung oder alternativ der Selbstverwaltung der WEG.
2. Versammlung und Beschlussfassung: Der Antrag wird auf die Tagesordnung einer ordentlichen oder auch außerordentlichen Eigentümerversammlung gesetzt. Die Entscheidung zur Abberufung wird durch Mehrheitsbeschluss getroffen. Nur wenn die Verwaltung durch Beschluss zunächst abberufen wurde und dann der Verwaltervertrag per Beschluss außerordentlich gekündigt wird, endet der Verwaltervertrag auch vorzeitig.
3. Dokumentation und Mitteilung: Der Beschluss wird protokolliert, in die Beschlusssammlung der Gemeinschaft aufgenommen und die Verwalter:in wird formal über die Abberufung informiert.

Konsequenzen der Abberufung

Die Abberufung führt dazu, dass Verwalter:in ihre Aufgaben nicht mehr wahrnehmen darf. Dies erfordert eine Übergabe aller relevanten Unterlagen und Informationen an die neue Verwalter:in, um die Kontinuität der Verwaltung zu gewährleisten. Die Abberufung kann auch rechtliche Auseinandersetzungen nach sich ziehen, wenn die Verwalter:in die Entscheidung nicht akzeptiert oder Ansprüche geltend macht.

Insgesamt dient die Abberufung der Sicherstellung einer ordnungsgemäßen Verwaltung und dem Schutz der Interessen der Eigentümergemeinschaft.

Die Abberufung der Verwaltung ist ein Schritt innerhalb einer Eigentümergemeinschaft, der sorgfältig überlegt und durchgeführt werden muss. Sie tritt in der Regel in Kraft, wenn die Verwalter:in ihre Pflichten nicht ordnungsgemäß erfüllt oder das Vertrauen der Eigentümergemeinschaft verloren hat. Die Gründe für eine Abberufung können vielfältig sein und reichen von der Misswirtschaft der gemeinschaftlichen Gelder über mangelnde Kommunikation hin zu rechtlichen Verstößen oder Interessenkonflikten.

Rechtliche Rahmenbedingungen der Abberufung

Die Abberufung der Verwalter:in muss gemäß den Bestimmungen des Wohnungseigentumsgesetzes (WEG) erfolgen. Grundsätzlich kann die Abberufung jederzeit durch einen Beschluss der Eigentümergemeinschaft erfolgen, wenn ein wichtiger Grund vorliegt. Ein solcher Grund kann unter anderem die grobe Pflichtverletzung oder die Unfähigkeit zur ordnungsgemäßen Geschäftsführung sein. Die Beschlussfassung zur Abberufung erfolgt in einer Eigentümerversammlung und bedarf der einfachen Mehrheit der Stimmen.

Einberufung zur außerordentlichen WEG-Versammlung

Die Einberufung einer außerordentlichen Eigentümerversammlung bezieht sich auf den formalen Prozess, durch den die Miteigentümer:innen einer Immobilie offiziell zu einer Zusammenkunft eingeladen werden, um bestimmte Angelegenheiten zu besprechen und zu beschließen. Im Kontext einer Eigentümergemeinschaft gemäß dem Wohnungseigentumsgesetz (WEG) bedeutet die Einberufung, dass die Verwalter:in, der Beirat der Gemeinschaft oder ein bestimmter Anteil der Eigentümer:innen eine offizielle Einladung zur Versammlung (schriftlich) ausspricht und alle erforderlichen Schritte unternimmt, um die Eigentümer:innen rechtzeitig und ordnungsgemäß zu informieren.

Prozess der Einberufung

1. Antragstellung: Die Einberufung einer außerordentlichen Eigentümerversammlung erfolgt durch den oder die Immobilienverwaltung oder durch einen schriftlichen Antrag von mindestens 25% der Miteigentumsanteile. Der Antrag muss gut begründet sein und die Dringlichkeit der Versammlung darlegen. Sollte die Verwalter:in die Einladung zur außerordentlichen ETV verweigern, diese aber nach Ansicht der Eigentümer:innen und des Beirates dringend erforderlich sein, kann auch der Beirat zur Versammlung laden und diese dann auch ohne die Verwaltung abhalten.
2. Einladung: Die Einladung zur außerordentlichen WEG-Versammlung muss schriftlich erfolgen und allen Eigentümer:innen rechtzeitig zugestellt werden. Die gesetzliche Frist beträgt in der Regel mindestens zwei Wochen vor dem geplanten Termin.
3. Tagesordnung: Die Einladung zur außerordentlichen Versammlung der Gemeinschaft muss eine detaillierte Tagesordnung enthalten, in der alle zu besprechenden und zu entscheidenden Punkte klar aufgeführt sind. Dies ermöglicht den Eigentümer:innen, sich angemessen vorzubereiten.
4. Durchführung: Die Versammlung selbst verläuft ähnlich wie eine ordentliche Eigentümerversammlung. Nach der Begrüßung und Überprüfung ggf. vorliegender Vollmachten zur Eigentümerversammlung von Miteigentümer:innen, die nicht teilnehmen können, wird mit der Abhandlung der Tagesordnung begonnen. Es ist wichtig, dass alle Eigentümer:innen die Möglichkeit haben, ihre Meinung zu äußern und Fragen zu stellen. Abschließend werden die Beschlüsse dokumentiert und an alle Eigentümer:innen kommuniziert.
5. Protokollierung und Nachbereitung: Die Ergebnisse und Beschlüsse der Versammlung müssen protokolliert und den Eigentümer:innen zugestellt werden. Dies gewährleistet Transparenz und Nachvollziehbarkeit der Entscheidungen.

Rechtliche Rahmenbedingungen

Die rechtlichen Grundlagen für die Einberufung und Durchführung einer außerordentlichen WEG-Versammlung sind im Wohnungseigentumsgesetz (WEG) festgelegt. Gemäß § 24 WEG ist die Verwalter:in verpflichtet, eine außerordentliche Eigentümerversammlung einzuberufen, wenn das Interesse der Eigentümergemeinschaft es erfordert oder wenn eine entsprechende Zahl von Eigentümer:innen dies verlangt.

Fristen im Zusammenhang mit der außerordentlichen ETV

Die Einhaltung bestimmter Fristen bei der Einberufung einer außerordentlichen Eigentümerversammlung ist entscheidend, um die rechtliche Gültigkeit der Versammlung und der getroffenen Beschlüsse zu gewährleisten. Auch diese Fristen sind im Wohnungseigentumsgesetz (WEG) geregelt und dienen dazu, sicherzustellen, dass alle Eigentümer:innen ausreichend Zeit haben, sich auf die Versammlung vorzubereiten.

• Einladungsfrist: Gemäß § 24 Absatz 4 WEG muss die Einladung zur außerordentlichen Eigentümerversammlung mindestens zwei Wochen vor dem Termin erfolgen. Für die ordentliche Gemeinschaftsversammlungen beträgt die Ladungsfrist hingegen drei Wochen. Die Frist beginnt mit dem Tag der Absendung der Einladung und endet mit dem Tag vor der Versammlung.
• Ausnahmen bei Dringlichkeit: In besonders dringenden Fällen kann die Einladungsfrist verkürzt werden. Eine Verkürzung der Frist muss jedoch gut begründet und die Dringlichkeit klar dokumentiert sein. Dringlichkeit kann beispielsweise bei akuten Schäden, die eine sofortige Entscheidung erfordern, vorliegen. Dennoch ist es ratsam, selbst in dringenden Fällen eine Frist von mindestens einer Woche einzuhalten, um rechtliche Anfechtungen zu vermeiden.
• Nachweis der Zustellung: Die Einladung muss den Eigentümer:innen nachweislich zugegangen sein. Dies kann durch Zustellmethoden wie Einschreiben, persönliche Übergabe mit Empfangsbestätigung oder durch digitale Kommunikationsmittel (z.B. E-Mail, Kundenportal – wenn hier alle Eigentümer:innen informiert werden und auch angemeldet sind) erfolgen, sofern dies von der Eigentümergemeinschaft akzeptiert wird bzw. im Rahmen der Gemeinschaftsordnung keine abweichenden Bedingungen vereinbart wurden. Der Nachweis der Zustellung ist wichtig, um die Beschlussfähigkeit der Versammlung und die Gültigkeit der gefassten Beschlüsse zu sichern.
• Tagesordnung: Die Einladung muss eine detaillierte Tagesordnung enthalten, in der alle zu besprechenden und zu beschließenden Punkte aufgeführt sind. Änderungen oder Ergänzungen der Tagesordnung sind nach Ablauf der Einladungsfrist nur eingeschränkt möglich und bedürfen der Zustimmung aller anwesenden Eigentümer:innen.

Formale Einladung zur außerordentlichen Eigentümerversammlung

Die formale Einladung zu einer außerordentlichen Eigentümerversammlung ist ein essenzieller Bestandteil der ordnungsgemäßen Verwaltung innerhalb einer Eigentümergemeinschaft. Sie stellt sicher, dass alle Eigentümer:innen rechtzeitig und umfassend über die anstehende Versammlung informiert werden und ermöglicht eine transparente und rechtskonforme Entscheidungsfindung.

Wie erfolgt die Einladung?

Die Einladung zur außerordentlichen Eigentümerversammlung muss in Textform erfolgen. Dies kann auf verschiedene Weisen geschehen, die den Zugang der Information sicherstellen:

1. Post: Der klassische Weg ist der postalische Versand per Brief. Hierbei wird oft das Einwurfeinschreiben genutzt, um den Zugang der Einladung nachweisen zu können.
2. E-Mail: In modernen Verwaltungspraxen ist auch der Versand per E-Mail gängig, sofern alle Eigentümer:innen dieser Form der Kommunikation zugestimmt haben. Es ist wichtig, dass die E-Mail-Adressen korrekt sind und der Zugang der E-Mail bestätigt wird, beispielsweise durch eine Lesebestätigung.
3. Kundenportal: Nutz die WEG-Verwaltung ein modernes und digitales Kundenportal, so können Einladungen zu den Versammlungen auch über dieses versendet werden. Wichtig dabei: Die Verwaltung muss für Eigentümer:innen ohne Zugang eine andere Form der Einladung bereitstellen. Wird eine Miteigentümer:in nicht fristgerecht eingeladen, sind damit alle gefassten Beschlüsse anfechtbar.
4. Persönliche Übergabe: Eine weitere Methode ist die persönliche Übergabe der Einladung mit Empfangsbestätigung. Dies kann sinnvoll sein, um sicherzustellen, dass die Einladung direkt und nachweislich zugestellt wird.
5. Aushang im Hausflur: In einigen Fällen wird ergänzend ein Aushang im Hausflur gemacht, um sicherzustellen, dass wirklich alle Eigentümer:innen informiert sind. Dies ersetzt jedoch nicht die schriftliche Einladung.

Durch wen erfolgt die Einladung?

Die formale Einladung zur außerordentlichen Eigentümerversammlung erfolgt durch die Verwalter:in der Immobilie. Gemäß dem Wohnungseigentumsgesetz (WEG) ist die Verwalter:in dafür verantwortlich, die Einladung auszusprechen und sicherzustellen, dass alle gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden.

1. Verwalter:in: Die Verwalter:in übernimmt die Vorbereitung, Organisation, Durchführung und Nachbereitung der Versammlung und ist somit auch für die Einladung zuständig. Der Verwaltervertrag und die Vereinbarungen innerhalb der Gemeinschaft bestimmen, welche Rechte und Pflichten die Verwalter:in hierbei hat.
2. Eigentümer:innen: In besonderen Fällen können auch die Eigentümer:innen selbst die Einladung zur außerordentlichen Versammlung veranlassen. Dies ist dann der Fall, wenn mindestens 25% der Miteigentumsanteile dies schriftlich verlangen. Der Antrag muss gut begründet sein und die Dringlichkeit der Versammlung klar darlegen.

Inhalt der Einladung

Die Einladung zur außerordentlichen Eigentümerversammlung muss bestimmte formale Anforderungen erfüllen, um rechtsgültig zu sein:

1. Datum, Uhrzeit und Ort: Die Einladung muss den genauen Termin und den Ort der Versammlung angeben.
2. Tagesordnung: Eine detaillierte Tagesordnung ist beizufügen, in der alle zu besprechenden und zu beschließenden Punkte klar aufgeführt sind. Änderungen oder Ergänzungen der Tagesordnung nach der Einladung sind nur eingeschränkt möglich und bedürfen der Zustimmung aller anwesenden Eigentümer:innen.
3. Begründung der Dringlichkeit: Bei außerordentlichen Versammlungen muss die Dringlichkeit der einberufenen Versammlung deutlich gemacht werden. Dies hilft den Eigentümer:innen, die Wichtigkeit und die Notwendigkeit der schnellen Entscheidungsfindung nachzuvollziehen.

Ablauf und Durchführung der außerordentlichen Versammlung

Der Ablauf und die Durchführung einer außerordentlichen Eigentümerversammlung folgen klaren, strukturierten Schritten, um sicherzustellen, dass alle relevanten Punkte behandelt und alle Beschlüsse rechtsgültig gefasst werden.

Schritt	Beschreibung
Einladung	Schriftliche Einladung durch die Verwalter:in oder durch mindestens 25% der Eigentümer:innen vertreten durch die Beiträt:in. Einladungsfrist beachten (mindestens zwei Wochen, sofern nicht durch eine weitere Dringlichkeit begründet).
Vorbereitung der Tagesordnung	Detaillierte Auflistung aller zu besprechenden Punkte, die in der Einladung enthalten sein muss.
Begrüßung und Prüfung der Vollmachten	Begrüßung der Teilnehmer:innen und Prüfung der vorgelegten Vollmachten von Miteigentümer:innen, die nicht an der Versammlung teilnehmen können.
Genehmigung der Tagesordnung	Bestätigung der Tagesordnung durch die anwesenden Eigentümer:innen.
Diskussion der Tagesordnungspunkte	Nacheinander werden die einzelnen Punkte der Tagesordnung besprochen. Jede Eigentümer:in hat das Recht, sich zu den Punkten zu äußern.
Abstimmung	Über jeden Tagesordnungspunkt (sofern notwendig und Punkt nicht vertragt) wird abgestimmt. Die Abstimmungen werden protokolliert.
Verschiedenes und Anträge	Weitere Themen, die nicht auf der Tagesordnung stehen, können unter „Verschiedenes“ besprochen werden, sofern die Eigentümer:innen zustimmen. Eine weitere Beschlussfassung ist hier jedoch nur eingeschränkt möglich. Eigentümer:innen, welche sich lediglich durch eine Vollmacht bei der ETV vertreten lassen, hätten hier keine Möglichkeit von ihrem Stimmrecht Gebrauch zu machen. Bei gefassten Beschlüssen unter dem Punkt „Verschiedenes“ handelt es sich daher um sogenannte „Zitterbeschlüsse“.
Abschluss der Versammlung	Zusammenfassung der gefassten Beschlüsse und Abschluss der Versammlung durch den oder die Versammlungsleiter:in.
Protokollierung	Anfertigung des Versammlungsprotokolls, das alle gefassten Beschlüsse und wesentlichen Diskussionspunkte enthält. Das Protokoll muss den Eigentümer:innen zugestellt und vom Beitrat und einer weiteren Eigentümer:in unterschrieben werden. Die gefassten Beschlüsse werden im Nachgang in der Beschlusssammlung festgehalten.

Vorsitz der außerordentlichen WEG-Versammlung

Die Vorsitzende einer außerordentlichen Eigentümerversammlung (WEG-Versammlung) ist für die ordnungsgemäße Durchführung und Leitung der Versammlung verantwortlich. Sie sorgt für einen strukturierten und fairen Ablauf, stellt sicher, dass alle Eigentümer:innen die Möglichkeit haben, ihre Meinung zu äußern, und dass Beschlüsse korrekt gefasst werden.

Aufgaben und Verantwortlichkeiten des Vorsitzenden

1. Eröffnung und Begrüßung: Die Vorsitzende eröffnet die Versammlung, begrüßt die anwesenden Eigentümer:innen. Dies erfolgt durch die Überprüfung der Anwesenheitsliste und die Feststellung, ob die erforderliche Anzahl an Eigentümer:innen oder deren Vertretungen anwesend ist.
2. Vorstellung der Tagesordnung: Die Vorsitzende stellt die Tagesordnung vor und lässt diese durch die anwesenden Miteigentümer:innen genehmigen. Sie sorgt dafür, dass alle Tagesordnungspunkte nacheinander behandelt werden und die Diskussionen geordnet und zielgerichtet verlaufen.
3. Moderation der Diskussionen: Während der Besprechung der Tagesordnungspunkte moderiert die Vorsitzende die Diskussionen. Sie achtet darauf, dass alle Eigentümer:innen die Möglichkeit haben, ihre Meinungen und Anliegen vorzutragen, und dass die Diskussionen sachlich und konstruktiv bleiben. Bei Bedarf kann die Vorsitzende das Wort erteilen oder entziehen, um einen geordneten Ablauf sicherzustellen.
4. Leitung der Abstimmungen: Die Vorsitzende leitet die Abstimmungen über die einzelnen Tagesordnungspunkte. Sie sorgt dafür, dass die Abstimmungen korrekt durchgeführt und die Ergebnisse ordnungsgemäß protokolliert werden. Die Vorsitzende gibt die Ergebnisse der Abstimmungen bekannt und stellt sicher, dass die gefassten Beschlüsse klar und eindeutig formuliert sind.
5. Dokumentation und Protokollierung: Die Vorsitzende trägt die Verantwortung dafür, dass ein Protokoll der Versammlung erstellt wird, das alle wichtigen Diskussionen und Beschlüsse enthält. Sie arbeitet eng mit der Protokollführer:in zusammen, um sicherzustellen, dass das Protokoll der Eigentümerversammlung vollständig und korrekt ist. Nach der Versammlung wird das Protokoll allen Eigentümer:innen zur Verfügung gestellt.
6. Abschluss der Versammlung: Am Ende der Tagesordnung fasst die Vorsitzende die gefassten Beschlüsse zusammen und schließt die Versammlung offiziell. Sie bedankt sich bei den anwesenden Eigentümer:innen für ihre Teilnahme und ihr Engagement.

Wer führt den Vorsitz?

In der Regel führt die Verwalter:in den Vorsitz der Eigentümerversammlung. Dies ist im Wohnungseigentumsgesetz (WEG) so vorgesehen und wird oft auch im Verwaltervertrag festgelegt. Wenn die Verwalter:in jedoch nicht zur Verfügung steht oder es anderweitig beschlossen wird, kann die Eigentümergemeinschaft einen anderen Vorsitzenden wählen. Dies kann ein Mitglied der Eigentümergemeinschaft, des WEG-Beirates oder eine externe Person sein, die von den Eigentümer:innen als geeignet angesehen wird, die Versammlung zu leiten.

Versammlung ohne Verwalter:in

Eine Eigentümerversammlung ohne die Verwalter:in stellt eine besondere Herausforderung dar, ist aber durchaus möglich und rechtlich zulässig. Diese Situation kann aus verschiedenen Gründen auftreten, wie z.B. der Abberufung der Verwalter:in, einem unbesetzten Verwalterposten oder einer dringenden Notwendigkeit, die Versammlung ohne die Anwesenheit der Verwalter:in abzuhalten. Hier sind die wesentlichen Aspekte und rechtlichen Grundlagen für die Durchführung einer solchen Versammlung:

Gründe für eine Versammlung ohne Verwalter

1. Abberufung oder Rücktritt des oder der Verwalter:in: Wenn die Verwalter:in abberufen wurde oder ihr Amt niedergelegt hat und noch keine neue Verwalter:in bestellt wurde (Verwalterlosigkeit / Selbstverwaltung), müssen die Eigentümer:innen in der Lage sein, wichtige Entscheidungen zu treffen.
2. Dringende Notwendigkeit: Es kann Situationen geben, in denen dringende Entscheidungen getroffen werden müssen, bevor eine neue Verwalter:in bestellt werden kann.
3. Verhinderung oder Nichterscheinen: Wenn die Verwalter:in aus gesundheitlichen oder anderen Gründen nicht zur Versammlung erscheinen kann. Bei größeren Immobilienverwaltungsunternehmen übernimmt in solchen Fällen jedoch immer eine andere Verwalter:in aus dem Unternehmen die Durchführung der Versammlung.

Ablauf der Versammlung ohne Verwalter:in

Auch ohne zertifizierte WEG-Verwalter:in muss die Eigentümerversammlung entsprechend der formalen Anforderungen des Wohnungseigentümergesetzes abgehalten werden. Ansonsten sind sämtliche, im Rahmen dieser ETVs, gefassten Beschlüsse anfechtbar.

Einberufung durch die Eigentümer:innen:

• Die Eigentümer:innen, die die Versammlung einberufen möchten, müssen die erforderlichen Miteigentumsanteile (mindestens 25%) nachweisen und einen formellen Antrag stellen.
• Die Einladung zur Versammlung muss in Textform erfolgen und die Tagesordnung enthalten, sofern nichts Abweichendes in der Teilungserklärung vereinbart wurde. Es gelten die gleichen Fristen wie bei einer regulären Einladung durch den oder die Verwalter:in (mindestens zwei Wochen vor der außerordentlichen Versammlung, mindestens drei Wochen vor der ordentlichen ETV).

Bestellung eines Versammlungsleiters oder einer Versammlungsleiterin:

• In der Versammlung muss eine Versammlungsleiter:in gewählt werden, die Aufgaben des oder der Verwalter:in während der Versammlung übernimmt. Dies kann ein Mitglied der Eigentümergemeinschaft oder eine externe Person sein. Besonders in zerstrittenen Gemeinschaften ergibt es Sinn einen neutralen / externen Vorsitzenden zu benennen, der als nicht betroffener meist besser vermitteln kann.
• Die Versammlungsleiter:in eröffnet die Versammlung, prüft die vorgelegten Vollmachten, moderiert die Diskussionen und leitet die Abstimmungen.

Durchführung der Versammlung:

• Die Versammlung verläuft nach den gleichen Regeln wie eine Versammlung Verwalter:in. Alle Tagesordnungspunkte werden besprochen, und es wird über die erforderlichen Beschlüsse abgestimmt.
• Die Versammlungsleiter:in sorgt dafür, dass alle Diskussionen sachlich und geordnet verlaufen und dass alle Eigentümer:innen die Möglichkeit haben, ihre Meinungen zu äußern.

Protokollierung und Nachbereitung:

• Eine Protokollführer:in wird bestimmt, um alle wichtigen Diskussionen und Beschlüsse zu dokumentieren.
• Das Protokoll wird nach der Versammlung allen Eigentümer:innen zugestellt, um Transparenz zu gewährleisten und die gefassten Beschlüsse nachweisbar zu machen.
• Auch ohne bestellte oder anwesende WEG-Verwaltung müssen die gefassten Beschlüsse im Nachgang in der Beschlusssammlung notiert werden.

Herausforderungen und Vorteile

Herausforderungen	Vorteile
Die Organisation und Durchführung einer Versammlung ohne Verwalter:in erfordert mehr Eigeninitiative und Verantwortung seitens der Eigentümer:innen.	Die Eigentümer:innen können flexibel und schnell auf dringende Angelegenheiten reagieren.
Es besteht ein höheres Risiko von Verfahrensfehlern, die zu Anfechtungen der Beschlüsse führen können.	Es wird die aktive Teilnahme und das Engagement der Eigentümergemeinschaft gefördert.

Protokollierung der außerordentlichen Eigentümerversammlung

Die Protokollierung einer außerordentlichen Eigentümerversammlung (außerordentlichen ETV) ist ein essenzieller Schritt, um die gefassten Beschlüsse und Diskussionen rechtsverbindlich festzuhalten und Transparenz innerhalb der Eigentümergemeinschaft zu gewährleisten. Das Protokoll der Eigentümerversammlung dient als offizielles Dokument, das alle wesentlichen Ereignisse und Entscheidungen der Versammlung dokumentiert und später als Referenz verwendet werden kann.

Wichtige Inhalte des Protokolls

Formale Angaben:

• Datum, Zeit und Ort: Das Protokoll sollte mit den genauen Angaben zu Datum, Uhrzeit und Ort der Versammlung beginnen.
• Anwesenheitsliste: Eine Liste aller anwesenden Eigentümer:innen sowie der vertretenen Miteigentumsanteile ist unerlässlich. Diese Information hilft, die Beschlussfähigkeit der Versammlung nachzuweisen.

Genehmigung der Tagesordnung:

• Erwähnung, dass die Tagesordnung genehmigt und gegebenenfalls Änderungen besprochen und beschlossen wurden.

Diskussionen und Beschlüsse:

• Tagesordnungspunkte: Jeder Tagesordnungspunkt sollte detailliert aufgeführt werden. Dies umfasst eine kurze Zusammenfassung der Diskussionen sowie die endgültigen Beschlüsse. Zusätzlich werden auch relevante Anhänge, wie zur Abstimmung stehende Angebote, an das Protokoll angehängt.
• Abstimmungsergebnisse: Die Ergebnisse der Abstimmungen, einschließlich der Anzahl der Ja-Stimmen, Nein-Stimmen und Enthaltungen, sollten klar dokumentiert werden.

Verschiedenes:

• Dokumentation von Themen, die unter „Verschiedenes“ besprochen wurden, einschließlich eventueller spontaner Beschlüsse.

Abschluss der Versammlung:

• Eine kurze Notiz über den offiziellen Abschluss der Versammlung durch die Vorsitzende und die Unterschrift der Protokollführer:in sowie der Vorsitzenden des Beirates und min. einer weiteren Miteigentümer:in.

Erstellung und Zustellung des Protokolls

• Protokollführer:in: In der Regel wird eine Protokollführer:in zu Beginn der Versammlung bestimmt. Diese Person ist verantwortlich für die Erstellung des Protokolls und stellt sicher, dass alle relevanten Informationen korrekt festgehalten werden.
• Zustellung: Nach der Versammlung muss das Protokoll allen Eigentümer:innen zugestellt werden. Dies kann per Post, E-Mail oder Kundenportal erfolgen. Es ist wichtig, dass dies zeitnah geschieht, um allen Eigentümer:innen die Möglichkeit zu geben, die Beschlüsse zur Kenntnis zu nehmen und gegebenenfalls zu beanstanden.

Führung der Beschlusssammlung im Nachgang

Die Führung der Beschlusssammlung nach einer außerordentlichen Eigentümerversammlung ist eine zentrale Aufgabe, um die gefassten Beschlüsse systematisch zu dokumentieren und für die Zukunft zugänglich zu machen. Diese Sammlung dient als offizielles Archiv der Entscheidungen der Eigentümergemeinschaft und ist ein wichtiges Werkzeug zur Verwaltung und Nachverfolgung der umgesetzten Maßnahmen.

Bedeutung der Beschlusssammlung

Die Beschlusssammlung ist mehr als nur eine Aufzeichnung; sie ist ein rechtlich bindendes Dokument, das die Entscheidungen der Eigentümergemeinschaft festhält. Sie dient mehreren Zwecken:

1. Rechtssicherheit: Die Beschlusssammlung stellt sicher, dass alle gefassten Beschlüsse rechtlich bindend und nachvollziehbar sind.
2. Nachverfolgbarkeit: Sie ermöglicht es, die Umsetzung der Beschlüsse zu überwachen und sicherzustellen, dass die beschlossenen Maßnahmen durchgeführt werden.
3. Transparenz: Die Beschlusssammlung trägt zur Transparenz innerhalb der Eigentümergemeinschaft bei, indem sie allen Mitgliedern Zugang zu den gefassten Beschlüssen bietet.
4. Dokumentation: Sie dient als offizielles Archiv, das bei zukünftigen Versammlungen oder rechtlichen Auseinandersetzungen als Referenz genutzt werden kann.

Erstellung der Beschlusssammlung:

• Nach der Versammlung werden die gefassten Beschlüsse aus dem Protokoll in die Beschlusssammlung übertragen.
• Jeder Beschluss wird mit einem eindeutigen Kennzeichen (z.B. Datum und Beschlussnummer) versehen, um die Nachverfolgbarkeit zu gewährleisten.

Inhalt der Beschlusssammlung:

• Datum und Ort der Versammlung: Jeder Eintrag beginnt mit dem Datum und dem Ort der Versammlung, bei der der Beschluss gefasst wurde.
• Tagesordnungspunkt und Beschlussinhalt: Der genaue Inhalt des Beschlusses, einschließlich der Abstimmungsergebnisse (Ja-Stimmen, Nein-Stimmen, Enthaltungen).
• Durchführung und Verantwortlichkeit: Angaben zur Durchführung des Beschlusses und zur Verantwortlichkeit für die Umsetzung.

Aktualisierung und Pflege:

• Die Beschlusssammlung muss regelmäßig aktualisiert werden, um sicherzustellen, dass alle neuen Beschlüsse zeitnah erfasst werden.
• Änderungen oder Ergänzungen von Beschlüssen sollten ebenfalls dokumentiert und gekennzeichnet werden.

Zugänglichkeit:

• Die Beschlusssammlung sollte allen Eigentümer:innen zugänglich gemacht werden, z.B. durch Bereitstellung in einem geschützten Online-Portal oder durch Einsichtnahme im Verwalterbüro.
• Eine regelmäßige Information der Eigentümer:innen über die wichtigsten Beschlüsse und deren Umsetzung stärkt die Transparenz und das Vertrauen innerhalb der Gemeinschaft.

Unterscheidung zwischen ordentlicher und außerordentlicher Eigentümerversammlung

Die Unterscheidung zwischen einer ordentlichen und einer außerordentlichen Eigentümerversammlung ist wesentlich, um die unterschiedlichen Zwecke, Anforderungen und Abläufe der beiden Versammlungsarten zu verstehen. Hier sind die Hauptunterschiede in einer Tabelle sowie im Fließtext erklärt.

Kriterium	Ordentliche Eigentümerversammlung	Außerordentliche Eigentümerversammlung
Zweck	Regelmäßige Verwaltung und Entscheidung über anstehende Angelegenheiten	Dringende oder unvorhergesehene Themen, die nicht bis zur nächsten ordentlichen Versammlung warten können
Häufigkeit	Einmal jährlich (mindestens), aktuell davon eine mindestens hybrid (physisch & digital)	Bei Bedarf und Dringlichkeit, kann auch rein digital abgehalten werden, solange die ordentlich hybrid erfolgt
Einberufung durch	Verwalter:in, Verwaltungsbeirat oder Eigentümer:innen mit mind. 25% der Miteigentumsanteile	Verwalter:in, WEG-Beirat oder Eigentümer:innen mit mind. 25% der Miteigentumsanteile
Einladungsfrist	Mindestens drei Wochen	Mindestens zwei Wochen; kann bei Dringlichkeit verkürzt werden
Tagesordnung	Umfasst regelmäßige Punkte wie die WEG-Abrechnung der letzten Periode, der Wirtschaftsplan für die kommende Periode, Wahl des Verwaltungsbeirats	Umfasst dringende Punkte wie akute Schäden, notwendige Reparaturen, finanzielle Notlagen, Beschluss von Sonderumlagen
Beschlussfähigkeit	Meistens höher, da geplant	Kann variieren, abhängig von der Dringlichkeit und Teilnahme
Protokollierung	Pflicht, detaillierte Dokumentation	Pflicht, detaillierte Dokumentation
Gesetzliche Grundlage	§ 24 WEG	§ 24 WEG

Ordentliche Eigentümerversammlung

Die ordentliche Eigentümerversammlung findet regelmäßig, mindestens einmal jährlich, statt und dient der allgemeinen Verwaltung und Planung innerhalb der Wohnungseigentümergemeinschaft. Sie umfasst typische Tagesordnungspunkte wie die Genehmigung der Jahresabrechnung, den Wirtschaftsplan für das kommende Jahr, die Wahl des Verwaltungsbeirats, Verwendung der Erhaltungsrücklage, Beschluss über energetische Modernisierungen und andere routinemäßige Entscheidungen.

Die Einladung zu einer ordentlichen Versammlung muss mindestens drei Wochen vor dem Termin schriftlich erfolgen und die Tagesordnungspunkte klar auflisten. Die Versammlung wird in der Regel durch den oder die Verwalter:in einberufen, kann aber auch durch die Beiratsvorsitzende oder Eigentümer:innen initiiert werden.

Außerordentliche Eigentümerversammlung

Die außerordentliche Eigentümerversammlung wird einberufen, wenn dringende und unvorhergesehene Angelegenheiten eine sofortige Entscheidung erfordern. Beispiele hierfür sind akute Schäden am Gebäude, dringende finanzielle Entscheidungen (wie Sonderumlagen) oder rechtliche Angelegenheiten, die nicht bis zur nächsten ordentlichen Versammlung warten können.

Auch die Einladung zu einer außerordentlichen Versammlung muss mindestens zwei Wochen vor dem Termin schriftlich erfolgen, es sei denn, es liegt eine besondere Dringlichkeit vor. In diesem Fall kann die Frist verkürzt werden. Die außerordentliche Versammlung kann ebenfalls durch die Verwalter:in, den Verwaltungsbeirat oder durch mindestens 25% der Miteigentumsanteile einberufen werden.

Beide Arten von Versammlungen müssen protokolliert werden, wobei das Protokoll die gefassten Beschlüsse und wesentlichen Diskussionen dokumentiert und den Eigentümer:innen zur Verfügung gestellt wird.

Kosten der außerordentlichen Eigentümerversammlung

Die Kosten für eine außerordentliche Eigentümerversammlung können je nach Umfang, Dauer und den Vereinbarungen im Verwaltervertrag variieren. Üblicherweise liegen die Kosten für eine solche Versammlung zwischen EUR 1.000 und EUR 1.500. Diese meist pauschalen Kosten decken verschiedene Aspekte ab, darunter die Vorbereitung, Organisation, Durchführung und Dokumentation der Versammlung durch die WEG-Verwaltung ab. Alle externen Kosten für Raummieten und co. kommen im Nachgang dazu.

Faktoren, die die Kosten beeinflussen

Verwaltervertrag:

• Die genauen Kosten für eine außerordentliche Eigentümerversammlung werden im Verwaltervertrag festgelegt. Dieser Vertrag regelt die Vergütung der Verwalter:in und beinhaltet oft spezifische Klauseln für zusätzliche Leistungen, wie die Einberufung und Durchführung von außerordentlichen Versammlungen.
• Es ist wichtig, den Verwaltervertrag sorgfältig zu prüfen, um die anfallenden Kosten im Voraus zu kennen.

Organisation und Durchführung:

• Die Vorbereitung der Versammlung, einschließlich der Erstellung und Versendung der Einladungen, das Aufsetzen der Tagesordnung und die Bereitstellung der notwendigen Unterlagen, kann erhebliche Arbeitszeit erfordern.
• Während der Versammlung übernimmt die Verwalter:in häufig die Rolle der Versammlungsleiter:in, moderiert die Diskussionen und führt die Abstimmungen durch.

Protokollierung:

• Nach der Versammlung muss ein detailliertes Protokoll erstellt und den Eigentümer:innen zur Verfügung gestellt werden. Dieser Schritt ist zeitaufwendig und erfordert Sorgfalt, um alle Beschlüsse korrekt zu dokumentieren.
• Hinzu kommt auf der Aufwand für die Aktualisierung der Beschlusssammlung.

Raummiete und weitere Logistik:

• In einigen Fällen fallen zusätzliche Kosten für die Miete eines geeigneten Versammlungsraums und die Bereitstellung technischer Ausrüstung (z.B. Mikrofone, Projektoren) an.
• Eventuell anfallende Verpflegungskosten für die Teilnehmer:innen sind ebenfalls zu berücksichtigen.

Fazit – Außerordentliche Eigentümerversammlung

Eine außerordentliche Eigentümerversammlung (ETV) ist ein wichtiges Instrument, um dringende oder unvorhergesehene Entscheidungen innerhalb einer Eigentümergemeinschaft zu treffen. Im Gegensatz zur ordentlichen Versammlung, die regelmäßig und planbar stattfindet, wird eine außerordentliche Versammlung einberufen, wenn sofortiger Handlungsbedarf besteht. Dabei können Gründe wie akute Schäden, dringende finanzielle Entscheidungen oder die Abberufung des oder der Verwalter:in im Vordergrund stehen.

Der Ablauf der außerordentlichen Versammlung muss formal korrekt und fristgerecht organisiert werden, um die Rechtssicherheit der Beschlüsse zu gewährleisten. Dies umfasst die ordnungsgemäße Einladung, die Leitung der Versammlung durch einen gewählten Vorsitzenden oder eine Vorsitzende, und die sorgfältige Protokollierung aller Entscheidungen. Die Führung einer Beschlusssammlung und die klare Dokumentation der gefassten Beschlüsse sind entscheidend für die Nachvollziehbarkeit und Umsetzung der Maßnahmen.

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