Wie funktioniert das umlagefähige Hausgeld und welche Bestandteile des Hausgeldes kann ich auf die Mieter:innen umlegen? Dieser Beitrag liefert eine präzise Erklärung dazu, welche Ausgaben Vermieter:innen weitergeben können.
Umlagefähiges Hausgeld umfasst jene Teile der Nebenkosten für Eigentümer:innen einer Immobilie, die laut Gesetz (BetrKG) und Mietvertrag auf die Mieter:innen übertragen werden dürfen. Diese Kosten müssen direkt mit dem Betrieb des Gebäudes sowie dessen Versorgung zusammenhängen und gerecht nach einem vereinbarten Verteilerschlüssel, wie der Wohnfläche, auf die einzelnen Mietparteien verteilt werden.
- Umlagefähiges Hausgeld bezeichnet jene Anteile der Betriebskosten einer Immobilie, die Vermieter:innen rechtlich korrekt auf ihre Mieter:innen übertragen dürfen.
- Zu den typisch umlagefähigen Kosten gehören unter anderem die Wasserversorgung und -entsorgung, Heizkosten, Kosten für den Betrieb des Aufzugs, Straßenreinigung und Müllabfuhr, Gartenpflege, Beleuchtung der gemeinsamen Bereiche, Schornsteinreinigung, Gebäudesicherheitsdienste sowie die Grundsteuer.
- Alle diese Kosten sind Teil der Betriebskostenverordnung und können somit auf die Mieter:innen umgelegt werden, vorausgesetzt, sie sind explizit im Mietvertrag aufgeführt.
Umlagefähige Bestandteile des Hausgeldes
Das Hausgeld ist eine monatliche Vorauszahlung, die Eigentümer:innen in Wohnungseigentümergemeinschaften an die Gemeinschaft entrichten. Es deckt die laufenden Kosten für Instandhaltung, Verwaltung und Betrieb der gemeinschaftlich genutzten Flächen und Anlagen ab.
Einige dieser Kosten können Vermieter:innen im Rahmen der Nebenkosten auf die Mieter:innen umlegen. Diese umlegbaren Kosten umfassen insbesondere:
| Kostenart | Beschreibung |
|---|---|
| Heizkosten | Kosten für die zentrale Beheizung und Warmwasseraufbereitung. Abrechnung erfolgt anhand von Verbrauch. |
| Wasserversorgung/Abwasser | Gebühren für Frischwasser sowie für die Entsorgung von Abwasser ins kommunale Kanalsystem. |
| Müllentsorgung | Kosten für die regelmäßige Müllabfuhr und für Recyclingdienste, falls diese angeboten werden. |
| Hausmeister:in | Kosten für die Reinigung und Pflege der gemeinschaftlichen Flächen sowie kleinere Reparaturen. Dazu zählt auch die Koordination von Dienstleistern. Diese Kosten sind umlagefähig, solange die Tätigkeiten keine größeren Instandsetzungsarbeiten umfassen. Administrative / Verwaltungstechnische Leistungen sind nicht umlagefähig. |
| Gebäudereinigung | Kosten für die Reinigung von Treppenhäusern, Fluren und Eingangsbereichen, um Sauberkeit sicherzustellen. |
| Gartenpflege | Kosten für die Pflege gemeinschaftlicher Grünanlagen, wie Rasenmähen und Schneiden von Büschen. |
| Aufzugskosten | Kosten für die Wartung und Reparatur von Aufzügen, die gemeinschaftlich genutzt werden. |
| Schneeräumung/Winterdienst | Gebühren für das Freihalten von Gehwegen und Parkplätzen von Schnee und Eis im Winter. |
| Versicherungen | Prämien für Gebäude- und Haftpflichtversicherungen, die das Gemeinschaftseigentum abdecken. |
Diese Aufzählung zeigt die wesentlichen Posten des umlagefähigen Hausgeldes. Dennoch gibt es einige nicht umlagefähige Bestandteile, die ausschließlich von den Eigentümer:innen getragen werden, wie z. B. Kosten für die Instandsetzung.
Nicht umlagefähige Teile des Hausgeldes
Nicht umlagefähige Bestandteile des Hausgeldes sind solche, die ausschließlich von den Eigentümer:innen getragen werden müssen. Dazu gehören:
- Instandhaltungskosten: Diese Kosten fallen für größere Reparaturen und Sanierungen an, die notwendig sind, um die Gebäudesubstanz zu erhalten. Sie können nicht auf die Mieter:innen umgelegt werden.
- Verwaltungskosten: Darunter fallen die Kosten für die Tätigkeit der Hausverwaltung (WEG-Verwaltung und Sondereigentumsverwaltung), wie die Buchführung, die Bearbeitung von Schadensfällen und die Organisation der Eigentümerversammlungen.
- Rücklagen: Eigentümergemeinschaften müssen Instandhaltungsrücklagen für zukünftige Sanierungen und Instandsetzungen bilden, um das Gebäude langfristig instand zu halten. Auch diese Rücklagen dürfen nicht auf die Mieter:innen umgelegt werden.
Anteil des umlagefähigen Hausgeldes
Der Anteil des umlagefähigen Hausgeldes variiert je nach Gebäudegröße, Alter und örtlichen Gegebenheiten. Es ist jedoch schwer, eine allgemeine Zahl festzulegen, da der prozentuale Anteil tatsächlich von den spezifischen Kosten und Regelungen vor Ort abhängt. Die Betriebskostenverordnung (BetrKV) listet in § 2 genau auf, welche Kostenarten auf die Mieter:innen umgelegt werden können.
Zu den üblichen umlagefähigen Kostenarten zählen beispielsweise Heizkosten, Wasserkosten und Kosten für die Müllentsorgung, während größere Instandhaltungskosten oder Verwaltungskosten nicht umgelegt werden dürfen. Eine konkrete Quelle für den spezifischen Anteil des umlagefähigen Hausgeldes findet sich in der Jahresabrechnung der WEG oder bei der Hausverwaltung selbst.
Instandhaltungskosten sind von den Eigentümer:innen zu tragen
Instandhaltungskosten entstehen bei der Behebung von Schäden am Gebäude, wie defekte Dächer, feuchte Wände oder die Reparatur der Heizungsanlage. Diese Kosten dienen dem langfristigen Werterhalt der Immobilie und müssen ausschließlich von den Eigentümer:innen getragen werden. In manchen Fällen können diese Kosten aus den gebildeten Rücklagen bezahlt werden.
Instandhaltungsrücklagen im Kontext des Hausgeldes beziehen sich auf einen Teil der monatlichen Zahlungen, den Wohnungseigentümer:innen ansparen, um zukünftige größere Ausgaben zu decken. Diese Rücklagen, oft als „Instandhaltungsrücklage“ oder „Rücklage für die Instandhaltung“ bezeichnet, werden speziell für Reparaturen und Sanierungen des gemeinschaftlichen Eigentums verwendet, wie beispielsweise:
- Dachreparaturen
- Fassadensanierungen
- Austausch von Heizungsanlagen
- Sanierung der Gebäudetechnik
Die Rücklage hilft, finanzielle Engpässe zu vermeiden, wenn eine teure Instandhaltungsmaßnahme erforderlich wird. Bei Bedarf kann die Eigentümergemeinschaft im Rahmen einer Eigentümerversammlung darüber beschließen, Rücklagen für solche Ausgaben zu verwenden. Dadurch wird die finanzielle Belastung einzelner Eigentümer:innen reduziert, indem die Kosten auf bereits angesparte Mittel zurückgreifen.
Nicht umlagefähige Nebenkosten berechnen
Um die nicht umlagefähigen Nebenkosten zu berechnen, sollten Vermieter:innen zunächst eine klare Aufstellung aller angefallenen Kosten erstellen und sie dann anhand der Betriebskostenverordnung (BetrKV) kategorisieren. So lässt sich leicht erkennen, welche Kostenpositionen auf die Mieter:innen umgelegt werden dürfen und welche von den Eigentümer:innen selbst getragen werden müssen. Eine klare Trennung vermeidet Missverständnisse und sorgt für Transparenz bei der jährlichen Nebenkostenabrechnung.
Schritt 1: Kostenaufstellung erstellen
Vermieter:innen verschaffen sich zunächst einen Überblick über die Hausgeldabrechnung für eine zurückliegende Periode (normalerweise ein Jahr). Hier ein Beispiel:
- Gesamtwasserverbrauch: 2.000 €
- Müllentsorgung: 1.200 €
- Heizkosten: 5.000 €
- Aufzugskosten: 1.500 €
- Instandhaltungskosten: 3.500 €
- Verwaltungskosten: 2.000 €
Schritt 2: Kosten anhand der Betriebskostenverordnung (BetrKV) kategorisieren
Laut BetrKV dürfen folgende Bestandteile des Hausgeldes / Nebenkosten auf Mieter:innen umgelegt werden:
- Wasserverbrauch: 2.000 €
- Müllentsorgung: 1.200 €
- Heizkosten: 5.000 €
- Aufzugskosten: 1.500 €
Die Kosten, die nicht auf die Mieter:innen umgelegt werden dürfen, sind:
- Instandhaltungskosten: 3.500 €
- Verwaltungskosten: 2.000 €
Schritt 3: Nicht umlagefähige Kosten berechnen
Die nicht umlagefähigen Teile des Hausgeldes ergeben sich aus der Summe der Instandhaltungskosten (3.500 €) und der Verwaltungskosten (2.000 €), was insgesamt 5.500 € ausmacht. Diese Kosten müssen allein von den Eigentümer:innen getragen werden.
Schritt 4: Transparenz schaffen
In der jährlichen Hausgeldabrechnung / WEG-Abrechnung sollte die klare Aufteilung zwischen den umlagefähigen und nicht umlagefähigen Kosten offengelegt werden, um Missverständnisse zu vermeiden und Mieter:innen gegenüber für Transparenz zu sorgen.
Voraussetzungen für die Umlage der Kosten
Für die Umlage von Teilen des Hausgeldes auf Mieter:innen gibt es klare Voraussetzungen, die Vermieter:innen beachten müssen, um die Abrechnung korrekt und transparent zu gestalten. Die wichtigsten Voraussetzungen lassen sich in rechtliche und vertragliche Aspekte unterteilen:
- Vertragliche Grundlage: Damit Kosten auf die Mieter:innen umgelegt werden können, muss eine entsprechende Regelung im Mietvertrag enthalten sein. In der Regel ist eine Klausel vorhanden, die festlegt, welche Betriebskostenarten entsprechend der Betriebskostenverordnung (BetrKV) umgelegt werden dürfen. Es sollte klar hervorgehen, dass die Mieter:innen die vereinbarten Betriebskosten anteilig oder vollständig übernehmen.
- Einhaltung der Betriebskostenverordnung (BetrKV): Die BetrKV legt fest, welche Kostenarten überhaupt als Betriebskosten gelten und umgelegt werden können. Kostenarten, die nicht in der BetrKV aufgeführt sind, können nicht auf Mieter:innen abgewälzt werden. Umlagefähige Hausgeld-Teile sind beispielsweise Heizkosten, Müllentsorgung, Wasserversorgung und Gartenpflege.
- Abrechnungszeitraum: Die Abrechnung des umlagefähigen Hausgeldes muss innerhalb eines bestimmten Zeitraums erfolgen – einem Kalenderjahr. Vermieter:innen haben nach Ablauf dieses Abrechnungszeitraums zwölf Monate Zeit, die Nebenkostenabrechnung vorzulegen. Nach Ablauf dieser Frist können keine Nachforderungen mehr geltend gemacht werden, sofern die Verspätung nicht auf Umstände zurückzuführen ist, die Vermieterin nicht zu verantworten hat.
- Transparenz und Nachvollziehbarkeit: Die Kostenaufstellung muss für Mieter:innen verständlich und nachvollziehbar sein. Die einzelnen Kostenarten und ihr jeweiliger Anteil sollten klar aufgelistet sein. Zudem muss angegeben werden, wie der jeweilige Anteil der Mieter:innen berechnet wurde (zum Beispiel nach Quadratmetern der Mietfläche).
- Belegeinsicht: Mieter:innen haben das Recht, Einsicht in die Belege zu nehmen, auf deren Basis die Abrechnung erstellt wurde. Vermieter:innen müssen daher eine vollständige Dokumentation der abgerechneten Kosten bereithalten, um etwaige Fragen oder Zweifel klären zu können.
Durch die Einhaltung dieser Voraussetzungen kann sichergestellt werden, dass die Umlage der Kosten auf einer fairen und rechtlich sicheren Grundlage erfolgt und für alle Beteiligten verständlich ist.
Auch die Grundsteuer ist umlegbar
Die Grundsteuer, eine jährlich anfallende Abgabe, die Eigentümer:innen von Grundstücken und Gebäuden an die jeweilige Kommune zahlen, zählt zu den umlegbaren Nebenkosten. Auch wenn sie nicht Teil der direkten Hausgeldzahlungen ist, kann sie dennoch im Rahmen der jährlichen Nebenkostenabrechnung auf die Mieter:innen umgelegt werden. Dazu müssen Vermieter:innen einige wichtige Aspekte beachten:
- Rechtliche Grundlage: Die Betriebskostenverordnung (BetrKV) listet in § 2 BetrKV die Grundsteuer ausdrücklich als umlagefähige Kostenart auf. Für die Umlage auf Mieter:innen ist jedoch eine entsprechende Klausel im Mietvertrag erforderlich, die klar angibt, dass die Grundsteuer als Teil der Nebenkosten auf die Mietpartei umgelegt wird.
- Berechnung der Grundsteuer: Die Höhe der Grundsteuer variiert je nach Gemeinde, Art und Lage des Grundstücks oder Gebäudes. Sie setzt sich aus zwei Hauptkomponenten zusammen: dem Einheitswert und dem Hebesatz. Der Einheitswert wird von den Finanzbehörden festgelegt, während der Hebesatz von der Kommune bestimmt wird. Die Berechnung ergibt die Gesamtgrundsteuer, die das Finanzamt den Eigentümer:innen in einem jährlichen Grundsteuerbescheid mitteilt.
- Aufteilung auf Mieter:innen: Für Mietwohnungen in Mehrfamilienhäusern erfolgt die Umlage der Grundsteuer anteilig nach dem Verhältnis der gemieteten Wohnfläche zur Gesamtwohnfläche des Gebäudes. Dieser Schlüssel wird in der Nebenkostenabrechnung angewandt, um den jeweiligen Anteil der einzelnen Mietpartei zu berechnen.
- Transparenz in der Abrechnung: In der Nebenkostenabrechnung müssen Vermieter:innen die Umlage der Grundsteuer eindeutig ausweisen, indem sie die Gesamtgrundsteuer angeben und dann den prozentualen Anteil der Mieter:innen entsprechend ihrer Mietfläche berechnen. Eine klare und nachvollziehbare Auflistung ist unerlässlich, um Missverständnisse zu vermeiden und den Mieter:innen die Möglichkeit zu geben, die Richtigkeit der Abrechnung zu überprüfen.
- Belegeinsicht und Fristen: Mieter:innen haben das Recht auf Einsicht in den Grundsteuerbescheid, um die korrekte Verteilung zu prüfen. Die Abrechnung muss spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums vorgelegt werden, um gültig zu sein.
Sonderumlagen sind nicht umlagefähig
Sonderumlagen sind zusätzliche Beiträge, die von Wohnungseigentümer:innen einer Eigentümergemeinschaft erhoben werden, um spezielle, meist einmalige oder unerwartete Ausgaben zu finanzieren. Diese Ausgaben treten auf, wenn die vorhandenen Instandhaltungsrücklagen nicht ausreichen, um dringende Reparaturen, Modernisierungen oder bauliche Maßnahmen abzudecken. Eine Sonderumlage wird bei einer Eigentümerversammlung beschlossen und stellt eine finanzielle Belastung für die Eigentümer:innen dar.
Die Umlage dieser Sonderzahlungen auf die Mieter:innen ist jedoch unzulässig, da sie nicht als klassische Betriebskosten gemäß der Betriebskostenverordnung (BetrKV) gelten. Stattdessen dienen Sonderumlagen dem Ausgleich von größeren Instandhaltungs- oder Modernisierungsmaßnahmen, die klar als Aufgabe der Eigentümer:innen definiert sind. Zu den typischen Beispielen für Sonderumlagen zählen:
- Sanierungen und Modernisierungen: Maßnahmen wie Fassadensanierungen, Dachausbesserungen oder der Austausch von Heizungsanlagen sind oftmals teuer und werden als Sonderumlage finanziert.
- Unvorhergesehene Reparaturen: Bei gravierenden, nicht geplanten Schäden, wie Wassereinbrüchen oder defekten Rohrleitungen, kann eine Sonderumlage beschlossen werden, um die notwendigen Reparaturen zu finanzieren.
- Bauprojekte und Erweiterungen: Die Errichtung von neuen Gemeinschaftsflächen oder Erweiterungen, wie einem zusätzlichen Aufzug, kann eine Sonderumlage erfordern, insbesondere wenn diese nicht im Budget der Instandhaltungsrücklagen eingeplant sind.
Während Kosten, die in direktem Zusammenhang mit dem Erhalt oder der Wertsteigerung des Eigentums stehen, wie größere Renovierungen oder Erneuerungen, generell nicht als umlagefähige Nebenkosten betrachtet werden dürfen, gibt es eine Ausnahme bei Maßnahmen der Modernisierung. Vermieter:innen dürfen nach deutschen Mietrecht Modernisierungskosten teilweise auf die Mieter:innen umlegen. Dies betrifft beispielsweise Maßnahmen wie die Fassadendämmung oder die Erneuerung der Fenster, die die Energieeffizienz des Gebäudes verbessern oder den Wohnwert nachhaltig erhöhen.
Nach Durchführung solcher Modernisierungen ist es den Vermieter:innen erlaubt, eine Mieterhöhung durchzuführen. Die Kosten der Modernisierung können dann bis zu einem bestimmten Prozentsatz auf die Jahresmiete umgelegt werden, was zu einer dauerhaften Erhöhung der Mietkosten führt. Diese Regelung motiviert Vermieter:innen, in energiesparende und umweltfreundliche Technologien zu investieren, während sie gleichzeitig sicherstellt, dass Mieter:innen durch verbesserten Wohnkomfort profitieren.
Fazit
Das umlagefähige Hausgeld ermöglicht es Vermieter:innen, bestimmte laufende Kosten einer Immobilie auf die Mieter:innen umzulegen, was zu einer fairen Verteilung der Betriebskosten führt. Zu diesen Kosten gehören üblicherweise Posten wie Wasser- und Heizkosten, Grundsteuer, Müllabfuhr, Hausmeisterservice und Gebäudeversicherungen. Wichtig für Vermieter:innen ist die transparente und korrekte Abrechnung dieser Kosten, um Konflikte mit Mieter:innen zu vermeiden und den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden. Mieter:innen profitieren von der Klarheit über die Zusammensetzung ihrer Nebenkosten, was ihnen hilft, die Gesamtkosten des Wohnens besser zu verstehen und zu planen.
