Mietverwaltung für Mehrfamilenhäuser

Bei der Mietverwaltung wird eine Wohn- oder Gewerbeimmobilie mit einer Einzel-Eigentümer:in durch eine externe Hausverwaltung betreut. Diese Verwaltung vertritt die Interessen der Eigentümer:in gegenüber den Mieter:innen und Dritten. Dritte können in diesem Fall Handwerker:innen oder auch Energie- & Wasserversorger sein, mit denen die Verwaltung entsprechende Verträge abschließt und deren Erfüllung beaufsichtigt.

In erster Linie fungiert die Verwalter:in als Ansprechpartner:in für die Mieter:innen der Wohnungen und der gesamten Wohnanlagen. Wenn Probleme in den Wohnungen oder in den Außenanlagen des Objektes auftreten, ist es Aufgabe und Pflicht der Verwaltung sich schnellstmöglich um eine nachhaltige und langfristige Problemlösung zu kümmern. So plant die Hausverwaltung in Abstimmung mit Eigentümer:innen und gegebenenfalls Mieter:innen anstehende Renovierungen und Sanierungen von Gebäudeteilen. Besonderes Augenmerk liegt hier auf der stetigen energetischen Sanierung, die in den vergangenen Jahren immer wichtiger wird.

Daher ist der erste Schritt nach Auftreten eines Schadensfalls die unmittelbare Kontaktaufnahme mit der zuständigen Verwaltung. Im Idealfall finden in regelmäßigen Abständen Inspektionen vor Ort statt, bei denen der Zustand des Mietshauses, sowie der Außenanlagen begutachtet wird.

Zu den Hauptaufgaben eines Mietverwalters zählen vorrangig die Neuvermietung, Wohnungsübergaben und die Kontrolle der Mieteingänge. Häufig werden Tätigkeiten, wie das Eintreiben von Mietrückständen, die Abrechnung der Nebenkosten, sowie die Überwachung der Hausordnung durch den Mietverwalter:in mit übernommen. Hinzu kommen weitere Aufgaben einer klassischen Verwaltung, wie Instandhaltung oder die Koordination von Handwerker:innen.

Die wichtigsten Aufgaben sind:

• Sämtlicher Schriftverkehr mit Mietern, Dienstleistern, Behörden etc.
• Bonitätsprüfung von Mieter:innen
• Anfertigung von Mietverträgen, Beauftragung von Türschlüsseln
• Annahme und Abwicklung von Kündigungen
• Dienstleisterbeauftragung zur Wartung und Inspektion von Anlagen und Geräten
• Verwaltung und Abwicklung von Mietkautionen
• Mietanpassungen
• Hausmeister:in beauftragen
• Planung und Durchführung von Instandhaltungen

Die Aufgaben Ihrer Verwalter:in kann dem Verwaltervertrag entnommen werden. In einigen Fällen sind bestimmte Leistungen nicht pauschal in der Verwaltervergütung enthalten, sondern sind zusätzliche Leistungen, die gesondert abgerechnet werden.

Eigentümer:innen, die nicht in der Nähe ihrer vermieteten Wohnungen oder Häuser wohnen oder nur wenig Zeit haben, sind auf die Unterstützung einer externen Verwaltung angewiesen. Gleiches empfehlen Expert:innen auch für besonders pflegeintensive Objekte. Hierzu zählen nicht nur ältere Häuser mit vielen Sanierungsaufgaben, sondern auch Objekte mit schwierigen Mieter:innen. Als Mietverwalter ist es unsere Aufgabe sicherzustellen, dass Sie ihr Geld erhalten.

Wer es sich zutraut und in der Nähe wohnt, kann die Mietverwaltung auch selbst übernehmen. Man sollte allerdings viel Zeit mitbringen und sich gut mit dem Thema auskennen. Allgemein empfehlen wir besonders bei drei oder mehr zu betreuenden Objekten an unterschiedlichen Standorten auf eine Mietverwalter zurück zu greifen. Gerade wir als überregionaler Hausverwalter haben die Möglichkeit, mehrere unterschiedliche Standorte gleichzeitig zu betreuen.

Die Beaufsichtigung der pünktlichen Zahlung des vereinbarten Mietpreises ist die wohl wichtigste wirtschaftliche Aufgabe der Verwaltung. So prüft die Hausverwaltung die Höhe der Zahlungen und kümmert sich um eventuelle Mietrückstände durch die Mieter:in. Dabei ist die Verwaltung durch die Vermieter:in ermächtigt, in ihrem Namen Mahnverfahren bzw. weitere juristische Schritte einzuleiten. Auch die Vertretung der Eigentümer:in vor Gericht kann durch die Hausverwaltung erfolgen.

Neben der Überwachung der eingehenden Mietzahlungen ist auch die Mietanpassung häufig Aufgabe der Verwalter:in. Dabei haben die Verwaltungen den örtlichen Mietwohnungsmarkt und eventuelle regionale Mietobergrenzen (Mietpreisbremse) ständig im Blick. Die Herausforderung für die Verwalter:in liegt hier primär darin, das wirtschaftliche Optimum für Vermieter:innen (Eigentümer:innen) und Mieter:innen zu finden.

Derzeit verwalten wir Immobilien in Nordrhein-Westfalen. Wir planen jedoch unsere Expansion über die Grenzen NRWs hinaus!

Eine Übersicht unsere Standorte finden Sie hier

Im Durchschnitt ist bei der Mietverwaltung mit Kosten mindestens 30 bis 40 Euro pro Monat und Wohnung zu rechnen.

Der Umfang und die damit verbunden Kosten für die technische Mietverwaltung richten sich dabei nach der Größe der Wohnanlage (Anzahl der Wohnungen), der Jahresbruttokaltmiete, sowie dem Alter und etwaigen Sanierungsstau.

Wie bei vielen Dienstleistungen zählt in der Mietverwaltung: Man bekommt, wofür man zahlt. Wenn Sie daher auf Billiganbieter setzen, werden Sie auch billige Leistung bekommen.

In vielen Fällen sind es aber vor allem die an sich „kleinen“ Schäden, wie tropfende Wasserhähne oder nicht funktionierende Lampen, die viel Arbeitszeit verschlingen.

Für die Berechnung des Mietverwaltungs-Preises gibt es zwei Möglichkeiten:

1. Der Preis wird über eine Wohnungspauschale abgerechnet
2. Die Kosten errechnen sich anteilig an der Wohnungsmiete

Im ersten Fall können die Pauschalen mitunter stark variieren. So gibt es „Billiganbieter“, die mit Preise von 14€ oder weniger in den Markt drängen. Jedoch bieten diese meist nur die reine Buchhaltung und den Mieteinzug im Namen der Vermieter:in an. Eine technische Verwaltung findet hier nicht statt. Generell sollten Eigentümer:innen bei Preisen unter 20€ pro Einheit und Monat stutzig werden und sich genauer mit den Einzelleistungen befassen. Dennoch sind gerade bei großen Wohnanlagen, die gemeinsam verwaltet werden sollen, Rabatte möglich.

Im zweiten Fall ist das Verwalterhonorar an die Miethöhe gekoppelt (meistens an die Kaltmiete).

Mehr zum Thema Aufwand für die Verwaltung und Preis einer Hausverwaltung im Artikel.

Die Sondereigentumsverwaltung befasst sich mit der Verwaltung einer Wohneinheit (das Sondereigentum) innerhalb einer WEG. Dies umfasst z.B. Reparaturen innerhalb einer Wohnung sowie Kommunikation mit Mieter:innen.

Neben der Abwicklung von Sofortmaßnahmen gehört auch die Planung, Beauftragung und Überwachung von Modernisierungen, Sanierungen und umfangreichen Instandhaltungsmaßnahmen zum technischen Aufgabenbereich.

Hierbei ist die Verwalter:in weniger frei bei der Beauftragung von Handwerkern. Ihre Aufgabe hierbei ist es in erster Linie bei der Umsetzung zu beraten und Angebote verschiedener Anbieter einzuholen. Die finale Entscheidung über den Umfang, die durchführenden Handwerker:innen und den Zeitplan fällt immer die Eigentümer:in.

Sobald eine Maßnahme durch die Eigentümer:innen beschlossen wurde, ist es an der Mietverwaltung, die Umsetzung und Ausführung der verschiedenen Gewerke zu überwachen.

Neben Reparaturen und Instandhaltungen kann es auch Aufgabe der technischen Mietverwaltung sein, einen Winterdienst oder auch Gärtner:innen einzustellen.

Das Beauftragen von regelmäßig Pflichtwartungen und Kontrollen, wie die Prüfung der Kamine und Heizungsanlage, erfolgt ebenfalls durch die Verwalter:in.

Zu den grundlegenden Aufgaben der Mietverwaltung gehört die sogenannte kaufmännische/administrative Arbeit. Dabei geht es unter anderem um die Abwicklungen von Zahlungen und deren buchhalterische Erfassung.

Diese Erfassung ist vordergründig für die jährliche Betriebsabrechnung wichtig, die auf Basis der Umlage und den gesetzlichen Vorgaben erstellt wird.

In Fällen, in denen die prognostizierten Kosten – auf Basis der Vorjahre – von den tatsächlich gebuchten Kosten abweicht.

Kommen Mieter:innen ihren Miet- und Nebenkostenzahlungen nicht nach, ist es ebenfalls Aufgabe der Verwalter:in diese Zahlungen einzutreiben. Notfalls mithilfe eines entsprechenden Mahnverfahrens oder sogar durch anwaltlichen Druck.

Auch die Mietanpassung, also die Mieterhöhung, erfolgt durch die Hausverwaltung, bzw. wird durch diese ausgeführt.

Neben diesen Grundleistungen, die jede Verwalter:in von sich aus anbieten sollte, gibt es noch eine Reihe weiterer Leistungen, die in vielen Fällen zum Leistungsstandard gehören:

• Begleichung von Eingangsrechnungen von Stadt, Dienstleistern und Versicherungen
• Verwaltung, sowie Ein- und Auszahlungen von Kautionszahlungen bei Mieterwechseln
• Erstellungen bzw. Bereitstellung von Mietverträgen, meist in Kooperation mit einem entsprechenden Anwalt
• Erstellung von Zwischenabrechnungen primär bei Mieterwechseln
• Abnahme und Übergabe von Mietwohnungen nach Ende bzw. vor Beginn des Mietverhältnisses
• Prüfung bestehender Versicherungsverträge in Hinblick auf die Deckungssumme

Die Deckungssumme einer Versicherungspolice gibt an, bis zu welcher Summe Schäden gedeckt sind.

• Abwicklung von Modernisierungs-, Sanierungs-, Wartungs- und Reparaturarbeiten nach Vorstellung von Angeboten für die Eigentümer:innen

Speziell für die schnelle Abwicklung von Reparaturen und der Beseitigung von Schäden wird eine zentrale App genutzt, um eine schnelle und einfache Kommunikation zwischen Mieter:innen und der Hausverwaltung zu gewährleisten.

Neben diesen Leistungen bieten viele Verwalter:innen auch weitere administrative Service-Leistungen an. Dazu können zählen:

• Beauftragung weiterer externer Dienstleister, wie Hausmeister:in, Gärtner:in, des Winterdienstes oder spezialisierter Handwerker:innen.
• Bonitätsprüfung von Bewerber:innen vor der Unterzeichnung des Mietvertrages

Die Mietverwaltung bezieht sich auf die Verwaltung von Mieteinnahmen und -ausgaben sowie die Instandhaltung von vermieteten Immobilien, während die WEG-Verwaltung (Wohnungseigentumsverwaltung) sich auf die Verwaltung von gemeinschaftlichen Eigentumsbereichen innerhalb einer Wohnungseigentümergemeinschaft konzentriert.