Das Immobiliencontrolling ist ein Steuerungsinstrument für Unternehmen, das eingesetzt wird, um die wirtschaftliche Nutzung, Verwaltung und Planung von Immobilien(-projekten) zu gewährleisten. Es begleitet Immobilien in jeder Phase des Lebenszyklus, vom Kauf bis zur Inbetriebnahme und Verwertung, und liefert Informationen über Kosten, Risiken und Potenziale des Immobilieninvestments. Für Investoren, Wohnungsbaugesellschaften oder auch Handelsketten ist es daher ein wichtiger Bestandteil des generellen Controllings.
- Effizientes und erfolgreiches Immobiliencontrolling bedarf einer immobilienspezifischen Expertise. Miet- bzw. Hausverwaltungen können Kund:innen daher maßgeblich beim Immobiliencontrolling/der Portfolioverwaltung im operativen und strategischen Bereich unterstützen.
- Immobiliencontrolling sollte in jeder Phase des Lebenszyklus einer Immobilie integriert sein, um Chancen maximal auszuschöpfen und Risiken frühzeitig zu erkennen.
- Immobiliencontrolling besteht aus drei wichtigen Bereichen: Der Finanz-, Investment- und Bestandsplanung. Jeder dieser Bereiche hat das Ziel, die langfristige Wirtschaftlichkeit eines Immobilienbestands zu optimieren.
Grundlagen: Professionelles Immobiliencontrolling
Professionelles Immobiliencontrolling wird separat vom Controlling geführt und beinhaltet folgende Aufgabenbereiche: Wirtschaftlichkeitsberechnung, Beratung bei potenziellen Immobilieninvestments, Projektbegleitung in Bauphasen (Projektcontrolling), Risikomanagement für Immobilienbestände und Erstellung von umfassenden Reportings.
Wichtig ist zu beachten, dass für ein erfolgreiches Immobiliencontrolling eine immobilienspezifische Expertise absolut notwendig ist. Immobilienprojekte sind komplex und betreffen Fachbereiche, die über das normale Controlling hinausgehen. Das liegt unter anderem daran, dass Immobilienmärkte an spezifische Regularien gebunden sind, wie das Mietrecht oder auch Marktzyklen.
Entsprechend unterhalten immer mehr größere Unternehmen mit entsprechenden Immobilienbeständen ein eigenes Corporate Real Estate Management (CREM). Dieser Fachbereich, der auf die spezifischen Anforderungen des Managements, Controllings und Reportings für unternehmenseigene Immobilienbestände spezialisiert ist, fußt auf den Auswertungen und Zielsetzungen des Immobiliencontrollings.
Ziele des Immobiliencontrollings
Beim professionellen Immobiliencontrolling geht es darum, immobilienspezifische Faktoren im Controlling und Reporting zu berücksichtigen, damit der Immobilienbestand bzw. Immobilienprojekte wirtschaftlich gesteuert werden können.
Immobiliencontrolling besteht aus dem strategischen und dem operativen Immobiliencontrolling. Es soll auf der operativen Seite eine kontinuierliche Performancemessung gewährleisten und auf der strategischen Seite den langfristigen Unternehmenserfolg unterstützen.
Wie beim klassischen Reporting zeichnet sich das operative Immobilienreporting primär durch einen sehr kurzfristigen Horizont aus, basierend auf monatlichen PLAN- und IST-Zahlen werden direkte Aktionspläne erarbeitet, die zur Senkung der Betriebskosten und Margensteigerung beitragen.
Im Rahmen des mittel- bis langfristigen, strategischen Immobilienmanagements konzentrieren sich Asset Manager und Portfoliomanager mehr auf den langfristigen Aufbau von Portfolios bzw. die Abstimmung der Immobilienstrategie mit der generellen Unternehmensstrategie. Hier spielen ggf. anstehende Immobilienzu- oder -abverkäufe eine entscheidende Rolle.
Die Ziele des Immobiliencontrollings unterscheiden sich nicht nur zwischen den operativen und strategischen Aspekten, sie sind zudem auch immer abhängig von dem jeweiligen Unternehmen bzw. der jeweiligen Eigentümer:in.
Generell liegen die Hauptziele des Immobiliencontrollings aber stets in der Erfolgsmaximierung des Projekts, im Risikomanagement, im Aufbau eines optimalen Informationsmanagements und in einer strategischen Ausrichtung.
Im Kern, wie beim klassischen Unternehmenscontrolling auch, besteht das Immobiliencontrolling primär aus der Analyse der Ausgangssituation, dem Identifizieren und Evaluieren unterschiedlicher Möglichkeiten und anschließend der Kontrolle der erzielten Ergebnisse.
Controlling über den Immobilienlebenszyklus hinweg
Immobilien sind langfristige Investments. In jeder Phase eines Immobilienprojekts gibt es andere Risiken, Chancen und Umstände, die berücksichtigt werden müssen, um das volle wirtschaftliche Potenzial der Immobilieninvestition herauszuholen. Daher ist ein effizientes Immobiliencontrolling in den gesamten Lebenszyklus einer Immobilie integriert.
Immobilienprojekte werden von Anfang, dem Projektentwurf, bis Ende, dem Abriss und der erneuten Verwertung, vom Immobiliencontrolling begleitet.
Die 5 Phasen des Immobilienlebenszyklus
Der Immobilienlebenszyklus besteht aus verschiedenen Phasen, die alle verschiedenen Chancen und Risiken bergen. Es wird dabei zwischen folgenden Zyklusphasen unterschieden:
- Planung (Marktanalyse, Wirtschaftlichkeitsrechnung, Risikoanalyse)
- Entwicklung (Konzeption, Genehmigungsverfahren, Finanzierungs- und Kostenplan)
- Bauphase (Bauausführungplanung und Kontrolle, Überwachung von Kosten, Verträge mit Bauunternehmer:innen)
- Nutzung (Betriebskostenoptimierung, Instandhaltungen, Modernisierungsplanung, Facility Management)
- Verwertung (Abbruch, Verkauf, steuerbezogene Themen wie Abschreibungen)
Kontrolle in der Ideen- und Entwurfsphase
Schon bevor die Entscheidung für ein Immobilienprojekt überhaupt gefällt wird, beginnt die Arbeit des Immobiliencontrollings. Kernaufgabe des Controllings ist im Allgemeinen die Unterstützung von Unternehmensentscheidungen. Immobilienkäufe oder auch die Umsetzung von Immobilienentwicklungsprojekten haben häufig enorme finanzielle Volumina, weshalb Unternehmen hier vor der eigentlichen Entscheidung Risikoanalysen durchführen.
Dazu gehören vordergründig die Standort- & Potenzialanalysen: Welche Investitionen sind notwendig und welche Renditen können erzielt werden? Wie ist die Wettbewerbssituation in der Region? Welche Risiken können das Projekt wie beeinflussen?
Kontrolle in der Projektphase
Die Projektphase umfasst die Entwicklungs- und Bauphase des Projekts, was hauptsächlich Kosten- und Terminüberwachungen und Vertragscontrolling beinhaltet. Maßgebliche Schritte, die in dieser Phase vom Immobiliencontrolling durchgeführt werden:
- Budgetplanung: Sämtliche Kosten, die mit der Realisierung des Projekts verbunden sind, werden berechnet, um somit eine Prognose erstellen zu können und ein damit verbundenes Budget festzulegen. Dabei wird in den meisten Fällen eine „Preisspanne“ berechnet, in der das Projekt je nach Verlauf erwartungsgemäß durchgeführt werden kann.
- Kostenmanagement: Während der Durchführung werden die Kosten kontinuierlich geprüft, um sicherzugehen, dass das Budget eingehalten wird. Budgetabweichungen werden entsprechend geprüft und eventuelle Implikationen auf das Gesamtprojekt werden bewertet.
- Terminüberwachung: Das Immobiliencontrolling überprüft, ob die Bauphase nach dem festgelegten Zeitplan verläuft oder ob es Verzögerungen gibt. Für mögliche Probleme oder Engpässe werden Lösungen gesucht und geprüft, ob es zu zusätzlichen Kosten kommt.
- Leistungskontrolle: Neben den Kosten und terminlichen Vorgaben prüft das Immobiliencontrolling, dass sämtliche Abnahmen wie vorgeschrieben ablaufen und ob es Mängel gibt, die nachgebessert werden müssen.
- Risikomanagement: Wenn es zu Problemen kommt, übernimmt das Immobiliencontrolling das Risikomanagement. Das bedeutet, dass z.B. Preissteigerungen von Rohstoffen oder Lieferengpässen erkannt und dokumentiert und im nächsten Schritt Lösungsansätze formuliert werden, die entsprechend mit den Investor:innen besprochen werden.
- Reportings: Wichtig bei größeren Investmentprojekten ist es, regelmäßig qualitativ hochwertige Reportings zu erstellen. Diese beinhalten den Stand des Budgets, verbleibende Arbeiten und Kosten sowie einen Überblick über die Einhaltung des Zeitplans.
Im Controlling der Projektphase wird entsprechend kontinuierlich geprüft, ob das Budget eingehalten wird, es zu Verzögerungen kommt, die Qualität des Baus wird überwacht und alle Ergebnisse werden dokumentiert und an die bestehenden Stakeholder kommuniziert.
Controlling in der Nutzungsphase
Wenn die Immobilie fertiggestellt wird, beginnt die nächste Phase des Lebenszyklus: Die Nutzungsphase.
In der Nutzungsphase liegt der Fokus des Immobiliencontrollings darauf, sicherzustellen, dass mit der Immobilie eine dauerhaft gute oder sogar steigende Rendite erzielt werden kann. Es wird überprüft, wie hoch die Einnahmen sind, welche Ausgaben es gibt und wie rentabel die Immobilie ist. Folgende Aufgaben werden in der Nutzungsphase vom Immobiliencontrolling übernommen:
- Kosten- und Ertragsanalyse: Es werden alle Einnahmen geprüft, sowie auch potenzielle Anpassungen bzgl. Mieteinnahmen (wie ist die Miete im Vergleich zu anderen Immobilien auf dem Markt?) analysiert. Neben den Einnahmen werden auch alle Ausgaben (wie z.B. Betriebskosten) festgehalten und auf mögliche Optimierung geprüft.
- Instandhaltungsmanagement: Beim Instandhaltungsmanagement geht es um die Überprüfung der Instandhaltungsrücklagen, die Planung von Wartungen und Inspektionen sowie potenzielle (energetische) Modernisierungsmaßnahmen oder Reparaturarbeiten.
- Regelmäßiges Immobilien-Reporting: Es werden umfangreiche Reportings in einem festgelegten Turnus erstellt, die an die Stakeholder:innen geschickt werden. In diesen Reportings werden zudem Vorschläge zur Kostenoptimierung hinzugefügt. Hier kann ein individualisierbares Reporting des beauftragten Property Managements viel Zeit in der Erstellung eigener Berichte einsparen.
Unterstützung durch eine professionelle Mietverwaltung
Eine professionelle Mietverwaltung ist eine überaus hilfreiche Unterstützung für das Immobiliencontrolling. Sie liefert dem Immobiliencontrolling essenzielle Kennzahlen, Daten und Informationen in Form von der Bereitstellung regelmäßiger Reportings.
Eine Voraussetzung hierfür ist, dass es sich um eine Mietverwaltung handelt, die individuelle Reportings erstellen kann und über eine umsatzsteuerfähige Buchhaltung verfügt.
Kontrolle während der Verwertung der Immobilie
Bei der Verwertung einer Immobilie wird diese entweder verkauft, abgerissen oder es werden andere Änderungsmaßnahmen ergriffen.
Um die richtige Entscheidung über die Verwertungsstrategie zu treffen, ist es entscheidend, die IST-Situation und alle Möglichkeiten zur Nutzung der Immobilie umfassend zu analysieren.
Das Controlling während der Verwertung der Immobilie hat das Ziel, sicherzustellen, dass wirtschaftliche Risiken berücksichtigt und Chancen ausgeschöpft werden. Je nachdem, für welche Verwertungsstrategie sich die Eigentümer:innen entscheiden, wird der Prozess vom Controlling begleitet.
Beim Verkauf einer Immobilie sind das etwa die Berechnung aller Kosten, die beim Verkauf entstehen, die Einhaltung des entsprechenden Budgets und die Überwachung aller Fristen.
Werterhaltung und Kostensenkung über den Lebenszyklus
Kernstück eines erfolgreichen und effizienten operativen Immobiliencontrollings ist es, den Immobilienwert zu erhalten und Kosten zu senken. Das bedeutet, dass in jeder Phase die Wirtschaftlichkeit der Immobilie beobachtet wird und ggf. Maßnahmen ergriffen werden, um sicherzustellen, dass keine finanziellen Fehlentscheidungen getroffen werden.
Um das zu gewährleisten, reagiert Immobiliencontrolling nicht nur auf Situationen, sondern handelt vorausschauend: Es werden frühzeitig und proaktiv Erhaltungsmaßnahmen geplant. Somit können Folgekosten potenzieller Schäden so gering wie möglich gehalten werden.
Gleiches gilt auch immer mehr für die Optimierung im Bereich des ESG-Reportings, durch Anpassungen in der Nachhaltigkeit, durch energetische Modernisierungen, altersgerechte Umbauten oder eine bessere Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr können Ressourcen geschont werden. Auch aktiver Bestandsschutz im Portfolio, sprich der Erhalt bestehender Immobilien oder die Revitalisierung, hat positiven Einfluss auf entsprechende Reportinggrößen.
Eine entsprechend ausgerichtete Portfolioverwaltung berücksichtigt diese Faktoren in der operativen Betreuung und liefert dem Controlling entsprechende quantitative Daten.
Instrumente des Immobiliencontrollings
Das Immobiliencontrolling bedient sich verschiedener Instrumente, um seine Aufgaben erfolgreich zu erfüllen. Bei den Instrumenten kann man unterscheiden zwischen denen, die für die strategische Seite des Controllings benutzt werden, und solchen, die für die operative Seite relevant sind.
Instrumente für das strategische Immobiliencontrolling:
- Lebenszykluskosten-Analyse: Identifikation von Einsparungspotenzialen über den Lebenszyklus
- Portfolioanalyse: Bewertung von Immobilienportfolios zur Unterstützung von strategischen Entscheidungen
- SWOT-Analyse: Analyse von Stärken, Schwächen, Chancen und Gefahren eines Immobilienprojekts
- Balanced Scorecard: Erstellung eines Gesamtbilds der Immobilie hinsichtlich Finanzen, Kund:innen, internen Geschäftsprozessen und Wachstumsmöglichkeiten
Instrumente für das operative Immobiliencontrolling:
- Abweichungsanalyse: Vergleich von Soll- und Ist-Werten
- Benchmarking: Analyse und Vergleich der Immobilie mit dem Marktdurchschnitt
- Budgetierung: Planung und Kontrolle von Aufwendungen und Erträgen
- Cashflow-orientiertes Ertragswertverfahren / Discounted Cashflow: Beurteilung der Rentabilität, Sicherheit und Liquidität der Immobilie basierend auf zukünftigen Einnahmen
- Kennzahlensysteme: Zusammenfassung von Kennzahlen
- Nutzwertanalyse: Bewertung von Alternativen einer Entscheidung
- Szenarioanalyse: Analyse von zukünftigen Entwicklungen, um frühzeitig Risiken zu erkennen
Wichtige Dimensionen im Immobiliencontrolling
Im Immobiliencontrolling gibt es drei wichtige Dimensionen: Die Finanz-, Investment- und Bestandsplanung. Alle Bereiche dienen dazu, Risiken früh zu erkennen und die Wirtschaftlichkeit des Immobilienbestands zu optimieren. Mithilfe dieser drei Bereiche können Immobilienprojekte langfristig wirtschaftlich erfolgreich geführt werden.
Finanzplanung
Die Finanzplanung soll sicherstellen, dass fundierte Investitionsentscheidungen getroffen werden können. Für die Finanzplanung sind eine Datenintegration und -erhebung wichtig, bei der wirtschaftliche Rahmenbedingungen (sich verändernde Faktoren wie Immobilienmarktverhältnisse) und Strukturmerkmale (unveränderliche Eigenschaften wie Standort, Gebäudeeffizienz oder ‑eigenschaften) berücksichtigt werden.
Bei der Finanzplanung müssen alle relevanten finanziellen und wirtschaftlichen Daten festgehalten werden, von Anschaffungs- und Herstellungskosten bis zu Instandhaltungskosten und Verwaltungsausgaben.
Investmentplanung
Bei der Investmentplanung geht es darum, den Eigentümer:innen bzw. Investor:innen verschiedene Handlungsoptionen vorzustellen, die sie bzgl. einer Immobilie haben. Solche Handlungsoptionen können die Weiterführung einer Immobilie sein oder auch der Verkauf eines Objekts.
Um solche Handlungsoptionen zu erfassen und mit Zahlen zu untermauern, wird oftmals eine simulative Risikoanalyse erstellt. Die simulative Risikoanalyse ist eine Methode, bei der verschiedene Szenarien durchgerechnet werden und sich daraufhin die Risiken der jeweiligen Szenarien bewerten lassen.
Bestandsplanung
Bei der Bestandsplanung im Immobiliencontrolling wird das gesamte Immobilienportfolio einer Investor:in bzw. Eigentümer:in auf Optimierung untersucht. Es wird also nicht nur eine einzelne Immobilie untersucht, sondern auch, wie sich diese auf das gesamte Portfolio auswirkt.
Für eine Bestandsplanung werden die Rendite und das Risiko aller einzelnen Immobilien zusammengeführt, um ein übersichtliches Portfolio zu erhalten. Es wird ermittelt, welche Faktoren die Rendite des Portfolios am meisten beeinflussen, und darauf basierend werden verschiedene Szenarien durchgerechnet, um zu sehen, wie sich diese auf das Portfolio auswirken würden.
Fazit
Ein professionelles Immobiliencontrolling ist für den wirtschaftlichen Erfolg von Immobilieninvestitionen unverzichtbar. Es unterstützt nicht nur operative Aspekte einer Immobilieninvestition, sondern auch strategische und finanzielle. Das Immobiliencontrolling stellt sicher, dass Budgets und Zeitplanungen eingehalten werden, und kann Empfehlungen für strategische Entscheidungen geben, basierend auf den gesammelten Kennzahlen und Risikoanalysen. Eine Immobilie sollte vom Immobiliencontrolling in jeder Phase des Lebenszyklus begleitet werden, von der Planung bis zur Verwertung. So können Chancen ausgeschöpft und Risiken frühzeitig erkannt und vorgebeugt werden.
