Fristen für die Nebenkostenabrechnung – welche sind für Vermieter:innen und Mieter:innen relevant? In der Regel zahlen Mieter:innen mit ihrer Monatsmiete auch Nebenkosten. Einmal jährlich muss die Vermieter:in eine finale Nebenkostenabrechnung erstellen, die sie an ihre Mieter:innen schickt, um die tatsächlich angefallenen Nebenkosten aufzuzeigen. Mit der Nebenkostenabrechnung werden eventuelle Rückzahlungen für die Vermieter:innen oder auch Nachzahlungen für die Mieter:innen ermittelt. Für die Nebenkostenabrechnung gibt es einige Fristen (Nebenkostenabrechnung Frist), die vor allem Vermieter:innen unbedingt einhalten sollten. Denn wenn Vermieter:innen gewisse Fristen in Bezug auf ihrer Nebenkostenabrechnung versäumen, bleiben Vermietende auf den Kosten sitzen.
In diesem Beitrag sind alle wichtigen Fristen für Nebenkostenabrechnungen aufgeführt, die Vermieter:innen bezüglich der Erstellung der Nebenkostenabrechnung beachten müssen.
- In der Regel erstellen Vermieter:innen jährlich eine Nebenkostenabrechnung, um die Nebenkosten des Abrechnungszeitraums aufzuzeigen. Mit der Nebenkostenabrechnung werden eventuelle Rückzahlungen für die Vermieter:innen oder auch Nachzahlungen für die Mieter:innen ermittelt.
- Vermieter:innen müssen die Abrechnungs-, Verjährungs- und Zahlungsfrist beachten, sowie die Frist für nachträgliche Korrekturen der Nebenkostenabrechnung und die Nachreichfrist, wenn die Abrechnungsfrist unverschuldet verpasst wurde.
- Vermieter:innen sind verpflichtet, die Nebenkostenabrechnung fristgerecht in Textform zuzustellen. Die Zustellung kann per Kundenportal, Post, E-Mail, Fax oder auch persönlich erfolgen.
Überblick der Fristen für Nebenkostenabrechnungen
Niemand möchte Fristen verpassen. Hinsichtlich der Nebenkostenabrechnungen kann das Versäumen einer Frist kostspielige und ärgerliche Folgen haben. Daher ist es für Vermieter:innen und auch Mieter:innen wichtig, sich vorher über diese zu informieren.
| Was? | Zu beachtende Frist |
|---|---|
| Erstellung der Nebenkostenabrechnung (Abrechnungsfrist) | Bis zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums |
| Nachreichung der Nebenkostenabrechnung | Bis drei Monate nach Ablauf der Abrechnungsfrist |
| Rückzahlungen bzw. Nachzahlungen | Innerhalb von 30 Tagen nach Erhalt der Nebenkostenabrechnung |
| Widerspruch einlegen | Bis zwölf Monate nach Eingang der Nebenkostenabrechnung |
| Abrechnung korrigieren | Bis Ende der Abrechnungsfrist |
| Verjährung der Ansprüche | Nach drei Jahren nach dem Ende des Jahres, in dem der Anspruch entstand |
Welche Fristen gelten für die Erstellung der Nebenkostenabrechnung?
Der Abrechnungszeitraum spielt eine wichtige Rolle für die Erstellungsfrist der Nebenkostenrechnung. Gemäß §556 Abs. 3 BGB kann der Abrechnungszeitraum maximal ein Jahr betragen, darf aber auch kürzer sein. Meistens nutzen Vermieter:innen zur Abrechnung den 01. Januar bis zum 31. Dezember. Theoretisch können sie aber frei entscheiden, über welchem Zeitraum sie abrechnen wollen.
Nach Ablauf des Abrechnungszeitraums haben Vermieter:innen zwölf Monate Zeit, um die Nebenkostenabrechnung zu erstellen und der Mieter:in zuzustellen. Entscheidend ist hierbei, dass die Abrechnung innerhalb des 12-monatigen Zeitraums bei den Mietenden zugeht. Das bloße Versenden innerhalb der Frist reicht nicht aus (BGH, Urteil v. 21.1.2009, VIII ZR 107/08).
Wenn nach Ablauf dieser Frist keine Nebenkostenabrechnung erstellt wurde und die Versäumnis selbst verschuldet ist, muss die Mieter:in die Nebenkosten nicht zahlen (BGH, Urteil v. 18.1.2006, VIII ZR 94/05).
Sollte die Mieter:in vor Ablauf des Abrechnungszeitraums ausziehen, kann sich die Vermieter:in zwar dazu entschieden, bereits mit dem Auszug eine Nebenkostenabrechnung zu erstellen, ist gesetzlich dazu aber nicht verpflichtet eine unterjährige Abrechnung zu erstellen. Die Frist der Erstellung der Nebenkostenabrechnung beträgt auch bei vorzeitigem Auszug zwölf Monate nach Ablauf des Abrechnungszeitraums.
Wichtig: Vermieter:innen müssen beim Auszug einer Mieter:in die Zählerabstände notieren, damit sie die Abrechnung korrekt erstellen können. Die entsprechenden Zählerstände sollten daher bei Auszug im Rahmen des Wohnungs- und Schlüsselübergabe notiert werden.
Wann ist eine Nachreichung der Nebenkostenabrechnung möglich?
Eine Nachreichung der Nebenkostenabrechnung ist dann möglich, wenn die Frist aus unverschuldeten Gründen versäumt wurde. Vermieter:innen müssen die Gründe des Versäumnisses entsprechend beweisen. Der Bundesgerichtshof entschied, dass Vermieter:innen weitere drei Monate Zeit haben, eine Abrechnung zu erstellen, wenn sie nicht schuld daran sind, dass sie die Frist verpasst haben.
Gründe eines unverschuldeten Versäumnisses sind:
- Krankheitsbedingt
- Rechnungen der Energieversorgung kamen verspätet
- Verspäteter Erhalt der Bescheinigung für die Grundsteuer vom Finanzamt
- Mieter:in ist umgezogen, ohne die neue Anschrift zu teilen
Bis wann müssen Rückzahlungen bzw. Nachzahlungen geleistet werden?
Nachdem Mieter:innen die Betriebskostenabrechnung erhalten haben, haben sie 30 Tage Zeit, mögliche Nachzahlungen zu begleichen (§286 Abs. 3 BGB). Diese Frist gilt auch für Vermieter:innen, wenn sie Rückzahlungen an die Mieter:in leisten müssen.
Können Mieter:innen der Nebenkostenabrechnung widersprechen?
Mieter:innen können nach Erhalt der Betriebskostenabrechnung 12 Monate lang die Abrechnung auf ihre Richtigkeit zu prüfen. Dafür können sie von der Vermieter:in verlangen, die entsprechenden Rechnungen und Belege vorzulegen. Außerdem können Mieter:innen einfordern, die Ablesewerte anderer Mietparteien im Wohnhaus einzusehen, um diese mit der eigenen Nebenkostenabrechnung zu vergleichen. Die Vermieter:in ist gesetzlich verpflichtet, einer solchen Forderung nachzukommen.
Wichtig: Vermieter:innen sollten der Mieter:in im Falle einer möglichen Auseinandersetzung nie Originale von Belegen schicken, sondern immer nur Kopien.
Sollten Mieter:innen der Nebenkostenabrechnung nach der Prüfung widersprechen wollen, haben sie für den Widerspruch zwölf Monate Zeit (§556 Abs. 3 BGB). Beginnend mit dem Ende des Abrechnungszeitraums.
Bis wann können Vermieter:innen eine Nebenkostenabrechnung korrigieren?
Die Nebenkostenabrechnung lässt sich nur innerhalb der Abrechnungsfrist korrigieren. Das bedeutet:
Die Abrechnung kann zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums (Jahr, in dem die Kosten entstanden sind) korrigiert werden. Daher ist es für Vermieter:innen ratsam die Betriebskostenabrechnung frühzeitig zu erstellen, sodass eventuelle Fehler im Nachhinein noch korrigiert werden können.
Wann verjähren Forderungen aus der Betriebskostenabrechnung?
Sollten aus einer Nebenkostenabrechnung Rückzahlungen oder auch Nachzahlungen entstehen, verjähren diese nach drei Jahren mit dem Ende des Anspruchsjahres (§195 BGB).
Beispiel: Die Vermieter:in erstellt eine Nebenkostenabrechnung mit einer Abrechnungsfrist, die am 31.12.2023 endet. Die Vermieter:in ist somit gesetzlich verpflichtet, der Mieter:in die Nebenkostenabrechnung bis zum 31.12.2024 zukommen zu lassen. Die Verjährungsfrist für Nachzahlungen oder Erstattungen ist dementsprechend der 31.12.2027 – drei Jahre nach dem Jahr, in dem der Anspruch mit Erhalt der Nebenkostenabrechnung entstanden ist.
Voraussetzung hierfür ist, dass die Mieter:in eine korrekte Betriebskostenabrechnung innerhalb der Zustellungsfrist erhalten hat.
Sonderfall: Unterjähriger Mieterwechsel
Wenn ein Mieter:in vor dem Ende eines Abrechnungszeitraums auszieht, muss sie die Nebenkosten bis zum offiziellen Ende des Mietvertrags weiterhin zahlen. Der Tag des tatsächlichen Auszugs spielt in diesem Fall also keine Rolle. Lediglich der Tag zudem der Mietvertrag gekündigt wird, ist entscheidend für das Ende des Mietvertrags und damit auch der Verpflichtung zur Zahlung der entstanden Mietkosten während der Mietdauer.
Wenn die Vermieter:in eine Nachmieter:in gefunden und einen neuen Mietvertrag geschlossen hat, trägt die neue Mieter:in ab dem Tag ihres Mietbeginns, wie er im Mietvertrag festgehalten wurde, die Nebenkosten.
Sollte die Nachmieter:in in die Wohnung einziehen, aber der Mietvertrag der alten Mieter:in noch laufen, trägt die vorige Mieter:in weiterhin die Nebenkosten. In solchen Fällen setzen Vermieter:in und Mieter:in meist ein Mietaufhebungsvertrag auf. So wird vermieden, dass die Vormieter:in für die Nebenkosten und damit auch für den Verbrauch der neuen Nachmieter:in bezahlen muss.
Hinweis: Ob eine Vermieter:in eine Nachmieter:in akzeptiert oder nicht, hängt von den Vereinbarungen im Mietvertrag oder der persönlichen Kulanz der Eigentümer:in ab. Eine Pflicht eine Nachmieterin zu akzeptieren gibt es indes nicht.
Die Vermieter:in muss der Vormieter:in erst nach dem Ende des Abrechnungszeitraums und der First zur Erstellung der Abrechnung diese zustellen.
Beispiel:
Der Abrechnungszeitraum einer Wohnung läuft vom 01. Januar bis zum 31. Dezember 2024. Die Mieter:in ist bereits am 02. Februar 2024 ausgezogen.
Nach Ablauf des Abrechnungszeitraums (31. Dezember 2024) hat die Vermieter:in noch zwölf Monate Zeit, die Nebenkostenabrechnung zu erstellen und der ehemaligen Mietenden zuzustellen. Die Mieter:in kann also bis zum 31. Dezember 2025 eine Nebenkostenabrechnung erhalten, obwohl sie bereits am 02. Februar 2024 ausgezogen ist.
Vorheriger Abrechnungsanspruch: Wenn eine Mieter:in innerhalb eines Abrechnungszeitraums aus der Wohnung auszieht, hat sie kein Anspruch darauf, eine frühere Nebenkostenabrechnung der Vermieter:in zu erhalten. Theoretisch kann die Vermieter:in einen angemessenen Teil der Kaution der Mieter:in einbehalten, wenn mit Nachzahlungen aus der Nebenkostenabrechnung zu rechnen sind. Die ehemalige Mieter:in hat nach Erhalt der Betriebskostenabrechnung hier nach wie vor die gleichen Prüf- und Widerrufsrechte unter Einbehaltung der jeweiligen Fristen.
Sonderfall: Tod der Mietenden
Sollte die Mieter:in versterben, wird die Nebenkostenabrechnung dennoch erst nach Ablauf des Abrechnungszeitraums fällig. Dann hat die Vermieter:in wie gewohnt zwölf Monate Zeit, um die Nebenkostenabrechnung zu erstellen und an die Erb:innen der verstorbenen Mieter:in zu schicken.
Grundlagen Nebenkostenabrechnung
Zum Unterhalt eines Mietshauses fallen gewisse Kosten an. Diese Kosten werden als Nebenkosten bzw. Betriebskosten bezeichnet und werden von der Vermieter:in teils auf die Mieter:innen umgelegt werden. umlagefähige Nebenkosten sind:
- Heizkosten: Diese beinhalten Aufwendungen für die Bereitstellung von Wärme, einschließlich Heizung und Warmwasser.
- Wasserversorgung und Abwasserentsorgung: Kosten für die Wasserversorgung sowie Entsorgung des Abwassers der Mieter:innen.
- Müllabfuhr und -entsorgung: Hierunter fallen die Kosten für die Müllentsorgung und die Reinigung der Gemeinschaftsflächen.
- Straßenreinigung und Winterdienst: Dies sind Ausgaben, die für die Sauberkeit der Straßen und Wege rund um die Immobilie anfallen.
- Allgemeine Hausreinigung: Die Reinigung und Pflege der Gemeinschaftsflächen im Haus gehört ebenfalls zu den Nebenkosten.
- Gartenpflege: Wenn es einen gemeinschaftlichen Garten gibt, werden auch die Kosten für dessen Pflege auf die Mieter:innen umgelegt.
- Aufzug: Wenn ein Aufzug vorhanden ist, werden die Nebenkosten dafür in die Abrechnung einbezogen.
Im Mietvertrag wird außerdem festgelegt wie die Nebenkosten und die Umlage aufgestellt werden. Das macht eine Prüfung der Nebenkostenabrechnung für Mieter:innen später sehr viel einfacher.
Abrechnungszeiträume für Nebenkosten
In der Regel beträgt der Abrechnungszeitraum für Nebenkosten immer zwölf Monate (§556 Abs. 3 BGB). Vermieter:innen können frei entscheiden, ob sie ab dem 01. Januar eines Jahres oder zum Beispiel ab dem 01. April eines Jahres den Abrechnungszeitraum beginnen wollen. Nach Ende des festgelegten Abrechnungszeitraums muss die Nebenkostenabrechnung spätestens innerhalb von zwölf Monaten bei der Mieter:in vorgelegt werden.
Für welchen Abrechnungszeitraum sich Vermieter:innen auch entscheiden, dieser wird in den folgenden Jahren in der Regel auch beibehalten, um die Erstellung zu vereinfachen.
Abrechnungszeiträume dürfen nie länger als zwölf Monate gehen, in Sonderfällen aber auch kürzer ausfallen. Kürzere Abrechnungszeiträume können zum Beispiel herangezogen werden, wenn eine Mieter:in innerhalb eines Abrechnungszeitraums auszieht und die Vermieter:in bereits eine Nebenkostenabrechnung erstellen möchte.
Vermieter:innen sind zu einer solchen frühzeitigen Nebenkostenabrechnung aber nicht verpflichtet.
Rechtssichere Zustellung innerhalb der Frist
Vermieter:innen sind verpflichtet die Nebenkostenabrechnung fristgerecht in Textform zuzustellen. Die Zustellung kann per Post, E-Mail, Fax oder auch persönlich erfolgen. Wenn Vermieter:innen die Betriebskostenabrechnung per Post verschicken ist es immer empfehlenswert die Abrechnung per Einschreiben zu versenden. So sichern sich Vermieter:innen im Streitfall ab, da in solchen Fällen ein Versandbeleg nicht ausreicht, um zu beweisen, dass die Nebenkostenabrechnung fristgerecht verschickt wurde.
Wenn Vermieter:innen auf Nummer sicher gehen wollen, können sie die Nebenkostenabrechnung persönlich zustellen und unter Anwesenheit von Dritten. Ebenfalls möglich ist es von der Mieter:in eine Eingangsbestätigung zu erbitten.
Verspätete Abrechnung
Wenn Vermieter:innen die Frist zur Nebenkostenabrechnung verpassen, dann sind die Mieter:innen nicht verpflichtet eventuelle Nachzahlungen zu tätigen. Das bedeutet aber nicht, dass Vermieter:innen mit Ablauf der Frist von der Pflicht zur Erstellung einer Nebenkostenabrechnung befreit sind. Mieter:innen dürfen laut § 273 BGB eine Betriebskostenabrechnung verlangen.
Wenn diese nach der Frist eingeht, sind Mieter:innen zwar nicht verpflichtet die Nachzahlungen zu begleichen, Vermieter:innen sind aber weiterhin verpflichtet eventuelle Rückzahlungen an die Mieter:in auszuzahlen.
Verjährung von Ansprüchen
Verjährungen von Ansprüchen aus der Nebenkostenabrechnung können für Vermieter:innen sehr ärgerlich werden. Sollten sich aus den Abrechnungen hohe Nachzahlungen ergeben, die Abrechnungsfrist aber verstrichen sein, bleiben Vermieter:innen gezwungenermaßen auf den Kosten sitzen. Bei fristgerechter Zustellung haben Vermieter:innen hingegen drei Jahre Zeit, ausstehende Nachzahlungen von der Mieter:in zu verlangen.
Nur wenn eine verspätete Zustellung unverschuldet zustande gekommen ist, darf die Vermieter:in eine Nebenkostenabrechnung auch noch nach Ablauf der Frist an die Mieter:in zustellen und eventuelle Nachzahlungen verlangen.
Die Verjährungsfrist aller Zahlungsansprüche endet drei Jahre nach Ablauf des Abrechnungszeitraums.
Zahlungsfristen für Nachforderungen und Guthaben
Aus rechtlicher Sicht (§ 286 Absatz 3) müssen Zahlungen (Nachzahlungen und auch Rückzahlungen) innerhalb von 30 Tagen beglichen werden. Eine Ausnahme stellt hier dar, wenn Vermieter:in und Mieter:in im Mietvertrag eine andere Vereinbarung getroffen haben. Eine Alternative kann etwa sein, dass zu viel gezahlte Beträge von der Mieter:in mit zukünftigen Zahlungen verrechnet werden.
Prüfung durch die Mietenden
Sobald die Mieter:in die Betriebskostenabrechnung erhalten hat, kann sie diese auf ihre Richtigkeit überprüfen und ggf. innerhalb von zwölf Monaten widersprechen. Sollte die Mieter:in offene Beträge an die Vermieter:in nachzahlen müssen, muss sie diese innerhalb von 30 Tagen nach Erhalt der Abrechnung begleichen – egal ob sie noch in der Prüfung der Abrechnung ist oder nicht.
Wenn die Mieter:in die Zahlung verweigert, weil sie der Abrechnung aufgrund inhaltlicher Fehler widersprechen will, ist das nicht rechtens. Die Mieter:in muss die geforderte Nachzahlung innerhalb der 30-tägigen Frist begleichen. Wenn sie dies nicht tut, ist sie offiziell im Zahlungsverzug. Wenn die Höhe der ausstehenden Zahlungen mehr als zwei Monatsmieten beträgt, kann die Vermieter:in der Mieter:in fristlos kündigen.
Bei der Zahlung sollte die Mieter:in hinzufügen, dass sie die Rechnung lediglich unter Vorbehalt bezahlt wird. Ansonsten könnte dies im Nachgang als Zustimmung zur Abrechnung gewertet und eine nachträgliche Beanstandung abgewiesen werden.
Achtung: Wenn eine Mieter:in bei der Abrechnung einen formellen Fehler entdeckt, besteht keine Zahlungsverpflichtung.
Wenn der Widerspruch als richtig anerkannt wird, durch die Vermieter:in selbst oder in Streitfällen durch eine gerichtliche Entscheidung, wird die Nebenkostenabrechnung berichtigt und ggf. zu viel geleistete Zahlungen seitens der Mieter:in an diese zurückerstattet.
Dokumenteneinsichtsrechte
Bei der Prüfung der Nebenkostenabrechnung können Mieter:innen die Einsicht auf alle relevanten Rechnungen und Belege einfordern (§ 259 BGB und Urteil vom 09.12.2020, Aktenzeichen VIII ZR 118/19).
Die Einsicht kann
- im Büro der Vermieter:in stattfinden
- per Kundenportal, Post, E-Mail oder Fax erfolgen
Jegliche Versandkosten darf die Vermieter:in der Mieter:in in Rechnung stellen. Außerdem dürfen Mieter:innen verlangen, die Ablesewerte anderer Mietparteien aus demselben Wohnhaus einzusehen, damit sie diese mit ihrer eigenen Abrechnung vergleichen können.
Wichtig für Vermieter:innen: Es sollten immer nur Kopien von Rechnungen und Belegen versandt werden. Falls es zum Streitfall kommen sollte, sind die Originale wichtiges Beweismaterial.
Einspruchsfristen zu Nebenkostenabrechnungen
Bis wann dürfen Mieter:innen der Nebenkostenabrechnung widersprechen? Die Widerspruchsfrist endet nach dem zwölften Monat nach dem Erhalt der Abrechnung.
Wichtig: Die Zahlungsfrist beträgt trotz Widerspruchsfrist 30 Tage.
Wenn die Mieter:in nach Ende der Einspruchsfrist der Betriebskostenabrechnung nicht widersprochen hat, kann sie Forderungen nicht mehr geltend machen. Eine Ausnahme besteht dann, wenn die Mieter:in unverschuldet die Widerspruchsfrist verpasst hat.
Fazit – Nebenkostenabrechnung Fristen
Für Vermieter:innen ist es unglaublich wichtig, über sämtliche Fristen bzgl. der Nebenkostenabrechnungen Bescheid zu wissen. Nicht nur um nicht auf Nebenkosten selbst sitzenzubleiben, sondern auch zu wissen, wie lange Mieter:innen einer Abrechnung widersprechen dürfen oder auch welche Verpflichtungen Vermieter:innen gegenüber ihren Mieter:innen haben. Eine große Hilfe kann die Zusammenarbeit mit einer Hausverwaltung sein.
Eine Mietverwaltung kümmert sich in der Regel um die Erstellung der Nebenkostenabrechnung, mögliche Aufforderungen zur Dokumenteneinsicht und auch darum, dass alle rechtlichen Fristen eingehalten werden. Mit der Zusammenarbeit einer Hausverwaltung können sich Vermieter:innen also oft viel Kopfschmerzen und Sorge sparen, wenn es um das Thema Fristen der Nebenkostenabrechnungen geht.
