Inhalt und Nutzen des Einkommensnachweis für Mieter:innen

Der Einkommensnachweis gehört zu den wichtigsten Unterlagen bei einer Wohnungsbewerbung. Er zeigt, ob die finanziellen Mittel ausreichen, um die Miete regelmäßig zu zahlen. Vermieter:innen können sich so ein Bild von der Zahlungsfähigkeit potenzieller Mieter:innen machen. Häufig kommt die Frage auf, welche Dokumente zulässig sind und wie persönliche Daten geschützt werden können.

  • Vermieter:innen fordern Einkommensnachweise, um sicherzustellen, dass die Mieter:innen die monatliche Miete zuverlässig zahlen können.
  • Je nach Beschäftigungsverhältnis oder Einkommensquelle können Gehaltsabrechnungen, Steuerbescheide, Rentenbescheide oder alternative Dokumente wie Bürgschaften genutzt werden.
  • Sensible Informationen auf Einkommensnachweisen, wie Kontonummern oder private Ausgaben, können geschwärzt werden. Die Weitergabe der Daten muss zweckgebunden und sicher erfolgen.
  • Personen ohne festes Einkommen, wie Studierende, können Alternativen wie BAföG-Bescheide, Kontoauszüge mit regelmäßigen Geldeingängen, Bürgschaften durch die Eltern oder eine Mietschuldenfreiheitsbestätigung vorlegen.
  • Ein sorgfältig aufbereiteter und aktueller Einkommensnachweis schafft Vertrauen und ist ein wichtiger Faktor für eine erfolgreiche Wohnungsbewerbung.

Grundlagen Einkommensnachweis

Ein Einkommensnachweis wird in unterschiedlichen Situationen benötigt. Die Form richtet sich danach, ob eine Person angestellt, selbstständig, in Ausbildung oder im Ruhestand ist. So gibt es keine universelle Form des Einkommensnachweises, sondern unterschiedliche Arten, die je nach individueller Lebenssituation und Zweck angepasst sind.

Für Arbeitnehmer:innen besteht der Einkommensnachweis in der Regel aus den Gehaltsabrechnungen der letzten Monate oder dem Arbeitsvertrag. Diese Dokumente geben eine klare Auskunft über die Höhe des regelmäßigen Einkommens und dessen Beständigkeit.

Bei Selbstständigen hingegen ist die finanzielle Lage weniger standardisiert, weshalb hier Steuerbescheide, betriebswirtschaftliche Auswertungen (BWA) oder Kontoauszüge als Nachweis dienen. Rentner:innen können ihre Zahlungsfähigkeit durch Rentenbescheide oder Kontoauszüge belegen, die die regelmäßigen Renteneingänge dokumentieren.

Auch Studierende oder Personen ohne festes Einkommen haben alternative Möglichkeiten, einen Einkommensnachweis zu erbringen. Dazu gehören BAföG-Bescheide, Nachweise über Unterstützungszahlungen durch Eltern oder Bürgschaften von Dritten. Selbst staatliche Leistungen wie Bürgergeld, Wohngeld oder Sozialhilfe können je nach Anlass als Einkommensnachweis dienen.

Grundsätzlich ist für die Beurteilung der finanziellen Möglichkeiten einer potenziellen Mieter:in immer das Netto-Einkommen (nach Steuern und Sozialabgaben) bzw. der Auszahlungsbetrag entscheidend.

Ein Einkommensnachweis wird nicht nur für die Wohnungsbewerbung benötigt, sondern auch in anderen Kontexten, etwa bei Kredit- oder Leasinganträgen. Dabei hängt die Art des benötigten Nachweises immer vom Zweck der Anfrage ab. Für Mietverhältnisse ist in erster Linie entscheidend, dass die regelmäßige Zahlung der Miete gesichert ist.

Im Rahmen dieses Ratgebers wird sich ausschließlich auf den Einkommensnachweis für Mieter:innen bezogen.

Inhalt des Gehaltsnachweises

Ein Gehaltsnachweis enthält alle relevanten Informationen, die Auskunft über die finanzielle Lage der Mieter:innen geben. Dazu zählen:

Persönliche Angaben:

  • Name und Anschrift der Arbeitnehmer:in.
  • Name und Anschrift des Arbeitgebers.

Beschäftigungsverhältnis:

  • Angaben zur Art des Arbeitsverhältnisses (z. B. unbefristet, befristet, Teilzeit oder Vollzeit).
  • Beginn des Beschäftigungsverhältnisses und ggf. Hinweis auf Befristungen.

Einkommensangaben:

  • Bruttogehalt und Nettogehalt.
  • Angaben zu Sonderzahlungen (z. B. Urlaubs- oder Weihnachtsgeld).
  • Überstundenvergütungen oder andere variable Gehaltsbestandteile.

Abzüge:

  • Steuerliche Abzüge (Lohnsteuer, Kirchensteuer, Solidaritätszuschlag).
  • Sozialversicherungsabgaben (Kranken-, Renten-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung).

Zeitlicher Bezug:

  • Zeitraum, für den der Gehaltsnachweis gilt (z. B. aktueller oder letzter Monat).
  • Angabe, ob es sich um einen monatlichen oder jährlichen Nachweis handelt.

Weitere Informationen:

  • Gegebenenfalls Hinweise auf Zuschläge, wie Schicht- oder Nachtzuschläge.
  • Angaben zu gewährten Sachleistungen oder sonstigen Zusatzleistungen (z. B. Dienstwagen).

Fehlen wichtige Angaben oder sind die Informationen veraltet, kann dies die Entscheidung über die Wohnungsvergabe erschweren. Vermieter:innen haben jedoch keinen Anspruch auf Informationen, die über die Beurteilung der Zahlungsfähigkeit hinausgehen.

Faustregel für Vermietende

Für Vermieter:innen gibt es eine einfache Faustregel, um die Zahlungsfähigkeit von potenziellen Mieter:innen einzuschätzen: Die Nettokaltmiete sollte nicht mehr als ein Drittel des monatlichen Nettoeinkommens betragen. Diese Orientierung hilft, das Verhältnis zwischen Einkommen und Mietbelastung realistisch zu bewerten und mögliche Zahlungsausfälle zu vermeiden.

Diese Faustregel sichert nicht nur die finanziellen Interessen der Vermietenden, sondern ermöglicht auch den Mietenden genug Spielraum für die sonstigen Lebenshaltungskosten.

Beispiel:

Liegt die Nettokaltmiete einer Wohnung bei 1.200 EUR, sollte das monatliche Nettoeinkommen der Mieter:innen mindestens 3.600 EUR betragen, um die finanzielle Belastung tragbar zu machen.

Ergänzende Aspekte für die Beurteilung

Neben dem reinen Mietzins (Kaltmiete) fallen weitere regelmäßige Kosten wie Nebenkosten, Strom oder Versicherungen an, die ebenfalls Berücksichtigung bei der Bewertung der Zahlungsfähigkeit finden sollten.

Einen zusätzlichen Einfluss auf die finanzielle Situation eines Haushalts hat in erster Linie die Anzahl der im Haushalt lebenden Personen, insbesondere mit Kindern, haben meist höhere Lebenshaltungskosten. Dies kann sich auf die finanzielle Belastbarkeit auswirken. Entsprechend, sollten Vermietende immer nach dem Netto-Haushaltseinkommen aller zukünftig in der Wohnung Lebenden fragen.

Dafür werden alle Netto-Einkommen, Transferleistungen (Renten, Kindergeld, Bürgergeld, Wohngeld etc.) zusammengerechnet, um einen tatsächlichen Eindruck der finanziellen Verhältnisse zu gewinnen.

Auch die Stabilität des Einkommens ist entscheidend. Ein stabiles und regelmäßiges Einkommen (z. B. unbefristetes Arbeitsverhältnis) wird oft bevorzugt, während variable oder unsichere Einkünfte (z. B. aus selbstständiger Tätigkeit) genauer geprüft werden sollten. Entsprechend haben es Leiharbeitende oder auch Selbstständige und insbesondere Künstler:innen meist besonders schwer einen Zusage für eine Mietwohnung zu bekommen. Vermietende werden, aus Schutz Ihrer eigenen finanziellen Situation, hier immer geregelte Einkommen bevorzugen.

Die Faustregel ist ein hilfreiches Werkzeug für Vermieter:innen, ersetzt jedoch nicht die individuelle Einschätzung der Gesamtfinanzsituation. Eine offene Kommunikation und ein transparenter Austausch über die finanziellen Rahmenbedingungen schaffen zusätzliches Vertrauen und Klarheit.

Formen des Einkommensnachweises nach Anlass

Es gibt verschiedene Formen von Einkommensnachweisen, die je nach Anlass und Situation verwendet werden können. Die folgende Tabelle zeigt, welcher Nachweis für welche Situation geeignet ist und welche Dokumente nicht als verlässlicher Einkommensnachweis gelten.

Anlass/SituationGeeigneter EinkommensnachweisUngeeigneter Einkommensnachweis
Festangestellte Arbeitnehmer:innenLohn- oder Gehaltsabrechnungen der letzten drei MonateHandschriftliche Einkommensangaben ohne Nachweise
Aktueller Arbeitsvertrag (bei Neueinstellung)Unbeglaubigte Dokumente ohne Absender
Selbstständige/Freiberufler:innenSteuerbescheid des letzten JahresUmsatzangaben ohne Nachweis der Ausgaben
Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) der letzten MonateAlte Steuerbescheide (>2 Jahre)
Kontoauszüge mit regelmäßigen Geldeingängen
Studierende/Praktikant:innenBAföG-BescheidSchriftliche Unterstützungserklärungen ohne Nachweise
Kontoauszug mit regelmäßigen Überweisungen der Eltern
Einkommensnachweis von Nebenjobs
Rentner:innen/Pensionär:innenRentenbescheid oder PensionsnachweisMündliche Angaben über die Rentenhöhe
Kontoauszug mit regelmäßigen Renteneingängen
Arbeitssuchende/Empfänger:innen von LeistungenBescheid über Arbeitslosengeld II oder SozialleistungenAngaben ohne Dokumente
Offizielle Wohngeld- und Kostenübernahmebescheide
Nachweis über sonstige Einkünfte (z. B. Unterhalt)
Geeignete Einkommensnachweise nach Situation und Art der Einkünfte.

Hinweis: Was ist kein geeigneter Nachweis?

Einige Dokumente oder zusammengestellte Informationen eignen sich nicht als Gehalts- oder Lohnnachweise.

Allen voran sollten Vermietende auf keinen Fall handschriftliche oder selbst erstellte Bestätigungen ohne offizielle Nachweise akzeptieren. Es gibt hier keine Bestätigung Dritter, dass die Angaben in den Dokumenten korrekt sind.

Auch kann sich die Situation der Mietenden mit der Zeit verändern. Entsprechend ist die Aktualität der Informationen und entscheidend. Einkommensnachweise, die älter als 6 bis 12 Monate sind, bieten keine aktuelle Grundlage.

Grundsätzlich gilt beim Einkommensnachweis, wie bei allen anderen Dokumenten und Nachweise, dass diese vollständig sein sollten. Dokumente, die keine vollständigen Angaben zum Einkommen, zur Quelle oder zum Zeitraum enthalten.

Auch wenn die Dokumente vollständig und von Dritten gezeichnet sind, lohnt sich für Vermietende der genaue Blick auf die Unterlagen. Auch hier gibt es Fälle, in denen die Dokumente im Nachgang verändert, bzw. frei erfunden sind. Entsprechend können bei Verdacht auch diese Informationen durch weitere Nachweise validiert werden.

Einkommensnachweis von Selbstständigen

Für Selbstständige gestaltet sich der Nachweis des Einkommens oft komplexer als für Arbeitnehmer:innen, da kein festes Gehalt vorliegt. Stattdessen basiert der Einkommensnachweis auf den finanziellen Ergebnissen der selbstständigen Tätigkeit. Vermieter:innen benötigen daher spezifische Unterlagen, um die Zahlungsfähigkeit zu beurteilen.

Geeignete Einkommensnachweise von Selbstständigen sind zum Beispiel:

Steuerbescheide

  • Der Steuerbescheid des letzten Jahres gilt als verlässlicher Nachweis für die Einkommenshöhe.
  • Er bietet eine Übersicht über das erzielte Einkommen nach Abzug aller Kosten und Steuern.
  • Vorteil: Offizielles und geprüftes Dokument vom Finanzamt.

Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA)

  • Eine aktuelle BWA zeigt den wirtschaftlichen Zustand des Unternehmens.
  • Sie gibt Aufschluss über Einnahmen, Ausgaben und den erzielten Gewinn in einem bestimmten Zeitraum.
  • Vorteil: Aktueller Einblick in die finanzielle Lage.

Kontoauszüge der letzten Monate

  • Kontoauszüge können regelmäßige Geldeingänge belegen, insbesondere wenn Honorare oder andere Einkünfte kontinuierlich eingehen.
  • Vorteil: Ergänzende Transparenz über Zahlungsströme.

Einnahmenüberschussrechnung (EÜR)

  • Die EÜR dokumentiert den Gewinn eines Jahres und dient insbesondere für kleinere Unternehmen oder Freiberufler:innen als Einkommensnachweis.
  • Vorteil: Übersicht über die finanzielle Entwicklung eines gesamten Geschäftsjahres.

Nachweise über Rücklagen oder Vermögen

  • Selbstständige können zusätzlich Rücklagen oder Vermögenswerte als Sicherheit angeben.
  • Vorteil: Signalisiert finanzielle Stabilität.

Wichtige Aspekte bei der Prüfung durch Vermieter:innen

  • Aktualität: Nachweise sollten möglichst aktuell sein, idealerweise aus den letzten 6 bis 12 Monaten.
  • Nachvollziehbarkeit: Die vorgelegten Dokumente sollten vollständig sein und ein realistisches Bild der Einkommenssituation liefern.
  • Langfristigkeit: Da selbstständiges Einkommen schwanken kann, ist die Prüfung der Einkommensentwicklung über einen längeren Zeitraum sinnvoll.

Was ist kein geeigneter Nachweis für Selbstständige?

Nicht alle Dokumente sind als Einkommensnachweis für Selbstständige geeignet, da sie die finanzielle Lage nicht zuverlässig oder ausreichend aktuell darstellen. Schätzungen oder mündliche Aussagen zur Einkommenshöhe gehören dazu, da sie unverbindlich sind und keine offizielle Grundlage bieten. Ohne schriftliche und geprüfte Nachweise, wie sie beispielsweise in Steuerbescheiden oder betriebswirtschaftlichen Auswertungen enthalten sind, bleibt die Einschätzung der tatsächlichen Zahlungsfähigkeit unklar.

Auch unvollständige Unterlagen eignen sich nicht als Einkommensnachweis. Wenn Nachweise wie Kontoauszüge oder Einnahmenübersichten Lücken aufweisen und keinen Gesamtüberblick über die finanzielle Situation bieten, erschwert dies die Beurteilung der Stabilität und Regelmäßigkeit des Einkommens. Für Vermieter:innen ist es in solchen Fällen schwierig, eine fundierte Entscheidung zu treffen.

Veraltete Steuerbescheide stellen ebenfalls keine geeignete Grundlage dar, da sie die aktuelle Einkommenssituation nicht widerspiegeln. Dokumente, die älter als zwei Jahre sind, zeigen nur die historische finanzielle Lage und sind oft nicht mehr repräsentativ für die gegenwärtigen Einnahmen und Ausgaben. Selbstständige sollten daher immer darauf achten, aktuelle und vollständige Nachweise vorzulegen, die ihre wirtschaftliche Situation nachvollziehbar und glaubwürdig belegen. Nur so lassen sich Unsicherheiten ausräumen und die Zahlungsfähigkeit überzeugend nachweisen.

Alternativen zum Einkommensnachweis für Studierende

Studierende verfügen oft nicht über ein regelmäßiges Einkommen aus einem festen Arbeitsverhältnis, was die Vorlage eines klassischen Einkommensnachweises erschwert. Dennoch gibt es verschiedene Alternativen, die genutzt werden können, um die Zahlungsfähigkeit nachzuweisen und Vermieter:innen Sicherheit zu bieten.

Bürgschaft von Eltern oder Dritten

Eine Mietbürgschaft ist eine häufig genutzte Option, bei der Eltern oder andere nahestehende Personen die finanzielle Verantwortung übernehmen, falls die Miete nicht gezahlt wird. Die Bürgschaft sollte schriftlich erfolgen und einen Nachweis über die Einkommensverhältnisse der Bürgenden enthalten (z. B. Gehaltsnachweise oder Steuerbescheide). Vorteil: Klare Sicherheit für Vermieter:innen und flexible Lösung für Studierende.

BAföG-Bescheid

Für Studierende, die BAföG beziehen, stellt der aktuelle BAföG-Bescheid einen besonders geeigneten Einkommensnachweis dar. Das Dokument listet detailliert die Höhe der staatlichen Förderung auf, die monatlich ausgezahlt wird, und bietet Vermietenden damit eine transparente Grundlage zur Einschätzung der finanziellen Leistungsfähigkeit.

Da der Bescheid vom Amt für Ausbildungsförderung ausgestellt wird, handelt es sich um einen offiziellen, standardisierten Nachweis, der im Vergleich zu selbst erstellten Übersichten oder mündlichen Zusagen eine höhere Glaubwürdigkeit besitzt. Die klare Strukturierung ermöglicht Vermietenden eine schnelle Prüfung der regelmäßigen Zahlungseingänge, ohne zusätzliche Rückfragen zur Validität der Angaben.

Gleichzeitig erfüllt das Dokument datenschutzrechtliche Anforderungen, da es keine überflüssigen persönlichen Daten enthält. Für Studierende vereinfacht diese Form des Nachweises die Wohnungssuche erheblich, da sie keine komplexen Gehaltsnachweise aus Nebenjobs oder umfangreiche Bürgschaftsdokumente vorlegen müssen. Die Kombination mit ergänzenden Unterlagen wie Kontoauszügen oder einer Teilzeitbeschäftigung kann die Erfolgschancen zusätzlich erhöhen.

Kontoauszüge mit regelmäßigen Geldeingängen

Für Personen, die keine klassischen Einkommensnachweise vorlegen können, bieten Kontoauszüge mit regelmäßigen Geldeingängen eine praktische Alternative. Diese Dokumente belegen kontinuierliche Zahlungseingänge aus verschiedenen Quellen wie elterlichen Unterstützungszahlungen, Einnahmen aus Nebenjobs oder stipendienbasierten Förderungen.

Der Vorteil liegt in der transparenten Darstellung der Cashflows: Vermietende erkennen auf einen Blick die Höhe, Häufigkeit und Stabilität der finanziellen Zuweisungen – etwa monatliche Überweisungen der Eltern oder quartalsweise Stipendienauszahlungen.

Im Vergleich zu pauschalen Selbsterklärungen liefern Kontoauszüge objektive Nachweise, die durch Bankstempel und individuelle Verwendungszwecke zusätzliche Glaubwürdigkeit erhalten. Wichtig ist dabei, dass die letzten 3–6 Monate abgebildet werden, um saisonale Schwankungen (z. B. bei semesterweisen Nebenjobs) auszugleichen

Nachweis über Stipendien oder andere Förderungen

Für Studierende mit stipendienbasierten Förderungen bietet der offizielle Stipendienbescheid einen hochwertigen Einkommensnachweis, der sowohl die finanzielle Absicherung als auch die akademische Leistungsfähigkeit unterstreicht.

Der Bescheid dokumentiert detailliert die monatliche oder semesterweise Förderhöhe, die Laufzeit der Zahlungen sowie die zugrundeliegenden Kriterien (z. B. akademische Exzellenz, soziale Bedürftigkeit oder fachspezifische Förderprogramme).

Im Gegensatz zu allgemeinen Kontoauszügen vermittelt der Stipendienbescheid institutionelle Verbindlichkeit, da er von anerkannten Organisationen wie Stiftungen, Begabtenförderungswerken oder Hochschulen ausgestellt wird. Dies signalisiert Vermietenden eine langfristige Planbarkeit, insbesondere bei mehrjährigen Förderungen. Für leistungsstarke Studierende ist dieser Nachweis besonders vorteilhaft, da er neben der finanziellen Sicherheit auch eine vertrauensbildende Wirkung entfaltet – ähnlich wie bei BAföG-Empfänger:innen

Job- und Einkommensnachweise aus Nebenjobs

Wenn ein Nebenjob besteht, können die Gehaltsabrechnungen der letzten Monate als Einkommensnachweis dienen. Vorteil: Belegt regelmäßige Einnahmen, auch wenn diese nicht ausreichen, um die Mietkosten vollständig zu decken.

Häufig ist es sinnvoll, mehrere Nachweise zu kombinieren, um ein vollständiges Bild der finanziellen Situation zu bieten (z. B. BAföG-Bescheid + Bürgschaft). Je mehr Klarheit über die Einkommens- und Unterstützungssituation besteht, desto einfacher fällt die Entscheidung für Vermieter:innen. Mündliche Zusagen von Eltern oder ungeprüfte Angaben reichen in der Regel nicht aus, um die Zahlungsfähigkeit glaubhaft darzulegen.

Einkommensnachweis ohne tatsächliches Einkommen

Auch ohne ein festes Einkommen, beispielsweise bei Arbeitssuchenden, gibt es Möglichkeiten, Vermieter:innen die Zahlungsfähigkeit glaubhaft darzulegen. Besonders in solchen Fällen kann eine Mietschuldenfreiheitsbestätigung eine wichtige Rolle spielen. Diese Bescheinigung wird vom bisherigen Vermieter ausgestellt und bestätigt, dass alle Mietzahlungen regelmäßig und vollständig geleistet wurden.

Wesentliche Inhalte einer Mietschuldenfreiheitsbestätigung:

  • Schriftliche Bestätigung, dass keine Mietrückstände bestehen.
  • Angaben zur Dauer des bisherigen Mietverhältnisses.
  • Optional: Hinweis auf ein gutes Mietverhältnis oder pünktliche Zahlungen.

Eine Mietschuldenfreiheitsbestätigung zeigt, dass die Mieter:innen ihren bisherigen Zahlungsverpflichtungen stets nachgekommen sind. Dies ist besonders relevant, wenn kein regelmäßiges Einkommen nachgewiesen werden kann, beispielsweise bei Erwerbslosigkeit, Renteneintritt oder anderen finanziellen Übergangssituationen. Kombiniert mit Nachweisen über Rücklagen, Unterstützungszahlungen (z. B. von Familienangehörigen) oder staatliche Leistungen, können auch in solchen Fällen die Anforderungen der Vermieter:innen erfüllt werden.

Wichtig: Vermieter:innen sind rechtlich nicht verpflichtet, eine Mietschuldenfreiheitsbestätigung auszustellen. Wenn diese nicht verfügbar ist, können jedoch Kontoauszüge, die regelmäßige Mietzahlungen belegen, als Alternative dienen.

Einkommensnachweis anfordern als Vermietende

Für Vermieter:innen ist der Einkommensnachweis die benötigte Grundlage, um die Zahlungsfähigkeit potenzieller Mieter:innen einschätzen und das Risiko von Mietausfällen minimieren zu können. Dabei gibt es rechtliche und praktische Aspekte, die bei der Anforderung dieser sensiblen Unterlagen zu beachten sind.

Rechtliche Grundlagen

Vermieter:innen dürfen Einkommensnachweise verlangen, um sicherzustellen, dass die Bewerber:innen die finanzielle Grundlage für das Mietverhältnis haben. Dieses Recht ergibt sich aus der berechtigten Interessenwahrung.

Datenschutz beachten

Die Anforderung von Einkommensnachweisen unterliegt den Bestimmungen des Datenschutzes. Es dürfen nur die für die Bonitätsprüfung notwendigen Informationen verlangt werden.

Unzulässig ist die Forderung nach sensiblen Informationen, die nicht mit der Zahlungsfähigkeit zusammenhängen (z. B. private Ausgaben oder Kontostand). Die Unterlagen dürfen zudem nur mit Einwilligung der Mieter:innen verarbeitet werden und sind nach Abschluss des Auswahlverfahrens zu löschen oder zurückzugeben.

Zeitpunkt der Anforderung

Einkommensnachweise werden üblicherweise nach einer positiven ersten Wohnungsbesichtigung und Auswahl der Kandidat:innen angefordert. Bereits in der Wohnungsanzeige oder bei der Besichtigung sollte klar kommuniziert werden, dass Einkommensnachweise Bestandteil des Bewerbungsprozesses sind.

Grenzen bei der Anforderung

Es sollte nur die Anzahl und Art von Dokumenten angefordert werden, die notwendig sind, um die Bonität zu beurteilen, um Überforderung der Bewerber:innen zu vermeiden. Vermieter:innen dürfen zudem keine übermäßigen oder unangemessenen Nachweise verlangen, die das Persönlichkeitsrecht der Bewerber:innen verletzen. Weiter sind potenzielle Mieter:innen nicht verpflichtet, Einkommensnachweise vorzulegen. Vermieter:innen können in diesem Fall jedoch vom Mietvertrag Abstand nehmen, da die Bonität nicht überprüft werden kann.

Unterschied zwischen Gehalts- und Einkommensnachweis

Der Gehaltsnachweis und der Einkommensnachweis werden häufig synonym verwendet, unterscheiden sich jedoch in ihrem Zweck und den enthaltenen Informationen. Beide dienen dazu, die finanzielle Situation einer Person darzustellen, sind aber auf unterschiedliche Einkommensarten und Zielsetzungen ausgerichtet.

MerkmalGehaltsnachweisEinkommensnachweis
AnwendungsbereichFestangestellte Arbeitnehmer:innenSelbstständige, Rentner:innen, Studierende
EinkommensquellenNur Gehalt aus abhängiger BeschäftigungVielfältige Einkommensarten
AusstellerArbeitgeberVerschiedene Nachweise (z. B. Finanzamt, Behörden)
BeispieleLohn-/GehaltsabrechnungSteuerbescheid, Rentenbescheid, BWA
Unterschiede zwischen Gehalts- und Einkommensnachweisen nach Inhalt, Aussteller und Anwendungsfällen.

Ein Gehaltsnachweis ist somit eine spezifische Form des Einkommensnachweises und eignet sich primär für fest angestellte Personen. Ein Einkommensnachweis hingegen bietet eine umfassendere Darstellung der finanziellen Situation und wird für alle weiteren Einkommensarten genutzt.

Gehaltsnachweis

Ein Gehaltsnachweis bezieht sich ausschließlich auf das Einkommen aus einem festen Arbeitsverhältnis und wird in der Regel vom Arbeitgeber ausgestellt. Er gibt Aufschluss über die Höhe und Zusammensetzung des Arbeitsentgelts.

Inhalte eines Gehaltsnachweises:

  • Name und Anschrift des Arbeitgebers.
  • Name und Anschrift der Arbeitnehmer:in.
  • Bruttogehalt und Nettogehalt.
  • Abzüge wie Steuern und Sozialversicherungsbeiträge.
  • Angaben zu Zusatzleistungen (z. B. Urlaubs- oder Weihnachtsgeld).
  • Zeitraum, für den das Gehalt ausgezahlt wurde.

Einkommensnachweis

Ein Einkommensnachweis deckt eine breitere Palette von Einkommensquellen ab und eignet sich besonders für Personen ohne festes Arbeitsverhältnis, wie Selbstständige, Rentner:innen, Studierende oder Empfänger:innen von Sozialleistungen.

Mögliche Inhalte eines Einkommensnachweises:

  • Einnahmen aus selbstständiger Tätigkeit (z. B. durch Steuerbescheide oder BWA).
  • Renten oder Pensionen (z. B. durch Rentenbescheide).
  • Sozialleistungen (z. B. Arbeitslosengeld, BAföG).
  • Zusätzliche Einkünfte wie Mieteinnahmen, Stipendien oder Unterhaltszahlungen.
  • Kontoauszüge, die regelmäßige Geldeingänge belegen.

Ein Einkommensnachweis ist flexibler und deckt unterschiedliche Einkommensarten ab, die nicht durch einen Gehaltsnachweis dokumentiert werden können.

Allgemeine Bewerbungsmappe für Wohnungsbewerbung

Die Bewerbungsmappe für eine Wohnung bietet Vermieter:innen einen Einblick in die Bonität, Zuverlässigkeit und Seriosität der Bewerber:innen. Eine vollständige und gut strukturierte Mappe erhöht die Chancen erheblich, da sie Professionalität und Vorbereitung signalisiert.

Inhalte und Aufbau einer vollständigen Bewerbungsmappe

  • Deckblatt: Name, Kontaktdaten und Hinweis auf den Zweck der Mappe (z. B. „Bewerbung für die Wohnung in [Adresse]“).
  • Inhaltsverzeichnis
  • Selbstauskunft
  • Einkommensnachweis
  • Schufa-Auskunft
  • Mietschuldenfreiheitsbestätigung
  • Kopie des Personalausweises oder Reisepasses
  • Bürgschaft (falls erforderlich)
  • Zusätzliche Referenzen oder Empfehlungsschreiben

Aufbau der Bewerbungsmappe

  • Deckblatt: Klare Struktur mit Name, Kontaktdaten und Hinweis auf den Zweck der Mappe (z. B. „Bewerbung für die Wohnung in [Adresse]“).
  • Inhaltsverzeichnis: Übersicht über die enthaltenen Dokumente, um die Orientierung zu erleichtern.
  • Dokumente

Tipps zur Erstellung der Bewerbungsmappe

  • Vollständigkeit sicherstellen: Fehlende Unterlagen können die Chancen mindern, da Vermieter:innen sich ein umfassendes Bild verschaffen möchten.
  • Sorgfältige Präsentation: Eine gut strukturierte und sauber präsentierte Mappe hinterlässt einen professionellen Eindruck.
  • Aktualität der Unterlagen: Dokumente wie Einkommensnachweise oder Schufa-Auskunft sollten möglichst aktuell sein (nicht älter als drei Monate).
  • Datenschutz beachten: Sensible Informationen, die nicht erforderlich sind (z. B. Kontonummern oder private Ausgaben), sollten geschwärzt werden.

Datenschutz in Bezug auf den Einkommensnachweis

Der Einkommensnachweis ist einer der sensibelsten Bestandteil der Bewerbungsmappe, da er persönliche und finanzielle Daten enthält. Beim Umgang mit diesen Informationen gelten besondere Datenschutzvorgaben, die sowohl Vermieter:innen als auch Mietende berücksichtigen müssen.

Zweckbindung der Daten

Der Einkommensnachweis darf ausschließlich zur Prüfung der Zahlungsfähigkeit im Rahmen der Wohnungsbewerbung genutzt werden. Eine Weitergabe oder Nutzung für andere Zwecke ist nicht zulässig.

Datensparsamkeit

Mietende sollten nur die wirklich notwendigen Informationen weitergeben. Sensible Daten wie Kontonummern, Steuer-IDs oder private Ausgaben können geschwärzt werden, da sie für die Bonitätsprüfung irrelevant sind.

Einwilligung

Vermieter:innen dürfen Einkommensnachweise nur mit Zustimmung der Mietenden einsehen. Diese Zustimmung erfolgt in der Regel durch die freiwillige Übermittlung der Bewerbungsunterlagen.

Aufbewahrung und Löschung

Einkommensnachweise und andere Bewerbungsunterlagen dürfen nur so lange aufbewahrt werden, wie sie für den Bewerbungsprozess erforderlich sind. Nach Abschluss der Vermietung müssen sie entweder zurückgegeben oder sicher gelöscht werden.

Rechte der Mietenden

Mietende haben das Recht, Auskunft darüber zu verlangen, wie ihre Daten verarbeitet werden. Zudem können sie verlangen, dass die Unterlagen nach Beendigung des Bewerbungsprozesses gelöscht werden.

Unzulässige Anforderungen

Vermieter:innen dürfen keine Nachweise verlangen, die nicht zur Beurteilung der Zahlungsfähigkeit notwendig sind. Dazu gehören detaillierte Kontoauszüge mit privaten Ausgaben oder Informationen über persönliche Vermögenswerte, die keinen direkten Zusammenhang mit dem Mietverhältnis haben.

Tipps für Mietende

  • Schwärzen Sie sensible Informationen auf Gehaltsnachweisen, bevor Sie diese einreichen.
  • Fragen Sie nach, wie lange und zu welchem Zweck die Unterlagen aufbewahrt werden.
  • Reichen Sie Unterlagen nur bei ernsthaften Bewerbungen ein, um die Verbreitung Ihrer Daten zu minimieren.

Fazit

Der Einkommensnachweis ist Bestandteil der Wohnungsbewerbung und hilft Vermieter:innen, die Zahlungsfähigkeit der Mieter:innen einzuschätzen. Ob Gehaltsabrechnungen, Steuerbescheide oder alternative Nachweise – die Art des Einkommensnachweises sollte immer an die individuelle Lebenssituation angepasst sein. Mit vollständigen, aktuellen und datenschutzkonformen Unterlagen schaffen Mietende Vertrauen und erhöhen ihre Chancen auf den Abschluss eines Mietvertrags.

FAQ

Hinweis: Unsere Beiträge und Inhalte stellen keine rechtliche Beratung dar und ersetzen keine Rechtsberatung durch entsprechende Fachanwälte. Sollten konkrete rechtliche Probleme bestehen empfehlen wir immer die Beratung durch einen fachkundigen Anwalt.

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Felix Ritschel ist ein erfahrener Experte im Bereich der Immobilienwirtschaft und Growth Manager der Erste Hausverwaltung GmbH. Durch seine Erfahrung in verschiedenen Bereichen der Immobilienbrachen bringt Felix fundiertes Wissen und praktische Erfahrungen ein.

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