Wenn eine Wohnungseigentümergemeinschaft durch Teilung der Immobilie gegründet wird, wird auch zum ersten Mal eine WEG-Verwaltung zum ersten Mal bestellt. Dabei wird von einer sogenannten Erstverwaltung gesprochen. Eine Erstverwaltung bringt einige Besonderheiten in den Aufgaben der Verwaltung mit sich.
In diesem Ratgeber wird erläutert, wie und durch wen bei einem Neubauprojekt die erste Verwaltung bestellt wird, welche zusätzlichen Herausforderungen für Verwalter:innen bestehen und wie Verwaltungen bereits vor Fertigstellung des Projekts für Bauträger:innen eine immense Unterstützung sein können und an welche gesetzlichen Rahmenbedingungen die Bestellung einer Erstverwaltung gekoppelt ist.
- Um mögliche Interessenkonflikte zu meiden, ist die Bestelldauer der Erstverwaltung auf drei Jahre gekürzt (§ 26 Abs. 1 Satz 2 WEG).
- Die Bauträger:in kann daher nach dem Anlegen der Wohnungsgrundbücher bereits eine Verwaltung durch einen Ein-Personen-Beschluss bestellen. Die Bestellung der Verwaltung erfolgt innerhalb der Teilungserklärung, welche die Grundlage für die Teilung im Grundbuch darstellt.
- Die Aufgaben einer Erstverwaltung umfassen zusätzlich zu den regulären Aufgaben der WEG-Verwaltung: die initiale Organisation der Gemeinschaft, die Erstellung eines Wirtschaftsplans, die Beauftragung von Dienstleister:innen, die eventuelle Betreuung von abschließenden Baumaßnahmen und die Unterstützung bei der Durchsetzung von Mängelansprüchen.
Erstbestellung durch die Teilungserklärung
Wenn eine Immobilie fertiggestellt wird, dann wird die erste Hausverwaltung in der Regel von der Bauträger:in ausgewählt und bestellt. Dies erfolgt im Rahmen der Teilungserklärung, welche Grundlage der Gemeinschaft und der Teilung im Grundbuchamt ist (20.06.2002, Az.: V ZB 39/01). Die Bauträger:in hat entsprechend das Recht, die Erstverwaltung zu bestimmen. Theoretisch können Bauträger:innen sich selbst oder auch eine andere Person als erste Verwalter:in bestellen, wodurch aber eine neutrale dritte Partei zwischen WEG und Bauträger:in fehlt.
Zudem sollte darauf geachtet werden, eine zertifizierte WEG-Verwaltung mit zusätzlicher Erfahrung in der Erstverwaltung mit der Verwaltung zu beauftragen. Nicht nur haben die späteren Miteigentümer:innen ein Recht auf eine zertifizierte Verwaltung, auch setzt die Erstverwaltung zusätzliche praktische Erfahrung in der Betreuung neuer Gemeinschaften voraus.
Sobald es eine weitere Miteigentümer:in gibt, z.B. nach dem Verkauf der ersten Eigentumswohnung, darf die Bauträger:in nicht mehr alleine über die Wahl einer Verwaltung bestimmen bzw. frei über das Gebäude verfügen. Nachdem die Gemeinschaft aus mehr als einer Eigentümer:in besteht, muss die Verwaltung durch einen mehrheitlichen WEG-Beschluss bestellt werden. Gleiches gilt ab diesem Moment auch für alle anderen Entscheidungen, welche das Gemeinschaftseigentum betreffen.
Nun gibt es jedoch auch den Fall, dass eine Bauträger:in eine Verwalter:in bestellt hat, diese aber nicht im Rahmen der Teilungserklärung im Grundbuch eingetragen wurde. Hier müssen Eigentümer:innen der Bestellung beim Kauf der Immobilie zustimmen. Solch eine Zustimmung erfolgt in der Regel beim Erwerb der Immobilie im Kaufvertrag.
Verwalterwahl durch den Bauträger:in
Der Bauträger:in gilt, bevor sie die einzelnen Wohnungen der Immobilie verkauft hat, zunächst als teilende Eigentümer:in. Die Bauträger:in kann daher beim Anlegen der Wohnungsgrundbücher bereits eine Verwaltung durch einen Ein-Personen-Beschluss bestellen.
Das Herausfordernde für die erste WEG-Verwalter:in, die von der Bauträger:in bestellt wurde, ist, dass die Interessen von Bauträger:in und Eigentümer:innen verschieden sein können – vor allem, wenn es um bauliche Mängel geht, die in den darauffolgenden Jahren festgestellt werden.
Wichtig ist also, dass die Verwalter:in stets eine neutrale Position beibehält.
Erstellung von Teilungserklärung und Gemeinschaftsordnung (vor Beginn der Verwaltung)
Für die Erstellung einer Teilungserklärung ist die Bauträger:in verantwortlich. Die Teilungserklärung ist grundlegend dafür, das Mehrfamilienhaus oder das Bauprojekt in einzelne Eigentumswohnungen aufzuteilen. Erst nach Erstellung der Teilungserklärung entstehen rein rechtlich die einzelnen Eigentumswohnungen und können entsprechend separat verkauft und erworben werden. Damit die Teilungserklärung rechtlich wirksam ist, muss sie zusammen mit der Abgeschlossenheitserklärung und dem Aufteilungsplan notariell beurkundet und im Grundbuch eingetragen worden sein. Folgende Schritte werden hier von der Bauträger:in durchgeführt:
- Ausstellung des Aufteilungsplans
- Beantragung einer Abgeschlossenheitserklärung
- Gemeinschaftsordnung formulieren
- Beurkundung und Grundbucheintragung der Teilungserklärung
Die Gemeinschaftsordnung ist zudem ein grundlegendes Dokument für die Verwaltung der Gemeinschaft in der Zukunft. Aus denen in der Ordnung und Teilungserklärung festgelegten Rechte und Pflichten der Miteigentümer:innen, sowie der im Nachgang ergänzenden Beschlüsse und Verteilungsschlüssel für Kosten bzgl. des Gemeinschaftseigentums, ergeben sich die Rahmenbedingungen für die Verwaltung und das Zusammenleben in der Gemeinschaft. Teilungserklärung und Gemeinschaftsordnung sind vergleichbar mit einer Hausordnung in Mietshäusern, regelt aber zusätzlich auch Stimmrechte, Kostenverteilung und Beschlussfassung.
Dauer der Erstbestellung und Beginn der Verwaltungstätigkeit
Gewöhnlicherweise können Verwaltungen bis zu fünf Jahren bestellt werden. Wenn es sich um eine Erstverwaltung handelt, ist die Dauer hier auf drei Jahre gekürzt (§ 26 Abs. 1 Satz 2 WEG). Die Dauer ist bei einer Erstverwaltung gekürzt, um mögliche Interessenkonflikte zu meiden.
Wenn Eigentümer:innen Mängelansprüche gegenüber der Bauträger:in geltend machen wollen, dann können sie dies innerhalb von fünf Jahren durchsetzen.
Falls es tatsächlich dazu kommen sollte, dass die Verwalter:in alleine im Interesse der Bauträger:in handelt, haben die Eigentümer:innen somit ausreichend Zeit, eine neue Verwaltung zu bestellen und ihre Mängelansprüche geltend zu machen.
Die Amtszeit der bestellten Verwaltung beginnt offiziell dann, wenn die erste Eigentumswohnung verkauft wurde und es die erste Miteigentümer:in in der Wohnungseigentümergemeinschaft gibt.
Ende der Erstbestellung
Die Erstbestellung einer Verwalter:in ist an gesetzliche Vorgaben gebunden. Wenn in der Gemeinschaftsordnung keine Höchstdauer der Bestellung festgelegt wurde, gilt, dass die Verwaltung dennoch nach drei Jahren von der WEG neu gewählt werden muss.
Eine Wiederbestellung erfolgt durch einen Beschluss der WEG im Rahmen einer Eigentümerversammlung. Eigentümer:innen können die Verwalter:innen zwar bereits vor dem Ablauf der bestehenden Beauftragung wieder bestellen, doch frühestens ein Jahr vor dem Ablauf der Bestellung (§ 26 Abs. 2 WEG).
Aufgaben der WEG-Verwaltung im Rahmen der Erstbestellung
Viele Bauträger:innen beziehen Verwaltungen bereits in der Bauphase mit ein. Das hat vor allem das Ziel, Unterstützung in der finalen Phase des Bauprozesses zu erhalten, denn Verwalter:innen können Bauherr:innen eine große Unterstützung sein.
Zukünftige Verwaltungen können die Vermarktung der einzelnen Eigentumswohnungen samt Erstellung der Teilungserklärung gänzlich übernehmen oder in Zusammenarbeit mit der Bauträger:in ein umfassendes Vermietungskonzept für die einzelnen Wohnungen und Gewerbeeinheiten erstellen.
Der Umfang der Tätigkeiten und ob in diesem Schritt überhaupt mit einer externen Immobilienverwaltung gearbeitet wird oder die Bauträger:in die Kompetenzen im eigenen Hause hat, sind sehr unterschiedlich.
Initiale Organisation der Gemeinschaft
Eine der essenziellen Aufgaben einer WEG-Verwalter:in: die Organisation des Gemeinschaftseigentums. Bevor die ersten Wohnungen verkauft werden, kümmert sich die Verwaltung darum, entsprechende Verwaltungsdokumente zu erstellen und neue Miteigentümer:innen in die Abläufe der WEG einzuführen.
Erfahrene WEG-Verwaltungen können von den Bauträger:innen oder Projektentwickler:innen schon vor der Fertigstellung der Liegenschaft und deren Teilung nach WEG (Wohneigentumsgesetz) mit der Erstellung der Teilungserklärung und einer Gemeinschaftsordnung betraut werden. Hierbei zahlt sich die Erfahrung der Verwaltungen in der Betreuung und Durchsetzung der gemeinschaftlichen Flächen (des Gemeinschaftseigentums) aus. Basierend auf Erfahrungswerten („Best Practices“), entwickelt die Verwaltung eine auf die Gemeinschaft abgestimmte Teilungserklärung inkl. Verteilerschlüssel für eine gerechte Umlage von gemeinschaftlichen Kosten.
Erstellung des ersten Wirtschaftsplans und Veranlagung des Hausgeldes
Eine der grundsätzlichen Aufgaben jeder Verwaltung ist die Erstellung eines Wirtschaftsplans und die Festsetzung des monatlichen Hausgeldes, um laufende Kosten im Gemeinschaftseigentum zu finanzieren. Bei Bestandsimmobilien kann sich die Verwaltung bei der Erstellung der Wirtschaftspläne zumeist auf Erfahrungswerte aus den Vorjahren, Informationen oder Annahmen zu Preissteigerungen in der Zukunft (Inflation) berufen. Bei Neubauprojekten gibt es solche unmittelbaren Erfahrungswerte jedoch nicht.
Entsprechend müssen Erstverwaltungen bei der Erstellung von Wirtschaftsplänen und der Veranlagung der Hausgeldzahlungen ihre Erfahrungswerte aus vergleichbaren Liegenschaften und Schätzungen zu möglichen Kosten verlassen. Hier macht sich langjährige Erfahrung in der Region und bei vergleichbaren Immobilienprojekten bemerkbar.
Sollte sich die WEG-Verwaltung bei der Erstellung des Wirtschaftsplans grob verkalkulieren, drohen Zahlungsschwierigkeiten in der Gemeinschaft und damit ggf. notwendige Sonderumlagen zur Finanzierung der laufenden Kosten. Bei zu hoch angesetzten Hausgeldzahlungen steigt die finanzielle Belastung der Miteigentümer:innen übermäßig, wobei das zusätzliche Kapital der Instandhaltungsrücklage zugeführt werden kann.
Beauftragung von Dienstleister:innen
Verwalter:innen sind dafür zuständig, sämtliche Zusammenarbeit mit Dienstleister:innen im Gemeinschaftseigentum zu koordinieren. Das bedeutet, dass sie sich darum kümmern, zu wissen, welche Dienstleister:innen beauftragt werden müssen (Reinigungsfachkräfte, Gärtner:innen, Hausmeister:innen oder Ähnliches), die Durchführung der Arbeiten zu überwachen und das Ergebnis abzunehmen.
In diesem Zusammenhang wird die WEG-Verwaltung auch damit beauftragt, die notwendigen Versicherungen für die Gemeinschaft und die Immobilie, sowie Verträge mit Energieversorgern abzuschließen.
Betreuung von abschließenden Baumaßnahmen
Im Rahmen der Betreuung abschließender Baumaßnahmen unterstützen spezialisierte Immobilienverwaltungen die Projektentwickler und Generalunternehmen bei der Koordination von finalen Arbeiten. In einigen Fällen inkludiert dies das Projektmanagement auf der Baustelle selbst bzw. die Koordination der unterschiedlichen Gewerke.
Unterstützung bei der Durchsetzung von Ansprüchen
Verwalter:innen unterstützen bei der Abnahme und auch danach. Sie sind zwar nicht aktiv in den Abnahmevorgang zwischen Generalunternehmer:in und Gemeinschaft involviert, fungieren aber als neutrale Partei, die den Vorgang unterstützend begleiten kann.
Falls es zur Feststellung eines Mangels kommt, dann übernimmt die Verwalter:in sämtliche weitere Maßnahmen, wie die Beauftragung einer Baugutachter:in, bzw. die Beauftragung eines entsprechenden Gutachtens durch eine Sachverständige, um den Mangel zu überprüfen und/oder ggf. juristischen Beistand zu engagieren.
Fazit – Erstverwaltung für Wohnungseigentümergemeinschaften
Eine Erstverwaltung kommt mit ihren eigenen Herausforderungen, wie eine neutrale Partei zwischen Eigentümer:innen und Bauträger:in zu sein. Gleichzeitig kann eine früh eingestellte Verwaltung der Bauträger:in immens Arbeit abnehmen, indem sie sich um Vermarktungskonzepte, Erstellung der Teilungserklärung, Prognose der Hausgelder, Beauftragung sämtlicher benötigter Dienstleister:innen und viele weitere Aufgaben kümmert. Doch auch für Eigentümer:innen ist es eine Erleichterung, mit einer kompetenten Hausverwaltung zusammenzuarbeiten, die die Abläufe in einem Neubauprojekt souverän navigieren kann.
