Die Belegprüfung ist eine zentrale Aufgabe des WEG-Beirats, um die wirtschaftliche Transparenz und Korrektheit der Jahresabrechnung sicherzustellen. Die jährliche Prüfung der Abrechnung und der zugrunde liegenden Belege ist zentral für die Aufgabe des WEG-Beitrates, um die Arbeit der WEG-Verwaltung überwachen und kontrollieren zu können. Beiratsmitglieder prüfen die Rechnungen, Verträge und Buchungsbelege, welche von der Verwaltung bezahlt, verbucht und abgerechnet wurden, um eine richtige Abrechnung sicherzustellen und das Vertrauen der Eigentümergemeinschaft in die Verwaltung zu stärken.
Doch welche Dokumente müssen geprüft werden? Worauf sollte der Beirat besonders achten? Und welche Rechte und Pflichten haben die Beiratsmitglieder in diesem Prozess?
Dieser Ratgeber erklärt die wichtigsten Aspekte der Belegprüfung in der WEG, gibt praktische Hinweise zur Durchführung und zeigt, wie der Beirat eine gründliche und rechtssichere Prüfung gewährleisten kann.
- Die Belegprüfung ist die wichtigste Kontrollinstanz für die WEG, um sicherzustellen, dass die Jahresabrechnung korrekt und nachvollziehbar ist. Durch die Prüfung der Originalbelege erhält der Beirat umfassenden Einblick in die finanzielle Verwaltung der Gemeinschaft.
- Geprüft werden alle zahlungsrelevanten Dokumente, insbesondere Rechnungen, Verträge, Kontoauszüge und Buchungsnachweise. Der Fokus liegt darauf, ob die Ausgaben korrekt verbucht, verteilt wurden und ob sie im Einklang mit den Beschlüssen der Eigentümerversammlung stehen.
- Der Beirat hat kein Vetorecht über die Abrechnung, sondern überprüft und gibt eine Empfehlung an die Gemeinschaft ab. Die Eigentümerversammlung entscheidet letztlich über die Genehmigung der Jahresabrechnung.
- Transparenz und eine strukturierte Prüfmethodik erleichtern die Belegprüfung. Checklisten, digitale Belegzugänge und klare Absprachen mit der Verwaltung helfen, die Prüfung effizient und lückenlos durchzuführen.
- Unregelmäßigkeiten müssen sorgfältig dokumentiert und in der Eigentümerversammlung angesprochen werden. Bei schwerwiegenden Fehlern oder Verdacht auf Misswirtschaft kann eine externe Prüfung durch Steuerberater:innen oder Sachverständige sinnvoll sein. Initial erfolgt jedoch immer die Korrektur durch die Verwaltung.
Grundlagen einer Belegprüfung in einer WEG
Die Belegprüfung dient dazu, die wirtschaftliche Verwaltung der WEG zu kontrollieren und sicherzustellen, dass alle Ausgaben korrekt verbucht wurden. Dabei werden nicht nur einzelne Belege geprüft, sondern auch die gesamte Struktur der Jahresabrechnung auf Nachvollziehbarkeit und Plausibilität überprüft.
Jahresabrechnung der WEG – Basis für die Belegprüfung
Die Jahresabrechnung bildet die Grundlage für die Belegprüfung, da sie sämtliche Einnahmen und Ausgaben des Wirtschaftsjahres zusammenfasst.
Für die Belegprüfung ist insbesondere die Übereinstimmung zwischen der Jahresabrechnung und den einzelnen Buchungsbelegen entscheidend. Dabei geht es darum, ob die erfassten Zahlungen tatsächlich so erfolgt sind, wie sie in der Abrechnung dargestellt werden, und ob diese überhaupt zur WEG gehören. Auch Sonderumlagen, Rücklagenbuchungen und größere Instandhaltungsmaßnahmen sollten genau geprüft werden.
Die wichtigsten Aspekte der Belegprüfung umfassen:
- Vollständigkeit: Liegen zu allen Buchungen die entsprechenden Belege vor?
- Inhaltliche Richtigkeit: Gehören die Ausgaben überhaupt zum Objekt? Ist die Rechnung inhaltlich nachvollziehbar und wurde die bezahlte Maßnahme überhaupt beschlossen?
- Ordnungsgemäße Kontierung: Wurden Ausgaben den richtigen Positionen in der Abrechnung zugeordnet?
- Bankkontenabgleich: Stimmen die Zahlungsausgänge mit den Buchungen überein? Gibt es Zahlungen ohne Beleg?
- Kostenverteilung und Umlage: Wurde der richtige Umlageschlüssel zur Verteilung der Kosten zwischen den Miteigentümer:innen angewendet?
Eine strukturierte Vorgehensweise erleichtert die Prüfung und hilft, Unstimmigkeiten im Verlauf zu erkennen. Welche konkreten Dokumente geprüft und worauf besonders geachtet werden sollten, folgt im nächsten Abschnitt.
Checkliste Belegprüfung für den Beirat
Damit die Belegprüfung effizient und gründlich durchgeführt werden kann, sollte der Beirat systematisch alle relevanten Dokumente prüfen. Diese Checkliste hilft, Fehlbuchungen, Unregelmäßigkeiten oder fehlende Belege zu erkennen und eine fundierte Empfehlung zur Jahresabrechnung abzugeben.
Allgemeine Prüfung der Unterlagen
✅ Sind alle relevanten Dokumente vollständig vorhanden? (Rechnungen, Kontoauszüge, Verträge, Buchungsbelege)
✅ Stimmen die Summen aus den Belegen mit den Beträgen in der Jahresabrechnung überein?
✅ Sind alle Buchungen mit klaren Belegen nachweisbar oder gibt es fehlende Nachweise?
Prüfung der Einnahmen
✅ Sind alle Hausgeldzahlungen der Eigentümer:innen vollständig und korrekt verbucht?
✅ Gibt es offene Forderungen oder Zahlungsrückstände? Wenn ja, wurde ein Mahnverfahren eingeleitet?
✅ Sind Zinserträge aus Rücklagen oder Guthaben auf dem WEG-Konto korrekt erfasst?
Prüfung der Ausgaben
✅ Sind alle Rechnungen für Dienstleistungen und Reparaturen vollständig und nachvollziehbar?
✅ Stimmen die Beträge mit den beschlossenen Angeboten oder Kostenvoranschlägen überein?
✅ Gibt es Rechnungen oder Ausgaben, die nicht durch Beschlüsse der WEG gedeckt sind? Wenn ja, durfte die Verwaltung den Auftrag dennoch erteilen?
✅ Wurden Verträge mit Dienstleistern (z. B. Hausmeister, Reinigungsfirma) eingehalten oder gibt es Abweichungen?
Prüfung der Bankkonten und Rücklagen
✅ Stimmt der Kontostand mit der Jahresabrechnung überein?
✅ Sind die Erhaltungsrücklagen korrekt geführt und wurden sie nicht unzulässig verwendet?
✅ Gibt es Unregelmäßigkeiten auf den Kontoauszügen, wie nicht autorisierte Abbuchungen oder fehlende Geldeingänge?
Prüfung größerer Reparaturen und Investitionen
✅ Gibt es Belege und Rechnungen zu allen beschlossenen Instandhaltungsmaßnahmen?
✅ Sind die tatsächlichen Kosten im Rahmen des geplanten Budgets geblieben? Wenn nein, wurde über die höheren Kosten informiert und in welchem Rahmen bewegen sich diese?
✅ Wurde die Durchführung der Arbeiten dokumentiert (z. B. Abnahmeprotokolle, Fotos, Berichte der Verwaltung)?
Besondere Auffälligkeiten und offene Fragen
✅ Gibt es Rechnungen mit ungewöhnlich hohen Beträgen?
✅ Fehlen wichtige Belege oder gibt es Zahlungen ohne klare Begründung?
✅ Gibt es Unstimmigkeiten in den Buchungen, die mit der Hausverwaltung geklärt werden müssen?
Weiter Tipps für Beiräte im Rahmen der Belegprüfung
✅Stellungnahme zur Belegprüfung erstellen: Klare Empfehlung für oder gegen die Genehmigung der Jahresabrechnung geben.
✅Beiratshaftpflichtversicherung prüfen: Schutz vor persönlicher Haftung für Fehlentscheidungen sicherstellen.
✅ Weiterbildung nutzen: Fachwissen durch Schulungen oder Seminare erweitern, um die Belegprüfung effizienter durchzuführen.
✅Transparenz für die Eigentümergemeinschaft wahren: Alle Prüfungen objektiv und sachlich dokumentieren.
Digitale und analoge Belegprüfung
Die Belegprüfung einer WEG kann sowohl analog (durch Einsichtnahme in physische Unterlagen) als auch digital (über Online-Zugänge oder digitale Dokumente) erfolgen. Digitale Belegprüfungen bieten Vorteile in Bezug auf Flexibilität und Transparenz, während analoge Prüfungen häufig noch Standard sind, insbesondere wenn die Verwaltung keine digitale Lösung bereitstellt.
| Aspekte | Digitale Prüfung | Analoge Prüfung |
|---|---|---|
| Zugänglichkeit | Online-Zugang zu Dokumenten von überall | Einsicht (meist) nur im Büro der Verwaltung |
| Effizienz | Schnelle Filterung und Suche nach Belegen | Manuelles Durchsehen aller Unterlagen |
| Transparenz | Alle Dokumente können jederzeit geprüft werden | Verwaltung entscheidet über Termin und Einsichtnahme |
| Sicherheit | Datenschutz muss sichergestellt sein (verschlüsselte Übertragung, Zugriffskontrolle) | Keine digitalen Sicherheitsrisiken, aber begrenzter Zugriff |
| Nachvollziehbarkeit | Digital gespeicherte Dokumente sind leicht archivierbar | Kopien müssen angefertigt werden, aufwendige Archivierung |
Welche Variante genutzt wird, hängt von den Gegebenheiten der WEG und der Verwaltung ab. Moderne Hausverwaltungen bieten zunehmend digitale Portale zur Einsicht von Belegen an, wodurch die Beiratsarbeit erheblich erleichtert wird.
Zudem sprechen Umweltfreundlichkeit und die geringeren Lagerkosten stark für eine digitale Ablage der Belege und damit auch eine digitale Prüfung. Ansonsten müssten die ohnehin schon digitalisierten Daten sonst für die Prüfung durch den Beirat erneut ausgedruckt werden.
Zeitpunkt und Ort der Prüfung
Die Belegprüfung sollte deutlich vor der Eigentümerversammlung (ETV) stattfinden, damit der Beirat der Gemeinschaft eine fundierte Empfehlung zur Genehmigung der Jahresabrechnung geben kann.
- Die Hausverwaltung legt die Belege üblicherweise mehrere Wochen vor der ETV zur Einsichtnahme bereit.
- Der genaue Zeitpunkt wird zwischen Beirat und Verwaltung individuell abgestimmt.
- Findet die Prüfung digital statt, kann sie theoretisch zeitlich und örtlich flexibel erfolgen, während bei einer analogen Prüfung ein fester Termin mit der Verwaltung notwendig ist. In der Regel wird aber auch bei einer digitalen Belegprüfung ein fixer Termin vereinbart, damit die zuständige Objektbetreuer:in und verantwortliche Buchhalter:in für Rückfragen direkt erreichbar sind.
Die physische Prüfung erfolgt im Büro der Hausverwaltung, da dort die vollständigen Unterlagen vorliegen. Bei der digitalen Prüfung kann der Beirat von einem eigenen Standort aus arbeiten.
Der Beirat sollte darauf achten, dass genügend Zeit für die Prüfung eingeplant wird, um Unstimmigkeiten gegebenenfalls direkt mit der Verwaltung zu klären, bevor die Jahresabrechnung in der ETV beschlossen wird.
Stellungnahme des Beirats
Nach Abschluss der Belegprüfung gibt der Beirat eine Stellungnahme zur Jahresabrechnung ab. Diese Stellungnahme ist keine Freigabe, sondern lediglich eine Empfehlung an die Eigentümerversammlung.
Beispiel für eine Stellungnahme:
„Der Beirat hat die Belege zur Jahresabrechnung im Rahmen einer digitalen Belegprüfung am 28.03.2025 geprüft und keine Unregelmäßigkeiten festgestellt. Die Zahlen sind nachvollziehbar, alle Buchungen sind belegt und mit den Beschlüssen der Eigentümerversammlung in Einklang. Daher empfehlen wir, die Jahresabrechnung zu genehmigen.“
Falls Unregelmäßigkeiten festgestellt wurden, sollte dies transparent kommuniziert werden:
„Bei der Belegprüfung sind Abweichungen im Rahmen der Jahresabrechnung aufgefallen. Einzelne Rechnungen sind nicht eindeutig zuzuordnen, andere fehlen komplett, weshalb wir eine Klärung durch die Verwaltung empfehlen, bevor über die Genehmigung der Jahresabrechnung entschieden wird.“
Der Beirat kann keine Korrekturen vornehmen, sondern nur Beanstandungen aufzeigen. In der Regel wird die Verwaltung bei Beanstandungen in der Belegprüfung noch während oder direkt im Anschluss an die Prüfung entsprechende Korrekturen umsetzen. Bei einer digitalen Belegprüfung können die Buchhalter:innen der Verwaltung die Anpassungen meist sogar in Echtzeit umsetzen.
Art und Umfang der vorzulegenden Belege
Die Hausverwaltung muss alle Belege zur Nebenkostenabrechnung vollständig, nachvollziehbar und prüfbar vorlegen. Diese umfassen insbesondere:
| Belegart | Wichtige Prüfkriterien |
|---|---|
| Rechnungen von Dienstleistern (z. B. Hausmeister, Reinigung, Gartenpflege) | Sind die Beträge plausibel? Wurden die Leistungen tatsächlich erbracht? Stimmen die Vertragskonditionen mit der Abrechnung überein? |
| Betriebskostenabrechnungen externer Versorger (z. B. Wasser, Strom, Heizung, Müllentsorgung) | Stimmen die Verbrauchswerte mit den Messungen der WEG überein? Wurden die richtigen Tarife angewendet? |
| Wartungs- und Reparaturkosten (z. B. Aufzüge, Heizungsanlagen) | Sind diese tatsächlich umlagefähig oder müssen sie aus der Instandhaltungsrücklage bezahlt werden? |
| Versicherungsbeiträge (z. B. Gebäudeversicherung, Haftpflichtversicherung) | Sind die Versicherungsprämien marktüblich? Wurde eine überhöhte Deckung abgeschlossen? |
| Hausgeldabrechnungen für Miteigentümer:innen | Sind die Umlageschlüssel korrekt angewandt? Gibt es Kosten, die nicht umgelegt werden dürfen? |
| Kontoauszüge zu den Kosten | Stimmen die Zahlungseingänge und -ausgänge mit den Rechnungen überein? Gibt es unerklärliche Abbuchungen? |
Formaler Ablauf der Prüfung
Damit die Belegprüfung effizient durchgeführt werden kann, sollte sie einem festen Ablauf folgen:
- Termin vereinbaren – Die WEG-Verwaltung informiert den Beirat über die fertige Abrechnung und beide Seiten vereinbaren einen Termin zur Prüfung. Der Termin sollte frühzeitig angesetzt werden.
- Unterlagen sichten – Der Beirat erhält Zugriff auf Rechnungen, Kontoauszüge, Verträge und Buchungsbelege und darf diese umfassend prüfen.
- Prüfung nach den festgelegten Kriterien – Einnahmen und Ausgaben werden überprüft, Abweichungen notiert. Hierbei empfiehlt es sich, die Buchungen chronologisch und gewissenhaft durchzugehen. Bei wiederkehrenden Buchungen empfiehlt es sich, einmal den Beleg zu prüfen und ansonsten die Anzahl der Zahlungen zu verifizieren.
- Unklarheiten direkt mit der Verwaltung besprechen – Falls Fragen oder Unstimmigkeiten auftreten, sollte dies mit der Verwaltung bzw. der betreuenden Verwalter:in und Buchhalter:in geklärt werden. In der Regel wird die Prüfung ohnehin gemeinsam durchgeführt, sodass erst keine offenen Fragen entstehen können.
- Stellungnahme erstellen – Der Beirat fasst die Ergebnisse schriftlich zusammen und gibt eine Empfehlung an die Eigentümerversammlung.
- Vorstellung der Ergebnisse in der ETV – Die Beiratsmitglieder berichten über ihre Prüfung und beantworten eventuelle Fragen der Eigentümer:innen. Sind im Rahmen der Prüfung keine Beanstandungen gefunden worden oder die Auffälligkeiten inzwischen geklärt, wird die Jahresabrechnung im Anschluss beschlossen und die Verwaltung entlastet.
Tipps zur Belegprüfung durch den Beirat
Die Belegprüfung ist eine äußerst verantwortungsvolle Aufgabe für den Beirat einer WEG. Neben der Prüfung einzelner Belege sollten auch Vermögensberichte, Kontoumsätze und Rücklagenbewegungen genau betrachtet werden. Zudem ist es wichtig, die eigene Absicherung als Beirat sowie die Entlastung der Hausverwaltung im Blick zu behalten.
Vermögensbericht – Transparenz über die Finanzlage der WEG
Der Vermögensbericht ist ein Kernbestandteil der Belegprüfung, da er einen Überblick über das gesamte Finanzvermögen der WEG gibt. Er zeigt die Entwicklung der Erhaltungsrücklagen, die aktuellen Kontostände und offene Forderungen oder Verbindlichkeiten.
Was sollte geprüft werden?
- Sind die Rücklagen korrekt aufgeführt und mit den Kontoauszügen abgeglichen?
- Gibt es offene Forderungen gegen Eigentümer:innen? Wenn ja, wie hoch sind diese und wurden ggf. Mahnmaßnahmen eingeleitet?
- Sind Verbindlichkeiten, wie ausstehende Rechnungen oder laufende Kredite, korrekt dokumentiert?
Kontoumsätze – Grundlage für die Nachvollziehbarkeit der Buchungen
Ein Abgleich der Kontoumsätze mit den gebuchten Einnahmen und Ausgaben ist das Herzstück der Belegprüfung.
Wichtige Prüfkriterien:
- Sind alle Zahlungsein- und -ausgänge mit den Belegen in der Jahresabrechnung identisch?
- Gibt es nicht nachvollziehbare Abbuchungen oder ungeklärte Zahlungsempfänger:innen?
- Wurden größere Zahlungen oder Investitionen dokumentiert und mit der ETV abgestimmt?
Auffällige Buchungen sollten mit der Hausverwaltung besprochen werden, um Unklarheiten noch vor der Eigentümerversammlung zu klären.
Rücklagen- & Hausgeldkonten – Langfristige Finanzplanung sichern
Die Instandhaltungsrücklagen einer WEG sind für zukünftige Instandhaltungen vorgesehen. Die Prüfung dieser Konten stellt sicher, dass die Mittel korrekt verwaltet und nicht zweckentfremdet wurden. Zuletzt hatten Investitionen der Instandhaltungsrücklagen in mittel- bis langfristige Anleihen der DR Deutsche Rücklagen GmbH, welche den WEGs im Fall von Investitionen nicht ausgezahlt werden konnten, sowie die Insolvenz des Unternehmens für Schlagzeilen (Tagesschau).
Wichtige Aspekte der Prüfung:
- Sind die Rücklagen ordnungsgemäß auf einem separaten Konto verwaltet? (Sie dürfen nicht mit dem Hausgeldkonto vermischt werden.)
- Wurden Rücklagenentnahmen nur für genehmigte Maßnahmen verwendet?
- Gibt es ungewöhnliche Bewegungen, die nicht durch Beschlüsse gedeckt sind?
Ein transparent geführtes Rücklagenkonto schützt die WEG vor finanziellen Engpässen, beispielsweise bei zukünftigen Sanierungen.
Beiratshaftpflichtversicherung – Schutz vor persönlicher Haftung
Beiratsmitglieder übernehmen eine Kontrollfunktion, tragen jedoch auch ein gewisses Risiko. Falls es bei der Belegprüfung zu Fehlern kommt oder Entscheidungen getroffen werden, die der WEG finanziell schaden, können Beiräte in Haftung genommen werden.
Wichtige Fragen zur Absicherung:
- Besteht eine Beiratshaftpflichtversicherung für die WEG?
- Welche Risiken sind abgesichert, und wer trägt die Kosten der Versicherung?
- Welche individuellen Maßnahmen können Beiratsmitglieder ergreifen, um Haftungsrisiken zu minimieren?
Die Beiratshaftpflichtversicherung schützt Mitglieder vor finanziellen Schäden, die durch Fahrlässigkeit oder Fehlentscheidungen entstehen könnten.
Entlastung der Verwaltung – Entscheidung auf Basis der Belegprüfung
Nach der Belegprüfung steht die Frage der Entlastung der Hausverwaltung an. Dabei handelt es sich um eine formelle Zustimmung der Eigentümergemeinschaft, dass die Verwaltung ordnungsgemäß gearbeitet hat.
Was sollte der Beirat beachten?
- Sind alle Buchungen nachvollziehbar und korrekt belegt?
- Gibt es offene Fragen oder Unregelmäßigkeiten, die vor einer Entlastung geklärt werden sollten?
- Falls Fehler entdeckt wurden, welche Maßnahmen wurden von der Verwaltung ergriffen, um diese zu beheben?
Die Entlastung ist kein Freifahrtschein für die Verwaltung, sondern ein Zeichen des Vertrauens. Falls erhebliche Zweifel bestehen, kann eine Entlastung auch verweigert oder unter Vorbehalt erteilt werden.
Weiterbildungen und Zertifizierungen – Professionelle Belegprüfung erleichtern
Die Position der Beirätin ist in der Regel eine unentgeltliche Tätigkeit, und Mitglieder verfügen nicht unbedingt über eine spezielle buchhalterische oder rechtliche Ausbildung. Um die Belegprüfung professionell und fundiert durchführen zu können, können Weiterbildungen und Schulungen hilfreich sein.
Welche Möglichkeiten gibt es?
- Teilnahme an WEG-Seminaren zu Buchhaltung und Belegprüfung
- Zertifizierte Weiterbildungen für Beiräte durch Fachverbände oder Immobilienorganisationen
- Austausch mit externen Expert:innen oder Steuerberater:innen für eine fachliche Beratung
Eine fundierte Weiterbildung stärkt die Position des Beirats und hilft, Belege effizienter und sicherer zu prüfen. Eigentümerversammlungen können entscheiden, ob die Kosten für Schulungen aus der Gemeinschaftskasse übernommen werden.
Weiterbildungen und Zertifizierungen der Verwaltung
Neben der eigentlichen Belegprüfung ermöglicht der Termin mit der Verwaltung auch, sich über die stetige Weiterbildung der Verwaltenden zu informieren. Als zertifizierte Verwaltung müssen die Mitarbeitenden, welche diese Zertifizierung innehaben, sich regelmäßig in entsprechenden Schulungen weiterbilden. Erfüllen die Mitarbeitenden diese Fortbildungspflicht nicht, entfällt die Zertifizierung.
Im Rahmen der Belegprüfung können sich die Mitglieder des Beirats entsprechende Fortbildungsnachweise zeigen lassen.
Fazit zur Belegprüfung
Die Belegprüfung ist eine zentrale Kontrollfunktion des WEG-Beirats und trägt zur finanziellen Transparenz und Sicherheit der Eigentümergemeinschaft bei. Durch eine strukturierte und gewissenhafte Prüfung können Unregelmäßigkeiten frühzeitig erkannt und finanzielle Fehlentscheidungen vermieden werden.
Eine ideal organisierte Belegprüfung umfasst die Kontrolle aller Einnahmen und Ausgaben, die Überprüfung der Hausgeldabrechnung, die Einsicht in Bankkonten sowie die Plausibilitätsprüfung von Rechnungen und Verträgen. Die Digitalisierung erleichtert diesen Prozess, sollte aber mit den richtigen Sicherheitsvorkehrungen umgesetzt werden.
