Bei der Wohnungsübergabe sollte das Wohnungsübergabeprotokoll auf keinen Fall vergessen werden. Es ist entscheidend, um Mängel, die vor und nach Einzug entstehen, eindeutig zuordnen zu können. Vermieter:innen und Mieter:innen sollten dabei stets wissen, worauf geachtet werden muss, um sich gegen eventuelle Unstimmigkeiten in der Zukunft abzusichern.
In diesem Beitrag wird erläutert, was genau in einem solchen Protokoll für Wohnungsübergaben festgehalten werden sollte und worauf Vermieter:innen bzw. Mieter:innen achten müssen.
- Ein Übergabeprotokoll wird beim Ein- oder Auszug aus einer Mietwohnung, einem Mieterwechsel oder dem Verkauf einer Immobilie erstellt.
- Bei einem Übergabeprotokoll wird die gesamte Immobilie auf mögliche Schäden und Mängel geprüft. Wenn welche vorhanden sind, werden diese im Protokoll dokumentiert.
- Ein Übergabeprotokoll sollte alle relevanten Informationen zu Mieter:in und Eigentümer:in beinhalten, sowie Angaben zur Immobilie. Das Protokoll muss von beiden Parteien unterschrieben werden, damit es rechtswirksam ist.
- Ein Übergabeprotokoll zu erstellen, ist zwar nicht Pflicht, aber für Mieter:in und Eigentümer:in empfehlenswert, damit es später zu keinen Streitigkeiten kommen muss.
Hintergrund und Nutzen des Wohnungsübergabeprotokolls für Mietwohnung
Nach der Unterzeichnung eines Mietvertrages oder auch der notariellen Beurkundung des Immobilienverkaufs und der Übertragung im Grundbuch muss auch die Wohnung oder das Haus übergeben werden. Bei der sogenannten Schlüsselübergabe/Wohnungsübergabe begehen Eigentümer:in bzw. Vertreter:in der Eigentümer:in und die neue Bewohner:in gemeinsam die Immobilie.
Dabei wird die Immobilie auf mögliche Schäden oder Mängel geprüft und ob sie „zum vertragsgemäßen Gebrauch geeigneten Zustand überlassen wird“ (§ 535 BGB). Die Übergabe ist ein wichtiger Zeitpunkt für Mieter:in und Vermieter:in und sollte daher gewissenhaft durchgeführt werden. Um sich bei der Übergabe zusätzlich abzusichern und für Klarheit zwischen den Parteien zu sorgen, wird ein professionelles Wohnungsübergabeprotokoll geführt.
Das Übergabeprotokoll dient dafür, dass Schäden oder Mängel in der Immobilie schriftlich dokumentiert werden. Damit können Mieter:innen nicht für bereits bestehende Schäden und Vermieter:innen nicht für neu entstandene Mängel verantwortlich gemacht werden.
Sollte die Wohnung mit bereits bestehenden Mängel übergeben werden, könnten die Mietenden direkt ein Recht auf Mietminderung haben und somit die Miete kürzen oder einen Teil der Mietzahlungen einbehalten.
Damit Vermietende auch nicht auf durch Mietende verursachte Schäden sitzen bleiben, sollten Vermieter:innen vorwiegend auf einem Übergabeprotokoll beim Auszug der Mieter:innen bestehen. Ansonsten bleiben sie ggf. auf den Kosten der Mängelbeseitigung sitzen.
Relevanz des Wohnungsübergabeprotokolls bei Vermietungen
Die Anfertigung eines Übergabeprotokolls bei der Vermietung einer Immobilie ist rechtlich zwar nicht Pflicht, ist aber dennoch für beide Parteien empfehlenswert.
Beim Auszug aus einer Immobilie kann es schnell zu Streitigkeiten kommen, wenn Schäden oder Mängel festgestellt werden und sich keiner verantwortlich fühlt. Ein Übergabeprotokoll schafft Klarheit und hilft dabei, dass es zu keiner gerichtlichen Auseinandersetzung kommen muss.
Wann wird ein Wohnungsübergabeprotokoll benötigt?
Ein Übergabeprotokoll sollte bei jedem Ein- und Auszug, Mieterwechsel Verkauf einer Immobilie erstellt werden. Beim Einzug oder Verkauf wird das Protokoll bei der Schlüsselübergabe erstellt und im Anschluss von Mieter:in und Vermieter:in bzw. Verwalter:in unterschrieben.
Auch beim Auszug aus einer Immobilie sollte ein neues Übergabeprotokoll erstellt werden. Hier wird bei der Begehung der Immobilie auf neue Schäden oder Mängel geprüft und entsprechend in einem neuen Protokoll dokumentiert. Für die Reparatur von bestehenden Schäden kann dann auf die hinterlegte Mietkaution zurückgegriffen werden.
Inhalte des professionellen Protokolls
Da es sich bei dem Übergabeprotokoll um kein rechtlich verpflichtendes Dokument handelt, gibt es auch keine exakten Vorgaben, wie ein Protokoll aussehen muss. Dennoch gibt es bestimmte Informationen, die unbedingt in ein Protokoll aufgenommen werden sollten, damit es einem professionellen Standard entspricht und auch ggf. vor Gericht als Beweismaterial vorgelegt werden kann.
Ein professionelles Wohnungsübergabeprotokoll sollte folgende Punkte beinhalten:
- Name und Adresse der Mieter:in und Vermieter:in
- Anschrift der Immobilie inkl. Beschreibung der Lage im Haus
- Datum der Schlüsselübergabe
- Alle Räume der Immobilie
- Zählerstände
- Bereits vorhandene Schäden und Mängel nach Räumen inkl. Beschreibung und ggf. Fotos als Anlage
- Anzahl der Schlüssel die übergeben wurden
Doppelte Ausführung unterschreiben lassen
Bei der Erstellung des Übergabeprotokolls sollten Vermieter:in bzw. Verwalter:in und Mieter:in darauf achten, dass es eine doppelte Ausführung des Protokolls gibt und das auch beide Ausführungen von allen Parteien unterschrieben werden. Sollte eine Ausführung nur von einer oder gar keiner der beiden Parteien unterschrieben werden, verliert das entsprechende Übergabeprotokoll seine Wirksamkeit.
Es ist wichtig, dass Mieter:in und Vermieter:in jeweils eine unterschriebene Ausführung des Wohnungsübergabeprotokolls haben, um sich rechtlich abzusichern und im Streitfall das Protokoll vor Gericht vorlegen können.
Wohnungsübergabeprotokoll unterschreiben
Weshalb ist die Unterschrift eines Übergabeprotokolls so wichtig? Mit der Unterschrift eines Dokuments einigen sich die Parteien auf dessen Inhalt. Genauso verhält es sich auch bei einem Übergabeprotokoll. Erst durch die Unterschrift beider Miet- oder Kaufparteien bestätigen diese die Richtigkeit der Angaben zum Zustand der Wohnräume.
Ein Übergabeprotokoll ohne Unterschrift ist unwirksam und kann später nicht als Beweismittel vorgelegt werden.
Ablauf der Wohnungsübergabe: Schritt-für-Schritt
Die Wohnungsübergabe ist ein wichtiger Schritt bei der Neuvermietung oder dem Wohnungsverkauf. Daher sollte sie systematisch und geordnet verlaufen, damit keine Aspekte vergessen werden, die später zu Verwirrung oder Unstimmigkeiten zwischen Mieter:in und Vermieter:in führen könnten. Die Zeit und Nerven können mit einer ordentlichen Übergabe gespart werden.
- Wohnungsübergabeprotokoll erstellen und in zweifacher Ausführung ausdrucken: Bei der Wohnungsübergabe sollte vorher ein Protokoll mit sämtlichen relevanten Informationen zu Mieter:in, Vermieter:in und der Immobilie erstellt werden. Außerdem muss das Protokoll zweifach ausgedruckt werden, damit beide Parteien eine Dokumentation für ihre Unterlagen erhalten.
- Immobilie Raum für Raum begehen: Beim Termin der Schlüsselübergabe sollten Mieter:in und Vermieter:in bzw. Verwalter:in gemeinsam jeden Raum der Immobilie begehen und alle Mängel oder Schäden protokollieren. Hier sollte zudem Dinge wie Heizung und Wasserhähne kontrolliert und Räume auf Schimmel geprüft werden.
- Protokoll unterschreiben und Schlüssel übergeben: Das Protokoll sollte im letzten Schritt von Mieter:in und Vermieter:in bzw. Verwalter:in unterschrieben werden. Auch hier ist es wichtig, beide Protokolle zu unterschreiben, denn ohne alle benötigten Unterschriften ist das Protokoll unwirksam.
Vorbereitung der Wohnungsübergabe
Vor der Schlüsselübergabe sollten Mieter:in bzw. Vermieter:in die Immobilie vorbereiten. Eine solche Vorbereitung besteht daraus, die Wohnung zu reinigen (bei Mieter:innen die sogenannte Mietendreinigung) und mögliche Reparaturen vorzunehmen.
Mieter:innen sind vor einer Übergabe, je nach Mietvertrag, dazu verpflichtet, die Wohnung besenrein zu übergeben (BGH Urteil AZ VIII ZR 124/05) und Schönheitsreparaturen durchzuführen. Solche können etwa das Verspachteln von Bohrlöchern oder das Streichen von Wänden sein.
Wenn eine Wohnung ohne Mobiliar vermietet wurde oder wird, muss die Immobilie bei der Übergabe leer geräumt sein.
Rechte und Pflichten von Mieter:innen und Vermieter:innen bei der Wohnungsübergabe
Es gibt viele Aspekte, die während einer Wohnungsübergabe wichtig sind. Aber welche sind rechtlich vorgeschrieben?
Es gibt keine gesetzliche Anwesenheitspflicht: Für die Schlüsselübergabe einer Immobilie gibt es keine gesetzliche Anwesenheitspflicht. Dennoch ist es absolut empfehlenswert, dass beide Parteien vor Ort sind und das Wohnungsübergabeprotokoll gemeinsam erstellt und unterschrieben wird. Mieter:in und Vermieter:innen können sich bei der Übergabe auch durch bevollmächtigte Dritte vertreten lassen. Für die Vermieter:in ist das meist die Mietverwaltung oder Makler:in.
Die Immobilie muss zum Einzugstermin bezugsfertig sein: Am Tag des Einzugs muss die Immobilie in einem Zustand sein, sodass die Mieter:in einziehen kann. Sollte das nicht der Fall sein, dann kann die Mieter:in von der Vermieter:in verlangen, etwaige entstandene Mehrkosten zu übernehmen (AG Köln, Az.: 209 C 542/02).
Das Eigentum der Vermieter:in muss spätestens am letzten Tag der Mietzeit zurückgegeben werden: Wenn das Mietverhältnis abgelaufen ist, muss die Immobilie laut § 546, Abs. 1 BGB am letzten Tag der Mietzeit an die Vermieter:in zurückgehen. Das bedeutet, dass die Mieter:in die Wohnung geräumt haben muss und die Schlüssel übergibt. Wenn die Mieter:in nicht rechtzeitig aus der Immobilie auszieht, kann die Vermieter:in von ihr Schadensersatz fordern (§546a BGB).
Zustand der Wohnung bei der Übergabe
Eine Immobilie muss laut § 546 Abs. 1 BGB, BGH, Az.: VIII ARZ 1/84 in einem ordnungsgemäßen Zustand übergeben werden. Aus rechtlicher Sicht muss die Wohnung besenrein übergeben werden. Das bedeutet, dass Mieter:innen sämtliche grobe Verschmutzungen vor dem Auszug beseitigen müssen. Oftmals greifen Mieter:innen hier auch auf professionelle Services zurück, die sich um die Endreinigung kümmern.
Übergabe beim Verkauf von Eigentumswohnungen und Häusern
Beim Verkauf einer Immobilie gibt es bei der Schlüsselübergabe einige Besonderheiten, die Käufer:in bzw. Verkäufer:in beachten sollten. Viele Personen denken, dass ein Übergabeprotokoll bei einem Kauf nicht nötig ist, aber auch beim Kauf lohnt es sich, ein Wohnungsübergabeprotokoll zu erstellen.
Bei der Erstellung des Übergabeprotokolls sollten alle inhaltlichen Aspekte des Protokolls einer Mietwohnung aufgenommen werden. Zudem sollte dokumentiert werden, ob bestimmte Dienstleistungen übernommen werden (z.B. Internet oder Energieversorgung). Alle Rechnungen von kürzlich getätigten Renovierungsarbeiten oder Modernisierung (wie Heizungen, Fenster und co.) sollten auch an die neuen Eigentümer:in ausgehändigt werden. Wichtig bei einem Kauf und dem dazugehörigen Übergabeprotokoll ist es den Außenbereich zu begehen und Mängel zu protokollieren.
Beim Kauf einer Immobilie empfiehlt es sich außerdem, über das klassische Wohnungsübergabeprotokoll ein Gutachten erstellen zu lassen. Mit diesem sichern sich beide Parteien rechtlich ab.
Schäden trotz Übergabeprotokoll
In manchen Fällen kann es vorkommen, dass versteckte Schäden der neuen Mieter:in erst nach dem Einzug auffallen. Meist sind solche versteckten Mängel zum Beispiel:
- verstopfte Rohre,
- kaputte Heizungen oder
- Schimmelbefall
Andersherum können es auch Mängel sein, die die Mieter:in gegenüber der Vermieter:in beim Auszug verschweigt und die erst später auffallen. In beiden Fällen kann die für den Schaden verantwortliche Person trotz Übergabeprotokoll aufgefordert werden, den Schaden zu beseitigen.
Laut BGB § 548 muss ein Ersatzanspruch in den ersten sechs Monaten gemacht werden, ansonsten gilt dieser als verjährt. Wenn Vermieter:in und Mieter:in über den Schaden bereits in Kontakt stehen, gilt die Verjährungsfrist nicht.
Wenn einer Mieter:in ein Mangel in der Wohnung auffällt, muss sie die Vermieter:in unverzüglich schriftlich über den Schaden in Kenntnis setzen. Die Vermieter:in ist daraufhin verpflichtet, den Schaden zu beheben. Das gilt auch selbst dann, wenn der Schaden nicht im Wohnungsübergabeprotokoll aufgenommen wurde. Es empfiehlt sich, den Schaden nachträglich in das Übergabeprotokoll mitaufzunehmen.
Wenn der Vermieter:in ein Schaden auffällt, der von der Mieter:in verursacht wurde, kann sie der Mieter:in eine Frist setzen, bis wann der Mangel behoben werden muss. Sollte die Frist verstreichen und der Schaden weiterhin bestehen, kann die Vermieter:in den Schaden selbst beheben lassen und die Kosten der Mieter:in in Rechnung stellen.
Widerspruch gegen Übergangsprotokoll
Ein Übergabeprotokoll gilt mit den benötigten Unterschriften beider Parteien als rechtswirksam. Dennoch ist es Mieter:in oder Vermieter:in möglich, gegen das Wohnungsübergabeprotokoll danach Widerspruch einzulegen. Sofern die Mieter:in über ihr Widerrufsrecht belehrt wurde, können beide Parteien laut § 355 BGB 14 Tage nach Unterschrift dem Protokoll widersprechen. Wenn die Mieter:in hingegen nicht belehrt wurde, hat sie das Recht, dem Protokoll zwölf Monate nach Unterschrift zu widersprechen.
Unwirksames Übergabeprotokoll
Obwohl das Übergabeprotokoll keine rechtlichen Pflichtinhalte besitzt, kann es unter Umständen unwirksam sein. Ein Übergabeprotokoll gilt als unwirksam, wenn die Unterschrift von einer oder beiden Parteien fehlt.
Weiterhin sind auch sogenannte Formularklauseln im Mietvertrag unwirksam, die aussagen, dass die Immobilie mangelfrei übergeben wurde.
Fazit
Das Wohnungsübergabeprotokoll verschafft für Mieter:in und Vermieter:in beim Ein- oder Auszug Klarheit über den Zustand einer Immobilie. Mängel oder Schäden in einer Immobilie können immer passieren. Damit es aber bei solchen zu keinem Rechtsstreit kommen muss, hilft ein Übergabeprotokoll zu wissen, wann ein Schaden aufgetreten ist und wer dafür verantwortlich ist. Wichtig bei der Erstellung eines Protokolls ist es, alle relevanten Informationen aufzunehmen, das Dokument zu unterschreiben und jeder Partei eine Ausführung auszuhändigen.
