Heutzutage ist für eine effektive Verwaltung von Mietobjekten ein professionelles Mietmanagement nicht mehr wegzudenken. Private Vermieter:innen, Asset Manager, Wohnungsunternehmen, Projektentwickler:innen oder auch Gewerbeimmobilienverwalter:innen – die Liste der Eigentümer:innen, die ein zuverlässiges Mietermanagement benötigen, ist lang. Und das hat auch seine Gründe: Das Mietermanagement trägt dazu bei, dass Mieteinnahmen gesichert, Leerstände minimiert und die gesamte Kommunikation mit Mieter:innen fachgerecht übernommen wird. Eine ordentliche Ausführung dieser Aufgaben trägt maßgeblich zum nachhaltigen, wirtschaftlichen Erfolg der Immobilie bei.
- Professionelles Mietermanagement basiert auf folgenden drei Hauptbereichen: der Kommunikation mit Mieter:innen sowie der kaufmännischen und rechtlichen Betreuung.
- Effektives Mietermanagement hilft Eigentümer:innen durch ihr fundiertes Fachwissen, die nachhaltige Wirtschaftlichkeit ihrer Mietobjekte zu sichern.
- Der wohl zeitaufwändigste Aspekt im Rahmen der Vermietung stellt die Kommunikation zu den Mieter:innen dar – das Miet-Management übernimmt für die Eigentümer:innen die komplette Mieterinteraktion: von der Bearbeitung von Mieteranliegen bis zum Teilen wichtiger Informationen mit den Mietparteien.
Grundlagen Mietmanagement
Die Verwaltung von Mietwohnungen und Mietshäusern ist sehr zeitaufwändig und sollte keinesfalls unterschätzt werden, da sie von großer Bedeutung für eine wirtschaftliche und nachhaltige Vermietung von Immobilien ist. Viele Eigentümer:innen verfügen nicht über die notwendige Zeit für ein effektives Mietermanagement und entscheiden sich aufgrund dessen für eine Zusammenarbeit mit professionellen Mietverwaltungen. Dabei werden vor allem vier Hauptbereiche abgedeckt: die Kommunikation mit Mieter:innen sowie die kaufmännische und rechtliche Betreuung.
Aufgaben Mietermanagement
Die Kommunikation mit Mieter:innen sowie die kaufmännische und rechtliche Betreuung bilden das Fundament eines effektiven Mietermanagements. Die Aufgabenbereiche umfassen zahlreiche Aspekte, die sich von Immobilie zu Immobilie und Bedarf unterscheiden können.
Kaufmännische Aufgaben: Das Mietermanagement kümmert sich im kaufmännischen Bereich um das gesamte Finanzmanagement. Dies umfasst die Mieteingangskontrolle, das Vertragsmanagement (z. B. Anpassungen der Mieten bei Index- oder Staffelmietvereinbarungen), die Erstellung der Betriebskostenabrechnung und die Buchhaltung.
Rechtliche Aufgaben: Bei der Vermietung von Immobilien muss darauf geachtet werden, dass alle rechtlichen Vorgaben eingehalten werden. Das Mietermanagement sorgt für die Einhaltung sämtlicher Bestimmungen im Mietverhältnis, erstellt Mietverträge, bearbeitet Kündigungen und vertritt die Eigentümer:innen gegenüber Mieter:innen und Behörden.
Kommunikation mit den Mieter:innen: Die Kommunikation mit Mieter:innen ist oft der zeitintensivste Aufgabenbereich. Mietverwalter:innen sind in ihrer Aufgabe als Mietermanager:innen die zentrale Ansprechperson für alle Anliegen – von Anfragen über Beschwerden bis zu allgemeinen Anliegen. Zudem übernehmen sie die Informationspflicht gegenüber den Mieter:innen (z. B. Rundschreiben, wichtige Mitteilungen).
Kommunikation mit den Mietenden – persönlich und via Kundenportal
Die Kommunikation mit Mieter:innen erfordert ein hohes Maß an Engagement, einen mitunter hohen Zeitaufwand und nicht selten ein außerordentliches Maß an Fingerspitzengefühl. Besonders um den Zeitaufwand zu reduzieren und dem hohen Aufkommen an Anfragen der Mietenden überhaupt gerecht zu werden, nutzt inzwischen ein Großteil der Verwaltungen digitale Kommunikationskanäle wie Kundenportale. Über diese Portale können Mieter:innen ihre Anliegen online einreichen und den Bearbeitungsstatus verfolgen. So kann die Kommunikation effizienter gestaltet werden, und Mieter:innen haben die Möglichkeit, sich rund um die Uhr an das Mietermanagement zu wenden.
Dennoch ist es wichtig, den Mieter:innen auch persönlichen Kontakt zu ermöglichen. Durch den Einsatz digitaler Lösungen gewinnen Mietverwalter:innen Zeit für Anliegen, die nicht online geklärt werden können. Besonders bei älteren Bewohner:innen oder Personen ohne Zugang zu digitalen Kommunikationskanälen ist die telefonische Erreichbarkeit essenziell. Dabei stellt diese jedoch häufig eine besondere Herausforderung für die Mitarbeitenden der Verwaltungsunternehmen dar.
So werfen Anrufe die Sachbearbeitenden und Verwalter:innen häufig aus dem aktuell zu bearbeitenden Vorgang. Um hier ein konzentriertes Arbeiten zu ermöglichen, führen inzwischen immer mehr Verwaltungen feste Telefonzeiten ein. So sind die Mitarbeitenden nicht mehr zu jeder Zeit direkt telefonisch ansprechbar, können sich dafür aber auch um die Bearbeitung der offenen Vorgänge kümmern.
Da Schadensereignisse jedoch selten Rücksicht auf Telefonzeiten der Mitarbeitenden nehmen, nutzen moderne, innovative Mietverwaltungen im Rahmen des Mietermanagements und der Mieterkommunikation mehr und mehr auf KI gestützte Anrufbeantworter. Diese nehmen das Anliegen der Mietenden auf, erstellen aus den gesprochenen Inhalten einen entsprechenden Vorgang und legen diesen im Vorgangsmanagement der Verwaltung ab.
Außerdem sind Mietermanager:innen im Bereich der Kommunikation dafür verantwortlich, Mieter:innen über Wartungsarbeiten oder ähnliche Themen zu informieren. Professionelles Mietermanagement fördert eine gesunde Gesprächskultur, um ein positives Miteinander zu ermöglichen.
Kontrolle der Mietzahlungen
Bei der Vermietung vieler Immobilien ist die Kontrolle der Mieteinnahmen essenziell. Dabei überprüft das Mietmanagement alle Zahlungseingänge und dokumentiert eventuelle Rückstände. Bei ausbleibenden Zahlungen übernimmt das Mietermanagement die Kommunikation mit den Mieter:innen zur Klärung der Ursachen.
Mahnwesen
Beim Mahnwesen von ausbleibenden Mietzahlungen schicken Mietermanager:innen im ersten Schritt Zahlungserinnerungen mit einer festgelegten Zahlungsfrist. In den meisten Fällen handelt es sich bei ausbleibenden Mietzahlungen um Missverständnisse oder Probleme, die leicht behoben werden können.
Sollte die Zahlung jedoch nach der Frist weiterhin nicht getätigt werden, erhalten die Mieter:innen eine offizielle Mahnung.
Grundsätzlich gibt es im Rahmen des Mahnwesens mehrere Eskalationsstufen, welche das Mietmanagement nach den Vorgaben der Eigentümer:innen umsetzt. Besonders wenn es sich um eine externe Mietverwaltung handelt, die also nicht im Besitz der Verwaltung ist, handeln die Mietverwalter:innen immer nur nach den Maßgaben, welche die Eigentümer:innen im Rahmen des Verwaltungsmandates festgesetzt haben.
Sollte ein klassisches Mahnverfahren nicht dazu beitragen, dass die Mietenden ihren Verbindlichkeiten nachkommen, unterstützt die Mietverwaltung im Rahmen des Mietmanagements auch bei einem etwaigen gerichtlichen Mahnverfahren.
Kündigung der Mietverträge bei ausbleibender Mietzahlung
Wenn Mieter:innen Mahnungen ignorieren und ihre Rückstände nicht begleichen, verschickt das Mietermanagement eine Abmahnung. Besteht ein Rückstand von zwei Monatsmieten, kann das Mietverhältnis gemäß § 543 BGB fristlos gekündigt werden.
Zudem wird ein gerichtliches Mahnverfahren eingeleitet, das zu einer Zwangsvollstreckung führen kann. Falls Mieter:innen die Immobilie nicht verlassen, kümmert sich das Mietermanagement außerdem auch um die Einreichung einer Räumungsklage.
Neuvermietung
Bei der Neuvermietung einer Immobilie übernimmt das Mietermanagement alles von der Vorbereitung der Immobilie bis hin zur Wohnungsübergabe. Das beinhaltet unter anderem auch eine Prüfung des Mietpreises und eventuelle Empfehlungen basierend auf einer Marktanalyse.
Wenn die Immobilie über unterschiedliche Kanäle beworben wird, kann das Mietmanagement alle Aufgaben übernehmen, die auch von Makler:innen übernommen werden: Kommunikation mit Interessent:innen, Organisation von Besichtigungen, Bonitätsprüfung und Mietvertragsabschluss.
Kalkulation des realistischen Mietzinses
Bei der Festlegung des Mietpreises spielen verschiedene Faktoren eine Rolle, die überprüft werden müssen: Die ortsübliche Vergleichsmiete, die Lage der Immobilie und die Ausstattung und der Zustand der Immobilie.
Bei der Kalkulation des Preises müssen jedoch auch rechtliche Bedingungen berücksichtigt werden. In bestimmten Gebieten darf etwa die Miete bei Neuvermietungen nur bis zu 10 % der ortsüblichen Vergleichsmiete erhöht werden (Mietpreisbremse).
Ausschreibung der Mietwohnungen
Bei der Ausschreibung von Mietwohnungen wird die Immobilie vorher entsprechend vorbereitet. Das bedeutet, dass die Immobilie auf ihren Zustand geprüft wird und eventuelle Reparaturen, Renovierungen oder Instandhaltungsmaßnahmen durchgeführt werden. Danach werden professionelle Fotos der Immobilie gemacht, ein aussagekräftiges Exposé erstellt und alles zusammen im Anschluss über verschiedene Kanäle veröffentlicht.
Prüfung der Mietinteressierten
Sobald es zu Anfragen von Interessent:innen kommt, übernehmen Mietverwalter:innen hier die komplette Kommunikation. Es werden Besichtigungstermine (virtuell oder in Person) geplant und durchgeführt und potenzielle Mieter:innen auf ihre Bonität geprüft.
Dabei agiert die Mietverwaltung immer im Interesse der Eigentümer:innen, um so sicherzustellen, dass Mieten regelmäßig und in der geforderten Höhe fließen. Zudem sind Vermietende in der Regel an möglichst langfristigen Mietverhältnissen interessiert, um den zusätzlichen Aufwand der Neuvermietungen und ggf. Mietausfälle zu vermeiden.
Ausstellung der Mietverträge und Übergabe der Wohnung
Sollte sich eine passende Mieter:in gefunden haben, kümmern sich Mietermanager:innen um den Vertragsabschluss (Erstellung eines Mietvertrags) und die Schlüsselübergabe. Bei der Schlüsselübergabe wird die Immobilie mit der neuen Mieter:in begangen, ein Übergabeprotokoll ausgefüllt und im Anschluss unterzeichnet.
Sowohl bei der Schlüsselübergabe als auch bei der Rücknahme nach Auszug der Mietenden fungiert das Mietmanagement als verlängerter Arm der Eigentümer:innen und stellt sicher, dass die Wohnung sich in einem ordentlichen und sauberen Zustand befindet und keine Beschädigungen vorliegen. Sollte es doch Probleme im Rahmen der Rückgabe der Mietwohnung geben, kommt es entweder zu Nachforderungen der Beseitigung oder zur Verrechnung mit der Mietkaution.
Abrechnungserstellung
Mietermanager:innen übernehmen die Erstellung aller relevanten Abrechnungen. Das beinhaltet vor allem die Nebenkostenabrechnung und die Heizkostenabrechnung. Bei der Erstellung wird darauf geachtet, dass die Abrechnungen korrekt und gesetzeskonform sind.
Heizkostenabrechnungen
Bei der Erstellung der Heizkostenabrechnung halten sich Mietverwaltung oder Abrechnungsdienstleister an die Heizkostenverordnung. In dieser ist unter anderem geregelt, dass mindestens 50% der Heizkosten nach dem tatsächlichen Verbrauch der Mieter:innen abgerechnet werden müssen.
Zunächst muss dafür der Energieverbrauch an den entsprechenden Messgeräten der jeweiligen Mieter:innen abgelesen werden. Dafür organisieren Mietermanager:innen bei Heizsystemen ohne Fernablesung Ablesetermine und kommunizieren diese an die Mieter:innen.
Auch alle Kosten, die bei der Wärmelieferung entstehen (z.B.: Wartung, Schornsteinfegerkosten), werden berücksichtigt und der Abrechnung hinzugefügt. Die Abrechnung muss spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums erstellt worden sein.
Nebenkostenabrechnungen
Bei der Nebenkostenabrechnung werden alle umlagefähigen Betriebskosten zusammengeführt. Dafür werden Rechnungen und Belege monatlich erfasst und den jeweiligen Mietparteien zugeordnet. Die Zuordnung der Kosten erfolgt basierend auf dem gesetzlichen Verteilerschlüssel (auch Umlageschlüssel).
Nach Abschluss eines jeden Jahres ist es an der Mietverwaltung, im Rahmen des kaufmännischen Mietermanagements eine richtige und nachvollziehbare Abrechnung zu erstellen (§ 259 BGB). Diese wird im Anschluss den Mieter:innen innerhalb der gesetzlichen Frist (12 Monate nach dem Ende des Abrechnungszeitraums) zugestellt.
Durchsetzung von Mieterhöhungen
Damit Eigentümer:innen den wirtschaftlich attraktivsten Mietpreis einer Immobilie erzielen können, prüfen Mietermanager:innen stets Möglichkeiten für Mieterhöhungen. Dabei berücksichtigen sie die gesetzlichen Vorschriften wie die Mietpreisbremse, die Mindestsperrfrist (Miete muss zuvor 15 Monate gleichbleibend gewesen sein) und die Kappungsgrenze (innerhalb von drei Jahren darf die Miete nicht mehr als 15 % oder 20 % steigen). Wenn eine Mieterhöhung erfolgen soll, dann erhalten Mieter:innen vom Mietermanagement einen schriftlichen Bescheid (Mieterhöhungsverlangen). Darin sind sämtliche Informationen enthalten: Erhöhungssumme, Begründung der Erhöhung und Aufforderung zur Zustimmung. Wenn die Mieter:innen nicht zustimmen, können sich die Mietermanager:innen um eine Zustimmungsklage kümmern.
Index- und Staffelmieten
Viele Vermieter:innen bedienen sich an Index- und Staffelmieten zur Klärung von Mieterhöhungen. Die Indexmiete basiert auf dem Verbraucherpreisindex (VPI) vom Statistischen Bundesamt. Hierbei kann die Miete entsprechend der Veränderung des VPI angepasst werden. Sollte für die Immobilie eine Mietpreisbremse gelten, dann ist nur die initial festgelegte Miete von ihr betroffen. Das bedeutet, dass spätere Anpassungen der Miete an den Verbraucherpreisindex erlaubt sind.
Bei einer Staffelmiete wird wiederum bereits im Mietvertrag festgelegt, wie sich die Miete in den Folgejahren erhöhen wird. Dabei gilt jedoch, dass sie mindestens ein Jahr unverändert bleiben muss. Wenn die Mieterhöhung in einem Bereich, wo die Mietpreisbremse greift, die gesetzliche Höchstgrenze überschreitet, gilt sie als unwirksam.
Prüfungen von Mietminderungen
Wenn es in einer Immobilie zu Mängeln kommen sollte, die die Wohnqualität erheblich beeinträchtigen, können Mieter:innen eine Minderung der Miete einfordern. Mietverwalter:innen prüfen hierbei, ob es sich bei den Mängeln um einen solchen handelt, der eine Mietminderung begründen würde.
Im Rahmen der Prüfung durch das Mietermanagement wird der Mangel durch Fotos oder Messprotokolle dokumentiert.
Ein wichtiger Faktor der Prüfung ist es, zu sehen, ob die Mieter:in den Mangel bereits bei Vertragsabschluss kannte oder ihn sogar selbst verursacht hat (z.B. Schimmelbildung durch falsches Heizen und Lüften). Wenn einer der beiden Punkte zutrifft, dann wird eine Mietminderung ausgeschlossen.
Sobald die Prüfung abgeschlossen wurde, informiert die Verwaltung die Mieter:innen über die Ergebnisse der angepassten Miete. Im nächsten Schritt wird die Beseitigung des Mangels angegangen.
Fazit
Verwalter:innen übernehmen alle Aufgaben, die Eigentümer:innen hinsichtlich der Vermietungen ihrer Immobilien hätten. Damit werden Eigentümer:innen stark entlastet, da das Mietmanagement Mieterbetreuung, Finanzmanagement und Instandhaltungsmanagement übernimmt, unter Einhaltung aller rechtlichen Anforderungen.
Mit der Zusammenarbeit mit einem Mietermanagement können Eigentümer:innen zudem sicherstellen, dass die Wirtschaftlichkeit der Immobilie hinsichtlich der Vermietungen effektiv verwaltet wird. Nicht nur trägt ein Mietermanagement erheblich zu guten Mietverhältnissen bei, sondern auch, dass es zu wenigen Leerständen kommt, die Immobilie gepflegt wird und der Wert somit erhalten wird und dass alle rechtlichen Rahmenbedingungen eingehalten werden.
