Gute Hausverwaltung finden: Aber wie?

In den nächsten Jahren werden viele Verwalter:innen in Rente gehen. Gerade kleine Verwaltungen oder selbstständige Verwalter:innen sind betroffen. Es fehlt häufig an Nachfolger:innen. Eigentümer:innen müssen daher eine neue Hausverwaltung finden und ihre bestehende Hausverwaltung wechseln.

Die Anforderungen an die Verwaltung von Eigentum sind in den vergangenen Jahren immer weiter gestiegen. Das Wohneigentumsgesetz schreibt die Bestellung einer ordentlichen Verwaltung vor und auch viele Vermieter:innen geben die Verwaltungsaufgaben aus Zeitgründen ab.

Nur: Wie finde ich eine professionelle Verwaltung?

4 Schritte zur neuen Verwaltung

Um eine neue Hausverwaltung für Mietwohnungen oder die Wohneigentumsgemeinschaft  (WEG) zu finden, folgen Sie einfach diesen 4 Schritten:

Anforderungen klären

Bevor die Suche nach der passenden Verwaltung beginnt, sollten erst die Anforderungen geklärt werden.

Bei WEGs sind die Kernleistungen der Verwaltung im Wohneigentumsgesetz definiert, das Aufgabengebiet in der Regel klar. Bei Mietshäusern müssen unter Umständen alle Leistungsbereich einzeln abgestimmt werden.

Die Aufgabenfelder der Verwalter:innen sind vielfältig, von technischer Betreuung über wirtschaftlicher Optimierung für Verträge, bis hin zur juristischen Vertretung der Gemeinschaft oder der Vermietenden gegenüber Dritten.

Zudem bieten viele Verwaltungen zusätzlich Dienstleistungen wie Hausmeisterservice, Reinigungsdienste oder den Neuvermietungsservice mit an. Eigentümer:innen sollten daher vor der Suche nach einer Verwaltung genau klären, was die Verwaltung leisten soll.

So lassen sich Probleme oder auch Streitigkeiten mit der Hausverwaltung bereits im Vorfeld vermeiden.

Übersicht verschaffen

Hausverwaltungen gibt es zur Genüge – gute und bessere, mit vielen Einheiten oder wenigen. Auch die Art, wie Hausverwaltungen aufgebaut sind, unterscheidet sich grundlegend. Besonders bei kleinen, selbstständigen Verwaltungen lasten die ganze Arbeit, Verantwortung und das gesamte Wissen zumeist auf den Schultern einer Verwalter:in.

Daher ist es wichtig, sich zunächst einen Überblick über das lokale Verwaltungsangebot zu verschaffen.

Zur Recherche sollte nicht nur die kurze Google-Suche genutzt werden, viel wichtiger sind persönliche Empfehlungen aus dem Umfeld und Bekanntenkreis. Wenn Freunde und Bekannte mit der Betreuung ihrer Wohnungen zufrieden sind, so ist dies meist verlässlicher als Google-Bewertungen.

Tipps für die Suche nach Verwalter:innen

Für die Suche nach einer Hausverwaltung sollten Sie folgende Tipps beherzigen:

Fragen Sie Freunde und Bekannte:

Auch wenn sich dieser Tipp banal anhört, die persönlichen Empfehlungen von Freunden und Bekannten sind zumeist die besten. Persönliche Weiterempfehlungen sind das wichtigste und verlässlichste Zeichen für eine qualitativ hochwertige Verwaltung.

Nutzen Sie Suchmaschinen:

Selbstverständlich sollten Sie auch über Google und Co. einmal schauen, welche Anbieter es gibt. Achten Sie jedoch darauf, dass die Verwaltungen auch eine Niederlassung in der Region haben.

Mehr und mehr junge Unternehmen setzten auf digitale Verwaltung, also die Betreuung aus der Ferne. Was im ersten Moment innovativ und praktisch klingt, kann im Schadensfall jedoch zum Albtraum werden, denn die Verwaltung kann in diesem Fall nicht schnell mal vorbeikommen.

Setzen Sie auf regionale Verwaltungen

Gerade junge Unternehmen setzten auf digitale Verwaltung ohne lokalen Ansprechpartner, der im Schadensfall vor Ort ist. Dies kann zum Albtraum werden, wenn niemand von der Verwaltung schnell vorbeikommen.

Achten Sie darauf, dass die Verwaltung einen Standort in Ihrer Region hat. Anderenfalls müssen Sie als Eigentümer:in oder die Beirät:in die Betreuung von Handwerker:innen und Dienstleistern doch selbst übernehmen.

Verwaltungen vergleichen

Wenn Sie sich einen Überblick verschafft haben, welche Verwaltungen es in Ihrer Region gibt, sollten Sie diese miteinander vergleichen. Dabei hilft Ihnen unsere Checkliste:

Checkliste: Gute Hausverwaltungen

Vollzeit- oder Hobbyverwalter:in:

Neben größeren Hausverwaltungen gibt es auch immer wieder nebenberufliche Hausverwalter:innen. Bei Kleinstobjekten (bis 3 Wohnungen) können diese Hobbyverwalter:innen Sinn ergeben, nur sind diese nicht immer erreichbar und häufig digital unzureichend ausgerüstet. Ihnen fehlt zumeist die Größe, um professionelle Online-Portale zu nutzen.

Bei größeren Wohnanlagen sollte daher immer eine professionelle Verwaltung mit mehreren Mitarbeiter:innen beauftragt werden. Dies garantiert, dass sich auch im Falle von Krankheit oder Ausfall einer Verwalter:in immer noch jemand um die Schäden vor Ort kümmert.

Mitgliedschaft in Verbänden:

Für Immobilienverwaltungen gibt es mehrere große Fachverbände, darunter den Verband der Immobilienverwalter Deutschland e.V. (VDIV), den Verband der Hausverwalter (VdH) oder den Bundesfachverband der Wohnungsfachverwalter (BfW). Mitgliedschaften in mindestens einem dieser Fachverbände sind kein Muss, aber häufig ein Zeichen für Engagement in der Branche und damit indirekt auch für Qualität.

Referenzen prüfen:

Gute Verwaltungen werden Ihnen Referenzobjekte präsentieren können. Dabei sind Referenzen jedoch nicht die Objekte, die erst seit einigen Wochen oder Monaten betreut werden, sondern diejenigen, die bereits seit Jahren oder Jahrzehnten erfolgreich im Bestand sind.

Betriebs- & Vermögensschadenhaftpflicht

Auch wenn eine Betriebshaftpflicht- bzw. auch eine Vermögensschadenhaftpflicht-Versicherung mittlerweile Pflicht sein sollte, ist es immer sinnvoll, sich diese vorlegen zu lassen. Hier ist besonders auf die Deckungssumme zu achten.

Bei der Betreuung von Immobilien kommen schnell hohe Summen zusammen, daher sollten die Versicherungen mindestens 500.000 Euro Schadenssumme pro Fall abdecken.

Der digitale Fußabdruck:

Auch wenn dies sicher kein Zeichen für die Qualität der Arbeit ist, aber ein sauberer und ansprechender Internetauftritt ist sicher nicht zu vernachlässigen. Verwalter:innen sind in den seltensten Fällen Webdesigner:innen, jedoch ist die Website eines Unternehmens immer auch eine aussagekräftige Visitenkarte.

Haben Unternehmen ihre Leistungen klar und verständlich beschrieben? Gibt es ein Online-Portal für Schäden oder Anfragen? An der Website einer Hausverwaltung lässt sich häufig viel über die Arbeitsabläufe und den Grad der Digitalisierung ablesen. Bei dem Vergleich von Verwaltungen sind sie also eingehender zu studieren.

Digitale Referenzen prüfen:

Auf Google oder externen Plattformen, wie ProvenExpert oder Trustpilot, können bestehende Kund:innen Unternehmen bewerten. Die Bewertungen sagen viel über die Arbeit und die Qualität der Verwaltungen aus, sind jedoch mit Vorsicht zu genießen. Hier können auch falsche positive Rezensionen erstellt worden sein, dagegen wiegen schlechte Rezensionen deutlich stärker.

Häufig gibt es zwei große Gruppen von Bewertungen für Hausverwaltungen: Die der Eigentümer:innen und die der Mieter:innen. So sind Mieter:innen tendenziell weniger zufrieden und schreiben schlechtere Bewertungen als die Eigentümer:innen. Das beweist auch eine Studie der Innofact AG in Auftrag gegeben von myHomebook aus 2022.

Hier sollten Sie genau prüfen: Wer hat die Bewertung geschrieben und was wird bemängelt?

Digitalisierung können auch lokale Verwaltungen:

Nicht nur junge Mitbewerber:innen, auch bestehende Hausverwaltungen setzen mehr und mehr auf digitale Prozesse und Angebote. So sind Online-Portale für Schadensmeldungen oder auch die Möglichkeit, Einsicht in die eigenen Unterlagen zu nehmen, mittlerweile keine Seltenheit mehr.

Achten Sie bei der ersten Begutachtung darauf, ob die Verwaltung solche Portale anbietet.

Ein ordentliches Impressum ist Pflicht:

Besonders bei der digitalen Suche sollten Sie immer einen Blick ins Impressum werfen. Wem gehört die Verwaltung eigentlich? Wer steckt hinter der Website?

Ein gepflegtes Impressum mit vollständigen Angaben zum Unternehmen, Geschäftsführer:innen und dem Geschäftssitz sind ein Minimum.

Sind die Verwalter:innen zertifiziert?

Seit der WEG-Reform aus 2020 und deren Inkrafttreten haben Eigentümer:innen einer WEG das Recht auf einen „zertifizierte Verwalter:in“ (§ 26 a WEG). Die Zertifizierungen werden von der IHK durchgeführt und müssen regelmäßig erneuert werden. Hier gilt jedoch noch eine Übergangsfrist und viele Verwalter:innen sind noch im Zertifizierungsprozess.

Angebote einholen und Verwalter bestellen

Im letzten Schritt der Suche nach einer neuen Verwaltung lassen Sie sich individuelle Angebote geben. Dazu stellen Sie unverbindliche Anfragen bei den verschiedenen Verwaltungen. Diese werden eine Reihe an Fragen stellen und Informationen zu Sanierungsstaus, Rechtsstreitigkeiten innerhalb- und in Verbindung mit der Gemeinschaft und vielem mehr einholen.

Wichtig für Sie als Eigentümer:in: seien Sie ehrlich!

Auch wenn ein großer Sanierungsstau einen höheren Verwaltungsaufwand bedeutet und damit meist auch höhere Verwaltungshonorare, so würde dies sonst höhere Sonderleistungen nach sich ziehen. Einen Unterschied macht das Verschweigen also nicht, verhindert aber eine böse Überraschung im Nachhinein. Dabei sind die Kosten einer Hausverwaltung jedoch von einer Vielzahl von Faktoren abhängig.

Bei der Entscheidung für oder gegen eine Hausverwaltung spielt nicht zuletzt das persönliche Bauchgefühl und die Sympathie gegenüber der Verwalter:in eine zentrale Rolle, schließlich vertrauen Sie ihr die Betreuung Ihres Eigentums an.

Im Falle der Mietverwaltung kann die Verwalterbestellung im Rahmen eines einfachen Vertragsabschlusses erfolgen.

Für Wohneigentümergemeinschaften ist die Einladung mehrerer Verwalter:innen zur Eigentümerversammlung, deren Vorstellung und der anschließende Beschluss über die Bestellung notwendig. Nach einem BGH-Urteil müssen mindestens drei Angebote eingeholt werden (BGH, Urteil vom 01.04.2011, Az.: V ZR 96/10).

Fazit – Hausverwaltung finden

Die Auswahl der richtigen Hausverwaltung ist für Eigentümer:innen von Immobilien eine essenzielle Entscheidung, die nachhaltige Auswirkungen auf die Wertentwicklung und das Wohlbefinden der Mieter:innen haben kann. Bei der Vielzahl an verfügbaren Verwaltungen und der Komplexität der Anforderungen ist es unerlässlich, einen systematischen Ansatz zu verfolgen. Die in diesem Ratgeber dargelegten Schritte bieten eine klare Richtschnur, um die Qualität und Zuverlässigkeit potenzieller Verwaltungen gründlich zu bewerten.

Eine professionelle Verwaltung zeichnet sich nicht nur durch die Erfüllung der gesetzlichen Mindestanforderungen aus, sondern auch durch eine proaktive Betreuung, die sowohl technische als auch wirtschaftliche Optimierungen beinhaltet. Die Zertifizierung durch Fachverbände, die digitale Kompetenz sowie eine transparente Kommunikation sind ebenso entscheidende Faktoren.

In der heutigen Zeit, in der Digitalisierung und professionelles Management immer stärker in den Vordergrund rücken, sollten Eigentümer:innen besonderes Augenmerk auf die technologische Ausstattung und die digitale Erreichbarkeit ihrer Verwaltung legen. Nicht zuletzt sind auch die menschlichen Aspekte und das direkte Feedback aus dem eigenen Netzwerk nicht zu unterschätzen, da sie oft ein realistisches Bild der Kundenzufriedenheit zeichnen.

Die Entscheidung für eine Verwaltung sollte daher nicht übereilt getroffen werden. Eine gründliche Recherche, der Vergleich mehrerer Angebote und das Einholen von persönlichen Erfahrungen sind unerlässlich, um eine fundierte Entscheidung zu treffen. Nur so können Eigentümer:innen sicherstellen, dass sie eine Verwaltung wählen, die langfristig den Wert ihrer Immobilie sichert und die Zufriedenheit aller Beteiligten fördert.

Letztendlich ist es diese Sorgfalt und Aufmerksamkeit bei der Auswahl, die den Unterschied zwischen einer durchschnittlichen und einer herausragenden Verwaltung ausmacht. Indem Sie diese Empfehlungen befolgen, setzen Sie einen starken Grundstein für eine erfolgreiche und zufriedenstellende Partnerschaft mit Ihrer zukünftigen Hausverwaltung.

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