Mietverwaltung Köln

Bei der Mietverwaltung wird eine Wohn- oder Gewerbeimmobilie mit einer Einzel-Eigentümer:in durch eine externe Hausverwaltung betreut. Diese Verwaltung vertritt die Interessen der Eigentümer:in gegenüber den Mieter:innen und Dritten. Dritte können in diesem Fall Handwerker:innen oder auch Energie- & Wasserversorger sein, mit denen die Verwaltung entsprechende Verträge abschließt und deren Erfüllung beaufsichtigt.

In erster Linie fungiert die Verwalter:in als Ansprechpartner:in für die Mieter der Wohnungen und der gesamten Wohnanlagen. Wenn Probleme in den Wohnungen oder in den Außenanlagen des Objektes auftreten, ist es Aufgabe und Pflicht der Verwaltung sich schnellstmöglich um eine nachhaltige und langfristige Problemlösung zu kümmern. So plant die Hausverwaltung in Abstimmung mit Eigentümern und gegebenenfalls Mietern anstehende Renovierungen und Sanierungen von Gebäudeteilen. Besonderes Augenmerk liegt hier auf der stetigen energetischen Sanierung, die in den letzten Jahren immer wichtiger wird.

Daher ist der erste Schritt nach Auftreten eines Schadensfalls die unmittelbare Kontaktaufnahme mit der zuständigen Verwaltung. Im Idealfall finden in regelmäßigen Abständen Inspektionen vor Ort statt, bei denen der Zustand des Mietshauses, sowie der Außenanlagen begutachtet wird.

Zu den Hauptaufgaben einer Mietverwalter:in zählen vor allem die Neuvermietung, Wohnungsübergaben und die Kontrolle der Mieteingänge. Häufig werden Tätigkeiten, wie das Eintreiben von Mietrückständen, die Abrechnung der Nebenkosten, sowie die Überwachung der Hausordnung durch den Mietverwalter:in mit übernommen. Hinzu kommen weitere Aufgaben einer klassischen Verwaltung, wie Instandhaltung oder die Koordination von Handwerkern.

Die wichtigsten Aufgaben sind:

• Sämtlicher Schriftverkehr mit Mietern, Dienstleistern, Behörden, etc.
• Bonitätsprüfung von Mietern
• Anfertigung von Mietverträgen, Beauftragung von Türschlüsseln
• Annahme und Abwicklung von Kündigungen
• Dienstleisterbeauftragung zur Wartung und Inspektion von Anlagen und Geräten
• Verwaltung und Abwicklung von Mietkautionen
• Mietanpassungen
• Hausmeister beauftragen
• Planung und Durchführung von Instandhaltungen

Die Aufgaben Ihrer Verwalter:in kann dem Verwaltervertrag entnommen werden. In einigen Fällen sind bestimmte Leistungen nicht pauschal in der Verwaltervergütung enthalten, sondern sind zusätzliche Leistungen, die gesondert abgerechnet werden.

Eigentümer/innen, die nicht in der Nähe ihrer vermieteten Wohnungen oder Häuser wohnen oder nur wenig Zeit haben, sind auf die Unterstützung einer externen Verwaltung angewiesen. Gleiches empfehlen Experten auf über besonders pflegeintensiver Objekte. Hierzu zählen nicht nur ältere Häuser mit vielen Sanierungsaufgaben, sondern auch Objekte mit schwierigen Mietern. Als Mietverwalter ist es unsere Aufgabe sicher zu stellen, dass Sie ihr Geld erhalten.

Wer es sich zutraut und in der Nähe wohnt, kann die Mietverwaltung auch selbst übernehmen. Man sollte allerdings viel Zeit mitbringen und sich gut mit dem Thema auskennen. Allgemein empfehlen wir besonders bei 3 oder mehr zu betreuenden Objekten an unterschiedlichen Standorten auf einen Mietverwalter zurück zu greifen. Gerade wir als überregionaler Hausverwalter haben die Möglichkeit mehrere unterschiedliche Standorte gleichzeitig zu betreuen.

Die Beaufsichtigung der pünktlichen Zahlung des vereinbarten Mietpreises ist die wohl wichtigste wirtschaftliche Aufgabe der Verwaltung. So prüft die Hausverwaltung die Höhe der Zahlungen und kümmert sich um eventuelle Mietrückstände durch die Mieter:in. Dabei ist die Verwaltung durch die Vermieter:in ermächtigt, in ihrem Namen Mahnverfahren bzw. weitere juristische Schritte einzuleiten. Auch die Vertretung der Eigentümer:in vor Gericht kann durch die Hausverwaltung erfolgen.

Neben der Überwachung der eingehenden Mietzahlungen ist auch die Mietanpassung häufig Aufgabe der Verwalter:in. Dabei haben die Verwaltungen den örtlichen Mietwohnungsmarkt und eventuelle regionale Mietobergrenzen (Mietpreisbremse) ständig im Blick. Die Herausforderung für die Verwalter:in liegt hier vor allem darin, das wirtschaftliche Optimum für  Vermieter (Eigentümer) und Mieter zu finden.

Der Umfang und die damit verbunden Kosten für die technische Mietverwaltung richten sich nach der Größe der Wohnanlage, sowie dem Alter und Sanierungsstau.

Wie bei vielen Dienstleistungen zählt in der Mietverwaltung: Man bekommt, wofür man zahlt. Wenn Sie daher auf Billiganbieter setzen, werden Sie auch billige Leistung bekommen.

In vielen Fällen sind es aber vor allem die an sich „kleinen“ Schäden, wie tropfende Wasserhähne oder nicht funktionierende Lampen, die viel Arbeitszeit verschlingen.

Für die Berechnung des Mietverwaltungs-Preises gibt es zwei Möglichkeiten:

1. Der Preis wird über eine Wohnungspauschale abgerechnet
2. Die Kosten errechnen sich anteilig an der Wohnungsmiete

Im ersten Fall können die Pauschalen mitunter stark variieren. So gibt es „Billiganbieter“ die mit Preise von 14€ oder weniger in den Markt drängen. Jedoch bieten diese meist nur die reine Buchhaltung und den Mieteinzug im Namen der Vermieter:in an. Eine technische Verwaltung findet hier so gut wie nie statt. Generell sollten Eigentümer:innen bei Preisen unter 20€ pro Einheit und Monat stutzig werden und sich genauer mit den Einzelleistungen befassen. Dennoch sind gerade bei großen Wohnanlagen, die gemeinsam verwaltet werden sollen, Rabatte möglich.

Im zweiten Fall ist das Verwalterhonorar an die Miethöhe gekoppelt (meistens an die Kaltmiete).

Die Sondereigentumsverwaltung befasst sich mit der Verwaltung einer Wohneinheit (das Sondereigentum) innerhalb eine WEG. Dies umfasst z.B. Reparaturen innerhalb einer Wohnung sowie Kommunikation mit Mietern.