Schlüsselübergabe: Protokoll und Ablauf

Die Zusage für die neue Wohnung ist bestätigt, die Kisten sind gepackt und der Umzug ist organisiert. Was steht nun als Nächstes an? Genau, die Schlüsselübergabe; einer der wichtigsten Schritte zu Beginn, aber auch zum Ende eines Mietverhältnisses. Die Schlüsselübergabe beschreibt eine essenzielle Maßnahme beim Umzug, um das neue Zuhause überhaupt betreten zu können. Sie ist ein formeller und wichtiger Akt, bei dem ein Wechsel von Mieter:innen stattfindet. Doch was muss hierbei beachtet werden? Gibt es Unterschiede bei Ein- und Auszug? Und welche Fehler können dabei passieren?

• Die Schlüsselübergabe ist ein wichtiger formeller Akt beim Ein- und Auszug und dient der Bestätigung des korrekten Ablaufs und Zustands der Wohnung.
• Es sollten ein Schlüsselübergabeprotokoll angefertigt und mögliche Mängel gemeinsam festgehalten werden.
• Vor der Übergabe sollten beide Parteien sich ausreichend Zeit nehmen und die Wohnung komplett ausgeräumt sein.
• Beim Auszug sollte die Wohnung im vorgefundenen Zustand hinterlassen werden, „ästhetische“ Reparaturen sind von der Mieter:in zu übernehmen.
• Die Kaution dient als Sicherheit für mögliche Schäden und muss innerhalb von sechs Monaten nach Auszug zurückgezahlt werden, sofern die Wohnung mangelfrei zurückgegeben wird.
• Die Schlüsselübergabe muss persönlich stattfinden und schriftlich bestätigt werden, bei Uneinigkeit kann eine dritte Partei, wie eine Mietverwaltung, helfen.
• Ein offizielles Protokoll sollte den Zustand der Wohnung, die Anzahl und Bezeichnung der Schlüssel und Regelungen bei Verlust enthalten.

Wozu dient die Schlüsselübergabe?

Die Schlüsselübergabe findet sowohl beim Ein- als auch beim Auszug statt. Dabei ist es egal, ob es sich um ein Mietobjekt, ein Haus, eine Wohnung oder eine andere gemietete Immobilie handelt.

In jeder Form ist die Übergabe des Schlüssels ausschlaggebend.

Hierbei bestätigen sowohl Vermieter:in als auch Mieter:in, dass der Ein- oder Auszug korrekt abgelaufen ist und sich das Objekt in einwandfreiem bzw. so wie abgesprochenen Zustand befindet.

Vor allem für Mieter:innen gibt es bestimmte Verpflichtungen, denen sie nachkommen müssen. Die Schlüsselübergabe bedeutet nämlich gleichzeitig auch die Übergabe der Wohnung, wobei das eine ohne das andere – im Normalfall – nicht möglich ist. Denn ohne Schlüssel können Sie nicht in das neue Zuhause einziehen und in ein noch bewohntes Objekt können Sie trotz Schlüssel nicht einziehen.

Zudem beseitigt die Übergabe Zweifel, wer wofür aufkommen muss – sollten Mängel vorhanden oder entstanden sein. So sollten sowohl Vermieter:in als auch Mieter:in genau überprüfen, welche Mängel vorhanden sind bzw. waren und dies detailliert und gemeinsam abgesprochen dokumentieren. Festgehalten wird dies in einem sogenannten Schlüsselübergabeprotokoll.

Was es vor der Übergabe zu beachten gibt

Damit nach der Übergabe sowohl seitens der Mieter:in als auch der Vermieter:in keine Unstimmigkeiten oder Streitpunkte entstehen, sollten sich beide Parteien ausreichend Zeit für diesen Schritt nehmen. Hierbei gibt es einige Punkte zu beachten.

1. Die Wohnung sollte bei der Übergabe komplett ausgeräumt sein, damit alle möglichen Mängel zu erkennen sind. Hierbei gilt es vorrangig offen zu kommunizieren. Fällt der Mieter:in beispielsweise beim Einzug ein Schaden am Mietobjekt auf, den die Vermieter:in bei der Besichtigung nicht erwähnt hat, so sollte die Mieter:in darauf hinweisen und darauf bestehen, diesen im Schlüsselübergabeprotokoll festzuhalten. So kann beim Auszug kein Schadensersatz von der Vermieter:in verlangt werden, da der Schaden bereits beim Einzug bestand – und dies dokumentiert ist.
2. Je nachdem, wann der Mietvertrag beginnt, muss die Schlüsselübergabe spätestens am ersten Miettag erfolgen, der meist der 1. oder 15. des Monats ist. Im besten Fall kann die Übergabe jedoch auch kurz vor dem Einzug stattfinden, wodurch bei Klärungsbedarf oder Problemen noch ein Puffer besteht. Geschieht die Übergabe nicht rechtzeitig, verletzt die Vermieter:in laut § 535 Absatz 1 BGB ihre Hauptleistungspflicht:

Durch den Mietvertrag wird der Vermieter verpflichtet, dem Mieter den Gebrauch der Mietsache während der Mietzeit zu gewähren. Der Vermieter hat die Mietsache dem Mieter in einem zum vertragsgemäßen Gebrauch geeigneten Zustand zu überlassen (…)

1. Als Mieter:in sollten Sie beim Auszug noch einmal das Übergabeprotokoll zu Hand nehmen und so z.B. überprüfen, ob Fenster und Türen richtig schließen, sich Schäden an Böden befinden, Wasserhähne, Toilette oder Dusche funktionstüchtig sind oder selbstverschuldeter Schimmel, Bohrlöcher, Sprünge oder Verfärbungen vorhanden sind – falls hier beim Einzug keine Mängel dokumentiert wurden.

Ein- oder Auszug – die Unterschiede der jeweiligen Übergabe

Bei einem Auszug sind Sie als Vermieter:in verpflichtet, der Mieter:in bei einem gesonderten Termin, der Schlüsselübergabe, mit Abnahmeprotokoll die Wohnung abzunehmen und dabei auf alle Mängel aufmerksam zu machen und diese im Protokoll festzuhalten.

Nur die niedergeschriebenen Mängel können der Vormieter:in nachher angerechnet bzw. von der Mietkaution abgezogen werden.

Hierzu gehören etwa Kratzer auf dem Boden oder an Türen, Löcher in den Wänden oder sonstige Mängel, die durch die Mieter:in verschuldet sind.

Zieht man als Mieter:in aus, so gilt es, die Wohnung im beim Einzug vorgefundenen Zustand zu hinterlassen. Haben Sie als Mieter:in Erneuerungen vorgenommen, so können diese entweder durch die Vermieter:in schriftlich bestätigt oder von der Nachmieter:in abgenommen werden, somit in der Wohnung bleiben und müssen nicht wieder entfernt werden.

Alle “ästhetischen” Reparaturen, wie z.B. Streicharbeiten an Wänden oder Fensterrahmen, müssen von der Mieter:in übernommen werden. Eine komplette Renovierung kann jedoch nicht verlangt werden, außer diese wurde explizit im Mietvertrag festgehalten.

Die Beschreibung “besenrein” bedeutet/verlangt keineswegs eine Grundreinigung der Wohnung. Hierbei reicht es gründlich zu kehren bzw. zu saugen, Dekoration und Klebereste zu entfernen und Bad und Küche in hygienischem Zustand zu hinterlassen.

Die Mieter:in ist beim Auszug laut § 546 Absatz 1 BGB dazu verpflichtet, der Vermieter:in spätestens am vertraglich vereinbarten Tag des Mietendes die Mietsache und damit auch die Schlüssel zurückzugeben:

Der Mieter ist verpflichtet, die Mietsache nach Beendigung des Mietverhältnisses zurückzugeben.

Gründe, warum die Schlüsselübergabe so wichtig ist

Beim Einzug in eine Wohnung wird im Normalfall eine Kaution von der Mieter:in verlangt, um der Vermieter:in die Sicherheit zu garantieren, dass für mögliche Schäden vorgesorgt ist.

Diese dient auch dazu, die Mieter:in zu einem sorgsamen Umgang zu bewegen.

Die Kaution wird beim Auszug zurückgezahlt, sofern die Wohnung mangelfrei zurückgegeben wird. Falls das nicht der Fall ist, so kann die Vermieter:in die Kaution einbehalten.

Andernfalls muss diese in der Regel innerhalb von sechs Monaten zurückgezahlt werden (in Ausnahmefällen auch später, wenn die Vermietenden dafür einen triftigen Grund haben.

Mehr zum Thema Mietkaution findet sich in unserem Ratgeber: Mietkaution für Vermieter:innen

Bei der Schlüsselübergabe sollte ein Schlüsselübergabeprotokoll angefertigt werden, in dem Schäden, Mängel oder sonstige Besonderheiten festgehalten werden, um so einen formellen Nachweis zu haben. Sollte es zu Meinungsverschiedenheiten bezüglich des Zustands der Wohnung kommen, so kann auf das Schlüsselübergabeprotokoll zurückgegriffen und so nachgewiesen werden, wer letztlich im Recht ist.

Will die Vermieter:in die Kaution beispielsweise aufgrund eines vorhandenen Schadens einbehalten, so kann die Mieter:in ggf. mithilfe des Protokolls nachweisen, dass der Schaden bereits beim Einzug bestand.

Wie läuft die Übergabe ab?

Bei der Übergabe reicht es nicht, die Schlüssel in den Briefkasten zu werfen – sie muss persönlich stattfinden und schriftlich bestätigt werden. Vermieter:in und Mieter:in müssen hierbei anwesend sein.

Falls dies aus irgendeinem Grund nicht möglich ist, so kann alternativ auch eine bevollmächtigte Person anstelle der Mieter:in vor Ort sein. Die Vermieter:in kann durch ein Mitglied der Hausverwaltung vertreten werden. Es ist zudem sinnvoll, Zeugen dabei zu haben, falls sich die beiden Parteien uneinig sind.

Folgende Punkte sind bei einem Einzug zu beachten:

• Die Schlüssel müssen eindeutig gekennzeichnet bzw. bezeichnet werden, um möglichen späteren Verlust nachvollziehen zu können
• Als Mieter:in sollten Sie sich die Wohnung genau anschauen und die Vermieter:in auf mögliche Schäden aufmerksam machen
• Die Vermieter:in ist nicht dazu berechtigt, den Schlüssel für mögliche Notfälle zu behalten

Folgende Punkte sind bei einem Auszug zu beachten:

• Die Abgabe der Schlüssel muss persönlich bei der Vermieter:in oder bei einer Verwalter:in erfolgen
• Als Mieter:in sollten Sie sich eine Quittung aushändigen lassen
• Alle Schlüssel müssen abgegeben werden, auch welche, die selbst nachgemacht wurden – die Kosten muss die Mieter:in übernehmen
• Fehlende Schlüssel müssen von der Mieter:in selbst bezahlt werden

So muss das offizielle Protokoll aussehen

Das Protokoll sollte folgende Punkte beinhalten:

• Den Zustand der Wohnung bei der Übergabe
• Die Anzahl und Bezeichnung der einzelnen Schlüssel, z.B. zwei Kellerschlüssel, drei Briefkastenschlüssel, etc.
• Es muss festgelegt werden, was bei einem Verlust passiert – dies ist nicht gesetzlich vorgegeben, jedoch sinnvoll

Das Schlüsselprotokoll könnte also folgendermaßen aussehen (in simpler Form):

Schlüsselempfangsbestätigung

Zudem sollte ein weiteres Blatt vorbereitet werden, das die Mängel festhält. Diese können während der Besichtigung handschriftlich eingefügt und im Nachhinein ggf. noch einmal digital nachgetragen werden.

Hier steht ein mögliches Muster-Schlüsselübergabeprotokoll zum Download bereit: (o.Ä.)

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So unterstützt die Mietverwaltung bei der Schlüsselübergabe

Wie bereits erwähnt, können Vermieter:innen bei der Schlüsselübergabe durch die Mietverwaltung vertreten werden, falls diese nicht vor Ort und persönlich anwesend sein können.

Die Mietverwaltung kann jedoch auch eine Rolle spielen, wenn es um die Beweissicherung geht. So ergibt es Sinn, eine Vertreter:in der Hausverwaltung als Zeug:in vor Ort zu haben.

Diese sorgt dafür, dass beim Abgabetermin des Objekts alles Wichtige beachtet wird, eine dritte Partie vorhanden ist, Beweise “gesichert” sind und mögliche Streitigkeiten vermieden werden können.

Im Normalfall sind die Mietenden dafür zuständig, die Vermieter:in rechtzeitig über den Auszug und somit den Übergabetermin zu informieren. Vermieter:innen haben jedoch auch die Möglichkeit, den Mieter:innen einen Termin zu nennen.

Dies kann ebenfalls die Hausverwaltung übernehmen, sodass alle Parteien rechtzeitig informiert und schnell ein gemeinsamer Wunschtermin gefunden werden kann.

Falls Änderungen am Mietobjekt durch die Mieter:in vorgenommen wurden, die vorher mit der Vermieter:in besprochen wurden, so sollten diese Vereinbarungen auch der Mietverwaltung mitgeteilt werden. Beim Auszug kann die Verwaltung prüfen, ob die Veränderungen wie vereinbart durchgeführt wurden und ob alles korrekt abgelaufen ist.

Die Mietverwaltung kann also als ein neutraler Dritter auftreten. Die Anwesenheit dieser ist nicht verpflichtend, aber, falls möglich, sinnvoll. So können Konflikte vermieden werden und der Ein- oder Auszug reibungslos ablaufen.

Fazit

Die Schlüsselübergabe ist ein essenzieller und formeller Schritt bei Ein- und Auszug aus einer Mietimmobilie. Sie dient der Bestätigung des korrekten Zustands des Mietobjekts und der Übergabe von Verantwortlichkeiten. Um Unstimmigkeiten oder Streitigkeiten zu vermeiden, sollten beide Parteien, Vermieter:in und Mieter:in, ausreichend Zeit für die Übergabe einplanen und ein Schlüsselübergabeprotokoll führen.

Die Wohnung sollte zum Zeitpunkt der Übergabe komplett ausgeräumt und besenrein sein. Beide Parteien sollten gemeinsam alle eventuellen Mängel dokumentieren. Die Anwesenheit einer dritten Partei, wie einer Vertreter:in der Mietverwaltung, kann bei der Beweissicherung helfen und mögliche Konflikte minimieren.

FAQ

Was sollte man bei der Schlüsselübergabe beachten?

Für die Schlüsselübergabe sollte vorerst ein Termin vereinbart werden, mit dem alle Beteiligten einverstanden sind. Die Wohnung sollte hierbei leer und besenrein sein, sodass sich sowohl Vermieter:in als auch Mieter:in, je nachdem, ob es sich um einen Ein- oder Auszug handelt, einen guten Überblick über die Räumlichkeiten verschaffen können. Die jeweiligen Schlüssel sollten vor Ort sein.

Zudem ist es wichtig, ein Schlüsselübergabeprotokoll vorzubereiten, um dort alle wichtigen Informationen schriftlich festzuhalten und so einen gültigen Nachweis über das Treffen und die Übergabe zu haben.

Wie verläuft die Schlüsselübergabe?

Eine Schlüsselübergabe dauert in der Regel 15-30 Minuten, falls keine unerwarteten Vorkommnisse auftreten. Die Beteiligten, in diesem Falle Vermieter:in und Mieter:in, treffen sich zu einem vereinbarten Termin in der Wohnung und sehen sich diese gemeinsam an.

So wird sowohl mündlich als auch in einem Protokoll festgehalten, welche Mängel vorhanden (beim Einzug) oder welche Mängel entstanden sind (beim Auszug). Letztlich werden die Schlüssel an die neuen Mieter:innen übergeben oder an die Vermieter:innen zurückgegeben.

Was ist ein Schlüsselübergabeprotokoll?

Das Schlüsselübergabeprotokoll beschreibt das letzte Dokument, das vor dem Einzug oder nach dem Auszug ausgefüllt bzw. unterschrieben wird. Hierbei wird schriftlich festgehalten, ob alle Schlüssel vorhanden sind und entweder übergeben oder abgegeben wurden. Zudem kann in solch einem Protokoll festgehalten werden, welche Schäden oder Mängel am Mietobjekt vorhanden sind.

Was sollte ein Schlüsselübergabeprotokoll enthalten?

Neben allgemeinen Informationen, wie Name, Adresse und Kontaktdaten der Vermieter:in bzw. der Mieter:in, sollten in einem Schlüsselübergabeprotokoll weitere Details zum Mietobjekt und den zugehörigen Umständen dokumentiert werden. So ist es notwendig, die Anzahl und Art der Schlüssel, die übergeben werden, festzuhalten.

Sollte ein Schlüssel fehlen, so muss dieser von der Mieter:in ersetzt werden, was ebenfalls in dem Protokoll dokumentiert werden sollte. Weitere Details, wie Art des Mietobjekts, anwesende Zeugen und vor allem bestehende Mängel, sowohl vor dem Einzug als auch nach dem Auszug, sollten ebenfalls dokumentiert werden.