Jede Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) hat einmal im Jahr eine sogenannte Eigentümerversammlung (ETV) abzuhalten (§ 24 Abs. 1 WEG). Im Rahmen dieser beraten, diskutieren und beschließen die Eigentümer:innen per Abstimmung und Beschluss. Auf dieser Basis wird das Gemeinschaftseigentum betreut, Erhaltungsmaßnahmen festgelegt, modernisiert und bewirtschaftet.
Zudem wird die Gemeinschaft über das vergangene Wirtschaftsjahr aus finanzieller und gebäudetechnischer Sicht informiert.
Das Wohnungseigentumsgesetz schreibt die Bestellung einer Verwalter:in für die WEG vor. Es schreibt dabei nicht vor, wer diese Aufgaben übernimmt. So kann eine Gemeinschaft auch in Selbstverwaltung geführt werden. Die Miteigentümer:innen können jedoch auf die Bestellung einer zertifizierten Verwalter:in bestehen. Meistens wird jedoch eine professionelle WEG-Verwaltung bestellt. Aufgabe der Verwaltung, zur Versammlung einzuladen und diese zu leiten.
Zu den wichtigsten Tagesordnungspunkten (TOP) einer ETV gehören:
- Bestellung der WEG-Verwaltung
- Abberufung & Kündigung des bestehenden Verwaltervertrages
- Jahresabrechnungen (Hausgeldabrechnungen)
- Sonderumlagen
- Beschluss über den Wirtschaftsplan für das Folgejahr
- Entlastung der Verwaltung
- Erst-/Neu-/ Wiederwahl des Beirates
- Beschlüsse über Erhaltungsmaßnahmen, Modernisierungen und weitere bauliche Maßnahmen
Im Folgenden werden die Einzelheiten, der Inhalt und Ablauf der Versammlung näher erläutert.
Inhalte einer WEG-Eigentümerversammlung
Auf der ETV diskutieren und entscheiden die stimmberechtigten Eigentümer:innen über alle Vorgänge, die das Gemeinschaftseigentum betreffen.
Geregelt werden unter anderem die Vergabe von Erhaltungs-, Modernisierungsmaßnahmen, aber auch die Finanzierungen dieser Maßnahmen durch die Gemeinschaft und z. B. Änderungen der Hausordnung.
Besprochen werden können aber auch z. B. Veränderungen einzelner Wohnungen, die eine Auswirkung auf die Gemeinschaft / Liegenschaft haben und möglicherweise eine Veränderung des äußeren Erscheinungsbildes oder des Charakters des Hauses mit sich bringen.
Letztlich wird im Rahmen der ETV durch die Verwalter:in der Vorschlag für den neuen Wirtschaftsplan vorgestellt. Dieser basiert auf einer Schätzung der Kosten für die Bewirtschaftung des Gebäudes und besonders des Gemeinschaftseigentums. Daraus ergibt sich entsprechend das monatliche Hausgeld, dass alle Eigentümer:innen auf ein vom Verwalter für die Eigentümergemeinschaft geführten Fremdgeldkonto zu entrichten haben. Über den Entwurf der Verwaltung muss im Rahmen der Eigentümerversammlung abgestimmt werden.
Auch Sonderzahlungen, genannt Sonderumlagen, für nicht vorhersehbare Kosten und Ausgaben müssen durch die Gemeinschaft / den Verband genehmigt werden.
Wie kommen eigene Themen auf die Tagesordnung?
Alle stimmberechtigten Eigentümer:innen dürfen ihre Beschlussanträge im Vorfeld einer Versammlung bei der Verwaltung einreichen, damit diese in die Tagesordnung aufgenommen werden können. Dabei ist vom Antragsteller darauf zu achten, dass die eingereichten Beschlussanträge zeitgerecht, also deutlich vor der gesetzlichen Einladungsfrist (derzeit 3 Wochen) der Verwaltung zugehen.
Es empfiehlt sich, Vorhaben bereits unterjährig nach Bekanntsein einen Beschlussantrag bei der Verwaltung einzureichen. Somit ist sichergestellt, dass dieser in der Agenda zur Eigentümerversammlung enthalten ist.
Die Beschlussanträge einer Miteigentümer:in sind so zu formulieren bzw. hinreichend zu bestimmen, dass allen Eigentümer:innen sofort ersichtlich ist, worüber abgestimmt werden soll.
Bei etwaigen Bauvorhaben empfiehlt sich, dass bereits Planunterlagen eines Fachplaners (z. B. Architekt / Dipl.-Ingenieur) vorliegen und an die Miteigentümer:innen im Rahmen der Zusendung der Einladung mit Tagesordnung mitversendet werden.
Einladung zur Eigentümerversammlung und Fristen
Seit der WEG-Reform 2020 muss eine ordnungsgemäße Einladung mindestens drei Wochen vor der Eigentümerversammlung in Textform (per Brief, E-Mail oder Messenger) versendet werden. Damit ist die Ladungsfrist um eine Woche verlängert worden. So sollen Eigentümer:innen mehr Zeit erhalten, sich auf die Versammlung und die Beschlüsse vorzubereiten.
Auf Wunsch der Gemeinschaft kann die Ladungsfrist im Rahmen der Teilungserklärung jedoch abweichend festgesetzt werden. Ausnahmen bilden hierbei außerordentliche Versammlungen. Gemäß §24 Abs. 4 S.2 WEG ist in bestimmten Fällen auch eine Verkürzung der Frist möglich. Jedoch muss eine Begründung dafür vorliegen, um von der Norm abzuweichen.
Als Teil der Einladung ist zudem auch immer die Tagesordnung an die Eigentümer:innen zu übersenden. Diese ist für die Durchführung der Versammlung maßgeblich. Besonders ist darauf zu achten, dass nur beschlossen werden kann, was auf der Tagesordnung ausgewiesen ist. Anderenfalls sind die Beschlüsse mit der Anfechtungsklage angreifbar.
Beschlüsse unter einem Tagesordnungspunkt „Verschiedenes / Sonstige“ sind eigentlich somit nicht möglich. Solcher Tagesordnungspunkte sind nicht hinreichend bestimmt. Ein solcher TOP kann allenfalls Angelegenheiten von untergeordneter Bedeutung decken, mit deren Erörterung jedermann rechnen muss.
Aufgepasst! Beschlüsse, die unter einem TOP „Verschiedenes / Sonstiges“ gefasst werden, sind nicht nichtig. Es handelt sich dann um einen sogenannten Zitterbeschluss. Wenn dieser nicht zeitgerecht angefochten wird, geht dieser in Bestandskraft über.
Aber auch bei einer sogenannten Allstimmigkeit (alle Miteigentumsanteile sind tatsächlich oder durch Vertretung anwesend) kann die Tagesordnung beliebig ergänzt und verbindliche Beschlüsse gefasst unter Verschiedenes / Sonstiges gefasst werden.
Darf eine Eigentümerversammlung digital durchgeführt werden?
Seit der WEG-Reform 2020 dürfen Eigentümerversammlungen online durchgeführt werden. Vollständig auf eine physische Versammlung verzichten werden kann jedoch noch nicht, daher sind zunächst nur hybride Versammlungen möglich.
Damit eine Versammlung zukünftig hybrid stattfinden kann, muss dies im Vorfeld auf einer physischen ETV beschlossen werden. Hierfür reicht eine einfache Mehrheit.
Wann finden WEG-Versammlungen gewöhnlich statt?
Der Termin einer Versammlung sollte durch die einladende Verwaltung so gewählt werden, dass der Zeitpunkt „verkehrsüblich und zumutbar“ ist.
Der Versammlungsbeginn ist unter anderem vom Umfang der Tagesordnung abhängig. Ist bei einem Beginn der Versammlung von z. B. 17:00 Uhr davon auszugehen, dass die Versammlung aufgrund ihrer Komplexität und Umfang der Themen mit mehr als 5 Stunden gerechnet werden muss, ist die Versammlung entsprechend früher anzusetzen.
Denn der Gesetzgeber geht davon aus, dass bei Versammlungen, die bis spät in die Nacht gehen, eine Unzumutbarkeit darstellt und deshalb etwaige Beschlüsse, die zu einer „Unzeit“ gefasst werden, angefochten werden können.
Ablauf der Eigentümerversammlung (ETV)
Die Eigentümerversammlung folgt in der Regel einem festen Ablauf-Schema. Die Versammlung wird im Normalfall durch die WEG-Verwaltung geleitet. Sollte keine Verwalter:in bestellt sein, oder wird die WEG in Selbstverwaltung geführt, hat der Beirat den Vorsitz über die Versammlung.
Die Versammlung beginnt mit der Feststellung, ob alle Anwesenden an der Versammlung teilnehmen dürfen. Es handelt sich hierbei um eine geschlossene Veranstaltung. Daher dürfen nur Eigentümer:innen, deren Vertreter:innen oder geladene Dritte an der Veranstaltung teilnehmen. Es ist Aufgabe der Vorsitzenden, dies zu prüfen.
Vertreter:innen sind nur mit gültiger Vollmacht zugelassen. Einzelheiten, wer sich durch wen vertreten lassen darf, ist, der jeweiligen Teilungserklärung zu entnehmen. Dies kann unter anderem dahin gehend eingeschränkt sein, dass z. B. nur direkte Familienmitglieder und / oder Miteigentümer:innen und / oder juristische Personen bevollmächtigt werden können.
Im Anschluss beginnt die eigentliche ETV mit der Begrüßung und der anschließenden Abhandlung gemäß Tagesordnung. Im Rahmen von zu fassenden Beschlüssen ist es Aufgabe der Vorsitzenden und deren Beisitzer:in / Protokollführer:in die Stimmen auszuzählen. Das Ergebnis der Auszählung der Abstimmung wird im Anschluss an den Beschlussantrag unmittelbar verkündet und im Protokoll / der Niederschrift festgehalten. In den meisten Fällen werden Verwalter:innen hierfür zusätzliche einen Protokollführer:in und / oder Beisitzer:in, mit zur ETV bringen.
Im Nachgang ist die Verwaltung für die Eintragung der gefassten Beschlüsse in der Beschlusssammlung und der Umsetzung der gefassten Beschlüsse zuständig.
Wie werden Beschlüsse für eine WEG gefasst?
Um einen Beschluss fassen zu können, ist eine Abstimmung auf einer Wohneigentümerversammlung verpflichtend. Dabei gilt das Mehrheitsprinzip.
In der Regel wird eine gute WEG-Verwaltung die Beschlüsse bereits im Vorfeld der Versammlung entsprechend vorbereitet haben, die Tagesordnungspunkte nebst etwaiger Anlagen sind ohnehin längst mit der Einladung an die Eigentümer:innen zu übersenden.
Ist ein Beschluss auf der WEG-Versammlung direkt wirksam?
Die auf der Eigentümerversammlung gefassten Beschlüsse sind grundsätzlich wirksam ab dem Zeitpunkt der Verkündung, wenn die Versammlung formal richtig abgehalten wurde.
Beschlüsse sind „schwebend“, wenn eine der Miteigentümer:innen von ihrem Recht Gebrauch gemacht hat, innerhalb eines Monats ab Beschlussfassung Widerspruch beim zuständigen Amtsgericht einzulegen. Gründe für eine erfolgreiche Anfechtung könnten z. B. sein:
- Der Beschluss war nicht im Rahmen der Tagesordnung gelistet
- Die Einladung erfolgte nicht fristgerecht mit mindestens 3 Wochen Vorlauf
Welche Mehrheitsverhältnisse gibt es für WEG-Beschlüsse?
Welche Mehrheitsverhältnisse für einen Beschluss erforderlich ist, hängt vom Umfang der zu beschließenden Maßnahme ab. Ausschlaggebend ist hier, welche Mehrheiten laut Teilungserklärung vorgeschrieben sind.
Wie eine Mehrheit definiert ist, legt die Teilungserklärung und das Wohnungseigentumsgesetz fest. Möglich ist entweder das Kopfprinzip, bei dem jedem Eigentümer eine Stimme zuteilwird, oder das Wertprinzip. Dieses teilt eine Gemeinschaft z. B. in Miteigentumsanteile ein. Das Besondere: Die Gewichtung der Stimmen ist hier unterschiedlich.
Unterschieden wird zwischen: Einfache Mehrheit, qualifizierte Mehrheit, doppelte qualifizierte Mehrheit und Einstimmigkeit.
Einfache Mehrheit
Eine einfache Mehrheit liegt vor, wenn mehr als die Hälfte (mehr als 50 %) der anwesenden und durch Vollmacht vertretenen Miteigentümer:innen, oder mehr als die Hälfte der Miteigentumsanteile der anwesenden und durch Vollmacht vertretenen Miteigentümer:innen zustimmen. Entscheidend ist, was in der Teilungserklärung bzw. im Wohnungseigentumsgesetz festgeschrieben ist.
Mit einer einfachen Mehrheit kann die Eigentümerversammlung Beschlüsse über die Entlastung des Verwalters, die Jahresabrechnung, den Wirtschaftsplan, über Erhaltungsmaßnahmen des Gemeinschaftseigentums, die Sonderumlagen, die Rücklage, Rechtsfragen und Maßnahmen zum Werterhalt und der Verwaltung des Gemeinschaftseigentums fassen. Seit der Reform des Wohneigentumsgesetzes 2020 können auch bauliche Veränderungen, die dem Werterhalt, der Kosteneinsparung, oder der Herstellung eines zeitgemäßen Zustandes dienen, mithilfe einer einfachen Mehrheit beschlossen werden.
Nachträgliche Änderungen der Teilungserklärung sind nur mit Zustimmung aller Wohnungs- und Teileigentümer:innen zulässig. Grundsätzlich kann eine Teilungserklärung jedoch durch Mehrheitsbeschluss abgeändert werden. Voraussetzung hierfür ist aber, dass in der Teilungserklärung eine Bestimmung enthalten ist, die dies ausdrücklich ermöglicht.
Eine Änderung der Teilungserklärung aufgrund entsprechenden Mehrheitsbeschlusses ist aber auch nur dann möglich, wenn ein sachlicher Grund hierfür vorliegt und einzelne Wohnungseigentümer gegenüber dem früheren Rechtszustand nicht unbillig benachteiligt werden.
Qualifizierte Mehrheit
Stimmen mehr als 50 Prozent aller Stimmen der Eigentümer:innen im gesamten Objekt für einen Beschluss, handelt es sich um eine qualifizierte Mehrheit.
Beispiel: Die Liegenschaft umfasst insgesamt 19 Eigentümer. 10 Eigentümer stimmen für den Beschluss.
Mit Hilfe einer solchen Mehrheit lässt sich z. B. unter anderem Eigentümer:innen die Wohnung entziehen, sollten diese nach mehrfacher Mahnung ihr Hausgeld wiederholt nicht gezahlt haben.
Doppelt qualifizierte Mehrheit
Bei der Abstimmung mit doppelt qualifizierter Mehrheit ¾ aller stimmberechtigten Wohnungseigentümer zustimmen (Kopfprinzip). Jeder Miteigentümer:in hat nur eine Stimme, egal, wie viele Wohnungen er besitzt.
Ferner müssen die zustimmenden Eigentümer:innen zusammen über mehr als die Hälfte (mehr als 50 %) aller anwesenden und vertretenden Miteigentumsanteile verfügen.
Eine solche Mehrheit ist erforderlich, wenn bauliche Veränderungen am Sondereigentum beschlossen werden sollen. Wenn diese das Erscheinungsbild des Gebäudes beeinflussen, sind alle Eigentümer:innen betroffen.
BEISPIEL: Seit 1. Dezember 2020 ist die doppelte qualifizierte Mehrheit von Relevanz, wenn es um die Frage der Verteilung von Kosten geht im Rahmen von umzusetzenden Maßnahmen. Wurde ein Beschluss mit doppelter qualifizierter Mehrheit gefällt, so müssen alle Eigentümer:innen anteilig für die Kosten aufkommen.
Wohingegen wurde die Zustimmung mit einfacher oder qualifizierter Mehrheit getroffen, so müssen nur die Miteigentümer:innen die Kosten tragen, die für eine Maßnahme gestimmt haben.
Zur besseren Veranschaulichung der Kostentragung: Es soll ein Vordach am Haus angebracht werden. Kostenpunkt der Maßnahme gemäß vorliegender Angebote € 9.500,00. Mehr als 50 & der anwesenden und vertretenen Miteigentümer:innen stimmen für die Umsetzung der Maßnahme. Bei der Frage der Kostentragung erfolgt aber nur eine Abstimmung von 45 %. Somit müssen auch nur die 45 % die Kosten der Maßnahme tragen. Die übrigen Miteigentümer tragen keine Kosten.
Achtung: Hier besteht die Gefahr der sogenannten Trittbrettfahrer:innen.
Allstimmigkeit
Allstimmigkeit war bislang erforderlich, wenn z. B. ein schriftlicher Beschluss im Umlaufverfahren gefasst werden soll. Dies ist grundsätzlich auch immer noch so!
Mit der WEG-Reform am 1. Dezember 2020 besteht unter bestimmten Voraussetzungen auch die Möglichkeit, einen Umlaufbeschluss mit einfacher Mehrheit fassen zu können. Voraussetzung ist, dass die WEG einzelne Angelegenheit / Maßnahme zuvor bereits beschlossen hatte.
Als Beispiel: Die WEG möchte eine Sanierung des Daches vornehmen. Auf der letzten Eigentümerversammlung lagen jedoch von gewünschten 3 Angeboten nur 2 vor. Um keine außerordentliche Eigentümerversammlung einberufen zu müssen oder ein Jahr bis zur nächsten Versammlung zu warten, können die Eigentümer:innen in der Eigentümerversammlung beschließen, dass sie über die Maßnahme einen Umlaufbeschluss fassen, sobald die erforderlichen Informationen – in diesem Fall das 3 Angebot – für die Entscheidung vorliegen.
Widerspruch zu Beschlüssen durch Eigentümer:innen
Grundsätzlich haben alle Eigentümer:innen das Recht, bis maximal einen Monat nach Beschlussverkündung Einspruch gegen diesen zu erheben.
Beschlüsse können nur dann für unwirksam erklärt werden, wenn im Rahmen der Widerspruchsfrist Einspruch beim zuständigen Amtsgericht erhoben wurde. Ansonsten sind auch formal fehlerhafte Beschlüsse nach Ablauf der Widerspruchsfrist rechtswirksam. Nur wenn diese gegen gesetzliche Vorschriften verstoßen (nichtige Beschlüsse) sind diese auch im Nachgang für nichtig erklärbar.
Ein häufiges Beispiel ist die Beschränkung der Aufgaben und Befugnisse des WEG-Verwalters, wenn dies gegen das Wohneigentumsgesetz verstößt.
Protokoll einer ETV – Was steht drin?
Durch den Vorsitzenden ist im Rahmen der WEG-Versammlung zwingend ein Protokoll / Niederschrift zu erstellen (§ 24 Abs. 6 WEG).
Jedes Protokoll muss zwingend folgende Angaben enthalten:
- Ort, Datum & Uhrzeit der Eigentümerversammlung
- Feststellen der ordnungsgemäßen Ladung
- Teilnehmerliste und Liste der Miteigentumsanteile
- Tagesordnungspunkte samt kurzer Erklärung und der genannten Argumente
- Gefasste Beschlüsse inklusive Abstimmungsergebnis
- Unterschriften von Verwalter:in, Beiratsvorsitzender und einer Eigentümer:in
Nach Abschluss der Versammlung ist das Protokoll mit Namen und Datum durch Verwalter:in und Beirät:innen zu unterzeichnen. Die im Protokoll / der Niederschrift aufgeführten Beschlüsse werden im Anschluss der Beschlusssammlung der WEG hinzugefügt. Diese Sammlung enthält alle für die WEG gefassten Beschlüsse der Vergangenheit und muss von der Verwaltung kontinuierlich geführt werden. Die Eigentümer:innen können jederzeit Zugang zu dieser Sammlung anfragen und die Verwalter:in muss die Einsichtnahme gewähren.
Eine gute WEG-Verwaltung hat die Tagesordnung bereits im Vorfeld der Versammlung mit dem Verwaltungsbeirat abgestimmt und spricht in der Versammlung eine entsprechende Empfehlung für eine Beschlussfassung aus.
Fazit
Die jährliche Eigentümerversammlung spielt eine zentrale Rolle in der Verwaltung und im Betrieb einer Wohneigentümergemeinschaft (WEG). Sie dient nicht nur als Plattform zur Information und Abstimmung über wesentliche Belange des Gemeinschaftseigentums, sondern auch als wesentliches Instrument zur Förderung der Transparenz und der demokratischen Teilhabe aller Eigentümer:innen. Die Entscheidungen, die in diesen Versammlungen getroffen werden, beeinflussen maßgeblich die Instandhaltung, die Wertsteigerung und die Lebensqualität innerhalb der Eigentümergemeinschaft.
Durch die Einbindung professioneller Verwalter:innen oder die Option der Selbstverwaltung kann jede WEG ihre Verwaltung individuell gestalten und dabei auf die spezifischen Bedürfnisse und Präferenzen ihrer Mitglieder eingehen. Die Möglichkeiten, die durch die WEG-Reform 2020 eingeführt wurden, insbesondere die Durchführung hybrider Versammlungen, bieten weitere Flexibilität und sind ein Beleg für die Anpassung an moderne Kommunikationstechnologien und veränderte Lebensgewohnheiten.
Es ist jedoch essentiell, dass alle Eigentümer:innen sich aktiv an der Gestaltung ihrer Gemeinschaft beteiligen. Das Einbringen von Anträgen und das Ausüben des Stimmrechts sind nicht nur Rechte, sondern auch Pflichten jedes Einzelnen, um die Gemeinschaft zu stärken und Konflikte effektiv zu managen. In diesem Kontext ist das Verständnis der rechtlichen Rahmenbedingungen, insbesondere die Kenntnis der Mehrheitsverhältnisse und Abstimmungsregeln, unabdingbar.
Die jährliche Eigentümerversammlung ist somit weit mehr als ein formaler Akt; sie ist ein lebenswichtiger Mechanismus zur Sicherstellung der nachhaltigen Entwicklung und des harmonischen Zusammenlebens innerhalb der WEG. Als solche sollte sie mit der gebührenden Sorgfalt und unter Beachtung aller rechtlichen Anforderungen durchgeführt werden, um die Rechtmäßigkeit der Beschlüsse und die Zufriedenheit der Eigentümer:innen zu gewährleisten. Letztlich liegt der Erfolg einer Wohneigentümergemeinschaft in der Hand jedes einzelnen Mitglieds, das durch sein Engagement und seine Verantwortung zum Gedeihen der Gemeinschaft beiträgt.
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